Je nach Aufgabenverteilung zwischen iX-Haus und Heizkostendienst sind drei Abrechnungsvarianten denkbar:

1. Die Abrechnung wird vollständig vom Heizkostendienst erstellt. Dazu liefert iX-Haus die notwendigen Liegenschafts- und Mieterdaten (L/M-Satz). Der Heizkostendienst erstellt auf Basis seiner Ablesewerte die Abrechnungen und verschickt diese entweder direkt an die Mieter oder an den iX-Haus-Anwender.
2. Der Heizkostendienst erhält von iX-Haus wie in Variante 1. die notwendigen Daten. Mit seinen Ablesewerten errechnet der Heizkostendienst Kostenwerte für die einzelnen Mieter und liefert diese an iX-Haus (D- und W-Satz). In iX-Haus wird eine Abrechnung erstellt, die diese Kostenpositionen neben den selbst verwalteten nur pauschal aufführt (Festwert-Umlageschlüssel) und eine Saldierung mit den Vorauszahlungen der Mieter durchführt.
   Die detaillierte Aufstellung dieser Positionen liefert der Heizkostendienst zusammen mit den Kostenwerten an iX-Haus. Diese Aufstellung wird der Abrechnung als Anhang beigefügt.
3. Im Unterschied zu Variante 2. liefert der Heizkostendienst nur die von ihm ermittelten Verbrauchswerte an iX-Haus (D- und W-Satz). Diese werden in einen iX-Haus-Umlageschlüssel eingelesen und können dort über die normale Abrechnungslogik verarbeitet werden.

Für die Arbeit mit dem Modul Heizkosten sind zunächst einige Grunddaten zu erfassen. Die Einträge werden in der Hauptmaske des Moduls angezeigt. Geben Sie die gewünschten Daten ein und bestätigen Sie mit Klick auf das Disketten-Symbol in der Kommandoleiste oder Speichern Sie mit Strg + S.

Der Datenaustausch zwischen iX-Haus und dem Heizkostendienst erfolgt über so genannte Austauschsätze. Jeder Austauschsatz ist eine Datei, welche die jeweiligen Informationen in einer bestimmten, standardisierten Reihenfolge enthält. Die richtige Formatierung erfolgt automatisch durch iX-Haus. In den nächsten Abschnitten ist dargestellt, wie die unterschiedlichen Austauschsätze gelesen bzw. geschrieben werden können. iX-Haus unterstützt derzeit folgende Abgleichsätze:

• A-Satz (Abgleich Stammdaten, Export/Import Datensätze)
  ARGE-Version 2.1 Austauschsätze in Datei: DTTECA
  ARGE-Version 3.07 Austauschsätze in Datei: DTA307_JJJJMMTThhmmss.DAT
  damit der HKD den A-Satz erstellen kann, informieren Sie diesen vorab mit einer Anforderungsliste.
• L+M-Satz (Liegenschafts- und Mieterdaten, Export Datensätze)
  ARGE-Version 2.1 Austauschsätze in Datei: DTTECE
  ARGE-Version 3.07 Austauschsätze in Datei: DTM307_JJJJMMTThhmmss.DAT
• D-Satz (Abrechnungsergebnisse Warmwasser, Kaltwasser (ab ARGE 3.07) und Heizung, Import Datensätze)
  ARGE-Version 2.1 Austauschsätze in Datei: DTTECD
ARGE-Version 3.07 Austauschsätze in Datei: DTD307_JJJJMMTThhmmss.DAT
• W-Satz (Abrechnungsergebnis Kaltwasser, Import Datensätze)
  ARGE-Version 2.1 Austauschsätze in Datei: DTTECW
• Heizkosten nach E898 (Abrechnungen in Form von PDF-Dokumenten, Import)
  ARGE-Version ab 3.04 individuell benannter Austauschdatei und PDF-Dateien
  Lizenzmodul

Mit dem L/M-Satz erhält der Heizkostendienst die benötigten Mieter- und Liegenschaftsdaten von iX-Haus. Dazu gehören für die jeweilige Fläche:

• der Wohnzeitraum eines Mieters im Abrechnungszeitraum,
• die Grundanteile für Heizung, Warmwasser, Kaltwasser (im Rahmen einer Gesamtabrechnung)
• die Vorauszahlungen des Mieters für Erwärmung (Heizung und/oder Warmwasser)

Grundanteile und Vorauszahlungsbeträge sind nur relevant, falls die Heizkostenabrechnung komplett vom Heizkostendienst vorgenommen wird (Variante 1 s. o.). Dementsprechend müssen Sie geeignete Umlageschlüssel für die Grundanteile von Heizung- und Warmwasser in der Hauptmaske des Moduls Heizkosten wählen. Zudem geben Sie für die Abfrage von Vorauszahlungen die zugehörigen Kontenklassen an. Die Grundanteile werden von Ihnen in einem speziellen Umlageschlüssel erfasst, für die Vorauszahlungen geben Sie jeweils eine Personenkontenklasse an. Mieterwechsel in der Abrechnungsperiode werden von iX-Haus anhand des Belegungsbeginns automatisch erkannt und in den L/M-Satz eingetragen. L- und M-Sätze werden zusammen in einer Datei dttece gespeichert.

Beispiele für L- und M-Sätze nach ARGE 2.1 für Kundennummer 5012347, HKD-Ordnungsbegriff 488210065, Abrechnungsperiode 01.01.2013-31.12.2013, Objektnummer 1057 (lt. L-Satz) und (lt. M-Satzzeilen) iX-Haus-Ordnungsbegriff 00071456+0003/01.09.01, Nutzungszeitraum 01.01.2013-31.12.2013, Nutzer Max Mustermann in 12345 Musterdorf, Mustergasse 123a, Heizung-Grundanteile 5184, Warmwasser

-Grundanteile 5184, Kaltwasser-Grundanteile 5184, Vorauszahlungen: 0, Währung Euro.

