Mit dem GoBD-Export wird die Datei index.xml automatisch angepasst im Ausgabepfad ausgegeben.
Die Datei index.xml dient zur Spaltenbeschreibung der csv-Datei. Sie enthält neben diesen Meta-Informationen auch den Kundennamen, Ort der Firmenanschrift sowie den Namen der exportierten csv-Datei und der dtd-Datei. Diese Benennungen können Sie selbst vornehmen (s. Option index.xml anpassen. In früheren Versionen musste aber nur der Name der csv-Datei bei einem erneuten Export geändert werden, sofern Sie diese beim Export anders benannt haben. Sinnvoller ist es daher, bei mehreren Exportläufen die Datei immer gleich zu benennen, so dass die Bezeichnung in der xml-Datei nicht geändert werden muss. Zum Archivieren der Dateien können diese umbenannt werden.
Individuelle Änderungen in der xml-Datei werden in den hier exemplarisch gelb markierten Tags (Klammerebenen) des DataSet eingetragen:
…
<?xml version=„1.0“ encoding=„UTF-8“?>
<!DOCTYPE DataSet SYSTEM „gobd-01-08-2002.dtd“>
<DataSet>
<Version>1.0</Version>
<DataSupplier>
<Name>[Ihr Firmenname]</Name>
<Location>[Ihr Firmensitz]</Location>
<Comment>Datentraegerueberlassung nach GoBD vom [Datum] Name, Telefon</Comment>
</DataSupplier>
<Media>
<Name>CD Nummer 1</Name>
<Table>
<URL>[Ihr Exportdateiname, z. B. GoBD_Export[Jahrgang].csv]</URL>
<Name>Buchungen</Name>
<Description>Buchungsdaten</Description>
<Validity>
<Range>
<From>[Ihr Exportzeitraum, z. B. 01.01.2019]</From>
<To>[Ihr Exportzeitraum, z. B. 31.12.2019]</To>
</Range>
<Format>DD.MM.YYYY</Format>
</Validity>
…
Die xml-Datei kann auch mit einem einfachen Editor bearbeitet werden (Notepad, Wordpad).
Innerhalb von xml-Dateien dienen Tags zur Angabe von Daten und Formaten. Die Tag-Bezeichner stehen in eckigen Klammern.
Die Bearbeitung der XML-Tags der verwendeten index.xml muss mit Einführung des Parameterblocks index.xml in der Programmmaske nicht mehr auf Dateiebene manuell vorgenommen werden, da die erforderlichen Anpassungen schon über das Modul der Digitalen Betriebsprüfung durchgeführt werden bzw. werden können. Die XML-Tags <URL>, <From> und <To> werden durch die von Ihnen gesetzten Parameter automatisch aktualisiert, die XML-Tags <Name>, <Location> und <Comment> werden bei Bedarf über die Option index.xml anpassen im Rahmen des Exports angepasst.
Im Folgenden finden Sie die Zeilen der xml-Datei aufgelistet, in denen Sie Ihre individuellen Daten ändern dürfen. Öffnen Sie in diesem Fall die xml-Datei mit einem Editor (z. B. dem Windows®-Editor) und ändern Sie die entsprechenden Zeilen.
