Inhalt

Schriftgut-Gesamtliste

Schriftgut-Gesamtliste

Was mache ich hier?

In iX-Haus plus können Sie wie auch in iX-Haus zu vielen Prozessen nach Vorlage Schreiben oder E-Mails erstellen, auch als Serienschreiben. Über die Funktion Schreiben/Mail im Kontextmenü oder über die Symbolleiste eines Moduls erzeugtes Schriftgut ist jeweils in der entsprechenden Ansicht und in der Schriftgut-Gesamtliste der Gesamtübersicht abrufbar.

In der Spalte Dateiname der Übersicht Schriftgut wird, falls vorhanden, der im Dialog Brief drucken… angegebene Archivierungstitel eines Dokumentes angezeigt.

Interner Texteditor vs. iX-Haus Serienbrief / Vorlagenverwaltung

Sie können entscheiden, ob Sie in iX-Haus plus Schriftgut und Serienschreiben weiterhin per internem Texteditor erstellen oder auf die neue Vorlagenverwaltung bzw. den Serienbrief von iX-Haus wechseln. Beim Serienbrief wird MS Word zur Erstellung der Vorlagen genutzt. Weiterhin können Sie hierüber alle Vorlagen für den Schriftverkehr der bezogenen Module zentral über den Vorlagenmanager verwalten.

Die mit dem internen iX-Haus plus Texteditor erstellten Textvorlagen sind dagegen keine Worddateien und daher mit den Funktionen des neuen Serienbriefes nicht nutzbar. Die bisherigen Vorlagen müssen bei einer Umstellung auf den neuen Serienbrief neu aufgebaut werden. Dies betrifft die Vorlagen zu allen Modulen, in denen auch die Serienbrieffunktion genutzt werden kann. Möchten Sie weiter mit dem internen Texteditor arbeiten, um z. B. nicht alle bestehenden Vorlagen neu aufbauen zu müssen, können Sie die Einstellungen für jedes Modul individuell anpassen.

Wie mache ich es?

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie mit dem internen Editor von iX-Haus plus oder über den neuen Serienbrief bzw. den Vorlagenmanager Schreiben vorbereiten, erstellen und weiterverarbeiten.

Hinweis 1 und Bemerkung ändern

Drucken

Nutzung des internen Texteditors

Zugang: Schreiben/Mail > Vorschau, Vorlage bearbeiten oder Vorlage neu erstellen

Beim Einsatz des Vorlagenmanager (je nach Systemeinstellung AktiviereNeuenSerienbrief) werden die Vorlagen zentral verwaltet unter data\Sbriefvorlagen. Beim Einsatz des internen Texteditors kann pro Vorlage der Ablageort frei gewählt werden. Wir empfehlen, ein Verzeichnis innerhalb des Installationsverzeichnisses zu nutzen z. B. ..\template\iXHausPlus. Die nachfolgenden Beschreibungen basieren auf diesem Pfadvorschlag.
Die Funktionen Vorlage neu erstellen und Vorlage bearbeiten werden nicht angezeigt, wenn über die Systemeinstellung AktiviereNeuenSerienbrief dem iX-Haus plus-Modul der Vorlagenmanager zugeordnet ist. Zur Auswahl stehen dann nur Vorlagen, die in iX_Haus im Vorlagenmanager erstellt bzw. bearbeitet werden.
In der Vorschau haben Sie keinen Zugriff auf die Seriendruckfeldfunktionen (Seriendruckfeld einfügen, Feldbeschreibungen anzeigen, Feldergebnisse anzeigen, Vorschau Seriendruck und Serienbrief erstellen).

Relevant für den Einsatz von Seriendruckfeldern im Serienbrief-Editor von iX-Haus plus ist der Menübereich Serienbriefe. Falls dieser nicht sichtbar ist, kann er mit rechtem Mausklick im Fensterkopf ausgewählt werden. Der Symbolbereich Serienbriefe umfasst fünf Schalter: Seriendruckfeld einfügen, Feldbeschreibungen anzeigen, Feldergebnisse anzeigen, Vorschau Seriendruck und Serienbrief erstellen.

Platzhalter für tabellarische Darstellungen (expandierende Tabellen) weisen als Präfix ein doppeltes $-Zeichen auf. Ansonsten werden die Platzhalterfelder im Dokument mit spitzen Klammern dargestellt: «Platzhaltername».

Beachten Sie, dass bestimmte Platzhalter kontextspezifisch sind. Ihr Einsatz außerhalb des Kontextes ist nicht gewährleistet. Mit Klick auf das dreieckige Symbol Seriendruckfeld einfügen werden alle Platzhalter aufgelistet. Ein ausgewählter Platzhalter wird an der aktuellen Stelle im Dokument eingefügt und die Liste wieder geschlossen.

Mit Klick auf das Listensymbol Seriendruckfeld einfügen werden alle Platzhalter in einem separaten Dialogfenster Seriendruckfelder einfügen aufgelistet. Ein ausgewählter Platzhalter wird an der aktuellen Stelle im Dokument eingefügt, Sie können mehrere Platzhalter nacheinander einfügen. Hierzu genügt ein Doppelklick auf einen gelisteten Platzhalter oder ein Klick auf den Schalter Einfügen, um den markierten Platzhalter einzufügen. Mit dem Schalter Schließen oder Klick auf das rot-weiße Beenden-Symbol rechts oben im Dialog wird dieser geschlossen.

Da die Liste der Platzhalter dynamisch und i. d. R. selbsterklärend ist, verzichten wir auf eine detaillierte Erläuterung in der Benutzerhilfe. Wenn Sie zum ersten Mal mit Seriendruck und iX-Haus plus-Seriendruckvorlagen zu tun haben bzw. diese erstmals selbst erstellen und bearbeiten wollen, empfehlen wir, einen Consultant der CREM SOLUTIONS zwecks training on the job hinzuzuziehen.

Verwenden Sie die Vorlage im Kontext zu einem Vorgang, z. B. im Modul Auftrag in Bezug auf einen schon definierten Auftrag, so können Sie mit den beiden Schaltern Feldbeschreibungen anzeigen und Feldergebnisse anzeigen zwischen zwei Darstellungsformen im Serienbrief-Editor wechseln. Gerade, wenn ein Seriendruckfeld keinen Inhalt im Kontext aufweist, ist die Darstellung Feldbeschreibungen anzeigen zur Kontrolle hilfreich. Expandierende Tabellen werden in der Vorschau-Funktion des Edit-Modus noch nicht gefüllt, erst beim Druck.

Interne Seriendruckvorlagen in iX-Haus plus neu erstellen

Diese Vorlagen dürfen Sie nicht mit Microsoft Word oder anderen externen Editoren bearbeiten, auch wenn die Dateien den Dateityp .docx tragen. Die Vorlagen werden mit einem internen Serienbrief-Editor in iX-Haus plus generiert und auch beim späteren Drucken von diesem genutzt. Wurde eine solche Datei mit Microsoft Word bearbeitet und gespeichert, kann sie vom Serienbrief-Editor in iX-Haus plus nicht mehr verwendet werden!

