Mitgliederverwaltung - Wie mache ich es ?

Nachfolgend finden Sie einen allgemeinen Ablauf der Dateneingabe bei der Einrichtung einer Mitgliederverwaltung.

• MGV-Objekt einrichten: Objektauswahl und Gruppenverwaltung
• Genossenschaft-Stammdaten erfassen: Objektauswahl
• Personentyp Mitglied der Genossenschaft anlegen: Sollarten/Personentypen
• Sachkonten für die Mitgliederverwaltung anlegen: Sachkontenstamm
• Mitgliederstammdaten erfassen: Mitgliederverwaltung → Personenstamm
• Vorlagen für Mitgliedertexte erstellen: Vorlagenmanager (Texttyp MG) oder Texterfassung (alter Texttyp MGV) mit mgv-variablen_in_der_texterfassung_fuer_dokument_mit_typ_mgspezifischen Platzhaltern der Mitgliederverwaltung
• Beitritt
  • Beitrittserklärung - Schreiben erstellen & Archivieren
  • Erfassen von Beitrittsanteilen, Buchungen von Eintrittsgeldern und Beitrittsanteilen: MGV Zusatzdaten (ggf. auch automatische Sollstellung)
• Auswertung von Mitgliederbewegungen (Liste 603050)
• Änderungen der MGV-Anteile verwalten:
  • MGV-Anteile ändern
  • Bewegungen ändern/löschen/buchen
• Dividende
  • Berechnen
  • Dokumentieren mit Dividenden-Liste
  • Buchen
• Auseinandersetzungsguthaben (AGT) buchen
• weitere Schreiben erstellen (z. B. Steuerbescheinigung)

Zugang:Stammdaten > Mitgliederverwaltung > AGT-Buchen

Die Abschlussarbeiten am Jahresende zur Behandlung ausscheidender Mitglieder bzw. einzelner ausscheidender Anteile werden im Modul AGT-Buchen durchgeführt. Dieses Modul sucht im Datenbestand alle zum Jahresende ausscheidenden Mitglieder sowie Mitglieder mit einzelnen ausscheidenden Anteilen. Für diese Mitglieder bzw. Anteilebewegungen werden automatisch folgende Buchungen durchgeführt:

• Sollstellung auf GAG-Konto des Mitglieds wird storniert
• Zahlungsbetrag wird von dem GAG-Konto des Mitglieds auf AGT-Konto umgebucht. Die in den Sollarten GAG und AGT eingerichteten Sachkonten werden dabei automatisch mit bebucht (siehe dazu Kapitel Sachkonten, Sollarten und Sollarttypen).

Nach den Umbuchungen zeigt das Konto Auseinandersetzungsguthaben das Guthaben der ausscheidenden Anteile. Dieses kann im neuen Geschäftsjahr z. B. per DATA-Clearing ausgezahlt werden.

Sie können AGT direkt Buchen oder zuerst eine Simulation starten. Bei der Simulation werden alle notwendigen Prüfungen durchgeführt und ein Protokoll wird ausgegeben. Aus dem Protokoll ist ersichtlich, wie viele Anteile ausscheiden und welche Beträge auf welchen Konten gebucht werden. Warnungen und Fehlermeldungen werden mit * und ! gekennzeichnet.

Bei dem echten Buchungslauf enthält das Protokoll zusätzlich die Buchungsnummern.

Parameter

Zusätzlich zeigt die Maske folgende Informationen:

• Sollart Geschäftsguthaben
• Sollart AGT
• Wertstellungsdatum der Buchungen – das ist immer das letzte Tag des Geschäftsjahres.

Data-Clearing

Data-Clearing erfolgt auf Saldo-Basis für alle Mitgliederkonten. Eine Besonderheit ist im Data-Clearing für das Dividenden-Konto eingebaut: Ist in den Mitgliederstammdaten eine manuelle AGT Sperre gesetzt, wird der gesperrte Betrag nicht ausgezahlt.

