Die Mahnung für Personen erfolgt immer auf der zuletzt erzeugten und im Register Auswahl Personen abrufbaren Vorschlägen sowie des Status in der Mahnkartei. Über die Kontextmenüfunktion Anmahnen aus der Auswahl öffnen Sie für die selektierten Datensätze den Dialog Anmahnen. Die ausgewählten Datensätze können Sie nur dann anmahnen, wenn deren Status Gemahnt keinen X-Marker aufweist und der Mahnauschluss auf Nein steht.

Über die Funktion Anmahnen aus der Kommandoleiste steuern Sie das Mahnen für die gesamte Vorschlagsliste. Hier wird neben der Anzahl der mahnfähigen Datensätze auch ein Filter zum Mahnlauftyp angezeigt.

1. Selektieren Sie die anzumahnenden Datensätze in der Vorschlagsliste im Register Auswahl Person.
2. Wählen Sie aus dem Kontextmenü der rechten Maustaste Anmahnen.
3. Stellen Sie die gewünschten Parameter ein.
4. Starten Sie den Mahnvorgang mit Klick auf den Schalter Anmahnen.

Die Mahnkartei sammelt alle säumigen Personen für jeden Mahnlauf bzw. für jede Mahnstufe, falls unter dem Menüpunkt Anmahnen eine Aufnahme in die Kartei gewünscht wurde. Die Aufnahme in die Mahnkartei ist erforderlich, wenn eine Erhöhung der Mahnstufe bei der Berechnung des nächsten Mahnvorschlages erwirkt werden soll. Sofern im Rückstandsverhältnis der Person Veränderungen eintreten, ist daher eine Pflege der Mahnkartei erforderlich. Zur Steigerung der Performance beim Laden der Mahnkartei ist per Systemeinstellung die Sicht auf das aktuell eingestellte Objekt voreingestellt. Mit F3 können Sie dann leicht das zu betrachtende Objekt auswählen. Per Systemeinstellung MAHNKARTEI_ALLE können Sie festlegen, dass alle Objekte zugleich geladen werden. Dies verursacht dann i. d. R. eine deutlich längere Wartezeit bis zum Aufbau der Mahnkartei.

Angemahnte Personen in Mahnkartei einsehen

1. Bestätigen Sie den Registereintrag Mahnkartei.
2. Wählen Sie das gewünschte Objekt mit F3 aus.
3. Sortieren Sie im Grid ggf. nach einem Merkmal, z. B. dem Mahndatum.

Angemahnte Personen in Exceldatei speichern

1. Bestätigen Sie den Registereintrag Mahnkartei.
2. Wählen Sie das gewünschte Objekt mit F3 aus.
3. Wählen Sie den Schalter Excel in der Kommandoleiste.
4. Geben Sie Pfad und Dateinamen für die zu speichernde Excel-Datei an.
5. Excel öffnet die Datei nach dem Speichern automatisch.

Mahnkartei pflegen/ Personen aus Mahnkartei löschen

Das Programm verhindert automatisch das mehrmalige Ausdrucken einer Mahnung. Wenn eine Mahnung noch einmal ausgedruckt werden soll, muss die entsprechende Person daher zunächst aus der Mahnkartei gelöscht werden. Ebenso sind Personen zu löschen, die bereits einen Saldenausgleich vorgenommen haben, um für diese ggf. einen aktuellen Mahnvorschlag ermitteln zu können.

1. Bestätigen Sie den Registereintrag Mahnkartei.
2. Markieren Sie den gewünschten Eintrag mit der rechten Maustaste und bestätigen Sie im Kontextmenü die Funktion Löschen. Eine Mehrfachauswahl (multiselect) ist möglich.
3. Pro Eintrag erfolgt eine Sicherheitsabfrage, die sie mit der Maus oder j positiv bestätigen. Dann wird der Eintrag gelöscht.
4. Die Löschung wird als Info angezeigt und kann mit Klick auf OK oder Eingabetaste bestätigt werden.

Mahnkarteidaten im Excelreporting ausgeben

In der Mahnkartei für Gesamtkonten eingetragene Werte können im Excelreporting in der Objektsicht im Bereich ${ObjekteFlächenVtgPer … $}ObjekteFlächenVtgPer per TabPerMahnSt, TabPerMahnStDatum und TabPerMahnStBetrag ausgegeben werden.

