iX-Wiki

Die Menüfunktion Abhängige Daten erzeugen steht in der aktuellen Programmversion nicht mehr zur Verfügung! (Vgl. Beschreibung zu Personenkonten erzeugen)

Wenn Sie diesen Dialog zu einem späteren Zeitpunkt aufrufen wollen, nutzen Sie im Personenstamm aus der Kommandoleiste unter Menü den Menüpunkt Abhängige Daten erzeugen.

Im Personenstamm können Sie über das Kommandoleisten-Menü Allg. Brief drucken eine zuvor im Vorlagenmanager definierte Vorlage vom Typ SB nutzen, um einen Brief an die aktuell ausgewählte Person zu erstellen. Daher sind im Dialog Brief drucken… die Parameter Objekte und Personen mit den Daten der aktuellen Person vorbelegt.

1. Vorlage: Wählen Sie eine Vorlage vom Typ SB aus.
2. Brief/Fläche Checkbox: Hat die Person im Vertragsmanagement mehrere Flächen, können Sie auch einzelne Briefe pro Fläche mit entsprechenden flächenspezifischen Daten erzeugen. Die Auswahl einer einzelnen Fläche ist nicht vorgesehen.
3. Stichtag: Einzelne Informationen können stichtagsabhängig sein. Geben Sie daher an, zu welchem Stichtag diese Daten für den Brief ermittelt werden sollen. Dieses Datum wird auch als Bezugsdatum beim Archivieren in einem DMS verwendet.
4. Generierung: Sie können die Vorlage unverändert nutzen, der Brief wird dann entsprechend der Vorlage erzeugt.
   Unter Vorlage temporär verändert wird die Vorlage temporär geladen und Sie können dann Anpassungen vornehmen, welche nur für die aktuelle Brieferstellung gelten.
   Mit Vorlage pro Brief temp. verändert steht Ihnen eine Variante zur Verfügung, mit welcher Sie pro Brief (bei aktivierter Option Brief/Fläche) Anpassungen vornehmen können.
   Die Funktion Generierte Dokumente bearbeiten ermöglicht Ihnen, ein Schreiben nach dem Bearbeiten in einer Vorschau zu prüfen und anschließend erneut zu bearbeiten, bevor Sie das Dokument drucken und archivieren.
5. Laufende Nummer ab: Für die Nutzung von Paginierungen können Sie eine laufende Nummer vorgeben. Die Defaultvorgabe ist 1. Diese Nummer wird über den allgemeinen Platzhalter «LfdNr» ausgegeben.
6. Sortierung: Bei aktivierter Option Brief/Fläche stehen Ihnen mehrere Sortierungen zur Verfügung. Diese stammen aus dem allgemeinen Serienbriefkonzept und sind hier beim allgemeinen Brief mit seiner Einschränkung auf ein Obejkt und eine Person nur bedingt nutzbar, insofern Sie hier die gleichen Sortierergebnisse erhalten. Zur Auswahl stehen: unverändert, ObjNr+PerNr, ObjNr+Suchname sowie ObjNr+FlNr.
7. Mit Anlagen: Zu einem Schreiben lt. Vorlage können Sie vorbereitete Anlagen zuordnen, welche Sie dann auch in ihrer Sortierung beeinflussen können. Beispiel: Hausordnung, Kehrplan oder Übersicht mit Kontakten zum Mietobjekt als Anlage. Die als Anlagen verwendbaren Dokumente müssen entweder in einer festgelegten Verzeichnisstruktur, oder unter Dokumente in der Adressverwaltung abgelegt worden sein. Im Falle einer Archivierung wird das eigentliche Schreiben zusammen mit den Anlagen als PDF-Datei gespeichert, welche dann archiviert wird. Die Funktionalität Mit Anlagen ist Teil des Komfortpakets von iX-Haus. Eine ausführlichere Beschreibung der Funktion findet sich im doku-Verzeichnis in der Dokumentation doku_komfortpaket.pdf.
8. Archivieren im DMS: Wenn Sie die Dokumentenarchivierung für den/die Brief/e nutzen wollen, markieren Sie die Checkbox und geben im Feld Archivierungstitel einen Titel für die Archivierung an, welcher später einen Bezug zu diesem Schreiben ermöglicht. Je nach Systemeinstellung können die Schreiben als Dokumente der Adressverwaltung von iX-Haus oder in ein angebundenes DMS archiviert werden. U. a. aus Gründen der Performance werden Schreiben in dem Format archiviert, in dem sie vorliegen (i. d. R. Word-Dateien). Fallen bei einem Prozess mehrere Dokumente an, die gemeinsam archiviert werden sollen (Serienbrief mit Anlagen), so werden die Dokumente vor der Archivierung in einer PDF-Datei zusammengefasst. Die Altdatenkennung wird im Adressstamm nicht eingesetzt. Hier sind somit Personen und ihre Dokumente sichtbar, welche im Personenstamm via Altdaten ausgeblendet sind.
9. Dokumenttyp: Unter diesem Dokumenttyp wird das Schreiben archiviert. Zur Auswahl stehen Brief, iX +Personen, iX +Personen Multim. und Serienbrief. I. d. R. nutzen Sie hier Brief.
10. Dokumenttitel: Geben Sie Dokumenttitel eingegeben werden, mit dem das Dokument archiviert werden soll. Im Titel können verschiedene Platzhalter verwendet werden, die bei der Verarbeitung des Dokuments passend ersetzt werden. Die Platzhalter können manuell, oder per F2-Klick eingefügt werden. Wenn im Dialog kein Titel angegeben wird, erhalten Sie beim Versuch des Druckens einen entsprechenden Hinweis.
11. Mit dem Schalter Drucken wird die Vorlage geladen und im Falle einer temporären Bearbeitung in Word geöffnet. Die danach erzeugten Änderungen müssen Sie speichern und Word schließen. Anschließend werden die Schreiben auf dem eingestellten Drucker ausgegeben und ggf. parallel hierzu archiviert. Bei der Kombination von Brief/Fläche und Vorlage pro Brief temp. verändert wird die Vorlage pro Fläche zwecks temporärer Anpassung geöffnet.

1. Wählen Sie das gewünschte Objekt aus.
2. Rufen Sie die Suchabfrage mit einem Mausklick auf den Datensatz Suchen-Schalter (Fernglas) aus der Kommandoleiste auf.
3. Geben Sie die gewünschte Personennummer im Feld Suche nach Personennr. an und bestätigen Sie diese Auswahl.
4. Öffnen Sie die Maskenseite Einzugsermächtigung durch Mausklick auf den dazugehörigen Karteireiter.
5. Markieren Sie mit der rechten Maustaste den gewünschten Eintrag in der Tabelle Einzugsermächtigung.
   Mittels Ändern können Sie die eingegebenen Daten modifizieren.
   Mittels Kopieren können Sie die eingegebenen Daten auf andere Personen kopieren. Hierzu ist die Angabe eines Objekts oder Objektbereichs sowie der Person(en) erforderlich, auf welche die Einzugsermächtigung kopiert werden soll.
   Mittels Löschen entfernen Sie den Eintrag aus der Tabelle nach einer Sicherheitsabfrage. Es empfiehlt sich, eine schon verwendete Ermächtigung nicht zu ändern bzw. zu löschen, um später Buchungsvorgänge besser nachzuvollziehen. Verwenden Sie hierzu besser die historisierende Darstellung durch Anlegen eines Datensatzes mit dem Status Entzogen und nachfolgender Neuanlage mit den gewünschten Daten.
6. Wählen Sie den Registereintrag Konten, um Einsicht in die Konten der jeweiligen Personen zu gelangen.
   Sie erhalten eine Übersicht zu Kontonummer, -bezeichnung und den aktuellen Soll- und Saldobeträgen. Über Doppelklick bzw. die Auswahl mit der rechten Maustaste haben Sie die Möglichkeit, die Kontoauszüge der einzelnen Konten einzusehen.
   