| xml-tags | Erläuterung/Beispiel |
|---|---|
Tags innerhalb des Bereichs DataSet, DataSupplier |
|
<Name> Firmenname </Name> | Ihr vollständiger Firmenname (Datenlieferant)Beispiel : <Name>Meier Immobilienverwaltung</Name>Wird durch Daten aus aktiver Option index.xml anpassen befüllt. |
<Location> Firmensitz </Location> | Der Sitz Ihres Unternehmens Beispiel: <Location>Köln/Deutschland</Location> Wird durch Daten aus aktiver Option index.xml anpassen befüllt. |
<Comment> Kommentar </Comment> | Es empfiehlt sich, in diesem freien Kommentartext das Datum der Datenexports anzugeben. Beispiel: <Comment>Datentraegerueberlassung nach GoBD vom 17.03.2020 durch Max Mustermann, Tel: 01234 567890</Comment> Wird durch Daten aus aktiver Option index.xml anpassen befüllt. |
Tags innerhalb des Bereichs DataSet, Media, Table |
|
<URL> Dateiname.csv </URL> | Der Name der Exportdatei; diese Datei enthält Ihre Buchungsdaten und wird zusammen mit gobd-01-08-2002.dtd und index.xml nach IDEA® eingelesen. Im URL-Tag wird der physische Dateinamen der Datei benannt. Bei Pfadangaben werden von audicon ausschließlich relative URLs unterstützt! Wenn die Exportdatei zusammen mit der dtd-Datei und der xml-datei im gleichen Ort liegen, reicht die Angabe des Dateinamens mit Dateiendung.Beispiel: <URL>GoBD_Export2019.csv</URL>Wird bei aktiver Option index.xml anpassen mit Dateiname lt. Parameter befüllt. |
<Name> Datenträger -Bez. </Name> | Tragen Sie hier die Bezeichnung des Datenträgers ein, auf dem Sie die Dateien speichern. Beispiel: <Name>GOBD1901</Name>Ggf. relevant für Speicherung auf einer CD-ROM. Beachten Sie ggf. eingeschränkte Namenskonventionen für die Vergabe des Titels einer CD-ROM. |
Tags innerhalb des Bereichs DataSet, Media, Table, Validity, Range | |
<From> Start Exportzeitraum </From> | Beginndatum für die zu exportierenden Daten<From>01.01.2019</From> Wird durch Daten aus aktiver Option index.xml anpassen befüllt. |
<To> Ende Exportzeitraum </To> | Endedatum der zu exportierenden Daten.<To>31.12.2019</To> Wird durch Daten aus aktiver Option index.xml anpassen befüllt. |
Die Datumsangaben für Start und Ende des Exportzeitraums müssen dabei der Definition folgen, wie sie im Tag <Format> angegeben ist!
Die Daten der Finanzbuchhaltung werden beim Export in einer csv-Datei gespeichert. Diese wird zusammen mit einer xml-Datei und einer dtd-Datei in IDEA® zur weiteren Auswertung der Daten eingelesen. Die erforderlichen xml- bzw. dtd-Dateien gobd-01-08-2002.dtd und index.xml gehören zum Lieferumfang und liegen bereits im Unterverzeichnis GoBD. Speichern Sie z. B. auch die csv-Datei mit den exportierten Daten dort. Zum Import der finanzbuchhalterischen Daten beim Finanzamt ist es zwingend erforderlich, dass alle alle drei Dateien übermittelt werden!
Die csv-Datei dient zum reinen Export der Daten. Eine Zeile der csv-Datei entspricht einer Buchungszeile der Hauptbuchung. Jede Zeile besteht aus 33 Spalten, jeweils getrennt durch Semikolon, die den zu exportierenden Spalten entsprechen. Ein Semikolon wird durch ein Komma ersetzt, eine doppeltes Anführungszeichen durch ein einfaches Anführungszeichen. Spaltenüberschriften finden sich hier in der Grundeinstellung nicht, da die Bedeutung der Spalten in der Datei index.xml festgelegt ist.
Sie können über die Option Überschrift anzeigen die Exportdatei inklusive einer Überschriftenzeile erzeugen, z. B. wenn Sie die exportierten Daten mit Excel betrachten wollen. Folgende Spaltenüberschriften werden dann in der ersten Zeile verwendet (hier zur besseren Darstellung in der Online-Dokumentation mit Leerzeichen nach dem Semikolon): Wertstellung; Bu.-Nr.; Bruttobetrag; Wertstellung;Bu.-Text; Debitor; Debitornummer; Erfassung; Faelligkeit; Storno; Kreditor; Kreditornummer; Land; Land; Nettobetrag; Kontoname; Kontonummer; Kontotyp; Steuerkonto; Gegenkonto; Gegenkontotyp; Splitt; SH; Umsatzsteuer; Datum; Betrag; Buchungsart; FremdObjekt; Waehrung; Beleg; Steuercode; Steuersatz; Steuertyp;
Zugang: Dienstprogramme > Schnittstellen > Buchwerkexport nach GoBD
