Zugang: Dienstprogramme > Schnittstellen > DATEV-Schnittstelle > DATEV-Einstellungen > Register Konten-Tabelle
Um Anpassungen der Konten-Tabelle für einzelne Mandanten vorzunehmen, steht Ihnen im Modul DATEV-Einstellungen
das Register Konten-Tabelle
zur Verfügung.
Eine einzelne Konten-Tabelle kann mehreren Mandanten zugeordnet sein! Deren Buchungskreise sollten zumindest für die DATEV-relevanten Konten idealerweise den gleichen Sachkontenrahmen bzw. keine widersprüchlichen Sachkonten aufweisen.
Bereichsangaben includieren ggf. auch 'rechnerisch' höhere Kontonummern! Beispiel: Der Sachkontenbereich 5000-9999
mit Übertragung 1:1
lässt die separate Eingabe eines Kontos 654321 nicht zu. Ein solches Konto wird bei Einrichtung mit vierstelligen DATEV-Sachkonten beim Export dann als Fehler benannt und die Buchungszeilen der betroffenen Buchungsnummern nicht exportiert (da die Buchung nicht vollständig an DATEV übertragen werden könnte und eine Saldendifferenz auslöste). In dem Fall müssen Sie in der Kontentabelle den Block aufteilen in Bereiche, in welchen nur vierstellige iX-Sachkonten auftreten und dem sechstelligen iX-Sachkonto separat ein vierstelliges DATEV-Konto zuweisen:
5000-6543 ⇒ 1:1
654321 ⇒ 6543
6544-9999 ⇒ 1:1
Starten Sie in iX-Haus das Modul DATEV-Einstellungen
unter Dienstprogramme ⇒ Schnittstellen.
Öffnen Sie im oberen Datenfeld des Registers Konten-Tabelle
per Rechtsklick das Menü und wählen Sie den Menüpunkt Neu
oder Ändern
. Das Dialogfeld Kontentabelle bearbeiten
erscheint. Nun können Sie die Kontentabelle definieren und bearbeiten.
Geben Sie eine Nummer und einen Namen für die neue/ bereits bestehende Kontentabelle ein und bestätigen Sie mit OK
.
Markieren Sie die entsprechende Zeile im oberen Datenfeld, um für eine neu angelegte Kontentabelle einen Kontenbereich zu definieren.
Zum Bearbeiten der Kontentabellenübersetzung bzw. der Tabelleninhalte gehen Sie wie folgt vor.
Öffnen Sie im unteren Datenfeld des Registers Konten-Tabelle
per Rechtsklick das Menü und wählen Sie den Menüpunkt Neu
oder Ändern
.
Ein weiteres Dialogfeld Kontentabelle bearbeiten
erscheint.
Geben Sie die gewünschten Parameter für den Kontenbereich ein und bestätigen Sie mit OK
.
Die Kontentabelle ist nun im Datenfeld mit allen Parametern angelegt.
Klären Sie bei steuerlichen Änderungen oder Änderung des Sachkontenplans mit dem Empfänger der Exportdaten, inwiefern es Änderungen im DATEV-Kontenrahmen gegeben hat und ob Sie die verwendete Kontentabelle der DATEV-Schnittstelle anpassen müssen. Wird die Steuerautomatik über DATEV-Automatikkonten nicht genutzt, achten Sie darauf, alle Steuerkonten mit zu exportieren.
Kontentabelle als Excel-Datei ausgeben
Voraussetzung: Excel muss auf der Workstation installiert sein.
Wählen Sie im Register
Konten-Tabelle
im Modul
DATEV-Einstellungen stehend mit rechter Maustaste im Grid das Kontextmenü mit den Menüpunkt
nach Excel exportieren
. Es öffnet sich die Maske
Speichern unter
.
Wählen Sie im Feld Dateiname
den Pfad und Namen einer zu erstellenden Excel-Datei (Dateiendung xlsx oder xls) bzw. tragen Sie den gewünschten Pfad inklusive Dateiname und -Endung ein.
Bestätigen Sie mit Speichern
.
Excel wird mit den entsprechenden Tabellendaten der Konten-Tabelle geöffnet.
Ändern Sie nicht die Tabellenstruktur, wenn Sie die bearbeiteten Daten wieder importieren wollen!
Sie können innerhalb der Tabelle mit den vorgefertigten Sortierfunktionen arbeiten oder die Tabellendaten nach eigenem Ermessen für individuelle Zwecke weiterverarbeiten (Drucken, Speichern…).
Für gesetzte Schalter können Sie ein X
oder 1
oder ja
verwenden. Für nicht gesetzte Schalter werden ein leerer Eintrag, 0
oder nein
genutzt. Standard ist X
bzw. leer.
Kontentabelle aus Excel importieren
Wählen Sie im Register
Konten-Tabelle
im Modul
DATEV-Einstellungen stehend die gewünschte Zieltabellen. Ggf. müssen Sie diese zuerst im oberen Tabellenbereich anlegen.
