Die Funktion Automatische Buchungsfreigaben anlegen steht im Menü der Kommandoleiste zur Verfügung, wenn die Lizenz für das Komfortpaket aktiviert ist. Mit ihr können für Objektverantwortliche eines Buchhaltungsteams und ihre Vertretungen Buchungsfreigaben für einzelne Buchungskreise angelegt werden. Die automatisierten Freigaben erkennen Sie an der X-Markierung in der Spalte Auto in den Buchungssperren. Dann kann iX-Haus das Setzen der Buchungsfreigaben pro Hauptbuchungskreis für Sie übernehmen – die manuellen Arbeitsschritte bei Anlage neuer Objekte oder bei der Umstrukturierung innerhalb des Buchhaltungsteams entfallen. Dieser Menüpunkt ist nur für administrative Benutzer freigeschaltet und sollte nur in Sonderfällen für eine neue Initialisierung genutzt werden.

Wir empfehlen dafür dringend, in diesem Zusammenhang die Funktion Sperre global Buchungszeitraum zu nutzen. Ansonsten sollten Sie in der Regel die freigegebenen Zeiträume nach jedem Durchlauf (z. B. immer, wenn ein Verantwortlicher gesetzt wird) prüfen.

Zur Nutzung der Funktion wurde in der Teamverwaltung ein Team-Typ implementiert. Dieser ermöglicht es Ihnen, ein Team als Buchhaltungs-Team zu kennzeichnen. Setzen Sie dann zugeordnete Teammitglieder dieses Teams als Objektverantwortliche ein, erhalten diese automatisch Buchungsfreigaben für den entsprechenden Hauptbuchungskreis des Objektes. Zudem wird die Buchungsfreigabe auch für deren möglichen Vertreter gesetzt. Weiterhin setzt iX-Haus ein Kennzeichen, um die automatisch gesetzten Freigaben nachvollziehbar zu halten.

Nehmen Sie Änderungen an den Benutzern und / oder deren Vertretern vor, wird iX-Haus automatisch die Buchungsfreigaben überprüfen und anpassen. Unbenommen bleibt Ihnen natürlich die Möglichkeit, weiteren Benutzern manuell Buchungsfreigaben zuzuordnen, z. B. dem Teamleiter Buchhaltung.

Schritte zur Einrichtung

Voraussetzungen

• Im Rahmen des Komfortpakets nutzen Sie bereits die Teamverwaltung.
• Sie arbeiten bereits mit Objektverantwortlichen.

Schritte

1. Kontrollieren und bereinigen Sie ggf. Ihre Buchungsfreigaben, um mit einem sauberen Datenstand zu starten.
2. Kennzeichnen Sie Ihr Buchhaltungsteam mit dem Team-Typ Buchhaltung.
3. iX-Haus führt nun die nachfolgen im Abschnitt Funktion erläuterten Schritte automatisch aus und erzeugt für Sie ein Protokoll.
4. Das ist schon alles! Freuen Sie sich über den Komfortgewinn und die Zeitersparnis im Tagesgeschäft.

Funktion

Von iX-Haus werden folgende Schritte ausgeführt:

1. iX-Haus setzt automatisch Buchungsfreigaben für den verantwortlichen Buchhalter (= Objektverantwortlicher eines Teams des Typs Buchhaltung) für den Hauptbuchungskreis des Objektes.
2. Alle Vertreter dieses Benutzers erhalten ebenso Buchungsfreigaben für diesen Buchungskreis.
3. Zuerst analysiert iX-Haus hierzu die Buchungsfreigaben im Buchungskreis. Findet sich hier ein Benutzer mit Buchungsfreigabe, wird dessen Buchungsfreigabe als Muster für die neuen Freigaben der anderen verantwortlichen Buchhalter genutzt. Werden mehrere Benutzer mit Buchungsfreigabe gefunden, wird der Freigabezeitraum des Benutzers als Muster genutzt, dessen Freigabebeginn-Datum am größten (aktuellsten) ist.
   Sind für den Buchungskreis noch gar keine Buchungsfreigaben definiert, wird der Zeitraum der Buchungsfreigabe auf den ersten Tag nach der Sperre global Buchungszeitraum bis zum Ende des höchsten eröffneten Geschäftsjahres des jeweiligen Buchungskreises gesetzt.
   1. Beispiel 1: Der Buchungskreis weist zwei Buchungsfreigaben auf: Max Mustermann 01.01.2015 – 31.12.2025 und Steffi Neu 30.12.2018-31.12.2021. Die automatischen Buchungsfreigaben werden auf 30.12.2018-31.12.2021 festgelegt.
   2. Beispiel 2: Für den Buchungskreis gibt es noch keine individuellen Buchungsfreigaben. Der Buchungszeitraum ist global bis 31.12.2018 gesperrt. Die Buchungsfreigabe wird auf den 01.01.2019 bis zum 31.12.2020 (höchstes eröffnetes Geschäftsjahr) gesetzt.
4. Sollten Sie die Funktion „Sperre global Buchungszeitraum“ nicht nutzen, so erfolgt der Prozess zum Setzen der Buchungsfreigabe wie folgt: Die Buchungsfreigabe wird auf den ersten Tag des höchsten eröffneten Geschäftsjahres, mit einem Monat Vorlauf, bis zum Ende dieses Jahres gesetzt.
   1. Beispiel 3: Für den Buchungskreis gibt es noch keine individuellen Buchungsfreigaben. Im Januar 2020 wird ein neuer Verantwortlicher Buchhalter zugeordnet, das höchste eröffnete Geschäftsjahr ist 2020 (Jan-Dez), dann wird die Buchungsfreigabe auf den 01.12.2019 bis zum 31.12.2020 gesetzt.
5. Sie erhalten im Anschluss ein Protokoll, in welchem alle Änderungen dokumentiert sind. Speichern oder drucken Sie dieses bei Bedarf aus.