Die Eingaben im Stammblatt sind globale Daten und müssen nur einmalig im Programm erfasst werden. Optional können Mahnprofile als Kataloge gepflegt werden welche Benutzern, Objektgruppen oder Benutzergruppen zugeordnet werden können.

1. Wählen Sie den Registereintrag Stammblatt.
2. Geben Sie im Register Stammblatt die gewünschten Daten ein.

Eine komplette Übersicht über die Systemeinstellungen für das Mahnwesen finden Sie hier.

Die Mahnschreiben können auf Wunsch archiviert werden. Dabei wird jedes Schreiben, das mit der Funktion Anmahnen erstellt wurde, als Dokument in die iX-Haus- Dokumentenverwaltung aufgenommen, und zwar jeweils zur betroffenen Person.

Damit die Archivierung durchgeführt wird, muss beim Druck der Mahnschreiben das Feld Mahnschreiben archivieren markiert werden.

Um Mahnschreiben gezielt nach den jeweiligen Personengruppen drucken zu können, müssen Sie einmalig die entsprechenden Mahntexte den jeweiligen Mahnstufen (1-4) zuordnen.

Die Nummern der Mahntexte können benutzerbezogen gespeichert werden, d. h., jeder iX-Haus- User kann andere Texte zuordnen oder Sie nutzen eine globale Textvorgabe, die von Benutzern mit S-Rechten erfasst werden kann. Bei der Einrichtung von iX-Haus wird in den Systemeinstellungen eine der beiden Varianten festgelegt.

1. Bestätigen Sie den Registereintrag Globale Textvorgabe.
2. Geben Sie die gewünschten Daten ein und speichern Sie die Eingabe. Zum jeweils aktiven Feld wird der Textname rechts neben der Maske eingeblendet

1. Stellen Sie ggf. in der Menüleiste den gewünschten Drucker ein.
2. Bestätigen Sie die Kommando-Funktion Anmahnen. Es öffnet sich das Eingabefenster ANMAHNEN.
3. Geben Sie die gewünschten Daten ein und bestätigen Sie Anmahnen.

Bedeutung der Felder

Das Programm verhindert automatisch das mehrmalige Ausdrucken einer Mahnung. Wenn eine Mahnung noch einmal ausgedruckt oder nachträglich archiviert werden soll, muss die entsprechende Person daher zunächst aus der Mahnkartei gelöscht werden. In Verbindung mit dem Modul Serienbrief (Vorlage zum Mahnschreiben aus dem Vorlagenmanager) ist es möglich, bei Bedarf Mahnungen zu archivieren, ohne sie erneut drucken zu müssen.

Einträge in der Mahnkartei lassen sich per Multiselect löschen, die Sicherheitsabfrage erscheint nur einmal für alle markierten Datensätze. Dies ist z. B. sinnvoll einzusetzen, wenn Daten vom Produktiv- ins Testsystem übertragen wurden und dort nun die Mahnkartei zurückgesetzt werden soll, um neue Mahntexte zu testen.

Bei den Mahnschreiben können Sie für unterschiedliche Personengruppen jeweils eigene Texte verwenden. Dabei lassen sich die anzumahnenden Personen nach folgenden Kriterien gliedern:

• Mieter / Eigentümer/ Debitoren
• mit / ohne Einzugsermächtigung
• aktuelle Personen / Restanten

Dazu kommt eine Unterteilung nach den vier Mahnstufen. Insgesamt ergeben sich somit bis zu 32 unterschiedliche Texte. Die Zuordnung dieser Texte finden Sie im Register Globale Textvorgabe. Die Anlage der Textvorlagen vom Typ MA erfolgt nach aktueller Umstellung der Zuordnung dieses Dokumenttyps im Vorlagenmanager (ansonsten noch in der iX-Haus-Texterfassung). Im Profil Mahnwesen können Sie jetzt neue Word-Vorlagen aus dem Vorlagenmanager auswählen (s. Kataloge).

Mit dem Button Mahnausschluss aktualisieren können Sie auf aktuell geänderte Mahnausschluss-Flags aus dem Personenstamm reagieren, ohne das Mahnmodul zu verlassen.

