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Faktura

Faktura

Was mache ich hier?

Das Modul Faktura ist ein lizenzpflichtiges Zusatzmodul zur Erstellung von Ausgangsrechnungen. Unter der Lizenz Verwaltergebühren steht das Modul mit eingeschränkten Funktionen zur Verfügung.

Mit dem Modul können Sie in iX-Haus detaillierte Aufstellungen über Geldforderungen für beliebige Leistungen erstellen. Die mit dem Modul erstellten Rechnungen enthalten Angaben über die Leistung (Art, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse). Hierzu wird Microsoft Word eingesetzt. Das Ausstellen einer Rechnung nennt man Fakturierung. Das Modul wird in iX-Haus auch genutzt, um vertraglich geregelte Mieterinstandhaltungsbeteiligung (IHB) und Schadenersatz- sowie Intercompany-Rechnungen zu bedienen.

Um beliebig viele hintereinander eingegebene Rechnungen gleichzeitig zu drucken und zu archivieren, wurde eine gleichlautende Funktion implementiert. Dabei kann die Funktion Drucken und Archivieren per Mehrfachauswahl über beliebig viele Datensätze ausgeführt werden. Im Gegensatz zur Funktion Drucken für einzelne Rechnungen erfolgt im Massendruck keine Abfrage, ob archiviert werden soll, da die Archivierung automatisch stattfindet. Sind unter den selektierten Rechnungen Verwaltergebühren-, Zahlungsplan- oder externe manuelle Rechnungen, werden diese nicht archiviert!

Faktura und SEPA

Die Erstellung von Rechungen betrifft ggf. das DataClearing (Zahlungsverkehr) und hiermit verbundene SEPA-Fragestellungen Es kann ein Kreditorenbereich definiert werden, in dem feste Mandate für den gesamten Objektbereich verwendet werden. Hierzu wird die Systemeinstellung KreditorenFestesMandat genutzt. Wenn Personenbankinhaber leer ist wird Name der Person als Kontoinhaber übertragen.

Wie mache ich es?

Hier finden Sie schrittweise Anleitungen zu allen modulspezifischen Prozessen und Funktionen im Modul Faktura.

Ändern von externen Rechnungen

Beteiligung an kreditorischen Rechnungen in die Faktura übernehmen

Buchen von wiederkehrenden Zahlungen von Debitoren

Cash-Pooling Kontrolle von Bank und Zinsstand über OPs

Externe Rechnungen verarbeiten

Eine externe Rechnung können Sie in der Faktura ebenfalls verarbeiten. Hierzu nutzen Sie aus dem Kontextmenü der rechten Maustaste die Funktion Rechnungsnummer vergeben (externe Rechnung). Im Gegensatz zu selbst erstellten Rechnungen entfällt hier die Eingabe der Rechnungspositionen. Stattdessen geben Sie den Dateinamen und Pfad zur Rechnungsdatei an. Geben Sie keine Rechnung an, wird eine neue Rechnung blanko erzeugt, sozusagen als Handbeleg. Mit Doppelklick können Sie die Parameter externer Rechnungen erneut aufrufen, solange diese noch nicht gesperrt sind. Die Daten von manuellen externen Rechnungen können nun solange bearbeitet werden, wie sie keine DCL-Laufnummer oder DATEV-Laufnummer besitzen (also noch nicht im Zahlungsverkehr genutzt werden oder aufgrund einer Übertragung nach DATEV oder SEPA eine buchhalterische Änderungssperre wg. Exportstatus aufweisen).

Mit den Daten der Rechnung kann ein Word-Schreiben generiert werden. Dies geschieht automatisch, wenn beim Anlegen der Rechnung nicht eine bereits bestehende Rechnungsdatei verknüpft wird. Für die Generierung wird eine im Vorfeld definierte Vorlage verwendet. Die Vorlage kann pro FIBU und/oder global definiert werden. In den Word-Vorlagen für ext. man. Rechnungen können auch die Platzhalter «UserVorname», «UserNachname», «UserKuerzel», «UserTel», «UserFax» und «UserMail» verwendet werden. Sie werden mit den entsprechenden Daten des aktuellen iX-Haus-Anwenders ersetzt. Die Rechnungen von externen manuellen Rechnungen können auch nach DocuWare archiviert werden. Es ist möglich, Dataclearing Läufe für Rechnungen vom Typ Ext. Verw.Geb. SonstGeb.(Kto) zu erstellen.

Klicken Sie in das Grid mit der rechten Maustaste.
Wählen Sie den Befehl Rech.Nr. vergeben (externe Rechnung). Der Dialog Rechnungsnummer vergeben (externe Rechnung) wird geöffnet.
Wählen Sie im Feld Fibu das FIBU-Objekt oder Hauptbuch aus, welchem die Rechnung zugeordnet werden soll. F2 öffnet eine Auswahl der verfügbaren Finanzbuchhaltungsobjekte. Zu dieser FIBU muss schon eine Regel für die Bildung der Rechnungsnummern vorliegen.
Wählen Sie optional eine Gesellschaft aus (Achtung: handelt es sich ggf. um eine Intercompany-Rechnung?!)
Im Feld ObjektNr. geben Sie die Objektnummer ein, auf welche sich die Rechnung bezieht (Pflichtfeld).
Wählen Sie den Leistungszeitraum aus. Hierzu geben Sie den Beginn unter LZ Von und das Ende unter LZ Bis ein.
Geben Sie unter Rech.-Datum das Rechnungsdatum ein.
Geben Sie das Wertstellungsdatum ein. Bei der Erfassung von externen Rechnungen wird das Wertstellungsdatum im Dialog der externen manuellen Rechnung situationsbezogen vorbelegt: LZ-Bis ist das aktuelle Datum oder in der Zukunft =⇒ Wertstellung auf aktuelles Datum, LZ-Bis ist in der Vergangenheit =⇒ Wertstellung auf Ultimo des aktuellen Monats.
Geben Sie die auf der Rechnung vermerkten Empfängerdaten ein. ( Anrede, Name 1, ggf. Name 2, Straße (mit Hausnummer), PLZ Ort in die jeweiligen Datenfelder ein.
Geben Sie unter Betrag den Netto-Rechnungsbetrag und in MwSt.-Betrag den in der externen Rechnung ausgewiesenen Mehrwertsteuerbetrag.
Haben Sie die Rechnung als Datei vorliegen, geben Sie den Pfad zur Rechnung ein. F2 öffnet die Windowsdateiauswahl.
Lassen Sie das Feld Rechnung leer, erstellt iX-Haus eine Standardrechnung, wenn Sie für den Rechnungstyp externe Rechnung eine Standardvorlage definiert haben.
Mit OK bestätigen Sie die Dateneingabe. Mit Abbrechen verwerfen Sie die Dateneingabe.
Mit Strg+S oder Klick auf Änderungen speichern in der Kommandoleiste speichern Sie den bearbeiteten Datensatz.

Instandhaltungsbeteiligung und Schadenersatz

Bei Buchung einer Eingangsrechnung wird direkt geprüft, ob die Rechnung vertraglich an den Mieter weiterbelastet wird. Bei der Belastung des Mieters wird unterschieden zwischen Instandhaltungsbeteiligung [https://www.google.de/search?q=Instandhaltung+Beteiligung&spell=1&sa=X&ved=0ahUKEwjqsu_Fgr3JAhXIDxoKHdMCDU4QvwUIGigA] (IHB) und dem Schadenersatz. Im Fall der Weiterbelastung können Sie je nach vertraglicher Vereinbarung (teilweise oder vollständige Belastung) direkt mit Buchung der Eingangsrechnung die Ausgangsrechnung an den Mieter initiieren. Dieses sichert einen äußerst effizienten Prozess der Weiterbelastung im Rahmen einer Instandhaltungsbeteiligung (IHB). Zudem können Sie auch Schadenersatzansprüche vollständig vom Mieter einfordern.

Die Belastung des Mieters kann über zwei Wege erfasst werden:

über die Rechnungsmaske – bei diesem Eingabeweg kann die Mieterbelastung direkt in der Rechnungsmaske zusammen mit den Kontierungen erfasst werden. Dabei kann mit jeder Kontierung der Rechnung ein Mieter-Vertrag belastet werden. Der Kontierungsbetrag wird vollständig unter der Voraussetzung, dass eine solche Belastung zulässig ist, an dem Mieter weiter gegeben. Die Mieterrechnung kann sofort automatisch in der Faktura erstellt, gedruckt, archiviert und gebucht werden. Dieser Weg bietet also eine vollautomatische Weiterbelastung des Mieters.

über die Kontierungszeile – bei diesem Eingabeweg wird für die Mieterbelastung(en) eine Extra-Maske verwendet. Dabei kann eine Kontierung der Eingangsrechnung auf mehrere Mieterverträge aufgeteilt werden. Der Kontierungsbetrag muss nicht unbedingt vollständig aufgeteilt werden, sondern kann auch nur teilweise an die Mieter weitergegeben werden. Die ist eine Alternative zu dem ersten Eingabe-Weg, wird hier nicht geprüft, ob die Belastung des Mieters zulässig ist. Wie auch bei dem ersten Eingabe-Weg kann hier Mieterrechnung sofort automatisch in der Faktura erstellt, gedruckt, archiviert und gebucht werden. Auch dieser Weg bietet eine vollautomatische Weiterbelastung des Mieters.

Mit der Systemeinstellung FakturaRechnungWertstellungHochsetzenTage ¹⁾ können Sie definieren, ob bei Weiterbelastungen die zugehörige Faktura-Rechnung mit einer zeitlich versetzten Wertstellung nach der Wertstellung der Eingangsrechnung gebucht wird. In dieser Zeit wird die Rechnung nicht angemahnt und kann als Frist zur Zahlung der Rechnung eingeräumt werden. Im Standard übernimmt die Faktura-Rechnung das Wertstellungsdatum der Eingangsrechnung. Weitere Systemeinstellungen finden Sie u. a. im Abschnitt Systemparameter zu GVC701 für Fakturarechnungen.

Der ebenfalls in das Faktura Modul integrierte Intercompany Prozess bietet für Weiterbelastungen zwischen mehreren Gesellschaften einen hohen Komfort. Ausgehend von einer externen Eingangsrechnung kann die gesamte Prozesskette dargestellt werden, in allen beteiligten Gesellschaften werden die Rechnungen und Buchungen generiert. Bei Einsatz von DocuWare ist nicht einmal der Ausdruck der Rechnungen notwendig diese werden einfach archiviert, bis diese für Prüfungen benötigt werden.

Details finden Sie in den Dokumentationen doku_intercompanyrechnungen.pdf und doku_mieterinstandhaltung.pdf. Lassen Sie sich hierzu gerne beraten und nutzen Sie diesen hohen Komfortgewinn für Ihre täglichen Prozesse. Bei Interesse an diesen Zusatzfunktionen wenden Sie sich bitte an die CREM SOLUTIONS.

IHB - Automatische Beteiligung

Durch erweiterte Einstellungen

können Sie pro FIBU einstellen, ob eine Prüfung auf Weiterbelastung aufgrund der im Vertragsmanagement hinterlegten Einstellung im Register Instandhaltung stattfinden soll. Hierdurch ist auch eine vollautomatische Rechnungserstellung (Ausgangsrechnung) mit Druck und Übernahme in die Buchhaltung möglich.

IHB - Erfassung der Mieterbelastung über Rechnungsmaske

Bei diesem Erfassungsweg werden die Daten über GVC 701 nicht nur erfasst, sondern es können die Mieterrechnungen direkt erstellt, gedruckt, archiviert und gebucht werden.

Jede Kontierung der Eingangsrechnung kann dabei nur einen einzigen Mieter-Vertrag belasten. Der Kontierungsbetrag wird vollständig an den Mieter weiter gegeben, unter der Voraussetzung, dass eine solche Belastung zulässig ist.

Für die Erfassung der Mieterbelastung auf diesem Weg wurde die Rechnungseingangsmaske erweitert:

Feld Vertrag – dieses Feld wird nur dann sichtbar, wenn in der FIBU des kontierten Objektes Kontorahmen für Instandhaltungsbeteiligung der Mieter bzw. für Schadenersatz festgelegt sind. In diesem Feld kann ein Mietvertrag eingegeben werden, auf den dann weiterbelastet erden kann.
Weiterbelastung durchführen – auch dieser Schalter ist nur dann sichtbar, wenn in der FIBU des kontierten Objektes Kontorahmen für Instandhaltungsbeteiligung der Mieter bzw. für Schadenersatz festgelegt sind. Wurde in der FIBU der Schalter Mieter immer belasten gesetzt, dann ist der Schalter Weiterbelastung durchführen in GVC-701 nicht aktiv. Der Benutzer hat dann keinen Einfluss darauf. Der Mieter wird weiterbelastet, wenn es zulässig ist. Ist der Schalter Mieter immer belasten im FIBU-Objekt nicht gesetzt, dann kann der Benutzer bei jedem Einzelfall selbst entscheiden ob der Mieter weiterbelastet wird oder nicht.

Mieterbelastung erfassen

Geben Sie die Daten für die Eingangsrechnung wie üblich ein.
Bei der Erfassung der Kontierung tragen Sie den Mietvertrag ein, an den der Kontierungsbetrag weiterbelastet wird. Der Mietvertrag kann über das Feld Vertrag oder über das Feld Flächenkostenstelle definiert werden.
Nachdem der Mietvertrag ausgewählt wurde, erscheinen in der Maske Information in Form von Text. Dieser Text gibt Information über Vertragsvereinbarungen bezüglich Instandhaltungsbeteiligung. Wenn eine weitere Belastung des Mieters nicht möglich sind, dann wird auch diese Information angezeigt. Zusätzliche Informationen bekommen Sie, wenn Sie in dem Feld Vertrag stehen und die F7-Taste drücken. Dann erscheint der Kontoauszug des Mieters für IHB/Schadenersatz-Konten. Als Zeitraum wird das gesamte Jahr, in dem die Wertstellung erfolgt, ausgewertet.
Setzen Sie den Schalter Weiterbelastung durchführen, falls er aktiv ist.
Speichern Sie die Kontierung.

Nach dem alle Kontierungen eingetragen und gespeichert wurden, können Sie den GVC-701 buchen. Nach der Betätigung der Schaltfläche Buchen erscheint eine Maske Weiterbelastung Definition. Je nach System-Einstellung ist möglich hier auszuwählen, welche Prozesse durchgeführt werden sollen. Folgende Prozesse können automatisch ausgeführt werden:

Faktura-Ausgangsrechnung generieren – bei diesem Vorgang wird pro Mieterbelastung eine Ausgangsrechnung an den Mieter in der Faktura erstellt (eine neue Zeile im Modul Faktura/Rechnungen erstellen).
Faktura-Ausgangsrechnung archivieren – bei diesem Vorgang wird die Ausgangsrechnung an den Mieter archiviert. Die Voraussetzung dafür ist die Existenz der Standardvorlage für die Mieter-Rechnungen.
Faktura-Ausgangsrechnung drucken – die Ausgangsrechnung an den Mieter wird gedruckt, vorausgesetzt dass die Standardvorlage für Mieter-Rechnungen existiert.
Faktura-Ausgangsrechnung buchen – bei diesem Vorgang werden pro Mieterbelastung zwei Buchungen erfolgen: Sollstellung des Mieters und Sachkontenumbuchung. Sachkontenumbuchungen sind optional. Diese werden nur durchgeführt, wenn ein Umbuchungskonto für den Personentypen definiert wurde.

Nach dem Betätigen des OK-Schalters werden ausgewählte Prozesse durchgeführt. Am Ende des Vorgangs wird ein Protokoll angezeigt. In diesem Protokoll können Sie die ausgeführten Aktionen nachverfolgen.

Achtung
Falls Sie eine Eingangsrechnung mit mehreren Kontierungen erfasst haben und mehrere Kontierungen ein und denselben Vertrag belasten, wird für diesen Vertrag nur eine Rechnung mit mehreren Positionen erstellt. Vorausgesetzt die Belastungen sind vom gleichen Typ, z. B. Instandhaltung. Für Instandhaltung und Schadenersatz werden immer separate Rechnungen erstellt.

Erfassung der Mieterbelastung über die Kontierungszeile

Bei diesem Erfassungsweg werden die Daten über GVC 701 eingegeben und gespeichert. Die Übernahme der Daten in die Faktura und Erstellung der Mieterrechnung erfolgt in dem Modul Faktura. Auch Drucken und Buchen der Rechnungen erfolgt in dem Modul Faktura.

Die Kontierung der Eingangsrechnung kann auf mehrere Mieterverträge aufgeteilt werden. Der Kontierungsbetrag muss nicht unbedingt vollständig aufgeteilt werden, sondern kann auch nur teilweise weitergegeben werden.

Bei der Speicherung der Daten wird nicht geprüft, ob die Belastung des Mieters zulässig ist. Diese Prüfung wird auch in der Faktura bei der Übernahme der Daten nicht erfolgen. Für die Prüfung und Richtigkeit der Eingaben ist der User zuständig.

In GVC 701 werden keine weiteren Aktionen durchgeführt außer der Speicherung der Eingaben. Für die Übernahme der Mieterrechnungen in die Faktura, Druck und Buchung sind weitere Schritte in der Faktura erforderlich.

IHB - Manuelle Übernahme der Daten in die Faktura

Es ist nicht zwingend erforderlich die Faktura-Rechnung direkt aus dem GVC 701 zu generieren, zu drucken und zu buchen. Sie können die Mieterbelastungen erst nur erfassen und später manuell in die Faktura übernehmen. Die Übernahme der Daten, Buchen und Drucken der Rechnungen erfolgt in dem Modul Faktura in folgenden Schritten:

Im Faktura-Modul übernehmen Sie über das Menü IHB Datenübernahme, die über GVC 701 eingetragene Mieterbelastungen als Mieterrechnungen. Nach der Übernahme werden diese Rechnungen mit Status Erfasst und dem Typ Mieter IHB/Schadenersatz angezeigt. Die so erzeugten einzelnen Mieterrechnungen können Sie zur Kontrolle per Doppelklick aufrufen. Alle erforderlichen Informationen sind durch die Automatik schon eingetragen.
Die einzelne Mieterrechnung kann nun gedruckt und an die Buchhaltung übergeben werden. Nutzen Sie hierzu das Kontextmenü der rechten Maustaste.
Mit dem Schalter Übergabe Buchhaltung werden im jeweiligen Vertrag ein Eintrag als Einzelsoll-Sollbetrag vorgenommen, eine Sollstellungsbuchung zum Einzelsoll und eine Aufwandsumbuchung (als Sachkontobuchung) gebucht. Umbuchungen in abweichenden Jahrgängen erfolgen immer manuell.
Die Status der Buchungsinformationen werden auch im Faktura-Modul im Status der jeweiligen Mieterrechnung angezeigt (erfasst, übergeben, teilgebucht, gebucht).
Im Rahmen der Stornierung einer Eingangsrechnung werden für die beteiligten Mieter Gutschriften erzeugt. Hierzu wird in der Faktura eine Standardvorlage vom Typ Gutschrift Mieter genutzt. Ein Storno über die Jahrganggrenze erfolgt manuell.

IHB - Erfassen einer Mieterbelastung im Rahmen der Rechnungserfassung

Während der Rechnungserfassung mit GVC 701 starten Sie die manuelle Zuordnung der IHB in der Kontierungszeile über das Kontextmenü der rechten Maustaste (Schalter Instandhaltungsbeteiligung von Mietern).
Fügen Sie im Dialog Instandhaltungsbeteiligung der Mieter mittels Schalter Hinzufügen eine neue Mieterbeteiligung hinzu.
Wählen Sie für die Mieterbeteiligung das Objekt, den Mieter und die Fläche aus. Im Dialog wird als Hilfestellung zur Eingabe des erforderlichen Faktura-Textes die maximal mögliche Beteiligung lt. den Vorgaben im Vertragsmanagement, Instandhaltung angezeigt. Dies dient nur der Information und wird nicht geprüft.
In den Systemeinstellungen der Buchhaltung kann eine Vorbelegung des Faktura-Textes definiert werden (Parameter FakturaText). In diesem Fall wird der Text wie definiert vorbelegt, sonst tragen Sie den Text manuell ein.
Die Höhe der Beteiligung bestimmen Sie durch Eingabe des Nettobetrages. (Das Feld Bruttobetrag ist daher deaktiviert. Die anfallende Steuer wird automatisch berechnet – s. Ersteinrichtung, MwSt-Tabelle).
Speichern Sie die Beteiligung.
Fügen Sie ggf. weitere Belastungen hinzu. Die einzelnen Belastungen werden im unteren Bereich des Dialogs aufgelistet. Die Kontrollsummen liefern Ihnen eine Übersicht über die verteilten Nettobeträge, Steueranteile und Bruttobeträge.
Beenden Sie die IHB-Eingaben mit Klick auf Schließen.
Buchen Sie die Rechnung.