Interne Seriendruckvorlagen in iX-Haus plus neu erstellen

Wählen Sie über die Schaltfläche Schreiben/Mail die Funktion Vorlage neu erstellen.
Es öffnet sich der Serienbrief-Editor.
Erstellen Sie die Vorlage.
Die Oberfläche des Editors ist bekannten Textverarbeitungsprogrammen nachempfunden. Neben reinem Textlayout können auch Grafiken eingesetzt werden. Sie können aus auch anderen Dokumenten mit Hilfe von Copy & Paste Inhalte einfügen. Für datensatzspezifische Inhalte fügen Sie Seriendruckfelder ein. In der Symbolleiste finden Sie hierzu die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen. Das Auswahlfeld rechts neben dem Symbol öffnet eine Liste der verfügbaren Seriendruckfelder zur Auswahl eines einzelnen Seriendruckfeldes. Mit Klick auf die Schaltfläche öffnen Sie den Dialog Seriendruckfeld einfügen, aus welchem Sie nacheinander einzelne Seriendruckfelder einfügen können, ohne den Dialog zu schließen.
Die Seriendruckfelder sind im Editor in zwei spitze Klammern eingefasst. Jedes Seriendruckfeld beginnt dann in der Normalanzeige mit einem doppelten Dollarzeichen, z. B. «$$Pruefung.To_NaechstePruefungAm». Seriendruckfelder aus anderen Bereichen weisen i. d. R. zuerst einen Bereichskenner und anschließend einen Feldkenner auf. Sie sind somit meist selbsterklärend, z. B. Fl_Plz Ort für die Adressangabe der Fläche mit Postleitzahl und Ort.
Stellen Sie die Ansicht um, werden die Seriendruckfelder mit Feldbeschreibungen in geschweiften Klammern angezeigt, z. B. {MERGEFILED $$Pruefung.To_NaechstePruefungAm}. Die Umschaltung der Darstellung von Seriendruckfeldern erzielen Sie mit den Schaltflächen Feldbeschreibungen anzeigenundFeldergebnisse anzeigen. Hinweis: Die Schaltfläche Vorschau Seriendruck kann bei der Vorlagenerstellung keine sinnvollen Ergebnisse zeigen, da hier noch keine Daten zum Befüllen der Seriendruckfelder vorliegen.
Speichern Sie die Vorlage mit Klick auf die Schaltfläche Save mit dem Diskettensymbol.
Es öffnet sich der Dialog Speichern unter. Nutzen Sie das iX-Haus-Unterverzeichnis template\iXHausPlus. Nutzen Sie einen noch nicht vergebenen Dateinamen. Als Dateityp lassen Sie .docx voreingestellt, um optimale Layouterzeugnisse zu erzielen.

Interne Seriendruckvorlagen in iX-Haus plus bearbeiten

Wählen Sie über die Schaltfläche Schreiben/Mail die Funktion Vorlage bearbeiten. Es öffnet sich der Dialog iX-Haus plus- Bitte wählen die Vorlage/n aus.
Wählen Sie über das Feld Serienbrief-Vorlage die zu bearbeitende Vorlage aus.
Bestätigen Sie die Auswahl mit Öffnen oder per Doppelklick auf die Vorlage.
Bestätigen Sie mit der Eingabetaste oder Klick auf OK.
Der Serienbrief-Editor öffnet sich mit der ausgewählten Vorlage.
Bearbeiten Sie die Vorlage.
Speichern Sie die Änderungen mit Klick auf die Schaltfläche Save mit dem Diskettensymbol (Strg + S).
Der Serienbrief-Editor wird geschlossen.

Interne Seriendruckvorlagen in iX-Haus plus auf Basis einer vorhandenen Vorlage erstellen

Wählen Sie über die Schaltfläche Schreiben/Mail die Funktion Vorlage bearbeiten.
Es öffnet sich der Dialog iX-Haus plus- Bitte wählen die Vorlage/n aus.
Wählen Sie über das Feld Serienbrief-Vorlage die Vorlage aus.
Bestätigen Sie die Auswahl mit Öffnen oder per Doppelklick auf die Vorlage.
Bestätigen Sie mit der Eingabetaste oder Klick auf OK.
Der Serienbrief-Editor öffnet sich mit der ausgewählten Vorlage.
Bearbeiten Sie die Vorlage.
Speichern Sie die angepasste Vorlage als Dokument unter neuem Namen mit Klick auf die Schaltfläche Speichern unter (F12).
Der Serienbrief-Editor wird geschlossen.

Vorschau erstellen mit internen Vorlagen aus iX-Haus plus

Mit der Vorschau können Sie kontrollieren, wie ein Schreiben auf Basis einer internen Vorlage aussehen wird.

Wählen Sie über die Schaltfläche Schreiben/Mail die Funktion Vorschau.
Es öffnet sich der Dialog iX-Haus plus- Bitte wählen Sie die Vorlage/n aus.
Wählen Sie im Feld Serienbrief-Vorlage die zu nutzende Vorlage aus. Die Dateiauswahl öffnet aus dem iX-Haus-Verzeichnis das Unterverzeichnis template\iXHausPlus, wo alle internen Dokumentvorlagen von iX-Haus plus gespeichert werden.
Bestätigen Sie die Auswahl mit OK.
Das Dokument wird im Serienbriefeditor ausgegeben.
Schließen Sie die Vorschau, indem Sie den Serienbrief-Editor wieder schließen (Alt+F4).

Sie können aus der Vorschau heraus theoretisch auch Drucken oder das Vorschau-Dokument anderweitig verarbeiten. Hierbei ist zu bedenken, dass dann jedoch keine Speicherung wie beim Erstellen von Schreiben über die iX-Haus plus-Funktionen Drucken oder E-Mail erfolgt.

Schreiben mit internen Vorlagen aus iX-Haus plus erstellen

Steht über die Funktion Schreiben/Mail die Funktion Drucken nicht zur Verfügung und wird stattdessen Schreiben erstellen angeboten, werden in dem Modul Wordvorlagen aus dem Vorlagenmanager verwendet. Details zu Erstellung eines Schreibens mit Wordvorlagen finden Sie hier unter Schreiben mit Wordvorlagen aus dem Vorlagenmanager erstellen.

Wählen Sie über die Schaltfläche Schreiben/Mail die Funktion Drucken.
Es öffnet sich der Dialog iX-Haus plus- Bitte wählen Sie die Vorlage/n aus.
Wählen Sie im Feld Serienbrief-Vorlage die zu nutzende Vorlage aus. Die Dateiauswahl öffnet aus dem iX-Haus-Verzeichnis das Unterverzeichnis template\iXHausPlus, wo i. d. R. alle internen Dokumentvorlagen von iX-Haus plus gespeichert werden.
Wählen Sie ggf. einen abweichenden Dokumenttypnamen. Voreingestellt ist in der TO Technisches Objekt. Andere Module in iX-Haus plus verzichten ggf. auf Dokumenttypnamen. Die Auswahl des Dokumenttypnamens kann bei der Archivierung relevant sein. Die hier verfügbaren Dokumenttypnamen stammen aus dem iX-Haus-Katalog Dokumenttyp aus Definitionen für das Modul iX-Haus+ Techn.Objekte.
Bestätigen Sie die Auswahl mit OK.
Das Dokument wird auf dem voreingestellten Drucker ausgegeben

Serienbrief erstellen

Mit Serienbrief erstellen werden Serienbriefe, z. B. für ausgewählte Aufträge, direkt ohne Vorschau ausgedruckt. Nach dem Anklicken erscheint der Dialog Öffnen. In diesem Dialog wählen Sie eine Serienbrief-Vorlage aus und bestätigen mit Klick auf den Schalter Öffnen. Nun geben Sie den Ausgabe-Drucker an, auf dem mit Klick auf Drucken anschließend ausgedruckt wird. Während des Druckvorgangs wird Ihre iX-Haus plus-Anwendung gesperrt. Als Information erscheint die Info-Meldung Bitte warten! Serienbrief wird gedruckt!. Im Anschluss daran werden Sie ggf. gefragt, ob der Status der Datenquelle auf gedruckt gesetzt werden soll (z. B. bei einem Auftrag Soll Auftragstatus auf 'Auftrag gedruckt' gesetzt werden?).

Schreiben erstellen / Schreiben mit Wordvorlagen aus dem Vorlagenmanager erstellen

Zur Erstellung von Schreiben steht Ihnen u. a. in der Menüleiste die Schaltfläche Schreiben/Mail zur Verfügung. Je nach Systemeinstellung nutzen Sie hier interne Vorlagen aus iX-Haus plus (Drucken), oder Vorlagen aus dem Vorlagenmanager in iX-Haus (Schreiben erstellen). Sind für ein iX-Haus plus-Modul die Vorlagen aus dem Vorlagenmanager noch nicht freigeschaltet (Systemeinstellung AktiviereNeuenSerienbrief), werden interne Vorlagen genutzt. Sie erhalten dann über die Schaltfläche Schreiben/Mail auch den Zugriff auf Funktionen, um eine interne Vorlage bearbeiten oder eine interne Vorlage neu erstellen zu können.