Dieser Kontoauszug gibt Ihnen Informationen zu:

1. Wählen Sie das gewünschte Objekt aus.
2. Rufen Sie die Suchabfrage mit einem Mausklick auf den Datensatz Suchen-Schalter (Fernglas) aus der Kommandoleiste auf.
3. Geben Sie die gewünschte Personennummer im Feld Suche nach Personennr. an und bestätigen Sie diese Auswahl.
4. Öffnen Sie die Maskenseite Einzugsermächtigung durch Mausklick auf den dazugehörigen Karteireiter.
5. Wählen Sie bei inländischem Einzugsverfahren Einzugsermächtigung oder Abbuchung.
6. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in Tabelle der Maske. Es öffnet sich das Fenster des Kontextmenüs.
7. Wählen Sie Neu. Es öffnet sich die Eingabemaske Eingaben zur Kontoklasse.
8. Geben Sie die Daten ein und bestätigen Sie mit OK.
   Die eingegebenen Daten erscheinen in der Übersichtstabelle der Maske.

Über die kompakte Vertragsanlage aus dem Menü der Kommandoleiste haben Sie die komfortable Möglichkeit, Verträge in einer Maske vorzubereiten und mit einem Klick anzulegen. Darüber hinaus können Sie auch alle optionalen Bestandteile des Vertrags wie Index, Kündigung und Instandhaltung direkt mit anlegen, ohne dafür, wie aus dem Vertrag gewohnt, die Tabs aller Register einzeln durchzuklicken. Die kompakte Vertragsanlage rufen Sie im Personenstamm (oder im Vertragsmanagement ) über das Menü der Kommandoleiste auf.

Der Prozess der Vertragserstellung wird durch die kompakte Vertragsanlage in einer Eingabemaske deutlich vereinfacht und das Risiko von Fehleingaben reduziert. Zudem haben alle Beteiligten jederzeitige Übersicht über alle laufenden Vertragsverhandlungen. Über administrativ gepflegte Kataloge können Sie Unternehmensstandards zur Vertragsgestaltung definieren.

Eine weitere Beschreibung hierzu finden Sie im Vertragsmanagement/Bereich der Mietverträge.

Wählen Sie den Registereintrag Konten, um Einsicht in die Konten der jeweiligen Personen zu gelangen.
Sie erhalten eine Übersicht zu Kontonummer, -bezeichnung und den aktuellen Soll- und Saldobeträgen. Über Doppelklick bzw. die Auswahl mit der rechten Maustaste haben Sie die Möglichkeit, die Kontoauszüge der einzelnen Konten einzusehen. Dieser Kontoauszug gibt Ihnen Informationen zu:

1. Wählen Sie das gewünschte Objekt aus.
2. Rufen Sie die Suchabfrage mit einem Mausklick auf den Datensatz Suchen-Schalter (Fernglas) aus der Kommandoleiste auf.
3. Geben Sie die gewünschte Personennummer im Feld Suche nach Personennr. an und bestätigen Sie diese Auswahl.
4. Öffnen Sie die Maskenseite Lastschrift durch Mausklick auf den dazugehörigen Karteireiter.
5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in Tabelle der Maske. Es öffnet sich das Fenster des Kontextmenüs.
6. Wählen Sie Lastschrift erteilen. Alternativ klicken Sie in der Kommandozeile auf den Schalter Neuen Datensatz anlegen oder nutzen die Tastenkombination Strg + N. Es öffnet sich die Eingabemaske Lastschrift.
7. Geben Sie die Daten ein und bestätigen Sie mit Ok.

Die eingegebenen Daten erscheinen in der Übersichtstabelle der Maske.

Nach Umstellung auf das SEPA-Verfahren pflegen Sie die SEPA-Lastschriften einer Person im Register Lastschrift. Neben grundlegenden Angaben zum SEPA-Mandat pflegen Sie ggf. individuelle Vereinbarungen, wenn der Status der LS Sollart-Gruppe auf individuell eingestellt ist.

1. Wählen Sie das gewünschte Objekt aus.
2. Rufen Sie die Suchabfrage mit einem Mausklick auf den Datensatz Suchen-Schalter (Fernglas) aus der Kommandoleiste auf.
3. Geben Sie die gewünschte Personennummer im Feld Suche nach Personennr. an und bestätigen Sie diese Auswahl.
4. Öffnen Sie die Maskenseite Lastschrift durch Mausklick auf das dazugehörige Register.
5. Markieren Sie mit der rechten Maustaste den gewünschten Eintrag in der Tabelle.
   Mittels Lastschrift ändern können Sie die eingegebenen Daten modifizieren. Alternativ öffnen Sie mit Doppelklick eine bestehende Lastschriftvereinbarung.
6. Im Dialog 'Lastschrift können Sie dann die Daten modifizieren.
7. Speichern Sie die Daten mit Klick auf OK.

Lastschrift beenden

Mittels Lastschrift beenden können Sie den eingegebenen Daten den Lastschriftstatus Beendet zu einem Datum zuordnen.

Es empfiehlt sich, eine schon verwendete Ermächtigung nicht zu ändern bzw. zu löschen, um später Buchungsvorgänge besser nachzuvollziehen. Verwenden Sie hierzu besser durch Lastschrift beenden die historisierende Darstellung. Hiermit versehen Sie den Eintrag mit dem Status Entzogen und können später eine Neuanlage mit den gewünschten Daten vornehmen.

Lastschrift löschen

Mittels Lastschrift löschen entfernen Sie den Eintrag aus der Tabelle nach einer Sicherheitsabfrage.

Änderungen von SEPA-Lastschriftsdaten

(Quelle: Deutsche Bundesbank, Fragen & Antworten zu SEPA [https://www.bundesbank.de/Redaktion/DE/FAQ_Listen/zahlungsverkehr_sepa.html]).

Muss bei Änderung der Mandatsdaten ein neues Mandat mit Unterschrift des Kunden eingeholt werden?

Die Vorgaben zur Form der Mandatserteilung, einschließlich etwaiger Änderungen des Mandats, ergeben sich aus den Regelungen der jeweiligen Inkassovereinbarung zwischen dem Zahlungsempfänger und seinem Zahlungsdienstleister. Grundsätzlich gilt, dass alle Mandatsangaben geändert werden können. Eine Mandatsänderung bedarf der Schrift- bzw. der Textform. Zulässige Änderungen der Mandatsdaten führen zu einer internen Information über die Änderung im Rahmen der Datei des Lastschrifteinreichers.

I. d. R. wird ein neues Mandat erforderlich, wenn sich die Identität des Zahlungsempfängers ändert. In Zweifelsfällen sollten Sie sich als Zahlungsempfänger mit ihrem Zahlungsdienstleister in Verbindung setzen. Eine detaillierte Übersicht zu diesem Thema finden Sie nachfolgend.

Muss bei jeder Änderung des eingezogenen Betrags ein neues Mandat für die SEPA-Lastschrift eingeholt werden?

Nein, denn der Vorteil der Lastschrift liegt primär in der Nutzung für den Einzug unterschiedlicher Beträge. Maßgeblich sind hier die Regelungen in der jeweiligen Inkassovereinbarung zwischen dem Zahlungsempfänger und seinem Zahlungsdienstleister. In iX-Haus stellen Sie zudem ein, ob Sie Personenlastschriften nur auf Vertragssoll oder auch allgemein auf Saldenbasis zulassen.