Für die Ermittlung des Textes für Mahnschreiben wird die Prüfung an die im Programm übliche Restantenlogik genutzt. Das Vertragsende wird anhand des Datums des Mahnschreibens geprüft. Wenn kein Datum eingegeben wurde, wird anhand des Systemdatums geprüft.

Die Bearbeitung und Auswahl säumiger Personen oder Debitoren erfolgt auf Basis der zuvor mit der Funktion Vorschlagen errechneten Daten. Sie können in der Vorschlagsliste z. B. individuell einstellen, welche Personen und/oder Debitoren angemahnt werden sollen und ob auch Mahnkosten in Rechnung gestellt werden sollen.

• Wählen Sie das Register Auswahl Person. Die säumigen Personen werden in einem Grid aufgelistet.
  Die Griddarstellung können Sie zum Sortieren und Gruppieren nach eigenen Vorstellungen anpassen. Mittels des Scrollbalkens können Sie über die Spalten scrollen, wenn die Liste größer als der zur Verfügung stehende Maskenbereich ist.
  Der Mahnausschlussfilter oberhalb des Grids bietet mit seinen Radiobuttons drei Sichtweisen der Liste bzgl. des Mahnausschlusses: Alle, ohne Mahnausschluss, nur mit Mahnausschluss. Die Mahnvorschlagsliste der Personen enthält neben dem Zeitstempel der Vorschlagserstellung alle notwendigen Informationen zum Zustand der Mahnfähigkeit bzw. des Mahnbedarf.
• Wählen Sie das Register Auswahl Debitor. Die säumigen Debitoren werden in einem Grid aufgelistet.
  Die Griddarstellung können Sie zum Sortieren und Gruppieren nach eigenen Vorstellungen anpassen. Mittels des Scrollbalkens können Sie über die Spalten scrollen, wenn die Liste größer als der zur Verfügung stehende Maskenbereich ist.
  Oberhalb des Grids stehen Ihnen zur Einschränkung der angezeigten Daten Filter zur Verfügung: der OP Filter und der Mahnausschluss-Filter. In Abhängigkeit des OP Filters werden OP-Daten oder Debitordaten im Grind angezeigt. Der Mahnausschlussfilter bietet mit seinen Radiobuttons drei Sichtweisen der Liste bzgl. des Mahnausschlusses: Alle, ohne Mahnausschluss, nur mit Mahnausschluss.

Die Mahnliste enthält folgende Informationen, mittels des Scrollbalkens können Sie über die Spalten scrollen. Die Auswahl der Spalten lässt sich über eine gridkonfiguration einstellen.

• Spalte: Inhalt
• Objekt: Objektnummer
• Konto: betroffenes Konto
• Name: Kurzname der betroffenen Person
• Kontobezeichnung: Bezeichnung des Kontos bzw. Gesamtkonto für das Gesamtkonto.
• Betrag: anzumahnender Betrag (ohne Mahnkosten)
• Währung: Währung
• Tage überfällig: Anzahl der Tage, für die die Zahlung überfällig ist.
• Mahnstufe: Mahnstufe in Abhängigkeit von der Mahnkartei zum Zeitpunkt des Mahnvorschlags
• Mahnausschluss: Statusinfo zum Mahnausschluss, z. B. Nein
• Anmahnen: wenn markiert: Vorschlag wird angemahnt
• Mahnkosten: wenn markiert: Mahnkosten werden in Rechnung gestellt.
• Gedruckt: wenn markiert: Mahnung wurde gedruckt
• Gemahnt: wenn markiert: Anmahnung wurde durchgeführt
• Gebucht: wenn markiert: Die Buchung der Mahnkosten wurde durchgeführt.
• Archiviert: wenn markiert: Archivierung des Mahnschreibens ist erfolgt.
• Markieren Sie innerhalb einer Vorschlagsliste mit der rechten Maustaste einen Eintrag oder markieren Sie mehrere Einträge. Es öffnet sich ein Kontextmenü mit folgenden Funktionen:

Kontoauszug der säumigen Personen anzeigen

Aus der Mahnvorschlagsliste lässt sich ein Kontoauszug (Buchungsinfo) zu allen in der Auswahlmaske aufgelisteten Personen bzw. Personenkonten anzeigen. Dabei werden alle Buchungsdaten bis zu dem angegebenen Mahnvorschlagsdatum angezeigt (aus Funktion Vorschlagen).