Ist dem Modul die Vorlagenverwaltung über den Vorlagenmanager zugeordnet, öffnen Sie über den Menüpunkt Schreiben erstellen den Schreiben/E-Mail-Wizard.
Wird in dem Modul noch die interne Texterfassung aus ix-Haus plus genutzt, steht unter Schreiben/Mail der Menüpunkt Schreiben erstellen nicht zur Verfügung. Statt dessen nutzen Sie dann Drucken zum (s. Schreiben mit internen Vorlagen aus iX-Haus plus erstellen.
Wählen Sie dann eine Vorlage, welche im Vorlagenmanager als Worddokument definiert wurde. Je nach Auswahl des Dokumententyps erzeugen Sie ein Schreiben mit oder ohne Multimedia-Anhänge. Die Definitionen der Dokumententypen erfolgt administrativ als Katalog in iX-Haus.
Geben Sie die weiteren Parameter für die Erstellung des Schreibens im Schreiben/E-Mail Wizard an.
Zum Ausdrucken des Schreibens wird der unter Drucker angezeigte Drucker bzw. Druckertreiber genutzt. Sie können dort auch einen anderen verfügbaren Drucker auswählen, um das Schreiben auf einem alternativen Drucker auszugeben.

Wenn Sie ein Schreiben erstellen, ist der Schalter Briefvorlagen auswählen in der Sicht Briefvorlagen stehend inaktiv. Sie können hier entweder alternativ eine E-Mail Textvorlage verwenden (um in den E-Mail-Modus zu wechseln), Anlagen hinzufügen (um Dateien z. B. aus dem Windowsexplorer per Drag & Drop einzufügen) oder einen Termin definieren (weil z. B. durch das Schreiben ein Termin avisiert wird, welchen Sie hier nun gleich festlegen können).
Wenn Sie mit der Schaltfläche E-Mail Textvorlage verwenden in den E-Mail-Modus wechseln, haben Sie nicht mehr den Zugriff auf drei optionale Vorlagen, da im E-Mail-Modus nur eine einzelne eigene Vorlage genutzt werden kann. Dafür wird je nach Ausgangslage ein Betreff vorgeschlagen, z. B. der Betreff einer Meldung. Im E-Mail-Betreff von Serienbriefen wird zusätzlich die Objektbezeichnung hinzugefügt, sofern sich diese aus dem Kontext ergibt.
Optional können Sie zu einem E-Mail-Schreiben die Anlagen als ZIP-Datei packen.
Mit Briefvorlage speichern, Speichern und Drucken bzw. E-Mail Textvorlage Speichern bzw. Drucken und Briefvorlage speichern können Sie das Schreiben speichern, ohne es vorher zu versenden. Dies kann nützlich sein, wenn Sie bei der Erstellung unterbrochen wurden oder festgestellt haben, dass bestimmte Unterlagen für das Schreiben erst noch bereitgestellt werden müssen.
Mit Speichern und Drucken bzw. Drucken wird ein Schreiben auf dem angegebenen Drucker ausgegeben und beim Speichern ggf. auch in PDF konvertiert und/oder im Dokumentenmanagementsystem abgelegt.
Per E-Mail senden generiert eine E-Mail mit dem Schreiben als PDF beigefügt und ggf. weiteren Anlagen über das eingerichtete E-Mail Programm.

Senden per E-Mail

Unbedingte Voraussetzung für den erfolgreichen Serienbrief-E-Mail-Versand ist, dass auf der Workstation MS-Outlook installiert ist.

Wählen Sie den Datensatz aus, zu welchem eine E-Mail erzeugt werden soll, z. B. im Register Technisches Objekt das gewünschte TO.
Wählen Sie über die Schaltfläche Schreiben/Mail die Funktion Senden per E-Mail (Alt+E).
Wenn Sie der E-Mail einen Anhang auf Basis eines aktuellen Seriendruckdokuments hinzufügen wollen, wählen Sie im Feld Serienbrief-Vorlage die zu nutzende Vorlage aus. Die Dateiauswahl öffnet aus dem iX-Haus-Verzeichnis das Unterverzeichnis template\iXHausPlus, wo alle internen Dokumentvorlagen von iX-Haus plus gespeichert werden. Die hierüber generierte PDF-Datei wird als E-Mail-Anhang gesendet. Der Dateiname setzt sich zusammen aus einem vorangestellten Buchstabencode (z. B. bei der technischen Objektverwaltung aus der internen TO-Nummer) sowie einer Datum- und Zeitangabe, z. B. TO-00001_06.07.2017_09.49.08.pdf
Wählen Sie ggf. einen abweichenden Dokumenttypnamen. Voreingestellt ist in der TO Technisches Objekt. Andere Module in iX-Haus plus verzichten ggf. auf Dokumenttypnamen. Die Auswahl des Dokumenttypnamens kann bei der Archivierung relevant sein. Die hier verfügbaren Dokumenttypnamen stammen aus dem iX-Haus-Katalog Dokumenttyp aus Definitionen für das Modul iX-Haus+ Techn.Objekte.
Der E-Mail-Betreff wird mit vorangestellten Buchstabencodes zur Kennzeichnung aufgebaut. Für Technische Objekte wird z. B. automatisch der Code TO- eingesetzt. Beispiel eines Betreffs: [TO-00001] Notausgang Tiefgarage.
Wählen Sie die gewünschte Textvorlage aus. Der hieraus generierte Inhalt wird als E-Mail-Text an das E-Mail-Programm übergeben.
Bestätigen Sie die Auswahl mit OK. Es öffnet sich der Dialog iX-Haus plus - Multimedia.
Wählen Sie ggf. weitere Dokumente als Anhang für diese E-Mail aus. Die Dokumente stammen aus dem Multimediabereich des Moduls Technische Objekte. Optional können Sie die Anhänge als ZIP-Datei gepackt anfügen (Vorteile sind i. d. R. geringerer Speicherplatz und erhöhte Transportsicherheit).
Bei Serienbrief-E-Mailversand aus dem Multimedia-/Wizzard-Dialog können Sie die angebotenen Dateien öffnen. Dazu einen Datensatz markieren und im Kontextmenü die gleichlautende Funktion wählen. Weitere Tabellen-Spalten für Dokumente, die in DMS archiviert sind, lauten: Betreff, Dokumenttyp, Bezugsdatum, Abgelegt am, Abgelegt von.
Für die Erstellung eines Serienbriefdokuments (per E-Mail bzw. beim Drucken) zur Anlageliste stehen relevante Spalten für ein angeschlossenes Dokumentenmanagementsystem (DMS) zur Verfügung. Die Auswahl von DMS-Dokumenten, z. B. um sie an eine E-Mail anzuhängen, wird durch Detailinformationen zur Auswahl der richtigen Datei unterstützt. Unter Umständen ist für eine korrekte Datenabfrage eine Konfiguration durch das Consulting (Business Unit) notwendig.
Bestätigen Sie die Auswahl mit OK.
Die E-Mail wird zur Bearbeitung im E-Mail-Client geöffnet. Zieladresse ist die E-Mail des zugeordneten Herstellers. Das Basisfenster, von welchem aus die E-Mail aktuell generiert wird, wird gegen Änderungen gesperrt.
Passen Sie die E-Mail ggf. weiter an, z. B. durch Hinzufügen weiterer Adressaten.
Sobald die E-Mail-Bearbeitung beendet wurde, ist das Basisfenster wieder aktiv.
Zum generierten Dokument wird ein neuer Eintrag im Register Schriftgut angeboten und kann von dort erneut versendet werden. Vorgeschlagen wird die ursprünglich verwendete E-Mail-Adresse des Adressaten.

Serienschreiben erstellen

Was brauche ich dazu?

Hier erhalten Sie Übersicht aller Ansichten, Dialoge und Platzhalter, die Ihnen zur Schriftguterstellung zur Verfügung stehen.

Ansicht Schriftgut

Sie erhalten hier eine Übersicht über gespeicherte Dokumente aus dem Seriendruck oder der E-Mail-Erstellung. Per Doppelklick auf ein Dokument öffnen Sie dieses in zugewiesenen Bearbeitungsprogramm.

Über Schaltflächen in der Symbolleiste und das Kontextmenü der rechten Maustaste können Sie auf die Dokumente Operationen anwenden (in PDF wandeln, zu einer ZIP-Datei zusammenfügen (ggf. mehrere Dokumente), als ZIP-Datei packen und als E-Mail versenden, Datei öffnen, Datei drucken, Datei als E-Mail versenden, Dokumenttyp zuordnen, Hinweis 1 und Bemerkung ändern, Dokumentrechte ändern, Dokumentrechte anzeigen, Exportieren nach CSV, Druckvorschau). Je nach Situation und Dokument sind einzelne Operationen ggf. nicht zulässig.

Die Ansicht verfügt über einstellbare Spalten.

