Über die Sollstellung Personenkonten werden monatsbezogen die fälligen Sollbeträge ermittelt und auf die Personenkonten gebucht. Dabei können in einem Lauf mehrere Objekte bearbeitet werden.

Die automatische Sollstellung erfolgt nach diesem Verfahren:

Es wird ermittelt, welche Personen zum Sollstellungs-Stichtag ein gültiges Vertragsverhältnis haben. Automatische Sollstellungen vor Verwaltungsbeginn oder nach Verwaltungsende werden nicht zugelassen. Es werden i. d. R. die im Vertragsmanagement angelegten Sollbetragsvereinbarungen ausgewertet. Weitere mögliche Sollstellungswerte können aus dem Einzelsoll des Vertragsmanagements und dem Personensoll ermittelt werden.

• Wenn sich im Vertragsmanagement ein Sollbetrag verändert hat (sogenanntes Vertragssoll), wird dieser im Soll-Register des Vertragsmanagement hinterlegt. In Einzelfällen kommt es vor, dass einzelne zusätzliche Sollbeträge eingefordert werden, z. B. durch eine Nachberechnung im Rahmen einer Indexmietanpassung. Diese finden sich dann im Register Einzelsoll. In besonderen Fällen werden einer Person vertragsunabhängige Sollbeträge im betroffenen Personenkonto als Personensoll zugeordnet. Weitere Sollbeträge können aus Kautionsforderungen entstehen. Letztlich können im Rahmen einer Mitgliederverwaltung Eintrittsgeld und Anteile sollgestellt werden.
• Der Buchungsablauf wird durch die dem jeweiligen Personentyp zugeordneten Sollarten festgelegt. Die Nummer eines ggf. zu verwendenden Buchungsschlüssels wird bei Aufruf der Sollstellung festgelegt.
• Eine erfolgreiche automatische Sollstellung wird in den Sollmarkierungen des Vertragssolls und als Buchungsinformation im Einzelsoll in den Sollbetragsvereinbarungen im Vertragsmanagement und im Personensoll gekennzeichnet. Dadurch ist eine doppelte automatische Sollstellung ausgeschlossen.
• Ausschlaggebend für die Prüfung, ob eine Person in einem Monat schon automatisch sollgestellt worden ist, ist der Sollmarker.
• Zur automatischen Sollstellung wird die jeweils gültige Personenwährung der sollzustellenden Person berücksichtigt. Ist die Fremdwährungsfunktion nicht aktiviert, erfolgt die Sollstellung nur in EUR.
• Die durch das Vier-Augen-Prinzip gesperrten Personen werden im Modul Sollstellung und der Sollstellungsliste nun zur Information ausgewiesen.
• Die Buchungen werden mit GVC 400 Automatische Sollstellung angelegt. Bei einer späteren manuellen Bearbeitung wechselt dieser auf GVC 403 Manuelle Sollstellung.

Mit der Rückwirkenden Sollstellung steht Ihnen die Vorerfassungs-Funktion in der Sollstellung nicht mehr zur Verfügung, da diese bei dem Abgleich zwischen Buchwerk und Stammdaten nicht berücksichtigt werden. Anstatt dessen ist es aber möglich, einen Simulationslauf durchzuführen. Das können Sie über den Menüpunkt Sollstellung-Simulation durchführen.

Nach dem Lauf wird die Sollstellungsdetails-Liste ausgegeben. Die Liste zeigt alle ermittelten Sollstellungen. Die rückwirkenden und die Sollstellungen im aktuellen Monat werden zur besseren Ubersicht separat ausgewiesen. Bei einem Vertragswechsel (Beginn und Ende mit Korrektur in gleichem Monat durch mehrere beteiligte Flächen zu einer Kontenklasse) kann diese Darstellung pro Fläche von dem erwarteten Wert abweichen, wird aber pro KKL in Summe korrekt sein. Wollen Sie hier eine flächengenaue Sicht, können Sie als Workaround eine erste Sollstellung nach Vertragsende und vor Eintragung des rückwirkenden Vertragsbeginns ausführen (⇒ Einzelbetrachtung des Vertragsendes) und anschließend den Vertragssoll des Vertragsbeginns einsetzen und die Sollstellungssimulation so für den neuen Vertrag in Einzelbetrachtung darstellen.

Zusätzlich ist die Sollstellungsdetails-Liste ist für jeden Sollstellungslauf nachträglich über die Protokollverwaltung in der Kommandoleiste aufrufbar. Hier öffnen Sie über rechte Maustaste das Kontextmenü zum Simulationslauf und wählen den Menupunkt Sollstellung-Details (Liste 2000841).

Die Rückwirkende Sollstellung vergleicht die gebuchten Beträge mit den Sollbeträgen laut Vertrag und bucht damit auch rückwirkende Vertragsänderungen. Erfassen Sie also verspätet einen Mietvertrag aus Juli, so wird die September-Sollstellung automatisch auch Juli und August nachbuchen. Die Simulation der Sollstellung zeigt Ihnen im Voraus, was gebucht würde und was sich daraus auf zurückliegende Monate bezieht.

In der Praxis ist oft unvermeidbar, dass ein Vertrag vom letzten Monat nachträglich erfasst wird. Oder der Mieter ist im letzten Monat ausgezogen, aber die Änderung in den Stammdaten wird erst nach bereits erfolgter Sollstellung gepflegt. In diesen Fällen haben Sie manuelle Korrekturen vorgenommen, entweder durch eine manuelle Sollstellung oder einen Einzelsollbetrag. Mit der rückwirkenden Sollstellung werden alle diese Korrekturen von der Sollstellung automatisch durchgeführt!

Alle ermittelten Differenzbeträge werden mit Wertstellungsdatum im aktuellen Monat und Leistungszeitraum, Buchungstext und Beleg im jeweiligen Sollmonat gebucht.

Sollstellung - Ermittlung der rückwirkenden Beträge

Die rückwirkende Sollstellung hat folgende Merkmale:

• Die Monatsbuchungsbeträge werden über den Leistungszeitraum und die Buchungsarten (10, 11, 12) ermittelt.
• Vorerfasste Buchungsanweisungen haben keine Primanota und werden daher nicht berücksichtigt.
• Sollbeträge werden unabhängig davon ermittelt, ob die Sollstellung bereits gelaufen ist - das Zurücksetzen der Sollmonate ist nicht mehr notwendig.
• Es werden die letzten Monate lt. BuBasisMonateZurück korrigiert, aber nicht früher als BuBasisStartDatum.
• Die ermittelten Buchungen werden mit Wertstellungsdatum im aktuellen Monat und Leistungszeitraum, Buchungstext und Beleg im jeweiligen Sollmonat gebucht (sofern Sie die variablen Texte nutzen).
• Bei Änderungen des Vertragsendes werden die bereits erfolgten Sollstellungen storniert, falls das neue Vertragsende nicht mehr als BuBasisMonateZurück Monate zurück liegt.
• Beim rückwirkenden Anlegen / Ändern / Löschen von Sollbeträgen im Vertragsmanagement werden Sie darauf hingewiesen, ob alle Nachbelastungen automatisch gebucht werden oder manuelle Korrekturen notwendig sind.