WEG Beschlussammlung - Wie mache ich es?

Beschlusskategorien werden

1. Öffnen Sie unter WEG-Beschlusssammlung ⇒ Katalog den Katalog Beschluss-Kategorien.
2. Öffnen Sie in der Übersicht mit Neu den Dialog Beschluss-Kategorie.
3. Geben Sie eine eindeutige Bezeichnung für die neue Beschluss-Kategorie ein.
4. Deaktivieren Sie das Kontrollfeld Deaktiviert nur, wenn diese Kategorie aktuell nicht zur Auswahl angeboten werden soll.
5. Speichern Sie die Daten der neuen Beschluss-Kategorie.

Textbausteine können Sie im Vorfeld anlegen um diese später bei der Definition eines Beschlusstextes für einen Beschluss bei Bedarf einzusetzen.

1. Öffnen Sie unter WEG-Beschlusssammlung die Ansicht Textbausteine.
2. Öffnen Sie in der Übersicht mit Neu den Dialog Versammlungsort.
3. Geben Sie eine eindeutige Beschreibung für den neuen Textbaustein ein.
4. Geben Sie den Textbaustein ein. Mit Copy&Paste können Sie hier aus anderen Quellen kopierte Texte einfügen.
5. Mit der Schaltfläche OK speichern und schließen Sie die Eingabe.

Im Rahmen der Definition eines Beschlusses können Sie bei der Eingabe des Wortlauts noch fehlende Textbausteine erzeugen:

1. Öffnen Sie das Menü Textbausteine im Maskenbereich Beschlusstext (Wortlaut)
2. Wählen Sie Textbaustein erzeugen.
3. Geben Sie eine eindeutige Beschreibung für den neuen Textbaustein ein.
4. Geben Sie den Textbaustein ein. Mit Copy&Paste können Sie hier aus anderen Quellen kopierte Texte einfügen.
5. Mit der Schaltfläche OK speichern und schließen Sie die Eingabe.

Die Versammlungsorte werden global gespeichert. Sie stehen daher objektübergreifend zur Verfügung.

1. Öffnen Sie unter WEG-Beschlusssammlung die Ansicht Versammlungsorte.
2. Öffnen Sie in der Übersicht mit Neu den Dialog Versammlungsort.
3. Geben Sie die Adressdaten.
   Die wichtigsten Eckdaten können Sie im Feld Lokalität/Raum hinterlegen. Anhand der Adressdaten wird beim Aufruf der Lokalität ein dynamisches Kartenelement eingeblendet.
4. Speichern Sie die Daten des Versammlungsortes.

Der Versammlungsort kann nur aus den zuvor erfassten Versammlungsorten ausgewählt werden!

1. Öffnen Sie die Ansicht Versammlungen.
2. Öffnen Sie in der Übersicht mit Neu den Dialog Versammlung.
3. Geben Sie im Register Versammlung die Basisdaten der Versammlung ein.
4. Geben Sie ggf. weitere Daten in den Standardregistern (Multimedia, Termine) ein.
5. Speichern Sie die Versammlungsdaten.

Beschlüsse sind zeitnah zu speichern.

1. Öffnen Sie den Dialog Beschluss.
   Sie können den Dialog direkt aus dem Dialog Versammlung öffnen (via Datei-Menü Neuer Beschluss oder via Schaltfläche Neuer Beschluss). Alternativ öffnen Sie den Dialog in der Ansicht Beschlüsse mit Neu.
2. Geben Sie im Register Beschluss die entsprechenden Parameter ein. Bei einer Ersteingabe für das WEG-Objekt müssen Sie die Startnummer im Feld Nummer festlegen!
3. Geben Sie ggf. weitere Daten in den Standardregistern (Multimedia, Termine) ein, die mit diesem Beschluss gekoppelt sein sollen. Für derart generierte Termine wird die Terminart WEG-Beschluss vorgeschlagen. Multimediadateien werden mit dem Dokumenttypnamen ix+Wegbeschluss Multim. kategorisiert.

In dem Katalog Beschlusskategorien können Sie weitere Kategorien für Beschlüsse definieren, z. B. Wirtschaftsplan, Entlastung des Verwalters. Systemseitig sind bereits die Kategorien Instandhaltung und Jahresabrechnung eingerichtet. Diese Kategorien werden systemseitig benötigt und können nicht gelöscht werden!

Wird bei einer Beschluss-Kategorie ein Haken unter Deaktiviert gesetzt, steht diese Kategorie nicht mehr zur Auswahl zur Verfügung.