Wann wird ein SEPA-Lastschriftmandat ungültig?

Grundsätzlich gilt, dass alle Mandatsangaben geändert werden können. Allerdings wird i. d. R. ein neues Mandat erforderlich, sollte sich die Identität des Zahlungsempfängers ändern. In Zweifelsfällen sollten sich Zahlungsempfänger mit ihrem Zahlungsdienstleister in Verbindung setzen. Eine Mandatsänderung bedarf der Schrift- bzw. Textform. Denn sonst kann der Zahlungsempfänger den Nachweis für ein gültiges Mandat nur schwer erbringen. Versionierung der Schriftsätze bei Änderungen.

• SEPA-Lastschriftmandate haben eine gesetzlich vorgeschriebene Gültigkeit. Sofern am SEPA- Mandat kein Gültigkeitszeitraum hinterlegt wird, gilt dieses generell unbefristet bis zum Widerruf durch den Zahlungspflichtigen.
  Werden jedoch in 36 Monaten nach dem letzten SEPA-Lastschrifteinzug keine SEPA-Folgelastschriften vom Zahlungsempfänger eingereicht, wird das SEPA-Lastschriftmandat ungültig. Sollen nach Ablauf dieser Frist erneut SEPA Lastschriften eingezogen werden, muss ein neues SEPA-Lastschriftmandat vom Zahlungspflichtigen eingeholt werden.
• Ein Hinweis zur Ausführungsart gibt Aufschluss, ob es sich um einen einmaligen (Code OOFF), ersten (Code FRST), folgenden (Code RCUR) oder letztmaligen SEPA Lastschrifteinzug (Code FNAL) handelt.
  Ein einmaliges SEPA-Lastschriftmandat kann nur für einen Buchungsvorgang verwendet werden, und zwar unabhängig davon ob die SEPA-Lastschrift eingelöst wurde.
  Ein einmaliges SEPA-Lastschriftmandat verfällt daher nach einem Buchungsvorgang.
  Nach einer letztmaligen SEPA-Lastschrift verfällt das SEPA-Lastschriftmandat.
• Das personalisierte SEPA-Lastschriftmandat wird durch Unterschrift des Zahlungspflichtigen bestätigt.
  Ändert sich die Identität des Zahlungspflichtigen, ist diese Grundlage für das Mandat nicht mehr gegeben.
• Ein SEPA-Lastschriftmandat kann nicht vordatiert werden. Solche Mandate sind (zumindest zu dem vordatierten Zeitraum) ungültig.
• Wechsel der Bankverbindung: Ändert sich die IBAN des Zahlungspflichtigen, wird für die neue Bankverbindung ein neues Mandat erforderlich.
• Annulliertes Mandat: Hat der Lastschriftempfänger das Mandat annulliert, wird das Mandat ungültig und von der Bank nicht mehr ausgeführt.
• Verstorbener Schuldner oder geschlossenes Konto: Das Konto des Zahlungspflichtigen wird für Lastschriften deaktiviert.
• Die Gläubiger-Identifikationsnummer kennzeichnet grundsätzlich den formell Einziehenden, jedoch nicht zwingend den materiell Berechtigten. Im Mandat ist die Gläubiger-ID des Unternehmens bzw. der Person anzugeben,
  1. zu dessen/deren Gunsten das Mandat ausgestellt wird und
  2. das/die im Datensatz als Lastschriftgläubiger erscheint und
  3. auf dessen/deren Namen das Konto lautet, über das der Lastschrifteinzug abgewickelt wird.
• Ändert sich die GläubigerIdentifikationsnummer eines Lastschriftempfängers, gelten die mit der alten Gläubiger-ID verknüpften Mandate nicht für die neue Gläubiger-ID.

Änderungen der IBAN führen seitens iX-Haus zu einer Unterbrechung des damit verbundenen Mandats. Weitere Änderungen können bankseitig zur Ablehnung von Laschrifteinreichungen führen.

Diese Funktion nutzen Sie i. d. R. dann, wenn die letzte Restantennummer erreicht ist und Sie einen alten Restanten durch Umnummerierung eine andere Personennummer außerhalb der Restantenkette zuordnen wollen. Z. B. aus 0017-9 9179. Restanten-Nummern, welche innerhalb einer Restantenkette nicht die höchste Restantennummer hinter dem - in der Personennummer tragen, dürfen nicht geändert werden! In solchen Fällen lösen Sie eine Restantenkette ggf. 'von hinten' auf, indem Sie jeweils den letzten Restanten ändern.

1. Wählen Sie aus einer Restantennkette den letzten Restanten aus. Die Personennummer der aktuell Restanten wird angezeigt.
2. Geben Sie die neue Personennumer im Feld Pers.-Nummer neu ein und bestätigen Sie mit OK.
3. Die mit der Personennummer gekoppelten Daten werden bei der Umstellung auf die neue Nummer angepasst, z. B. die Personenkonten oder die mit der Person verbundenen Vertragsdaten. Ein Protokoll Protokoll: Personennummer ändern informiert Sie über die geprüften Bereiche und Anpassungen, die Startzeit und den Benutzer, der die Änderung initiiert hat. Das Register Personen in der Navigationsleiste wird beim nächsten Modulaufruf aktualisiert. Sie können es nach einer Personennummeränderung auch manuell aktualisieren (F5).

Wollen Sie mehrere Restanten aus einer Kette zu einer neuen Personennummer umlagern, gehen Sie schrittweise vor.
Beispiel: Die drei letzten Restanten von Personennummer 0017 sollen nach 9179 umgelagert werden:

1. letzte Restantennummer ändern: 0017-9 → 9999
2. letzte Restantennummer ändern: 0017-8 → 9998
3. letzte Restantennummer ändern: 0017-7 → 9179
4. Personennummer ändern: 9998 → 9179-1
5. Personennummer ändern: 9999 → 9179-2

Zu Personen können Sie über die Schaltfläche Multimedia externe Daten verwalten. Dies können beispielsweise Fotos, Tondokumente, Videos oder Texte sein.

Eine genaue Beschreibung zu dieser Funktion finden Sie im Abschnitt der Objektauswahl unter Multimediale Daten im Abschnitt Objekte organisieren.

Zum Erfassen oder Ändern einer mahnrelevanten bemerkung gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Wählen Sie das gewünschte Objekt.
2. Rufen Sie die Suchabfrage mit einem Mausklick auf den Datensatz Suchen-Schalter (Fernglas) aus der Kommandoleiste auf.
3. Geben Sie die gewünschte Personennummer im Feld Suche nach Personennr. an und bestätigen Sie diese Auswahl.
4. Öffnen Sie die Maskenseite Notizen durch Mausklick auf das dazugehörige Register.
5. Geben Sie die mahnrelevante Bemerkung ein. Diese kann im Mahnwesen genutzt verwendet werden.

Zum Erfassen oder Ändern von Notizen gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Wählen Sie das gewünschte Objekt.
2. Rufen Sie die Suchabfrage mit einem Mausklick auf den Datensatz Suchen-Schalter (Fernglas) aus der Kommandoleiste auf.
3. Geben Sie die gewünschte Personennummer im Feld Suche nach Personennr. an und bestätigen Sie diese Auswahl.
4. Öffnen Sie die Maskenseite Notizen durch Mausklick auf das dazugehörige Register.
5. Geben Sie die gewünschten Daten ein. Die Inhalte der drei Notizfelder können datentechnisch ausgewertet oder bei der Schriftguterstellung verwendet werden.