Nach der Betätigung der Schaltfläche Buchen erscheint eine Maske Weiterbelastung Definition. Je nach System-Einstellung ist es möglich hier auszuwählen, welche Prozesse durchgeführt werden sollen. Folgende Prozesse können automatisch ausgeführt werden:

Faktura-Ausgangsrechnung generieren – bei diesem Vorgang wird pro Mieterbelastung eine Ausgangsrechnung an den Mieter in der Faktura erstellt (eine neue Zeile im Modul Faktura/Rechnungen erstellen).
Faktura-Ausgangsrechnung archivieren – bei diesem Vorgang wird die Ausgangsrechnung an den Mieter archiviert. Die Voraussetzung dafür ist die Existenz der Standardvorlage für die Mieter-Rechnungen.
Faktura-Ausgangsrechnung drucken – die Ausgangsrechnung an den Mieter wird gedruckt, vorausgesetzt dass die Standardvorlage für Mieter-Rechnungen existiert.
Faktura-Ausgangsrechnung buchen – bei diesem Vorgang werden pro Mieterbelastung zwei Buchungen erfolgen , Sollstellung des Mieters und Sachkontenumbuchung. Sachkontenumbuchungen sind optional. Die werden durchgeführt, nur wenn ein Umbuchungskonto für den Personentypen definiert wurde.

Nach dem Betätigen des OK-Schalters werden ausgewählte Prozesse durchgeführt. Am Ende des Vorgangs wird ein Protokoll angezeigt. In diesem Protokoll können Sie die ausgeführte Aktionen nachverfolgen.

IHB - Reporten der Weiterbelastung

Im Faktura-Modul können Sie eine Excel-Tabelle als Übersicht über die Weiterbelastung an Mieter erzeugen. Im Report wird jede betroffene Rechnung ausgegeben – inklusive eventueller Stornobuchungen oder Gutschriften. Mehrere Einzelbelastungen werden getrennt aufgeführt.

Starten Sie über das Menü den Report Liste Weiterbelastung an Mieter.
Geben Sie im Dialog Liste 2450 – Übersicht Weiterbelastung Mieter eine Objektnummer, einen Objektbereich oder via F2-Klick eine Objektgruppe an.
Bestimmen Sie den Datumsbereich der Übersicht.
Sie können alle Rechnungen oder Rechnungen mit bestimmten Buchungsstatus auswählen – eine Mehrfachauswahl ist zulässig.
Geben Sie als Ausgabedatei den Pfad und den vollständigen Dateinamen vor, unter dem der Excel-Report generiert werden soll. Eine ggf. schon vorhandene Reportdatei kann überschrieben werden.

Der so erzeugte Report umfasst Informationen aus der Buchhaltung (aus dem jeweiligen GVC 701) und aus der Mieterbelastung lt. Faktura.

Beschreibung der Spalten im Report Übersicht Weiterbelastung Mieter

`BuKreis`	Der Buchungskreis der erfassten Rechnung.
`Kreditor`	Die Kreditornummer der erfassten Rechnung.
`OP-Nummer`	Die Offene Posten Nummer der erfassten Rechnung
`Buchungsnummer`	Die Buchungsnummer der erfassten Rechnung
`RE-Nr`	Die Rechnungsnummer des Kreditors der erfassten Rechnung.
`Wertstellung`	Das Wertstellungsdatum der erfassten Rechnung.
`Buchungstext`	Der Buchungstext der erfassten Rechnung.
`RE-Betrag`	Der Rechnungsbetrag (Brutto) der erfassten Rechnung.
`Objekt`	Das Mieter-Objekt des Mieters, der Weiterbelastet wurde.
`Mieter`	Die Mieternummer des Mieters, der Weiterbelastet wurde.
`Weiterbelastung`	Der Betrag, der dem Mieter weiterbelastet wurde.
`Rücknahme`	Eine durch die Fachabteilung zurückgenommene Weiterbelastung(kein Storno), wird hier mit X gekennzeichnet.
`Faktura`	Das Datum an dem die Weiterbelastung in die Faktura eingestellt wurde.
`RE-Nr`	Die durch die Faktura (Rechnungslegung an den Mieter) vergebene Rechnungsnummer der Weiterbelastung.
`Gebucht`	Das Buchungsdatum, an dem die Weiterbelastung verbucht wurde.
`Betrag`	Der tatsächlich durch die Faktura gebuchte Betrag.
`Differenz`	Die gerechnete Differenz zwischen dem Weiterbelastungsbetrag lt. Rechnungserfassung und dem tatsächlich durch die Faktura berechnetem Betrag (Details zur Rechenformel s. u.).

Die Eingangsrechnungen (GVC 701) werden pro Mieterbelastung angezeigt. Dieses bedeutet, wenn bei so einer Rechnung drei Mieterbelastungen eingetragen, dann wird die Rechnung in drei Zeilen angezeigt – je eine Zeile pro Mieterbelastung. Der Rechnungsbetrag wird immer nur in der ersten Zeile der Rechnung angezeigt. Die einzelnen Mieterbelastungen werden je Zeile angezeigt.

Die Faktura-Rechnungen mit mehreren Positionen werden in mehreren Zeilen angezeigt. Eine Zeile je Position. Der Rechnungsbetrag und die Sollstellung der Rechnung werden immer nur in der ersten Zeile der Rechnung angezeigt. Die Sachkontenumbuchungen werden in jeder Zeile angezeigt, weil bei Sachkontenumbuchungen eine separate Buchung pro Rechnungsposition erfolgt.

Diese Darstellung ermöglicht eine korrekte Summierung der Spalten, falls erforderlich.

Hinweis

Hinweis
Zurückgenommene Rechnungen fließen in die Berechnung ein. Bereits durchgeführte Weiterbelastungen bei zurückgenommenen Rechnungen führen zu negativen Differenzen!

Differenzberechnung für Rechnungen: Diff = WBnR - UF

Differenz = [Weiterbelastung Netto (Rechnungseingangsseite)] - [Betrag Umbuchung (Fakturaseite)]

Bei zurückgenommenen Rechnungen ist die Differenz = 0,00.

Differenzberechnung für Gutschriften und Storno: Diff = WBnR - (UF + GF + GS)

Differenz = [Weiterbelastung Netto (aus zugehöriger Rechnung Rechnungseingangsseite)] – [Betrag Umbuchung (aus zugeh. Rechnung Fakturaseite) + Betrag Umbuchung (aus Gutschrift/Storno Fakturaseite)].

Noch nicht gebuchte Mieterrechnungen sowie nachträgliche Änderungen in der Rechnungserfassung nach Übergabe an die Faktura lassen sich so erkennen.

Leistung bearbeiten

Leistung neu erfassen

Öffnen Sie im im Grid des Modul Leistungsverzeichnis mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie dort den Menüpunkt Neue Leistung … aus.
Der gleichnamige Eingabedialog wird geöffnet.
Geben Sie ein eindeutiges neues Kürzel ein. Es stehen Ihnen hierzu bis zu zehn Zeichen zur Verfügung.
Geben Sie eine Bezeichnung ein. Im Eingabefeld tragen Sie die Bezeichnung ein. Mit dem F2-Klick öffnen Sie einen Texteditor, um die Bezeichnung ausführlicher zu formulieren. Die Zeilenumbrüche werden in dem Feld Bezeichnung nicht dargestellt. Mit OK bestätigen Sie die Auswahl, mit Abbrechen verlassen Sie den Dialog ohne Änderungen.
Im Feld Einzelpreis definieren Sie den Nettowert der einzelnen Leistung. Für Debitor- und Mieterrechnungen können bis zu fünf Nachkommastellen genutzt werden.
Im Feld Sachkonto können Sie ein Erlöskonto vorgeben, auf welches sich die Leistung bei Debitorenrechnungen beziehen soll. Eine Sachkontenauswahl wird hier bewusst nicht angeboten, da in unterschiedlichen Objekten unterschiedliche Sachkontenrahmen genutzt werden können und eine F2-Auswahl nicht repräsentativ wäre.
In der Zuordnung zum Rechnungstyp können Sie mit F2-Auswahl festlegen, dass diese Leistung nur in bestimmten Rechnungstypen verwendet werden darf. Eine Mehrfachauswahl ist im Dialog Zuordnung der Leistung zum Rechungstyp möglich. Mit Schaltern können Sie auch generell Alle auswählen oder Alle abwählen. Mit OK bestätigen Sie die Auswahl, mit Abbrechen verlassen Sie den Dialog ohne Änderungen.
Bestätigen Sie den Dialog Leistung bearbeiten mit OK, um die Leistungsdefinition zu speichern.
Mit Abbrechen verlassen Sie den Dialog ohne Änderungen.
Speichern Sie die Anpassungen, welche Sie im Grid durch Einfügen einer neuen Leistung vorgenommen haben, mit Strg+S oder Klick auf den Schalter Änderungen speichern in der Kommandoleiste.

Leistung ändern

Per Doppelklick öffnen Sie eine vorhandene Definition. Alternativ nutzen Sie aus dem Kontextmenü der rechten Maustaste den Menüpunkt Ändern….
Nehmen Sie die gewünschten Anpassungen vor. Die Anpassungen wirken sich nicht auf schon erstellte Rechnungen aus.
Bestätigen Sie den Dialog Leistung bearbeiten mit OK, um die Leistungsdefinition zu speichern. Mit Abbrechen verlassen Sie den Dialog ohne Änderungen.
Speichern Sie die Anpassungen, welche Sie im Grid durch Ändern einer Leistung vorgenommen haben, mit Strg + S oder Klick auf den Schalter Änderungen speichern in der Kommandoleiste.

Leistung löschen

Nutzen Sie aus dem Kontextmenü der rechten Maustaste den Menüpunkt Löschen.
Alternativ markieren Sie die zu löschende Leistung im Grid und betätigen den Schalter Datensatz löschen in der Kommandoleiste.
Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit OK. Mit Abbrechen verlassen Sie den Dialog ohne Löschung.
Löschungen wirken sich nicht auf schon erstellte Rechnungen aus.
Speichern Sie die Anpassungen, welche Sie im Grid durch das Löschen einer Leistung vorgenommen haben, mit Strg + S oder Klick auf den Schalter Änderungen speichern in der Kommandoleiste.

Gutschrift zu einer Debitorrechnung erzeugen

Liste 'Weiterbelastung an Mieter' erzeugen

Mieterrechnung erzeugen

Neue Debitorgutschrift erfassen

Neue Debitorrechnung erfassen

Wählen Sie aus dem Kontextmenü der rechte Maustaste Neue Debitorrechnung.
Der Dialog Neue Rechnung wird mit der Voreinstellung Rechnung Debitor im Feld Rechnungstyp geöffnet.
Wählen Sie unter Rechnungssteller im Feld Fibu das FIBU-Objekt oder Hauptbuch aus, in welchem die Ausgangsrechnung erzeugt werden soll. F2 öffnet eine Auswahl der verfügbaren Objekte.
Wählen Sie den Rechnungsempfänger aus. Als Rechnungsempfänger fungiert ein Debitor aus dem Kreditoren/Debitorenstamm. F2 öffnet die Auswahl der Debitoren.
Als Vorlage nutzen Sie im Bereich Dokument eine für Debitoren passende Vorlage. Idealerweise haben Sie zuvor für Debitorrechnungen eine Standardvorlage definiert. Diese wird dann automatisch vorgeschlagen.
Geben Sie im Bereich Buchungsdaten die Wertstellung (Datum mit F2-Klick - vorgeschlagen wird das aktuelle Datum), einen Beleg - sowie einen Buchungstext für die Ausgangsrechnung an.
Mit OK bestätigen Sie die Dateneingabe. Mit Abbrechen verwerfen Sie die Dateneingabe.
Das Register Positionen wird automatisch geöffnet, wenn Sie eine neue Rechnung generiert haben. Im Grid der Positionen können sie aus dem Leistungsverzeichnis einzelne Positionen auswählen und mit einer Anzahl eintragen. Hierzu öffnen Sie im Grid mit rechtem Mausklick das Kontextmenü. Hier wählen Sie Neue Positionen … aus.
Geben Sie im Dialog Neue Position die entsprechenden Daten ein. Sie können eine Leistungsposition durch Eingabe mit entsprechendem Kürzel oder mit F2 aus dem Leistungsverzeichnis auswählen. Durch manuelle Eingabe im Feld Text erzeugen Sie individuelle Leistungspositionen.
Geben Sie das Erlöskonto für die Leistung an, sofern es nicht schon durch eine ausgewählte Leistungsposition vorgegeben ist und nicht geändert werden muss.
Geben Sie bei Bedarf im Feld BS einen Buchungsschlüssel an. Ebenso können Sie ein Projekt und eine Kostenstelle angeben. Hier steht Ihnen jeweils mit F2 eine Auswahl zur Verfügung.
Geben Sie die Anzahl der in dieser Position eingesetzten Leistung an. Dies betrifft verwendete Ressourcen oder vereinheitlichte Leistungen, z. B. Anzahl Material oder Arbeitsstunden.
Das Feld Einzelpreis ist für für IHB-Gutschriften zum Editieren freigegeben.
Wählen Sie einen passenden MwSt.-Code aus. Mit F2 öffnen Sie eine Auswahl der verfügbaren MwSt-Codes. Nach Eingabe des MwSt-Codes wird der hiermit verknüpfte MwSt.Satz automatisch angezeigt.
Mit Speichern übernehmen Sie die neue Position. Der Dialog bleibt offen für die Eingabe einer weitere Position. Mit Schließen beenden Sie die Eingabe der Positionen.
Neben den Positionen aus dem Leistungsverzeichnis können Sie Neue Textzeilen … auswählen, um erläuternden Text in die Rechnung aufzunehmen. Mit dem F2 -Klick öffnen Sie einen Texteditor, um die Textzeile ausführlicher zu formulieren. Die Zeilenumbrüche werden in dem Feld Neue Textzeile nicht dargestellt. Mit OK bestätigen Sie die Auswahl, mit Abbrechen verlassen Sie den Editordialog ohne Änderungen.
Mit Speichern übernehmen Sie die neue Textzeile.
Die eingegebenen Positionen können Sie mit Doppelklick oder Ändern… aus dem Kontextmenü der rechten Maustaste zum Bearbeiten aufrufen. Ebenso lässt das Kontextmenü das Löschen einzelner Positionen nach einer Sicherheitsabfrage zu - alternativ hierzu können Sie den Schalter Datensatz löschen aus der Kommandoleiste nutzen.
Mit Strg + S oder Klick auf den Schalter Änderungen speichern in der Kommandoleiste speichern Sie die Rechnung inklusive der Positionen. Im Register Übersicht tritt die neue Rechnung nun mit dem Status erfasst auf - sofern sie durch ihre Merkmale zu dem von Ihnen gewählten Filter passt.

Neue Mietergutschrift erfassen

Rechnungen bearbeiten

Rechnungen erfassen

Zur Erfassung neuer Rechnungen bietet das Kontextmenü (rechte Maustaste) Neue Debitorrechnung, Neue Mieterrechnung… und Neue Debitorgutschrift an. Für externe Rechnungen können Sie auch eine Rechnungsnummer vergeben (Kontextmenüpunkt Rechn.Nr vergeben (externe Rechnung)). Für diese externen Rechnungen werden keine Positionen erfasst - das Register Positionen ist daher für diese Rechnungen inaktiv. Die für die Rechnungserstellung auswählbaren Positionen pflegen Sie im Modul Leistungsverzeichnis.

Über die Funktion Anzeigen wird in MS-Word^® die entsprechende Rechnung geöffnet und kann hier angezeigt werden (Vorschau) und auch gedruckt werden. Um das Dokument anzupassen, müssen Sie deren Vorlage selbst ändern.

Rechnungen anzeigen

Eine Rechnung zeigen Sie in Word an, indem Sie die Kontextmenü Anzeigen aus dem Kontextmenü der rechten Maustaste wählen. Microsoft Word muss hierzu auf Ihrer Workstation installiert sein, Änderungen in der angezeigten Rechnung werden nicht gespeichert. Um Änderungen am Layout durchzuführen, müssen Sie die Vorlage selbst bzw. die Positionen selbst anpassen!

Word wird zur Anzeige im Seriendruckmodus geöffnet. Die Rechnungspositionen sind hier aber schon vorkalkuliert enthalten. Daher sehen Sie beim Umschalten über den Seriendruckschalter Vorschau Ergebnisse nicht die Platzhalter für die Tabelle der Rechnungspositionen.

Rechnungen drucken

Eine Rechnung drucken Sie auf dem voreingestellten Windows-Standarddrucker Ihrer Workstation, indem Sie die Kontextmenü Drucken… aus dem Kontextmenü der rechten Maustaste wählen. Hierbei wird im Hintergrund über Word gedruckt. Microsoft Word muss hierzu auf Ihrer Workstation installiert sein. Nach dem Ausdruck erhalten Sie eine Abfrage, ob die Rechnung nun auch archiviert werden soll.

Mieter- und Debitoren-Rechnungen können Sie vor dem Druck bearbeiten. Dies gilt nur beim Druck per neuen Serienbrief. Das Handling ist identisch zu der bekannten Funktion aus der (neuen) Serienbrief-Funktionalität.

Der Status der Rechnung wird mit dem Zusatz gedruckt ergänzt. Für markierte Rechnungen können Sie über das Kontextmenü der rechten Maustaste den Status Gedruckt zurücksetzen.

Tipp
Wenn Sie einen PDF-Drucker als Standarddrucker eingerichtet haben, erfolgt der Ausdruck in ein PDF-Dokument und kann beliebig weiterverarbeitet werden, z. B. als E-Mail-Anhang.

Mehrere Rechnungen in einem Vorgang drucken

Manche Kunden geben zuerst mehrere Rechnungen ein. Danach werden alle Rechnungen in einem Vorgang gedruckt und archiviert. Um diesen Prozess zu beschleunigen, nutzen Sie den Menüpunkt Drucken und Archivieren. Dieser Menüpunkt ist für den Massendruck mit anschließender Archivierung gedacht. Hierzu kann Druck mit Archivierung im Multiselect-Modus gestartet werden. Im Gegensatz zu dem Befehl Drucken … wird bei diesem Prozess nicht nachgefragt, ob das Dokument archiviert werden sollte. Es wird ohne Abfrage immer automatisch archiviert! Damit läuft Drucken und Archivieren in Massendruckbetrieb automatisch ohne Eingreifen eines Benutzers.

Achtung: Sollten sich unter den selektierten Rechnungen Verwaltergebühren-, Zahlungsplan- oder externe manuelle Rechnungen befinden, werden diese wie bei dem Menü Drucken behandelt, also nur gedruckt und nicht archiviert!

Rechnung kopieren

Sie können auf Basis einer vorhandenen Rechnung eine neue Rechnung erzeugen. Nutzen Sie hierzu aus dem Kontextmenü der rechten Maustaste den Befehl Kopieren….

Klicken Sie die zu kopierende Rechnung mit der rechten Maustaste an.
Wählen Sie den Befehl Kopieren….
In der Dialogbox wird die Rechnung wie bei einer Neueingabe, jedoch mit den Daten der zu kopierenden Rechnung ausgefüllt angezeigt.
Passen Sie ggf. einzelne Merkmale der Rechnung an.
Nach Bestätigung wechselt die Ansicht auf das Register Positionen. Auch hier finden Sie die Daten wie in der kopierten Rechnung.
Passen Sie ggf. einzelne Positionen an, entfernen Positionen oder fügen neue Positionen hinzu.
Mit Strg+S oder Klick auf den Schalter Änderungen speichern in der Kommandoleiste speichern Sie die Rechnung inklusive der Positionen.
Im Register Übersicht tritt die neue Rechnung nun mit neuer Rechnungsnummer und aktuellem Erstellungsdatum mit dem Status erfasst auf - sofern sie durch ihre Merkmale zu dem von Ihnen gewählten Filter passt.

Rechnung zurücknehmen

Solange die Rechnung nur in der Faktura erfasst ist, können Sie die Rechnung zurücknehmen. Hierzu nutzen Sie aus dem Kontextmenü der rechten Maustaste den Befehl Zurücknehmen. Die Rechnung erhält den Status zurückgenommen.

Rechnungen mit diesem Status können nicht gedruckt, gelöscht oder an die Buchhaltung übergeben werden. Sie bleiben aber in der Übersicht als Eintrag erhalten. Sie können weiterhin angezeigt werden oder über die Funktionen Ändern… oder Kopieren… angesprochen werden. Im Dialog von Ändern erhalten Sie eine Ansicht über die Einstellungen der Rechnung, dürfen diese aber nicht modifizieren. Der Dialog ist dann mit Rechnung (zurückgenommen) auch besonders tituliert und die Felder sind bis auf den Schließen-Schalter deaktiviert.

