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Buchungsexport nach GoBD

Buchungsexport nach GoBD

Was mache ich hier?

Diese Schnittstelle (Programmname ix2900) dient dem Export von Buchungsdaten, die es bei einer digitalen Steuerprüfung ermöglichen, die für die Prüfung nötigen Daten im XML-Format in die von den Finanzämtern eingesetzte Software zu importieren (IDEA^® der Firma Audicon [https://audicon.net/]). Mit Wirkung zum 01.01.2015 ersetzt die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) die GoBs von 1995 (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und die GDPdU von 2001 (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Hierzu hat das BMF Infoschreiben [http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.html] veröffentlicht und die Finanzverwaltung legt die GoBD restriktiv aus.

Daher erfolgt der Export unter dem Titel GoBD. Beachten Sie daher auch die im doku-Verzeichnis verfügbare angepasste Minidoku doku_gobd_schnittstelle.pdf. Bei Fragen zu den darin enthalten Regeln, u. a. zur Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen fragen Sie Ihren Steuer- oder Rechtsberater - wir dürfen keine Rechtsberatung erteilen.

Die GoBD (vormals GdPdU) sind Verwaltungsanweisungen des Bundesfinanzministeriums, in dem dieses bestimmte Rechtsnormen aus der Abgabenordnung und dem Umsatzsteuergesetz zur digitalen Aufbewahrung von Buchhaltungen, Buchungsbelegen und Rechnungen konkretisiert.

Im Rahmen einer Betriebsprüfung kann der Betriebsprüfer laut GoBD Einsicht in Ihre Buchungsdaten fordern und dabei folgende drei Arten des Datenzugriffs nutzen:

Z1: unmittelbarer Lesezugriff,

Z2: mittelbarer Zugriff über Auswertungen,

Z3: Datenträgerüberlassung in verschiedenen Formaten.

Der Betriebsprüfer hat kein Recht, eigene Software auf Ihre Systeme aufzuspielen, könnte aber für eine digitale Betriebsprüfung Buchungsdaten via Export von Ihnen erhalten. Hierzu dient das Zusatzmodul Digitale Betriebsprüfung. Die exportierten Daten lassen sich dann vom Betriebsprüfer in dessen Prüfersoftware einlesen (Datenzugriffsart Z3).

Das Programm unterstützt den Export des zentralen Bereichs Finanzbuchhaltung Gesamtbuchungssatz.

Zum Lieferumfang des Programms gehören die Dateien gobd-01-08-2002.dtd und index.xml, die in Ihrer iX-Haus-Installation im Verzeichnis GoBD liegen. Da die Datei index.xml von Ihnen auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden muss, stellen wir Ihnen eine Originalversion dieser Datei bei Bedarf zur Verfügung. An der dtd-Datei sind keine Änderungen durch Sie erforderlich.

Wie mache ich es?

Datenexport (Buchwerk) nach GoBD

Stellen Sie das gewünschte Objekt ein (Hauptbuchhaltung/FIBU) sowie den gewünschten Jahrgang. (Diese Voreinstellungen helfen, wenn Sie anschließend z. B. Kontoauszüge zur Kontrolle öffnen wollen).
Öffnen Sie das Modul Buchwerksexport nach GoBD.
Wählen Sie die entsprechenden Parameter. Für eine Z3-Prüfung nach GoBD setzen Sie die Optionen Per. Buch. Export sowie Überschrift anzeigen nicht ein!
Zur Anpassung der Firmendaten in der index.xml aktivieren Sie die Option index.xml anpassen. Sie müssen dann die hierzu nachfolgenden Parameter angeben. Der Pfad zur index.xml ist in der Regel das im iX-Haus-Programmverzeichnis liegende Unterverzeichnis GoBD. Darin befindet sich parallel zur Datei index.xml auch die obligatorische Formatdatei gobd-01-08-2002.dtd.
Wählen Sie den Schalter Export.
Nach dem Export wird ein Protokoll automatisch am Bildschirm angezeigt. Das zuletzt erzeugte Protokoll kann über den Schalter Protokoll aufgerufen werden. Die exportierten Daten finden Sie im von Ihnen vorgegebenen Speicherort. Zur Weitergabe an den Prüfer benötigen Sie die drei dort abgelegten Dateien: index.xml, gobd-01-08-2002.dtd und die exportierten Daten in Form einer csv-Datei lt. Ihrer Vorgabe in den Schnittstellenparametern.

