Eine digitale Akte kann im Modul selbst oder auch direkt aus den Modulen Objekte plus, Flächen plus, Personen plus und Kreditoren / Debitoren plus angelegt werden. Nutzen Sie hierzu in dem jeweiligen Modul die Funktion Digitale Akte erstellen. Um bei der Erstellung einer Akte eine Aktenart zuordnen zu können, definieren Sie diese zunächst.

Die Zuordnung einer Aktenart beim Anlegen einer digitalen Akte ist die Grundlage für alle weiteren Arbeitsschritte im Zusammenhang mit dieser digitalen Akte. Eine Aktenart dient zur Kategorisierung einer Akte nach bestimmten Merkmalen und definiert eine digitale Akte z. B. als Klageverfahren, Kündigung oder Mieterwechsel.

Zusätzlich können Sie einzelne Merkmale der digitalen Akte definieren. Über Variablennamen sind die zu diesen Merkmalen gespeicherten Daten später abrufbar (für Dokumentenerstellung und Auswertungen). Merkmale können Sie von einer Aktenart zu einer bestehenden anderen Aktenart kopieren und so einheitliche Merkmalsdefinitionen in unterschiedlichen Aktenarten generieren. Merkmale können Sie als CSV-Liste exportieren.

Füllen Sie den Dialog Aktenart aus, um eine Aktenart zu definieren:

Nachdem Sie Ihre Eingaben gespeichert haben. steht Ihnen die Aktenart beim Erstellen einer Akte zur Verfügung.

Entweder können Aktivitäten direkt in der Akte zugeordnet werden oder in einem der für das Modul Digitale Akte freigeschalteten Module. Im Modul Digitale Akte können Sie in der Hauptansicht Akten oder in der Detailsicht einer Akte im Register Aktivitäten die Funktion Aktivität(en) zur digitalen Akte zuordnen aufrufen. Aus einem für das Modul Digitale Akte freigeschalteten Modul (z. B. Kreditor Terminliste) können Sie ebenso die Funktion Aktivität(en) zur digitalen Akte zuordnen aufrufen.

Dialog I Aktivitäten zuordnen In diesem Dialog können Sie durch Drag & Drop oder Tastenkombination [STRG+M] alle in der nicht zugeordneten Aktivitäten Liste befindlichen Einträge in die zugeordnete Aktivitäten Liste zu verschieben. Alle bereits zugeordneten Aktivitäten der Akte werden in der zugeordnete Aktivitäten Liste mit blauer Schrift hervorgehoben.

Dialog II Aktivitäten zuordnen In diesem Dialog können Sie durch Aktenauswahl die gewählte Aktivität zu der gewählten Akte zuordnen.

Um Aktenaktivitäten zu drucken bzw. per E-Mail zu versenden, wählen Sie die Funktion Drucken/E-Mail senden. Anschließend können Sie zwischen zwei Funktionen auswählen: Aktivitäten ausdrucken oder Aktivitäten per E-Mail senden. Nach der Auswahl öffnet sich der Dialog Aktivitäten. Hier legen Sie fest, welche der aufgelisteten Aktivitäten ausgedruckt bzw. per E-Mail versendet werden sollen:

Anschließend können Sie über den Dialog Drucken zusätzliche Druckereinstellungen vornehmen, bevor Sie die Aktivitäten ausdrucken.

Register Digitale Akte

Das Register Digitale Akte liefert die Basisdaten des Aktes. In dem Bereich Aktivitäten-Timeline werden alle Aktivitäten chronologisch dargestellt. Jede Aktivität ist auf der linken Seite des Symbols mit Datum und auf der rechten Seite des Symbols mit einer kurzen Beschreibung gekennzeichnet. Beim Berühren einer Aktivität mit dem Mauscursor wird ein Tooltip mit ausführlicher Information zur Aktivität angezeigt. In der Übersicht zu den einzelnen Akten oberhalb des Registers werden wichtige Eckdaten des Aktes eingeblendet (gelbe Infobox).

Register Aktivitäten

Hier werden alle zu der Akte zugeordneten Aktivitäten aufgelistet. Per Doppelklick können Sie eine selektierte Aktivität öffnen. Durch die Funktion Aktivität(en) zur digitalen Akte zuordnen können Sie den Dialog Aktivitäten zuordnen anzeigen lassen. Sie können eine Zuordnung zu der Akte löschen, indem Sie eine oder mehrere Aktivitäten markieren und den Schalter Löschen anklicken.

Register Notizen

Hier werden alle Notizen, die als Aktivität zu der Akte zugeordnet sind, angezeigt. Neuangelegte Notizen werden automatisch in dem der Akte zugeordnetem Moduldatensatz (z. B. einer Person) abgelegt und zu deren Aktenaktivitäten zugeordnet.

Register Multimedia

Hier werden Multimedia-Dateien, die als Aktivität zu der Akte zugeordnet sind, angezeigt. Eine neuangelegte Multimediadatei wird automatisch in dem der Akte zugeordnetem Moduldatensatz (z. B. einer Person) abgelegt und zu deren Aktenaktivitäten zugeordnet.

Durch die Auswahl ein oder mehrere Akten in der digitale Akten Listensicht und anschließendem Aufruf von Bericht digitale Akte Funktion wird ein Bericht generiert. In dem Bericht werden zu den wichtigen Feldern und Aktivitäten Liste auch die Merkmale ausgegeben.