Für die Rechnungstypen Rechnung extern manuell und Zahlungsplan haben Sie die Möglichkeit, diese auch zu löschen.

Stornieren gebuchter Ausgangsrechnungen

Vorlagen bearbeiten

Die jeweiligen Vorlagen erstellen Sie unter Winword, indem Sie diese via Kontextmenü der rechten Maustaste mit Vorlage editieren … zur jeweiligen Definition aufrufen.

Vorlagen definieren

Unter Buchhaltung, Faktura, Faktura-Einstellungen, Vorlagen legen Sie im gleichnamigen Register Vorlagen Definitionen für die verschiedenen Rechnungstypen in einem Grid fest.

Öffnen Sie mit der rechten Maustaste im Grid das Kontextmenü.
Wählen Sie aus dem Kontextmenü Neue Word-Vorlage ….
Geben Sie die erforderlichen Eigenschaften der Vorlage an.
Speichern Sie die Eigenschaften der Vorlagendefinition über den Kommandoleistenschalter Änderungen Speichern oder mit der Tastenkombination Strg + S.
Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü zur neu angelegten Vorlagendefinition.
Wählen Sie aus dem Kontextmenü Vorlage editieren ….

Zum Bearbeiten einer Vorlagendefinition wählen Sie diese im Grid mit der rechten Maustaste aus und wählen im Kontextmenü Eigenschaften ändern ….

Ist in der Systemeinstellung AtiviereNeuenSerienbrief das Modul ix2451 Faktura aktiviert, werden die Vorlagen im Vorlagenmanager in der Fachadministration gepflegt. Hier werden diese unter dem Texttyp RE verwaltet.

Vorlagen migrieren

Vorhandene alte Vorlagen können über die Migration an den Vorlagenmanager übergeben werden. Hierzu steht unter Faktura-Einstellungen, Vorlagen im Kontextmenü des Grids die Funktion Vorlage in den Vorlagenmanager migrieren zur Verfügung. Hierbei ist eine Mehrfachauswahl von Vorlagen möglich. Bei der Migration werden die alten Serienbriefplatzhalter durch die neuen ersetzt und die migrierte Vorlage im Verzeichnis des Vorlagenmanagers gespeichert. Nicht übersetzbaren Platzhaltern wird der Platzhalter Obsolete zugewiesen. Zur Information wird im Grid in der Spalte Migriert angezeigt, ob eine Vorlage bereits migriert wurde. Im Vorlagenmanager finden Sie die Vorlagen der Faktura dann unter dem Texttyp RE Faktura-Rechnung (RE).

Intercompany-Rechnungen

Eine Immobiliengesellschaft kümmert sich um sämtliche Reparaturen nicht selbst, sondern beauftragt dafür eine Verwaltungsgesellschaft. Die Verwaltungsgesellschaft beauftragt externe Handwerker, erhält Rechnungen von diesen Handwerkern, welche zzgl. eines Regieaufschlags an die Immobiliengesellschaft oder an Externe weiter zu belasten sind. Zur Abbildung dieses Prozesses wurde die Funktionalität Intercompany-Rechnungen entwickelt.

Schritte im Geschäftsprozess

Gesellschaft A – Verwaltungsgesellschaft. Gesellschaft B – Immobiliengesellschaft.

Gesellschaft B beauftragt Gesellschaft A eine Instandhaltungsmaßnahme durchzuführen.
Gesellschaft A beauftragt externe Handwerker und führt die Maßnahme durch.
Gesellschaft A erhält eine Rechnung von dem externen Handwerker (Prozess Rechnungseingang), der die Leistung verrichtet hat.
Gesellschaft A leitet diese Rechnung zzgl. ein Regieaufschlag an den Debitor-Gesellschaft B weiter (Rechnungsausgang).
Gesellschaft B erhält diese Rechnung von dem Kreditor „Gesellschaft A“ (Rechnungseingang) und belastet damit ggf. einen Mieter (Instandhaltungsbeteiligung des Mieters).

Die Fakturierung ist bei diesem Prozess für beide Gesellschaften sehr zeitintensiv und birgt zudem das Risiko von Fehleingaben.

Mit der Funktionalität Intercompany-Rechnungen ist es möglich die Weiterbelastungsprozesse, einschließlich der Fakturierung vollständig und hoch automatisiert in iX-Haus abzubilden. Diese Funktionalität könnte für alle in iX-Haus geführten und entsprechend eingerichteten Gesellschaften genutzt werden.

Folgende Prozesse werden dabei automatisiert:

Für Gesellschaft A

Bei der Buchung der Eingangsrechnung von den externen Handwerkern, wird für den belasteten Debitor automatisch eine Ausgangsrechnung erzeugt. Werden mehrere Kontierungen einer Rechnung auf denselben Debitor belastet, so werden diese in einer Ausgangsrechnung mit mehreren Positionen zusammengefasst.
Das Ausgangsrechnungs-Dokument wird mit der Buchung der Eingangsrechnung gedruckt und beim Debitor in iX-Haus plus archiviert. Bei der Archivierung kann auch die Bereitstellung für DocuWare mit Verschlagwortung erfolgen (entsprechende Lizenz vorausgesetzt).
Es wird automatisch ein offener Posten bei dem Debitor gebucht.

Für die Gesellschaft B

Es wird eine Eingangsrechnung erzeugt, die je nach Einstellungen entweder im Rechnungseingangsbuch mit einem definierten Status eingestellt oder direkt in der Dialogbuchhaltung gebucht wird.
Das Ausgangsrechnungs-Dokument wird als identische Kopie übergeben und in einem definierten Ordner abgelegt. Bei der Archivierung kann auch die Bereitstellung für DocuWare mit Verschlagwortung erfolgen (entsprechende Lizenz vorausgesetzt).
Auch Instandhaltungsbelastungen (IHB) der Mieter können in diesen Prozess nahtlos integriert werden. Diese Funktionalität ist ausführlich in dem Dokument doku_mieterinstandhaltung.pdf beschrieben.

Die automatisch durchgeführten Prozesse können in einem Protokoll nachverfolgt werden. Nach der Buchung von Intercompany-Rechnungen können Sie sich die generierte Ausgangsrechnung und ggf. die Intercompany-Eingangsrechnung per Rechtsklick anzeigen lassen. Die generierten Rechnungen werden als PDF-Datei geöffnet bzw. aus DocuWare abgerufen und angezeigt.

Intercompany-Rechnungen einrichten

Voraussetzungen

Faktura-Lizenz
Gesellschaft A ist in iX-Haus als FiBu angelegt und besitzt zunächst keine Immobilien.
Gesellschaft B ist in iX-Haus als FIBU angelegt mit Unterobjekten (Mietobjekten) angelegt.
Konfiguration von Systemeinstellungen Datenbank nach Absprache mit einem Consultant der CREM SOLUTIONS.

Einrichtung

Aktivieren Sie als erstes die Systemeinstellungen Buchhaltung, Intercompany, Intercompany. Mit dieser Einstellung schalten Sie die Funktionalität Intercompany-Rechnungen ein. Nehmen Sie dabei auch weitere Einstellungen im Abschnitt Intercompany vor. Alle Systemeinstellungen sind im Kapitel Systemparameter beschrieben.
Gesellschaft A ist aus der Sicht der Gesellschaft B ein Kreditor. Legen Sie im Modul Kreditorenstamm einen Kreditor für Gesellschaft A an. Geben Sie im Feld Intercompany-Fibu die FIBU-Nummer der Gesellschaft A ein.
Gesellschaft B ist aus der Sicht der Gesellschaft A ein Debitor. Legen Sie im Modul Kreditorenstamm einen Debitor für Gesellschaft B an. Geben Sie im Feld Intercompany-Fibu die FIBU-Nummer der Gesellschaft B. Ist Gesellschaft B eine externe Gesellschaft, die nicht im iX-Haus verwaltet wird, geben Sie dann als FIBU Fibu Nummer 0 – Außerhalb von iX-Haus an.
Aktivieren Sie für das Fibu-Objekt der Gesellschaft A im Objektstamm im Reiter Parameter den Schalter Intercompany Rechnungen aktiv. Dieser Schalter schaltet die Erfassung von Intercompany-Rechnungen in Gesellschaft A ein.
Setzen Sie Intercompany Parameter im Modul Intercompany-Parameter unter Fachadministration. Diese Einstellungen werden für die Erstellung der Ausgangsrechnung an die Gesellschaft B benötigt. Siehe dazu Kapitel Intercompany Parameter.
Erstellen Sie im Modul Fachadministration, Vorlagenmanager eine neue Vorlage für Intercompany-Rechnungen wie beschrieben im Kapitel Word-Vorlagen für Intercompany-Rechnungen.

Intercompany Parameter

Die Rechnung eines externen Handwerkers geht bei der Gesellschaft A ein. Diese Rechnung wird über GVC701 gebucht. Dabei wird automatisch eine Ausgangsrechnung für die Gesellschaft B (Debitor) erstellt und gebucht. Im Modul Intercompany Parameter können Sie Regeln für diese Ausgangsrechnung erstellen. Es ist z. B. möglich vorzugeben, welches Konto bzw. welcher Kontobereich bei der Ausgangsrechnung bebucht wird und ob Projekt und Kostenstelle aus der Eingangsrechnung in die Ausgangsrechnung übernommen wird. Die in der Regel eingegebenen Werte können nur als Vorschlags-Werte oder als Feste-Werte definiert werden.

Die Regeln werden pro Objekt und Sachkonto bzw. Sachkontobereich definiert. Es ist auch möglich, globale Regeln für ein FiBu-Objekt oder auch für Alle Objekte und bestimmte Sachkontenbereiche zu definieren. Wenn es in dem kontierten Objekt für ein Sachkonto eine Regel gibt, dann greift diese. Existiert keine Regel für das Objekt, wird eine entsprechende Regel aus dem FIBU-Objekt verwendet. Existiert keine Regel im FIBU-Objekt, dann greift die globale Regel, falls eine solche existiert.

Kreditorrechnung (Wenn-Teil)	Objekt Sachkontenbereich	Objekt und Sachkontobereich für das die Regel greift.
Debitor Faktura (Dann-Teil)	Zul. Sachkontenbereich	Zulässiger Sachkontenbereich (i.d.R. Ertragskonten). Nur Sachkonten aus diesem Bereich dürfen für die Ausgangsrechnung ausgewählt werden. Es kann auch ein Vorschlagswert definiert, das machst Sinn wenn ein Großteil der Rechnungen auf einem Sachkonto gebucht werden. Wenn als zulässiger Sachkontenbereich ein Konto eingegeben wird und dieses Konto als Vorschlagswert gesetzt wird, wird dieses Konto für die Ausgangsrechnung verwendet und ist in der Ausgangsrechnung nicht änderbar.
	Zul. Debitorenbereich	Zulässiger Debitorenbereich. Nur Debitoren aus diesem Bereich dürfen für die Ausgangsrechnung ausgewählt werden. Es kann auch ein Vorschlagswert definiert werden; dies macht Sinn, wenn ein Großteil der Rechnungen auf einem Debitor gebucht wird oder eine eindeutige Zuordnung von Kontierungsobjekt zum Debitor existiert. Wenn als zulässiger Debitorenbereich ein Debitor eingegeben wird und dieser Debitor als Vorschlagswert gesetzt wird, wird der Debitor für die Ausgangsrechnung verwendet und ist in der Ausgangsrechnung nicht änderbar.
	Projekt übernehmen	Ist dieser Schalter gesetzt, dann wird bei der Ausgangsrechnung Übernahme des Projekts aus der Eingangsrechnung vorgeschlagen. Falls Sie für diesen Parameter Schreibschutz setzen, wird von Ihnen getroffenen Auswahl in der Ausgangsrechnung nicht änderbar sein.
	Kostenstelle übernehmen	Ist dieser Schalter gesetzt, dann wird bei der Ausgangsrechnung Übernahme der Kostenstelle aus der Eingangsrechnung vorgeschlagen. Falls Sie für diesen Parameter Schreibschutz setzen, wird von Ihnen getroffenen Auswahl in der Ausgangsrechnung nicht änderbar sein.
	Regieaufschlag in % von bis	Geben Sie hier bitte ein welche Regieaufschlag zulässig ist. Nur ein Wert aus diesem Bereich darf für die Ausgangsrechnung ausgewählt werden. Prozentwerte sind hier mit bis zu vier Nachkommastellen möglich. Es kann auch ein Vorschlagswert definiert, das machst Sinn wenn ein Großteil der Rechnungen mit dem gleichen Regieaufschlag gebucht werden. Wenn der Vorschlagswert auch als von und bis Wert eingetragen wird, wird dieser Regieaufschlag für die Ausgangsrechnung verwendet und ist in der Ausgangsrechnung nicht änderbar.
	Zul. Sachkontenbereich	Zulässiger Sachkontenbereich (i.d.R. Aufwandskonten). Nur Sachkonten aus diesem Bereich dürfen für die Eingangsrechnung ausgewählt werden. Es kann auch ein Vorschlagswert definiert werden; dies macht Sinn, wenn ein Großteil der Rechnungen auf einem Sachkonto gebucht werden. Wenn als zulässiger Sachkontenbereich ein Konto eingegeben wird und dieses Konto als Vorschlagswert gesetzt wird, wird dieses Konto für die Eingangsrechnung verwendet und ist in der Eingangsrechnung nicht änderbar. Wenn kein Sachkonto in der Intercompany-Regel definiert ist, wird das Sachkonto aus der Kontierung der Kreditor-Rechnung als Vorschlagswert übernommen (falls das Konto in der Ziel-FiBu existiert).

Word-Vorlage für Intercompany-Rechnungen

Für automatische Erstellung der Ausgang bzw. Eingangsrechnung wird eine Word-Vorlage benötigt. Diese Vorlage können Sie im Modul Faktura, Faktura-Einstellungen, Vorlagen einsehen. Die Erstellung erfolgt im Vorlagenmanager. Legen Sie bitte eine neue Vorlage mit dem Typ Rechnung Debitor Intercompany an. Setzen Sie den Schalter Standardvorlage. Sie können eine Standardvorlage pro FIBU oder/und eine globale Standardvorlage erstellen. Für die globale Standardvorlage verwenden Sie im Feld Vorlagentyp die Einstellung Allgemein. Für eine FIBU erzeugen Sie von der globalen Vorlage mit der Funktion Abhängige Vorlage kopieren und geben im Feld Objekt Nr. die Nummer der FIBU an.

Bei der Erstellung der Ausgangs- bzw. Eingangsrechnung wird zuerst geprüft, ob eine Standardvorlage von Typ Rechnung Debitor Intercompany für die FIBU existiert. Wenn ja, dann wird sie bei der Erstellung der Rechnung verwendet. Sonst wird die globale Standardvorlage mit dem Typ Rechnung Debitor Intercompany verwendet. Existiert keine Standardvorlage existiert, ist es nicht möglich Eingangs und Ausgangsrechnung automatisch erstellen drucken und archivieren.

Es ist evtl. sinnvoll auch Vorlagen mit dem Typ Gutschrift Debitor Intercompany zu erstellen. Die Gutschriften sind nicht der Teil der hier beschriebenen Funktionalität. Es ist aber möglich eine Gutschrift über den Rechtsklick auf die Ausgangsrechnung in der Faktura zu erstellen. Dafür ist eine Vorlage mit dem Typ Gutschrift Debitor Intercompany erforderlich.

Beleg-Platzhalter für die Rechnungs-Vorlage

Für die Rechnungsvorlage wurde ein neuer Platzhalter implementiert: BelegEingangsrechnung. Fügen Sie bitte diesen Platzhalter in die Standardvorlagen für Intercompany-Rechnungen ein. Beim Generieren der Rechnungen wird dieser Platzhalter in der Eingangsrechnung der Gesellschaft B mit der entsprechenden Belegnummer ersetzt. In der Ausgangsrechnung wird dieser Platzhalter leer bleiben. Da es sich tatsächlich in Gesellschaft A und Gesellschaft B um die gleiche Rechnung handelt, wird dadurch lediglich simuliert, dass Beleg nur bei der Eingangsrechnung erstellt wird.

Intercompany-Rechnungen erstellen

Erstellung einer Intercompany-Rechnung durch Weiterleitung einer Eingangsrechnung

Nach dem Eingang der Rechnung des externen Handwerkers bei der Gesellschaft A tragen Sie bitte die Daten wie üblich im Modul Dialogbuchhaltung in die Maske von GVC 701 ein und erstellen Sie die Kontierungen. Die F5-Funktion zum Setzen des letzten Wertes im jeweiligen Feld steht wie in der Dialogbuchhaltung zur Verfügung. Über den Rechtsklick auf die Kontierung starten Sie die Maske Intercompany-Weiterbelastung.

Der Dialog ist in drei Bereiche unterteilt:

Kontierung wiederholt die Daten der angeklickten Kontierung und dient nur der Information
Intercompany Weiterbelastung-Ausgangsrechnung – In diesem Bereich werden die Daten eingegeben, die für Erstellung und Buchung der Ausgangsrechnung an die Gesellschaft B (Rechnung an den Debitor) benötigt sind.
Intercompany Weiterbelastung-Eingangsrechnung - In diesem Bereich werden die Daten eingegeben, die für Erstellung und Buchung der Eingangsrechnung für die Gesellschaft B (Rechnung vom Kreditor) benötigt sind. Dieser Bereich wird nur nach der Eingabe der Debitorennummer im Bereich zwei sichtbar. Hat dieser Debitor eine FIBU-Nummer innerhalb von iX-Haus, dann wird die Maske um den Bereich der Eingangsrechnung erweitert. Hat der eingegebene Debitor eine FIBU außerhalb von iX-Haus (Gesellschaft B ist eine externe Gesellschaft), dann bleibt die Maske unverändert und der Bereich der Eingangsrechnung wird nicht angezeigt. Die Eingangsrechnung für die Gesellschaft B wird in diesem Fall nicht erstellt.

Buchungs-Aufteilungsregel

Im Modul Kataloge können Aufteilungsregeln definiert werden. Mit den Aufteilungsregeln können die Kontierungen bei der Eingabe der Intercompany-Daten prozentual aufgeteilt werden. Über den Kontextmenüpunkt Intercompany-Weiterbelastung mit Aufteilung können die Kontierungen prozentual aufgeteilt werden. Die neu angelegten Kontierungen werden je nach Aufteilungsregel direkt mit Intercompany-Wenn der Menüpunkt Intercompany-Weiterbelastung mit Aufteilung ausgewählt wird, werden die passenden Aufteilungsregel zur Auswahl angeboten.

Die Buchungs-Aufteilungsregel enthält folgende Informationen:

Objekt	Hiermit kann das Objekt für die neu generierte Kontierung definiert werden.
Kostenstelle	Hiermit kann eine feste Kostenstell für die neu generierte Kontierung definiert werden. Wenn die Eingabe leer ist wird die Kostenstelle der ursprünglichen Kontierung übernommen, fass die neu generierte Kontierung in demselben Objekt angelegt wird.
Projekt	Hiermit kann ein festes Projekt für die neu generierte Kontierung definiert werden. Wenn die Eingabe leer ist wird das Projekt der ursprünglichen Kontierung übernommen, fass die neu generierte Kontierung in demselben Objekt angelegt wird, oder wenn das Projekt in dem Hauptbuchungskreis angelegt ist.
Intercompany Zielobjekt	Zielobjekt für die Intercompany-Rechnung in der Zeil-Gesellschaft.
Intercompany Kontierung generieren	Steuert, ob eine die Kontierung mit Intercompany-Daten generiert werden soll. Dabei werden auch die Intercompany-Regeln für die neue angelegte Kontierung berücksichtigt. Somit werden mit der Eingabe des Intercompany-Zielobjekts und die Definition einer Intercompany-Regel werden die Intercompany-Daten vollständig befüllt und die Rechnung kann nach der Aufteilung ohne weitere Eingaben direkt gebucht werden.
Prozentuale Aufteilung	Hiermit kann der Prozentsatz für die neu generierte Kontierung definiert werden.

Erstellung Intercompany-Ausgangsrechnung in Faktura

Wenn die Zielbuchhaltung von Debitoren-Ausgangsrechnungen im Modul Faktura in iX-Haus geführt wird, können die Debitoren-Ausgangsrechnungen als Intercompany-Rechnungen definiert werden und direkt als Eingangsrechnung in die Zielbuchhaltung gebucht werden. Die Intercompany-Daten werden per Rechtsklick auf die Kontierung und bei Auswahl des Menüpunkts Intercompany-Weiterbelastung eingegeben.