Die erzeugte csv-Datei ist mit der jeweils dazugehörigen dtd- und xml-Datei bereit für den Import nach IDEA®. Ändern Sie ggf. die Bezeichnung der csv-Datei in der xml-Datei und nehmen Sie auch die anderen erforderlichen Änderungen vor, die in den folgenden Kapiteln beschrieben sind.

Die exportierte csv-Datei sollte nur zusammen mit der xml-Datei und der dtd-Datei dem Prüfer vom Finanzamt zur Verfügung gestellt und von diesem nach IDEA® importiert werden. Zum sicheren Transport empfehlen wir, die drei Exportdateien zusammen in einem ZIP-Archiv verschlüsselt an den Empfänger zu übergeben.

Erstellen Sie Exporte für mehrere Buchhaltungen, legen Sie bitte ensprechend getrennte ZIP-Archive an.

Generieren Sie am besten csv-Dateien mit 'sprechenden Dateinamen'. So kann der Prüfer jede Datei individuell schon am Dateinamen erkennen. Zudem führt die Verwendung namensgleicher CSV-Dateien zum Überschreiben von Daten.

Was brauche ich dazu?

Datei index.xml

Mit dem GoBD-Export wird die Datei index.xml automatisch angepasst im Ausgabepfad ausgegeben.

Die Datei index.xml dient zur Spaltenbeschreibung der csv-Datei. Sie enthält neben diesen Meta-Informationen auch den Kundennamen, Ort der Firmenanschrift sowie den Namen der exportierten csv-Datei und der dtd-Datei. Diese Benennungen können Sie selbst vornehmen (s. Option index.xml anpassen. In früheren Versionen musste aber nur der Name der csv-Datei bei einem erneuten Export geändert werden, sofern Sie diese beim Export anders benannt haben. Sinnvoller ist es daher, bei mehreren Exportläufen die Datei immer gleich zu benennen, so dass die Bezeichnung in der xml-Datei nicht geändert werden muss. Zum Archivieren der Dateien können diese umbenannt werden.

Individuelle Änderungen in der xml-Datei werden in den hier exemplarisch gelb markierten Tags (Klammerebenen) des DataSet eingetragen:

… <?xml version=„1.0“ encoding=„UTF-8“?> <!DOCTYPE DataSet SYSTEM „gobd-01-08-2002.dtd“> <DataSet> <Version>1.0</Version> <DataSupplier> <Name>[Ihr Firmenname]</Name> <Location>[Ihr Firmensitz]</Location> <Comment>Datentraegerueberlassung nach GoBD vom [Datum] Name, Telefon</Comment> </DataSupplier> <Media> <Name>CD Nummer 1</Name> <Table> <URL>[Ihr Exportdateiname, z. B. GoBD_Export[Jahrgang].csv]</URL> <Name>Buchungen</Name> <Description>Buchungsdaten</Description> <Validity> <Range> <From>[Ihr Exportzeitraum, z. B. 01.01.2019]</From> <To>[Ihr Exportzeitraum, z. B. 31.12.2019]</To> </Range> <Format>DD.MM.YYYY</Format> </Validity> …

Die xml-Datei kann auch mit einem einfachen Editor bearbeitet werden (Notepad, Wordpad).

XML-Tags zur Hinterlegung von Name, Ort und Dateiname

Innerhalb von xml-Dateien dienen Tags zur Angabe von Daten und Formaten. Die Tag-Bezeichner stehen in eckigen Klammern.

Die Bearbeitung der XML-Tags der verwendeten index.xml muss mit Einführung des Parameterblocks index.xml in der Programmmaske nicht mehr auf Dateiebene manuell vorgenommen werden, da die erforderlichen Anpassungen schon über das Modul der Digitalen Betriebsprüfung durchgeführt werden bzw. werden können. Die XML-Tags <URL>, <From> und <To> werden durch die von Ihnen gesetzten Parameter automatisch aktualisiert, die XML-Tags <Name>, <Location> und <Comment> werden bei Bedarf über die Option index.xml anpassen im Rahmen des Exports angepasst.