Der zur Anlage der Person auszuwählende Persontyp muss im Vorfeld definiert worden sein!

1. Wählen Sie das gewünschte Objekt.
2. Wählen Sie das Symbol Neuen Datensatz anlegen oder drücken Sie die Tastenkombination Strg + N.
3. Die Maskenseite Übersicht wird automatisch aktiviert.
   Ist die Datenerfassung via Partnerverwaltung aktiviert, öffnet sich der Dialog von iX-Person
4. Geben Sie die gewünschten Daten ein.
5. Speichern Sie die Daten mit der Speichern-Schaltfläche oder mit der Tastenkombination Strg + S.
6. Abhängige Daten in Form von Personenkonten werden automatisch anhand des gewählten Personentyps angelegt.

In neueren Programmversionen ist der ehemalige Menüpunkt Abhängige Daten erzeugen reduziert auf die Funktion Personenkonten erzeugen. Alle erforderlichen Vorgaben werden hier schon über die Definition von Sollarten und Personentypen im Modul Sollarten abgerufen. Der Personentyp der Person ist somit der einzige Parameter, den Sie hierzu im Personenstamm vorgeben. Bei Neuanlage einer Person müssen Sie der Person einen Personentyp zuordnen. In Abhängigkeit der Definition der Personentypen im Modul Sollarten und ggf. des Objekttyps des Objekts, in welchem Sie die Person anlegen, stehen Ihnen hierzu bestimmte Personentypen zur Verfügung. Jedem Personentyp sind einzelne Sollarten zugeordnet und aufgrund deren Definition werden Personenkonten auotmatisch angelegt. Sie können mit Personenkonto erzeugen prüfen, ob alle Personenkonten angelegt sind. Fehlende Personenkonten werden hierbei erzeugt. Sie erhalten ein Protokoll mit einer Übersicht über die Personenkonten der Person als Vorschau und können dieses bei Bedarf auch ausdrucken.

Sie können mit dieser Funktion die Personenkonten auch zu einen späteren Zeitpunkt erneut erzeugen oder ergänzen, wenn sich die Definition des Personentyps durch Erweiterungen verändert haben sollte bzw. Altdaten wegen fehlender Konten aktualisiert werden müssen (i. d. R. betrifft dies nur ziemlich alte Personenstammdaten aus einem Zeitraum, wo Personenkonten noch nicht automatisch generiert wurden).

Passend hierzu gibt es in der Buchhaltung unter Personenkonten die Möglichkeit, unbebuchte Personenkonten, welche nicht in der Definition des Personentyps enthalten sind, zu löschen. ⇒ Unbebuchte Personenkonten nicht im Personentyp löschen

1. Wählen Sie das gewünschte Objekt.
2. Rufen Sie die Suchabfrage mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Datensatz Suchen (Fernglas) aus der Kommandoleiste auf.
3. Geben Sie die gewünschte Personennummer im Feld Suche nach Personennr. an und bestätigen Sie diese Auswahl.
4. Modifizieren Sie die Daten wie gewünscht.
   Der Personentyp kann nur unter bestimmten Voraussetzungen über das Kommandoleistenmenü Personentyp ändern geändert werden.
5. Speichern Sie Ihre Änderungen durch die Tastenkombination Strg + S oder Klick auf die Speichern-Schaltfläche in der Kommandoleiste.

Personentyp ändern

Das Ändern des Personentyps geschieht in der Regel in der Einrichtungsphase, solange eine Person noch nicht vertraglich gebunden und/oder Personenkonten dieser Person noch nicht bebucht sind. In diesem Fall ist eine Änderung des Personentyps möglich. Sobald abhängige Daten vorliegen, wird eine Änderung des Personentyps unterbunden. In diesen Fällen müssen zuerst die Abhängigkeiten beseitigt werden (Vertragssoll löschen, Sollvereinbarung(en) löschen, …).

1. Wählen Sie das gewünschte Objekt.
2. Rufen Sie die Suchabfrage mit einem Mausklick auf die Datensatz Suchen-Schaltfläche (Fernglas) aus der Kommandoleiste auf.
3. Geben Sie die gewünschte Personennummer im Feld Suche nach Personennr. an und bestätigen Sie diese Auswahl.
4. Rufen Sie über das Kommandoleistenmenü Personentyp ändern auf.
5. Wählen Sie den Personentyp neu aus. F2 öffnet eine Auswahl.
6. Bestätigen Sie Ihre Auswahl des neuen Personentyps mit OK.
   Es wird nun geprüft. ob die Änderung zulässig ist. Ein Protokoll dokumentiert die Änderung mit Zeitstempel, Benutzer, Version Person, Personentyp aktuell und Personentyp neu. Wenn Gründe vorliegen, welche die Änderung verhindern, werden diese im Protokoll benannt und der Personentyp wird nicht geändert. Mögliche Ursachen sind: Bebuchte Konten, Verträge mit Sollvereinbarungen zu den alten, zu verwerfenden Sollarten/Konten.

1. Wählen Sie die zu ändernde Personennummer aus.
2. Wählen Sie im Menü der Kommandoleiste Personennummer ändern.
3. Die Personennummer der aktuell ausgewählten Person wird im gleichnamigen Dialog angezeigt.
4. Geben Sie die neue Personennumer im Feld Pers.-Nummer neu ein und bestätigen Sie mit OK.
   Die mit der Personennummer gekoppelten Daten werden bei der Umstellung auf die neue Nummer angepasst, z. B. die Personenkonten oder die mit der Person verbundenen Vertragsdaten.
5. Ein Protokoll Protokoll: Personennummer ändern informiert Sie über die geprüften Bereiche und Anpassungen, die Startzeit und den Benutzer, der die Änderung initiiert hat.
6. Das Register Personen in der Navigationsleiste wird beim nächsten Modulaufruf aktualisiert. Sie können es nach einer Personennummeränderung auch manuell aktualisieren (F5).

Derzeit gibt es in iX-Haus keine vorgefertigte Funktion, um eine Person anhand schon vorhandener Personendaten anzulegen. Sie können jedoch den Personenstamm in einer zweiten Session öffnen und dann die gewünschten Daten per Copy & Paste feldweise übertragen.

Es wird dabei das Buchwerk der letzten 10 Jahre geprüft. Das Löschen von Konten wiederum ist nur möglich, wenn keine Buchungen mehr zu diesem Konto vorhanden sind.

1. Wählen Sie das gewünschte Objekt.
2. Rufen Sie die Suchabfrage mit einem Mausklick auf die Datensatz Suchen-Schaltfläche (Fernglas) aus der Kommandoleiste auf.
3. Geben Sie die gewünschte Personennummer im Feld Suche nach Personennr. an und bestätigen Sie diese Auswahl.
4. Wählen Sie die Funktion Menü.
5. Wählen Sie die Funktion Person löschen.
6. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.
   Die Daten werden daraufhin endgültig gelöscht.

