Im ersten Arbeitsschritt werden im Menüpunkt Mietspiegel der Mietspiegel, die Mietspiegelmerkmale und die Mietspiegelmerkmalswerte erfasst. Sobald alle Merkmale erfasst wurden, wird hier die Basismiete eingetragen. Wenn gewünscht, können die Daten aus dem bestehenden Modul in iX-Haus konvertiert und weiterverwendet werden. Alternativ können die Daten über eine Import-Datei eingelesen werden, siehe Punkt Export / Import (dazu wird eine Import-Lizenz benötigt). Über verschiedene Komfortfunktionen kann das Erfassen hier zusätzlich erleichtert werden, z. B. mit Assistenten, die automatisch aufsteigende Datensätze generieren können.

Im zweiten Arbeitsschritt werden die Merkmale und Merkmalswerte einer Fläche erfasst, damit das Modul anhand der hinterlegten Regeln die Miete errechnen kann. Durch die Funktion automatische Datenquelle kann dabei auf bereits in iX-Haus vorhandene Daten zugegriffen werden, um das Erfassen der Werte zu vereinfachen. Ebenso können Daten von einer bereits erfassten Fläche kopiert werden. Im System definierte Pflichtfelder werden abgefragt und können den Anwender so auf fehlende Daten hinweisen. Dadurch, dass die Merkmale individuell für jede Fläche gespeichert werden, müssen die Daten für eine Fläche nicht alle zur gleichen Zeit vorliegen und können nach und nach eingetragen werden. Dies ist auch dann ein großer Vorteil, wenn der Mietspiegel nach einigen Jahren von den Herausgebern überarbeitet wird und eventuell neue Merkmale berücksichtigt werden müssen. Durch die neue Datenablage müssen nur die veränderten Daten nachgetragen werden und bereits erfasste Daten können weiterhin benutzt werden.

Es existiert bereits ein Modul Mietspiegel in iX-Haus. Dieses ist nicht 100% kompatibel, es können aber im Regelfall trotzdem alle Daten automatisch konvertiert werden.

Dazu gibt es im Navigationspunkt Mietspiegel die Aktion Konvertiere iX-Haus Mietspiegel. Hier müssen zunächst die zu konvertierenden Daten ausgewählt werden.

Abb.: Dialog beim Konvertieren eines alten Mietspiegels

Soweit möglich werden alle Daten übernommen und abschließend eine Zusammenfassung der konvertierten Daten angezeigt.

Im Fall aufgetretener Probleme werden diese ebenfalls aufgelistet.

In der Mietspiegel-Tabelle kann aus dem Kontextmenü heraus der Export des jeweiligen Mietspiegels nach Excel gestartet werden.

Abb.: Mietspiegel als Excel-Datei exportiert

Das Besondere dieser Datei ist, dass das Format dem benötigtem Dateiformat für einen Import entspricht. Das heißt, die Daten können in Excel kontrolliert und korrigiert und danach auch wieder importiert werden. Alternativ kann ein Template mit ausführlicheren Ausfüllhinweisen auch über den gewohnten Weg generiert werden.

In den Ausfüllhinweisen werden das benötigte Format und die erlaubten Werte genauer erklärt.

Alternativ können auch nur die Nummern in der Datei eingetragen werden. Dann werden diese für alle Flächenarten mit dieser Nummer eingetragen, unabhängig von der Bezeichnung.

Die ermittelten Mieten aus dem Mietspiegel für eine Fläche entsprechen den Sollbeträgen, die im Flächenstamm für eine Fläche anlegt werden können.

Daher wurde eine Funktion implementiert, mit der die Mietspiegel-Mieten in den Flächenstamm eingetragen werden können.

Der Startpunkt ist die Liste Mietspiegel Flächenübersicht. Hier können mehrere Flächen markiert und dann die Aktion Generiere Flächenstamm Sollbeträge aufgerufen werden.

Abb.: Dialog für die Aktion Generiere Flächenstamm Sollbeträge

In dem Dialog können ein Stichtag, das Attribut und der einzutragende Wert ausgewählt werden. In dem Feld für den einzutragenden Wert besteht eine Möglichkeit, die eventuell vorher falsch erzeugten Daten wieder zu löschen. Zur Auswahl stehen: Minimalwert, Durchschnittswert, Maximalwert, ***löschen ***.

