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Serviceportalschnittstelle (casavi)

Serviceportalschnittstelle (casavi)

Was mache ich hier?

Das Serviceportal bietet Ihnen als Verwalter und Ihren Kunden, insbesondere auf die heutige Zeit des Online-Seins, einen echten Mehrwert. Mit der Mieterportalschnittstelle verbinden Sie den Web-Service mit Ihren iX-Haus Daten und können bequem mit Ihren Mietern kommunizieren. Der Hauptaugenmerkt liegt hier auf dem schnellen Datenaustausch zwischen Meldungen und Notizen. Wenn Ihr Kunde eine Meldung hinterlegt, hat Ihr Mitarbeiter diese in kurzer Zeit auf seinem Bildschirm präsent. Durch die komfortable Anbindung an iX-Haus kann der Mitarbeiter gleich aus „Meldungen“ heraus antworten.

Standardmäßig werden die Dokumente aus den letzten zwei Jahren an casavi übertragen, da diese von Interesse sind. Es gibt aber durchaus auch ältere Dokumente wie z. B. der Mietvertrag an sich, deren Anzeige in casavi weiterhin sinnvoll ist. Über das Feld Dokumententypen ohne Zeitfilter können diese Dokumente aus der Standardregel herausgenommen werden. Die maximale Größe der zu übertragenden Dateien liegt bei 100 MB.

Wie mache ich es?

Schnittstelle aktivieren

Serviceportal (Status)

Übersicht der Neuerungen aus dem Serviceportal

Was brauche ich dazu?

Register Einstellungen

Über den Register Einstellungen werden für die Ersteinrichtung alle serverrelevanten Parameter eingetragen. Die zur Schnittstelle erhaltenen Serverparameter werden in den entsprechenden Feldern der Server-Einstellungen hinterlegt. Diese Einrichtung muss einmalig vorgenommen werden.

Die Konfigurationen und Einstellungen werden für Produktivsystem und Testsystem separat vorgenommen. Im Feld Konfiguration und Einstellungen wählen Sie aus, ob die nachfolgenden Parameter für das Produktivsystem oder das Testsystem gelten.

Die nachfolgenden Parameter sind i. d. R. auch in der Parametermaske erläutert.

`Konfiguration und Einstellungen`	Auswahl, `Produktivsystem` oder `Testsystem`. Die nachfolgenden Einstellungen gelten daher für das hier ausgewählte System.
`Link Datensynchronisation`	Serveradresse zur Anbindung an das Mieterportal casavi
`Passwort / Secret (Synchronisation)` (zwei Felder)	Passwort / Secret für die Datensynchronisation Das Passwort/Secret muss zur Kontrolle der korrekten Eingabe im zweiten Feld wiederholt eingegeben werden.
`Schlüssel / API-Key (Synchronisation)` (zwei Felder)	Schlüssel /API-Key für die Datensynchronisation. Der Schlüssel / API-Key muss zur Kontrolle der korrekten Eingabe im zweiten Feld wiederholt eingegeben werden.
Allgemeine Datenkonfiguration
`Objektbereich`	Auswahl, Liste der Objekte, die mit casavi synchronisiert werden sollen. Übertragen werden von Meldungen nur offene seit Beginn des letzten Kalenderjahres.
`Objektbereich - Vollständige Meldungshistorie`	Auswahl, Liste der Objekte, die mit casavi synchronisiert werden sollen, wobei die komplette Meldungshistorie berücksichtigt werden soll. Diese Spezialeinstellung wird i. d. R. durch Consulting der CREM SOLUTIONS konfiguriert.
`Personentyp`	Auswahl der Personentypen, die mit casavi synchronisiert werden sollen. Nicht gewählte Personentypen, z. B. Interessenten, werden nicht synchronisiert.
`Dokumententyp`	Auswahl, der Dokumententypen, deren Anzeige einem Zeitfilter unterliegt. Es werden i. d. R. nur die Dokumente seit Beginn des letzten Kalenderjahres synchronisiert.
`Dokumententypen ohne Zeitfilter`	Auswahl, diese Dokumententypen unterliegen jedoch keinem Zeitfilter.
`Benutzerteam`	Komfortpaket vorausgesetzt, kann hier eine Zuordnung von Teams konfiguriert werden. Hierüber kann der verantwortliche Benutzer pro Objekt in iX-Haus plus ermittelt werden.
`DocuWare-Filter`	Filter, die vom Consultant der CREM SOLUTIONS eingerichtet werden, um spezielle Amnbindung mit DMS-System DocuWare zu konfigurieren. Alternativ muss ein Dokument Empfängertyp (P=Person, K=Kreditor), Objektnummer, EmpfängerHeaderID als Merkmale aufweisen (insbesodere bei externen Dokumenten ist dies relevant).
`Mieterportalaccount … Tage`	Zahl, Anzahl der Tage vor Vertragsbeginn, wo das Portal dem Mieter schon zugänglich sein soll.
Sonstiges
`Meldung iX-Plus Benutzer`	dreistellige Benutzernummer, dieser Benutzer wird in iX-Haus plus bei Meldungen eingetragen, die über das casavi-Mieterportal in iX-Haus plus Meldungen eingetragen werden. Dieser Benutzer muss entsprechende Rechte für iX-Haus plus aufweisen.