Alternativ zu der Buchung einzelner Anteilsbewegungen und Buchung der Eintrittsgelder einzelner Mitglieder ist es möglich, Eintrittsgelder und Mitgliederanteile über die automatische Sollstellung als Massenprozess zu buchen. Dabei werden alle bisher nicht gebuchten Anteile und alle nicht gebuchten Eintrittsgelder aller Mitglieder mit Wertstellung bis einem bestimmten Datum automatisch gebucht. Starten Sie dafür Modul Sollstellung aus dem Bereich Buchhaltung. Füllen Sie wie üblich alle Eingabefelder und setzen Sie den Schalter Mitglieder Eintrittsgeld und Anteile. Alle Eintrittsgelder und Anteile mit dem Wirksamkeitsdatum kleiner oder gleich dem eingetragenem Wertstellungsdatum werden gebucht. Ausgeschlossen von der Buchung sind Anteilsbewegungsarten, die mit dem Ausscheiden eines Mitglieds aus der Genossenschaft zusammenhängen und auch die Kündigung einzelner Anteile. Diese Bewegungsarten werden beim Jahresabschluss über das Modul AGT-Buchen gebucht.

In Kapitel Mitgliederstammdaten erfassen wird beschrieben, wie Sie die Stammdaten eines Bewerbers für die Genossenschaft pflegen. Nach der Anlage von Stammdaten können Sie die Beitrittserklärung bequem aus dem Mitgliederstamm drucken. Die Voraussetzung dafür ist die Erstellung der Word-Vorlage mit dem Typ MG (Mitglieder Texte) in dem Modul Dienstprogramme/Texterfassung.

In der Texterfassung stehen Ihnen für Textvorlage vom Typ MG neben den Standardvariablen spezielle mit mgv beginnende Variablen zur Verfügung, um die Anzahl der Pflichtanteile u. a. darzustellen. Diese Variablen sind nachfolgend im Kapitel Schreiben Drucken beschrieben.

1. Um Beitrittserklärung zu erstellen, starten Sie im Mitgliederstamm über Menü den Dialog Schreiben erstellen.
2. Wählen Sie in diesem Dialog als Text die Beitrittserklärung-Vorlage.
3. Um erstellte Beitrittserklärung zu archivieren, setzen Sie bitte den Schalter Archivieren und geben Sie bitte den Titel für das Dokument an.
4. Nach dem Betätigen des OK-Schalters wird die Beitrittserklärung erstellt.

• Beitrittserklärung drucken

Nachdem der Vorstand dem Beitritt zugestimmt hat, starten Sie bitte den Beitritt-Dialog über den Schalter Beitritt im Mitgliederstamm, Register MGV Zusatzdaten. Hier stehen Ihnen folgende Optionen zu Verfügung:

• Eintrittsgeld buchen
  Der Eintrittsgeldbetrag wird sollgestellt.
• Beitrittsanteile eintragen
  Die Beitrittsanteile werden mit der von Ihnen ausgewählten Bewegungsart in die Anteileverwaltung eingetragen.
• Beitrittsanteile buchen
  Die vorher in die Anteileverwaltung eingetragenen Beitrittsanteile werden gebucht.

Diese Optionen können alle zusammen oder einzeln ausgewählt werden. Der Beitritt-Dialog kann mehrfach aufgerufen werden, solange keine Anteile oder nur Beitrittsanteile in die Anteile-Verwaltung eingetragen sind. Nach der Erfassung weiterer Anteile in der Anteileverwaltung ist der Beitritt-Dialog nicht mehr aufrufbar.

Hinweis

Vergewissern Sie sich bitte vor der Eintragung weiterer Bewegungen, ob der Beitritt-Prozess vollständig und korrekt durchgeführt wurde!

Bedeutung der Felder im Dialog

Folgende Felder werden nur bei Übertragungen der Anteile von einem Mitglied an ein anderes Mitglied sichtbar. Das erfolgt bei den folgenden Beitrittsbewegungsarten:

• Beitritt durch Übertragung
• Beitritt durch Erbe im laufenden Jahr
• Beitritt durch Erbe in früheren Jahren

Das aktuelle Mitglied übernimmt in diesem Fall die Anteile von einem anderen Mitglied und tritt damit der Genossenschaft bei.

Im Standardfall werden bei einem Mitgliedsbeitritt durch Übertragung oder Erbe alle übertragenen Anteile als Beitrittsanteile eingetragen und gebucht. Dieses Verhalten kann über die Systemeinstellung BeitrittsAnteileAufteilen (Stammdaten > MGV) geändert werden, um die Art der übertragenen Anteile sichten und auswerten zu können. Bei aktivierter Einstellung werden diese in Pflicht- und freiwillige Anteile aufgeteilt und getrennt gebucht. Bitte beachten Sie, dass diese Anteilsbewegungen nach der Aufteilung nicht mehr geändert werden können. Die resultierenden Datensätze müssen ggf. gelöscht und neu angelegt werden. Beim Löschen von freiwilligen Anteilen werden ebenso Pflichtanteile und auch Anteilsbewegungen des Mitglieds gelöscht, von dem die Anteile übertragen wurden.