Abhängig von den vorgefundenen Daten wird nach dem Beenden der Generierung eine Statusmeldung angezeigt, in der die Änderungen zusammengefasst werden.

In verschiedenen Mietspiegeln existieren Konzepte, dass Merkmale nicht unmittelbar einem festen Zu-/Abschlag zugeordnet werden, sondern dass Punkte gesammelt werden und erst beim Erreichen eines Schwellwerts die Punkte einem Zu-/Abschlag zugeordnet werden.

Das Modul Mietspiegel bedient derartige Anforderungen. Wenn bei einer Zu-/Abschlagsart Punkte eingestellt sind, werden Punkte erzeugt. Wenn bei einer Datenquelle Punkte eingestellt sind, werden die so erfassten Punkte benutzt.

Wichtig ist dabei die Reihenfolge der Merkmale, die mit dem Feld Nummer eingestellt wird. Um Punkte zu benutzen, müssen diese vor der Benutzung definiert werden. Punkte, die nach der Benutzung einsortiert sind, werden nicht ausgewertet. Das System zeigt einen Hinweistext an, wenn das der Fall sein sollte.

Es kann in einem Mietspiegel auch unterschiedliche Punkte geben, die unabhängig voneinander benutzt werden können. In diesem Fall benutzt jede Datenquelle jeweils die Punkte, die oberhalb einsortiert worden sind.

Abb: Zwei unabhängige Punktesysteme in einem Mietspiegel

Beispiel:
In einem Mietspiegel wird für das Baujahr und für die Anzahl der Geschosse eines Gebäudes jeweils ein Punktwert vergeben. Anhand der Summierung dieser Punkte ergeben sich dann absolute Aufschläge pro Quadratmeter. In iX-Haus werden dafür zwei Merkmale erfasst:

1. Das Baujahr ist bereits im Objekt gepflegt, deswegen kann die Datenquelle Baujahr verwendet werden:
Abb: Punkte-Datenquelle Baujahr (Nummer 6)
2. Für die Anzahl der Geschosse wird ein weiteres Merkmal gepflegt. Dieses Merkmal muss dann jeder Fläche bzw. mit entsprechender Sortierung und Mehrfachauswahl allen Flächen eines Gebäudes gleichzeitig zugewiesen werden:
Abb: Punkte-Datenquelle Geschosse (Nummer 7)
3. Zusätzlich wird ein Merkmal erfasst, welches die den Flächen zugewiesenen Punktwerte summiert und dann in einen absoluten oder relativen Zu- oder Abschlag übersetzt. Es können so beliebig viele Merkmale summiert werden. Ein Merkmal mit der Datenquelle Punkte bezieht sich immer auf die darüberliegenden Merkmale der zu-/Abschlagsart Punkte, die bisher nicht summiert wurden.
Abb: Punkteermittlung durch Auswertung aus zwei Merkmalen (Nummer 8)
Damit ergibt sich für eine Beispielfläche in einem Gebäude von 2016 mit drei Geschossen folgendes Bild:
Abb: Punkteermittlung - Ergebnis
Erklärung
Zeile eins: Hier wurde das Baujahr „2016“ aus den Stammdaten ermittelt (letzte Spalte), dieses fällt unter „ab 2014“ und wird mit einem Punktwert von 59 bewertet.
Zeile zwei: Hier wurde der Fläche ein Wert von „3 Geschossen“ manuell zugewiesen, das ergibt für dieses Merkmal einen Punktwert von 0.
Abb: Merkmalszuordnung mit Menüfunktion Setze Merkmal
Zeile drei: Hier ist in der letzten Spalte das Ergebnis zu sehen: 59 Punkte (59 + 0). Damit fällt diese Fläche bei den Punkten in die Ausprägung „bis 60 Punkte“, es ergibt sich somit ein Zuschlag in Höhe von 0,81 €.

Wenn im Laufe der Zeit der Herausgeber eines Mietspiegels eine neue Version publiziert hat, muss ein Konzept erstellt werden, wie die Anpassungen sinnvollerweise in iX-Haus plus eingearbeitet werden können. Eventuell wurden ja nicht nur die Basismieten angepasst, sondern auch neue Sondermerkmale aufgenommen oder gelöscht.