Register Protokoll

Übertragene Daten

Personendaten

Für die für casavi freigegebenen Objekte werden alle aktiven Personen – die Personen mit einem gültigen Vertrag - an casavi gesendet. Die über die Personentypen nicht freigeschalteten Personen werden mit dem Kenner PortalUser=False an casavi übertragen damit diese gegebenenfalls auch aus casavi entfernt werden können. Nach dem Auszug eines Mieters, wird dieser nach Ablauf der in der Konfiguration vorgegebenen Tagen an casavi als gelöscht gemeldet, damit dieser ebenfalls entfernt werden kann. Sollten die Mieterdaten davor in iX-Haus anonymisiert worden sein, wird das ebenfalls mit dem Serviceportal synchronisiert.

Partnerverwaltung

Wenn die Personen in der Partnerverwaltung angelegt/übertragen wurde, werden diese entsprechend übertragen. In diesem Fall werden auch die in der Partnerverwaltung eingegebenen Mitbewohner und Vertragspartner an casavi übertragen.

Es werden die folgenden Daten je Person übertragen:

Vorname
Nachname
Anrede
E-Mail
Telefonnummer
Bankverbindung

Kontostände werden momentan auf casavi Seite nicht gespeichert und werden zukünftig nicht mehr übertragen. Buchungen der letzten 12 Monate werden momentan auf casavi Seite nicht gespeichert und werden zukünftig nicht mehr übertragen.

Dokumente

Die laut der casavi-Konfiguration freigegebenen Dokumente werden an casavi übertragen. Die nicht freigegebenen Dokumente der freigegebenen Objekte werden als gelöscht an casavi gemeldet. Dabei wird der Inhalt des Dokumentes nicht übertragen.

Dokumentname
Dokumenttyp oder Dokumentenklasse falls eingerichtet
Erstellungsdatum
Inhalt des Dokumentes (nur wenn Dokument freigegeben)

Objekteigentümer

Werden nur dann übertragen, wenn Lizenz Objekteigentümer aktiviert ist.

Vorname
Nachname
E-Mail
Telefonnummer
Adresse
Bankverbindung

Hausmeister

Werden nur dann übertragen, wenn Lizenz Hausmeister aktiviert ist.

Vorname
Name
Anrede
E-Mail
Telefonnummer
Adresse
Bankverbindung

Benutzerdaten

Vorname
Nachname
E-Mail
Telefonnummer

Objekte

Es werden nur die freigegebenen Objekte übertragen.

Objektnummer
Objektname
Objektgruppe
Verwaltungsbeginn
Objektadresse
Objektrechte der Benutzer
Objektverantwortliche

Flächen

Flächennummer
Bezeichnung
Adresse
Flächenbeginn
Flächenende
Beginn des aktuellen Vertrags
Ende des aktuellen Vertrags

Verträge

Objektnummer
Personennummer
Aktuelle Miete
Kautionshöhe
Vertragsbeginn
Vertragsende

Teams

Name des Teams
Zugehörige Benutzer

Meldungen

Beim ersten Export der Daten werden alle offenen (nicht abgeschlossen oder storniert) Meldungen der freigegebenen Objekte mit dem Portal synchronisiert. Sollten nur bestimmte Benutzerteams freigeschaltet sein, so werden nur die Meldungen dieser Teams oder diejenigen ohne Teamzuordnung mit casavi synchronisiert.

Nummer
Meldungsart
Betreff
Beschreibung
Hinweis 1
Hinweis 2
Melder
Gewerk
Meldungsdatum
Objekt
Fläche
Technisches Objekt
Verantwortlicher
Verantwortliches Team
Meldungsdatum
Erledigen ab
Erledigen bis

Meldungsarten

Bezeichnung

Je nach Meldungsart werden synchronisierte Meldungen aus iX-Haus plus in casavi zugeordnet.
Serviceportal-Sperre: keine Synchronisation
Hausmitteilung (Pinnwand): Übertragung ohne Status für die casavi-Pinnwand. Ist der Vorgang in iX-Haus plus abgeschlossen, wird der Eintrag auf der casavi-Pinnwand wieder entfernt.
Serviceportal - Objektmeldung: Meldungen werden in der Regel für Mieter individuell übertragen, eine Objektmeldung geht hingegen an alle im Objekt! Ein Mieter/Eigentümer kann selbst in casavi keine Objektmeldung generieren.

Nicht registrierte Kontakte per E-Mail benachrichtigen: Wenn der Kontakt in iX-Haus plus E-Mail-Daten aufweist, kann er per E-Mail benachrichtigt werden, während der Portalbenutzer via casavi Info bekommt.

Bei Beauftragung Notiz für Serviceportal erzeugen: Eine platzhalterunterstützte Notiz kann bei Beauftragung auf Basis einer Meldung autoamtisch generiert werden. Der casavi-Anwender kann somit eine Rückmeldung über eine Beaftragung/den Fortschritt bzgl. seiner Meldung bekommen.

Meldungsstatus

Nummer
Bezeichnung
Typ

Meldungsprioritäten

Nummer
Bezeichnung
Typ

Meldungsnotizen

Erfasser
Erfassungszeitpunkt
Inhalt

Interne Notizen aus iX-Haus plus werden nicht nach casavi übertragen. Interne Notizen aus casavi werden nicht nach iX-Haus plus übertragen. Die beiden Notiztypen stellen generell unterschiedliche programmspezifische Datenblöcke dar und werden untereinander nicht sysnchronisiert.

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