Das Modul WEG-Beschlusssammlung ist die aktuelle Lösung zur gesetzlich geforderten WEG Beschlusssammlung in iX-Haus. Neben standardisierten iX-Haus plus-Elementen bietet die WEG Beschlusssammlung in iX-Haus plus Übersichten zu Versammlungen, Beschlüssen (inkl. einer Beschluss-Historie), Versammlungsorten und Textbausteinen. Im Katalog zur WEG Beschlusssammlung pflegen Sie Beschluss-Kategorien.
Beschlusskategorien werden
Beschluss-Kategorien.Neu den Dialog Beschluss-Kategorie.Deaktiviert nur, wenn diese Kategorie aktuell nicht zur Auswahl angeboten werden soll.Textbausteine können Sie im Vorfeld anlegen um diese später bei der Definition eines Beschlusstextes für einen Beschluss bei Bedarf einzusetzen.
Textbausteine. Neu den Dialog Versammlungsort.OK speichern und schließen Sie die Eingabe.Im Rahmen der Definition eines Beschlusses können Sie bei der Eingabe des Wortlauts noch fehlende Textbausteine erzeugen:
Textbausteine im Maskenbereich Beschlusstext (Wortlaut)Textbaustein erzeugen.OK speichern und schließen Sie die Eingabe.Die Versammlungsorte werden global gespeichert. Sie stehen daher objektübergreifend zur Verfügung.
Versammlungsorte. Neu den Dialog Versammlungsort.Lokalität/Raum hinterlegen. Anhand der Adressdaten wird beim Aufruf der Lokalität ein dynamisches Kartenelement eingeblendet.Der Versammlungsort kann nur aus den zuvor erfassten Versammlungsorten ausgewählt werden!
Versammlungen.Neu den Dialog Versammlung.Versammlung die Basisdaten der Versammlung ein.Beschlüsse sind zeitnah zu speichern.
Beschluss. Versammlung öffnen (via Datei-Menü Neuer Beschluss oder via Schaltfläche Neuer Beschluss). Alternativ öffnen Sie den Dialog in der Ansicht Beschlüsse mit Neu.Beschluss die entsprechenden Parameter ein. Bei einer Ersteingabe für das WEG-Objekt müssen Sie die Startnummer im Feld Nummer festlegen! WEG-Beschluss vorgeschlagen. Multimediadateien werden mit dem Dokumenttypnamen ix+Wegbeschluss Multim. kategorisiert.
In dem Katalog Beschlusskategorien können Sie weitere Kategorien für Beschlüsse definieren, z. B. Wirtschaftsplan, Entlastung des Verwalters. Systemseitig sind bereits die Kategorien Instandhaltung und Jahresabrechnung eingerichtet. Diese Kategorien werden systemseitig benötigt und können nicht gelöscht werden!
Wird bei einer Beschluss-Kategorie ein Haken unter Deaktiviert gesetzt, steht diese Kategorie nicht mehr zur Auswahl zur Verfügung.
Über die Checkbox Beschluss finalisiert können Sie einen Beschluss abschließen. Dieser Beschluss ist anschließend nur noch durch einen iX-Haus-Benutzer mit administrativen Rechten zu bearbeiten, indem das Häkchen wieder entfernt und der Beschluss gespeichert wird.
Beschlüsse.Finalisieren aus dem Kontextmenü, der Symbolleiste oder dem Bearbeiten-Menü.
Um einen einzelnen Beschluss auszudrucken, können Sie den Bericht direkt aus dem Erfassungsdialog des Beschlusses über den Menüpunkt Bericht Beschlusssammlung generieren.
Sofern Sie eine komplette Beschlusssammlung für ein Objekt oder manuell selektierte Beschlüsse drucken möchten, wechseln Sie bitte in die Übersichtsliste der Beschlüsse und wählen dort den Menüpunkt Bericht Beschlusssammlung. Alternativ können Sie diesen Punkt auch über das Kontextmenü erreichen. Im folgenden Druckdialog besteht die Wahlmöglichkeit, alle Beschlüsse eines Objekts zu drucken, oder vorab nur die per Mehrfachauswahl gewählten Beschlüsse. Durch die Option Interne Vermerke andrucken, steuern Sie, ob auf dem Ausdruck die internen Vermerke der Beschlüsse mit ausgegeben werden sollen.