Um im aktuellen Objekt eine bestimmte Person zu suchen, haben Sie mehrere Möglichkeiten.

a) Betätigen Sie die Kommandoleiste Die Schaltfläche Übersicht. Sie können nun in der Personenauswahlmaske in der Spalte Bezeichnung nach Namen oder in der Spalte Nr. nach der Personennummer suchen.

b) Oder Sie verwenden in der Kommandoleiste die Schaltfläche Datensatz suchen (Fernglas) bzw. drücken Sie eine Taste, wenn ein Registertitel angewählt ist. In beiden Fällen öffnen Sie die Schnell-Navigation. Das erste Zeichen steuert die Suchvariante:

• Ziffer: Suche nach gleichlautender Objekt+Personennummer
• Asterix: Suche nach gleichlautender Kombination aus Objekt+Suchbegriff (mit vorangestelltem *-Zeichen)
• Doppelpunkt: Suche nach Kontonummer (mit vorangestelltem Doppelpunkt, also :Kontonummer bzw. :IBAN)
• Hash-Zeichen: Suche nach gleichlautendem Eintrag im Hinweisfeld 1 (mit vorangestelltem #-Zeichen)

c) Als dritte Suchfunktion verwenden Sie der Kommandoleist die Schaltfläche Suche und geben dort die gewünschten Parameter ein, mit derer Hilfe Sie die Personen auffinden könnten. Sie erhalten zur Suchabfrage eine umfangreiche Eingabemaske, deren einzelne Suchoperationen logisch mit und verknüpft sind. Sie können über folgende Daten aus den Personenstammfeldern eine Suche erstellen: Personennummer, Suchbegriff, Name (beide Namensfelder), Straße, PLZ/Ort, Hinweisfeld 1 sowie der Kontonummer der Bankverbindung der Person. Zudem haben Sie die Wahl ob Sie nur im aktuell eingestellten Objekt suchen oder den globalen Personenstamm durchsuchen möchten. Sie können pro Suchmerkmal entscheiden, in welchem logischen Verhältnis Ihr Suchbegriff zu den Personendaten ausgewertet werden soll. Der Suchbegriff unterscheidet bei Buchstaben nicht zwischen Groß- und Kleinbuchstaben. Die Suche nach Max ergibt die gleichenTreffer wie die Suche nach max.

In der Tabelle Suchergebnis, werden nach der Suche die entsprechenden Personen angezeigt, deren Daten Ihrer Suchvorgabe(n insgesamt) entsprechen.

Durch Klick auf ein Suchergebnis wird der gewählte Datensatz im Übersichtsfenster angezeigt. Es wird jedoch nicht in das Objekt und auf die Person gewechselt!

Sie bleiben während Ihrer Suche im eingestellten Objekt, auch wenn das Suchergebnis aus einem anderen Objekt angezeigt wird. Daher ändern sich die im oberen Bereich angezeigten Objekt- und Personendaten nicht. Sie können so zwischen den einzelnen Suchergebnissen durch Doppelklick auf die Suchergebnisse blättern.

Wird aus den Stammdaten einer Person heraus eine Ratenvereinbarung angelegt, wird das Modul Ratenvereinbarung in der Buchhaltung gestartet und mit den relevanten Daten dieser Person vorbelegt.

Im Register Sonstiges werden diverse Einzelinformationen zur Person gespeichert, welche in den anderen Registern thematisch nicht sinnvoll positioniert wären. Eine Beschreibung der verfügbaren Eingabefelder in diesem Register finden Sie hier.

1. Wählen Sie das gewünschte Objekt.
2. Rufen Sie die Suchabfrage mit einem Mausklick auf den Datensatz Suchen-Schalter (Fernglas) aus der Kommandoleiste auf.
3. Geben Sie die gewünschte Personennummer im Feld Suche nach Personennr. an und bestätigen Sie diese Auswahl.
4. Alternativ hierzu öffnet ein Tastendruck die Auswahlbox der Schnell-Navigation, wenn Sie in auf einem aktiven Titel eines Registers stehen.
   Hier können Sie die gewünschte Person durch Eingabe von Objekt+Personennummer, *Objekt+Suchbegriff, :Kontonummer/IBAN oder #Hinweis 1 suchen.
5. Öffnen Sie die Maskenseite Sonstiges durch Mausklick auf den dazugehörigen Karteireiter.
6. Bearbeiten Sie die benötigten Datenfelder.
7. Speichern Sie die Änderungen mit Strg + S oder Klick auf Änderungen speichern in der Kommandoleiste.

Mit der Funktion Storno 1. Restant wird aus der ersten Restantennummer (z. B. 0091-1) die Startnummer ohne Restanten-Suffix (z. B. 0091). Ein Datensatz der Person mit dieser Startnummer sollte daher nicht existieren oder ohne weitere Daten nur mit dem Suchbegriff *NV* vorbelegt sein. Sind abhängige Daten vorhanden oder der Suchbegriff nicht auf *NV* stehen, muss dieser Zustand erst durch Änderungen eingerichtet werden, bevor Storno 1. Restant ausgeführt werden kann.

1. Wählen Sie die Person mit der ersten Restantennummer aus.
2. Wählen Sie aus dem Menü der Kommandoleiste die Funktion Storno 1. Restant.
3. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.
4. Die Restantenkette wird in den Status vor der letzten Restantenbildung zurückversetzt.

Zu jeder in iX-Haus hinterlegten Person können beliebig viele Termine hinterlegt werden. Beachten sie, dass in iX-Haus plus weitere Termine gepflegt werden können. Ggf. ist es für eine bessere Terminkontrolle sinnvoll, Termine nur hierüber zu pflegen (s. a. Systemseinstellungen Datenbank, IxHausTerminverwaltung und IxPlusKopplung). Ein Consultant der CREM SOLUTIONS kann Sie bei der Planung solcher Workflows unterstützen.

Diese Termine können anschließend nach verschiedenen Kriterien sortiert ausgewertet und als Wiedervorlage verwendet werden.

Termin zu einer Person anlegen

1. Wählen Sie das gewünschte Objekt.
2. Rufen Sie die Suchabfrage mit einem Mausklick auf den Datensatz Suchen-Schalter (Fernglas) aus der Kommandoleiste auf.
3. Geben Sie die gewünschte Personennummer im Feld Suche nach Personennr. an und bestätigen Sie diese Auswahl.
4. Klicken Sie in der Kommandoleiste auf Termine.
5. Um einen neuen Termin einzugeben, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Fenster. Wählen Sie Neu.
6. Geben Sie die gewünschten Daten ein. Es stehen Ihnen drei Felder zur Verfügung:
   • Datum des Termins
   • Attribut
   • Information
7. Um den Termin in die Terminliste zu übernehmen, klicken Sie auf OK.
8. Schließen Sie die Terminübersicht und speichern Sie die Termine, indem Sie nochmals OK wählen.

Die Bedeutung der einzelnen Felder ist nachfolgend erläutert.

Attribute zu personenbezogenen Terminen anlegen

1. Wählen Sie das gewünschte Objekt.
2. Rufen Sie die Suchabfrage mit einem Mausklick auf den Datensatz Suchen -Schalter (Fernglas) aus der Kommandoleiste auf.
3. Geben Sie die gewünschte Personennummer im Feld Suche nach Personennr. an und bestätigen Sie diese Auswahl.
4. Klicken Sie in der Kommandoleiste auf Termine.
5. Klicken Sie mit der Maus in das zweite Feld im Eingabefenster Termine und betätigen Sie F2 oder klicken Sie den Schalter neben dem Feld an.
   Es öffnet sich das Fenster Auswahl Terminattribute.
6. Durch den Klick der rechten Maustaste in dieses Fenster öffnet sich ein kleines Bearbeitungsfenster. Zur Neueingabe eines Attributs wählen Sie Neu.
7. Geben Sie ein Attribut ein und bestätigen Sie mit OK.
   Das Attribut wird in die Auswahl aufgenommen.