Öffnen Sie mit rechter Maustaste im Grid der gewählten Tabelle das Kontextmenü. Nach Klick auf den Menüpunkt Kontentabelle aus Excel importieren
öffnet sich der Dateidialog Öffnen
.
Wählen Sie den Pfad und Namen einer zu importierenden Excel-Datei (Dateiendung .xlsx oder .xls) bzw. tragen Sie den gewünschten Pfad inklusive Dateiname und -Endung im Feld Dateiname
ein.
Bestätigen Sie mit Öffnen
.
Der Import wird nach einer weiteren Bestätigung gestartet.
Ist die Zieltabelle nicht leer, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis und können dann den Import noch abbrechen oder die Daten in der Zieltabelle überschreiben. Somit sind also auch Löschungen in einer bestehenden Tabelle möglich!
Der Abschluss des Sachkontenimports wird mit einem Hinweis quittiert.
Wenn Sie beim Importieren keinen Erfolg haben und der Importprozess nicht zum Abschluss kommt (Import braucht je nach System für 10 Zeilen ca. eine Sekunde), prüfen Sie bitte mit dem Taskmanager, ob nicht im Hintergrund eine Excel-Hinweismeldung auf Beantwortung wartet. Haben Sie die Importdatei unter dem Namen der Vorlage abgespeichert, kann es zum Fehler Namenskonflikt
kommen. Dieser wird leider nicht automatisch eingeblendet, sondern ist z. B über den Taskmanager (Shift+Strg+Esc
) in dem Register Prozesse
im Abschnitt Apps
als Microsoft Excel-Task erkennbar. Sie können die Meldung dann anzeigen lassen. Vergeben Sie ggf. statt des integrierten Namens _FilterDatabase
einen neuen Namen, z. B. _FilterDatabase2
.
Kontentabelle drucken
Zugang: Dienstprogramme > Schnittstellen > DATEV-Schnittstelle > DATEV-Kontenliste (ASCII)
Zu Prüfzwecken oder dem Abgleich mit dem Empfänger der Daten können Sie die Kontentabellen drucken. Es werden alle Kontentabellen nacheinander ausgegeben.
Wählen Sie im Modulmenü den Menüpunkt
DATEV Kontenliste (ASCII)
. Es öffnet sich die Maske
IXDATEV1 Kontenliste
.
Wählen Sie im Feld Sortierung
das Konto, nach dem die Kontentabelle(n) für den Ausdruck sortiert werden soll. Zur Auswahl stehen iX-HAUS-Konto
und alternativ DATEV-Konto
.
Bestätigen Sie mit Drucken
. Sie erhalten einen Ausdruck Ihrer aktuellen Kontentabellen.
Alternativ geben Sie mit Vorschau
die Kontenliste in einem Bildschirmdruckfenster aus. Sie kann von dort auch gedruckt werden.
Kontentabelle erweitern für Objektkontierung
Bei eingeschalteter Objekt-Kontierung werden die DATEV-Zielkonten abhängig vom kontierten Objekt ermittelt. Diese Funktion kann mit der Systemeinstellung [DATEV-ObjektKontierung]
aktiviert werden. Standardeinstellung ist Status=OFF
. Wenn man den Status auf ON
setzt, so erscheint im Register Konten-Tabelle
eine dritte Übersetzungstabelle. Hier kann man zu den verschiedenen Objekten die Konten-Ersetzungen definieren.
In der Tabelle 2 definiert man den Kontenbereich und setzt im Feld Exportkonto ein X
oder x
am Ende des Zielkontos, welches mittels der x-Ersetzung aus Tabelle 3 objektspezifisch ergänzt wird, z. B. DATEV-Kontonummer 2256xx.
iX-Kontenbereich | 1:1 | DATEV-Kontonummer | DATEV-Automatikkonto | Buchungen ohne Mwst-Code als Fehler ausgeben |
1-999999 | | 2256xx | | |
Hierzu editiert man in der Tabelle 3 die Objekte mit der dazugehörigen Ersetzung, z. B.
iX-Objekt | xx-Ersetzung |
2000 | 00 |
2001 | 01 |
2002 | 02 |
Daraus ergibt sich im vorgenannten Beispiel für das Objekt
2000 für Kontenbereich 1-999999 das Exportkonto 225600
2001 für Kontenbereich 1-999999 das Exportkonto 225601
2002 für Kontenbereich 1-999999 das Exportkonto 225602
Die erläuterte Funktionalität ist genau auf die Konstellation ausgerichtet, dass Ihr Steuerberater über die Sachkontennummer auch das jeweilige Objekt unterscheidet. Dieses erfolgt durch die beiden letzten Stellen der DATEV-Sachkontennummer. Bitte beachten Sie, dass das Zielkonto insgesamt auf maximal 6 Stellen begrenzt ist.