Der Dialog ist in zwei Bereiche unterteilt:

Kontierung: zeigt die Daten der ausgewählten Kontierung an und dient nur der Information.
Intercompany Weiterbelastung-Eingangsrechnung: In diesem Bereich werden die Daten eingegeben, die für Erstellung und Buchung der Eingangsrechnung für die Gesellschaft B (Rechnung vom Kreditor) benötigt werden. Die FiBu für die Eingangsrechnung wird automatisch aus der Intercompany-FiBu des Debitors in der Ausgangsrechnung ermittelt. Der Kreditor für die Eingangsrechnung wird automatisch aus der FiBu der Ausgangsrechnung ermittelt und vorbelegt. Der Eingabebereich für die Intercompany – Ausgangsrechnung wird in diesem Fall nicht angezeigt, die Daten werden aus der Ausgangsrechnung übernommen.

Folgende Daten sind einzugeben

Bereich Intercompany Weiterbelastung – Ausgangsrechnung
`Debitor`	Debitor, der für Gesellschaft B eingerichtet wurde. (Siehe Kapitel Einrichtung der Intercompany-Rechnungen in iX-Haus in Details)
`Konto`	Ertragskonto für die Ausgangsrechnung. Falls eine Regel für Kontierungsobjekt und Sachkonto im Modul Intercompany Parameter definiert ist, darf hier nur ein Konto aus dem in der Regel vorgegebenen Bereich eingegeben werden. Diesen Bereich ist in der Zeile Kontenbereich unter diesem Feld sichtbar. Ist ein Vorschlagswert für diesen Parameter definiert, wird dieser im Feld Konto gesetzt.
`Projekt übernehmen`	Wird dieser Schalter gesetzt, wird das Projekt aus der Eingangsrechnung in die Ausgangsrechnung übernommen. Somit werden die Projektkosten um den gebuchten Ertrag beim Buchen der Ausgangsrechnung entlastet. Auch hier bestimmt evtl. für Kontierungsobjekt und Konto definierte Regel, ob dieser Schalter schreibgeschützt ist oder nicht.
`Kostenstelle übernehmen`	Wird dieser Schalter gesetzt, wird die Kostenstelle aus der Eingangsrechnung in die Ausgangsrechnung übernommen. Auch hier bestimmt evtl. für Kontierungsobjekt und Konto definierte Regel, ob dieser Schalter schreibgeschützt ist oder nicht.
`Regieaufschlag`	Regieaufschlag wird im Prozent eingetragen. Diesen Prozentsatz wird auf den Betrag aus der Kontierung aufgeschlagen. Die Höhe des Aufschlags wird durch die Regel festgelegt, die evtl. im Modul Intercompany Parameter definiert ist. Der in der Regel definierte zulässige Bereich für den Aufschlag wird hinter diesem Feld angezeigt.
`Faktura-Text`	Dieser Text wird als Buchungstext verwendet. Die Buchungstexte für die Intercompany-Rechnung können mit dem Titel der Aufteilungsregel gebildet werden. Dafür steht der Platzhalter $AUFTEILUNGTITEL zur Verfügung.
`Leistungszeitraum`	Leistungszeitraum für die Buchung.
`Re-Nr.`	Das Aussehen der Rechnungsnummer wird in der Faktura definiert und ist hier nicht änderbar. Das Feld dient nur der Information. Die Rechnungsnummer wird den vorgabenentsprechend bei der Erstellung der Rechnung generiert.
`Beleg`	Das Aussehen der Beleg-Nummer kann über System-Einstellungen definiert werden. Ist es der Fall, dann wird das konfigurierte Format der Belegnummer in diesem Feld angezeigt. Das Feld wird nicht editierbar sein. Die Belegnummer wird den vorgabenentsprechend bei der Erstellung der Rechnung generiert. Ist das Format der der Belegnummer über System-Einstellungen definiert, dann ist diese Feld leer und editierbar. Belegnummer sollte dann manuell eingetragen werden.
`W-Datum`	Wertstellungsdatum der Ausgangsrechnung. Das Wertstellungsdatum ist gleich dem Wertstellungsdatum der Eingangsrechnung und wird automatisch übernommen.
`MCode`	Mehrwertsteuer-Code für die Ausgangsrechnung
`Netto, MwSt., Brutto`	Diese Werte werden aus dem Kontierungsbetrag und dem Regieaufschlag vom Programm errechnet und sind nicht änderbar.

Bereich Intercompany Weiterbelastung – Eingangsrechnung
`Fibu`	FIBU-Nummer der `Gesellschaft B`. Die FIBU-Nummer wird automatisch aus dem bei der Ausgangsrechnung eingegebenen Debitor ermittelt und kann nicht verändert werden.
`Kreditor`	Kreditor, der für Gesellschaft A eingerichtet wurde. (Siehe Kapitel `Einrichtung der Intercompany-Rechnungen in iX-Haus in Details`). Der Kreditor wird automatisch ermittelt und kann nicht verändert werden.
`Objekt`	Objekt für das Reparaturen bzw. Instandsetzungsarbeiten durchgeführt wurden
`Konto`	Aufwandskonto in dem Objekt, in dem Reparaturen bzw. Instandsetzungsarbeiten durchgeführt wurden. Das Aufwandskonto wird aus dem Aufwandskonto der Eingangskontierung vorgeschlagen, das passiert aber nur dann, wenn das Konto im Objekt existiert und bebucht werden darf. Wenn das Konto im FIBU-Objekt gegen direktes Buchen gesperrt ist, wird das Konto erst bei der Eingabe des Kontierungsobjekts vorgeschlagen.
`Projekt`	zu belastendes Projekt
`Kostenstelle`	zu belastende Kostenstelle
`Text`	Buchungstext Zur automatischen Generierung des Buchungstextes bei der Eingabe der Rechnungsdaten steht der Platzhalter $REBELEG zur Verfügung. Er kann bei der Eingabe von Mieterweiterbelastungen und Intercompany-Rechnungen eingesetzt werden. Mit seiner Hilfe kann in dem Text die Belegnummer der Originalrechnung dynamisch eingefügt werden.
`Leistungszeitraum`	Leistungszeitraum für die Buchung
`Vertrag`	Dieses Feld wird nur dann sichtbar, wenn in der FIBU des kontierten Objektes Kontorahmen für Instandhaltungsbeteiligung der Mieter bzw. für Schadenersatz festgelegt sind. Falls Sie mit dem Kontierungsbetrag direkt einen Mieter weiterbelasten möchten, dann wählen Sie hier den Mietvertrag dieses Mieters. Falls Sie als Aufwandskonto ein Instandhaltungsbeteiligungskonto ausgewählt haben, prüft das Programm, ob dieser Mieter belastet werden kann und zeigt ein Text mit den Belastungsgrenzen aus der Vertragsvereinbarung falls solche vorhanden sind.
`Weiterbelastung durchführen`	Dieses Schaltfeld ist nur dann sichtbar, wenn in der FIBU des kontierten Objektes Kontorahmen für Instandhaltungsbeteiligung der Mieter bzw. für Schadenersatz festgelegt sind. Wurde in der FIBU den Schalter Mieter immer belasten gesetzt, dann ist der Schalter Weiterbelastung durchführen in GVC-701 nicht aktiv. Der Benutzer hat keinen Einfluss darauf. Der Mieter wird weiterbelastet, wenn es zulässig ist. Ist der Schalter Mieter immer belasten im FIBU nicht gesetzt, dann kann der Benutzer bei jedem Einzelfall selbst entscheiden ob der Mieter weiterbelastet wird oder nicht.
`Faktura-Text`	Dieser Text wird für die Position der Mieterrechnung verwendet.
`Auftrag`	Der erteilte Auftrag der Gesellschaft B an die Gesellschaft A, für den Intercompany-Rechnung erstellt wird.
`Re-Nr.`	Da es sich tatsächlich bei der Ausgangs- und Eingangsrechnung um die gleiche Rechnung handelt, ist die Rechnungsnummer der Eingangsrechnung gleich der Rechnungsnummer der Ausgangsrechnung. Das Aussehen der Rechnungsnummer-Ausgangsrechnung wird in der Faktura.
`Beleg`	Das Aussehen der Beleg-Nummer kann über System-Einstellungen definiert werden. Ist es der Fall, dann wird das konfigurierte Format der Belegnummer in diesem Feld angezeigt. Das Feld wird nicht editierbar sein. Die Belegnummer wird den Vorgaben entsprechend bei der Erstellung der Rechnung generiert. Der Platzhalter `$2STWJAHR` dient der Generierung der Faktura-Belegnummer für Intercompany-Rechnungen. Er liefert das Wirtschaftsjahr in zweistelligem Format. Ist das Format der Belegnummer über Systemeinstellungen definiert, dann ist diese Feld leer und editierbar. Die Belegnummer sollte dann manuell eingetragen werden.
`W-Datum`	Wertstellungsdatum für die Eingangsrechnung. Das Wertstellungsdatum wird automatisch ermittelt, es wird geprüft, ob das Wertstellungsdatum der Intercompany-Rechnung in dem FIBU-Objekt der Eingangsrechnung rechtemäßig offen ist und wenn der Zeitraum buchungstechnisch gesperrt ist, wird das erste offene Datum als Wertstellung ermittelt.
`MCode`	Mehrwertsteuercode
`Netto, MwSt., Brutto`	Diese Werte werden aus dem Kontierungsbetrag und dem Regieaufschlag vom Programm errechnet und sind nicht änderbar.

Nach der Eingabe der Daten speichern Sie Ihre Eingaben und buchen den GVC-701. Nach der Betätigung der Schaltfläche Buchen erscheint eine Maske Weiterbelastung Definition. Zusätzlich können die Einstellungen für die Intercompany-Rechnungen und Mieterweiterbelastungen aus dem Menü im Modul Faktura definiert werden. Wenn die Verarbeitung im Hintergrundprozess ausgeführt werden soll, wird die Parametermaske beim Buchen nicht angezeigt. Je nach Systemeinstellung ist möglich, hier auszuwählen, welche Prozesse durchgeführt werden sollen. Folgende Prozesse können automatisch ausgeführt werden:

Ausgangsrechnung generieren in Faktura – bei diesem Vorgang wird eine Ausgangsrechnung in der Faktura erstellt (eine neue Zeile im Modul Faktura/Rechnungen erstellen).
Faktura Ausgangsrechnung archivieren – bei diesem Vorgang wird die Ausgangsrechnung bei dem Debitor archiviert, der für Gesellschaft B eingerichtet wurde. Das archivierte Dokument können Sie im Kreditorenstamm über Menu iX-Haus plus/iX plus Details anschauen. Die Voraussetzung dafür ist die Existenz der Standardvorlage für Intercompany-Rechnungen.
Faktura Ausgangsrechnung drucken – die Ausgangsrechnung wird gedruckt, vorausgesetzt dass die Standardvorlage für Intercompany-Rechnungen existiert. Mieter- und Debitoren-Rechnungen können vor dem Druck bearbeitet werden. Dies gilt jedoch nur beim Druck über den neuen Serienbrief. Die Funktionalität ist mit der neuen Serienbrief-Funktionalität identisch.
Eingangsrechnung archivieren – bei diesem Vorgang wird die Eingangsrechnung bei dem Kreditor archiviert, der für Gesellschaft A eingerichtet wurde. Das Archivierte Dokument können Sie im Kreditorenstamm über Menu iX-Haus plus/iX plus Details anschauen. Die Voraussetzung dafür ist die Existenz der Standardvorlage für Intercompany-Rechnungen.
Eingangsrechnung drucken – die Eingangsrechnung wird gedruckt, vorausgesetzt dass die Standardvorlage für Intercompany-Rechnungen existiert.
Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung buchen – bei diesem Vorgang wird sowohl Ausgang als auch Eingangsrechnung gedruckt. Zwei neue Buchungen erscheinen dann im Anschluss im Modul Dialogbuchhaltung.

Nach dem Betätigen des OK-Schalters werden ausgewählte Prozesse durchgeführt. Am Ende des Vorgangs wird ein Protokoll angezeigt. In diesem Protokoll können Sie die ausgeführten Aktionen nachverfolgen.

Intercompany-Rechnungen Hintergrundprozess

Die Verarbeitung (Anlage in Faktura, Druck, Archivierung und Buchen) der Intercompany- und Mieterweiterbelastung-Rechnungen kann bequem als Hintergrundprozess durchgeführt werden. Sie sparen dadurch Zeit und können nach dem Buchen der Originalrechnung ohne Unterbrechung mit iX-Haus weiterarbeiten.

Einrichtung des Hintergrundprozesses

Zunächst muss der iX-Haus Scheduler Dienst auf einem zentralen Rechner installiert werden. Detaillierte Anleitung für die Installation des Dienstes finden Sie in der Doku_iX-SchedulerNTService.pdf. Der Hintergrundprozess wird in der Hintergrundprozess-Verwaltung in iX-Haus plus konfiguriert. Dort wird eingestellt, wie oft der Hintergrundprozess ausgeführt werden soll. Der zuständige Hintergrundprozess für die Intercompany- und Mieterweiterbelastung-Rechnung ist der Post-Buchungsprozess. In der Protokollverwaltung in iX-Haus plus kann definiert werden, welche Aktion nach der Bearbeitung einer Intercompany-Rechnung durchgeführt werden soll. Somit können Sie in einem Fehlerfall per Email über die aufgetretenen Fehler informiert werden oder auch wenn die Rechnung erfolgreich bearbeitet worden ist.

Aktivierung des Hintergrundprozesses in iX-Haus

Der Buchung-Hintergrundprozess wird in iX-Haus mit der Systemeinstellung Hintergrundprozess Intercompany/IHB-Weiterbelastung aktiviert. Zusätzlich ist die Einstellung eines Druckers für den Hintergrund-Prozess notwendig. Dieser Drucker kann über die Menüpunkte Intercompany-Parameter definieren und Mieterweiterbelastung-Parameter definieren im Modul Faktura von jedem Benutzer individuell eingestellt werden.

Was brauche ich dazu?

Hier finden Sie alle modulspezifischen Ansichten und Dialoge der Faktura mit Eingabe- und Auswahlmöglichkeiten im Überblick.

Cash Pooling - Zinslauf

Zugang: Buchhaltung > Faktura > Cash Pooling - Zinslauf (ix2455)

Zinsberechnung und Buchung von Zinsen im Rahmen des Moduls Cash-Pooling (vgl. doku_cash-pooling.pdf).

Dieses Modul berechnet und bucht die Zinsen, die pro Monat anfallen. Dabei wird auch die Rechnung bzw. Gutschrift generiert - hierfür ist eine Faktura-Vorlage zwingend notwendig. Der Zinsberechnungslauf wird standardmäßig monatlich geführt. Es ist auch möglich, einen Zinslauf über mehrere Monate zu starten. Eine Simulation ist möglich. Jeder Echtlauf wird historisiert.

Gab es in den Monaten, für welche Zinsen schon berechnet und gebucht wurden, Veränderungen (zusätzliche Buchungen mit Bankvaluta in früheren Monaten), dann kann auch eine Nachberechnung gestartet werden. Die Zinsen für diesen Zeitraum werden neu berechnet, die Differenz zwischen bereits gebuchten und neu berechneten Zinsen wird ermittelt und gebucht. der Nachberechnungszeitraum sollte begrenzt werden, um die Laufzeit für den Zinslauf nicht unnötig zu erhöhen.

Der Zinslauf kann für eine oder für alle Untergesellschaften einer Obergesellschaft gestartet werden. Je Untergesellschaft wird ein Zinslauf für den eingegebenen Zeitraum durchgeführt. Dabei werden die Buchungen der Untergesellschaften auf dem Cash-Pool-Verrechnungskonto betrachtet. Ausgehend vom Saldo zum Berechnungsbeginn (Startsaldo) werden die Umsätze je Monat ausgewertet und je Monat die Zinsen ermittelt. Hierbei ist zu beachten, dass sich der Saldo und die Umsätze nicht über die iX-Haus-Wertstellung, sondern über die Bankvaluta ergeben. Über das Modul E-Banking werden die Cash Pooling-Buchungen mit dem Bankvaluta gebucht. Auch die ermittelten und gebuchten Zinsen werden mit Bankvaluta gebucht und zwar immer mit dem jeweiligen Monatsultimo. iX-Haus-Wertstellung und Valuta der Bank- und Zinsbuchungen können somit voneinander abweichen.

Für die Zinsberechnung wird intern für jeden Tag des Monats der Zinssatz laut Zinstabelle ermittelt. Über den Tagessaldo des Verrechnungskontos werden die Tageszinsen berechnet. Alle Tageszinsen werden innerhalb eines Monats summiert. Wurden in dem Monat schon valutarisch Zinsen gebucht, dann wird die Differenz zwischen gebuchtem und berechnetem Zinsbetrag ermittelt. Dieser Betrag ist der Buchungsbetrag des Monats. Die Ausgangsrechnung oder Gutschrift für die Untergesellschaft wird in der Faktura erstellt. Wird die Untergesellschaft in iX-Haus verwaltet, wird die Eingangsrechnung/Gutschrift auch automatisch gebucht. Ausgangs- und Eingangsrechnung/Gutschrift können gedruckt und archiviert werden.

Erfolgt der Zinslauf über mehrere Monate, dann wird für alle berechneten Monate eine Rechnung mit mehreren Positionen erstellt. Die Buchung wird als Splitbuchung mit mehreren Kontierungen durchgeführt. Für jede Monatsrechnung wird eine separate Rechnungsposition bzw. eine Kontierung erstellt. Jede Kontierung hat als Valutadatum den Ultimo des berechneten Monats. Per Systemeinstellung kann zusätzlich definiert werden, ob die generierten Rechnungen direkt in die Dialogbuchhaltung gebucht werden sollen oder im Rechnungseingangsbuch mit einem bestimmten Status angelegt werden sollen. Die verwendete Systemeinstellung hierzu lautet BuchenRechnungseingangsbuchStatus im Bereich Buchhaltung, Cash-Pooling der Systemeinstellungen Datenbank.

Die Berechnung wird in einem Berechnungsprotokoll festgehalten. Dieses Protokoll wird nach Durchführung des Zinslaufs angezeigt. In dem Modus Simulation erfolgt die Berechnung, es werden aber keine Buchungen und Rechnungen erstellt.

Das Modul Cash Pooling - Zinslauf besteht aus zwei Registern. Über das Register Parameter starten Sie den Berechnungslauf. Das zweite Register Historie zeigt die historisierten Läufe pro Untergesellschaft. Über Rechtsklick auf einen historisierten Lauf können Sie das dazugehörige Berechnungsprotokoll aufrufen.

Register Parameter

Parameter für die Zinsberechnung

Maskenbereich Obergesellschaft Kreditor/Debitor Auswahl eines Kreditors oder Debitors der Obergesellschaft.

Fibu

Maskenbereich Untergesellschaft

Kreditor/Debitor Auswahl eines Kreditors oder Debitors der Untergesellschaft. Wenn leer, wird der Lauf über alle Untergesellschaften der eingegebenen Obergesellschaft durchgeführt.

Fibu

Zinslauf für Monat von … bis

Zweistellige Monatsziffern zu (01, 02, …, 11 oder12) zur Definition des Berechnungszeitraums. Der aktuell eingestellter Jahrgang wird zur Information eingeblendet)

Zinsnachberechnung Auswahl (keine Nachberechnung, ab Beginn des laufenden Geschäftsjahres, ab Beginn des letzten Geschäftsjahres)

Die Zinsnachberechnung für schon berechnete Monate ist optional. Je nach Bank können im laufenden Monat auch Bankbuchungen mit Valuta aus Vormonaten erfolgen, insbesondere bei Rücklastschriften. Nachberechnet werden alle Monate ab Nachberechnungsbeginn bis Beginn des Berechnungszeitraums.

Die Nachberechnung kann entweder ab Beginn des laufenden Geschäftsjahres oder ab Beginn des letzten Geschäftsjahres erfolgen.

Simulation Checkbox

? Simulation Simulation

?Simulation Echtlauf

Parameter für die Buchungen

Wertstellung Datum

Wertstellung der Buchung. Das Wertstellungsdatum ist nur für einen Echtlauf relevant.

Buchungstext für den laufenden Monat

Buchungstext für die Buchung und text für die Abrechnungsposition, Als optionale Platzhalter stehen Ihnen für die Konfiguration des Buchungstextes folgende Platzhalter zur Verfügung:

$MMMM vollständiger Monatsname,

$MMM abgekürzter Monatsname,

$MM Monat als zweistellige Zahl,

$JJJJ Jahr - vierstellig, $JJ Jahr - zweistellig

Drucken und archivieren

Ausgangsrechnung drucken Checkbox

? Ausgangsrechnung drucken Drucken der Ausgangsrechnung (nur in Zusammenhang mit Archivierung)

?Ausgangsrechnung drucken Ausgangsrechnungen werden nicht gedruckt.