• Bestätigen Sie den Registereintrag Kontoauszug. Die zugrundeliegenden Buchungsdaten der anzumahnenden Person werden angezeigt. Hierzu darf nur eine Zeile in der Vorschlagsliste angewählt sein. Ohne Auswahl oder bei Mehrfachauswahl ist das Register Kontoauszug inaktiv.

Alternativ verwenden Sie das Kontextmenü in der Vorschlagsliste und wählen dort den Kontoauszug zu einer Vorschlagszeile aus.

Mahnvorschlagsliste drucken

Nach der Erstellung einer Mahnvorschlagsliste mit der Funktion Vorschlagen können die Informationen der Liste gedruckt werden.Hierzu rufen Sie die Mahn-Vorschlagsliste (2051e) über Mahnwesen, Mahnwesen-Druck auf.

Die Mahnvorschlagsliste (2051e) bietet zwei grundlegende Layout-Versionen: sortiert nach Personen oder nach Mahnstufen. In der Mahnstufensortierung sind zusätzlich die Daten der letzten Buchung und der letzten Zahlung dargestellt. Außerdem ist das Ausgabeformat A4 quer während die Personensortierung eine Liste in A4 Hochformat erstellt.

Sortierung nach Mahnstufe

Neben der unterschiedlichen Sortierung weist die Liste in dieser Version folgende Besonderheiten auf:

• Ausgabeformat A3 bzw. A4 quer.
• Ausgabe von Bemerkungen (Notizfelder im Personenstamm)
• Unterteilung der Mahnstufen, z. B. in übliches Mahnwesen / Rechtsabteilung.

Wenn Sie im Listenaufruf das Feld Sortierung: Mahnstufe markiert haben, öffnet sich eine zweite Eingabemaske:

Sortierung nach Personen

1. Stellen Sie bei Bedarf über die Menüleiste den gewünschten Drucker ein.
2. Wählen Sie im Feld Sortierung Person.
3. Machen Sie die gewünschten Angaben.

Bedeutung der Felder

Vorschlagsliste in Exceldatei speichern

1. Bestätigen Sie den Registereintrag Auswahl Person bzw. Auswahl Debitor.
2. Wählen Sie den Schalter Excel in der Kommandoleiste.
3. Geben Sie Pfad und Dateinamen für die zu speichernde Excel-Datei an.
4. Excel öffnet die Datei nach dem Speichern automatisch.

Der Mahnvorschlag ermittelt säumige Personen zu einem eingegebenen Stichtag und Mahnvorschlag schlägt diese für den ausstehenden Mahnlauf vor. Die Funktion ist vom augenblicklich eingestellten Buchungsjahrgang unabhängig und kann daher jahrgangsübergreifend ausgeführt werden. Sie können die Vorschlagsfunktion jederzeit wiederholen, sofern noch kein automatisches Anmahnen für Personen erfolgt ist, die in der Vorschlagsliste angezeigt wurden.

1. Wählen Sie über den Kommandoschalter Menü die Funktion Vorschlagen. Es öffnet sich der Dialog Vorschlagen.
2. Geben Sie die gewünschten Daten ein.

Nach Bestätigung der Maske mit der Funktion Vorschlagen erhalten Sie nach der Auswertung (diese wird Ihnen in Form einer Fortschrittsanzeige angezeigt) eine Meldung über die erstellten Mahnvorschläge. Diese können Sie dann im Register Auswahl einsehen und von dort aus weitere Schritte der Mahnung einleiten.

Ein Mahnausschluss ändert nichts an der Ermittlung mahnfähiger Forderungen. Endet ein Mahnausschluss, wird die betroffene Person wieder ganz normal angemahnt. D. h. es können in der Zeit des Mahnausschlusses mahnfähige Forderungen aufgelaufen sein, welche entsprechend ihres Wertstellungsdatums in die Berechnung einbezogen werden. Ein zeitlich befristeter Mahnausschluss führt also nicht zu einer zusätzlichen Karenz solcher Beträge, sondern nur zu der Entscheidung, ob zu einem bestimmten Zeitpunkt wieder angemahnt werden darf.