Eine automatische Migration der Beschlüsse aus der älteren iX-Haus-Beschlusssammlung zur iX-Haus plus-Beschlusssammlung ist nicht vorgesehen! Jedoch ist ein allgemeiner Excel-Datenimport möglich. Hierüber können vorbereitete Beschlusssammlungen aus beliebigen Quellen übernommen werden. Der erstmalige Import sollte durch einen Consultant der CREM SOLUTIONS begleitet werden. Er wird i. d. R. als kostenpflichtige Dienstleistung gebucht und ist dann nur temporär verfügbar.
Über iX-Haus plus können per Datenimport vorhandene Beschlusssammlungen importiert werden. Für jedes Objekt kann beim Import via ix-Haus-Import WEG Beeschlusssammlung [ix-haus-stammdatenimport.html] einmalig die erste Beschlussnummer (iX-Haus interne Nummer) angegeben werden. Alle weiteren Beschlüsse zu diesem Objekt erhalten dann jeweils eine Folgenummer. Bestehende Beschlüsse können auch aktualisiert werden. Dazu muss zwingend die iX-Haus-interne Nummer des Beschlusses angegeben werden. Finalisierte Beschlüsse sind davon ausgenommen! Für Auswahlfelder werden beim Import Ziffern zur Definition der Auswahl genutzt.
iX-Haus Import und wählen die WEG Beschlusssammlung. Excel-Vorlage erstellen.Vorlage generieren. Sie erhalten die Excel-Vorlage für den Datenimport, die Sie nun mit den entsprechenden Angaben befüllen können. Daten importieren. Über das gelbe Ordnersymbol können Sie die entsprechende Excel-Tabelle einfügen.Daten prüfen können Sie prüfen, ob die von Ihnen eingetragenen Daten richtig sind. Im unteren Bereich der Maske erscheint das Prüfprotokoll.Daten prüfen und importieren.| Feld | Feldbelegung |
ObjNr | ganze Zahl, Pflichtangabe Objektnummer in iX-Haus |
Verantwortlicher Nr. | ganze Zahl, Pflichtangabe Nummer des iX-Haus Nutzers |
Nummer | iX-Haus plus interne Nummer. Vorgabe für den ersten Beschluss eines Objekts oder zu Updatezwecken. Wenn die Nummer nicht angegeben wird, erhält der Beschluss automatisch die nächst mögliche Beschlussnummer. |
Nummer fremd | externe Nummer Nummer des Beschlusses in einem Fremdsystem. |
TOP | Tagesordnungspunkt |
Titel | Text, Pflichtangabe Titelzeile zum Beschluss |
Datum | Datum zum Beschluss im Format tt.mm.jjjj, Pflichtangabe |
Beschlussart | ganze Zahl, Pflichtangabe Mögliche Werte der Beschlussart: 0 = Versammlungsbeschluss (erfordert zwingend die Versammlungsdaten)1 = Umlaufverfahren2 = Gerichtsurteil (erfordert zwingend die Daten zum Urteil) |
Beschlussstatus | ganze Zahl, Pflichtangabe Mögliche Werte des Beschlussstatus: 0 = angenommen1 = bestandskräftig2 = rechtskräftig3 = Entwurf4 = angefochten5 = abgelehnt6 = gelöscht |
Beschlusskategorie | Bezeichnung der Kategorie aus dem Katalog Beschlusskategorie. Systemseitig bestehen Jahresabrechnung und Instandhaltung. |
Finalisiert | Text, Pflichtangabe Mögliche Werte: ja, neinAchtung: Ein in iX-Haus plus vorhandener Beschluss, der bereits finalisiert ist, kann durch den Import nicht aktualisiert werden! |
Öffnungsklausel | Text, Pflichtangabe Mögliche Werte: ja, nein |
Beschlusstext | Text, Pflichtangabe Wortlaut zum Beschluss |
Vermerk | Text Vermerk zum Beschluss |
Gericht | ganze Zahl, Pflichtfeld wenn Beschlussart = 2Mögliche Werte zur Definition des rechtsprechenden Gerichts für einen Gerichtsbeschluss: 0 = Amtsgericht1 = Landgericht2 = Oberlandesgericht3 = Bundesgerichtshof |