Eingangsrechnung drucken Checkbox

? Eingangsrechnung drucken Drucken der Eingangsrechnung (nur in Zusammenhang mit Archivierung) ? Eingangsrechnung drucken Eingangsrechnungen werden nicht gedruckt.

Ausgangsrechnung archivieren Checkbox

? Ausgangsrechnung archivieren Archivieren der Ausgangsrechnung.

? Ausgangsrechnung archivieren Ausgangsrechnungen werden nicht archiviert und können daher auch nicht gedruckt werden.

Eingangsrechnung archivieren Checkbox

? Eingangsrechnung archivieren Archivieren der Eingangsrechnung.

? Eingangsrechnung archivieren Eingangsrechnungen werden nicht archiviert und können daher auch nicht gedruckt werden.
Schalter Start

Mit Klick auf den Schalter starten Sie die Berechnung.

Register Historie

Grid mit Übersicht über die Zinsläufe mit den Spalten Zeit, Benutzer, Obergesellschaft, Untergesellschaft, von Datum, bis Datum, Nachberechnung, Zinsbetrag, Faktura-Re.Nr.. Das einzelne historische Berechnungsprotokoll einer ausgewählten Zeile können Sie via Kontextmenü der rechten Maustaste anzeigen lassen.

Drucken und Archivieren

Rechnungen erstellen

Leistungsverzeichnis

Faktura-Einstellungen

Grundeinstellungen

Für einen reibungslosen Betrieb der Faktura legen Sie bestimmte Einstellungen fest, welche als Defaultwert oder pro Fibu im Speziellen wirken.

Regeln zur Bildung der Rechnungsnummer

Unter Buchhaltung, Faktura, Faktura-Einstellungen, Grundeinstellungen werden im Register Regeln für Bildung der Rechnungsnummer grundlegende Einstellungen für die Formatierung der Bezeichnung, der Rechnungs-Nr. und der Stellenanzahl der laufenden Nummer festgelegt bzw. angezeigt. Diese Einstellungen können pro FiBu vorgenommen werden.

Default und Platzhalter

Das Format der DEFAULT-Einstellung wird unter der FiBu- Nummer 00000 abgelegt und gilt, soweit nicht eine individuelle Definition einer FiBu vorliegt. Für das Format der Rechnungs-Nr. stehen die Platzhalter $FIBU, $JAHR, $RTYP, $HRTYP, $GESEL, $HGESEL und $LFDNR zur Verfügung. $HRTYP und $HGESEL sind hidden (versteckt) - sie werden bei der Rechnungsnummerngenerierung bzgl. Ermittlung der laufenden Nummer berücksichtigt, aber in der generierten Rechnungsnummer nicht angezeigt. Zudem geben Sie pro Definition die Stellenanzahl der laufenden Nummer vor. Die laufende Nummer wird pro Jahrgang vergeben und kann nicht zurückgesetzt werden.

Rechnungsnummern nach Rechnungsart

Je nach Rechnungsart können unterschiedliche Rechnungsnummern gebildet werden. Hierzu können für jede FIBU separate Regeln festgelegt werden für Rechnungen für alle Gesellschaften, Rechnungen für eine bestimmte Gesellschaft (spezifiziert über Gesellschaftsnummer) und alle übrigen Rechnungen (ohne Gesellschaft).

Um das zu ermöglichen, kann neben der Fibu-Nr. über eine neue Auswahlbox die Gesellschaft ausgewählt werden. Bleibt das Feld leer, bedeutet dies eine Zuordnung für alle sonstige Rechnungen (ohne Gesellschaft). Über die beiden Felder Fibu-Nr. und Gesellschaft wird bestimmt, für welche Rechnungen die eingegebene Regel für das Format der Rechnungsnummer gilt. Die Auswahlbox Gesellschaft ist nur dann sichtbar, wenn der Gesellschaftenstamm per Systemeinstellung GesellschaftenStamm eingeschaltet ist (s. Stammdaten→ Faktura→ GesellschaftenStamm). Ist der Gesellschaftenstamm nicht eingeschaltet, gilt die alte Logik - eine Regel für Bildung der Rechnungsnummer pro FIBU.

Es ist nicht notwendig eine Regel für jede FIBU und jede Gesellschaft festzulegen. Es ist weiterhin möglich, wie bisher Defaultregeln für das Format der Rechnungsnummer zu definieren. Bei der Ermittlung der Regel für die Bildung der Rechnungsnummer werden folgende Prioritäten der Reihenfolge eingehalten:

1. Zuerst wird eine Regel gesucht, für die in der Rechnung eingegebene Fibu-Nr. und Gesellschaftsnummer bzw. für Fibu-Nr. und Gesellschaft Nummer 0, wenn es sich um sonstige Rechnungen handelt.

2. Wird keine Regel gefunden, wird nach einer Defaultregel wie folgt gesucht: - für Sonstige Rechnungen wird wie bisher die Defaulteinstellung aus der Fibu-Nr. 0 genommen - für Gesellschaftsrechnungen 1. in der Rechnung eingegebene Fibu-Nr. und alle Gesellschaften 2. Fibu-Nr. = 0 und alle Gesellschaften 3. in der Rechnung eingegebene Fibu-Nr. und keine Gesellschaft (Regel für sonstige Rechnungen ohne Gesellschaft für die vorgegebene FIBU) 4. Fibu-Nr. = 0 und keine Gesellschaft (Defaultregel für sonstige Rechnungen).

Einstellung ''Anzahl Stellen''

Dieses Feld gibt die Anzahl der Stellen wieder, auf die die laufende Nummer der Rechnungsnummer mit führenden Nullen aufgefüllt werden soll.

Beispiel 1: Anzahl Stellen 3, laufende Nummer 4, Rechnungsnummer 004
Beispiel 2: Anzahl Stellen 2, laufende Nummer 352, Rechnungsnummer 352

D.h., dass der Rechnungsnummernkreis nicht beschränkt ist (auch nicht beschränkt werden kann), sondern die laufende Nummer immer weiter hochzählt. Die Anzahl der Stellen gilt nur, solange diese nicht überschritten wird.

Einstellung ''Beginnend mit''

Mit der dort definierten Zahl wird die erste Rechnungsnummer eines Rechnungsjahrganges gebildet. Diese Möglichkeit ist nützlich, wenn Sie nach der Übernahme eines bestehenden Rechnungsjahrgangs aus einem anderen System eine fortlaufende Nummerierung benötigen.

''Neu'', ''ändern'', ''löschen''

Über das Kontextmenü der rechten Maustaste legen Sie mit Neue Fibu … eine neue Definition an. Mit Ändern … rufen Sie die Eingabemaske zu einer bestehenden Definition auf. Wenn Sie eine Fibu-spezifische Definition löschen, wird für die betroffene Fibu anschließend die Definition für für Fibu 00000 als Default greifen (sofern vorhanden). Bei umfangreichen Buchhaltungen können Sie die Grid-Funktionen nutzen, um die Ansicht der Regeln zur Bildung der Rechnungsnummer zu sortieren, gruppieren oder mit einem Spaltenfilter einzuschränken.

Vorlagen

Zugang: Buchhaltung > Faktura > Faktura-Einstellungen > Vorlagen

Beim Anlegen neuer Vorlagen müssen Sie entscheiden, in welchem Verzeichnis die Vorlage gespeichert werden soll. Die im Modul Vorlagen gepflegten Vorlagen legen Sie idealerweise in einem Verzeichnis ab, auf welches alle Benutzer im Rahmen einer Rechnungserstellung Zugriff haben. Sie können hierzu ein eigenes Verzeichnis anlegen, z. B. ..\ixhaus\VorlagenFaktura.

Nach der Definition der Parameter einer Vorlage können Sie diese editieren. Über das Kontextmenü der rechten Maustaste rufen Sie für die gewählte Vorlage Vorlage editieren… auf. Im Menübereich Sendungen wählen Sie die Seriendruckfeld mit dem Schalter Seriendruckfeld einfügen aus. Die verfügbaren Platzhalter und Tabellenfunktionen werden im Abschnitt Seriendruckfelder und Tabellen für Vorlagen der Faktura beschrieben.

Ist in der Systemeinstellung AktiviereNeuenSerienbrief das Modul ix2451 Faktura ausgewählt, werden die Vorlagen für Texte der Faktura im Vorlagenmanager gepflegt. Sie bearbeiten die Faktura-Vorlagen dann dort über den Texttyp RE. Im Modul Vorlagen der Faktura-Einstellungen erhalten Sie dann entsprechende Hinweise und die Neuanlage von Vorlagen ist dort gesperrt. Im Faktura-Modul Vorlagen können Sie dann jedoch noch vorhandene alte Vorlagen migrieren, um diese weiterhin zu nutzen. Diese Vorlagen sollten auch nicht gelöscht werden, damit alte Faktura-Rechnungen weiterhin auf die zugeordneten historischen Vorlagen zugreifen können!

Parameter der Vorlagendefinition (Eigenschaften)

`Kürzel`	max. 10-stelliges unikates Kürzel Das Kürzel kann Buchstaben und Zahlen enthalten und kann nicht doppelt vergeben werden.
`Bezeichnung`	max. 64-stellige Bezeichnung Die Bezeichnung beschreibt die Vorlage.
`Vorlagentyp`	Auswahl Über den Vorlagentyp definieren Sie den Verwendungszweck der Vorlage. Zur Verfügung stehen: `Rechnung Mieter steuerfrei` `Rechnung Mieter steuerpfl.` `Gutschrift Mieter steuerfrei` `Gutschrift Mieter steuerpfl.` `Rechnung Debitor` `Gutschrift Debitor` `externe manuelle Rechnung` In Kombination mit der Option der Standardvorlage definieren Sie Vorlagen für automatische Buchungen, welche insbesondere bei Prozessen wie Storno einer Rechnung, Instandhaltungsbeteiligung, Schadenersatz oder Intercompany-Rechnungen genutzt werden.
`Dateipfad`	Datenpfadauswahl (`F2`) Über Klick auf den Selektor oder mit der `F2`-Taste rüfen Sie den Dialog `Word-Vorlage auswählen` aus. Geben Sie hier den Pfad und Dateinamen der Vorlage an. Wenn Sie einen lokalen Pfad nutzen z. B. `C:\ixhausvorlagen\individuelleIHB.doc`, muss die Vorlage beim Einsatz auf der jeweiligen Workstation liegen und kann so benutzerspezifische Inhalte aufweisen. Wenn Sie einen globalen Pfad einsetzen z. B. `i:\ixhaus\data\Vorlagen\SchadenersatzMieterStfrei.doc`, steht die Vorlage jedem ixhaus-Benutzer zur Verfügung.
`Fibu`	FIBU-Nummer (optional) Im Feld `Fibu` können Sie die Verwendung der Vorlage auf eine einzelne FIBU einschränken. Standardmäßig kann dieses Feld leer bleiben. Verwenden Sie die Listbox (`F2`-Klick), um die Auswahl der Hauptbuchungskreise aufzurufen.
`Standardvorlage`	Checkbox Die hierüber definierte Standardvorlage des jeweiligen Vorlagentyps wird bei automatisierten Rechnungen genutzt, wo keine individuelle Auswahl der Vorlage im Dialog mit dem Benutzer erfolgen kann. Selbstverständlich können Sie später beim Erstellen von Rechnungen mit individueller Vorlagenauswahl auch eine Standardvorlage nutzen.

Definieren Sie für jeden Rechnungstyp (Vorlagentyp) eine Standardvorlage.

Rechnungsvorlage für Instandhaltungsbeteiligung

Zur Erstellung der Mieterrechnung ist vorab eine entsprechende Word-Textvorlage (doc-Format) in dem Modul Faktura, Einstellungen, Vorlagen anzulegen. Im iX-Haus Hauptverzeichnis befindet sich der Ordner template. In diesem Ordner finden Sie eine Mustervorlage für Mieterrechnungen: CremMusterRechnungIHB.doc. Diese Datei können Sie umkopieren und an Ihr Layout anpassen. Bitte beachten Sie, dass die Mustervorlage selbst bei Updates ggf. ersetzt wird. Speichern Sie Ihre individuellen Vorlagen daher bitte unter einem anderen Dateinamen ab. Für den Fall von (Teil-) Stornierungen richten Sie bitte eine Dokumentvorlage als Standardvorlage vom Typ Gutschrift Mieter ein.

Im Rahmen der IHB wurde die Faktura erweitert und stellt nun mehrere Vorlagentypen zur Verfügung: Gutschrift Debitor, Gutschrift Mieter, Rechnung Debitor und Rechnung Mieter. Rechnung Mieter und Gutschrift Mieter werden in Kombination mit der Option Standardvorlage für die IHB benötigt, da hier automatische Rechnungen generiert werden. Zur Word-Vorlagen-Erstellung informieren Sie sich bitte in der Dokumentation des Faktura-Moduls.

Zusätzlich zu der in der Dokumentation des Faktura-Moduls beschriebenen Platzhaltern für die Rechnungsvorlagen stehen noch folgende neue Platzhalter zu Verfügung:

Folgende Textplatzhalter werden nur bei Rechnungen und Gutschriften mit dem Typ `Mieter IHB` bzw. `Schadensersatz` gefüllt. Bei allen anderen Rechnungstypen bleiben diese Platzhalter leer.
`VtgVereinbarung`	Bei den IHB-Rechnungen wird in diesen Platzhalter durch vertragliche Vereinbarung ersetzt. Das können folgende sein:· `keine Vereinbarung` – es wurde nichts vereinbart· `keine Beteiligung` – Mieter wird bei der Instandshaltung nicht belastet· `unbegrenzte Beteiligung` – Mieter kann unbegrenzt beteiligt werden· `begrenzte Beteiligung` – Mieter kann bis zum bestimten Grenze belastet werdenBei der Schadenersatz-Rechnung wird dieser Platzhalter wird mit dem Text `Schadenersatz` ersetzt. Über die Art der Rechnung (`Schadenersatz` oder `IHB`) wird das Sachkonto für Umbuchungen ermittelt. Gehört das Konto weder zu IHB-Konten noch zu Schadenersatz-Konten wird dieser Platzhalter mit dem Text `unbekannt` ersetzt. `VtgVereinbarung` kann für eine Textsteuerung mit Hilfe von `Wenn … Dann` Bedingung benutzt werden.
`IHBperAnno`	Dieser Platzhalter wird ersetzt durch die vertraglich vereinbarte Beteiligungsgrenze per Anno. (Nur für die begrenzte Beteiligung bei der Instandhaltung.)
`IHBEinzeln`	Dieser Platzhalter wird ersetzt durch die vertraglich vereinbarte Beteiligungsgrenze per Einzelfall. (Nur für die begrenzte Beteiligung bei der Instandhaltung.)
`IHBbereitsBelastet`	Bei der begrenzten Beteiligung an der Instandhaltung wird ermittelt, mit welchem Betrag der Mieter schon belastet ist. Dieser Betrag kann mit diesem Platzhalter ausgegeben werden. (Nur für die begrenzte Beteiligung bei der Instandhaltung.)
`IhbKommentar`	Kommentar lt. Register Instandhaltung

Seriendruckfelder und Tabellen für Vorlagen der Faktura

Die Auswahl der Datenbankfelder beginnt mit allgemeinen Standardseriendruckfeldern. Die Faktura-spezifischen Seriendruckfelder finden Sie in der Liste am Ende (nach ggf. vorhandenen Kreditorbeschrieb-Seriendruckfeldern für Kreditoren/Debitoren-Rechnungen), beginnend mit den Feldern fibu, jahr, lfdnr, renr, …

allgemeine Fakturaplatzhalter in alfabetischer Sortierung	Beschreibung
`anrede`	Anrede des Debitors / Kreditors
`anzahl`
`beleg`	Belegnummer
`betrag`	Rechnungsbetrag
`brutto`	Bruttobetrag der Rechnung
`bs`	Buchungsschlüssel
`budatum`	Buchungsdatum
`butext`	Buchungstext
`dnr`	Debitoren-Nummer
`epreis`
`fibu`	Nummer der beteiligten FIBU entsprechend dem Platzhalter $FIBU in der Definition der Faktura-Rechnungsnummer
`fibuustid`	Umsatzsteuer-ID des FIBU-Objekts
`gesAnrede`	Anrede der Gesellschaft
`gesMwstSatz`	Gesamt-MwSt.-Satz der Rechnung
`gesName`	Name der Gesellschaft
`gesName2`	Name 2 der Gesellschaft
`gesNr`	Gesellschaft Nummer
`gesPlzort`	Postleitzahl und Ort der Gesellschaft
`gesStrasse`	Straße der Gesellschaft
`GutschriftZuRenum`	Dieser Platzhalter ist nur für solche Gutschriften relevant, die eine Referenz zu einer Rechnung besitzen. Der Platzhalter wird in diesem Fall im Dokument durch folgenden Text ersetzt: „zur Rechnung Nr.: <Rechnungsnummer>“. So können Sie im Schreiben zur Gutschrift einen Verweis auf die zugehörige Rechnung drucken, z. B.: Gutschrift: RE99900/2019/00015 zur Rechnung Nr.: RE99900/2019/00006. Gibt es keine zugehörige Rechnung, wird der Platzhalter nicht gesetzt.
`jahr`	Jahr, in dem die Rechnung erstellt wurde entsprechend dem Platzhalter $JAHR in der Definition der Faktura-Rechnungsnummer
`kurz`
`lang`
`lfdnr`	Laufende Nummer in der beteiligten FIBU entsprechend dem Platzhalter $LFDNR in der Definition der Faktura-Rechnungsnummern
`lzBis`	Leistungszeitraumende der Gesamtrechnung - per Default LZ-Ende Buchungsjahr für Sachkonten, Buchungsmonat für Personenkonten, bei externen manuellen Rechnungen lt Benutzervorgabe
`lzVon`	Leistungszeitraumbeginn der Gesamtrechnung - per Default LZ-Beginn Buchungsjahr für Sachkonten, Buchungsmonat für Personenkonten, bei externen manuellen Rechnungen lt Benutzervorgabe
`mwst`	Mehrwertsteueranteil der Rechnung
`mwst1`	MwSt.-Betrag des ersten zusammengefassten Steuercodes
`mwst2`	MwSt.-Betrag des zweiten zusammengefassten Steuercodes
`mwst3`	MwSt.-Betrag des dritten zusammengefassten Steuercodes
`mwst4`	MwSt.-Betrag des vierten zusammengefassten Steuercodes
`mwst5`	MwSt.-Betrag des fünften zusammengefassten Steuercodes
`mwstcode`	Mehrwertsteuercode
`mwstsatz`	Steuersatz lt. mwstcode
`mwsatz1`	Steuersatz des ersten zusammengefassten Steuercodes
`mwsatz2`	Steuersatz des zweiten zusammengefassten Steuercodes
`mwsatz3`	Steuersatz des dritten zusammengefassten Steuercodes
`mwsatz4`	Steuersatz des vierten zusammengefassten Steuercodes
`mwsatz5`	Steuersatz des fünften zusammengefassten Steuercodes
`name`	Name des Debitors / Kreditors
`name2`	Name 2 des Debitors / Kreditors
`netto`	Nettobetrag der Rechnung
`plzort`	Postleitzahl und Ort des Debitors
`posnr`	Positionsnummer
`reMahnstufe`	Nur für Verwaltergebührenrechnungen relevant: Wert aus der Spalte Mahnstufe
`renr`	Rechnungsnummer
`strasse`	Straße des Debitors / Kreditors
`user`	Sachbearbeiter, der die Rechnung erstellt hat
`Ustid`	Umsatzsteuer-ID des Debitors
`wedatum`	Wertstellungsdatum

Es können pro Rechnung bis zu fünf unterschiedliche Steuercodes ausgewertet werden. Dabei werden die Beträge der einzelnen Positionen pro MwSt.-Code zusammengefasst. Für jeden Steuercode werden Steuersatz und MwSt.-Betrag ermittelt.