Um einen Textplatzhalter in einer Textvorlage von Microsoft^® Word zu verwenden, gehen Sie wie folgt vor.

1. Öffnen Sie den gewünschten Text vom Typ MA Mahnung aus der iX-Haus-Texterfassung bzw. dem Vorlagenmanager.
2. Bewegen Sie den Cursor an die Stelle im Text, an der Sie einen Textplatzhalter einfügen möchten.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen. Diese Schaltfläche befindet sich in einer der Symbolleisten im oberen Bereich des Fensters.
4. Es öffnet sich eine Liste der Textplatzhalter, die Sie für das Mahnschreiben verwenden können. Es handelt sich um Standard-Textplatzhalter und mahnspezifische Textplatzhalter. Klicken Sie auf den gewünschten Eintrag. Dieser wird in Form eines Seriendruckfeldes in Ihren Text eingefügt. Die mahnspezifischen Textplatzhalter befinden sich am Ende der Liste.
5. Im Programm Microsoft^® Word werden Seriendruckfelder durch Doppelpfeile «…» gekennzeichnet. Beachten Sie, dass Seriendruckfelder nicht erzeugt werden können, indem Sie diese Zeichen in Ihren Text eintippen. Stattdessen müssen Sie stets das beschriebene Verfahren über die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen anwenden.
6. Achten Sie unbedingt darauf, bei der Anlage des Dokuments den Typ MA auszuwählen. Andernfalls haben Sie keinen Zugriff auf die speziellen Textplatzhalter der Mahnschreiben.
7. Legen Sie in Ihrem Dokument dort, wo der Kontoauszug dargestellt werden soll, eine (mindestens) zweizeilige Tabelle an. Die Daten einer Kontoauszugszeile müssen in jedem Fall in einer einzigen Tabellenzeile stehen. Dies darf nicht die letzte Zeile der Tabelle sein
8. Formatieren Sie die Tabelle nach Ihren Vorstellungen. Die erste Zelle dieser Zeile beginnen Sie mit der Zeichenfolge $$. Diese Zeichen werden nicht gedruckt, sondern iX-Haus erkennt daran, dass diese Zeile für jede Kontoauszugszeile wiederholt werden muss

Neben den Standard- und Tabellen-Textplatzhaltern stehen Ihnen weitere mahnspezifische Textplatzhalter zur Verfügung, die außerhalb der Tabelle bzw. der Kontoauszugszeile verwendet werden können. Nachfolgend sind die Plathalter des Mahnschreibens lt. Texterfassung benannt. Die Übersicht der Platzhalter des Texttyps MA im Vorlagenmanager finden Sie hier.