Gerichtsort | Text, Ort des Gerichts |
Aktenzeichen | Text, Aktenzeichen des Gerichtsurteils |
Urteilsdatum | Datum des Gerichtsurteils im Format tt.mm.jjjj |
Kläger | Text, Name des Klägers |
Beklagter | Text, Name des Beklagten |
Gerichtsinstanz | ganze Zahl, Pflichtfeld, wenn Beschlussart = 2Mögliche Werte zur Definition des Instanz des Urteils für einen Gerichtsbeschluss: 0 = Erste1 = Zweite2 = Dritte |
Gerichtstenor | Text, Zusammenfassende Aussage zum Gerichtsurteil |
Gerichtsvermerk | Text, weiterführende Information zum Gerichtsurteil |
Vers.-Datum | Datum der Versammlung im Format tt.mm.jjjj, Pflichtfeld wenn Beschlussart = 0Das Datum der Versammlung. Beschlussdaten einer Versammlung können anhand des Datums aktualisiert werden, sofern es bereits eine Versammlung für das Objekt zu diesem Zeitpunkt gibt und der betroffene Beschluss nicht finalisiert ist. |
Vers.-Art | ganze Zahl, Pflichtfeld wenn Beschlussart = 0Mögliche Werte der Versammlungs-Art: 0 = ordentliche Eigentümerversammlung1 = außerordentliche Eigentümerversammlung |
Vers.-Status | ganze Zahl, Pflichtfeld wenn Beschlussart = 0Mögliche Werte des Versammlungs-Status: 0 = keine Angabe1 = geplant2 = durchgeführt3 = Beschlüsse erfasst |
Vers. Lokalität/Raum | Text, Name/Info zu Versammlungsort |
Vers. Straße | Text, Straßennname und Hausnummer zur Adresse des Versammlungsortes |
Vers. PLZ | Text, Postleitzahl zur Adresse des Versammlungsortes |
Vers. Ort | Text, Ortsname zur Adresse des Versammlungsortes |
Beschlüsse beziehen sich auf WEG-Objekte, welche Sie zuvor in iX-Haus eingerichtet haben. Einen weiteren Teil der Stammdaten zu Beschlüssen können Sie in iX-Haus plus WEG Beschlusssammlung selbst erfassen. Die meisten Felder sind durch ihre Titel selbsterklärend. Bevor Sie mit der Eingabe von Versammlungen und Beschlüssen beginnen, legen Sie bitte Versammlungsorte an und erweitern ggf. die vorhandenen Beschluss-Kategorien (als Katalog) in den entsprechenden Untermenüpunkten.
Eine gut gepflegte Bibliothek der Textbausteine erleichtert Ihnen die Formulierung der Wortlaute erheblich. Einzelne Textbausteine hinterlegen Sie mit einer Beschreibung und dem Inhalt des Textbausteins. Die Textbausteine können Sie in den Beschlüssen im Wortlaut einsetzen. Geeignete Textbausteine können Sie auch beim erstmaligen Auftreten bei Erstellung eines Wortlauts definieren. In diesem Fall wird der bereits erfasste Beschlusstext als Textbaustein übernommen. Falls die geplante Bezeichnung eines Textbausteins schon existiert, erhält diese automatisch in Klammern eine laufende Nummer.
Die für Versammlungen notwendigen Lokalitäten können Sie im Menüpunkt Versammlungsorte im Vorfeld erfassen und anschließend bei den Versammlungen auswählen. Die Versammlungsorte beschreiben Sie durch die Adresse (Straße, PLZ, Ort) sowie einem Hinweis zur Lokalität/Raum. Das Kartenelement basiert auf einer Internetverbindung und fragt zur angegebenen Adresse bei www.openstreetmap.org ggf. vorhandenes Kartenmaterial ab. Beachten Sie je nach weiterer Verwendung des Kartenmaterials die Copyright [http://www.openstreetmap.org/copyright]-Bestimmungen. Alternativ können Sie jedoch selbst gefertigte Lageskizzen oder Hyperlinks auf eine Karte als Multimediaelement hinterlegen.