Spalte	Beschreibung
Dokumenttypname	Name des zugeordneten Dokumenttyps. Ein fehlender Dokumenttypname kann über die Funktion `Dokumenttyp zuordnen` nachträglich eingefügt werden.
Doc ID	ID-Nummer des Dokuments, relevant z. B. für ein angeschlossenes Dokumentenmanagementsystem
Dateiname	Dateiname, unter dem das Dokument gespeichert ist.
Vorlage	Verwendete Vorlage
Erstellt von	Kontoname des Ersteller
Erstellt am	Datum und Uhrzeit, wann das Dokument erstellt wurde.
in DMS…	Marker. Wenn gesetzt, ist das Dokument in einem angeschlossenen Dokumentenmanagementsystem archiviert. Der nachträgliche Zugriff auf das Dokument erfolgt dann über eine Abfrage in diesem DMS.
ID	interne ID des Komuments
Pfad	Pfad des Verzeichnisses, in welchem die Datei (s. Dateiname) gespeichert ist.
Typ	Typ des Dokuments, i. d. R. `Schriftgut`. Dokumente dieses Typs werden in den parallel verfügbaren Ansichten `Schriftgut` bzw. `Schriftgut-Gesamtliste` ebenfalls aufgeführt.

Platzhalter für den internen Texteditor von iX-Haus plus

Die Platzhalter für den internen Texteditor sind i. d. R. selbsterklärend benannt. Beachten Sie, dass die internen Textvorlagen nicht mit Word bearbeitet und gespeichert werden dürfen, da sie hierdurch als interne Vorlagen von iX-Haus plus unbrauchbar werden! Tabellarische Platzhalter einer Gruppe beginnen mit $$ und können z. B. in einer zweitern Zeile einer Tabelle eingetragen werden. Sie werden dort dynamisch mit den vorhandenen Einzelwerten befüllt, während in der ersten Zeile der Tabelle hierzu Titel vorangestellt werden können.

Beispiel:

Notiz vom	Ersteller	Notiztext
«$$Notiz2.ErzeugtAm»	«$$Notiz2.ErzeugtVon»	«$$Notiz2.Text»

Wollen Sie den Vorlagenmanager in iX-Haus und Winword für die Vorlagengestaltung benutzen, müssen Sie die jeweiligen iX-Haus plus-Module per Systemeinstellung für den Vorlagenmanager aktivieren.

Allgemein

«$$Notiz2.ErzeugtAm»	Datum (Datum Uhrzeit)
«$$Notiz2.ErzeugtVon»	Name des Erstellers
«$$Notiz2.Text»	Notiztext
«AktDatum»	Aktuelles Datum

Angebotsanfrage

«Anfrage_AngebotAngenommen»	Angenommen-Status der Angebotsanfrage
«Anfrage_Angebotsart»	Angebotsart der Angebotsanfrage
«Anfrage_AuftragNr»	Auftragsnummer
«Anfrage_Bearbeiter»	Bearbeiter der Angebotsanfrage
«Anfrage_Betreff»	Betreff der Angebotsanfrage
«Anfrage_Gebaeude»	Gebäude lt. Gebäudestruktur bzgl. der Angebotsanfrage
«Anfrage_Gebaeudeteil»	Gebäudeteil lt. Gebäudestruktur bzgl. der Angebotsanfrage
«Anfrage_Geschoss»	Geschoss lt. Gebäudestruktur bzgl. der Angebotsanfrage
«Anfrage_Gewerk»	Gewerk bzgl. der Angebotsanfrage
«Anfrage_GueltigBis»	Datum des Gültigkeitsendes der Angebotsanfrage
«Anfrage_GueltigVon»	Datum des Gültigkeitsbeginns der Angebotsanfrage
«Anfrage_HauptprojektBezeichnung»	Bezeichnung des Hauptprojekts zur Angebotsanfrage (bei Kopplung mit Projektverwaltung)
«Anfrage_HauptprojektNr»	Hauptprojektnummer zur Angebotsanfrage (bei Kopplung mit Projektverwaltung)
«Anfrage_Hinweis1»	Hinweis 1 zur Angebotsanfrage
«Anfrage_Hinweis2»	Hinweis 2 zur Angebotsanfrage
«Anfrage_MeldungNr»	Meldungsnummer
«Anfrage_Notiz»	Kurznotiz zur Angebotsanfrage
«Anfrage_Nummer»	Nummer der Angebotsanfrage
«Anfrage_Prioritaet»	Priorität der Angebotsanfrage
«Anfrage_Projektkonto»	Projektkonto
«Anfrage_Status»	Status der Angebotsanfrage
«Anfrage_StatusAm»	Datum des Status der Angebotsanfrage
«Anfrage_Team»	zugeordnetes Team zur Angebotsanfrage
«Anfrage_UnterprojektBezeichnung»	Bezeichnung des Unterprojekts zur Angebotsanfrage (bei Kopplung mit Projektverwaltung)
«Anfrage_UnterprojektNr»	Unterprojektnummer zur Angebotsanfrage (bei Kopplung mit Projektverwaltung)
«Anfrage_VertragNr»	Vertragsnummer
«Anfrage_Zustaendig»	Zuständiger für diese Angebotsanfrage
«Angebot_Bemerkung»	Bemerkung zum Angebot
«Angebot_Nummer»	Angebotsnummer
«Angebot_Preis»	Angebotspreis

Ansprechpartner

`«AnspPartnerPer_Adr1_Anrede»`
`«AnspPartnerPer_Adr1_EMail»`
`«AnspPartnerPer_Adr1_Fax»`
`«AnspPartnerPer_Adr1_Name1»`
`«AnspPartnerPer_Adr1_Name2»`
`«AnspPartnerPer_Adr1_PersAnrede1»`
`«AnspPartnerPer_Adr1_PersAnrede2»`
`«AnspPartnerPer_Adr1_PlzOrt»`
`«AnspPartnerPer_Adr1_StrNr»`
`«AnspPartnerPer_Adr1_Tel1»`
`«AnspPartnerPer_Adr1_Tel2»`
`«AnspPartnerPer_Adr1_Tel3»`
`«AnspPartnerPer_Adr2_Anrede»`
`«AnspPartnerPer_Adr2_EMail»`
`«AnspPartnerPer_Adr2_Fax»`
`«AnspPartnerPer_Adr2_Name1»`
`«AnspPartnerPer_Adr2_Name2»`
`«AnspPartnerPer_Adr2_PersAnrede1»`
`«AnspPartnerPer_Adr2_PersAnrede2»`
`«AnspPartnerPer_Adr2_PlzOrt»`
`«AnspPartnerPer_Adr2_StrNr»`
`«AnspPartnerPer_Adr2_Tel2»`
`«AnspPartnerPer_Adr2_Tel1»`
`«AnspPartnerPer_Adr2_Tel2»`
`«AnspPartnerPer_Adr2_Tel3»`
`«AnspPartner_Anrede»`
`«AnspPartner_EMail»`
`«AnspPartner_Name»`
`«AnspPartner_Fax»`
`«AnspPartner_Name»`
`«AnspPartner_NameZ»`
`«AnspPartner_Name2»`
`«AnspPartner_Nr»`
`«AnspPartner_PersAnrede1»`
`«AnspPartner_PersAnrede2»`
`«AnspPartner_PlzOrt»`
`«AnspPartner_StrNr»`
`«AnspPartner_Tel1»`
`«AnspPartner_Tel2»`
`«AnspPartner_Tel3»`
`«AnspPartner_Typ»`
`«AnspPartner_ZusInfo»`