Platzhalter Zusammengefasste Steuerinfo	Beschreibung
`mwsatz1`	Steuersatz des ersten zusammengefassten Steuercodes
`mwsatz2`	Steuersatz des zweiten zusammengefassten Steuercodes
`mwsatz3`	Steuersatz des dritten zusammengefassten Steuercodes
`mwsatz4`	Steuersatz des vierten zusammengefassten Steuercodes
`mwsatz5`	Steuersatz des fünften zusammengefassten Steuercodes
`mwst1`	MwSt.-Betrag des ersten zusammengefassten Steuercodes
`mwst2`	MwSt.-Betrag des zweiten zusammengefassten Steuercodes
`mwst3`	MwSt.-Betrag des dritten zusammengefassten Steuercodes
`mwst4`	MwSt.-Betrag des vierten zusammengefassten Steuercodes
`mwst5`	MwSt.-Betrag des fünften zusammengefassten Steuercodes

Folgende Textplatzhalter werden nur bei Rechnungen und Gutschriften mit dem Typ MieterIHB/Schadensersatz gefüllt. Bei allen anderen Rechnungstypen bleiben diese Platzhalter i. d. R. leer.

Platzhalter	Beschreibung
`VtgVereinbarung`	Vereinbarung bzgl. der Art des Schadenersatzes in Rechnungen/Gutschriften vom Typ `MieterIHB/Schadenersatz`
`IHBperAnno`	Diesen Platzhalter wird ersetzt durch die vertraglich vereinbarte Beteiligungsgrenze per Anno. (Nur für die begrenzte Beteiligung bei der Instandhaltung)
`IHBEinzeln`	Diesen Platzhalter wird ersetzt durch vertraglich vereinbarte Beteiligungsgrenze per Einzelfall. (Nur für die begrenzte Beteiligung bei der Instandhaltung)
`IHBbereitsBelastet`	Bei der begrenzten Beteiligung an der Instandhaltung wird ermittelt, mit welchem Betrag der Mieter bereits belastet wurde.

Folgende Textplatzhalter sind bei Verwendung von Cashpooling verwendbar. Ansonsten bleiben diese Platzhalter i. d. R. leer.

Platzhalter	Beschreibung
`BelegEingangsrechnung`	Beim Generieren der Rechnungen wird dieser Platzhalter in der Eingangsrechnung mit der entsprechenden Belegnummer ersetzt. In der Ausgangsrechnung bleibt dieser Platzhalter leer. Da es sich bei der Eingangs- und Ausgangsrechnung um die gleiche Rechnung handelt, wird dadurch lediglich simuliert, dass Beleg nur bei der Eingangsrechnung erstellt wird. Dieser Platzhalter ist nur für `Intercompany-Rechnungen` relevant.
`VtgVereinbarung`	Startdatum des Zinsberechnungszeitraum (ohne Nachberechnung) im Cashpooling
`SumZinsSoll`	Summe der Sollzinsen über alle Berechnungsmonate
`SumZinsHaben`	Summe der Habenzinsen über alle Nachberechnungs- und Berechnungsmonate
`NachSumZinsHaben`	Summe der Zinsen über alle Nachberechnungsmonate. Ist die Summe im Haben, wird der Wert als `NachSumZinsHaben` ausgegeben.\\`NachSumZinsSol` ist diesem Fall 0,00.
`NachSumZinsSol`	Summe der Zinsen über alle Nachberechnungsmonate. Ist die Summe im Soll, wird der Wert als `NachSumZinsSol` ausgegeben.\\`NachSumZinsHaben` ist diesem Fall 0,00.
`ZinsSollGesamt`	Summe der Sollzinsen über alle Nachberechnungs- und Berechnungsmonate
`ZinsHabenGesamt`	Summe der Habenzinsen über alle Nachberechnungs- und Berechnungsmonate
`ZinsLaufVon`	Startdatum des Zinsberechnungszeitraum (ohne Nachberechnung)
`ZinsLaufBis`	Enddatum des Zinsberechnungszeitraum (ohne Nachberechnung)
`SollHaben`	Kennzeichnung Soll bzw. Haben für den Zinsbetrag einer Rechnungsposition
`GesammtSH`	Kennzeichnung Soll bzw. Haben für den gesamten Rechnungsbetrag

Die einzelnen Rechnungspositionen können in einer expandierenden Tabelle mit Namen$$ dargestellt werden

Platzhalter (expandierend)	Beschreibung
`betrag`	Netto-Gesamtpreis der einzelnen Leistung
`posnr`	Nummer der Position der einzelnen Leistung
`kurz`	Kurzer Text zu der einzelnen Leistung
`lang`	Langer Text zu der einzelnen Leistung
`anzahl`	Anzahl der einzelnen Leistung
`epreis`	Netto-Einzelpreis der einzelnen Leistung
`mwstcode`	MwSt.-Code der einzelnen Leistung
`mwstsatz`	MwSt.-Satz der einzelnen Leistung
`ObjNr`	Objektnummer der jeweiligen Position innerhalb der expandierenden Tabelle
`ObjNrErstePosition`	Objektnummer aus der ersten Kontierungsposition

Platzhalter aus Beschrieben

Zusätzlich zu diesen Platzhaltern sind auch die Kürzel der Objektbeschriebe als dynamische Platzhalter verfügbar.

Des Weiteren werden zu allen Objektbeschriebsplatzhaltern passende FIBU-Beschriebsplatzhalter angeboten. Diese werden gegen den entsprechenden Wert des jeweiligen FIBU-Objekts ersetzt. Die Namen der FIBU-Platzhalter werden gebildet, indem dem Beschriebskürzel FIBU_ vorangestellt wird. Wenn also bei einem Unterobjekt das Beschriebskürzel AnspPartner lautet, ist der Name des FIBU-Platzhalters FIBU_AnspPartner.

Für die Kreditoren/Debitorenrechnungen können Variablen aus dem Kreditorenbeschrieb verwendet werden.

Standardplatzhalter

Generell sind die Standardplatzhalter verfügbar.

Platzhalter	Beschreibung
`onr`	Objektnummer
`obez`	Objektbezeichnung
`ostr`	Straße 1 des Objekts
`ostr2`	Straße 2 des Objekts
`ostr3`	Straße 3 des Objekts
`ostr4`	Straße 4 des Objekts
`ostr5`	Straße 5 des Objekts
`ostralle`	Alle Straßen des Objekts (kommagetrennt)
`obaujahr`	Baujahr des Objekts
`oort`	PLZ und Ort des Objekts
`obank`	Objekt-Bankbezeichnung
`oinh`	Objekt-Kontoinhaber
`oblz`	Objekt-Bankleitzahl
`okto`	Objekt-Kontonummer
`obic`	Objekt-BIC bzw. SWIFT-Code
`oiban`	Objekt-IBAN
`oustid`	Objekt-Umsatzsteuer-ID
`ostrnr`	Steuernummer zu dem Objekt
`oglbid`	SEPA-Gläubiger-ID (bei Gruppen mit Fibu im Fibu-Objekt!)
`autoobjblz2bic`	Bankleitzahl/BIC des Objekts automatisch
`autoobjkto2iban`	Kontonummer/IBAN des Objekts automatisch
`autoobjbezblz2bic`	BLZ/BIC Bezeichnung des Objekts automatisch
`autoobjbezkto2iban`	Kontonummer/IBAN-Bezeichnung des Objekts automatisch
`bank`	Bank (automatische Bankverbindung)
`inh`	Kontoinhaber (automatische Bankverbindung)
`blz`	Bankleitzahl (automatische Bankverbindung)
`kto`	Kontonummer (automatische Bankverbindung)
`bic`	BIC bzw. SWIFT-Code (automatische Bankverbindung)
`iban`	IBAN (automatische Bankverbindung)
`autoblz2bic`	Bankleitzahl/BIC automatisch
`autokto2iban`	Kontonummer/IBAN automatisch
`autobezblz2bic`	BLZ/BIC Bezeichnung automatisch
`autobezkto2iban`	Kontonummer/IBAN Bezeichnung automatisch
`vhdr1`	Verwaltungsheader Zeile 1
`vhdr2`	Verwaltungsheader Zeile 2
`vhdr3`	Verwaltungsheader Zeile 3
`vstr`	Verwalter-Straße und Hausnummer
`vort`	Verwalter PLZ und Ort
`vtel`	Verwaltertelefonnummer
`vabs`	Verwalterabsenderzeile
`datum`	Aktuelles Datum mit zweistelliger Jahreszahl (`tt.mm.jj`)
`ldatum`	Aktuelles Datum mit vierstelliger Jahreszahl (`tt.mm.jjjj`)
`sepadatum`	Datum der SEPA-Umstellung
`stichdatum`	Stichtagsdatum
`e1nam1`	Eigentümer1 - Name1
`e1nam2`	Eigentümer1 - Name2
`e1nam1u2`	Eigentümername (Name 1 und 2 kombiniert) des ersten Eigentümers
`e1str`	Eigentümer1 - Straße
`e1ort`	Eigentümer1 - PLZ u. Ort
`e1anrede`	Eigentümer1 - Anrede
`e1bank`	Eigentümer1 - Bankname
`e1blz`	Eigentümer1 - BLZ
`e1ktnnr`	Eigentümer1 - Kontonummer
`e1bic`	Eigentümer1 - BIC
`e1iban`	Eigentümer1 - IBAN
`autoe1blz2bic`	Eigentümer1 - BLZ/BIC automatisch
`autoe1kto2iban`	Eigentümer1 - Kontonummer/IBAN automatisch
`autoe1bezblz2bic`	Eigentümer1 - BLZ/BIC-Bezeichnung automatisch
`autoe1bezkto2iban`	Eigentümer1 - Konto/IBAN-Bezeichnung automatisch
`we`	Wohneinheit (Objektnummer+Personennummer)
`pnr`	Personennummer
`pinh`	Kontoinhaber aus Personenbankverbindung
`pbank`	Bankbezeichnung aus Personenbankverbindung
`pblz`	BLZ aus Personenbankverbindung
`pkto`	Kontonummer aus Personenbankverbindung
`pbic`	BIC aus Personenbankverbindung
`piban`	IBAN aus Personenbankverbindung
`manref`	Mandatsreferenznummer
`mandatref`	Mandatsreferenznummer
`pid`	Suchname zur Person
`perInfo`	`ObjNr+PerNr pid PerSuchbegriff`
`mvName1`	Automatischer Name1 (aus Adresse 2 wenn gegeben, sonst aus Adresse 1)
`mvName2`	Automatischer Name2
`autopblz2bic`	Automatische BKZ bzw. BIC aus Personenbankverbindung
`autopkto2iban`	Automatische Kontonummer bzw. IBAN aus Personenbankverbindung
`autopbezblz2bic`	Automatische Bezeichnung BLZ/BIC aus Personenbankverbindung
`autopbezkto2iban`	Automatische Bezeichnung Kontonummer/IBAN Personenbankverbindung
`wtyp`	Wohnungstyp
`hw1`	Hinweisfeld 1 aus Personenstamm/Übersicht
`hw2`	Hinweisfeld 2 aus Personenstamm/Übersicht
`hw3`	Hinweisfeld 3 aus Personenstamm/Übersicht
`hw4`	Hinweisfeld 4 aus Personenstamm/Übersicht
`hw5`	Hinweisfeld 5 aus Personenstamm/Übersicht
`hw6`	Hinweisfeld 6 aus Personenstamm/Übersicht
`hw7`	Hinweisfeld 7 aus Personenstamm/Übersicht
`info1`	Infofeld 1 aus Personenstamm/Übersicht
`info2`	Infofeld 2 aus Personenstamm/Übersicht
`pnot1`	Notizfeld 1 aus Personenstamm/Notizen
`pnot2`	Notizfeld 2 aus Personenstamm/Notizen
`pnot3`	Notizfeld 3 aus Personenstamm/Notizen
`ans1`	Automatische Anrede zur Person
`ans2`	Automatischer Name1 der Person
`ans3`	Automatischer Name2 der Person
`ans4`	Automatische Straße zur Person
`ans5`	Automatische PLZ und Ort zur Person
`ansz`	Automatische Anschriftenzeile (`ans1 ans2 ans3`) Verwenden Sie `ansz`, um Leerzeichen zu vermeiden, die erzeugt werden, falls keine Anrede (`ans1`) hinterlegt ist.
`anr1`	Automatische persönliche Anrede1 zur Person
`anr2`	Automatische persönliche Anrede2 zur Person
`ans11`	Anrede aus Anschrift 1 Die zweistellige Nummerierung mit führender 1 liefert immer die Daten aus Anschrift 1 (Ausnahmen: `fax` und `ansz` verwenden eine einstellige Codierung). Falls keine zweite Namenszeile erfasst ist, liefert `ans12` die Anrede und `ans13` den Namen. Dadurch werden im Adressblock Leerzeilen zwischen Name und Straße verhindert. Verwenden Sie daher bei Adressblöcken immer alle Platzhalter `ans11` bis `ans15`.
`ans12`	Name1 der Person aus Anschrift 1
`ans13`	Name2 der Person aus Anschrift 1
`ans14`	Straße aus Anschrift 1
`ans15`	PLZ und Ort der Person aus Anschrift 1
`ansz1`	Anschriftenzeile der Person aus Anschrift 1
`anr11`	Persönliche Anrede1 aus Anschrift 1
`anr12`	Persönliche Anrede 1 aus Anschrift 1
`ans21`	Anrede Person aus Anschrift 2
`ans22`	Name1 der Person aus Anschrift 2
`ans23`	Name2 der Person aus Anschrift 2
`ans24`	Straße aus Anschrift 2
`ans25`	PLZ und Ort der Person aus Anschrift 2
`ansz2`	Anschriftenzeile der Person aus Anschrift 2
`anr21`	Persönliche Anrede1 aus Anschrift 2
`anr22`	Persönliche Anrede2 aus Anschrift 2
`tel1`	Automatische Telefonnummer 1
`tel2`	Automatische Telefonnummer 2
`fax`	Automatische Telefaxnummer
`email`	Automatische E-Mail-Adresse
`tel11`	Telefonnummer 1 aus Anschrift 1
`tel12`	Telefonnummer 2 aus Anschrift 1
`fax1`	Telefaxnummer aus Anschrift 1
`email`	Automatische E-Mail-Adresse
`tel21`	Telefonnummer 1 aus Anschrift 2
`tel22`	Telefonnummer 2 aus Anschrift 2
`fax2`	Telefaxnummer aus Anschrift 2
`email2`	E-Mail-Adresse aus Anschrift 2
`icru`	Währungskennzeichen, z. B. EUR
`autojahr`	Automatisches Jahr als vierstellige Ziffer (`jjjj`)
`autorenr`	Automatische Rechnungsnummer
`pinh2`	Kontoinhaber der alternativen Bankverbindung
`pbank2`	Bankname der alternativen Bankverbindung
`pblz2`	BLZ der alternativen Bankverbindung
`pkto2`	Kontonummer der alternativen Bankverbindung
`pbic2`	BIC der alternativen Bankverbindung
`piban2`	IBAN der alternativen Bankverbindung
`ptyp`	Personentyp
`autop2blz2bic`	Automatische BLZ/BIC der alternativen Bankverbindung
`autop2kto2iban`	Automatische Kontonummer/IBAN aus der alternativen Bankverbindung
`autop2bezblz2bic`	Automatische Bezeichnung BLZ/BIC aus der alternativen Bankverbindung
`autop2bezkto2iban`	Automatische Bezeichnung Kontonummer/IBAN aus der alternativen Bankverbindung
`bnkUe`	Name der Bank aus der Bankverbindung Überweisung (Textplatzhalter für Objekt, Bank für Überweisung. Das Objekt wird aus den Einstellungen der Gruppe ermittelt. Also im Ergebnis die Bank, über welche der Zahlungsverkehr für Überweisungen läuft.)
`inhUe`	Kontoinhaber aus der Bankverbindung Überweisung
`blzUe`	BLZ aus der Bankverbindung Überweisung
`ktoUe`	Kontonummer aus der Bankverbindung Überweisung
`bicUe`	BIC aus der Bankverbindung Überweisung
`ibanUe`	IBAN aus der Bankverbindung Überweisung
`autoUeblz2bic`	Automatische BLZ/BIC aus der Bankverbindung Überweisung
`autoUekto2iban`	Automatische Kontonummer/IBAN Bankverbindung Überweisung
`autoUebezblz2bic`	Automatische Bezeichnung BLZ/BIC aus der Bankverbindung Überweisung
`autoUebezkto2iban`	Automatische Bezeichnung Kontonummer/IBAN aus der Bankverbindung Überweisung
`bnkKr`	Name der Bank aus der Bankverbindung Kreditor (Textplatzhalter für Objekt, Bank für Kreditoren. Das Objekt wird aus den Einstellungen der Gruppe ermittelt. Also im Ergebnis die Bank, über welche der Zahlungsverkehr für Kreditoren läuft.)
`inhKr`	Kontoinhaber aus der Bankverbindung Kreditor
`blzKr`	BLZ aus der Bankverbindung Kreditor
`ktoKr`	Kontonummer aus der Bankverbindung Kreditor
`bicKr`	BIC aus der Bankverbindung Kreditor
`ibanKr`	IBAN aus der Bankverbindung Kreditor
`autoKrblz2bic`	Automatische BLZ/BIC aus der Bankverbindung Kreditor
`autoKrkto2iban`	Automatische Kontonummer/IBAN aus der Bankverbindung Kreditor
`autoKrbezblz2bic`	Automatische Bezeichnung BLZ/BIC aus der Bankverbindung Kreditor
`autoKrbezkto2iban`	Automatische Bezeichnung Kontonummer/IBAN aus der Bankverbindung Kreditor
`bnkKrLs`	Bankverbindung Kreditorlastschrift (Textplatzhalter für Objektbank für Kreditorenlastschriften. Das Objekt wird aus den Einstellungen der Gruppe ermittelt. Also im Ergebnis die Bank, über welche Lastschriften der Kreditoren laufen.)
`inhKrLs`	Kontoinhaber aus der Bankverbindung Kreditorlastschrift
`blzKrLs`	BLZ aus der Bankverbindung Kreditorlastschrift
`ktoKrLs`	Kontonummer aus der Bankverbindung Kreditorlastschrift
`bicKrLs`	BIC aus der Bankverbindung Kreditorlastschrift
`ibanKrLs`	IBAN aus der Bankverbindung Kreditorlastschrift
`autoKrLsblz2bic`	Automatische BLZ/BIC aus der Bankverbindung Kreditorlastschrift
`autoKrLskto2iban`	Automatische Kontonummer/IBAN aus der Bankverbindung Kreditorlastschrift
`autoKrLsbezblz2bic`	Automatische Bezeichnung BLZ/BIC aus der Bankverbindung Kreditorlastschrift
`autoKrLsbezkto2iban`	Automatische Bezeichnung Kontonummer/IBAN aus der Bankverbindung Kreditorlastschrift
`obnkUe`	Name der Bank aus Objektbankverbindung Überweisung (Textplatzhalter für Objektbank für Überweisung. Also im Ergebnis die Bank, über welche der Zahlungsverkehr für Überweisungen läuft, wenn diese Objektbank eingerichtet ist.)
`oinhUe`	Kontoinhaber aus der Objektbankverbindung Überweisung
`oblzUe`	BLZ aus der Objektbankverbindung Überweisung
`oktoUe`	Kontonummer aus der Objektbankverbindung Überweisung
`obicUe`	BIC aus der Objektbankverbindung Überweisung
`oibanUe`	IBAN aus der Objektbankverbindung Überweisung
`autoobjUeblz2bic`	Automatische BLZ/BIC aus der Objektbankverbindung Überweisung
`autoobjUekto2iban`	Automatische Kontonummer/IBAN aus der Objektbankverbindung Überweisung
`autoobjUebezblz2bic`	Automatische Bezeichnung BLZ/BIC aus der Objektbankverbindung Überweisung
`autoobjUebezkto2iban`	Automatische Bezeichnung Kontonummer/IBAN aus der Objektbankverbindung Überweisung
`obnkKr`	Bankbezeichnung aus der Objektbankverbindung Kreditor (Das Objekt wird aus den Einstellungen der Gruppe ermittelt. Also im Ergebnis die Bank, über welche der Zahlungsverkehr für Kreditoren läuft.)
`oinhKr`	Kontoinhaber aus der Objektbankverbindung Kreditor
`oblzKr`	BLZ aus der Objektbankverbindung Kreditor
`oktoKr`	Kontonummer aus der Objektbankverbindung Kreditor
`obicKr`	BIC aus der Objektbankverbindung Kreditor
`oibanKr`	IBAN aus der Objektbankverbindung Kreditor
`autoobjKrblz2bic`	Automatische BLZ/BIC aus der Objektbankverbindung Kreditor
`autoobjKrkto2iban`	Automatische Kontonummer/IBAN aus der Objektbankverbindung Kreditor
`autoobjKrbezblz2bic`	Automatische Bezeichnung BLZ/BIC aus der Objektbankverbindung Kreditor
`autoobjKrbezkto2iban`	Automatische Bezeichnung Kontonummer/IBAN aus der Objektbankverbindung Kreditor
`RecId`	Interne RecordID bei der Zuweisung von archivierten Dokumenten zum jeweiligen Mieter. Diese Variable wird beim Archivieren abgefragt und ist für interne Verwendung gedacht.
`UserVorname`	Vorname des aktuellen Anwenders
`UserNachname`	Nachname des aktuellen Anwenders
`UserKuerzel`	Kürzel des aktuellen Anwenders
`UserMail`	E-Mail-Adresse des aktuellen Anwenders
`UserTel`	Telefonnummer des aktuellen Anwenders
`UserFax`	Telefax-Nummer des aktuellen Anwenders
`UserUnterschriftsvollmacht`	Damit können Texte wie z. B. `i. A.` ausgegeben werden.