So wird ein bestehender Mietspiegel angepasst:

• Merkmale oder Merkmalswerte können einfach ergänzt oder gelöscht werden. Ebenso kann ein Merkmal oder Merkmalswert problemlos umbenannt werden, ohne dass die erfassten Daten dadurch verloren gehen.
• Ein Konzept muss erstellt werden für den Fall, dass ein Merkmal oder Merkmalswert aufgeteilt worden ist und nun zwei Merkmale oder Merkmalswerte existieren.

Z. B.: Das Merkmal Bad hat den alten Merkmalswert Dusche und/oder Wanne vorhanden. In der neuen Version des Mietspiegels wurde der Merkmalswert in zwei Werte aufgeteilt: Dusche vorhanden und Wanne vorhanden.

Empfohlener Lösungsweg: Der alte Merkmalswert wird gelöscht und es werden zwei neue Merkmalswerte angelegt. Zusätzlich wird das Merkmal mit dem Feld Flächenzuordnung notwendig als Pflichtfeld markiert. Die alten Daten werden damit gelöscht und das System zeigt in den Flächenübersichten entsprechende Fehlermeldungen an, wo diese Merkmale ergänzt werden müssen.

In der ersten Maske für den Mietspiegel kann ein Berechnungsmodell ausgewählt werden. Aktuell gibt es hier zwei Varianten zur Auswahl. Da die Herausgeber der verschiedenen Mietspiegel keine Einschränkungen haben beim Definieren der Berechnungsformeln, können das in der Zukunft noch mehr werden.

Berechnungsmodell: Standard

Keine Besonderheiten. Dieses Modell sollte für fast alle Mietspiegel benutzt werden.

Berechnungsmodell: Berliner Modell 2021

In dieser Variante kann die Miete nur zwischen der Minimalen Basismiete und der Maximalen Basismiete schwanken. Der Prozentwert muss in einem Bereich von -100% bis + 100% liegen.

Bei einem negativen Prozentwert wird diese Formel benutzt:

Miete = Durchschnittsmiete + (Durchschnittsmiete – Minimalmiete) * Prozentwert.

Bei einem positiven Prozentwert wird diese Formel benutzt:

Miete = Durchschnittsmiete + (Maximalmiete – Durchschnittsmiete) * Prozentwert.

Damit müssen beim Erfassen der Basismiete immer alle drei Werte eingegeben werden. Das Ergebnis wird als Durchschnittsmiete ausgegeben.

Abb.: Beispiel für Berechnung einer Miete mit der Variante ‚Berliner Modell 2021‘

Damit eine Darstellung insbesondere für den Mieter gut nachvollziehbar ist, empfiehlt es sich, die Punktwerte der einzelnen Punktsysteme des Mietspiegels nicht als „>0= 20%“ oder „<0= -20%“ einzugeben, sondern die einzelnen Punkte zuzuordnen, z. B. „1=20%“, „2=20%“ oder „-1=-20%“, „-2=-20%“. Der Aufwand ist bei der Anlage geringfügig höher, wird aber Fragen der Mieter reduzieren.

Abb. Vereinfachtes Beispiel für einen Berliner Mietspiegel mit fünf unterschiedlichen Punkte-Systemen

In dieser Tabelle werden die Basisdaten eines Mietspiegels erfasst.

Abb.: Detailansicht Mietspiegel in iX-Haus plus

Die Detailansicht Mietspiegel bestimmt die Hauptdaten beim Erfassen eines Mietspiegels und enthält folgende Felder:

Die Mietspiegel Merkmale sind ein Unterelement der Detailansicht Mietspiegel.

Abb.: Zwei Varianten der Detailsicht von Mietspiegel Merkmalen

Abhängig von den Einstellungen werden verschiedene Felder sichtbar:

Für jedes Merkmal können beliebig viele Merkmalswerte angelegt werden. Abhängig von den vorher eingestellten Daten werden hier verschiedene Felder angeboten.

Für einen manuellen Wert, der für die Basismiete benutzt wird, werden zwei Felder angeboten.

Wenn es sich um ein Zu-/Abschlagsfeld mit einer automatischen Datenquelle handelt, werden bis zu fünf Felder angeboten:

Um das Anlegen der Merkmalswerte zu erleichtern, existiert ein Assistent, der aus der übergeordneten Tabelle aufgerufen werden kann. Abhängig vom Datentyp können mit dem Assistenten unterschiedliche Intervalle für die Daten generiert werden.