Um Attribute umzubenennen, markieren Sie das Attribut mit rechtem Mausklick. Das Attribut kann jetzt umbenannt werden. Zum Löschen eines Attributes klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Attribut und wählen Sie im Kontextmenü Löschen. Ändern oder Löschen von bereits vorhandenen Attributen hat auch Auswirkung auf schon eingetragene Stammdaten (außer mit [FIX] gekennzeichnete Systemattribute).

Termine zu einer Person einsehen

1. Wählen Sie das gewünschte Objekt.
2. Rufen Sie die Suchabfrage mit einem Mausklick auf den Datensatz Suchen -Schalter (Fernglas) aus der Kommandoleiste auf.
3. Geben Sie die gewünschte Personennummer im Feld Suche nach Personennr. an und bestätigen Sie diese Auswahl.
4. Wählen Sie die Funktion Termine in der Kommandoleiste.

Die Termine werden Ihnen in einer Übersicht angezeigt.

Termin zu einer Person ändern

1. Wählen Sie das gewünschte Objekt.
2. Rufen Sie die Suchabfrage mit einem Mausklick auf den Datensatz Suchen -Schalter (Fernglas) aus der Kommandoleiste auf.
3. Geben Sie die gewünschte Personennummer im Feld Suche nach Personennr. an und bestätigen Sie diese Auswahl.
4. Wählen Sie die Funktion Termine in der Kommandoleiste.
5. Wählen Sie die gewünschte Zeile aus, klicken Sie auf die rechte Maustaste und wählen Sie Ändern.
6. Modifizieren Sie die Daten wie gewünscht.
7. Klicken Sie auf OK, um Sie Ihre Änderungen zu speichern.

Termin zu einer Person löschen

1. Wählen Sie das gewünschte Objekt.
2. Rufen Sie die Suchabfrage mit einem Mausklick auf den Datensatz Suchen -Schalter (Fernglas) aus der Kommandoleiste auf.
3. Geben Sie die gewünschte Personennummer im Feld Suche nach Personennr. an und bestätigen Sie diese Auswahl.
4. Wählen Sie die Funktion Termine in der Kommandoleiste.
5. Wählen Sie die gewünschte Zeile aus, klicken Sie auf die rechte Maustaste und wählen Sie Löschen.

Löschungen sollten grundsätzlich nur bei einer Fehleingabe vorgenommen werden. iX-Haus verwaltet viele Daten dynamisch (zeitbezogen) und greift daher bei der Analyse zeitlicher Entwicklungen auch auf Daten aus der Vergangenheit zurück.

Verträge mit individuellen Laufzeiten werden in den Stammdaten unter Flächenmanagement, Vertragsmanagement mit zeitlichem Bezug zwischen einer Person und einer Fläche gepflegt.

Mit der Funktion Vertragswechsel im Menü des Personenstamms können Sie auf einfache Weise das Ende eines Mietverhältnisses mit gleichzeitigem Beginn eines neuen Mietverhältnisses durchführen. Der neuen Person können Sie wahlweise einen zuvor angelegten Musterkontenrahmen oder den Kontenrahmen des Vormieters zuweisen. Die Vertragswechsel-Funktionen basieren auf schon existenten Verknüpfungen einer Person zu mindestens einer Fläche. Die Funktion Vertragswechsel für Personen, die nur im Personenstamm angelegt sind, für die es aber noch keine Vertragsdaten im Vertragsmanagement gibt, ist Anwendern mit S-Rechten vorbehalten. Wurde die Person z. B. als Interessent angelegt und Sie die Lizenz Interessentenverwaltung nicht im Einsatz haben, ist es sinnvoller, anstelle eines Vertragswechsels einen Wechsel der Personennummer auszuführen, da eine Restantenlogik i. d. R. nur in Kombinationen mit Vertragsflächen eingesetzt wird.

Diese Funktion wird standardmäßig nur für Objekte eingesetzt, bei denen jeder Person nur eine Fläche zugeordnet ist (evtl. zuzüglich Garage/Stellplatz), wobei alle Verträge der Person die gleiche Laufzeit haben. Beim Vertragswechsel geht diese Fläche auf einen neuen Mieter über. Beim Vertragswechsel übernimmt der Nachmieter die alte Personennummer seines Vormieters.

Der Vormieter (Restant) erhält eine neue Personennummer, seine Stammdaten und Kontenzuordnungen werden entsprechend angepasst. Falls Sie vom Restanten noch Zahlungen erwarten, teilen Sie ihm zur Sicherheit seine neue Personennummer mit, falls die Personennummer bei der Zuordnung von Zahlungen relevant sein sollte.

In Verträgen wird das Kündigungsausschlussdatum aus der Vertragsvorerfassung ausgegeben und sowohl beim Beenden von Verträgen als auch bei Vertragswechseln berücksichtigt.

Vertragswechsel

Zur Anlage eines neuen Mieters mit gleichzeitiger Beendigung des Vormietverhältnisses gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie das gewünschte Objekt.
2. Rufen Sie die Suchabfrage mit einem Mausklick auf den Datensatz Suchen-Schalter (Fernglas) aus der Kommandoleiste auf.
3. Geben Sie die gewünschte Personennummer im Feld Suche nach Personennr. an und bestätigen Sie diese Auswahl.
4. Bestätigen Sie Menü in der Kommandoleiste.
5. Bestätigen Sie Vertragswechsel.
6. Bestätigen Sie ein weiteres Mal Vertragswechsel.
7. Sie können die Personennummerierung der Person beibehalten und somit eine automatische Restantennummer erzeugen. Aus der Nummer nnn wird dann nnn-1 (1. Restant). Ggf. schon existente Restanten werden entsprechend um 1 umnummeriert (Beispiel: Gibt es für die Personennummer nnn schon zwei Restanten, nnn-2 und nnn-1, werden diese zu nnn-3 und nnn-2. Mit der Option kein Restant können Sie unter Personennr. neu eine neue Personennummer frei definieren. Diese neue Personennummer darf zu diesem Zeitpunkt im Objekt noch nicht eingesetzt sein. Beachten Sie bei der Organisation Ihrer Personennummerierung die maximale Anzahl, welche durch die Länge der Personennummer eingeschränkt ist. Eine fünfstellige Personennummer lässt für die Verwaltung eines dreistelligen Personenenkreises (001-999) pro Person neun Restanten zu: nnn, nnn-1, nnn-2, …, nnn-9.
   Haben sie versehentlich ohne Option kein Restant eine Personennummer mit einer Restantennummerierung generiert, können Sie auf dieser Restanten-Person stehend mit der Kommandoleistenmenü-Funktion Storno 1. Restant diesen Prozess des Vertragswechsels rückgängig machen. Anschließend sollten Sie auf der ursprünglichen Person stehend mit Vertragswechsel dann den Vertragswechsel mit der Option kein Restant vornehmen und hierbei die gewünschte Personennummer selbst vorgeben.
   Der Vertragsbeginn gilt für die übernommenen Verträge mit der neuen Person.
8. Wenn Sie die Option Konten übernehmen nutzen, können Sie mit Sollbeträge übernehmen auch die aktuell gültigen Sollbeträge dieser Verträge auf Wunsch übernehmen. Die neue Kontenwährung wird i. d. R. nur zur Information angezeigt (s. auch Mehrwährungsfähigkeit).
9. Im Grid Verträge auswählen können Sie mit der rechten Maustaste einzelne Verträge aus der Auswahl entfernen bzw. Auswählen. Alternativ ändern Sie den Status per Doppelklick. Die ausgewählten Verträge werden mit einem grünen Haken angezeigt. Nicht ausgewählte Verträge werden mit einem roten X angezeigt. Beim Öffnen des Vertragswechsels werden per Default alle Verträge einer Person ausgewählt.
10. Geben Sie die gewünschten Daten ein und bestätigen Sie mit OK. Anschließend wird der Vertragswechsel durchgeführt.
    Nach einer Fortschrittsanzeige öffnet sich das Fenster Protokoll. Sie haben jetzt die Möglichkeit, ein Protokoll über den Vertragswechsel bzw. die Duplizierung der Personenkonten zu erstellen. Eventuelle Fehler bzw. Warnungen werden angezeigt.
11. Bestätigen Sie Vorschau für eine Bildschirmansicht oder Drucken, um auf den von Ihnen ausgewählten Drucker zu drucken.

