Protokoll | Laufnummer zur programminternen Protokollierung |
Objekt | Objektnummer Der Beschluss wird einem Objekt zugeordnet. Voreingestellt ist das aktuell aktive Objekt. |
Bezeichnung | Bezeichnung des Beschlusses zur Darstellung in der Übersicht. maximal 30 Zeichen |
Vermerk | Vermerk zum Status des BeschlussesWählen Sie mit F2 den gewünschten Vermerk aus oder geben Sie die entsprechende Ziffer ein. 00 bestandskräftig (gültiger Beschluss, Default) Durch den Vermerk können Sie den Status eines Beschlusses im Rahmen von Änderungen dem jeweiligen Informationsstand anpassen. Als gelöscht vermerkte Beschlüsse bleiben so im System erhalten (Historisierung). Der Wortlaut wird bei gelöschten Beschlüssen gegen Änderungen gesperrt. |
Art | Art des Beschlusses Wählen Sie mit F2 die gewünschte Art des Beschlusses aus. Es stehen Ihnen zur Darstellung des Ortes der Verkündung folgende Vorgaben zur Verfügung: 00 ETV ordentliche Eigentümerversammlung |
Datum | DatumDatum der Verkündung |
Ort | TextfeldVersammlungsort, Ort, an dem zum Beschluss abgestimmt wurde. |
Öffnungsklausel | Markierungsfeldx (markiert) Öffnungsklausel Beschlüsse mit Öffnungsklausel stellen den ersten Beschluss zu einem Thema dar. (nicht markiert) keine Öffnungsklausel |
gehört zu Protokoll | ReferenzfeldTragen Sie hier die Protokollnummer (dreistellig) des schon protokollierten Beschlusses ein, auf den Sie mit dem aktuellen Beschluss verweisen wollen. |
angelegt von | TextfeldHinweis auf Sachbearbeiter oder Quelle, z. B. Beirat. |
Mit der Eingabe der vorgenannten Beschlussdaten erzeugen Sie einen neuen Eintrag in der Übersichtsliste. Zu diesem Eintrag müssen Sie einen Wortlaut eingeben, um § 24 Abs 7 zu entsprechen! (s. u. Abschnitt Wortlaut eines Beschlusses verwalten)
Strg + S oder Klick auf die Schaltfläche Änderung Speichern.Im Menü der Beschlussverwaltung finden Sie weitere Funktionen zur Beschlussverwaltung. Derzeit wird hier der Ausdruck einer Übersichtsliste für ein Objekt angeboten.
Sie können die Beschlüsse nach als tabellarische Übersicht nach Excel exportieren. Hierzu wird eine Excel-Vorlage im Data-Verzeichnis verwendet (data\text\ix1048.xls). Nach dem Export stehen Ihnen die Daten zur Weiterverarbeitung in Excel im von Ihnen vorgegeben Verzeichnis zur Verfügung. Diese Liste starten Sie bei entsprechender Installation über das Menü Zusatzprogramme.
Excel Export. Alternativ klicken Sie auf das Excel-Symbol Excel in der Kommando-Leiste.Speichern unter… Ihre Exportparameter ein. Geben Sie den gewünschten Pfad sowie den Dateinamen Ihrer Exportdatei an..xls generiert, welche von Excel gelesen werden kann.
In den folgenden Zeilen werden die Beschlüsse des angegebenen Objektbereichs ausgegeben. Die Liste ist über die Protokollnummer der Beschlüsse pro Objekt sortiert (Spalte A). Es werden in den weiteren Spalten die jeweiligen Informationen zu den Beschlüssen angezeigt. Spalte Anhang: Hier wird über eine Ziffer die Anzahl der zugeordneten Anhänge angezeigt.
Sie können die Tabelle nach eigenem Ermessen weiterverarbeiten. Verwenden Sie im Zweifelsfall keine veralteten Tabellen (s. Druckdatum in Zelle H1), sondern exportieren Sie zu einem aktuellen Anlass die Beschlüsse neu, um ggf. zwischenzeitlich erfolgte Änderungen in der Beschlussverwaltung zu berücksichtigen. Der Excel-Export dient nur der Übersicht, da hier der Wortlaut nicht benannt wird. Zum Exportieren des Wortlautes müssen Sie die Funktion Protokoll Export verwenden.
Der Menüpunkt Alle Beschlüsse ist inaktiv, solange Sie die Anzeige der Beschlüsse durch eine Suche nicht eingeschränkt haben. Wenn Sie durch eine Suche einen Teil der Beschlüsse von der Anzeige ausgeblendet haben, können Sie mit der Schaltfläche Alle Beschlüsse die Anzeige wieder auf alle Beschlüsse erweitern.
Mit dem Menüpunkt Protokoll Export können Sie den Wortlaut eines Beschlusses als Protokoll im Rich Text Format (RTF) extern speichern. Dieses Dateiformat beinhaltet neben dem Textinhalt auch Formatierungsanweisungen und kann von allen gängigen Textverarbeitungen gelesen werden. Die Beschlussnummer wird bei der Bildung des Dateinamens benutzt.
Mit dem Menüpunkt Protokoll Import können Sie ein Protokoll, welches als Textdatei im Rich Text Format (RTF) vorliegen sollte, in den Wortlaut eines Beschlusses übernehmen. Der ggf. vorhandene Wortlaut wird hierbei ersetzt. Das Dateiformat RTF beinhaltet auch Formatierungsanweisungen und kann von allen gängigen Textverarbeitungen generiert werden. Sie können auch reine Textdateien als Datenquelle nutzen.
Mit dem Menüpunkt Alle Protokolle exportieren können Sie die Wortlaute der angezeigten Beschlüsse insgesamt als Textdateien im Rich-Text-Format (RTF) extern speichern. Dieses Dateiformat beinhaltet auch Formatierungsanweisungen und kann von allen gängigen Textverarbeitungen gelesen werden.
Pro Beschluss wird eine Datei angelegt. Dem von Ihnen vorgegebenen Dateinamen wird die Nummer des jeweiligen Protokolls nachgestellt.
Tipp: Geben Sie als Zielverzeichnis einen objektspezifischen Ordner an.
Die Schaltfläche Nur vom Objekt ermöglicht die selektive Auswahl der Beschlüsse zum aktuell eingestellten Objekt. Ist diese Auswahl aktiv, ist davor ein Haken gesetzt. Durch Klick auf die Schaltfläche ändern Sie dessen Stellung von inaktiv zu aktiv und umgekehrt.