Kategorien zur Auswahl während der Erfassung eines Beschlusses pflegen Sie im Vorfeld im Katalog Beschluss-Kategorien . Nicht mehr benötigte Kategorien können Sie deaktivieren, damit diese nicht mehr zur Auswahl angeboten werden. Selbst erstellte Beschluss-Kategorien könne Sie auch wieder löschen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Beschluss-Kategorie | Eindeutiger Name der Kategorie. Die Kategorien Instandhaltung und Jahresabrechnung sind systemseitig fest vorgegeben und können nicht gelöscht, jedoch deaktiviert werden. |
Meldungen erzeugbar | Option, über die gesteuert werden kann, ob bei Bedarf aus einem Beschluss heraus Meldungen erstellt werden können. |
Deaktiviert | Kontrollfeld Deaktivierte Beschlusskategorien werden nicht zur Auswahl angeboten. |
Im Dialog zur Erfassung von Versammlungen können Sie alle notwendigen Angaben für Eigentümer-Versammlungen hinterlegen. Über den Menüpunkt Neuer Beschluss können dann direkt Beschlüsse zur aktuellen Versammlung erstellt werden. Den Versammlungsort legen Sie vorab im Untermenüpunkt Versammlungsorte an.
Weiterhin besteht die Möglichkeit, Termine zur Versammlung zu erzeugen. Das System verwendet dabei automatisch eine Terminart WEG Versammlung .
Es gilt bei der Erfassung zu unterscheiden zwischen Auswahl- und Freitextfeldern. Auswahlfelder erkennen Sie bei Verwendung des Standard-Skins an dem kleinen schwarzen Dreieck am rechten Ende des Feldes. Betätigen Sie dieses Dreieck mit der Maus, so öffnet sich ein Drop-Down-Menü, welches Ihnen den Inhalt zeigt, der in Ihrer Organisation für dieses Feld zur Verfügung steht. Sie können bei Auswahlfeldern ausschließlich auf die zur Verfügung stehenden Einträge zugreifen und keine frei gewählten Inhalte hinterlegen. In Freitextfeldern hingegen steht Ihnen keine Auswahl zur Verfügung. Hier können Sie einen alphanummerischen Inhalt Ihrer Wahl hinterlegen, auch die Sonderzeichen einer gängigen Tastatur stehen Ihnen zur Verfügung. Die Versammlungsdaten sind erforderlich, wenn sich hierauf Versammlungsbeschlüsse beziehen!
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Objekt | Auswahl Objektzugehörigkeit der Versammlung |
Datum | Auswahl Datum, an dem die Versammlung stattfinden soll. |
Versammlungsart | Auswahl Versammlungsart aus programmseitig vorgegebener Liste. Zur Verfügung stehen: ordentliche Eigentümerversammlung außerordentliche Eigentümerversammlung |
Versammlungsort | Auswahl Versammlungsort aus der Liste der Versammlungsorte |
Verwalter | Der Verwalter wird automatisch anhand der Objektzuordnung gefüllt, kann jedoch bei Bedarf manuell geändert werden. Dies ist hilfreich, wenn eine Beschlusssammlung mit historischen Beschlüssen und ggf. historischen Verwalterdaten erfasst werden soll. |
Verwalter Adresse | siehe Verwalter |
Verantwortlicher | Auswahl Wählen Sie die verantwortliche Person aus. |
Versammlungsstatus | Auswahl Versammlungsstatus aus programmseitig vorgegebener Liste. Zur Verfügung stehen: keine Angabe geplant durchgeführt Beschlüsse erfasst |
Notiz | Hier können Notizen zur Versammlung erfasst werden. |
Standardregister für Multimediainhalte (s. auch allgemeine Programmbedienung von iX-Haus plus).
