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Multimediadateien werden im jeweiligen Register eines Moduls hinzugefügt. Sie erhalten dadurch einen Bezug zu diesem Modul. Neben einem Dokumenttypnamen und einer Beschreibung werden weitere Daten wie Dateiname, Pfad, Erstellt am und Erstellt von sowie eine DocId und ein Hinweis bzgl. Speicherung im DMS (Dokumentenmanagementsystem) hinterlegt.

Im Idealfall speichern Sie die Multimediadateien auf dem Server und stellen Sie somit anderen Mitarbeitern zur Verfügung, welche den gleichen Datensatz , z. B. eine Meldung, aufrufen dürfen.

• Öffnen Sie im Modul das Register Multimedia.
• Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie dort Datei hinzufügen. Alternativ klicken Sie auf den Schalter Datei hinzufügen in der Symbolleiste unterhalb der Registerleiste. Der gleichnamige Dialog öffnet sich.
• Wählen Sie im Feld Datei den Pfad und die Datei aus, welche als Multimediadatei hinzugefügt werden soll. Das Klickfeld bietet den Explorer zum Öffnen des Pfades an. Mit Doppelklick auf eine Datei übernehmen Sie Pfad- und Dateinamen.
• Im Feld Beschreibung wird der Dateiname (ohne Dateiendung) angezeigt. Sie können diesen Vorschlag ändern oder ergänzen.
• Im Feld Dokumenttypname wählen Sie ggf. den gewünschten Typ aus. Die unterschiedlichen Dokumenttypnamen erlauben später eine Sortierung und Zuordnung.
• Speichern Sie die Parameter mit Klick auf den OK-Schalter.

Vorhandene Multimediadateien können Sie einfach per Doppelklick anzeigen lassen, wenn auf Ihrer Workstation zu dem Dateiformat auch eine passende Anwendung eingerichtet ist. Daher hängt die Anzeige von Multimediadeteien auch von der jeweiligen Workstation ab. Ist eine Zeile im Grid markiert, können Sie auch die unter Windowsprogrammen weit verbreitete Tastenkombination Strg + O zum Öffnen nutzen (open).

Stellt das Programm beim Öffnen einer Multimediadatei per Doppelklick fest, dass die Datei unter dem angegeben Dateipfad nicht existiert, wird Ihnen direkt die Möglichkeit angeboten, die Dateiverknüpfung zu ändern und den Pfad so zu korrigieren.

Über den Kontextbefehl Datei-Beschreibung bearbeiten öffnen Sie den Dialog, den Sie schon vom Hinzufügen kennen. Im Gegensatz hierzu ist im Dialog Datei-Beschreibung bearbeiten das Feld Datei jedoch gesperrt. Die Beschreibung und der Dokumenttypname können bearbeitet werden. Nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben, speichern Sie diese mit Klick auf den OK-Schalter.

Wenn die Multimediadatei nicht schreibgeschützt ist, kann sie ggf. im geöffneten Zustand bearbeitet werden (sofern das Programm zum Anzeigen entsprechende Funktionen bietet). Daher ist es ggf. wichtig, dass Sie bestimmte Dateien zuvor über das Windows-Dateiattribut Schreibschutz entsprechend gegen Änderungen schützen. In dieser Hinsicht bieten sich aber auch strukturell geschützte Dateiformate an, die dann in einem Viewer geöffnet werden können, z. B. PDF statt Word- oder Bilddateien. Zudem können Sie eine oder mehrere Dateien als ZIP-Datei packen und speichern. In einem ZIP-Archiv gelagerte Dateien sind ebenfalls gegen Änderungen geschützt.

Eine oder mehrere markierte Multimediadateien können Sie in ein ZIP-Archiv hinzufügen und speichern. Neben dem Dateischutz und der Komprimierung haben sie hier zusätzlich die Möglichkeit, das Archiv direkt nach dem Packen an einen E-Mail-Empfänger zu senden.

• Markieren Sie die gewünschten Multimediadateien.
• Wählen sie aus dem Kontextmenü der rechten Maustaste oder aus der Symbolleiste die gewünschte ZIP-Aktion Als ZIP-Datei packen und speichern.
• Zum Speichern öffnet sich der Dialog Speichern unter. In dem Windows-Explorerfenster wird die ZIP-Datei mit einem Namensvorschlag aus dem Modul (z. B. der Partner-Nummmer) und dem Namensbestandteil Multimedia erstellt (Beispiel: Partner_68_Multimedia.zip). Stellen Sie ggf. einen abweichenden Namen und Pfad ein.
• Mit Bestätigung durch Klick auf den Schalter Speichern wird die ZIP-Datei im Zielverzeichnis erstellt.

• Markieren Sie die gewünschten Multimediadateien.
• Wählen sie aus dem Kontextmenü der rechten Maustaste oder aus der Symbolleiste die gewünschte ZIP-Aktion Als ZIP-Datei packen und per E-Mail senden.
  Im Fall des E-Mail-Versands wird die ZIP-Datei im Hintergrund erstellt und der Standard-E-Mail-Client automatisch geöffnet.
• In der geöffneten neuen E-Mail hängt die ZIP-Datei mit der Standard-Namensgebung schon an und Sie müssen nur noch den Empfänger, Betreff und ggf. einen erläuternden E-Mailtext eingeben, bevor Sie die E-Mail versenden.

Sie können den Verweis auf eine Multimediadatei löschen. Die Datei selbst bleibt am ursprünglichen lokalen Speicherort erhalten.

• Markieren Sie die gewünschte Multimediadatei.
• Wählen sie aus dem Kontextmenü der rechten Maustaste oder aus der Symbolleiste die gewünschte Aktion Löschen. Alternativ können sie auch die Tastenkombination Strg + D nutzen.
• Zum Löschen öffnet sich der Dialog Löschen. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage. mit Klick auf Ja.

Die Prüfung auf DMS-Lizenz, DMS-Verschlagwortung und DMS-Verschlagwortungspfad reagiert flexibel. Wenn eine Prüfung fehlschlägt, kann die Multimediadatei nicht in das angeschlossene Dokumentenmanagementsystem verschoben werden. Sie wird daher dann in iX-Haus gespeichert. Die Datei kann zu einem späteren Zeitpunkt zum DMS übertragen werden, wenn nach Anpassung der Rahmenbedingungen die Prüfung erfolgreich abgeschlossen ist.

Mit der Gültigkeitsprüfung werden die Dateiverknüpfungen geprüft. Im DMS-gespeicherte Multimediadateien werden hierbei nicht geprüft. Nicht mehr verfügbare Multimediadateien können z. B. nach einem Verzeichniswechsel auftreten. Sie haben dann hier die Möglichkeit, auch mit Multiselect für mehreren Dateien des gleichen Pfades, den Pfad zu korrigieren. Das Ergebnis der letzten Prüfung wird in den Spalten Geprüft am und Prüfergebnis angezeigt.

Bei der Änderung von ungültigen Dateiverknüpfungen erhalten Sie allgemeine Tipps sowie den alten Pfad. Mit Copy & Paste sowie einfachen Anpassungen im Feld Neuen Pfad lassen sich so Verknüpfungen zu verschobenen Daten leicht korrigieren. Der Erfolg wird in der Spalte Prüfergebnis direkt angezeigt.