Mit der KM Kautionsschnittstelle unseres Partner Deutsche Kautionspartner können Sie einfach und bequem Ihre Kautionen verwalten. Einer der großen Vorteile dieser Lösung ist die Bankenunabhängigkeit. Egal bei welcher Bank die Kautionen Ihrer Mieter liegen, über das Portal werden sie elegant zusammengefasst. Über eine z. B. tägliche Synchronisation werden die Daten der Kaution in Ihr System gebucht und Sie können die Aktivitäten direkt im Kautionsmodul sehen.
Nach der Ersteinrichtung pflegen Sie für einzelne Objekte deren Beteiligung an der KM Kautionsschnittstelle über Einstellungen im Objektstamm und erzeugen Word-Anschreiben für die Eröffnung neuer Kautionskonten. Die weiteren Prozesse sind weitestgehend automatisiert.
Diese Änderungen betreffen nur die Kautionen, die im Objektbereich liegen.
Die IBAN- und BIC-Informationen einer Sollkaution tragen Sie über die Objektbank für die Kautionen ein. Über das Modul Objektauswahl öffnen Sie in der FIBU den Bankenstamm. Hier können Sie pro FIBU eine Bank als KM Deposit Bankkonto festlegen. Setzen Sie hierzu hinter der relevanten Bankenbezeichnung den Haken in der Checkbox [ ] (für Schnittstelle Deutsche Kautionspartner).
Damit Objekte übertragen werden können, ist es notwendig, in den Objekteinstellungen einen Eigentümer für diese einzutragen. Über das Modul Objektauswahl öffnen Sie das Register Eigentümer . Hier ordnen Sie den oder die Eigentümer zu (vgl. Eigentümer eines Objekts).
Änderungen, die an den Stammdaten vorgenommen werden (z. B. Adressänderungen, etc.), werden über die Synchronisation der Schnittstelle automatisch übermittelt. Hier bedarf es kein Eingreifen seitens des Benutzers.
Über die Texterfassung können Sie sich Vorlagen für ein Anschreiben als Worddokument für die Eröffnung der Kautionskonten erstellen. Als Texttyp wählen Sie KM Dazu stehen Ihnen neben den Standardvariablen eigene, für dieses Modul spezielle Schlüsselwörter zur Verfügung. Ab Version 20.17.3 können KM-Vorlagen auch im Vorlagenmanger verwaltet werden, wenn diese für den neuen Serienbrief aktiviert wurden.
| Variablenname | bis Version 20.17.2 | Beschreibung |
|---|---|---|
KmForderungGes | kmKtnFordGesamt | gesamter Forderungsbetrag |
KmForderungAb | kmKtnFordAb | Datum der Forderung ab |
KmKautionArt | kmKtnArt | Kautionsart |
KmKautionBez | kmKtnBezeichnung | Kautionsbezeichnung |
KmKautionBIC | kmKtnBic | BIC |
KmKautionIBAN | kmKtnIBAN | IBAN |
KmKautionBnkName | Name der Bank |
Spezielle expandierende Schlüsselwörter werden für eine tabellarische Darstellung eines Kontoauszuges im Anschreiben genutzt:
| Variablenname | bis Version 20.17.2 | Beschreibung |
|---|---|---|
KmFordDatum | kmTblKtnFordDatum | Datum der Forderung |
KmFordIcru | kmTblKtnFordWaehrung | Währung |
KmFordBetrag | kmtblKtnFordBetrag | Betrag |
KmFordBez | kmTblKtnFordBez | Bezeichnung |
In einer Tabelle mit expandierenden Schlüsselwörtern beginnen Sie dieerste Datenzeile mit dem Code $$ vor dem ersten expandierenden Schlüsselwort. Liegen mehrere Datensätzevor, werden entsprechende Zeilen automatisch gebildet. Beispiel für eine Tabelle:
| Zahlung erwartet bis zum | Bezeichnung | Betrag | Währung |
| $$«kmTblKtnFordDatum» | «kmTblKtnFordBez» | «kmTblKtnFordBetrag» | «kmTblKtnFordWaehrung» |
In der Kautionsverwaltung können Sie über den Rechtsklick auf ein Kautionskonto mit KM-Kaution Anschreiben erstellen den Dialog zum Generieren des Anschreibens öffnen. Wählen Sie hier über Textyp eine zuvor erstellte Textvorlage vom Typ KM aus.
Optional können Sie das zu erstellende Anschreiben archivieren. Wenn Sie die Checkbox Archivieren markiert haben, steht Ihnen im darunterliegenden Feld die Möglichkeit offen, den Vorschlag für den Archivierungstitel anzupassen.
Aus der Kautionsverwaltung heraus können Sie zur Mieterakte im Webportal springen. Diese Funktion erreichen Sie über einen Rechtsklick auf das Kautionskonto mit dem Kontextmenübefehl KM-Modul Mieterakte.
Sämtliche Listen, Reportings und Mahnungen können Sie über iX-Haus wie gewohnt benutzen, archivieren und verwalten.
Für die Interaktion mit der KM Kautionsschnittstelle können Sie einstellen, ob Kautionszahlungen auf das Einbehaltskonto direkt auf das Konto des Eigentümers (s. Bankverbindung des Eigentümers im Eigentümerstamm der Objektauswahl oder auf das Einbehaltskonto des Verwalters (Zielkonto des Verwalters für Personenüberweisungen) geleitet werden sollen.
In der Fachadministration, System, Systemeinstellungen Datenbank stellen Sie im Bereich Kautionsverwaltung im Abschnitt KM Deposit hierzu den Parameter Einbehaltskonto entsprechend ein.
Standardwert ist das Einbehaltskonto beim Eigentümer (Wert: 0 - Eigentümer).
Zum Wechsel auf das Einbehaltskonto beim Verwalter deaktivieren Sie die Checkbox An Standardwert gekoppelt und stellen dann über die Auswahl im Parameter Einbehaltskonto den Wert 1- Per. Überweisung ein. Machen Sie ggf. zu dieser Einstellung noch eine Notiz und speichern die Konfiguration mit OK.