Zugang: Mitgliederverwaltung > Dividenden-Berechnung

In diesem Modul wird die Berechnung der Dividende(n) durchgeführt. Das Berechnungsergebnis wird in der Datenbank gespeichert und ist über die Module Dividenden-Liste und Dividenden-Buchen jederzeit abrufbar. Sie können vor dem Buchen der Dividenden beliebig oft Berechnungen durchführen. Es wird immer der letzte Berechnungslauf abgespeichert. Zu dem Berechnungslauf wird ein Protokoll erstellt. Dieses Protokoll kann auch über das Modul Dividenden-Liste angezeigt bzw. gedruckt werden.

Die Dividendenberechnung erfolgt jeweils im höchsten Buchungsjahrgang für das zurückliegende Geschäftsjahr. Bei der Berechnung wird berücksichtigt, ob ein Mitglied steuerfrei oder steuerpflichtig ist. Diese Informationen werden den Mitgliederstammdaten entnommen. Für die steuerpflichtigen Mitglieder werden separat Kapitalertragsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer berechnet. Bei den Mitgliedern, die einen Freistellungsauftrag erteilt haben, wird der Freistellungsbetrag berücksichtigt.

Nach der Berechnung der nach dem Steuerabzug verbleibenden Dividenden wird geprüft, ob dieser Betrag komplett ausgeschüttet werden darf.

• Wurden Eintrittsgeld oder die bisher erworbenen Anteile noch nicht komplett bezahlt, dann wird der fällige Betrag einbehalten und auf die rückständigen Sollarten gebucht.
• Dividenden werden auch auf Grund von einer manuellen Dividendensperre einbehalten. In diesem Fall wird die Dividende auf die Dividendensollart gebucht. Bei dem DCL Auszahlungslauf wird auf die Sperre geprüft. Der gesperrte Betrag wird nicht ausgeschüttet. Die manuelle Dividendensperre wird unter Mitgliederstammdaten eingetragen.

Standardmäßig wird die Berechnung für alle Mitglieder durchgeführt. Zu Testzwecken oder in Falle einer kurzfristigen Veränderung der Daten einzelner Mitglieder ist es auch möglich, die Berechnung nur für einzelne Mitglieder durchzuführen. Dafür gibt es in der Maske neben der Auswahlmöglichkeit Alle Mitglieder die Alternative, einen Mitgliederbereich anzugeben. Falls Sie erst eine Berechnung für alle Mitglieder durchgeführt haben und danach eine Berechnung für ein einzelnes Mitglied gestartet haben, wird in der Datenbank das Berechnungsergebnis aller Mitglieder nicht gelöscht, sondern nur das Ergebnis des einzelnen Mitglieds aktualisiert.

Alle Einzelheiten der Berechnung werden in dem Dividenden-Berechnungsprotokoll angezeigt. Dieses Protokoll erscheint direkt nach der Berechnung und zeigt die Berechnung für alle dividendenberechtigten Mitglieder aus dem eingegebenen Mitgliederbereich. Dividendenberechtigte Mitglieder sind die Mitglieder, welche bis zum 01.01. des Berechnungsjahres beigetreten und nach dem 31.12. des Berechnungsjahres ausgetreten sind. Die vollständige Liste mit allen in iX-Haus erfassten Mitgliedern ist über das Modul Dividenden-Liste abrufbar.

Die Maske Dividenden-Berechnung enthält Parametern für den Mitgliederbereich (Kontrollfeld Alle Mitglieder oder alternative Auswahl mit von Mitglied und bis Mitglied) und Parameter zur eigentlichen Dividenden-Berechnung.

1. Stellen Sie Objekt und Jahrgang ein.
2. Stellen Sie die Parameter im Modul Dividenden-Berechnung ein.
3. Starten Sie eine Simulation bzw. eine Berechnung.

Die Berechnung wird anhand des eingestellten MGV-Objekts für den hier über die Parameter eingestellen Mitgliederbereich vorgenommen. Betätigen Sie den Schalter Berechnung, erhalten Sie erst eine Sicherheitsabfrage, welche Ihnen das Jahr benennt, für welches die Dividendenberechnung erfolgen soll. Hier können Sie mit Ja bestätigen oder mit Nein abbrechen.