Auftrag

`«Af_AktBelegung»`
`«Af_Angebotsnummer»`
`«Af_Auftragsart»`
`«Af_AuswEgtName1»`
`«Af_AuswEgtName2»`
`«Af_Bearbeiter»`
`«Af_BetragBrutto»`
`«Af_BetragMwst»`
`«Af_BetragNetto»`
`«Af_Betreff»`
`«Af_Buchungskreis»`
`«Af_DsgvoPerAnrede»`
`«Af_DsgvoPerEmail»`
`«Af_DsgvoPerName»`
`«Af_DsgvoPerTel»`
`«Af_Gebaeude»`
`«Af_Gebaeudeteil»`
`«Af_GesBetragObligo»`
`«Af_GesBezahltNetto»`
`«Af_GesBezahltVTUmbuchung»`
`«Af_GesErfasstNetto»`
`«Af_GesErfasstVTUmbuchung»`
`«Af_GesRechnVTUmbuchung»`
`«Af_GesRechnungNetto»`
`«Af_Geschoss»`
`«Af_Hinweis1»`
`«Af_Hinweis2»`
`«Af_Kostenstelle»`	ggf. zugeordnete Kostenstelle
`«Af_LaufzeitBis»`	Datum
`«Af_LaufzeitVon»`	Datum
`«Af_Lieferbedingung»`	Lieferbedingung
`«Af_Meldungsnummer»`	Auftrag-Meldungsnummer
`«Af_Mieter»`
`«Af_Notiz»`
`«Af_Nummer»`	Auftragsnummer
`«Af_Ortsangabe»`
`«Af_Prioritaet»`
`«Af_Projektkonto»`	dem Auftrag ggf. zugeordnetes Projektkonto
`«Af_RelBemerkungMeldung»`
`«Af_Sachkonto»`	Sachkonto
`«Af_Schadensdatum»`	Datum einer ggf. zugeordneten Schadensmeldung
`«Af_Status»`	Auftragsstatus
`«Af_Team»`	dem Auftrag zugeordnetes Team
`«Af_Zahlungsbedingung»`	Zahlungsbedingung
`«Af_Zustaendig»`	ID des zuständigen Mitarbeiters

Auftragsnotizen (Tabelle)

`«$$Notiz2.ErzeugtAm»`	Datum
`«$$Notiz2.ErzeugtVon»`
`«$$Notiz2.Text»`

Auftragspositionen (Tabelle)

`«$$Pos.Akt_Belegung»`
`«$$Pos.Beschreibung»`
`«$$Pos.Buchungskreis»`
`«$$Pos.Fl_Art»`
`«$$Pos.Fl_KBez»`
`«$$Pos.Fl_Nr»`
`«$$Pos.Fl_PlzOrt»`
`«$$Pos.Fl_StrNr»`
`«$$Pos.Fl_Vertragsbegin»`
`«$$Pos.Fl_Vertragsende»`
`«$$Pos.Kostenstelle»`
`«$$Pos.Menge»`
`«$$Pos.MwstSatz»`
`«$$Pos.Nummer»`
`«$$Pos.Obj_Bez»`
`«$$Pos.Obj_Nr»`
`«$$Pos.Obj_PlzOrt»`
`«$$Pos.Obj_StrNr»`
`«$$Pos.Preis»`
`«$$Pos.Projektkonto»`
`«$$Pos.Sachkonto»`
`«$$Pos.Sum_Brutto»`
`«$$Pos.Sum_Netto»`

Eigentümer

«Egt_Anrede»	Eigentümeranrede
«Egt_Ansprechpartner»	zugeordneter Ansprechpartner für den Eigentümer
«Egt_Anteil»	Eigentümeranteil (Prozent)
«Egt_Bank»	Name der Bank des Eigentümerkontos
«Egt_BIC»	BIC /Swift-Code der Bank des Eigentümerkontos
«Egt_BLZ»	inländische Bankleitzahl des Eigentümerkontos
«Egt_IBAN»	IBAN des Eigentümerkontos
«Egt_Kontonummer»	inländische Kontonummer des Eigentümerkontos
«Egt_NameZ»	Name des Eigentümers, zusammengesetzt aus den Datenfeldern Name 1 und Name 2
«Egt_Name1»	Name des Eigentümers 1. Namensfeld
«Egt_Name2»	Name des Eigentümers 1. Namensfeld
«Egt_Nummer»	Nummer des Eigentümers im Eigentümerstamm
«Egt_PlzOrt»	Postleitzahl und Ort der Eigentümeradresse
«Egt_StrNr»	Straße und Nummer der Eigentümeradresse
«Egt_StrasseNr»	Straße und Nummer der Eigentümeradresse
«Egt_Telefon»	Telefonnummer des Eigentümers

Fläche

Die Platzhalter im Flächenbeschrieb sind abhängig von den individuellen Definitionen im Beschriebeditor. Genutzt können nur die Felder aus dem Beschrieb, zu welchen auch Variablen definiert sind! Beispiel:

«FlBsr_FB_Saferoom»	Flächenbeschrieb (Beispiel). Ist einem Feld im Flächenbeschrieb die Serienbriefvariable `FB_Saferoom` zugeordnet, kann dieses Feld dann hier über `FlBsr_FB_Saferoom` gewählt werden.
«Fl_Art»	Flächenart
«Fl_Belegung»	Flächenbelegung
«Fl_KBez»	Flächenkurzbezeichnung
«Fl_Lage»	Lage aus dem Flächenstamm
«Fl_Nr»	Flächennummer
«Fl_PlzOrt»	Postleitzahl und Ort lt. Flächenstamm
«Fl_Stock»	Stock lt. Flächenstamm
«Fl_StrNr»	straße und Hausnummer lt. Flächenstamm
«Fl_VertragsBegin»	Vertragsbeginn der Fläche
«Fl_VertragsEnde»	Vertragsende der Fläche

Flächenbeschrieb

Je nach Kundenkonfiguration verfügbare Platzhalter.

Gewährleistung

`«Gw_Ausfuehrung»`
`«Gw_Beendet»`
`«Gw_Beginn»`
`«Gw_Betrag»`
`«Gw_Ende»`
`«Gw_Maengelstatus»`
`«Gw_Sicherungsart»`
`«Gw_Sicherungsstatus»`
`«Gw_Wiedervorlage»`
`«Gw_Zusatzinfo»`

Kreditor

`«Kr_Anrede»`
`«Kr_Ansprechpartner»`
`«Kr_Bank»`
`«Kr_BLZ»`
`«Kr_EMail»`
`«Kr_Fax»`
`«Kr_FreistDatum»`	Datum Freistellung bis
`«Kr_Freistellung»`	ja/nein
`«Kr_Gewerk»`
`«Kr_Kontonummer»`
`«Kr_Name»`
`«Kr_Name1»`
`«Kr_Name2»`
`«Kr_Nr»`
`«Kr_PlzOrt»`
`«Kr_StrNr»`
`«Kr_Tel1»`
`«Kr_Tel2»`
`«Kr_Tel3»`
`«Kr_ZZielSkonto1»`
`«Kr_ZZielSkonto2»`
`«Kr_ZZielSkonto3»`
`«Kr_ZZielTage1»`
`«Kr_ZZielTage2»`
`«Kr_ZZielTage3»`

Melder

Die Platzhalternamen sind selbstredend. Der Melder kann als Person im Personenstamm zwei Adressen führen. Diese können separat ausgewertet werden. Wird keine Angabe zu Herkunft (Adresse 1 oder Adresse 2) gemacht, wird die Adresse 2 der Adresse 1 vorgezogen, wenn Adresse 2 nicht leer ist. Ist die Adresse 2 unvollständig gepflegt, kann dies zu unvollständigen Adressdaten im Schreiben führen.

«MelderPer_Adr1_Anrede»
«MelderPer_Adr1_EMail»
«MelderPer_Adr1_Fax»
«MelderPer_Adr1_Name1»
«MelderPer_Adr1_Name2»
«MelderPer_Adr1_PersAnrede1»
«MelderPer_Adr1_PersAnrede2»
«MelderPer_Adr1_PlzOrt»
«MelderPer_Adr1_StrNr»
«MelderPer_Adr1_Tel1»
«MelderPer_Adr1_Tel2»
«MelderPer_Adr1_Tel3»
«MelderPer_Adr2_Anrede»
«MelderPer_Adr2_EMail»
«MelderPer_Adr2_Fax»
«MelderPer_Adr2_Name1»
«MelderPer_Adr2_Name2»
«MelderPer_Adr2_PersAnrede1»
«MelderPer_Adr2_PersAnrede2»
«MelderPer_Adr2_PlzOrt»
«MelderPer_Adr2_StrNr»
«MelderPer_Adr2_Tel1»
«MelderPer_Adr2_Tel2»
«MelderPer_Adr2_Tel3»
«Melder_Anrede»
«Melder_EMail»
«Melder_Fax»
«Melder_Name»
«Melder_NameZ»
«Melder_Name1»
«Melder_Name2»
«Melder_Nr»
«Melder_PersAnrede1»
«Melder_PersAnrede2»
«Melder_PlzOrt»
«Melder_StrNr»
«Melder_Tel1»
«Melder_Tel2»
«Melder_Tel3»
«Melder_Typ»
«Melder_ZusInfo»

Meldung

Selbstredende Platzhalter aus dem Bereich der Meldung.

