Die Fläche ist der Oberbegriff für die zu vermietende Einheit. In den meisten Fällen ist dies tatsächlich eine physikalisch vorhandene Fläche, d. h. ein Büro, eine Wohnung oder ein Pkw-Stellplatz. Auch andere vermietbare Objekte wie etwa ein Schaufenster oder eine Vitrine werden innerhalb von iX-Haus unter dem Oberbegriff Fläche verwaltet. Eine Fläche kann als Kostenstelle z. B. in der Buchhaltung angesprochen werden. Soll eine Kostenstelle durch mehrere Flächen beschrieben werden, nutzen Sie die Definition von Beteiligungskreisen.
Im Flächenstamm wird die individuelle Objektstruktur berücksichtigt. Nach der Auswahl eines Beteiligungskreises wird die Eingabemaske dynamisch angepasst. Die Flächenbezeichnung wird aus der Flächenart und den Kurznamen der Beteiligungskreise vorgeschlagen. Je nach Länge der jeweiligen Bezeichnungen kann der Vorschlag abgeschnitten werden - dann empfiehlt sich die Anpassung der Kurzbezeichnungen der Beteiligungskreis-Typen.
Planzahlen zu Flächen (Planmieten, Marktmieten) können als Flächensollbeträge hinterlegt werden. Diese rein informativen Werte werden für diverse Auswertungen (Vergleiche) verwendet. Für Leerstände wird die letzte Ist-Miete zur Abstimmung von Erlösschmälerungen berücksichtigt. Zur Unterscheidung von der Istmiete bei Belegungen wird sie im Dialog entsprechend gekennzeichnet.
Hier finden Sie schrittweise Anleitungen zu allen modulspezifischen Prozessen und Funktionen im Modul Flächenstamm.
Im Menü der Kommandoleiste finden Sie folgende Funktionen für den Flächenstamm:
Weitere Schalter der Kommandoleiste sind systemabhängig verfügbar.
Diese Funktion ist bei einer Ersteinrichtung von Objekten hilfreich. Aufgrund seiner Funktionalität sollten Sie Beschrieb kopieren nur mit entsprechender Vorbereitung gezielt einsetzen.
Die Flächenstammdaten sind vor allem eine Basis für das Vertragsmanagement, aber auch für flächenspezifische Auswertungen und Abrechnungen. Der Flächenstamm ist abhängig von Definitionen der Flächenarten.
Die Flächenbelegung zeigt an, zu welchem Zeitpunkt bzw. Datumsbereich eine vertragliche Bindung der Fläche zu einem Mieter oder Eigentümer existiert. Relevant sind hier somit die Daten aus dem Vertragsmanagement, welche gleichermaßen von Daten aus Personenstamm und Flächenstamm abhängig sind.
Die im Flächenstamm angelegten Flächen können in Objekten vom Typ Mietobjekt in der SE untereinander verknüpft werden.
Die Kommandoleistenmenüfunktion Flächen SE verbinden stellt eine direkte Verbindung der Flächen des aktuell eingestellten Objekts zu einem ausgewähltem WEG Objekt her. Voraussetzung ist dabei, dass die
Flächennummern in beiden Objekten identisch sind. Im Dialog kann ausgewählt werden, ob bestehende Verbindungen überschrieben werden. Eine weitere Option ist das Löschen bestehender Verbindung. Ein Protokoll informiert über die durchgeführten Operationen.
Bei dieser Variante können Sie einer Fläche A eine oder mehrere andere Flächen als Unterflächen zuordnen. Von den Unterflächen aus betrachtet ist Fläche A eine Hauptfläche dieser Flächen. Dieses ältere Konzept der Haupt- und Unterflächen kann z. B. zur Abbildung von Zwischenvermietungssituationen und bei der Verwaltung von Sondereigentum eingesetzt werden.
Diese Angaben sind für Auswertungen wie für Abrechnungen relevant. Ein oder zwei Umlageschlüssel werden als Basisgrößen der Fläche über die verwendete Flächenart definiert.