Im Folgenden finden Sie die Zeilen der xml-Datei aufgelistet, in denen Sie Ihre individuellen Daten ändern dürfen. Öffnen Sie in diesem Fall die xml-Datei mit einem Editor (z. B. dem Windows®-Editor) und ändern Sie die entsprechenden Zeilen.

xml-tags	Erläuterung/Beispiel
Tags innerhalb des Bereichs `DataSet, DataSupplier`
<Name> `Firmenname` </Name>	Ihr vollständiger Firmenname (Datenlieferant) `Beispiel` : `<Name>Meier Immobilienverwaltung</Name>` Wird durch Daten aus aktiver Option `index.xml anpassen` befüllt.
<Location> `Firmensitz` </Location>	Der Sitz Ihres Unternehmens Beispiel: `<Location>Köln/Deutschland</Location>` Wird durch Daten aus aktiver Option `index.xml anpassen` befüllt.
<Comment> `Kommentar` </Comment>	Es empfiehlt sich, in diesem freien Kommentartext das Datum der Datenexports anzugeben. Beispiel: `<Comment>Datentraegerueberlassung nach GoBD vom 17.03.2020 durch Max Mustermann, Tel: 01234 567890</Comment>` Wird durch Daten aus aktiver Option `index.xml anpassen` befüllt.
Tags innerhalb des Bereichs `DataSet, Media, Table`
<URL> `Dateiname.csv` </URL>	Der Name der Exportdatei; diese Datei enthält Ihre Buchungsdaten und wird zusammen mit `gobd-01-08-2002.dtd` und `index.xml` nach IDEA^® eingelesen. Im URL-Tag wird der physische Dateinamen der Datei benannt. Bei Pfadangaben werden von audicon ausschließlich relative URLs unterstützt! Wenn die Exportdatei zusammen mit der dtd-Datei und der xml-datei im gleichen Ort liegen, reicht die Angabe des Dateinamens mit Dateiendung. Beispiel: `<URL>GoBD_Export2019.csv</URL>` Wird bei aktiver Option `index.xml anpassen` mit Dateiname lt. Parameter befüllt.
<Name> `Datenträger` `-Bez.` </Name>	Tragen Sie hier die Bezeichnung des Datenträgers ein, auf dem Sie die Dateien speichern. Beispiel: `<Name>GOBD1901</Name>` Ggf. relevant für Speicherung auf einer CD-ROM. Beachten Sie ggf. eingeschränkte Namenskonventionen für die Vergabe des Titels einer CD-ROM.
Tags innerhalb des Bereichs `DataSet, Media, Table, Validity, Range`
<From> `Start Exportzeitraum` </From>	Beginndatum für die zu exportierenden Daten `<From>01.01.2019</From>` Wird durch Daten aus aktiver Option `index.xml anpassen` befüllt.
<To> `Ende Exportzeitraum` </To>	Endedatum der zu exportierenden Daten. `<To>31.12.2019</To>` Wird durch Daten aus aktiver Option `index.xml anpassen` befüllt.

Die Datumsangaben für Start und Ende des Exportzeitraums müssen dabei der Definition folgen, wie sie im Tag <Format> angegeben ist!

Einsatz der exportierten .cvs-Datei

Parameter Datenexport (Buchwerk) nach GoBD

Zugang: Dienstprogramme > Schnittstellen > Buchwerkexport nach GoBD

Die Parametermaske Datenexport (Buchwerk) nach GoBD enthält nahezu alle erforderlichen Parameter. Einzelne Parameter sind ggf. in der Basisdatei index.xml kundenspezifisch anzupassen.