«Meldung_AktBelegung»	Aktuelle belegung der Fläche
«Meldung_Betreff»	Betreff der Meldung
«Meldung_ErfasstVon»	Erfasser der Meldung
«Meldung_ErledigenAb»	Datum
«Meldung_ErledigenBis»	Datum
«Meldung_Gebaeude»	Nur verfügbar bei entsprechend gepflegter Objektstruktur.
«Meldung_Gebaeudeteil»	Nur verfügbar bei entsprechend gepflegter Objektstruktur.
«Meldung_GemeldetAm»	Datum
«Meldung_Geschoss»
«Meldung_Hinweis1»
«Meldung_Hinweis2»
«Meldung_Hinweis3»
«Meldung_Meldungsart»
«Meldung_Notiz»
«Meldung_Nummer»
«Meldung_Ortsangabe»
«Meldung_Prioritaet»
«Meldung_Status»
«Meldung_StatusAm»
«Meldung_Team»	Zugeordnetes Team lt. Teamverwaltung, nur unter Komfortpaket verfügbare Info.
«Meldung_Verantwortlich»	Verantwortlicher
«Meldung_Versicherungsfall»	Status ja/nein
«Meldung_VersicherungsfallSchadennummer»	Schadensnummer lt. Versicherer
«Meldung_Versicherungsschaden»	Status
«Meldung_WEGBeschluss»	Status, Meldung basiert auf einem WEG-Beschluss.

Merkmale

«Merkm_MeldungMuss1»
«Merkm_MeldungPrio»
«Merkm_MeldungSchaden»

Objektbeschrieb

Die Platzhalter im Objektbeschrieb sind abhängig von den individuellen Definitionen im Beschriebeditor. Genutzt können nur die Felder aus dem Beschrieb, zu welchen auch Variablen definiert sind! Beispiel:

«ObjBsr_Datum nächste Versammlung» Feld aus Objektbeschrieb mit der Serienbriefvariable Datum nächste Versammlung

Objektverantwortlicher

Die Objektverantwortlichen werden in der Teamverwaltung administriert, wenn das Komfortpaket eingerichtet ist. Dementsprechend können dann Variablen zur Verfügung stehen. Beispiel:

«ObjVerantw_TBFAX»
«ObjVerantw_TBKÜ»
«ObjVerantw_TBMAIL»
«ObjVerantw_TBNN»
«ObjVerantw_TBTEL»
«ObjVerantw_TBUNT»
«ObjVerantw_TBVN»
«ObjVerantw_TBVNNN»
«ObjVerantw_TeamOmFax»
«ObjVerantw_TeamOmKurz»
«ObjVerantw_TeamOmMail»
«ObjVerantw_TeamOmNachname»
«ObjVerantw_TeamOmName»
«ObjVerantw_TeamOmTel»
«ObjVerantw_TeamOmUnterschrift»
«ObjVerantw_TeamOmVorname»

Objekt

«Obj_AlleStrassen»	Zusammenfassende Darstellung aller Straßen des Objekts aus dem Objektstamm
«Obj_Bez»	Objektbezeichnung
«Obj_Nr»	Objektnummer
«Obj_PlzOrt»	Postleitzahl und Ort der Hauptadresse des Objekts
«Obj_PlzOrt2»	Postleitzahl und Ort der 2. Adresse des Objekts
«Obj_PlzOrt3»	Postleitzahl und Ort der 3. Adresse des Objekts
«Obj_PlzOrt4»	Postleitzahl und Ort der 4. Adresse des Objekts
«Obj_PlzOrt5»	Postleitzahl und Ort der 5. Adresse des Objekts
«Obj_StrNr»	Straße und Hausnummer der Hauptadresse des Objekts
«Obj_StrNr2»	Straße und Hausnummer der 2. Adresse des Objekts
«Obj_StrNr3»	Straße und Hausnummer der 3. Adresse des Objekts
«Obj_StrNr4»	Straße und Hausnummer der 4. Adresse des Objekts
«Obj_StrNr5»	Straße und Hausnummer der 5. Adresse des Objekts

Person

Die Platzhalternamen sind selbstredend. Die Person kann im Personenstamm zwei Adressen führen. Diese können separat ausgewertet werden. Wird keine Angabe zu Herkunft (Adresse 1 oder Adresse 2) gemacht, wird die Adresse 2 der Adresse 1 vorgezogen, wenn Adresse 2 nicht leer ist. Ist die Adresse 2 unvollständig gepflegt, kann dies zu unvollständigen Adressdaten im Schreiben führen.

«Per_adr1_anrede»
«Per_adr1_ans1»
«Per_adr1_ans2»
«Per_adr1_ans3»
«Per_adr1_ans5»
«Per_adr1_ans6»
«Per_adr1_email»
«Per_adr1_Fax»
«Per_adr1_PersAnrede1»
«Per_adr1_PersAnrede2»
«Per_adr1_tel1»
«Per_adr1_tel2»
«Per_adr1_tel3»
«Per_adr2_anrede»
«Per_adr2_ans1»
«Per_adr2_ans2»
«Per_adr2_ans3»
«Per_adr2_ans5»
«Per_adr2_ans6»
«Per_adr2_email»
«Per_adr2_Fax»
«Per_adr2_PersAnrede1»
«Per_adr2_PersAnrede2»
«Per_adr2_tel1»
«Per_adr2_tel2»
«Per_adr2_tel3»
«Per_anrede»
«Per_ans1»
«Per_ans2»
«Per_ans3»
«Per_ans5»
«Per_ans6»
«Per_email»
«Per_Fax»
«Per_NameZ»
«Per_Nummer»
«Per_PerBsrPername3»
«Per_PersAnrede1»
«Per_PersAnrede2»
«Per_Saldo»	aktueller Gesamtsaldo der Person
«Per_tel1»
«Per_tel2»
«Per_tel3»

Raumbuch

Nur verfügbar wenn das lizenzierte Raumbuch aktiv ist.

«Raumbuch_aktuelleRaummaße_Abschlagsfläche1»
«Raumbuch_aktuelleRaummaße_Abschlagsfläche1Bemerkung»
«Raumbuch_aktuelleRaummaße_Abschlagsfläche2»
«Raumbuch_aktuelleRaummaße_Abschlagsfläche2Bemerkung»
«Raumbuch_aktuelleRaummaße_Abschlagsfläche3»
«Raumbuch_aktuelleRaummaße_Abschlagsfläche3Bemerkung»
«Raumbuch_aktuelleRaummaße_Beheizbar»
«Raumbuch_aktuelleRaummaße_Breite»
«Raumbuch_aktuelleRaummaße_Bruttofläche»
«Raumbuch_aktuelleRaummaße_Heizfläche»
«Raumbuch_aktuelleRaummaße_Höhe»
«Raumbuch_aktuelleRaummaße_Länge»
«Raumbuch_aktuelleRaummaße_Raumvolumen»
«Raumbuch_aktuelleRaummaße_StartDatum»
«Raumbuch_aktuelleRaummaße_Zuschlagsfläche1»
«Raumbuch_aktuelleRaummaße_Zuschlagsfläche1Beheizbar»
«Raumbuch_aktuelleRaummaße_Zuschlagsfläche1Bemerkung»
«Raumbuch_Bemerkung»
«Raumbuch_Bezeichnung»
«Raumbuch_bisDatum»
«Raumbuch_externeNummer»
«Raumbuch_Info»
«Raumbuch_interneNummer»
«Raumbuch_Raumindex»
«Raumbuch_vonDatum»

TO

Informationen zum tecnischen Objekt (TO)

«To_AnlAusserbetrieb»
«To_Bemerkung»
«To_Bezeichnung»
«To_Definition»
«To_Einbaudatum»
«To_Gebaeude»	Gebäude, nur bei eingerichteter Objektstruktur.
«To_Gebaeudeteil»	Gebäudeteil, nur bei eingerichteter Objektstruktur.
«To_Geschoss»	Geschoss, nur bei eingerichteter Objektstruktur.
«To_GwBeginn»	Datum Gewährleistungsbeginn
«To_GwEnde»	Datum Gewährleistungsende
«To_Hersteller»
«To_HerstellerAnrede»
«To_HerstellerEmail»
«To_HerstellerName»
«To_HerstellerPlzOrt»
«To_HerstellerStrNr»
«To_HerstellerTel1»
«To_HerstellerTel2»
«To_HerstellerTel3»
«To_NaechsteInspektion»
«To_Nummer»
«To_NummerIntern»
«To_PrufungNotwendig»
«To_Team»	Zugeordnetes Team (Lizenz Komfortpaket erforderlich)
«To_Verantwortlich»	Verantwortlicher
«To_WartungNotwendig»

Verantwortlicher

Daten des Verantwortlichen aus der iX-Haus-Benutzerverwaltung.