Administration

IHB-Arten

Grund der Steuerbefreiung

Erstmalige Nutzung des Cash-Poolings

Instandhaltungsbeteiligung Ersteinrichtung und Voraussetzungen

Sie benötigen eine Lizenz des Zusatzmoduls Faktura (ix2451) . Nach entsprechender Freischaltung finden Sie die Faktura im Menübaum unter Buchhaltung , Faktura .
Die Funktionalität Instandhaltungsbeteiligung der Mieter (IHB) kann über Systemeinstellungen Datenbank, Buchhaltung > GVC701-Vorbelegung > IHBelastung aktiviert werden. Im Standard ist der Parameter IHBelastung deaktiviert. Nachdem Sie die Standardeinstellung deaktiviert haben, können Sie die Funktionaltität für Instandhaltungsbeteiligung der Mieter im GVC 701 einschalten.
Für die Eingabe der Belastung über die Rechnungsmaske sind Eingaben in dem Objektauswahl erforderlich. Definieren Sie in dem Modul Objektauswahl über das Register Parameter Kontenrahmen für die Instandhaltungsbeteiligung und Schadenersatz. Der Instandhaltungsbeteiligung-Kontenrahmen darf nicht den Schadenersatz-Kontenrahmen überlappen. Über den Schalter Mieter immer belasten im Register Parameter können Sie auch steuern, ob Mieter immer belastet werden. Ist dieser Schalter gesetzt, wird der Mieter im Falle von Schadenersatz immer belastet. Im Falle von Instandhaltung wird Mieter belastet, wenn es möglich ist. Diese Einstellungen werden nur für die FIBU-Objekte gesetzt. Diese Einstellungen werden automatisch in die Unterobjekte weitergeleitet.
Die vertraglichen Vereinbarungen bezüglich Instandhaltungsbeteiligung können im Vertragsmanagement über das Register Instandhaltung eingegeben werden. Folgende Vereinbarungen sind möglich:
* keine Beteiligung
* begrenzte Beteiligung: Einzelfall und/oder per Anno (%-Wert oder Betrag in EUR)
* unbegrenzte Beteiligung
Diese Mieterbeteiligung dient als Grundlage für Prüfung beim Zuordnen einer Mieterbeteiligung zu einer Rechnung.
Es ist erforderlich in der Fachadministration im Modul Mehrwertsteuer-Tabelle den Marker U für die Zuordnung des Steuersatzes die umsatzsteuerliche Beteiligung für NettoPlus-Mieter zu setzen. Der erste UN -Steuercode muss mit dem gültigen MwSt.-Satz (analog zum Steuersatz des mit U -markierten Steuercodes) für die korrekte Berechnung von Brutto-Mietern existieren.
Für beteiligte Personentypen werden eine Sollart und ein Sachkonto für das Buchen der Instandhaltungsbeteiligung benötigt. Die Sollart dient der Erfassung des Einzelsollbetrages, das Sachkonto Umbuchung wird für die Aufwandsumbuchung genutzt. Ordnen Sie diese Sollart und das Sachkonto in der Fachadministration im Modul Sollarten in der Maske Personentyp bearbeiten dem jeweiligen Personentyp zu. Die Sollart wird im Maskenbereich Instandhaltungsbeteiligung in das Feld Sollart IH-Bet. eingetragen. Das Sachkonto wird in demselben Block in das Feld Sachkonto Umb. eingetragen.
Zusätzlich wird für beteiligte Personentypen eine Sollart und ein Sachkonto für die Buchung eines Schadenersatzs benötigt. Auch hier dient die Sollart der Erfassung des Einzelsollbetrages und das Sachkonto wird für die Umbuchung des Aufwandes genutzt. Diese Sollart und das Sachkonto sind in der Fachadministration im Modul Sollarten in der Maske Personentyp bearbeiten im Maskenbereich Schadenersatz einzutragen.
Bei der Eingabe der Mieterinstandhaltungsbelastung über GVC 701 werden vertragliche Vereinbarungen geprüft. Wurde Mieterbelastung begrenzt in % von der Grundmiete vereinbart, prüft das Programm ob der zu belastenden Betrag schon erschöpft wurde oder ob weitere Belastungen noch möglich sind. Dafür errechnet das Programm die Jahresgrundmiete. Für diese Berechnung muss Sollart Grundmiete besonderes gekennzeichnet werden. Setzen Sie dafür in der Fachadministration im Modul Sollarten für Sollart(en) Grundmiete in dem Feld Sollart den Typ – Typ Miete .
Zur Erstellung der Mieterrechnung ist vorab eine entsprechende Word-Textvorlage (doc-Format) in dem Modul Faktura , Einstellungen , Vorlagen anzulegen. (s. Kapitel Rechnungsvorlage )
Weitere Einstellungen sind im Modul Fachadministration , System , Systemeinstellungen Datenbank nach Absprache mit einem Consultant der CREM SOLUTIONS vorzunehmen.

Systemeinstellungen Datenbank Faktura

Mithilfe der folgenden Systemeinstellungen definieren Sie individuelle Anpassungen für das Modul Faktura.

Zugang: Fachadministration > System > Systemeinstellungen Datenbank (als Administrator, mit S-Rechten)

Systemeinstellungen zur Faktura sollten Sie vor deren Anpassung zuvor mit einem Consultant der CREM SOLUTIONS absprechen. Weitere Systemeinstellungen, welche auch die Faktura betreffen können, finden Sie im Buchhaltungs-Abschnitt Intercompany oder der GVC-701-Vorbelegung.

Bereich > Abschnitt	Systemeinstellung	Beschreibung
Buchhaltung > Rechnungseingangsbuch	`BelegGleichInterneReNr`	Per Systemeinstellungen `BelegGleichInterneReNr` und `FibuBelegGleichInterneReNr` kann gesteuert werden, ob das Belegfeld beim Buchen von Rechnungen aus den Modulen `Faktura` und `Kautionsverwaltung` in das Rechnungseingangsbuch auf die interne Rechnungsnummer gesetzt wird. Standardmäßig wird die Belegnummer nicht auf die interne Rechnungsnummer gesetzt.
Stammdaten > Faktura	`BelegWennLeer`	Vorbelegung des Buchungsbelegs bei der Rechnungserfassung in der Faktura. Diese Einstellung wird nur dann berücksichtigt, wenn das Belegfeld leer gelassen wird, sonst wird der eingetragene Beleg übernommen. Für die Rechnungsnummer im Beleg kann hier als Platzhalter `$RENR` eingesetzt werden. Beachten Sie bei Verwendung des Platzhalters bitte auch die maximal zulässige Zeichenanzahl des Belegfeldes. Die Standardeinstellung ist leer.
Stammdaten > Faktura	`Bruttobetrag`	Mit Hilfe dieser Systemeinstellung legen Sie die Standardbetragseingabe für die Rechnungserfassung in der Faktura fest. Neben der Weiterleitung der Systemeinstellung zur Vorbelegung GVC 701 ( `an [Buchhaltung]→ [GVC701-Vorbelegung]→ [Brutto-Betrag] gekoppelt` ) können Sie für das Faktura-Modul hiervon eine abweichende feste Vorgabe treffen und steuern, ob bei der Rechnungserfassung in Faktura das Bruttofeld (ON) oder das Nettobetragfeld (OFF) in der Kontierungsmaske aktiviert wird. Es kann immer mit `F8` zwischen Brutto und Netto umgeschaltet werden. Zur Auswahl stehen: `an [Buchhaltung]→[GVC701 Vorbelegung]→[BruttoBetrag] gekoppelt.` `ja - Standardmäßig wird das Brutto-Feld aktiviert.` `nein - Standardmäßig wird das Netto-Feld aktiviert.` Die Standardeinstellung ist `an [Buchhaltung]→[GVC701 Vorbelegung]→[BruttoBetrag] gekoppelt`.
Stammdaten > Faktura	`BuchenRechnungseingangsbuchStatus`	Hiermit kann definiert werden, ob und mit welchem Rechnungseingangsbuch-Status die aus Faktura generierten Rechnungen und Gutschriften in das Rechnungseingangsbuch gebucht werden. Diese Systemeinstellung gilt auch für die Cash-Pooling-Zinsrechnungen im Hauptbuchungskreis der Obergesellschaft unabhängig davon, ob eine Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung oder Gutschrift gebucht wird. Mögliche Einstellungen sind: `nur Dialogbuchhaltung` - Die Faktura-Rechnungen werden nur in der Dialogbuchhaltung gebucht und im Rechnungseingangsbuch … <nodisp 2></nodisp> `vorerfasst` - Die Faktura-Rechnungen werden mit dem Status `vorerfasst` im Rechnungseingangsbuch angelegt … <nodisp 2></nodisp> `fachlich freigegeben` - Die Faktura-Rechnungen werden mit dem Status `fachlich freigegeben` im Rechnungseingangsbuch angelegt… <nodisp 2></nodisp> `fachlich bestätigt` - Die Faktura-Rechnungen werden mit dem Status `fachlich freigegeben` im Rechnungseingangsbuch angelegt… <nodisp 2></nodisp> `verbucht` - Die Faktura-Rechnungen werden mit dem Status `fachlich Bestätigt` im Rechnungseingangsbuch angelegt … <nodisp 2></nodisp> `direkt in die Dialogbuchhaltung buchen` - … <nodisp 2></nodisp> Die Standardeinstellung ist `direkt in die Dialogbuchhaltung buchen`.
Stammdaten > Faktura	`BuchungstextAlsKontierungstext`	Wenn dieser Parameter aktiv ist, wird der Buchungstext für alle Kontierungen verwendet. Der Positionstext wird bei der Übergabe an die Buchhaltung nicht verwendet. Die Standardeinstellung ist nicht aktiv.
Stammdaten > Faktura	`DCLDisketteDirektErstellen`	Sie können hiermit steuern, ob beim Generieren des DCL-Laufs die Bank-Datei(en) direkt erstellt werden soll(en). Dafür muss der Benutzer auch Programmrechte für das Modul `Zahlungsverkehr` haben! Die DCL-Lauf Daten werden im Grid angezeigt. Admin-Benutzer können DCL-Lauf Daten setzen und löschen. Ein Prüflauf mit Fehlerprotokoll wird erstellt. Ein DCL-Protokoll wird nur dann erstellt, wenn Fehler vorhanden sind - dann wird auch kein DCL-Lauf generiert! Die Standardeinstellung ist nicht aktiv.
Stammdaten > Faktura	`DefaultSollartMieterRechnung`	Hiermit wird eine Default-Sollart für Mieterrechnungen festgelegt. Bei der Neuanlage einer Mieterrechnung wird das Feld `Sollstellung KKL` mit dieser Sollart vorbelegt. Nach Entkopplung vom Standardwert steht im Feld `DefaultSollartMieterRechnung` per `F2` -Klick eine Auswahl aus der Sollartenliste zur Verfügung. Hier wählen Sie eine Sollart aus. Soll kein Vorschlag gegeben werden, wählen Sie die letzte leere Zeile in der Liste aus. Die Standardeinstellung ist leer.
Stammdaten > Faktura	`ExtManRechBaseDir`	Optionale Verzeichnis. In diesem Verzeichnis werden die im Prozess `externe manuelle Rechnung` generierten Rechnungsschreiben hinterlegt. Die Standardeinstellung ist leer.
Stammdaten > Faktura	`FaelligkeitNTageNachUebergabeDatum`	Hiermit kann das Fälligkeitsdatum der aus der Faktura erstellten Rechnungen festgelegt werden. Das Fälligkeitsdatum wird n Tage nach dem Datum der Übergabe an die Buchhaltung gesetzt. Diese Systemeinstellung wird allerdings nur dann ausgewertet, wenn bei dem Kreditor/Debitor die Tage für das Zahlungsziel 1 nicht gesetzt sind, sonst wird das Fälligkeitsdatum auf Zahlungsziel 1-Tage nach dem Wertstellungsdatum der Rechnung gesetzt. Die Standardeinstellung ist 0 Tage.
Buchhaltung > GVC-701-Vorbelegung	`FakturaRechnungDrucker`	Über diese Systemeinstellung kann definiert werden, ob bei Weiterbelastung die Ausgangsrechnungen der Faktura auf einem zentral definierten Drucker gedruckt werden sollen. Der Drucker muss auf allen Rechnern gleich benannt sein. Wenn der eingestellte Drucker auf einem Rechner nicht vorhanden bzw. installiert ist, wird die Rechnung an den Standard-iX-Haus-Drucker geschickt.
Buchhaltung > Rechnungseingangsbuch	`FibuBelegGleichInterneReNr`	Per Systemeinstellungen `BelegGleichInterneReNr` und `FibuBelegGleichInterneReNr` kann gesteuert werden, ob das Belegfeld beim Buchen von Rechnungen aus den Modulen `Faktura` und `Kautionsverwaltung` in das Rechnungseingangsbuch auf die interne Rechnungsnummer gesetzt wird. Standardmäßig wird die Belegnummer nicht auf die interne Rechnungsnummer gesetzt.
Stammdaten > Faktura	`GesellschaftenStamm`	Sie können hiermit den Gesellschaftenstamm aktivieren. Dies ist erforderlich, wenn Sie Rechnungsnummern mit `$GESEL` oder `$HGESEL` definieren wollen. Die Standardeinstellung ist nicht aktiv.
Stammdaten > Faktura	`KontoIHB`	Hiermit wird ein Default-Sachkonto für die Mieterrechnungen von Typ `IHB` (Instandshaltungbeteiligung) festgelegt. Bei der Neuanlage einer Rechnung wird das Feld `Konto` im Bereich `Sachkontenumbuchung (IH-Beteiligung)` mit dieser Kontonummer vorbelegt. Die Standardeinstellung ist leer.
Stammdaten > Faktura	`KreditorenFestesMandat`	Hiermit können die Kreditoren definiert werden, für welche ein festes Mandat in der Faktura verwendet werden soll. Dieses Mandat wird für die Lastschrift-Prüfung in dem gesamten Objektbereich verwendet. Die Standardeinstellung ist leer.
Stammdaten > Faktura	`Mahnstufe`	Aktiviert die Anzeige von Mahnstufen. Dies ist relevant für die Anbindung an ein Dokumentenmanagementsystem. Die Standardeinstellung ist nicht aktiv.
Stammdaten > Faktura	`ProjektKostenstelleUmbuchung`	Hiermit kann definiert werden, ob bzw. wie das Projekt und die Kostenstelle bei der Sachkontenumbuchung von Instandhaltungskosten bei Mieterweiterbelastung bebucht werden. Bei den Optionen `NichtBuchen` und `BeidseitigBuchen` wird der Saldo des Projekts bzw. der Kostenstelle nicht verändert. Bei der Standardoption `EinseitigBuchen` werden das Projekt und die Kostenstelle auf der Seite des Kontos bebucht und somit wird der Saldo verändert. Standardeinstellung: `EinseitigBuchen`
Stammdaten > Faktura	`RechnungsnummerEditieren`	Hiermit kann das Feld `Rechnungsnummer` bei Neuerfassung von Debitoren-Rechnungen in der Faktura zum Editieren freigeschaltet werden. Als Standard ist das Feld nicht aktiv.
Stammdaten > Faktura	`TextErsteKontierung`	Wenn eingeschaltet, wird als Buchungstext der Text der ersten Kontierung übernommen, sonst wird die Rechnungsnummer als Buchungstext übernommen. Siehe auch Systemeinstellung `Buchhaltung ⇒ GVC701 Vorbelegung ⇒ TextErsteKontierung`. Zur Auswahl stehen: `an [Buchhaltung]→[GVC701 Vorbelegung]→[TextErsteKontierung] gekoppelt` `ja - Der Buchungstext wird aus dem Text der ersten Kontierung gesetzt.` `nein - Als Buchungstext wird die Rechnungsnummer eingesetzt.` Als Standard ist `an [Buchhaltung]→[GVC701 Vorbelegung]→[TextErsteKontierung] gekoppelt` aktiv.

Systemparameter für Instandhaltungsbeteiligung

Zugang: Fachadministration > System > Systemeinstellungen Datenbank (als Administrator, mit S-Rechten)

Folgende Systemeinstellungen sind nur für die Eingabe der Belastungen über die Rechnungsmaske relevant.

Bereich > Abschnitt	Systemeinstellung	Beschreibung
Buchhaltung > GVC701-Vorbelegung	`FakturaRechnungGenerieren`	Definiert, ob bei Weiterbelastung die Ausgangsrechnungen in Faktura automatisch generiert werden.
Buchhaltung > GVC701-Vorbelegung	`FakturaRechnungArchivieren`	Definiert, ob bei Weiterbelastung die Ausgangsrechnungen in Faktura automatisch archiviert werden.
Buchhaltung > GVC701-Vorbelegung	`FakturaRechnungDrucken`	Definiert, ob bei Weiterbelastung die Ausgangsrechnungen in Faktura automatisch gedruckt werden.
Buchhaltung > GVC701-Vorbelegung	`FakturaRechnungBuchen`	Definiert, ob bei Weiterbelastung die Ausgangsrechnungen in Faktura automatisch gebucht werden.
Buchhaltung > GVC701-Vorbelegung	`FakturaRechnungBelegAutomatisch`	Hiermit definieren Sie das Format der automatisch generierten Belegnummer bei Weiterbelastung die Ausgangsrechnungen.Ist Format der Belegnummer nicht definiert, wird die Belegnummer nicht automatisch generiert. Vordefiniert ist `Beleg = Ausgangsrechnungen Nummer`.
Buchhaltung > GVC701-Vorbelegung	`FakturaText`	Dieser Parameter ist für die beiden Eingabe-Wege relevant. Bei der Eingabe der Mieterbelastungen über GVC 701 wird ein Text für die Erstellung und Buchung der Mieterrechnungen benötigt. Hier können Sie ein Standard-Text dafür definieren. Folgende Platzhalter können in dem Text verwendet werden: `$KRENAM`, `$RENR` und `$REDAT`. Diese Platzhalter werden dann automatisch durch Kreditorenname, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum ersetzt.
Stammdaten > Faktura	`DefaultSollartMieterRechnung`	Hiermit wird die Default-Sollart für Standard Mieterrechnungen festgelegt. Bei der Neuanlage einer Mieterrechnung mit dem Typ `Rechnung Mieter Standard` in der Faktura wird das Feld `Sollstellung KKL` mit dieser Sollart vorbelegt. Hilfreich beim manuellen Erstellen der Mieterrechnungen direkt in der Faktura. Für die Belastung der Mieter über GVC 701 ist diese Systemeinstellung irrelevant.
Stammdaten > Faktura	`KontoIHB`	Hiermit wird das Default-Sachkonto für die Mieterrechnungen von Typ `IHB` (Instandshaltungbeteiligung) festgelegt. Bei der Neuanlage einer Rechnung in der Faktura wird das Feld `Konto` im Bereich `Sachkontenumbuchung (IH-Beteiligung)` mit dieser Kontonummer vorbelegt. Hilfreich beim manuellen Erstellen der Mieterrechnungen direkt in der Faktura. Für die Belastung der Mieter über GVC 701 ist diese Systemeinstellung irrelevant.

Systemparameter für Intercompany-Rechnungen

Zugang: Fachadministration > System > Systemeinstellungen Datenbank > Buchhaltung > Intercompany

Hier stehen Ihnen einige Systemeinstellungen zur Faktura mit Intercompany-Rechungen zur Verfügung. Die Anpassung in diesem Bereich sollten Sie zuvor mit einem Consultant der CREM SOLUTIONS absprechen. Weitere Systemeinstellungen, welche auch die Faktura betreffen, finden Sie im Stammdaten-Abschnitt Faktura.

