Wie mache ich es?

Neben den Masken Finanzbuchhaltung, Abrechnungen und Buchungsschlüssel, in denen Sie sachkontenspezifische Daten eingeben und einsehen können, steht Ihnen im Sachkontenstamm die Info-Maske zur Verfügung.

Info

In der Maske werden allgemeine Informationen zur Währung und zur Validierung dargestellt.

Die Sachkonten-ID ist eine kontenspezifische Nummer und wird nur intern verwendet. Die Saldenslots 0-9 geben die gespeicherten Kontensalden wieder. Saldenslot 0 ist der höchste Jahrgang, Saldenslot 9 der älteste.

1. Betätigen Sie die Funktion Info.
2. Wählen Sie das gewünschte Objekt.
3. Stellen Sie das gewünschte Sachkonto ein mittels der Auf/Ab-Schalter oder über die Menü-Funktionen Datensatz suchen bzw. Übersicht.

Die Informationen werden angezeigt.

1. Wählen Sie das gewünschte Objekt.
2. Wählen Sie die Funktion Sachkontenstamm oder Buchungsparameter.
3. Zum Anlegen eines neuen Sachkontos wählen Sie Neuen Datensatz anlegen.
   Zum Ändern bereits erfasster Daten stellen Sie das gewünschte Sachkonto ein mittels der Auf/Ab-Schalter oder über Datensatz suchen. Eine Auswahl aller angelegten Sachkonten kann auch über das Symbol Übersicht aufgerufen werden. Mit einem Doppelklick wählen Sie ein Sachkonto aus.
   
4. Geben Sie die gewünschten Daten ein und betätigen Sie Datensatz speichern.
5. Zur Bearbeitung abrechnungsrelevanter Daten wechseln Sie in den Eingabebereich der Abrechnungsparameter im Register Abrechnungen.
6. Zur Bearbeitung von Buchungsschlüsseln wechseln Sie in die Registerkarte Buchungsschlüssel.

Den Sachkontenrahmen können Sie laufend erweitern oder auch bestehende Sachkonten einfach ändern. Denken Sie in FIBU-Modellen immer daran, nicht nur den Sachkontenrahmen in der Objektebene zu ändern, sondern analog dazu auch den Sachkontenrahmen in der dazu gehörigen FIBU anzupassen und die Buchungsschlüssel einzugeben.

1. Wählen Sie das gewünschte Objekt.
2. Zum Ändern bereits erfasster Daten stellen Sie das gewünschte Sachkonto ein mittels der Auf/Ab-Schalter oder über Datensatz suchen bzw. Übersicht.
3. Modifizieren Sie die Daten wie gewünscht.
4. Speichern Sie die Änderungen über die Funktion Änderungen speichern.

Sachkontonummer ändern

Für das objektübergreifende Kopieren von Sachkonten stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

Konten duplizieren: Es werden Sachkonten innerhalb einer Datengruppe kopiert. Dabei werden alle Eigenschaften des jeweiligen Ausgangskontos übernommen.

Sachkonten duplizieren über Referenzkonto: Von den Ausgangskonten werden nur Nummer und Titel übernommen. Buchungsschlüssel und -optional die buchhaltungs- und abrechnungsrelevanten Einstellungen werden aus einem Referenzkonto im Zielobjekt genommen. Auch diese Funktion kann nur innerhalb der eingestellten Datengruppe verwendet werden.

Diese Funktion ermöglicht das selektive Kopieren oder Ändern von Sachkonten aus dem eingestellten Objekt in andere Objekte derselben Datengruppe. Die Funktion kann benutzerspezifisch gesperrt sein.

• Stellen Sie das Objekt ein, dessen Sachkonten auf andere Objekte kopiert werden sollen.
• Bestätigen Sie die Funktion Menü.
• Bestätigen Sie die Funktion Konten duplizieren/ändern (wahlweise mit Referenzkonto).
• Es öffnet sich das Eingabefenster Konto duplizieren/ändern (wahlweise mit Referenzkonto).
• Geben Sie die gewünschten Daten ein.

Bedeutung der Felder

Es werden alle Parameter des Sachkontos einschließlich der Buchungsschlüssel kopiert.