Die Bedeutung der einzelnen Felder ist nachfolgend erläutert.

Am Beispiel der Personennummer 007 ist der Ablauf der Vertragswechsel-Funktion (ohne die Option kein Restant) dargestellt:

• Evtl. bereits vorhandene Restanten werden eine Stufe höher gesetzt (… 007-2 nach 007-3, 007-1 nach 007-2).
• Der Hauptmieter wird zum 1. Restanten (007 nach 007-1).
• Als Vertragsende des Mieters wird der Tag vor dem angegebenen Datum eingetragen.
• Zu der Personennummer 007 wird ein neuer Mieter angelegt.
  Dieser erhält den Namen *NV* (nicht vermietet) und wird dem Vertrag zugeordnet.
• Sofern markiert, werden dem neuen Mieter alle Unterkonten mit den zugehörigen Buchungsschlüsseln zugeordnet und die Sollbeträge eingetragen.
• Die Umlageschlüssel des Vorgängers werden dem neuen Mieter zugeordnet. Bei jahresanteiligen Schlüsseln wird auch der Umlagewert übernommen (z. B. m² Wohnfläche). Die Bezeichnung *NV* ist zwingend notwendig, damit iX-Haus einen Leerstand erkennt und z. B. Leerstandsbuchungen korrekt ausführen kann. Überschreiben Sie daher für Leerstände nicht den Eintrag *NV* im Personenstammblatt!

Sofern die Mieteinheit nicht leer steht, bestätigen Sie im Anschluss an den Vertragswechsel die Funktion Stammblatt und ergänzen die Personendaten entsprechend.

Vertrag beenden

Zur Beendigung eines Mietverhältnisses ohne Anlage eines neuen Hauptmieters gehen Sie wie folgt vor:

1. Stellen Sie den Hauptmieter ein, dessen Mietverhältnis Sie beenden wollen.
2. Bestätigen Sie Menü in der Kommandoleiste.
3. Bestätigen Sie Vertragswechsel.
4. Bestätigen Sie Vertrag beenden. Es öffnet sich das Fenster Vertragsende.
5. Tragen Sie in der Maske das Datum mittels des Kalenders ein, zu dem der Vertrag beendet werden soll und bestätigen Sie mit OK.

Der Mieter erhält die Nummer des 1. Restanten. Die Personennummer wird mit Bindestrich und der Ziffer 1 ergänzt. Evtl. vorhandene weitere Restanten werden eine Stufe höher gesetzt. Ein Protokoll informiert Sie über die hiermit ggf. verbundenen Datenanpassungen. Beispiel für eine Person 004 mit schon vorhandenem Restanten:

004-1 ⇒ 004-2
004 ⇒ 004-1

Das Restanten-Modell basiert auf der Idee einer 1:1 Flächenbelegung, wonach Sie anhand der Flächennummer einen aktuellen Mieter mit jeweils gleichbleibender Nummer referenzierend zur Vertragsfläche pflegen. Restanten können anhand des Bindestrichs in der Personennummer sofort erkannt werden.

Für die Verwaltung von Leerständen ist die Restanten-Logik nicht zwingend erforderlich, da iX-Haus Leerstände auch als Zustand einer Fläche ohne vertraglich definierte Belegung erkannt werden. Sollte sich ein Restant an Sie wenden, beachten Sie, dass dieser während seiner Vertragsbindung Dokumente mit einer Personen bzw. Wohneinheitennummer ohne Bindestrich erhalten hat und bei einer neuerlichen Korrespondenz nach Vertragswechsel eine entsprechend abweichende Personennummer oder Wohneinheitennummer aufweisen wird, wenn Sie das Restantenmodell mit Anpassung der Personennummer nutzen.

Soll die Personennummer beibehalten werden, müssen Sie die Option kein Restant aktivieren!

Nach Beendigung des Vertrages existiert zu der Mieternummer kein Hauptmieter mehr.

Wenn eine Wohnung nach einer Vertragsbeendigung leer steht, Sie aber hierzu eine Verknüpfung im Personenstamm aufbauen wollen (Leerstandsmieter), verwenden Sie nicht die Funktion Vertrag beenden, sondern die Funktion Vertragswechsel mit einem neuen Hauptmieter *NV*.

Vertrag beginnen

Mit dieser Funktion kann ausgehend von einem 1. Restanten ein neues Mietverhältnis angelegt werden, sofern zu der Mieternummer kein Hauptmieter existiert.

1. Stellen Sie in der Stammblatt-Anzeige den 1. Restanten ein, zu dem Sie einen neuen Mieter anlegen wollen.
2. Bestätigen Sie Menü in der Kommandoleiste.
3. Bestätigen Sie Vertragswechsel.
4. Bestätigen Sie Vertrag beginnen. Es öffnet sich das Fenster Vertragsbeginn.
5. Tragen Sie das Datum ein, zu dem das neue Mietverhältnis beginnt und legen Sie ggf. die Neu-Kontowährung mittels der Auswahl fest.

Zu der Personennummer wird ein neuer Hauptmieter angelegt und ein Vertrag generiert. Die Umlageschlüssel des Vorgängers werden dem neuen Mieter zugeordnet. Bei jahresanteiligen Schlüsseln wird auch der Umlagewert übernommen (z. B. qm Wohnfläche).

Stellen Sie im Anschluss in der Stammblattanzeige den neuen Mieter ein und ergänzen Sie die Daten im Stammblatt entsprechend. Zur Anlage von Personenkonten und Sollbeträgen für den neuen Mieter siehe Abschnitt Personenkonto und Sollbeträge anlegen.

Vertragswechsel stornieren

Sie können einen ausgeführten Vertragswechsel wieder rückgängig machen, falls dieser doch nicht eingetreten ist oder Sie sich in der Person geirrt haben. Dazu dient die Funktion Storno 1. Restant, mit der die Wirkung der Funktion Vertragswechsel wieder zurückgesetzt wird.

Bevor Sie die Funktion Storno 1. Restant ausführen können, müssen Daten eines irrtümlich angelegten Hauptmieters gelöscht werden. Falls bereits Buchungen auf den Personenkonten des Mieters existieren, müssen diese vor dem Löschen entfernt werden. Der Suchbegriff eines existenten Hauptmieters sollte *NV* lauten.

1. Nach dem Löschen des Hauptmieters gehen Sie wie folgt vor:
2. Stellen Sie in der Stammblatt-Anzeige den 1. Restanten ein.
3. Bestätigen Sie Menü in der Kommandoleiste.
4. Bestätigen Sie Storno 1. Restant.
   Sie erhalten eine Anzeige der alten Restantennummer und der neu zu erstellenden Hauptmieternummer der Person.
5. Bestätigen Sie mit OK.
   Nach einer Sicherheitsabfrage wird der 1. Restant zum Hauptmieter, ein Vertragsende wird gelöscht und die Nummern evtl. vorhandener weiterer Restanten werden entsprechend korrigiert. Ein Hauptmieter mit Suchbegriff *NV* wird gelöscht.