Die Parametermaske Datenexport (Buchwerk) nach GoBD enthält nahezu alle erforderlichen Parameter. Einzelne Parameter sind ggf. in der Basisdatei index.xml kundenspezifisch anzupassen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Objektbereich | Angabe eines iX-Haus-Buchungskreises. Bei einer FIBU-Einrichtung ist hier die FIBU-Objektnummer einzugeben, ansonsten das Objekt einer Hauptbuchhaltung. Mehrere Hauptbuchhaltungen müssen Sie getrennt in separaten Exportläufen ausgeben. |
Kontenbereich | Angabe eines iX-Haus-Kontenbereichs. Konten können mit Bindestrich ’-’ und Komma ’,’ getrennt werden. |
Per. Bu Export | Checkbox❒ Es werden keine Buchungen aus dem Nebenbuch der Personen exportiert. Diese Einstellung verwenden Sie für digitale Betriebsprüfungen. Der Prüfer erhält drei Dateien aus dem Speicherort: index.xml, gobd-01-08-2002.dtd sowie die Buchungsexportdatei mit dem von Ihnen definierten Dateinamen.☑ Es werden auch Buchungen aus dem Nebenbuch der Personen exportiert. Dieser Export wird für eine digitale Betriebsprüfung nicht benötigt, da hier nur die Sachkonten abgefragt werden. Aus den Personenbuchungen finden sich in den Sachkonten z. B. Erlösbuchungen. |
Jahrgang | Anzeige des eingestellten Jahrgangs, mit F8 kann der Jahrgang zuvor eingestellt werden. |
Datumsbereich | Eingabe des gewünschten Zeitraums für den Export. Relevant ist das Wertstellungsdatum der zu exportierenden Buchungen. Wird Datumsbereich nicht gefüllt, wird komplette Jahrgang exportiert. Bei verschobenem Wirtschaftsjahr befinden sich die gewünschten Buchungsdaten eines Kalenderjahres in zwei iX-Haus-Jahrgängen. Erstellen Sie daher zwei getrennte Exporte (in zwei unterschiedliche Zielverzeichnisse) entsprechend kommentiert, ohne Titelzeile über alle Sachkonten, z. B.: erster Export über alle Konten für Jahrgang 2017 mit Auswertung 01.01.2017-30.06.2017, zweiter Export für Jahrgang 2018 mit Auswertung 01.07.2017-31.12.2017. |
Speicherort | Angabe des Speicherortes für die Exportdatei. Wählen Sie hier bitte z. B. ein Verzeichnis GoBD/Export (vormals GDPdU ) auf Ihrem PC oder im Netzwerk.Bei Angabe eines nicht existenten Verzeichnisses, wird dieses im angegebenen Pfad automatisch angelegt. |
Dateiname | Angabe des Namens für die Exportdatei mit der Endung.csv, Beispiel: Export2004.csv.Tipp: Wenn Sie die Datei immer gleich benennen, muss in der xml-Datei hierzu keine Änderung der Bezeichnung vorgenommen werden (siehe Abschnitt 'Die Datei index.xml'). |
Überschrift anzeigen | Checkbox❒ Die generierte Datei enthält Daten ohne Titel. Die Spaltenüberschriften sind in der dtd-Datei hinterlegt. ☑ Die generierte csv-Datei erhält eine zusätzlich Kopfzeile mit den Namen der Spalten - geeignet für individuelle Exporte oder eigene Kontrolle via Excel. |
index.xml anpassen | Checkbox❒ Die index.xml-Datei wird im aktuellen Zustand genutzt. Wenn die Datei schon entsprechend angepasst wurde, ist eine Veränderung nicht erforderlich.☑ Die index.xml-Datei wird mit Informationen zu den nachfolgenden Feldern aktualisiert. Die Felder Firmensitz, Firmenname, Kommentar sowie Pfad zur Vorlage index.xml-Datei sind dann Pflichtfelder, müssen also korrekt gefüllt sein, als Kommentar muss mindestens ein Zeichen eingegeben werden. |
Protokoll | Schalter Es wird nur ein Protokoll erzeugt und angezeigt. |
Export starten | Schalter Es wird ein Export gestartet und ein Protokoll ausgegeben. |
Zum Exportieren der Daten geben Sie die erforderlichen Parameter ein und betätigen den Schalter Export starten.
Die angegebene Datei wird neu erzeugt, eine vorhandene Datei wird überschrieben. Daher darf eine solche Datei während des Exports nicht durch ein anderes Programm geöffnet sein. In diesem Fall erhalten Sie eine Hinweismeldung, dass die zu schreibende Datei nicht verfügbar ist. Nach dem Export wird eine Protokolldatei als Bildschirmdruckdatei angezeigt. Das letzte Protokoll können Sie sich über den Schalter Protokoll auch zu einem späteren Zeitpunkt anzeigen lassen. Die erzeugte csv-Datei ist jetzt bereit für den Import nach IDEA®. Ändern Sie ggf. die Bezeichnung der csv-Datei in der xml-Datei und nehmen Sie auch die anderen erforderlichen Änderungen vor, die in den vorliegenden Kapiteln beschrieben sind.