Die Kopiervorgabe Referenzkonto (Zielobjekt) ermöglicht das selektive Kopieren von Sachkonten aus einem Objekt in andere Objekte. Diese Funktion kann auch gruppenübergreifend eingesetzt werden. Die Funktion kann benutzerspezifisch gesperrt sein.

Die Stammdaten der neuen Konten werden über ein Referenzkonto gefüllt. Dazu gelten diese Regeln:

• Das Referenzkonto liegt im jeweiligen Zielobjekt.
• Nummer und Bezeichnung der Zielkonten werden aus den Ausgangskonten genommen.
• Buchungsschlüssel werden aus dem Referenzkonto genommen.
• Die buchhaltungs- und abrechnungsrelevanten Felder werden standardmäßig aus dem jeweiligen Ausgangskonto genommen - optional aus der Objektvorgabe, aus dem Referenzkonto oder sie werden nicht kopiert. Diese Auswahlen sind für MwSt-Vorgaben, Weitere Buchhaltungsfelder kopieren und Abrechnungsfelder kopieren einzeln einstellbar. Mit den Objektvorgaben können Sie die Steuervorgaben nur für Aufwandskonten zu definieren, da diese am häufigsten ergänzt und typischerweise mit objektindividuellen Steuercodevorgaben eingerichtet werden. Bilanz- und Ertragskonten sind hiervon nicht beeinflusst.
• Optional können Sie Parameter vorhandener Konten überschreiben.
• Als Ziel geben Sie ein Objekt oder einen Objektbereich an.

Die Funktion erzeugt ein Prüfprotokoll.

• Bestätigen Sie die Funktion Menü.
• Bestätigen Sie die Funktion Konten duplizieren / ändern (wahlweise mit Referenzkonto).
• Geben Sie die gewünschten Daten ein.

Um die Konten zu duplizieren klicken Sie auf Duplizieren. Für nähere Informationen zu Fehlern, Warnungen und Hinweisen während des Duplizierens wählen Sie Protokoll.

Bedeutung der Felder

Sie können einzelne Sachkonten löschen. Diese Funktion ist möglich für einen einzelnen Buchungskreis oder für mehrere. Denken Sie an eventuelle Verbindungen des betroffenen Sachkontos mit der objektübergreifenden FIBU.

Falls für dieses Konto noch Buchungen existieren, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Bebuchte Konten können nicht gelöscht werden. Die Funktion kann benutzerspezifisch gesperrt sein.

Sachkonto innerhalb eines Buchungskreises löschen

Sachkonto löschen aus mehreren Buchungskreisen (objektübergreifend)

Die automatische Buchungssperre analysiert den Sachkontenstamm und ermittelt selbständig sinnvolle Buchungssperren. Diese Buchungssperre bedeutet, dass ein Sachkonto in der Dialogbuchhaltung nicht direkt gebucht werden kann. Zur Ermittlung können verschiedene Szenarien dienen.

4-stellige Sachkonten in Objekten, für welche 6-stellige Unterkonten angelegt sind

Eine typische Konstellation kann die Strukturierung der Instandhaltungskosten nach Gewerken sein:

etc.

In diesem Fall dient das Konto 5010 als Gliederungsposition; es sollte daher nicht bebucht und als Summierungskonto definiert werden. Auf Summierungskonten werden im Modul Kontoauszüge die Buchungen der nachfolgenden Unterkonten angezeigt bis zum nächsten Standard- oder Summierungskonten.

Die Konten 501001, 501002 etc. sollten als Unterkonto angelegt sein. Das Tool prüft auf diese Konstellation und setzt dann die entsprechenden Parameter im Sachkontenstamm.

6-stellige Sachkonten in Objekten, für welche 6-stellige Unterkonten angelegt sind

Eine typische Konstellation kann die Strukturierung der Instandhaltungskosten nach Gewerken sein:

etc.

Hier gelten die zu 4-stelligen Konten benannten Erläuterungen analog, mit dem Unterschied, dass die Summierungskonten 6-stellig mit 00 am Ende angelegt sind.