«Verantw_EMail»
«Verantw_Fax»
«Verantw_Kuerzel»
«Verantw_Nachname»
«Verantw_Name»
«Verantw_NameZ»
«Verantw_Tel»
«Verantw_Unterschr»
«Verantw_Vorname»

Versicherer

Daten des ggf. zugeordneten Versicherers aus dem Kreditorenstamm.

«Vers_Anrede»
«Vers_Ansprechpartner»
«Vers_Bank»
«Vers_BLZ»
«Vers_EMail»
«Vers_Fax»
«Vers_FreistDatum»
«Vers_Freistellung»
«Vers_Gewerk»
«Vers_Kontonummer»
«Vers_Name»
«Vers_NameZ»
«Vers_Name1»
«Vers_Name2»
«Vers_Nr»
«Vers_PlzOrt»
«Vers_StrNr»
«Vers_Tel1»
«Vers_Tel2»
«Vers_Tel3»
«Vers_ZZielSkonto1»
«Vers_ZZielSkonto2»
«Vers_ZZielSkonto3»
«Vers_ZZielTage1»
«Vers_ZZielTage2»
«Vers_ZZielTage3»

Platzhalter für Vorlagen mit dem Vorlagenmanager

Die Wordvorlagen werden über den Vorlagenmanager in iX-Haus bearbeitet. Der Texttyp der Vorlage legt fest, welche Platzhalter in Word zur Verfügung gestellt werden und in welchem iX-Haus-Modul die Vorlage eingesetzt werden kann. Über den Link des Texttyps in der linken Spalte gelangen Sie zur Übersicht der Platzhalter. Der Link zur Auswahl in der rechten Spalte führt Sie zu Modulbeschreibungen, in denen die Vorlagen des jeweiligen Texttyps zum Einsatz kommen.

Texttyp	steht zur Auswahl in …
Ange	iX+ Angebot (iX-Haus plus Angebot)
Auft	iX+ Aufträge (iX-Haus plus Auftrag)
Meld	iX+ Meldungen (iX-Haus plus Meldung)
ParAllg	iX+ Partner Allgemein (iX-Haus plus PartnerAllg)
ParKreDeb	iX+ Partner Kre/Deb (iX-Haus plus Kreditor)
PrjVw	Projektverwaltung (iX-Haus plus ProjektVw)
ServV	iX+ Serviceverträge (iX-Haus plus)
Sich	iX+ Sicherung (iX-Haus plus Sicherung)
TO	iX+Technische Objekte (iX-Haus plus TO)

Vorlagen zu Texttypen von iX-Haus plus-Modulen, welche den internen Texteditor nutzen, werden im Vorlagenmanager nicht aufgeführt. Solche Vorlagen pflegen Sie weiterhin in den jeweiligen iX-Haus plus-Modulen. .

Erst wenn das entsprechende Modul mit der Systemeinstellung AktiviereNeuenSerienbrief aktiviert ist, können hierzu Vorlagen im Vorlagenmanager bearbeitet werden.

Automatisierte Migrationen von iX-Haus plus-Vorlagen von internem Editor zu Word sind nicht vorgesehen. Beachten Sie unsere Tipps zur manuellen Migration von Vorlagentexten.

Schreiben/ E-Mail-Wizard

Zugang: Ist dem Modul die Vorlagenverwaltung über den Vorlagenmanager zugeordnet, öffnen Sie über Schreiben/Mail > Schreiben erstellen den Schreiben/ E-Mail-Wizard.
Alternativ nutzen Sie die Tastenkombination Alt + S.

Im Schreiben/E-Mail Wizard definieren Sie, welche Vorlage verwendet werden soll bzw. greifen schon schon gespeicherte Schreiben auf, die Sie dann noch ergänzen können (nur Vorlage 1). Sie entscheiden über den Dokumententyp ggf., ob das Schreiben bei automatischen Prozessen berücksichtigt wird, z. B. als Dokument für das Mieterportal casavi. Als Erstellungsprozess sind verschiedene Varianten vorgesehen: Interne Briefvorlage bearbeiten und speichern, Speichern und Drucken, Drucken, Per E-Mail senden (das Schreiben hierbei als Anlage beigefügt), in PDF konvertieren, Ablegen in DMS (DocuWare-Integration vorausgesetzt).

Bei der Dokumenterstellung auf Basis einer internen Texteditdorvorlage wird der Dateiname mit den dynamischen Informationen Auftragsnummer und Zeitstempel versehen. Verwenden Sie eine Wordvorlage aus dem Dateimanager, wird der Dokumenttitel anhand des Vorlagentitels statisch vorgeschlagen. Sie können den zu generierenden Dateinamen im Dialog Schreiben/E-Mail Wizard dann im Feld Dokumentenname anpassen, z. B. durch Ergänzung mit der Auftragsnummer. Beim Speichern wird dieser Dateiname noch mit einem dynamischen Zeitstempel ergänzt. Ohne weitere Anpassung können Sie solche Dokumente dann in der Schriftgut-Gesamtliste über den Zeitstempel ermitteln.
Wird Word unerwarteterweise nicht geöffnet, prüfen Sie bitte mit dem Taskmanager, ob ggf. ein unbekannte Seriendruckfeldvariable in der Vorlage das Öffnen unterbrochen hat. Bereinigen Sie in diesem Fall die Vorlage.