Ist die Lizenz zur HKD Schnittstelle EED aktiv, können Sie im Register Heizkostendienst im Feld Verbrauchsinfo (EED) ab hinterlegen, dass im Sinne des EED bei Funkablesung ein Zusatzvertrag über Verbrauchsinformationen mit dem Messdienst vereinbart worden ist. Nur wenn das Feld gefüllt ist, wird der neue Webservice ARGE On-Site-Role Daten der Nutzerwechsel an den Messdienst senden. Das Feld ist nur in Verbindung mit der Lizenz HKD Schnittstelle EED sichtbar. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, diesen Parameter per Stammdatenimport zu füllen. Dort wird hierzu die Spalte Verbrauchsinfo (EED) ab verwendet, welche ebenfalls nur mit der Lizenz HKD Schnittstelle EED sichtbar ist.
Im Register Heizkostendienst haben Sie die Möglichkeit einer Fläche einen Heizkostendienst mit dazugehöriger Kunden- und Ordnungsnummer manuell zuzuordnen. Die Zuordnung erfolgt i. d. R. über den Prozess A-Satz einlesen in der Schnittstelle Heizkosten.
Bei der Neuanlage einer Fläche wird deren MwSt-Typ im Register Übersicht eingetragen. Hier ist das Feld MwStTyp nur während der Neuanlage der Fläche editierbar. Danach ist dieses Feld gesperrt und zeigt immer den aktuellen MwSt-Typ zum Systemdatum. Änderungen des MwSt-Typs nehmen Sie in dem Register MwSt.-Typ vor.
Planzahlen zu Flächen (Planmieten, Marktmieten) können als Flächensollbeträge hinterlegt werden. Diese rein informativen Werte werden für diverse Auswertungen (Vergleiche) verwendet. Die Erzeugung von Planzahlen verwendet die Attribute 1 oder 2 - in der Regel 1 = Planmiete bzw. 2 = Marktmiete. Sie können die Attribute im Katalog Flächenstamm festlegen und bearbeiten, wenn Sie im Bearbeitungsmodus der Planzahlen befinden.
Im Register Vormietrecht können Sie pro Fläche einen Kommentar zu einem Vormietrecht eines Mieters hinterlegen, welchen Sie schon im Personenstamm erfasst haben.
Die Kommandoleistenmenüfunktion Teilflächen erzeugen erlaubt die Aufteilung einer Fläche ab einem Stichtag. Die Flächengröße (lt. zugeordneter Flächenart) muss zu diesem Stichtag bekannt sein! Bei Fokusverlust des Stichtagfeldes wird sonst eine Hinweismeldung generiert. Der Dialog kann dann über den X-Schalter rechts oben im Dialog geschlossen werden.
Die aufgeteilte Ursprungsfläche wird in ihrer Größe entsprechend reduziert und im Dialog angezeigt. Für die neu anzulegende(n) Fläche(n) wird als Größe nur der Wert der Basisgröße angegeben. Falls für die neue Teilfläche eine abweichende Flächenart definiert wird, ist der neue Wert ggf. nicht logisch und muss bearbeitet werden. Optional können die neuen Flächen weitere Daten der Ursprungsfläche übernehmen (Beteiligungskreis, Beschrieb, Multimediadaten).
Nach dem Aufteilen müssen Sie weitere Stammdaten der beteiligten Flächen ggf. noch anpassen. Wurde die Ursprungsfläche vollständig verteilt (Größe 0), erhält diese Fläche zum Stichtag auch ein Flächenendedatum. Beachten Sie daher in diesem Fall auch die Auswirkungen z. B. im Vertragsmanagement oder in Abrechnungen.
In den Systemeinstellungen finden Sie für den Flächenstamm u. a. folgende Parameter:
Weitere Parameter beziehen sich nur auf die Verarbeitung von Flächendaten in davon abhängigen Modulen und sind daher hier nicht aufgeführt.