Sammelkonten aus dem Sollarten-Modul

Diese Option prüft, ob die den Sollarten zugeordneten Sammelkonten gesperrt sind. Beispielsweise Sollart 010 Miete steuerfrei, Sammelkonto 8010 Mieterträge steuerfrei. Das Konto 8010 sollte nicht direkt gebucht werden, um Abstimmdifferenzen zwischen dem Neben- und Hauptbuch zu vermeiden.

Sammelkonten aus dem Sollarten-Modul

Diese Option prüft, ob die den Personentypen zugeordneten Sammelkonten gesperrt sind. Beispielsweise Personentyp 001 Wohnungsmieter, Sammelkonto 1400 Forderung aus Vermietung Das Konto 1400 sollte nicht direkt gebucht werden, um Abstimmdifferenzen zwischen dem Neben- und Hauptbuch zu vermeiden.

Das Tool ermittelt automatisch, ob die Konten angepasst werden müssen oder nicht. Das Tool bietet einen Simulationslauf und Echtlauf mit entsprechender Protokollierung. Wenn ein Konto nicht geändert werden muss, dann wird im Protokoll keine Aktion ausgegeben.

1. Starten Sie das Tool wird aus dem Sachkontenstamm über das Menü mit dem Aufruf von Konten gegen direktes Buchen sperren (setzen automatisch).
2. Geben Sie das Objekt oder den Objektbereich ein. Beachten Sie bei FIBU-Konstrukten. Denken Sie in FIBU-Modellen immer daran, nicht nur den Sachkontenrahmen in der Objektebene zu ändern, sondern analog dazu auch den Sachkontenrahmen in der dazu gehörigen FIBU anzupassen.
3. Stellen Sie ein, für welche Konstellationen die Ermittlung der Buchungssperre erfolgen soll. Folgende Optionen zur Ermittlung der Buchungssperren stehen zur Verfügung:
   1. 4-stellige Sachkonten in Objekten, für welche 6-stellige Unterkonten angelegt sind
   2. 6-stellige Sachkonten in Objekten, für welche 6-stellige Unterkonten angelegt sind
   3. Sammelkonten aus dem Sollarten-Modul (Register Sollarten, Spalte Sachkonto)
   4. Sammelkonten aus dem Sollarten-Modul (Register Personentyp, Spalte Sachkonto)
4. Wählen Sie zum Prüfen Simulation und kontrollieren sie dann das Protokoll. Mit Starten setzen Sie die Sperren entsprechend Ihrer Parameter.

1. Wählen Sie das gewünschte Objekt.
2. Öffnen Sie Buchhaltung, Konten, Sachkonten, Sachkontenstamm.
3. Wählen Sie die Maske Buchungsschlüssel.
4. Stellen Sie das gewünschte Sachkonto ein mittels der Auf/Ab-Schalter oder über Datensatz suchen bzw. Übersicht.
5. Stellen Sie mit der Maus den gewünschten Buchungsschlüssel ein. Sie können zwischen fünf Buchungssschlüssel wählen. Buchungsschlüssel 1 wird als Standard angenommen (normalerweise 1/1 bzw. 1/0, die Stelle nach dem Slash gibt an, wieviele BS hier in der Quelle schon definiert sind).
6. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Eingabemaske, es öffnet sich ein Kontextmenü.
7. Bestätigen Sie Neu. Es öffnet sich das Eingabefenster Buchungsschlüssel bearbeiten…
8. Geben Sie die gewünschten Daten ein und speichern Sie mit OK.

1. Wählen Sie das gewünschte Objekt.
2. Öffnen Sie Buchhaltung, Konten, Sachkonten, Sachkontenstamm.
3. Wählen Sie das Register Buchungsschlüssel.
4. Stellen Sie das gewünschte Sachkonto ein mittels der Auf/Ab-Schalter oder über Datensatz suchen bzw. Übersicht.
5. Stellen Sie mit der Maus den gewünschten Buchungsschlüssel ein (normalerweise 1/1 bzw. 1/0).
6. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag, es öffnet sich ein Kontextmenü. Betätigen Sie Ändern.
   Alternativ lässt sich das Eingabefenster mittels Doppelklick auf den Eintrag öffnen.
   Es öffnet sich das Eingabefenster Buchungsschlüssel bearbeiten…
7. Geben Sie die gewünschten Daten ein und speichern Sie mit OK.

