HNDL-Export/-Import - Wie mache ich es?

Exportieren

Beim HNDL-Export über das gleichnamige Register geben Sie für einen Objektbereich, Kontenbereich und eine Abrechnungsart an, welche Buchungen lt. Wertstellungs und Leistungszeitraumfilter ausgegeben werden sollen.

Starten Sie unter Abrechnung oder Dienstprogramme ⇒ Schnittstellen das Modul HNDL Export/Import.
Öffnen Sie das Register HNDL-Export.
Geben Objekt- und Kontenbereich an. Die Angabe der Abrechnungsart ist optional.
Geben Sie den Pfad und Namen der Ausgabedatei (mit Endung .xls) an.
Optional können Sie auch Nullwerte exportieren, damit pro Sachkonto ein Eintrag erfolgt, auch wenn dieses insgesamt mit seinen Buchungen einen Nullsaldo ergäbe.
Bestätigen Sie den Exportvorgang mit Klick auf den Schalter Export.
Beim Export werden die Daten auf Logik geprüft (HNDL-Betrag darf nicht größer sein als der zugrundeliegende Aufwand, Vorzeichen). Bestätigen Sie die hieraus ggf. auftretenden Hinweise, welche ggf. im Hintergrund auf Bestätigung warten. Die Excel-Datei wird automatisch geöffnet.
Bearbeiten Sie die so erzeugte Exportdatei, um HNDL-Informationen anzupassen oder zu ergänzen.

HNDL-Werte bearbeiten

Beachten Sie, dass Sie nur in der Excelspalte R (HNDL Betrag) ab Zeile 3 Änderungen vornehmen dürfen. Der HNDL-Betrag einer Buchung darf nicht höher sein als deren Buchungsbetrag. HNDL-Werte müssen das gleiche Vorzeichen wie der Buchungsbetrag haben. Speichern Sie die Änderungen vor dem Schließen der Datei, z. B. mit Strg + S. Sie können die Importdatei auch unter anderem Namen speichern (Datei, Speichern unter… bzw. F12)

Umfangreiche Dateneingaben können Sie innerhalb von Exel mit einer Formel prüfen. Da die Tabelle HNDL selbst bis auf die Eingabezellen in Spalte R gegen Bearbeitung gesperrt ist, können Sie eine Prüfung mit eigenen Formeln z. B. in der Tabelle2 ausführen. Beispiele zum Vergleich von Buchungsbetrag und HNDL-Betrag mittels Excel-Formeln:

Die Formel =WENN(ABS(HNDL!Q3)<ABS(HNDL!R3);„HNDL-Wert zu groß!“;„“)

gibt für Zeile 3 der HNDL-Tabelle im Fehlerfall des absoluten Wertevergleichs das Ergebnis HNDL - Wert zu groß! aus.

Die Formel =ODER(UND(HNDL!Q3>0;HNDL!R3>0);UND(HNDL!Q3<0;HNDL!R3<0))

gibt für Zeile 3 der HNDL-Tabelle im Fehlerfall eines Vorzeichenfehlers (oder bei fehlenden Quelldaten) das Ergebnis FALSCH aus.

Importieren

Die bearbeitete Exportdatei können Sie über HNDL-Import im gleichnamigen Register importieren.

Starten Sie unter Abrechnung oder unter Dienstprogramme ⇒ Hilfsprogramme das Modul HNDL Export/Import.
Öffnen Sie das Register HNDL-Import.
Wählen Sie im Feld Importdatei via F2-Klick die zu importierende Datei aus.
Bestätigen den Vorgang mit Klick auf den Import-Schalter.
Wird die Dateistruktur als zulässig erkannt, kann iX-Haus die Daten importieren und so HNDL-Werte aktualisieren. Die in der Importdatei benannten Buchungen werden bzgl. der Information der Spalte HNDL Betrag aktualisiert.
Sollte die Datei noch von einem anderen Programm geöffnet sein, erhalten Sie eine entsprechende Hinweismeldung. Beim Import wird nicht geprüft, ob die HNDL-Angabe logisch zum Buchwert der Buchung passt.

Um die manuell in der Tabelle erfassten Daten zu prüfen, können Sie diese nach dem Import erneut exportieren. Sie erhalten dann Hinweise auf unlogische HNDL-Angaben, falls solche durch den Import entstanden sind.
HNDL-Werte von Sachkonten, welche über Festwert-Umlageschlüssel verteilt werden, sind für die Abrechnung im Festwertumlageschlüssel als HNDL-Anteil zu pflegen.

Kontrollliste für HNDL mit Listgenerator ausgeben

Sie können neben bestimmten Drucklisten auch mit Hilfe des Listgenerators eine Kontrollliste für gebuchte Werte von haushaltsnahen Dienstleistungen (HNDL) erzeugen. Hierzu ist es erforderlich, eine Abfrage über die Buchungen zu machen, welche einen HNDL-Anteil aufweisen. Die Datenmenge kann zudem auf ein Buchungsobjekt und/oder auf die Zuordnung einer Abrechnungsart eingeschränkt werden, da in der Abrechnung ja nur HNDL-Werte zu abgerechneten Sachkonten relevant sein können.

Hierzu verwenden Sie in der Selektionsdefinition die Einschränkung BucHNDL<>0 (es sollen nur Buchungen mit HNDL-Anteil ausgegeben werden) ggf. in einer Kombination mit BucKtoObj=nnnn (es sollen nur Buchungen des Abrechnungsobjekts nnnn ausgegeben werden).

In der Listendefinition fragen Sie neben der Objektnummer relevante Buchungsinformationen ab, welche Sie über eine Summierung über die beteiligten Sachkonten auch noch gruppieren können. Die beigefügten Muster für die Listendefinition HNDL-Kontrolle und Selektionsdefinition nur HNDL aus Objekt können Sie ggf. Ihren Erfordernissen anpassen.

Definition von Listendefinition bzw. Selektionsdefinition:

Beachten Sie bitte, dass die HNDL-Werte einer Abrechnung bei Sachkonten mit Festwert-Umlageschlüsseln zu den jeweiligen Umlageschlüsseln hinterlegt werden müssen. Ebenso wird bei einer Betriebskostenabrechnung auf Etat-Basis der HNDL-Anteil von Sachkonten, die über jahresanteilige oder Verbrauchs-Umlageschlüssel verfügen, der Etat-Tabelle entnommen und muss daher auch dort gepflegt werden. Solche Werte werden in der reinen Buchwerksabfrage des Listgenerators daher ggf. nicht identisch zur Abrechnung wiedergegeben.