Die exportierte csv-Datei sollte nur zusammen mit der xml-Datei und der dtd-Datei dem Prüfer vom Finanzamt zur Verfügung gestellt werden. Er benötigt diese Dateien für den Import nach IDEA®.
Der Aufruf des Programms erfolgt über Dienstprogramme, Schnittstellen, Buchwerkexport nach GoBD (in älteren Programmversionen Buchwerkexport nach GDPdU)
Die Maske Datenexport (Buchwerk) nach GoBD ist zweigeteilt. Im oberen Bereich pflegen Sie die jeweils anzupassenden Parameter.
Der untere Bereich dient der Einstellung von Optionen und der Anpassung der Datei index.xml. Zwei Schalter stehen Ihnen hier zur Verfügung:
Protokoll - zur Anzeige des zuletzt erzeugten Protokolls und Export starten - zur Erzeugung des Exports unter Berücksichtigung der angegebene Parameter und Optionen.
Die csv-Datei dient zum reinen Export der Buchungsdaten. Eine Zeile der csv-Datei entspricht einer Buchungszeile der Hauptbuchung. Jede Zeile besteht aus 33 Spalten, jeweils getrennt durch Semikolon, die den zu exportierenden Spalten entsprechen. Beim Export werden ggf. Zeichenersetzungen (z. B. in einem Buchungstext) vorgenommen: Ein Semikolon wird durch ein Komma ersetzt, eine doppeltes Anführungszeichen durch ein einfaches Anführungszeichen. Spaltenüberschriften finden sich hier in der Grundeinstellung nicht, da die Bedeutung der Spalten in der Datei index.xml festgelegt ist. Sie können als zusätzliches Merkmal mit ausgegeben werden, die csv-Datei ist dann jedoch für den Import nach IDEA nicht mehr geeignet!
| N | Spaltenbezeichnung (Audicon) | Beschreibung (Audicon) | Bemerkung zur Spalte in iX-Haus |
|---|---|---|---|
| 1 | Belegdatum | Datum des Buchungsbelegs/Transaktionsbelegs. | Entspricht dem Wertstellungsdatum. |
| 2 | Beleg-Nummer | Nummer des Buchungsbeleges. | Entspricht der Buchungsnummer. |
| 3 | Bruttowert | Wert mit Umsatzsteuer der Buchung/Transaktion. | Entspricht dem Nettowert plus MwSt. |
| 4 | Buchungsdatum | Datum, das einen Datensatz bzw. eine Buchungstransaktion einer definierten Periode (Besteuerungszeitraum) zuordnet. I. d. R. das Kalenderjahr, ein Quartal oder Monat. | Entspricht dem Wertstellungsdatum. |
| 5 | Buchungstext | Frei einzugebender Text einer Buchung/Transaktion. | Buchungstext |
| 6 | Debitor-Name | Name des Personenkontos Debitor. | Wenn es eine Personenbuchung ist, dann Personenname. Wenn es eine Debitorenbuchung ist, dann Debitorenname. |
| 7 | Debitor-Nummer | Personenkontonummer des Debitors. | Wenn es eine Personenbuchung ist, dann Personenbezeichnung. Wenn es eine Debitorenbuchung ist, dann Debitorenbezeichnung. |
| 8 | Erfassungsdatum | Datum der Erfassung/Eingabe der Buchung/Transaktion. | Datum der Buchungserfassung. |
| 9 | Fälligkeitsdatum | Datum der Fälligkeit einer Forderung oder Verbindlichkeit. | Wertstellungsdatum |
| 10 | Kennzeichen Generalumkehr | Kennzeichen für Generalumkehr (Stornierung einer Buchung mit umgekehrten Vorzeichen). | Falls es eine Stornierung ist, dann erscheint Storno . |
| 11 | Kreditor-Name | Name des Personenkontos Kreditor. | Vermietername aus Personenstamm oder Kreditorname aus Kreditorstamm. |
| 12 | Kreditor-Nummer | Personenkontonummer des Kreditors. | Vermieternummer aus Personenstamm oder Kreditornummer aus Kreditorstamm. |
| 13 | Länderkennzeichen | Kennzeichen für ein Land. | immer D |
| 14 | Länderkennzeichen 2 | Kennzeichen für ein Land. | immer D |