Im Register Multimedia können Sie dem Beschluss beliebige Zusatzdokumente zuordnen. Hierbei wird der Datenpfad zur Datei als UNC-Pfad gespeichert. Achten Sie bitte darauf, dass die Datenquelle allen Mitarbeitern zugänglich ist, falls erforderlich. iX-Haus plus verfolgt nicht, ob Datenquellen nachträglich verschoben oder Unterverzeichnisse im Pfad umbenannt wurden! Ist die Datei am ursprünglichen Ort nicht mehr verfügbar, erhalten Sie beim Aufrufversuch einen entsprechenden Hinweis.
| Tipp |
|---|
|
Legen Sie im iX-Haus-Verzeichnis ein separates |
Eine Übersicht aller Beschlüsse finden Sie im Bereich Beschlüsse. Dort haben Sie die Möglichkeit z. B. nach Objekt zu filtern und oder zu gruppieren. Je nach Status des Beschlusses kann sich die Schriftfarbe oder Schriftart ändern.
Über den Erfassungsdialog Beschlüsse erfassen Sie Beschlüsse mindestens zu einem Objekt oder zusätzlich zu einer konkreten Versammlung. Wichtig: Sofern Sie für ein Objekt bisher noch keine Beschlüsse erfasst haben, müssen Sie die Startnummer für den fortlaufenden Nummernkreis festlegen. Geben Sie dazu einfach im Feld Nummer die entsprechende erste gewünschte Nummer ein. Ein Warnhinweis wird dabei im oberen Bereich des Formulars angezeigt.
Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie eine Verwaltung übernommen haben und die bisherigen Beschlüsse in Ihre Beschlusssammlung importieren möchten. Beispiel: Es existieren in der Beschlusssammlung der Vorverwaltung 237 Beschlüsse, dann geben Sie bitte als erste Nummer die 238 in das System ein.
Wie bei der Anlage einer Versammlung, kann man auch für einen Beschluss einen Termin erstellen. Dieser erhält automatisch die Terminart WEG Beschluss.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Objekt | Hiermit steuern sie zunächst die Objektzugehörigkeit des Beschlusses an. |
TOP | Hier wird die Nummer des Tagesordnungspunktes aus der Einladung eingetragen. |
Titel | Bitte tragen Sie hier die zu dem entsprechenden Tagesordnungspunkt der Einladung identischen Titel ein. |
Nummer | Hier ist die fortlaufende Nummer der Beschlüsse einzutragen. Zu Beginn der Anlage einer Beschlusssammlung müssen Sie ggf. eine sinnvolle Nummer angeben, um schon vorhandenen Beschlüsse davor importieren zu können! |
Nummer Fremdsystem | Wird parallel in einem anderen System eine Beschlusssammlung geführt, ist hier die dort vergebene Nummer einzutragen. |
Datum | Bitte geben Sie hier das Datum der Beschlussfassung ein. |
Beschlussart | Auswahl Versammlungsbeschluss (erfordert zwingend die Versammlungsdaten) Umlaufverfahren Gerichtsurteil (erfordert zwingend die Daten zum Urteil im Register Gerichtsurteil) |
Status | Auswahl angenommen bestandskräftig rechtskräftig Entwurf angefochten abgelehnt gelöscht Zur Differenzierung früherer Beschlüsse verwenden Sie bitte den Beschluss-Status bestandskräftig statt angenommen. Für die Erfassung eines Gerichtsurteils wählen Sie bitte die Beschlussart Gerichtsurteil aus. Es wird dann ein weiteres Register Gerichtsurteil für die weitere Datenerfassung bereitgestellt. |
Beschluss Kategorie | Hier können Sie die im Katalog Beschluss-Kategorien hinterlegten Kategorien auswählen. Sofern Sie die Beschlusskategorie Instandhaltung wählen, haben Sie die Möglichkeit, direkt aus dem Menü der Beschlusserfassung eine Meldung zu erzeugen (sofern die Lizenz zu Meldungen vorhanden ist). Dabei werden alle relevanten Informationen des Beschlusses in die Meldung übernommen. |
Verantwortlicher | Hier wird der Versammlungsleiter hinterlegt. |