Wenn der Datentyp nicht automatisch durch die Datenquelle vorgegeben ist, kann der Datentyp ausgewählt werden.

Bei Beschriebfeldern mit dem Typ Text oder Auswahl werden die im System bereits aktiven Werte ausgelesen und angeboten. So brauchen Texte nicht manuell eingebeben werden und es werden Unterschiede in der Schreibweise vermieden.

Abb.: Varianten des Assistenz-Dialogs

Abb.: Register Mietspiegel Basismieten

Die Daten in dem Register Mietspiegel Basismieten werden automatisch aus den Merkmalen und Merkmalswerten generiert, so dass nur noch die Felder Min, Durchschnitt und Max ergänzt werden müssen.

Da es sehr viele Werte für die Matrix der verschiedenen Merkmalswerte geben kann, muss hier nicht für jede Zeile die Detailsicht geöffnet, sondern können die Daten direkt in der Tabelle editiert werden.

Die automatische Generierung der Datensätze ist eine große Arbeitserleichterung, kann aber auch störend sein. Daher ist es wichtig, dass das Verhalten bekannt und einschätzbar ist.

Immer dann, wenn sich an den Merkmalen etwas ändert, wird geprüft, ob die Tabelle für die Basismiete angepasst werden muss.

Beispiele:

Mit dem Schalter Berechne Durchschnitt aus Min/Max Werten kann beim manuellen Eingeben der Werte Min und Max das Feld Durchschnitt automatisch befüllt werden, wenn es zuvor aktiviert wurde.

Im Register Nachbearbeitung werden die minimale und / oder maximale Miete per Berechnung aus der Durchschnittsmiete abgeleitet. Dazu können in den beiden Feldern Abschlag in % für Min aus Durchschnitt und Aufschlag in % für Max aus Durchschnitt entsprechende Werte zur Berechnung hinterlegt werden. Dadurch lassen sich in iX-Haus plus beliebige Mietspiegel, wie zum Beispiel der Nürnberger Mietspiegel, abbilden.

Wenn ein Mietspiegel neu angelegt wurde, müssen die verschiedenen Merkmalswerte einer Fläche zugewiesen werden. Dies kann am schnellsten in der Tabelle Flächenmerkmalübersicht ausgeführt werden.

Über den Filter Mietspiegel ist es möglich, die Flächen für nur einen Mietspiegel oder auch für alle Flächen anzuzeigen.

Abb.: Flächenmerkmalsübersicht

In der Tabelle existiert eine Zeile für jede Flächen-/Merkmal-Kombination. Hier eine Erklärung der wichtigsten Spalten:

Über das Kontextmenü kann ein Merkmalswert für eine oder mehre Zeilen gesetzt werden. Dabei werden dann, abhängig von der markierten Zeile, die möglichen Werte angeboten.

Abb.: Zuweisen eines Merkmalswertes

Wenn unterschiedliche Merkmale markiert wurden oder sogar Merkmale aus unterschiedlichen Mietspiegeln ausgewählt, werden alle möglichen Werte angeboten. Es werden jedoch immer nur die Zeilen angepasst, die zur Auswahl passen.

Sollte es mehr als 30 mögliche Werte zur Auswahl geben, wird das Menü um eine dynamische Zwischenebene erweitert.

Um die Texte im Statusfeld richtig zu verstehen, muss zunächst die Verarbeitungslogik beschrieben werden: Bei jeder Zeile wird erneut ein Prozesskette aus drei Schritten durchlaufen:

1. Es wird geprüft, ob eine automatische Quelle für die Daten vorliegt.
2. Der automatisch gefundene Wert muss einem Merkmal zugeordnet werden.
3. Wenn bis jetzt kein Wert ermittelt werden konnte, wird geprüft, ob der Anwender einen manuellen Wert vorgegeben hat.

Bei einem Merkmal ohne Datenquelle wird nur Schritt 3 ausgeführt.

Das heißt, für jede Zeile kann immer ein manueller Wert erfasst werden. Wenn jedoch eine automatische Quelle für die Daten existiert, wird diese Quelle bevorzugt benutzt.