`Vorlage`	Auswahl einer Vorlage, welche im Vorlagenmanager als Worddokument definiert wurde.
`Gespeicherte Word Schreiben`	Auswahl eines schon gespeicherten Wordschreibens (s. `Briefvorlage speichern`) oder gespeichert und gedruckt (s. `Speichern und Drucken`). Das Dokument kann hier alternativ zur Auswahl in `Vorlage` ausgewählt werden, z. B. um dessen Bearbeitung fortzusetzen oder den Druckprozess zu starten.
`Dokumenttyp`	Auswahl. Je nach Auswahl des Dokumententyps erzeugen Sie ein Schreiben mit oder ohne Multimedia-Anhängen. Die Definitionen der Dokumententypen erfolgt administrativ als Katalog in iX-Haus.
`Dokumentenname`	Vorgeschlagen wird hier der Titel der Vorlage bzw. des gespeicherten Wordschreiben. Ggf. definieren Sie in Ihrem Unternehmen, wie die Dokumentennamen gebildet werden sollen, um später schon anhand des Namens bestimmte Merkmale eines Schreibens zu erkennen. Der Dokumentname wird zum Bilden des Dateinamens genutzt und dort automatisch mit einem Zeitstempel ergänzt.
`Generierungstyp`	Auswahl (nur für Vorlage 1). Vorlage 2 und Vorlage 3 werden optional analog definiert, weisen aber keine Änderungsoption auf. `Vorlage unverändert`: Das Schreiben wird ohne weitere Anpassung anhand der Vorlage, die im Feld `Vorlage` gewählt wurde, erzeugt. `Vorlage temporär verändert`: Sie können durch Bearbeitung inhaltliche Änderungen vornehmen. Je nach Vorlage öffnet sich der interne Editor oder MS Word. Die Anpassungen, welche Sie nun im Dokument vornehmen, betreffen nur die Erstellung dieses einzelnen Schreibens - die Vorlage, die im Feld `Vorlage` gewählt wurde, bleibt unverändert. `Generierte Dokumente bearbeiten`: Die Bearbeitung beschränkt sich auf eine Modifikation schon generierter Dokumente. Diese Änderungen können gedruckt werden, werden aber nicht gespeichert. Im weiteren Verlauf öffnet sich Word zwecks Bearbeitung.
`Empfänger`	Auswahl. Als Empfänger wählen Sie die gewünschte Adresse(n) aus. Je nach Programmeinrichtung werden eine oder mehrere Personen bzw. Adressen angeboten (z. B. Auftragnehmer, Ansprechpartner für Auftragnehmer, Melder…). Für die Auswahl steht daher eine Mehrfachauswahl zur Verfügung, z. B. um ein Infoschreiben an den Melder, aber auch an den betroffenen Mieter zu senden, dessen Mietsache in einer Meldung benannt ist oder einen Auftragnehmer, z. B. um diesen zusammen mit dem Mieter vor Ort zu informieren.
`Hinweis 1`	Mit Hinweis 1 können Sie aus einem Katalog eine Textzeile bestimmen, welche nach Archivierung in einem Dokumentenmanagementsystem als Zusatzinformation zum Dokument abgerufen werden kann. Diese Information ist nachträglich änderbar.
`Bemerkung`	Eingabefeld. Die hier verfasste Bemerkung hilft Ihnen, weitere individuelle Informationen zu dem Schreiben intern zu hinterlegen, welche nach Archivierung in einem Dokumentenmanagementsystem zum Dokument abgerufen werden können. Diese Information ist nachträglich änderbar.
`Stichtag`	Datum. Für ein Datumsfeld im Schreiben können Sie einen `Stichtag` benennen, vorgeschlagen wird das aktuelle Tagesdatum.
`In PDF konvertieren`	Schalter. `[x]` Das fertige Schreiben wird als PDF-Datei konvertiert. Das Schreiben ist dann gegen Änderungen geschützt. `[ ]` das Schreiben kann zu einem späteren Zeitpunkt aufgerufen und bearbeitet werden.
`Ablegen in DMS`	Schalter. `[x]` Das Schreiben (und seine Anhänge) werden im Dokumentenmanagementsystem DocuWare archiviert (DocuWare-Integration vorausgesetzt). `[ ]` Das Schreiben wird nicht im DMS abgelegt (z. B. wenn dessen Bearbeitung noch nicht abgeschlossen ist).
`Drucker`	Auswahl. Zum Ausdrucken des Schreibens wird der unter `Drucker` angezeigte Drucker bzw. Druckertreiber genutzt. Sie können dort auch einen anderen verfügbaren Drucker auswählen, um das Schreiben auf einem alternativen Drucker auszugeben.
`Briefvorlagen auswählen`	Schaltfläche. `Briefvorlagen auswählen` ist anfangs inaktiv, da Sie sich schon in der Ansicht `Briefvorlagen` befinden. Wählen Sie gerade eine E-Mail Textvorlage aus (Ansicht `E-Mail Textvorlage`) oder fügen Anlagen hinzu (Ansicht `Anlagen`) oder definieren einen Termin (Ansicht `Termine`), ist die Schaltfläche `Briefvorlagen auswählen` aktiv nutzbar, um diese Ansicht dann auswählen zu können.
`E-Mail Textvorlage verwenden`	Schaltfläche. Es öffnet sich die Sicht `Anlagen`. Wenn Sie in den E-Mail-Modus wechseln, haben Sie nicht mehr den Zugriff auf drei optionale Vorlagen, da im E-Mail-Modus nur eine einzelne eigene Vorlage genutzt werden kann. Dafür wird je nach Ausgangslage ein Betreff vorgeschlagen, z. B. der Betreff einer Meldung. Im E-Mail-Betreff von Serienbriefen (alte wie neue Variante) wird zusätzlich die Objektbezeichnung hinzugefügt, sofern sich diese aus dem Kontext ergibt. Beispiel eines Auftrags ohne Objektkontext: `[A-2014/00075] Asphaltierung Mittelstraße`, mit Objektkontext: `[A-2014/00076] Mittelstraße 7 Briefkästen austauschen`. Der Schalter `Ablegen in DMS` ist schon vorgenannt für die Sicht `Briefvorlagen` beschrieben. Mit dem Schalter `Anlagen als ZIP-Datei packen` können Sie die Anlagen zu einem E-Mail-Schreiben als ZIP-Datei packen lassen. Vorteil: Kompaktere und sicherere Versendung (beim Entpacken wird geprüft, ob die Datei unbeschädigt ist).
`Anlagen hinzufügen`	Schaltfläche. Es öffnet sich die Sicht `Anlagen`. Hier können Sie angebotene Dateien als Anlagen markieren. Sie können Dateien z. B. aus dem Windowsexplorer per Drag & Drop einfügen. Mit dem Schalter `Anlagen als ZIP-Datei packen` können Sie die Anlagen zu einem E-Mail-Schreiben als ZIP-Datei packen lassen. Vorteil: Kompaktere und sicherere Versendung (beim Entpacken wird geprüft, ob die Datei unbeschädigt ist).
`Termine definieren`	Schaltfläche. Öffnet die Sicht `Termine`. Hier erstellen Sie ggf. einen Termin, z. B. weil durch das Schreiben ein Termin avisiert wird, welchen Sie hier nun gleich festlegen können. Die Eingabefelder entsprechen denen der allgemeinen Terminvergabe.
`Briefvorlage Speichern`	Schaltfläche. Mit `Briefvorlage Speichern` können Sie das Schreiben speichern, ohne es vorher zu versenden. Dies kann nützlich sein, wenn Sie bei der Erstellung unterbrochen wurden oder festgestellt haben, dass bestimmte Unterlagen für das Schreiben erst noch bereitgestellt werden müssen.
`Speichern und Drucken` \\`Drucken und Briefvorlage Speichern`	Schaltfläche. Mit `Speichern und Drucken` wird in der Sicht `Briefvorlagen` ein Schreiben auf dem angegebenen Drucker ausgegeben und beim Speichern ggf. auch in PDF konvertiert und/oder im Dokumentenmanagementsystem abgelegt. `Drucken und Briefvorlage Speichern` ist die analoge Schaltfläche in der Sicht `Anlagen`. Je nach Einstellung öffnet sich ggf. ein Dialog zur Vergabe eines PDF-Dateinamens.
`Drucken`	Schaltfläche. Mit `Drucken` wird ein Schreiben nur auf dem angegebenen Drucker ausgegeben. Dies kann z. B. auch für einen Probedruck oder ein internes Memo genutzt werden. Je nach Einstellung öffnet sich ggf. in Dialog zur Vergabe eines PDF-Dateinamens.
`Per E-Mail senden`	Schaltfläche. `Per E-Mail senden` generiert eine E-Mail mit dem Schreiben als PDF beigefügt und ggf. weiteren Anlagen. Dies setzt voraus, dass die E-Mail-Funktion konfiguriert ist.
`Abbrechen`	Schaltfläche. Beendet den Dialog ohne weitere Datenoperation.

iX-Wiki

Benutzer-Werkzeuge

Webseiten-Werkzeuge

Seitenleiste

Inhalt

Schriftgut-Gesamtliste

Was mache ich hier?

Interner Texteditor vs. iX-Haus Serienbrief / Vorlagenverwaltung

Wie mache ich es?

Hinweis 1 und Bemerkung ändern

Drucken

Nutzung des internen Texteditors

Interne Seriendruckvorlagen in iX-Haus plus neu erstellen

Interne Seriendruckvorlagen in iX-Haus plus neu erstellen

Interne Seriendruckvorlagen in iX-Haus plus bearbeiten

Interne Seriendruckvorlagen in iX-Haus plus auf Basis einer vorhandenen Vorlage erstellen

Vorschau erstellen mit internen Vorlagen aus iX-Haus plus

Schreiben mit internen Vorlagen aus iX-Haus plus erstellen

Serienbrief erstellen

Schreiben erstellen / Schreiben mit Wordvorlagen aus dem Vorlagenmanager erstellen

Senden per E-Mail

Serienschreiben erstellen

Was brauche ich dazu?

Ansicht Schriftgut

Platzhalter für den internen Texteditor von iX-Haus plus

Allgemein

Angebotsanfrage

Ansprechpartner

Auftrag

Auftragsnotizen (Tabelle)

Auftragspositionen (Tabelle)

Eigentümer

Fläche

Flächenbeschrieb

Gewährleistung

Kreditor

Melder

Meldung

Merkmale

Objektbeschrieb

Objektverantwortlicher

Objekt

Person

Raumbuch

TO

Verantwortlicher

Versicherer

Platzhalter für Vorlagen mit dem Vorlagenmanager

Schreiben/ E-Mail-Wizard

Administration

Seiten-Werkzeuge