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Bei der Dialogbuchhaltung in iX-Haus handelt es sich um eine geschäftsvorfallorientierte Buchungserfassung. Der Geschäftsvorfall löst fest definierte Buchungen aus. Die Buchungserfassung erfolgt jeweils mit einem auszuwählenden Geschäftsvorfallcode (GVC). Eine Übersicht über die GVCs finden Sie hier.

Die geschäftsvorfallorientierte Buchungserfassung hat für den Nutzer den wesentlichen Vorteil, dass die Eingabemasken den verschiedenen Geschäftsvorfällen angepasst werden und somit nur Daten zum eigentlichen Geschäftsvorfall erfasst werden müssen. Dies macht die Dateneingabe schneller, effektiver und weniger anfällig für Falscheingaben.

Sachkontenbuchungen in einer Finanzbuchhaltung (FIBU-Buchhaltung): Bei FIBU-Buchhaltungen ist generell darauf zu achten, dass die Kontenangaben sich immer auf die zu bebuchenden Objekte beziehen. Im Gegenkonto wird die Bank der FIBU eingetragen, wenn es für den gesamten Buchungskreis nur ein Bankkonto gibt. Sollte pro Objekt ein Bankkonto eingerichtet sein, so muss auch hier das entsprechende Objekt vor dem Sachkonto der Bank eingegeben werden.

Neben dem GVC, welcher die die Eingabemöglichkeiten bestimmt, charakterisieren Buchungsarten (BA) die jeweilige Buchung. In einzelnen GVCs ist die Auswahl der BA zulässig, in anderen ist sie entsprechend des Geschäftsvorfalls schon fest vorgegeben. Eine Übersicht über die BA finden Sie hier.

In iX-Haus können Sie Instandhaltungs-Rückstellungen auf Basis von Projekten buchen. Da die Buchung von Rückstellungen auf Unterprojekten vorgenommen werden kann, gelingt Ihnen der Ausweis und Nachweis gegenüber Prüfern unkompliziert. Details finden Sie in der PDF-Dokumentation Doku_Projekt-Rückstellungen.

Da sich die Maske der Dialogbuchhaltung wesentlich von den anderen Eingabemasken unterscheidet, wird Ihnen diese im Folgenden erläutert. Die Maske der Dialogbuchhaltung teilt sich auf in drei Bereiche:

• Filterbereich für Buchungsvorgänge / Buchungsvorganganzeige
• Bereich zur Auswahl bzw. zur Parametrisierung der Geschäftsvorfälle
• Eingabebereich zur Erfassung der Buchungsvorgänge

Sollte der obere Filterbereich nicht direkt beim Aufruf eines GVC’s angezeigt werden, ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste den Rand über dem Feld Buchungskreis nach unten.

Im oberen Bereich der Maske befindet sich ein Übersichtsbereich bzw. eine Liste der erfassten Buchungsvorgänge. Sie kann über die darüber liegenden Schaltflächen, je nach Wunsch, gefiltert werden. Das heißt, Sie können z. B. für einen bestimmten Zeitraum, Buchungskreis, Benutzer, Status und GVC die vorhandenen Buchungsvorgänge anzeigen lassen. Die Aufbereitungszeit der gefilterten Ansicht des Übersichtsbereiches ist abhängig von der Anzahl der Buchungen im Buchwerk.

In der Liste der Buchungsvorgänge wird ihnen durch eine Ampel der Status des Buchungsvorgangs angezeigt.

Buchungsvorgänge sind neben der Ampel mit einer blauen Karteikarte gekennzeichnet, daneben finden Sie den Buchungstext, den Jahrgang, den Buchungskreis, die Eingabe aus dem Feld Beleg, das Wertstellungsdatum und den zum Buchungsvorgang gehörenden Geschäftsvorfall.

Darüber hinaus finden Sie in der Liste Einträge mit gelben Buchungsmappen, die Buchungsvorgänge und/oder andere Buchungsmappen enthalten.

Wenn Sie für einen Hauptbuchungskreis folgende Filterparameter setzen, entsprechen die angezeigten Buchungsvorgänge dem Tagesbuchungsjournal:

Zeitraum: aktueller Tag
Benutzer: alle
Status: 002 Gebucht
GVC: alle

Über den Funktionsschalter Ausführen aktivieren Sie die von Ihnen gesetzten Filterparameter, Ihre Auswahl wird angezeigt.

Über den Funktionsschalter Standard setzen Sie die von Ihnen gesetzten Filterparameter wieder zurück, die Standardfilterparameter werden gesetzt:

Zeitraum: aktueller Jahrgang
Buchungskreis: Buchungskreis des eingestellten Objekts
Benutzer: Ihre aktuelle Benutzerkennung
Status: 001 gebucht
GVC: alle

Jeder Status eines Buchungsvorgangs ist am Beginn der Zeile durch eine Ampel (bzw. deren Leuchtzeichen) oder ein Mülleimersymbol und einer Karteikarte gekennzeichnet. Darüber hinaus finden Sie Einträge mit einer Buchungsmappe oder einer Fehlermeldung. Durch den Wechsel von dem zuvor verwendeten dreiphasigen Ampelsymbolen zu einer einzelnen großflächigeren Ampelfarbe sind einzelne Status ggf. besser erkennbar. Parallel hierzu wird in einer eigenen Spalte der Buchungsstatus schriftlich benannt:

Die wichtigsten Ampelfarben links neben der Karteikarte zeigen Ihnen analog einer Ampelphase an, in welchem Status sich der Buchungsvorgang befindet:

• Grün: zeigt an, dass der Buchungsvorgang erfolgreich gebucht wurde (Status Gebucht).
• Gelb: zeigt an, dass der Buchungsvorgang gerade gebucht wird bzw. gerade zur Buchung ansteht (Status In Warteschlange oder In Bearbeitung). In der Regel verbleibt ein Buchungsvorgang nur kurzzeitig in diesem Übergangszustand. Im Zweifelsfall buchen Sie einen solchen Vorgang erneut (Vorgang mit rechter Maustaste markieren, buchen).
• Rot: meldet einen Fehler, der Buchungsvorgang wurde abgebrochen (Status Fehler). Beachten Sie die Fehlermeldung, die Sie sich über das Kontextmenü anzeigen lassen können.
• Ein zweifarbiges rot-grünes Symbol zeigt an, dass ein zuvor erfolgreich gebuchter Vorgang im Rahmen einer erneuten Buchung nicht gebucht werden konnte (Status Fehler). Der potentielle Buchungsblock, welcher durch die fehlerhafte Konstellation ergäbe, wird in der Fehlermeldung dargestellt. Das Buchungsjournal weist die Kontierung lt. Buchungsnummer auf. Der Fehlerstatus kann zurückgesetzt werden, die Buchung verbleibt dann in alten, gebuchten Zustand (grüne Ampel).
• Ein farbloses, graues Leuchtzeichen steht für einen Buchungsvorgang, der vorerfasst und noch nicht gebucht wurde. Solche Buchungsanweisungen tragen daher keine Buchungsnummer. Vorerfasste Buchungsvorgänge können noch gebucht, alternativ aber auch gelöscht werden.
• Mülleimer: Ein vorerfasster Buchungsvorgang mit Status Gelöscht. Dieser Buchungsvorgang kann somit nicht mehr ausgeführt werden. Sollte er dennoch ausgeführt werden, erstellen Sie eine analoge Buchunganweisung erneut. Vorerfasste wie auch gelöschte Buchungsvorgänge weisen keine Buchungsnummer auf.
• Sollte vor einem Buchungsvorgang ein rotes Kreuz mit ERR erscheinen, setzen Sie sich bitte mit Ihrem zuständigen Consultant oder Ihrer Hotline in Verbindung. In diesen Fällen handelt es sich um einen technisch bedingten Fehler.
• geöffnete Buchungsmappe: wird geschlossen durch Doppelklick (⇒ kompakte Ansicht)
• geschlossene Buchungsmappe: wird durch Doppelklick geöffnet, die darin enthaltenen Buchungsvorgänge werden dann angezeigt. Da der Inhalt von Buchungsmappen unterschiedliche Buchungstatus aufweisen kann, haben Buchungsmappen selbst kein Statussymbol.

Durch Doppelmausklick des Buchungsvorgangs aktivieren Sie einen Buchungsvorgang oder eine Buchungsmappe. Der Eintrag wird farblich hervorgehoben. Die Daten der markierten Buchungsvorgänge werden im unteren Eingabebereich angezeigt.

Mit rechtem Mausklick auf einen Buchungsvorgang oder eine Buchungsmappe öffnet sich ein Kontextmenü mit folgenden Einträgen, die Sie mit linkem Mausklick auswählen können. Folgende Funktionen stehen Ihnen hier zur Verfügung:

Mit rechtem Mausklick auf mehrere Buchungsvorgänge öffnet sich ein Kontextmenü mit weiteren Einträgen, die Sie mit linkem Mausklick auswählen können. Folgende Funktionen stehen Ihnen hier zusätzlich zur Verfügung:

Belege holen startet eine Abfrage im DMS. Art und Umfang der verfügbaren Belege wird entsprechend der Konfiguration über Belege holen (Konfiguration) (DMS) realisiert. Diese Funktion wird analog auch in der Dialogbuchhaltung und im Zahlungsverkehr angeboten.

Über das Kontextmenü der rechten Maustaste können Sie zur einzeln ausgewählten Buchung das Buchungsjournal als Druckvorschau aufrufen.

Im mittleren Bereich der Maske befinden sich verschiedene Parameter zur Auswahl des Geschäftsvorfalls.

Im unteren Bereich der Dialogbuchhaltungsmaske befindet sich der eigentliche Eingabebereich. Hier erfassen Sie die Daten zu den verschiedenen Geschäftsvorfällen, siehe hierzu das Kapitel zum jeweiligen GVC.In den meisten Fällen können Sie im Feld Konto oder Gegenkonto stehend mit F7 einen aktuellen Kontoauszug des dort eingetragenen Kontos anzeigen lassen

Folgende zusätzliche Schaltflächen stehen Ihnen im Modul Dialogbuchhaltung zur Verfügung.

Eine einfache Suchabfrage öffnet sich bei Tastendruck einer beliebigen Buchstabentaste (außer Ä, Ö und Ü), wenn die Kommandoleiste aktiv ist. Hier können Sie nach Buchungsnummer oder OP-Nummer im angegebenen Jahrgang und Buchungskreis suchen. Die Parameter Jahrgang und Buchungskreis werden beim Aufruf der Suchabfrage anhand der Parameter zur Auswahl eines Geschäftsvorfalls (mittleres Fenster) vorgeschlagen.

Zur Suche nach migrierten Buchungsdaten (Buchungen aus einer Datenübernahme von der Version 3) steht Ihnen die Suche nach einer Buchungsnummer in einem bestimmten Jahrgang und Buchungskreis zur Verfügung.