Nach der Berechnung erhalten Sie ein Dividenden-Berechnungsprotokoll (Liste 60202)mit den verwendeten Parametern und dem aufgeschlüsselten Ergebnis der Berechnung (MGV Name und Nummer, Guthaben zum Berechnungsbeginn, Dividende, KapSt, SolZ, KiSt in Form von Einzelwerten pro Mitglied, welches an der Dividenden kalkulatorisch beteiligt ist, Gesamtsummen und einer darauffolgenden Gliederung in steuerpflichtig, steuerbefreit und unter vergütet die vergüteten Anteile von SolZ und KiSt. Zu den Gesamtsummen werden weitere Spalten ausgegeben: Ausschüttung, davon … zuzuschreiben, … überweisen und … gesperrt.

Die Berechungsdaten werden in den Mdoulen Dividenden-Buchen und Dividenden-Liste genutzt.

Nach erfolgter Berechnung der Dividenden im Modul Modul Dividenden-Berechnung buchen Sie die Beträge automatisch über das Modul Dividende-Buchen.

Die kompletten Ausschüttungsbeträge werden auf die Dividendenkonten der Mitglieder gebucht. Die Beträge, die in dem Berechnungsergebnis in der Spalte davon zuschreiben ausgewiesen sind, werden dann von Dividendenkonten auf Eintrittsgeld und/oder GAG-Konten umgebucht.

Anschließend können Sie per Data-Clearing Dividenden an die Mitglieder überweisen. Data-Clearing berücksichtigt die gesperrten Dividendenbeträge. Solche Beträge werden nicht an die Mitglieder überwiesen. Auch bei fehlender Bankverbindung erfolgt keine Überweisung der Dividenden.

Sie können Dividende direkt buchen oder zuerst eine Simulation starten. Die Bezeichnung des Schalters unterhalb des Informations-Blocks ändert sich in Abhängigkeit mit der Selektion des Kontrollfelds Simulation.

Bei der Simulation werden alle notwendigen Prüfungen durchgeführt und ein Protokoll wird ausgegeben. Aus dem Protokoll ist ersichtlich, welche Beträge auf welche Konten gebucht werden. Bei dem echten Buchungslauf enthält das Protokoll zusätzlich die Buchungsnummern. s. auch Modul Dividenden Buchen

Die Stammdaten der Genossenschaft werden in dem Modul Objektauswahl im MGV-Objekt erfasst.

• Der Name der Genossenschaft wird als Objektbezeichnung eingetragen.
• Die Adresse der Genossenschaft wird als Objektadresse erfasst.
• Die Bankverbindung der Genossenschaft wird üblicherweise im Bankenstamm auf FIBU Ebene erfasst und in der FIBU im Register Parameter eingetragen.
• Weitere Stammdaten werden im Register Satzung eingetragen. Folgende Eingabefelder stehen in diesem Register zu Verfügung.

Die Mitgliederverwaltung erfolgt in einem speziellen MGV-Objekt. In diesem Objekt werden sowohl Genossenschaft-Stammdaten als auch die Mitglieder und deren Anteile verwaltet. Das MGV-Objekt bildet zusammen mit den Objekten zur Mieterverwaltung und der übergeordneten FIBU eine Datengruppe. Eine Datengruppe kann nur ein MGV-Objekt enthalten. Nur das Objekt, das in der Gruppe als MGV-Objekt eingetragen wurde, kann für die Verwaltung von Mitgliedern und Genossenschaft-Stammdaten verwendet werden.

Die Einrichtung eines MGV-Objekts erfolgt in folgenden Schritten:

1. Legen Sie ein neues Objekt zur Mitgliederverwaltung im Modul Objektauswahl an.
2. Richten Sie dieses Objekt als MGV-Objekt ein. Dazu ist in den Objektparametern im Feld Typ der Eintrag Mitgliederverwaltung zu wählen.
3. Tragen Sie in der Gruppenverwaltung im Feld MGV-Objektnr die Nummer des MGV-Objekts ein.
   Für den Zugang: Fachadministration > System > Gruppenverwaltung benötigen Sie die erforderlichen Adminstrationsrechte.
   Danach können Sie zu der Objektauswahl zurückkehren und die Stammdaten der Genossenschaft erfassen.

Aus dem Modul Mitgliederstammdaten können Sie ein Schreiben an das ausgewählte Mitglied erstellen und drucken. Das kann die Beitrittserklärung, Steuerbescheinigung oder ein anderes Schreiben sein. Voraussetzung ist die vorherige Erstellung der entsprechenden Word-Vorlage mit dem Typ MG (Mitglieder Texte) in dem Modul Texterfassung (unter Dienstprogramme) bzw. im Vorlagenmanager (unter Fachadministration), je nach Systemeinstellung AktiviereNeuenSerienbrief.