Feld	Beschreibung
`Objektbereich`	Angabe eines iX-Haus-Buchungskreises. Bei einer FIBU-Einrichtung ist hier die FIBU-Objektnummer einzugeben, ansonsten das Objekt einer Hauptbuchhaltung. Mehrere Hauptbuchhaltungen müssen Sie getrennt in separaten Exportläufen ausgeben.
`Kontenbereich`	Angabe eines iX-Haus-Kontenbereichs. Konten können mit Bindestrich ’-’ und Komma ’,’ getrennt werden.
`Per. Bu Export`	Checkbox `❒` Es werden keine Buchungen aus dem Nebenbuch der Personen exportiert. Diese Einstellung verwenden Sie für digitale Betriebsprüfungen. Der Prüfer erhält drei Dateien aus dem Speicherort: index.xml, gobd-01-08-2002.dtd sowie die Buchungsexportdatei mit dem von Ihnen definierten Dateinamen. `☑` Es werden auch Buchungen aus dem Nebenbuch der Personen exportiert. Dieser Export wird für eine digitale Betriebsprüfung nicht benötigt, da hier nur die Sachkonten abgefragt werden. Aus den Personenbuchungen finden sich in den Sachkonten z. B. Erlösbuchungen.
`Jahrgang`	Anzeige des eingestellten Jahrgangs, mit `F8` kann der Jahrgang zuvor eingestellt werden.
`Datumsbereich von … bis`	Eingabe des gewünschten Zeitraums für den Export. Relevant ist das Wertstellungsdatum der zu exportierenden Buchungen. Wird Datumsbereich nicht gefüllt, wird komplette Jahrgang exportiert. Bei verschobenem Wirtschaftsjahr befinden sich die gewünschten Buchungsdaten eines Kalenderjahres in zwei iX-Haus-Jahrgängen. Erstellen Sie daher zwei getrennte Exporte (in zwei unterschiedliche Zielverzeichnisse) entsprechend kommentiert, ohne Titelzeile über alle Sachkonten, z. B.: erster Export über alle Konten für Jahrgang 2017 mit Auswertung 01.01.2017-30.06.2017, zweiter Export für Jahrgang 2018 mit Auswertung 01.07.2017-31.12.2017.
`Speicherort`	Angabe des Speicherortes für die Exportdatei. Wählen Sie hier bitte z. B. ein Verzeichnis `GoBD/Export` (vormals `GDPdU` ) auf Ihrem PC oder im Netzwerk. Bei Angabe eines nicht existenten Verzeichnisses, wird dieses im angegebenen Pfad automatisch angelegt.
`Dateiname`	Angabe des Namens für die Exportdatei mit der Endung.csv, Beispiel: `Export2004.csv`. Tipp: Wenn Sie die Datei immer gleich benennen, muss in der xml-Datei hierzu keine Änderung der Bezeichnung vorgenommen werden (siehe Abschnitt 'Die Datei index.xml').
`Überschrift anzeigen`	Checkbox `❒` Die generierte Datei enthält Daten ohne Titel. Die Spaltenüberschriften sind in der dtd-Datei hinterlegt. `☑` Die generierte csv-Datei erhält eine zusätzlich Kopfzeile mit den Namen der Spalten - geeignet für individuelle Exporte oder eigene Kontrolle via Excel.
`index.xml anpassen`	Checkbox `❒` Die index.xml-Datei wird im aktuellen Zustand genutzt. Wenn die Datei schon entsprechend angepasst wurde, ist eine Veränderung nicht erforderlich. `☑` Die index.xml-Datei wird mit Informationen zu den nachfolgenden Feldern aktualisiert. Die Felder `Firmensitz`, `Firmenname`, `Kommentar` sowie `Pfad zur Vorlage index.xml`-Datei sind dann Pflichtfelder, müssen also korrekt gefüllt sein, als Kommentar muss mindestens ein Zeichen eingegeben werden.
`Protokoll`	Schalter Es wird nur ein Protokoll erzeugt und angezeigt.
`Export starten`	Schalter Es wird ein Export gestartet und ein Protokoll ausgegeben.

Zum Exportieren der Daten geben Sie die erforderlichen Parameter ein und betätigen den Schalter Export starten.