Wenn Sie globale Buchungszeiträume sperren, werden automatisch, wie bisher, alle Buchungsfreigaben (manuelle und automatische) angepasst.

Löschen und Setzen aller automatischen Buchungsfreigaben

Für die Aktualisierung der automatischen Buchungsfreigaben in Sonderfällen stehen im Menü die Funktionen Automatische Buchungsfreigaben löschen und Automatische Buchungsfreigaben setzen zur Verfügung. Diese Menüpunkte sind nur für administrative Benutzer freigeschaltet und sollten nur in Sonderfällen für eine neue Initialisierung genutzt werden.

Die Funktion Automatische Buchungsfreigaben löschen steht im Menü der Kommandoleiste zur Verfügung, wenn die Lizenz für das Komfortpaket aktiviert ist. Mit ihr können Sie alle automatisch angelegten Buchungsfreigaben in einem Schritt löschen. Die automatisierten Freigaben erkennen Sie an der Markierung in der Spalte Auto in den Buchungssperren. Dieser Menüpunkt ist nur für administrative Benutzer freigeschaltet und sollte nur in Sonderfällen für eine neue Initialisierung genutzt werden.

Über das Register Freigabe User/Buchungzeitraum definieren Sie für einzelne Benutzer, in welchen Wertstellungszeiträumen diese in zugeordneten Buchungskreisen buchen dürfen. Versucht ein Benutzer außerhalb der definierten Zuordnungen zu buchen, erhält er die Hinweismeldung: „Wertstellung außerhalb des freigegebenen Zeitraums!“ Die vorhandenen Definitionen über die zum Buchen freigegebenen Zeiträume werden als sortierbares Grid dargestellt.

Über das Kontextmenü der rechten Maustaste können Sie dem Grid Zuordnungen hinzufügen, entfernen oder eine bestehende Zeitraumzuordnung ändern. Mit Kopieren ordnen Sie eine markierte Definition einem weiteren Bearbeiter zu. Ebenso ist ein Export der Definitionen nach Excel möglich.

In der Regel müssen Sie Buchungssperren definieren, wenn Sie a) neue Objekte angelegt haben, b) neue Benutzer angelegt haben oder c) bei eng definierten Zeiträumen im Rahmen der Eröffnung eines neuen Geschäftsjahres einen noch nicht definierten Buchungsjahrgang eröffnet haben.

Sie können die Buchungszeiträume auch mehreren Benutzern und Buchungskreisen gleichzeitig zuordnen, wenn für diese der gleiche Freigabezeitraum vorgesehen ist. In der Benutzerauswahl haben Sie die Möglichkeit, deaktivierte Benutzer auszublenden oder nach einer bestimmten Benutzer-Id zu suchen.

Im Rahmen der Zuordnung der Zeiträume werden zur Orientierung des Administrators als Benutzerinfo UserID, Vorname, Name und Benutzerklasse in einem Grid angezeigt. Sie können die Anzeige über die Tabellentitel sortieren. Multiselect mittels Shift- oder Strg-Taste in Kombination mit der linken Maustaste ist zulässig. Über zwei Schalter unterhalb des Grids können Sie auch alle User markieren oder alle Markierungen entfernen.

Über das Register Leistungszeitraumsperre setzen Sie Buchungssperren bis zu einem bestimmten Datum pro Objekt. Die Leistungszeitraumsperre ist nicht benutzerspezifisch. Hierdurch können Sie historische Buchungsbereiche gegen nachträgliches Buchen sperren, z. B. nach Bilanzerstellung oder letzten Abschlussbuchungen. Buchungen dürfen nur dann angelegt werden, wenn deren Leistungszeitraum nach dem jeweiligen Sperrdatum beginnt.