Versammlung | Wird die entsprechende Versammlung über die Pfeiltaste ausgewählt, werden die folgenden Felder automatisch befüllt. |
Versammlungsart | lt. zugeordneter Versammlung |
Vesammlungsadresse | lt. zugeordneter Versammlung |
Plz | lt. zugeordneter Versammlung |
Ort | lt. zugeordneter Versammlung |
Versammlungsdatum | lt. zugeordneter Versammlung |
Versammlungsstatus | lt. zugeordneter Versammlung |
Zuletzt bearbeitet | lt. zugeordneter Versammlung |
Verwalter | lt. zugeordneter Versammlung |
Verwalteradresse | lt. zugeordneter Versammlung |
Beschluss finalisiert | Schalter wird der Schalter gesetzt und der Beschluss gespeichert, kann der Beschluss anschließend nur noch durch einen iX-Haus-Benutzer mit administrativen Rechten bearbeitet werden, indem dieser das Häkchen wieder entfernt und den Beschluss speichert. Finalisierte Beschlüsse können auch durch einen Import nicht angepasst werden. |
Textbaustein | Über die Funktion Textbausteine kann ein zuvor erfasster Beschlusstext als Textbaustein gespeichert werden oder Sie wählen einen zuvor gespeicherten Textbaustein aus. Unter dem Vermerk können zusätzliche Informationen, z. B. zum Abstimmungsergebnis je Beschluss ergänzt werden. |
Öffnungsklausel | Schalter Wenn gesetzt, handelt es sich bei diesem Beschluss um eine Öffnungsklausel. |
Beschlusstext | Beschlusstext |
Vermerk | für interne Vermerke zu dem Beschluss |
Dieses Register wird nur eingeblendet, wenn ein Beschluss den Status Gerichtsurteil aufweist. Die Angaben sind dann zwingend erforderlich.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Gericht | Auswahl Amtsgericht Landgericht Oberlandesgericht Bundesgerichtshof |
| Gerichtsort | Sitz des Gerichts |
| Aktenzeichen | Aktenzeichen |
| Urteilsdatum | Datum des rechtskräftigen Urteils |
| Kläger | Name des Klägers |
| Beklagter | Name des Beklagten |
| Instanz | Angabe zur Instanz, in welcher das Urteil gefällt wurde.Erste Zweite Dritte |
| Tenor | Kernaussage des Gerichtsbeschlusses Details speichern Sie als Vermerke oder mit Hilfe von Multimediadateien. |
| Vermerk | Freitext für weitere Informationen |
Für die Erfassung eines Gerichtsurteils, wählen Sie bitte die Beschlussart Gerichtsurteil aus. Für diese Beschlussart erscheint ein zusätzliches Register Gerichtsurteil. Hier hinterlegen sie die erforderlichen Eckdaten des dem Beschluss zugrundeliegenden Gerichtsurteils.
Für Beschlüsse mit der Kategorie Instandhaltung haben Sie die Möglichkeit, direkt aus dem Menü der Beschlusserfassung eine Meldung zu erzeugen (sofern die Lizenz IHS Meldungen vorhanden ist). Dabei werden alle relevanten Informationen des Beschlusses in die Meldung übernommen.
Wie für die Anlage einer Versammlung können Sie auch für einen einzelnen Beschluss Termine erstellen. Diese erhalten automatisch die Terminart WEG Beschluss.
Über den Menüpunkt Textbausteine können Sie den zuvor erfassten Beschlusstext als Textbaustein speichern. Alternativ wählen Sie hier einen zuvor gespeicherten Textbaustein aus. Unter dem Vermerk können Sie jeden Beschluss durch zusätzliche Informationen, z. B. zum Abstimmungsergebnis ergänzen.
Zur Differenzierung früherer Beschlüsse verwenden Sie bitte den Beschluss-Status bestandskräftig (statt angenommen).
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Lokalität/Raum | Name und Beschreibung des Versammlungsortes |
Strasse | Straße und Hausnummer der postalische Adresse |
PLZ | Postleitzahl der postalischen Adresse |
Ort | Ort der postalische Adresse |
Karte | Die dynamische Karte wird auf Basis von OpenStreetMap angezeigt, wenn beim Öffnen die Adressangaben zu einem Treffer führen. |