L5012347488210065010113311213 1057
M501234748821006500071456+0003/01.09.01 010113311213 0 M1
Max Mustermann 12345 Musterdorf Mustergasse 123a M2
005184005184005184000000000000000000000 00000000 00000000000000E M3



Mit der Systemeinstellung Datenbank LundMSatzMitSteuer im Bereich Heizkosten können Sie einstellen, ob im L&M-Satz in der Zeile M3 an Position 91 das Steuerzeichen 1 für die Übertragung mit Steuer eingetragen werden soll, falls der jeweilige Vertrag der betroffenen Fläche mit Steuerausweis geführt wird. Der Standardwert ist nicht aktiv.

Generelles

Effizienz in den Verwaltungsprozessen spielt eine große Rolle. Mit unserem Zusatzmodul Heizkostendienst E898 ersparen Sie sich, zu jeder Betriebskosten- bzw. Wohngeldabrechnung manuell die Abrechnung des Heizkostendienstleisters beizufügen.

Fordern Sie von Ihrem Heizkostendienstleister die E898-Datensätze mit der Abrechnung an und lesen Sie diese direkt in Ihr System ein.

Mit der Abrechnung wird direkt die Heizkostenabrechnung als Anlage gedruckt, Sie erhalten also direkt die versandfertige Abrechnung ohne weitere manuelle Nacharbeiten.

Gerne unterstützt Sie unser Consultingteam bei der Ersteinrichtung, damit Sie möglichst schnell und reibungslos die Vorteile des Moduls nutzen können.

Voraussetzungen

Basis ist, dass Sie bereits die im Standard verfügbare Schnittstelle mit Ihrem Heizkostendienstleister nutzen und die Ordnungsbegriffe in iX-Haus damit zugeordnet sind.

1. Anlegen eines Ordners zum Einlesen der E898-Dateien (Bsp.: data\HK\00_Einlesen\E898 )
2. Anpassen der Parameter in der Systemeinstellung für den Heizkostendienst (siehe weiter unten)
3. Mindestens Adobe Reader 9.0
4. Eine Lizenz für das Zusatzmodul.

Einlesen der E898-Sätze

Die nächsten Schritte setzen voraus, dass bis zum Satz E898 alle anderen Sätze durchgeführt wurden, sonst kann die Zuordnung der Ordnungsnummern nicht gewährleistet werden.

Kopieren Sie die von Ihrem Heizkostendienst erhaltenen Dateien in ein Verzeichnis Ihrer Wahl. Das angegebene Verzeichnis muss mit diesem übereinstimmen.

Über den Menüpunkt Heizkostendienst einlesen E898 starten Sie die Schnittstelle zum Einlesen der Datensätze.

Mit dem Parameter Jahrgang können Sie angeben, für welche Abrechnungsperiode die Daten eingelesen werden. Unterhalb dieses Parameters wird zur Kontrolle, der vollständige Pfad zur E898-Datei angezeigt.

Des Weiteren besteht die Möglichkeit, sich am Ende des Einlesevorgangs ein Protokoll anzeigen zulassen. Das Protokoll wird zusätzlich immer unter dem Pfad .\data\HK\Protokoll\HKDEinlesen\HKD_[Jahrgang]_[Datum].txt abgelegt. Die PDF-Dateien des Heizkostendienstleisters werden entsprechend dem Jahrgang und Objekt hier .\data\HK\OBJxxxx\Jahrxxxx\ abgelegt.

Damit ist das Einlesen abgeschlossen und Sie brauchen an dieser Stelle keine weiteren Einstellungen vornehmen.

Das System erkennt, ob für ein Objekt zum jeweiligen Jahrgang bereits ein Import erfolgt ist. In diesem Fall können Sie entscheiden, ob die vorhandenen E898-Daten zu den Objekten überschrieben werden sollen.

Drucken der E898-Dateien

Um die E898-Sätze in den Abrechnungen mit auszudrucken, muss der Anwender unter dem Reiter Sonstige Parameter den Parameter Anhang Heizkosten nach E898 aktivieren. Die E898-Datei wird dann zu jeder Person, sofern dieser eine E898-PDF zugeordnet ist, mit ausgedruckt.

Damit am Ende dieses Prozesses nicht die komplette Abrechnung noch einmal von Hand durchgeschaut werden muss, ob alle Sätze gedruckt wurden, geben wir Ihnen zu besseren Übersicht ein Protokoll aus.

Dieses Protokoll wird unter folgendem Pfad abgelegt: .\data\HK\Protokoll\BKAbrechnung\BK_[Jahrgang]_[Datum].txt

Systemeinstellungen

Über die administrative Anpassung der Systemeinstellungen Datenbank im Bereich Heizkostendienst können folgende Parameter im Abschnitt Schalten vorgenommen werden.

ordnerpfad

Der Ordner, von dem Sie die E898-Sätze einlesen werden, z. B.: data/HK/00_Einlesen/E898

dateinamen

Der Name der E898-Datei, in welcher die Informationen der einzelnen Sätze stehen, z. B.: index.csv

UseNewARGE

Die Dateistruktur der E898-Datei kann in einem älteren (3.04) oder einem neueren Format der Arbeitsgemeinschaft Heiz- und Wasserkostenverteilung e.V. ARGE vorliegen. Prüfen Sie ggf. welche Einstellung mit Ihrem Heizkostendienst zum erfolgreichen Einlesen von E898-Datensätzen führt.