Systemeinstellung	Beschreibung
`Intercompany`	Die Aktivierung der Intercompany-Rechnungen ermöglicht, hoch automatisiert Eingangsrechnungen direkt an Intercompany-Debitoren zu belasten. Wird für den Intercompany-Debitoren die Buchhaltung auch in iX-Haus geführt, sind auch Weiterleitungen in die andere FIBU möglich. Verfügbare Parameter sind:\\`aktiv nicht aktiv` Standard: `nicht aktiv`
`AusgangsRechnungGenerieren`	Hiermit kann definiert werden, ob die Intercompany-Ausgangsrechnungen in Faktura automatisch generiert werden. Voraussetzung für diese Funktionalität ist die Aktivierung von Intercompany im System (Systemeinstellung `Intercompany`). Mit dem Standardparameter `Nie` ist die Systemeinstellung inaktiv und kann vom Benutzer nicht verändert werden. Mit Parameter `Immer` ist die Systemeinstellung aktiv und kann vom Benutzer nicht verändert werden. Mit Parameter `Ja` ist die Systemeinstellung aktiv, kann jedoch vom Benutzer verändert werden. Mit Parameter `Nein` ist die Systemeinstellung inaktiv, kann vom Benutzer jedoch verändert werden.
`AusgangsRechnungArchivieren`	Hiermit kann definiert werden, ob die Intercompany-Ausgangsrechnungen in Faktura automatisch archiviert werden. Die Archivierung kann nur dann automatisch erfolgen, wenn die Ausgangsrechnungen automatisch in der Faktura angelegt werden (die Systemeinstellung `AusgangsRechnungGenerieren` muss aktiviert sein). Wenn die Ausgangsrechnungen gedruckt werden, werden sie automatisch archiviert, unabhängig von dieser Systemeinstellung! Voraussetzung für diese Funktionalität ist die Aktivierung von Intercompany im System (Systemeinstellung `Intercompany` ). Mit dem Standardparameter `Nie` ist die Systemeinstellung inaktiv und kann vom Benutzer nicht verändert werden. Mit Parameter `Immer` ist die Systemeinstellung aktiv und kann vom Benutzer nicht verändert werden. Mit Parameter `Ja` ist die Systemeinstellung aktiv, kann jedoch vom Benutzer verändert werden. Mit Parameter `Nein` ist die Systemeinstellung inaktiv, kann vom Benutzer jedoch verändert werden.
`AusgangsRechnungDrucken`	Hiermit kann definiert werden, ob die Intercompany-Ausgangsrechnungen in Faktura automatisch gedruckt werden. Das Drucken kann nur dann automatisch erfolgen, wenn die Ausgangsrechnungen automatisch in der Faktura angelegt werden (die Systemeinstellung `AusgangsRechnungGenerieren` muss hierzu aktiviert sein). Voraussetzung für diese Funktionalität ist die Aktivierung von Intercompany im System (Systemeinstellung `Intercompany` ). Mit Standardparameter `Nie` ist die Systemeinstellung inaktiv und kann vom Benutzer nicht verändert werden. Mit Parameter `Immer` ist die Systemeinstellung aktiv und kann vom Benutzer nicht verändert werden. Mit Parameter `Ja` ist die Systemeinstellung aktiv, kann jedoch vom Benutzer verändert werden. Mit Parameter `Nein` ist die Systemeinstellung inaktiv, kann vom Benutzer jedoch verändert werden.
`AusgangsRechnungBuchen`	Hiermit kann definiert werden, ob die Intercompany-Ausgangsrechnungen in Faktura automatisch gebucht werden. Das Buchen kann nur dann automatisch erfolgen, wenn die Ausgangsrechnungen automatisch in der Faktura angelegt werden (die Systemeinstellung `AusgangsRechnungGenerieren` muss aktiviert sein). Voraussetzung für diese Funktionalität ist die Aktivierung von Intercompany im System (Systemeinstellung `Intercompany`). Mit dem Standardparameter `Nie` ist die Systemeinstellung inaktiv und kann vom Benutzer nicht verändert werden. Mit Parameter `Immer` ist die Systemeinstellung aktiv und kann vom Benutzer nicht verändert werden. Mit Parameter `Ja` ist die Systemeinstellung aktiv, kann jedoch vom Benutzer verändert werden. Mit Parameter `Nein` ist die Systemeinstellung inaktiv, kann vom Benutzer jedoch verändert werden.
`EingangsRechnungGenerieren`	Hiermit kann definiert werden, ob die Intercompany-Eingangsrechnungen in Faktura automatisch generiert werden. Voraussetzung für diese Funktionalität ist die Aktivierung von Intercompany im System (Systemeinstellung `Intercompany`). Mit dem Standardparameter `Nie` ist die Systemeinstellung inaktiv und kann vom Benutzer nicht verändert werden. Mit Parameter `Immer` ist die Systemeinstellung aktiv und kann vom Benutzer nicht verändert werden. Mit Parameter `Ja` ist die Systemeinstellung aktiv, kann jedoch vom Benutzer verändert werden. Mit Parameter `Nein` ist die Systemeinstellung inaktiv, kann vom Benutzer jedoch verändert werden.
`EingangsRechnungArchivieren`	Hiermit kann definiert werden, ob die Intercompany-Eingangsrechnungen in Faktura automatisch archiviert werden. Die Archivierung kann nur dann automatisch erfolgen, wenn die Eingangsrechnungen automatisch in der Faktura angelegt werden (die Systemeinstellung `EingangsRechnungGenerieren` muss aktiviert sein). Wenn die Eingangsrechnungen gedruckt werden, werden sie automatisch archiviert, unabhängig von dieser Systemeinstellung! Voraussetzung für diese Funktionalität ist die Aktivierung von Intercompany im System (Systemeinstellung Intercompany). Mit dem Standardparameter `Nie` ist die Systemeinstellung inaktiv und kann vom Benutzer nicht verändert werden. Mit Parameter `Immer` ist die Systemeinstellung aktiv und kann vom Benutzer nicht verändert werden. Mit Parameter `Ja` ist die Systemeinstellung aktiv, kann jedoch vom Benutzer verändert werden. Mit Parameter `Nein` ist die Systemeinstellung inaktiv, kann vom Benutzer jedoch verändert werden.
`EingangsRechnungDrucken`	Hiermit kann definiert werden, ob die Intercompany-Eingangsrechnungen in Faktura automatisch gedruckt werden. Das Drucken kann nur dann automatisch erfolgen, wenn die Eingangsrechnungen automatisch in der Faktura angelegt werden (die Systemeinstellung `EingangsRechnungGenerieren` muss aktiviert sein). Voraussetzung für diese Funktionalität ist die Aktivierung von Intercompany im System (Systemeinstellung `Intercompany`). Mit dem Standardparameter `Nie` ist die Systemeinstellung inaktiv und kann vom Benutzer nicht verändert werden. Mit Parameter `Immer` ist die Systemeinstellung aktiv und kann vom Benutzer nicht verändert werden. Mit Parameter `Ja` ist die Systemeinstellung aktiv, kann jedoch vom Benutzer verändert werden. Mit Parameter `Nein` ist die Systemeinstellung inaktiv, kann vom Benutzer jedoch verändert werden.
`EingangsRechnungBuchen`	Hiermit kann definiert werden, ob die Intercompany-Eingangsrechnungen in Faktura automatisch gebucht werden. Das Buchen kann nur dann automatisch erfolgen, wenn die Eingangsrechnungen automatisch in der Faktura angelegt werden (die Systemeinstellung `EingangsRechnungGenerieren` muss aktiviert sein). Voraussetzung für diese Funktionalität ist die Aktivierung von Intercompany im System (Systemeinstellung `Intercompany`). Mit dem Standardparameter `Nie` ist die Systemeinstellung inaktiv und kann vom Benutzer nicht verändert werden. Mit Parameter `Immer` ist die Systemeinstellung aktiv und kann vom Benutzer nicht verändert werden. Mit Parameter `Ja` ist die Systemeinstellung aktiv, kann jedoch vom Benutzer verändert werden. Mit Parameter `Nein` ist die Systemeinstellung inaktiv, kann vom Benutzer jedoch verändert werden.
`AusgangsrechnungBelegAutomatisch`	Hiermit definieren Sie das Format der automatisch generierten Belegnummer bei Intercompany-Ausgangsrechnungen. Ist das Format der Belegnummer nicht definiert, wird die Belegnummer nicht automatisch generiert. Voraussetzung für diese Funktionalität ist die Aktivierung von Intercompany im System (Systemeinstellung `Intercompany`). Für die individuelle Vorgabe stehen diverse Platzhalter zur Verfügung, z. B. `$FIBU`, `$WJAHR`, `$LAUFNR`, `$RENR`, welche im Eingabedialog erläutert werden. Standard ist `$RENR`.
`EingangsrechnungBelegAutomatisch`	Hiermit definieren Sie das Format der automatisch generierten Belegnummer bei Intercompany-Eingangsrechnungen. Ist das Format der Belegnummer nicht definiert, wird die Belegnummer nicht automatisch generiert. Voraussetzung für diese Funktionalität ist die Aktivierung von Intercompany im System (Systemeinstellung `Intercompany`). Für die individuelle Vorgabe stehen diverse Platzhalter zur Verfügung, z. B. `$FIBU`, `$WJAHR`, `$LAUFNR`, `$RENR`, welche im Eingabedialog erläutert werden. Standard ist `$RENR`.
`EingangsrechnungrechnungseingangsbuchStatus`	Hiermit werden die Rechnungseingangsbuch-Status definiert, mit welchem die Intercompany-Eingangsrechnungen erstellt werden. Die Intercompany-Eingangsrechnungen werden nur dann in das Rechnungseingangsbuch gespeichert, wenn die Intercompany-Rechnung auch im Rechnungseingangsbuch erstellt wird. Zur Auswahl stehen `fachlich bestätigt`, `fachlich freigegeben`, `verbucht` und `vorerfasst`. Standard ist: `verbucht`.

Systemparameter zu GVC701 für Fakturarechnungen

Zugang: Fachadministration > System > Systemeinstellungen Datenbank > Buchhaltung > GVC701-Vorbelegung (als Administrator, mit S-Rechten)

Im Bereich Buchhaltung, Abschnitt GVC701-Vorbelegung stehen Ihnen einige Systemeinstellungen zur Faktura mit Weiterbelastung von Rechungen zur Verfügung. Die Anpassung in diesem Bereich sollten Sie zuvor mit einem Consultant der CREM SOLUTIONS absprechen. Weitere Systemeinstellungen, welche auch die Faktura betreffen, finden Sie im Stammdaten-Abschnitt Faktura.

Name	Beschreibung
`FakturaRechnungGenerieren`	Mit der Systemeinstellung 1.1.45.25 kann definiert werden, ob bei Weiterbelastung die Ausgangsrechnungen in der Faktura automatisch generiert werden. Zusäzlich kann definiert werden, ob der Benutzer die Einstellung manuell ändern kann. Zur Auswahl stehen: `Nie`, `Immer`, `Ja`, `Nein`. Die Standardeinstellung ist `Nie` (keine Weiterbelastung, nicht automatisch und auch nicht manuell).
`FakturaRechnungArchivieren`	Mit der Systemeinstellung 1.1.45.26 kann definiert werden, ob bei Weiterbelastung die Ausgangsrechnungen in der Faktura automatisch archiviert werden. Die Archivierung kann nur dann automatisch erfolgen, wenn die Ausgangsrechnugen automatisch in Faktura angelegt werden (die Systemeinstellung `FakturaRechnungGenerieren` muss hierzu aktiviert sein). Wenn die Ausgansgsrechnungen gedruckt werden, werden sie automatisch archiviert, unabhängig von dieser Systemeinstellung. Zusäzlich kann definiert werden, ob der Benutzer die Einstellung manuell ändern kann. Zur Auswahl stehen: `Nie`, `Immer`, `Ja`, `Nein`. Die Standardeinstellung ist `Nie` (keine Archivierung).
`FakturaRechnungOriginalrechnungAnhaengen`	Mit der Systemeinstellung 1.1.45.27 kann definiert werden, ob bei Weiterbelastung die Original-Eingangsrechnungen an der Ausgangsrechnung in der Faktura beim Drucken und Archivieren automatisch angehängt werden soll. Zusäzlich kann definiert werden, ob der Benutzer die Einstellung manuell ändern kann. zur Auswahl stehen: `Nie`, `Immer`, `Ja`, `Nein`. Die Standardeinstellung ist `Nie` (kein Anhängen der Originalrechnung).
`FakturaRechnungDrucken`	Mit der Systemeinstellung 1.1.45.28 kann definiert werden, ob bei Weiterbelastung die Ausgangsrechnungen in der Faktura automatisch gedruckt werden. Der Druck kann nur dann automatisch erfolgen, wenn die Ausgangsrechnungen automatisch in der Faktura angelegt werden (die Systemeinstellung `FakturaRechnungGenerieren` muss aktiviert sein). Zusäzlich kann definiert werden, ob der Benutzer die Einstellung manuell ändern kann. Zur Auswahl stehen: `Nie`, `Immer`, `Ja`, `Nein`. Die Standardeinstellung ist `Nie` (kein automatisches Drucken).
`FakturaRechnungBuchen`	Mit der Systemeinstellung 1.1.45.29 kann definiert werden, ob bei Weiterbelastung die Ausgangsrechnungen in der Faktura automatisch gebucht werden. Das Buchen kann nur dann automatisch erfolgen, wenn die Ausgangsrechnungen automatisch in der Faktura angelegt werden (die Systemeinstellung `FakturaRechnungGenerieren` muss aktiviert sein). Zusäzlich kann definiert werden, ob der Benutzer die Einstellung manuell ändern kann. Zur Auswahl stehen: `Nie`, `Immer`, `Ja`, `Nein`. Die Standardeinstellung ist `Nie` (kein automatisches Buchen).
`FakturaRechnungBelegAutomatisch`	Mit der Systemeinstellung 1.1.45.30 kann das Format der automatisch generierten Belegnummer bei IHB-Ausgangsrechnungen definiert werden. Ist das Format der Belegnummer nicht definiert, wird die Belegnummer nicht automatisch generiert. Zur Formatierung stehen auch Platzhalter zur Verfügung. Neben programmseitig verfügbaren Platzhaltern `$FIBU`, `$WJAHR`, `$LZVONWJAHR`, `$LAUFNR`, `$RENR` und `$BELEG` stehen Platzhalter aus dem FIBU-Objektbeschrieb zur Verfügung. Aus der kommentierten Liste dieser Platzhalter können einzelne Platzhalter per Doppelklick ausgewählt werden. Der Standard ist $RENR. (IHB-Ausgangsrechnung wird mit der Belegnummer lt. Rechnungsnummer generiert.)
`FakturaRechnungDrucker`	Mit der Systemeinstellung 1.1.45.37 kann definiert werden, ob bei Weiterbelastung die Ausgangsrechnungen in der Faktura auf einem zentral definierten Drucker gedruckt werden sollen. Der Drucker muss auf allen Rechnern gleich benannt werden. Wenn der eingestellte Drucker nicht vorhanden ist, wird die Rechnung an den Standard iX-Haus Drucker geschickt.
`FakturaRechnungWertstellungHochsetzenTage`	Mit der Systemeinstellung 1.1.45.38 kann definiert werden, ob bei Weiterbelastungen die zugehörige Faktura-Rechnung mit einer zeitlich versetzten Wertstellung lt. Anzahl Tage nach der Wertstellung der Eingangsrechnung gebucht wird. Somit kann z. B. eine Frist für die Zahlung der Rechnung definiert werden, in der die Rechnung nicht angemahnt wird. Als Standadard ist die Zahl (0) vorgegeben. Damit übernimmt die Faktura-Rechnung das Wertstellungsdatum der Eingangsrechnung ohne Zeitversatz).
`FakturaRechnungOriginalrechnungAnhaengenAnzahlSektionen`	Mit der Systemeinstellung 1.1.45.40 kann die maximale Anzahl der Dokument-Sektionen definiert werden, die bei einer Weiterbelastung an Mieter aus dem DMS-System als Originalrechnung an die Mieterrechnung angehängt werden. Somit kann nur die Rechnung angehängt werden, wenn beispielsweise Rechnung und Korrespondenz unter einer Belegnummer archiviert werden, die DMS-Sektion der Korrespondenz aber in der Weiterbelastung nicht aufgeführt werden soll. Standardmäßig werden 100 (alle) Sektionen angehängt, generell ausgeschlossen sind MSG- und EML-Dateien.
`FakturaBuchungstext`	Systemeinstellung 1.1.45.41 erlaubt die Vorbelegung des Buchungstextes für die Weitergabe von Mieterbelastungen und Intercompany-Rechnungen in die Faktura. Zur dynamischen Verwendung können Platzhalter genutzt werden, die während der Laufzeit der Verbuchung mit entsprechenden Werten belegt werden. Diese sind in der Auswahl auch beschrieben: `$RENR`, `$REDAT`, `$KRENR`, `$KRENAM`, `$BELEG`, `$BUTEXT`, `$FKTTEXT`. Als Standard wird `$FKTTEXT` vorgeschlagen.
`FakturarechnungBeiAenderungDrucken`	Per Systemeinstellung [1.1.45.43] können Sie definieren, ob bei Weiterbelastung die Ausgangsrechnungen in der Faktura bei Änderung der Eingangsrechnung automatisch gedruckt werden. Der Druck kann nur dann automatisch erfolgen, wenn die Ausgangsrechnungen automatisch in Faktura angelegt werden (hierzu muss die Systemeinstellung `FakturaRechnungGenerieren` aktiviert sein). Zusätzlich kann definiert werden, ob der Benutzer die Einstellung manuell ändern kann. Die Auswahlmöglichkeiten sind: `Nie` - Die Systemeinstellung ist inaktiv, die Einstellung kann vom Benutzer nicht verändert werden. `Immer` - Die Systemeinstellung ist aktiv, die Einstellung kann vom Benutzer nicht verändert werden. `Ja` - Die Systemeinstellung ist aktiv, die Einstellung kann vom Benutzer verändert werden. `Nein` – Die Systemeinstellung ist inaktiv, die Einstellung kann vom Benutzer verändert werden. `Gekoppelt` – an Buchhaltung > GVC701-Vorbelegung > `FakturaRechnungDrucken`. Standard: `Gekoppelt`.
`FakturaRechnungBeiAenderungArchivieren`	Mit der Systemeinstellung [1.1.45.45] kann definiert werden, ob bei Weiterbelastung die Ausgangsrechnungen in Faktura bei Änderung der Eingangsrechnung automatisch archiviert werden. Die Archivierung kann nur dann automatisch erfolgen, wenn die Ausgangsrechnungen automatisch in Faktura angelegt werden (die Systemeinstellung FakturaRechnungGenerieren muss aktiviert sein). Zusätzlich kann definiert werden, ob der Benutzer die Einstellung manuell ändern kann. Mögliche Einstellungen sind: `Nie` – Die Systemeinstellung ist inaktiv. Die Einstellung kann vom Benutzer nicht verändert werden. `Immer` - Die Systemeinstellung ist aktiv. Die Einstellung kann vom Benutzer nicht verändert werden. `Ja` - Die Systemeinstellung ist aktiv. Die Einstellung kann vom Benutzer verändert werden. `Nein` - Die Systemeinstellung ist inaktiv. Die Einstellung kann vom Benutzer verändert werden. `Gekoppelt` – an [Buchhaltung] > [GVC701-Vorbelegung > `FakturaRechnungArchivieren` gekoppelt. Standard: `Gekoppelt`.

¹⁾

Im Modul Systemeinstellungen Datenbank in der Fachadministration, System finden Sie die Systemeinstellung FakturaRechnungWertstellungHochsetzenTage im Bereich Buchhaltung, Abschnitt GVC701-Vorbelegung.

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Externe Rechnungen verarbeiten

Instandhaltungsbeteiligung und Schadenersatz

IHB - Automatische Beteiligung

IHB - Erfassung der Mieterbelastung über Rechnungsmaske

Mieterbelastung erfassen

Erfassung der Mieterbelastung über die Kontierungszeile

IHB - Manuelle Übernahme der Daten in die Faktura

IHB - Erfassen einer Mieterbelastung im Rahmen der Rechnungserfassung

IHB - Reporten der Weiterbelastung

Beschreibung der Spalten im Report Übersicht Weiterbelastung Mieter

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Intercompany-Rechnungen einrichten

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Erstellung einer Intercompany-Rechnung durch Weiterleitung einer Eingangsrechnung

Erstellung Intercompany-Ausgangsrechnung in Faktura

Folgende Daten sind einzugeben

Intercompany-Rechnungen Hintergrundprozess

Einrichtung des Hintergrundprozesses

Aktivierung des Hintergrundprozesses in iX-Haus

Was brauche ich dazu?

Cash Pooling - Zinslauf

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Rechnungsnummern nach Rechnungsart

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''Neu'', ''ändern'', ''löschen''

Vorlagen

Parameter der Vorlagendefinition (Eigenschaften)

Rechnungsvorlage für Instandhaltungsbeteiligung