1. Wählen Sie unter Stammdaten, Personenstamm die zu bearbeitende Person.
2. Wählen Sie das gewünschte Objekt.
3. Rufen Sie die Suchabfrage mit einem Mausklick auf den Datensatz Suchen-Schalter (Fernglas) aus der Kommandoleiste auf.
4. Geben Sie die gewünschte Personennummer im Feld Suche nach Personennr. an und bestätigen Sie diese Auswahl.
5. Öffnen Sie das Register Zahkungsverkehr durch Mausklick auf den dazugehörigen Karteireiter.
6. Geben Sie die gewünschten Daten im unteren Bereich Zahlungsverkehr ein.
7. Speichern Sie die Eingabe mit der Tastenkombination Strg + S oder Klick auf das Diskettensymbol in der Kommandoleiste (Änderungen speichern).

In der Praxis werden bei der Auftragsvergabe an Handwerker häufig auch personenbezogene Daten des Nutzers weitergegeben. Dieser Weitergabe kann ein Nutzer (z.B. Mieter) widersprechen. Im Personenstamm kann daher ein Widerruf gemäß EU-DSGVO zur Weitergabe von personenbezogenen Daten hinterlegt werden. Wird ein Widerruf, eventuell inklusive einer Begründung, angegeben, werden im Auftragsschreiben (Serienbrief) entsprechende neue Platzhalter (AuftDsgvoPerAnrede, AuftDsgvoPerName, AuftDsgvoPerTel, AuftDsgvoPerEmail) entweder ohne Daten oder mit den Kontaktdaten des Objektverantwortlichen ausgegeben. Darüber hinaus werden die Nutzer, die einer Weitergabe der personenbezogenen Daten widersprochen haben, in der Übersicht im Modul Personen plus hervorgehoben.

Widerruf gemäß DSGVO erfassen

Im Personenstamm kann unter Sonstiges ein Widerruf hinterlegt werden, wenn die DSGVO-Einwilligung mit Nein eingestellt wird. Zusätzlich kann zum Widerruf eine Begründung angegeben werden.

Parameter • DSGVO Einwilligung: Mit Ja willigt die Person in die Weitergabe der Kontaktdaten ein (Default). Mit Nein wird der Widerruf hinterlegt. • Begründung: Hinterlegen Sie im Textfeld eine Begründung für den Widerruf.

Eine Person, die der Weitergabe personenbezogener Daten widersprochen hat, wird in den beiden Übersichten Personen und Personen Erweitert im Modul Personen plus hervorgehoben und die neuen Variablen (AuftDsgvoPerAnrede, AuftDsgvoPerName, AuftDsgvoPerTel, AuftDsgvoPerEmail) werden beim Auftragsschreiben angesteuert.

Objektverantwortlichen hinterlegen

Werden über das Auftragsschreiben (iX-Haus plus) Kontaktdaten des Nutzers an den Auftragnehmer (Handwerker) übergeben, können neue Variablen über den Vorlagenmanager für das Auftragsschreiben verwendet werden. Die Kontaktdaten werden im Falle eines Widerrufs nicht mit den Daten des Nutzers gefüllt, bzw. können alternativ durch die Kontaktdaten des Objektverantwortlichen ersetzt werden. Für die Hinterlegung des Objektverantwortlichen wird die Lizenz Komfortpaket benötigt.

Unter Fachadministration > System > Teamverwaltung kennzeichnen Sie ein Teammitglied als alternativen Ansprechpartner für den Widerruf nach DSGVO.

Unter Objektauswahl im Modul Stammdaten ordnen Sie zum Team einen Objektverantwortlichen zu. Die Kontaktdaten des Objektverantwortlichen werden im Falle eines Widerrufs nach DSGVO in den Variablen im Auftragsschreiben verwendet.

Neue Variablen im Vorlagenmanager verwenden

Im Vorlagenmanager können die neuen Variablen im Auftragsformular (iX-Haus plus) verwendet werden. Ändern Sie die Vorlage unter Fachadministration > Vorlagenmanager.

Die folgenden Variablen stehen für den Fall des Widerrufs nach DSGVO zur Verfügung:

• AuftDsgvoPerAnrede: Wird im Falle eines Widerrufes nicht gefüllt oder durch die Anrede des Objektverantwortlichen ersetzt.
• AuftDsgvoPerTel: Wird im Falle eines Widerrufes nicht gefüllt oder durch die Telefonnummer des Objektverantwortlichen ersetzt.
• AuftDsgvoPerName: Wird im Falle eines Widerrufes nicht gefüllt oder durch den Namen des Objektverantwortlichen ersetzt.
• AuftDsgvoPerEmail: Wird im Falle eines Widerrufes nicht gefüllt oder durch die E-Mailadresse des Objektverantwortlichen ersetzt.

Stammdatenimport erweitert

Der Stammdatenimport (iX-Haus plus > iX-Haus Import) liefert Infos zum Status des Widerrufs über die beiden Felder DSGVO Einwilligung und DSGVO Infotext.

Im Wohnungskataster sind die unterschiedlichen, in einem Objekt vorhandenen Wohnungstypen erfasst. Wohnungstypen werden im Wohnungsstamm angelegt. Die Wohnungstypen werden im Personenstamm den einzelnen Mietern zugeordnet. Die Daten eines Wohnungstyps können im Personenstamm eingesehen werden.

1. Bestätigen Sie im Personenstamm Menü ⇒ Wohnungskataster.
   Eine Liste der im Objekt vorhandenen Wohnungstypen wird angezeigt.
2. Wählen Sie mit der Maus den Wohnungstyp aus, dessen Daten Sie einsehen möchten.
3. Bestätigen Sie den Wohnungstyp mit Ok.

Zugang: Stammdaten > Personenstamm > Register Anschrift

Sind in der zweiten Anschrift Daten hinterlegt, erfolgt der automatische Zugriff auf diese Adressdaten, es sei denn, das abfragende Modul bzw. der Platzhalter wird gezielt angewiesen, auf die Adresse 1 oder Adresse 2 zuzugreifen. Zum Beispiel im Listgenerator: PerA1Nam1 greift auf den Namen der Adresse 1, PerA2Nam1 greift auf den Namen der Adresse 2, PerNam1 nimmt automatisch den Namen aus Adresse 2, wenn dort Daten angelegt sind, ansonsten den Namen lt. Adresse 1.

Diese Adressdaten sind im neuen Serienbrief (Texttyp SB (Platzhalter Serienbrief) im Vorlagenmanager) nur dann verfügbar, wenn die Systemeinstellung AktivierePerAdr1Adr2Kontaktplatzhalter aktiv ist!

Zur Erfassung der 2. Anschrift gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Wählen Sie unter Stammdaten, Personenstamm die zu bearbeitende Person.
2. Wählen Sie das gewünschte Objekt.
3. Rufen Sie die Suchabfrage mit einem Mausklick auf den Datensatz Suchen-Schalter (Fernglas) aus der Kommandoleiste auf.
4. Geben Sie die gewünschte Personennummer im Feld Suche nach Personennr. an und bestätigen Sie diese Auswahl.
5. Öffnen Sie das Register Anschrift durch Mausklick auf den dazugehörigen Karteireiter.
6. Geben Sie die gewünschten Daten ein.
7. Speichern Sie die Eingabe mit der Tastenkombination Strg + S oder Klick auf das Diskettensymbol in der Kommandoleiste (Änderungen speichern).