1. Stellen Sie ggf. die Parameter des Mahnwesens im Register Stammblatt ein.
2. Rufen Sie über das Menü in der Kommandoleiste die Funktion Vorschlagen auf.
3. Geben Sie das Mahndatum an. In Abhängigkeit hiervon werden Buchungen bewertet und ggf. mit vorherigen Mahnläufen abgeglichen. Das Mahndatum muss im aktuell eingestellten Geschäftsjahr liegen.
4. Entscheiden Sie mit dem Mahnlauftyp, ob der Mahnvorschlag nur über Personen, nur über Debitoren oder über Personen und Debitoren erstellt wird.
5. Geben Sie für die Personen als Objektbereich ein einzelnes Objekt, einen Objektbereich oder mit F2 eine zuvor definierte Objektgruppe an.
6. Geben Sie einen Personenbereich über die Felder Von Person und Bis Person an. Die F2-Auswahl basiert auf dem aktuell eingestellten Objekt, welches auch im unteren Fensterrand angezeigt wird.
7. Entscheiden Sie mit Hilfe der Radiobuttons, ob der Mahnvorschlag für Personen über die Gesamtkonten oder die Unterkonten ermittelt werden soll. Die Variante mit Unterkonten wertet nur die zuvor definierten Kontenklassen aus. Sollarten vom Typ Kaution werden z. B. nur auf Unterkonten bebucht und treten daher beim Mahnen auf Gesamtkonten nicht auf. Auch die Kumulierung von Unterkonten unterbindet die Darstellung der sich gegenseitig aufhebenden Buchungen von Kautionssollarten im Mahnwesen auf Unterkonten.
8. Mit dem Kontrollfeld Anzeige aller Negativsalden können Sie festlegen, ob z. B. alle Negativsalden bei Unterkontensicht aufgeführt werden, auch wenn diese noch nicht mahnrelevant sind. Dies ist insbesondere bei Unterkonten-Betrachtung hilfreich.
9. Optional können Sie entscheiden, ob das Buchwerk Vorjahr nicht zu berücksichtigen ist (sofern das Kontrollfeld Buchwerk Vorjahr berücksichtigen per Systemeinstellung eingerichtet ist). Dieser Schalter kann durch Systemeinstellungen ausgeblendet sein. Ist der Schalter nicht sichtbar, wird das Buchwerkvorjahr berücksichtigt.
10. Geben Sie für die Debitoren ggf. einen eingeschränkten Hauptbuchungskreis ein. Lassen Sie das Feld leer, erfolgt eine Einschränkung
11. Geben Sie einen Debitorenbereich über die Felder Von Debitor und Bis Debitor an.
12. Geben Sie optional im Feld Gewerk ggf. einen Filter auf Gewerke an. F2 öffnet eine Auswahl, Mehrfachauswahl ist zulässig.
13. Mit dem Kontrollfeld Mit Lastschriften berücksichtigen erweitern Sie bei Bedarf die Kontrolle auch auf diejenigen Debitoren, für die eine Lastschrifteinzugsermächtigung vorliegt.
14. Über das Feld Mindestbetrag geben Sie vor, ab welchem Betrag eines Rückstands das Mahnwesen einen Mahnvorschlag erstellen soll. Damit können Sie Mahnungen auf mindere Beträge unterdrücken.
15. Die Währung ist voreingestellt auf EUR, ebenso die Währung der Verträge. Abweichungen hiervon sind nur möglich, wenn das Zusatzmodul zur Mehrwährungsfähigkeit nutzen.
16. Mit dem Schalter Vorschlagen starten Sie die Analyse. Der Vorschlag kann beliebig oft berechnet werden. Mit Abbrechen verlassen Sie die Parametermaske ohne Ermittlung eines Mahnvorschlags
    Eine Dialogbox informiert Sie über die Anzahl der ermittelten Vorschläge. Diese sehen Sie dann im Register Auswahl.

Das Modul Mahnwesen dient zum Anmahnen von offenen Beträgen. Es können je nach Mahnstufe und Adressat passende Anschreiben erstellt und archiviert werden. Die Mahngebühren werden berücksichtigt und können gebucht werden.

Hierfür ist eine recht weitreichende Parametrierung notwendig, weswegen großes Augenmerk auf die verschiedenen Möglichkeiten der Konfiguration gelegt wurde.

In Verbindung mit dem Komfortpaket erhalten Sie die Möglichkeit sog. Mahnprofile anzulegen und zu verwenden. Über diese Mahnprofile können Sie in Ihrem Unternehmen feste Standards etablieren und so sicherstellen, dass alle Mitarbeiter mit diesen Mahnstandards arbeiten.

Sie werden auch benötigt, wenn eine Erstellung von Mahnvorschlagslisten oder Mahnungen über die Hintergrundprozesse/den Scheduler in iX-Haus plus eingerichtet werden sollen.

Parametrierungsvarianten

Globale Konfiguration für alle Anwender

Die Einstellungen in der Parametermaske werden für alle Anwender gespeichert. Ändert ein Anwender die Einstellungen, erhalten auch alle anderen beim Starten des Moduls diese Parameter (Default).

Eine Konfiguration pro Anwender

Jeder Anwender hat seinen eigenen Parametersatz. Änderungen haben keine Auswirkungen auf die restlichen Anwender des Moduls.

Verwendung voreingestellter Mahnprofile

Unter Fachadministration > Kataloge > Profil Mahnwesen können verschiedene Parameterprofile vorgegeben werden. Die Anwender können dann eines dieser Profile auswählen, wodurch alle Parameter wie im Profil voreingestellt gesetzt werden. Im Modul Mahnwesen lassen sich die im Profil enthaltenen Parameter nicht mehr verändern. Diese Variante ist nur in Verbindung mit dem Komfortpaket verfügbar.

Parameter

Systemeinstellungen