Das Wohnungseigentumsgesetz schreibt in seiner Novellierung vom Juli 2007 im § 24 Abs. 7 dem Verwalter vor, eine Beschlusssammlung zu führen, in welcher alle Entscheidungen und gerichtlichen Beschlüsse zur jeweiligen Wohnungseigentümergemeinschaft festzuhalten sind:
„(7) Es ist eine Beschluss-Sammlung zu führen. Die Beschluss-Sammlung enthält nur den Wortlaut
1. der in der Versammlung der Wohnungseigentümer verkündeten Beschlüsse mit Angabe von Ort und Datum der Versammlung,
2. der schriftlichen Beschlüsse mit Angabe von Ort und Datum der Verkündung und
3. der Urteilsformeln der gerichtlichen Entscheidungen in einem Rechtsstreit gemäß § 43 mit Angabe ihres Datums, des Gerichts und der Parteien, soweit diese Beschlüsse und gerichtlichen Entscheidungen nach dem 1. Juli 2007 ergangen sind. Die Beschlüsse und gerichtlichen Entscheidungen sind fortlaufend einzutragen und zu nummerieren. Sind sie angefochten oder aufgehoben worden, so ist dies anzumerken. Im Falle einer Aufhebung kann von einer Anmerkung abgesehen und die Eintragung gelöscht werden. Eine Eintragung kann auch gelöscht werden, wenn sie aus einem anderen Grund für die Wohnungseigentümer keine Bedeutung mehr hat. Die Eintragungen, Vermerke und Löschungen gemäß den Sätzen 3 bis 6 sind unverzüglich zu erledigen und mit Datum zu versehen. Einem Wohnungseigentümer oder einem Dritten, den ein Wohnungseigentümer ermächtigt hat, ist auf sein Verlangen Einsicht in die Beschluss-Sammlung zu geben.
(8) Die Beschluss-Sammlung ist von dem Verwalter zu führen. Fehlt ein Verwalter, so ist der Vorsitzende der Wohnungseigentümerversammlung verpflichtet, die Beschluss-Sammlung zu führen, sofern die Wohnungseigentümer durch Stimmenmehrheit keinen anderen für diese Aufgabe bestellt haben.“
Die Beschlusssammlung dient Interessenten und Erwerbern von Wohnungseigentum, Wohnungseigentümern und dem Verwalter, um in übersichtlicher Form die aktuelle Beschlusslage der WEG und den ggf. vorliegenden gerichtlichen Entscheidungen lt. WEG § 43 darzustellen. Einem Wohnungseigentümer oder einem vom Wohnungseigentümer ermächtigten Dritten ist auf Verlangen Einsicht in die Beschlusssammlung zu geben. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte den jeweiligen Gesetzestexten oder den Informationen Ihres Fachverbandes.
Mit entsprechender Kundenlizenz können Sie in iX-Haus unter Stammdaten über den Menüpunkt Beschlussverwaltung den gesetzlichen Vorgaben gerecht eine objektspezifische Übersicht der Beschlüsse erstellen und verwalten. Sie haben die Möglichkeit, den Wortlaut eines Beschlusses als Text zu erfassen und weitere Dateien objektintern als Anhang zu speichern und anzuzeigen. Eine Beschlussübersichtsliste ermöglicht die Druckausgabe in einer vom WEG § 24 geforderten Form - auch über mehrere Objekte.
Sie erhalten in der Übersicht der Beschlussverwaltung eine Vorschau über die erfassten Beschlüsse je Objekt. Als zusätzliches Feature zur gesetzlichen Vorlage können Sie Beschlüsse verbinden, indem Sie eine Referenz zu einer schon erfassten laufenden Nummer aufbauen. Neben dem Wortlaut können Sie zu einem Beschluss auch Querverweise zu Dateien speichern (Anhänge) und diese Dateien aus der Beschlussverwaltung von iX-Haus aufrufen.
Wir empfehlen, den Wortlaut neuer, zur Abstimmung anstehender Beschlüsse bereits im Vorfeld zu erfassen und in der Übersichtsliste mit dem Vermerk 'Entwurf' auszugeben. Nach der Abstimmung brauchen Sie dann nur geringe Änderungen oder Ergänzungen im 10.1 Erfassen neuer Beschlüsse 10 - 145 Wortlaut vornehmen und ändern den Vermerk je nach Ausgang der Abstimmung. Sie erhalten so die zeitnah geforderte aktuelle Beschlusssamlung.
Sie können die Wortlaute mit Copy & Paste zwischen der Beschlussverwaltung und einem anderen Programm austauschen. Auf Dateiebene stehen Import/Export-Funktionen via RTF-Dateiformat zur Verfügung.
Mit Klick auf die Schaltfläche Ok unterhalb der Tabelle verlassen Sie die Anhangbox der Beschlüsse.
Im Menü der Beschlussverwaltung finden Sie weitere Funktionen zur Beschlussverwaltung. Derzeit wird hier der Ausdruck einer Übersichtsliste für ein Objekt angeboten.