Jeder der drei Schritte kann fehlschlagen, z. B. wurden keine Daten für die automatische Quelle gefunden, der gefundene Wert passt nicht zu den Merkmalen oder es wurde noch kein manueller Wert gesetzt.

Die verschiedenen Probleme spiegeln sich in den mögliche Statusmeldungen wieder. Hier gibt es folgende Texte für manuelle Merkmale:

• Es wurde kein Wert zugewiesen.
• OK

Und für automatische Quellen:

• Es konnte kein Wert ermittelt werden. Es wurde kein Wert zugewiesen.
• Es konnte kein Wert ermittelt werden. Es wird der manuell zugewiesene Wert benutzt.
• Der ermittelte Wert konnte nicht einem Merkmalswert zugeordnet werden. Es wurde kein Wert zugewiesen.
  In diesem Fall wird auch immer das Feld Error gesetzt, unabhängig davon, ob es sich um ein Pflichtfeld handelt.
• Der ermittelte Wert konnte nicht einem Merkmalswert zugeordnet werden. Es wird der manuell zugewiesene Wert benutzt.
• OK

Anhand der Meldung kann nachvollzogen werden, in welchem Schritt es zu Problemen gekommen ist und über welchen Weg das Ergebnis ermittelt worden ist.

In dieser Tabelle werden alle Flächen mit einer Verknüpfung zu einem Mietspiegel angezeigt.

Über den Filter Mietspiegel ist es möglich, nur die Flächen für einen Mietspiegel oder auch für alle Flächen anzuzeigen.

Abb.: Listenansicht der Mietspiegel Flächenübersicht

In der Tabelle werden die Daten der verschiedenen Merkmale zusammengefasst und aggregiert angezeigt. Hier eine Erklärung der wichtigsten Spalten:

Über die Aktion Bearbeite Basismiete kann für eine Fläche direkt die benötigte Basismiete erfasst werden. Voraussetzung ist dafür jedoch, dass die benötigten Merkmale zum Bestimmen der richtigen Zeile gefüllt sind.

Mit den Aktionen Merkmale kopieren / Merkmale einfügen können alle manuellen Einstellungen einer Fläche auf mehrere anderen Flächen übertragen werden. Dazu muss zuerst eine Quellenzeile markiert und die Werte kopiert werden. Dann können mehrere Flächen markiert und dort die Daten eingefügt werden (Copy/Paste).

Mit einem Doppelklick öffnet sich die Detailansicht, in der zu den Daten aus der Liste zusätzlich eine Auflistung der einzelnen Merkmale angezeigt wird. Hier kann die gleiche Aktion ausgeführt werden wie in der Hauptliste Flächenmerkmalübersicht.

Für den Mietspiegel und die Flächenübersicht existieren verschiedene Reports, mit denen die Daten visualisiert und ausgedruckt werden können. Die meisten Reports können nicht weiter konfiguriert werden, so dass dafür keine Erklärung notwendig sein sollte.

Report Mietspiegel Basismiete (Kreuztabelle)

Beim Report Mietspiegel Basismiete (Kreuztabelle) existieren einige Besonderheiten: Der Bericht kann verwendet werden, wenn die Basismiete von zwei bis sechs Merkmalen abhängt. Die Merkmale werden dann auf die X- und Y-Achse der Tabelle verteilt.

Welche Werte auf der X-Achse und welche auf der Y-Achse angeordnet werden, kann über die Nummernspalte der Merkmale gesteuert werden.

Je nach Einstellung ändert das die Optik des Reports deutlich.

Abb.: Auswirkung der Nummern Spalte auf die Anzeige im Report Mietspiegel Basismiete (Kreuztabelle)

Für einen einzelnen Mietspiegel kann man sich eine Übersicht der aktuellen Statuswerte anzeigen lassen.

In der Übersicht werden die wichtigsten Daten für die Flächen und Merkmale zusammengefasst. Anhand der Absolut- und Prozentwerte kann man grob abschätzen, wie gut die Daten des Mietspiegels bereits gepflegt worden sind.

• Name des Mietspiegels
• Anzahl Flächen
• Anzahl der Flächen mit vollständigen Pflichtfeldern
• Anzahl der Flächen mit unvollständigen Pflichtfeldern
• Anzahl Merkmale
• Merkmale ohne Fehler
• Merkmale mit Fehler