Über die Checkbox Beschluss finalisiert können Sie einen Beschluss abschließen. Dieser Beschluss ist anschließend nur noch durch einen iX-Haus-Benutzer mit administrativen Rechten zu bearbeiten, indem das Häkchen wieder entfernt und der Beschluss gespeichert wird.

1. Öffnen Sie die Ansicht Beschlüsse.
2. Wählen Sie den Beschluss aus.
3. Wählen Sie Finalisieren aus dem Kontextmenü, der Symbolleiste oder dem Bearbeiten-Menü.
4. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.

Beschluss drucken

Um einen einzelnen Beschluss auszudrucken, können Sie den Bericht direkt aus dem Erfassungsdialog des Beschlusses über den Menüpunkt Bericht Beschlusssammlung generieren.

Beschlusssammlung drucken

Sofern Sie eine komplette Beschlusssammlung für ein Objekt oder manuell selektierte Beschlüsse drucken möchten, wechseln Sie bitte in die Übersichtsliste der Beschlüsse und wählen dort den Menüpunkt Bericht Beschlusssammlung. Alternativ können Sie diesen Punkt auch über das Kontextmenü erreichen. Im folgenden Druckdialog besteht die Wahlmöglichkeit, alle Beschlüsse eines Objekts zu drucken, oder vorab nur die per Mehrfachauswahl gewählten Beschlüsse. Durch die Option Interne Vermerke andrucken, steuern Sie, ob auf dem Ausdruck die internen Vermerke der Beschlüsse mit ausgegeben werden sollen.

Eine automatische Migration der Beschlüsse aus der älteren iX-Haus-Beschlusssammlung zur iX-Haus plus-Beschlusssammlung ist nicht vorgesehen! Jedoch ist ein allgemeiner Excel-Datenimport möglich. Hierüber können vorbereitete Beschlusssammlungen aus beliebigen Quellen übernommen werden. Der erstmalige Import sollte durch einen Consultant der CREM SOLUTIONS begleitet werden. Er wird i. d. R. als kostenpflichtige Dienstleistung gebucht und ist dann nur temporär verfügbar.

Über iX-Haus plus können per Datenimport vorhandene Beschlusssammlungen importiert werden. Für jedes Objekt kann beim Import via ix-Haus-Import WEG Beeschlusssammlung [ix-haus-stammdatenimport.html] einmalig die erste Beschlussnummer (iX-Haus interne Nummer) angegeben werden. Alle weiteren Beschlüsse zu diesem Objekt erhalten dann jeweils eine Folgenummer. Bestehende Beschlüsse können auch aktualisiert werden. Dazu muss zwingend die iX-Haus-interne Nummer des Beschlusses angegeben werden. Finalisierte Beschlüsse sind davon ausgenommen! Für Auswahlfelder werden beim Import Ziffern zur Definition der Auswahl genutzt.

1. Bitte gehen Sie in das Modul iX-Haus Import und wählen die WEG Beschlusssammlung.
2. Anschließend gehen Sie bitte in der Bedienleiste 2 auf die Schaltfläche Excel-Vorlage erstellen.
   Es öffnet sich die folgende Maske mit Selektionsmöglichkeiten für den Datenimport. Hierbei ist zu beachten, dass die in Rot geschriebenen Spalten Pflichtangaben sind! Diese Spalten können nicht deaktiviert werden. Hingegen können die schwarz geschriebenen Spalten deaktiviert werden, oder müssen in der Excel-Vorlage nicht befüllt werden.
3. Nachdem Sie Ihre Auswahl für die Excel-Vorlage getroffen haben klicken Sie bitte auf den Button Vorlage generieren. Sie erhalten die Excel-Vorlage für den Datenimport, die Sie nun mit den entsprechenden Angaben befüllen können.
4. Speichern Sie die Tabelle in Ihrem System ab.
5. Anschließend gehen Sie bitte zurück in das Modul iX-Haus Import und betätigen die Schaltfläche Daten importieren. Über das gelbe Ordnersymbol können Sie die entsprechende Excel-Tabelle einfügen.
6. Über den Schalter Daten prüfen können Sie prüfen, ob die von Ihnen eingetragenen Daten richtig sind. Im unteren Bereich der Maske erscheint das Prüfprotokoll.
7. Nach Überprüfung der Daten gehen Sie bitte auf den Button Daten prüfen und importieren.
8. Die importierten Beschlüsse sind nun in ihrer Beschlusssammlung erfasst.