In der Texterfassung stehen Ihnen für Textvorlage vom Typ MG neben den Standardvariablen spezielle mit mgv-beginnende Variablen zur Verfügung. Nachfolgend sind diese speziellen Variablen aufgelistet. Die Variablen einer MG-Vorlage im Vorlagenmanager werden dort beschrieben.

1. Um das Schreiben zu erstellen und drucken, starten Sie im Mitgliederstamm über Menü den Dialog Schreiben erstellen.
2. Wählen Sie in diesem Dialog als Text die gewünschte Vorlage.
3. Um erstellte Schreiben zu archivieren, setzen Sie den Schalter Archivieren und geben Sie den Titel für das archivierte Dokument an.
4. Nach dem Betätigen des OK-Schalters wird das Schreiben gedruckt.

Für die Lizenz Mitgliederverwaltung ist das Modul Serienbrief für Mitglieder implementiert. Die Funktion ist grundsätzlich analog zu dem Modul Serienbrief(neu), enthält diesem gegenüber jedoch nur für die Mitgliederverwaltung relevante Filter. Hier können somit nur Briefe für Personen aus einem Mitgliederobjekt gedruckt werden. Dabei sind Vorlagen vom Typ MG zu verwenden. Ein Benutzer mit S-Rechten kann hier Brief-Vorlagen vom Typ MG erstellen. Alle Benutzer können diese Vorlagen beim Druck der Briefe verwenden.

Zugang: Stammdaten > Personenstamm

Mitglieder können nur in einem Objekt erfasst werden, das in Objektauswahl und Gruppenverwaltung als MGV-Objekt eingerichtet wurde!

Um ein neues Mitglied bzw. einen Bewerber für die Mitgliedschaft anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Legen Sie eine neue Person wie üblich mit den Kontaktdaten an, ordnen den Personentyp Mitglied zu und speichern Ihre Eingaben.
2. Anschließend wechseln Sie zum Register MGV Zusatzdaten und erfassen die Zusatzdaten des Mitglieds.

In den Mietobjekten einer Mitgliedergruppe ist es möglich, Mitgliedernummern einzutragen und zu editieren. So kann ein Bezug zwischen Mitgliedern und Mietern hergestellt werden. Besteht ein solcher Bezug, werden in dem entsprechenden Mietobjekt zur Information Zusatzdaten und Anteile des Mitgliedes angezeigt.

Für die Mitgliederverwaltung wird ein Personentyp Mitglied benötigt.

Legen Sie hierzu unter Fachadministration im Modul Sollarten im Register Personentyp einen neuen Personentyp Mitglied an. Setzen Sie bei diesem Personentyp den Schalter Mitglied der Genossenschaft. Die für Mitgliederverwaltung angelegten Sollarten ordnen Sie dann diesem Personentyp zu. (Vgl. Kapitel Sollarten und Sollarttypen). Nach dieser Einrichtung werden für jede neu angelegte Person mit Personentyp Mitglied automatisch die erforderlichen Personenkonten angelegt.

Die folgende Tabelle zeigt beispielhaft die Sachkonten, die im MGV-Objekt bzw. im FIBU-Objekt benötigt werden:

Um automatische Buchungen in verschiedenen Prozessen durchführen zu können, wird eine spezielle Einrichtung der Sollarten benötigt. Jeder Sollart wird ein spezieller Sollarttyp zugeordnet. Über diesen Typ erkennt das Programm, welche Sollart bzw. welche Personenkonten bei den MGV-Prozessen bebucht werden.

Weiterhin werden jeder Sollart bestimmte Sachkonten zugeordnet (s. u. Kapitel Sachkonten).

Für die Mitgliederverwaltung werden systemseitig folgende Sollarttypen angelegt:

Die oben genannten Sollarttypen werden zusammen mit allen anderen Sollarttypen unter Fachadministration, Kataloge, Sollart Typen verwaltet. Die systemseitig angelegten Sollarttypen können nicht verändert bzw. gelöscht werden. Die nicht benötigten Sollarttypen können jedoch deaktiviert werden.

Bitte legen Sie unter Fachadministration im Modul Sollarten für jede der oben genannten Sollarttypen eine Sollart an. Ordnen Sie der Sollart den dazugehörigen Sollarttyp und die zugehörigen Sachkonten zu (s. u., Kapitel Sachkonten). Ordnen Sie dann diese Sollarten dem Personentyp Mitglied zu.