Das Lizenzmodul Buchungsimport bietet die Möglichkeit, Buchungen aus einer Excel-Datei zu importieren. Der Import vereint dank zentraler Prüfroutinen hohe Sicherheiten und Komfort.
Beim XML-Rechnungsimport können diverse §13a/b-Fälle einer Rechnung zugeordnet werden. Alle weiteren Infos hierzu finden Sie im Kapitel Rechnungsimport.
Zum Import benötigen Sie die entsprechenden Buchungsrechte in iX-Haus. Dazu gehören die Rechte für das Modul Dialogbuchhaltung , die Rechte für die einzelnen Geschäftsvorfälle werden auch geprüft, so dass die Sperrung von einzelnen GVCs analog der Dialogbuchhaltung auch gewährleistet ist. Beim Import in das Rechnungseingangsbuch werden zusätzlich die Rechte für das Modul Rechnungseingangsbuch geprüft. Bei aktiver Vollmacht im Rechnungseingangsbuch können Rechnungen nicht über den Buchungsimport direkt in die Dialogbuchhaltung importiert werden - die Rechnungen dürfen dann nur in das Rechnungseingangsbuch importiert werden.
Bestimmte Daten werden automatisch von dem Import ermittelt, wenn sie in der Excel-Vorlage nicht eingegeben sind:
Bei dem GVC 001, 701, 707 und GVC 709 können auch Splitt-Buchungen importiert werden. Das Gegenkonto muss bei der zeilenweisen Definition von Splitt-Buchungen in der Vorlage leer gelassen werden. Die einzelnen Kontierungen werden in nacheinander folgenden Zeilen in der Excel-Vorlage erwartet. Die hierüber im Hauptbuch gebildeten Salden müssen sich auf den Sachkonten in Summe ausgleichen. Der Import fasst alle aufeinander folgenden Zeilen zu einer Splitt-Buchung zusammen, solange die Hauptbuchungskreisnummer, bei GVC 701, 707 oder 709 auch die Kreditorennummer und die Rechnungsnummer unverändert bleiben. Bei Änderung in einer dieser Spalten in der Vorlage wird eine neue Buchung angelegt.
Die kontierungsunabhängigen Buchungsdaten wie Wertstellungsdatum, Rechnungsdatum, DCL-Flag, Überweisungstexte usw. (siehe Datensatzbeschreibung GVC 701, 707 und 709) werden immer aus der ersten Excel-Zeile übernommen. Die Buchungsdaten in den weiteren Kontierungszeilen haben hier keine Bedeutung und können auch leer gelassen werden.
Die kontierungsunabhängigen Buchungsdaten wie Wertstellungsdatum, DCL-Flag, Überweisungstexte usw. (siehe Datensatzbeschreibung GVC 001) werden immer aus der ersten Excel-Zeile übernommen. Die erste Zeile enthält das Konto mit dem Saldo, der durch die folgenden Zeilen ausgeglichen werden soll. In den folgenden Zeilen werden dann die Konten mit den Splitbeträgen angegeben. Hier wird ebenfalls die Spalte Konto benutzt, auch wenn es sich im resultierenden Buchungsblock betrachtet um die Gegenkonten handelt! Die Buchungsdaten in den weiteren Split-Kontierungszeilen haben hier keine Bedeutung und können auch leer gelassen werden.
In allen Imports wird der Buchungsschlüssel, falls im Template nicht angegeben, mit 1 vorbelegt.
Die Sonderbuchungsperioden (13,14,15) können im Standard-Buchungsimport für den GVC 001 berücksichtigt werden. In der
Spalte SonderBUPer können Sie als Sonderbuchungsperiode die Werte 13, 14 oder 15 angeben. Andere Werte werden hier als Fehler betrachtet. Sonderbuchungsperioden können in iX-Haus für die Filterung entsprechender Buchungen eingesetzt werden. Sie haben keine Relevanz bzgl. der Umsatzsteuervoranmeldung (dort ist nur das Wertstellungsdatum relevant). Die sonstigen Buchungsperioden (1-12) werden nicht unterstützt. Diese werden i. d. R. vom jeweiligen System über das Wertstellungsdatum ermittelt, wenn keine Sonderbuchungsperiodeninformation vorliegt.