Die angegebene Datei wird neu erzeugt, eine vorhandene Datei wird überschrieben. Daher darf eine solche Datei während des Exports nicht durch ein anderes Programm geöffnet sein. In diesem Fall erhalten Sie eine Hinweismeldung, dass die zu schreibende Datei nicht verfügbar ist. Nach dem Export wird eine Protokolldatei als Bildschirmdruckdatei angezeigt. Das letzte Protokoll können Sie sich über den Schalter Protokoll auch zu einem späteren Zeitpunkt anzeigen lassen. Die erzeugte csv-Datei ist jetzt bereit für den Import nach IDEA^®. Ändern Sie ggf. die Bezeichnung der csv-Datei in der xml-Datei und nehmen Sie auch die anderen erforderlichen Änderungen vor, die in den vorliegenden Kapiteln beschrieben sind.

Die exportierte csv-Datei sollte nur zusammen mit der xml-Datei und der dtd-Datei dem Prüfer vom Finanzamt zur Verfügung gestellt werden. Er benötigt diese Dateien für den Import nach IDEA^®.

Programmfenster

Struktur der .csv-Datei

Die csv-Datei dient zum reinen Export der Buchungsdaten. Eine Zeile der csv-Datei entspricht einer Buchungszeile der Hauptbuchung. Jede Zeile besteht aus 33 Spalten, jeweils getrennt durch Semikolon, die den zu exportierenden Spalten entsprechen. Beim Export werden ggf. Zeichenersetzungen (z. B. in einem Buchungstext) vorgenommen: Ein Semikolon wird durch ein Komma ersetzt, eine doppeltes Anführungszeichen durch ein einfaches Anführungszeichen. Spaltenüberschriften finden sich hier in der Grundeinstellung nicht, da die Bedeutung der Spalten in der Datei index.xml festgelegt ist. Sie können als zusätzliches Merkmal mit ausgegeben werden, die csv-Datei ist dann jedoch für den Import nach IDEA nicht mehr geeignet!