| 15 | Nettowert | Wert ohne Umsatzsteuer der Buchung/Transaktion. | Nettowert |
| 16 | Sachkonto-Bezeichnung | Bezeichnung eines Sachkontos (Bilanz oder GuV-Konto) des Kontenrahmenplans. | Bezeichnung des Kontos bei einer Sachkontenbuchung. |
| 17 | Sachkonto-Nummer | Nummer eines Sachkontos (Bilanz oder GuV-Konto) des Kontenrahmenplans. | Sachkontonummer |
| 18 | Sachkonto-Typ | Typ eines Sachkontos | Der Kontotyp ist bilanzierend oder GuV. |
| 19 | Sachkonto-Nummer Bilanz USt | Nummer eines Sachkontos (Bilanz-Konto) des Kontenrahmenplans, auf dem Umsatzsteuerforderungen (Vorsteuer) oder Umsatzsteuerverbindlichkeiten (Umsatzsteuer) gebucht werden. | Umsatz- oder Vorsteuerkonto aus dem Buchungssatz. |
| 20 | Sachkonto-Nummer Gegenkonto | Sachkonto-Nummer, die als Gegenkonto in einer Buchung/Transaktion angegeben ist. | Sachkontonummer des Gegenkontos. |
| 21 | Sachkonto-Typ Gegenkonto | Typ eines Sachkontos, das als Gegenkonto in einer Buchung/Transaktion angegeben ist. | Der Kontotyp des als Gegenkonto benannten Sachkontos ist bilanzierend oder GuV. |
| 22 | Sammelbuchungskennzeichen Sachkonto-Nummer | Kennzeichen für die Identifikation von Sammelbuchungen. | Splitbuchung, als Split bezeichnet. |
| 23 | Soll/Haben-Kennzeichen | Kennzeichen, das einen Wert, auf den sich das Kennzeichen bezieht, als „Sollwert“ oder „Habenwert“ festlegt. I. d. R. ist ein Sollwert ein positiver und ein Habenwert ein negativer Wert. | Sollwert ist in iX-Haus negativ. |
| 24 | Umsatzsteuer Vorsteuer-Wert | Wert der Umsatzsteuer oder Vorsteuer der Buchung/Transaktion. | Mehrwertsteuerbetrag |
| 25 | USt-Voranmeldung Datum | Datum der USt-Voranmeldung. Z. B: Monatsende, Quartalsende oder Kalenderjahrende. | Wertstellungsdatum |
| 26 | Wert | Wert der Buchung/Transaktion. | Buchungswert |
| 27 | Buchungsart | Gewählte Buchungsart. | Die Buchungsart aus iX-Haus wird als Volltext wiedergegeben. |
| 28 | Sachkontenobjekt | Objektnummer | Sachkontenobjekt |
| 29 | Währung | Buchungswährung | Buchungswährung (EUR). |
| 30 | Beleg-Text | Buchungsbeleg | Buchungsbeleg |
| 31 | Steuercode | Steuercode, der in einer Buchung/Transaktion angegeben ist. Per Systemeinstellung kann die Ausgabe für steuerfreie Konten unterdrückt werden. | Steuercode |
| 32 | Steuersatz | Steuersatz zu dem Steuercode, der der in einer Buchung/Transaktion angegeben ist. Per Systemeinstellung kann die Ausgabe für steuerfreie Konten unterdrückt werden. | Steuersatz |
| 33 | Steuertyp | Steuertyp zu dem Steuercode, der in einer Buchung/Transaktion angegeben ist. Per Systemeinstellung kann die Ausgabe für steuerfreie Konten unterdrückt werden. | Steuertyp: Umsatzsteuer oder Vorsteuer |
Sie können über die Option Überschrift anzeigen die Exportdatei inklusive einer Überschriftenzeile erzeugen, z. B. wenn Sie die exportierten Daten mit Excel betrachten wollen. Folgende Spaltenüberschriften werden dann in der ersten Zeile verwendet (hier zur besseren Darstellung in der Online-Dokumentation mit Leerzeichen nach dem Semikolon): Wertstellung; Bu.-Nr.; Bruttobetrag; Wertstellung;Bu.-Text; Debitor; Debitornummer; Erfassung; Faelligkeit; Storno; Kreditor; Kreditornummer; Land; Land; Nettobetrag; Kontoname; Kontonummer; Kontotyp; Steuerkonto; Gegenkonto; Gegenkontotyp; Splitt; SH; Umsatzsteuer; Datum; Betrag; Buchungsart; FremdObjekt; Waehrung; Beleg; Steuercode; Steuersatz; Steuertyp;