1. Wählen Sie das gewünschte Objekt.
2. Öffnen Sie Buchhaltung, Konten, Sachkonten, Sachkontenstamm.
3. Wählen Sie das Register Buchungsschlüssel.
4. Stellen Sie das gewünschte Sachkonto ein mittels der Auf/Ab-Schalter oder über Datensatz suchen bzw. Übersicht.
5. Stellen Sie mit der Maus den gewünschten Buchungsschlüssel ein (normalerweise 1/1 bzw. 1/0).
6. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag, es öffnet sich ein Kontextmenü. Betätigen Sie Löschen.
7. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage, der Buchungsschlüssel wird gelöscht.

1. Wählen Sie das Sachkonto.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Grid.
3. Wählen Sie im Kontextmenü Konto einem Alias hinzufügen.
4. Wählen Sie in der Alias-Auswahl (gefiltert: SktoStamm-Edit) das gewünschte Alias, welchem das Sachkonto zugeordnet werden soll.
5. Bestätigen Sie die Auswahl mit dem OK-Schalter.

Ein Konto kann auch aus dem Alias entfernt werden. Dies ist aber nur dannmöglich, wenn das betreffende Konto direkt enthalten ist. Ist es Teil einesBereiches oder eines untergeordneten Aliases, ist ein Entfernen hier im Sachkontenstamm nicht durchführbar. In solchen Fällen nutzen Sie die Aliasverwaltung.

1. Wählen Sie das Sachkonto.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste im Grid auf die zu entfernende Alias-Zuordnung.
3. Wählen Sie im Kontextmenü Konto aus ausgewähltem Alias entfernen.
4. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.

Das Erfassen eines Standard-Buchungsschlüssels ermöglicht in bestimmten Programmfunktionen das Kopieren und Übernehmen dieser Vorgabedaten auf den Buchungsschlüssel 1 der gewünschten Zielkonten. Die Definition eines Standard-Buchungsschlüssel wird in den Musterdaten gepflegt.

1. Wählen Sie Fachadministration, Musterdaten, Standard-BS-Sachkonten.
2. Wählen Sie die Funktion Neuen Datensatz anlegen über die Kommandoleiste.
   Alternativ verwenden Sie die Tastenkombination Strg + N.
3. Geben Sie eine Sachkontennummer und eine Bezeichnung für den anzulegenden Standard-Buchungsschlüssel an.
   Mit F2 können Sie eine schon vorhandene Definition einer Sachkontonummer zur Bearbeitung auswählen.
4. Geben Sie im Betragsfeld die Buchungsschlüsseldefinition an. Die hier zulässigen Platzhalter FIBU und KTO werden beim Kopieren der Buchungsschlüssel im jeweiligen Objekt durch die jeweils aktuelle FIBU bzw. Kontonummer ersetzt.
5. Geben Sie im Feld Buchungsschlüssel die Nummer des Buchungsschlüssels an (1-5), über die auf dem Zielkonto weitergeleitet werden soll.
6. Aktivieren Sie das Feld Soll/Haben, wenn über den Buchungsschlüssel ein Soll-Haben-Tausch ausgeführt werden soll.
   Ausgangsbuchung im Haben, Buchung auf Zielkonto im Soll.
7. Speichern Sie Ihre Angaben durch Klick auf den Speichern-Schalter der Kommandoleiste oder mittels Strg + S.

1. Wählen Sie mit der Maus oder über die Pfeiltasten in der Kommandoleiste einen Standard-Buchungsschlüssel.
   Die Nummer und der Name des aktuellen Standard-Buchungsschlüssels werden im Feld BS-Nummer angezeigt.
2. Wählen Sie aus der Kommandoleiste die Funktion Standard BS eintragen.
3. Geben Sie im Dialog die gewünschten Daten ein.
4. Nach Bestätigen des Schalters OK wird die Funktion ausgeführt.
   Sie erhalten ein Protokoll über aufgetretene Fehler, Warnungen und Hinweise. Dieses Protokoll können Sie auch über die Schaltfläche Protokoll wieder aufrufen.