Liste der Spalten, die exportiert werden

N	Spaltenbezeichnung (Audicon)	Beschreibung (Audicon)	Bemerkung zur Spalte in iX-Haus
1	Belegdatum	Datum des Buchungsbelegs/Transaktionsbelegs.	Entspricht dem Wertstellungsdatum.
2	Beleg-Nummer	Nummer des Buchungsbeleges.	Entspricht der Buchungsnummer.
3	Bruttowert	Wert mit Umsatzsteuer der Buchung/Transaktion.	Entspricht dem Nettowert plus MwSt.
4	Buchungsdatum	Datum, das einen Datensatz bzw. eine Buchungstransaktion einer definierten Periode (Besteuerungszeitraum) zuordnet. I. d. R. das Kalenderjahr, ein Quartal oder Monat.	Entspricht dem Wertstellungsdatum.
5	Buchungstext	Frei einzugebender Text einer Buchung/Transaktion.	Buchungstext
6	Debitor-Name	Name des Personenkontos Debitor.	Wenn es eine Personenbuchung ist, dann Personenname. Wenn es eine Debitorenbuchung ist, dann Debitorenname.
7	Debitor-Nummer	Personenkontonummer des Debitors.	Wenn es eine Personenbuchung ist, dann Personenbezeichnung. Wenn es eine Debitorenbuchung ist, dann Debitorenbezeichnung.
8	Erfassungsdatum	Datum der Erfassung/Eingabe der Buchung/Transaktion.	Datum der Buchungserfassung.
9	Fälligkeitsdatum	Datum der Fälligkeit einer Forderung oder Verbindlichkeit.	Wertstellungsdatum
10	Kennzeichen Generalumkehr	Kennzeichen für Generalumkehr (Stornierung einer Buchung mit umgekehrten Vorzeichen).	Falls es eine Stornierung ist, dann erscheint `Storno` .
11	Kreditor-Name	Name des Personenkontos Kreditor.	Vermietername aus Personenstamm oder Kreditorname aus Kreditorstamm.
12	Kreditor-Nummer	Personenkontonummer des Kreditors.	Vermieternummer aus Personenstamm oder Kreditornummer aus Kreditorstamm.
13	Länderkennzeichen	Kennzeichen für ein Land.	immer `D`
14	Länderkennzeichen 2	Kennzeichen für ein Land.	immer `D`
15	Nettowert	Wert ohne Umsatzsteuer der Buchung/Transaktion.	Nettowert
16	Sachkonto-Bezeichnung	Bezeichnung eines Sachkontos (Bilanz oder GuV-Konto) des Kontenrahmenplans.	Bezeichnung des Kontos bei einer Sachkontenbuchung.
17	Sachkonto-Nummer	Nummer eines Sachkontos (Bilanz oder GuV-Konto) des Kontenrahmenplans.	Sachkontonummer
18	Sachkonto-Typ	Typ eines Sachkontos	Der Kontotyp ist bilanzierend oder GuV.
19	Sachkonto-Nummer Bilanz USt	Nummer eines Sachkontos (Bilanz-Konto) des Kontenrahmenplans, auf dem Umsatzsteuerforderungen (Vorsteuer) oder Umsatzsteuerverbindlichkeiten (Umsatzsteuer) gebucht werden.	Umsatz- oder Vorsteuerkonto aus dem Buchungssatz.
20	Sachkonto-Nummer Gegenkonto	Sachkonto-Nummer, die als Gegenkonto in einer Buchung/Transaktion angegeben ist.	Sachkontonummer des Gegenkontos.
21	Sachkonto-Typ Gegenkonto	Typ eines Sachkontos, das als Gegenkonto in einer Buchung/Transaktion angegeben ist.	Der Kontotyp des als Gegenkonto benannten Sachkontos ist bilanzierend oder GuV.
22	Sammelbuchungskennzeichen Sachkonto-Nummer	Kennzeichen für die Identifikation von Sammelbuchungen.	Splitbuchung, als Split bezeichnet.
23	Soll/Haben-Kennzeichen	Kennzeichen, das einen Wert, auf den sich das Kennzeichen bezieht, als „Sollwert“ oder „Habenwert“ festlegt. I. d. R. ist ein Sollwert ein positiver und ein Habenwert ein negativer Wert.	Sollwert ist in iX-Haus negativ.
24	Umsatzsteuer Vorsteuer-Wert	Wert der Umsatzsteuer oder Vorsteuer der Buchung/Transaktion.	Mehrwertsteuerbetrag
25	USt-Voranmeldung Datum	Datum der USt-Voranmeldung. Z. B: Monatsende, Quartalsende oder Kalenderjahrende.	Wertstellungsdatum
26	Wert	Wert der Buchung/Transaktion.	Buchungswert
27	Buchungsart	Gewählte Buchungsart.	Die Buchungsart aus iX-Haus wird als Volltext wiedergegeben.
28	Sachkontenobjekt	Objektnummer	Sachkontenobjekt
29	Währung	Buchungswährung	Buchungswährung (EUR).
30	Beleg-Text	Buchungsbeleg	Buchungsbeleg
31	Steuercode	Steuercode, der in einer Buchung/Transaktion angegeben ist. Per Systemeinstellung kann die Ausgabe für steuerfreie Konten unterdrückt werden.	Steuercode
32	Steuersatz	Steuersatz zu dem Steuercode, der der in einer Buchung/Transaktion angegeben ist. Per Systemeinstellung kann die Ausgabe für steuerfreie Konten unterdrückt werden.	Steuersatz
33	Steuertyp	Steuertyp zu dem Steuercode, der in einer Buchung/Transaktion angegeben ist. Per Systemeinstellung kann die Ausgabe für steuerfreie Konten unterdrückt werden.	Steuertyp: Umsatzsteuer oder Vorsteuer

Sie können über die Option Überschrift anzeigen die Exportdatei inklusive einer Überschriftenzeile erzeugen, z. B. wenn Sie die exportierten Daten mit Excel betrachten wollen. Folgende Spaltenüberschriften werden dann in der ersten Zeile verwendet (hier zur besseren Darstellung in der Online-Dokumentation mit Leerzeichen nach dem Semikolon): Wertstellung; Bu.-Nr.; Bruttobetrag; Wertstellung;Bu.-Text; Debitor; Debitornummer; Erfassung; Faelligkeit; Storno; Kreditor; Kreditornummer; Land; Land; Nettobetrag; Kontoname; Kontonummer; Kontotyp; Steuerkonto; Gegenkonto; Gegenkontotyp; Splitt; SH; Umsatzsteuer; Datum; Betrag; Buchungsart; FremdObjekt; Waehrung; Beleg; Steuercode; Steuersatz; Steuertyp;