Projektverwaltung - Wie mache ich es?

Zur Prüfung können Sie über das Menü der Kommandoleiste Einstellungen für die Budgetprüfung vornehmen. Ist die Projektverwaltung in iX-Haus plus aktiviert, finden Sie die Einstellungen zur Budgetprüfung dort im Katalog Budgetprüfungen. Die Parameter der Budgetprüfung sind projektunabhängig! Optional lässt sich die Budgetüberschreitung prüfen. Hierzu geben Sie für eine maximale Überschreitungsgrenze und für eine Warnungsgrenze jeweils einen absoluten Betrag und/oder einen Prozentsatz vor. Bei einem Betrag von 0,00 wird nur der Prozentwert herangezogen. Wird eine derart definierte Grenze beim Erfassen von Rechnungen überschritten, warnt iX-Haus bzw. sperrt ggf. sogar die betroffene Dateneingabe.

Wenn Sie die Option Budgetüberschreitung prüfen verwenden, müssen Sie für die maximale Überschreitungsgrenze höhere Werte angeben als für die Warnungsgrenze - in der Vorgabe absoluter Beträge wie auch in der Vorgabe eines Prozentsatzes!

Beispiel

max. Überschreitung Projektbudget 100,00 EUR oder 15,00% sowie Warngrenze 1,00 EUR bzw. 0,1 %.

Hieraus ergibt sich für ein Budget von 10.000,00 EUR eine maximal zulässige Überschreitung von 100,00 EUR (100,00 absolut < 1.500,00 aus %-Betrachtung). Versuchen Sie, das Budget um insgesamt 10.100,01 EUR oder mehr anzubuchen bzw. als Obligo durch Auftragserfassung zu generieren, erhalten Sie einen entsprechenden Sperr-Hinweis mit Verweis auf die Höhe der Überschreitung und die maximal zulässige Überschreitung (hier: 100,00 EUR).

1. Wählen Sie das gewünschte Buchungsobjekt bzw. den Buchungskreis aus.
2. Starten Sie das Modul Projektverwaltung.
3. Wählen Sie in dem oberen Eingabebereich, Register Projektbaum, das zu bearbeitende Unterprojekt aus. Ggf. müssen Sie das Hauptprojekt ausklappen, um das gewünschte Unterprojekt anwählen zu können.
4. Wählen Sie im unteren Fensterbereich das Register Projekt Budget.
5. Über den Kontextmenüpunkt der rechten Maustaste wählen Sie Neu. Sie öffnen hiermit den Dialog Budget.
6. Geben Sie das Datum der Wertststellung und Art der Budgetbuchung an: 01 Zugang bzw. 02 Minderung.
   Geben Sie den hierzu beschreibenden Text und den Betrag an, um den das Budget angepasst werden soll. Es wird automatisch die voreingestellte Budgetwährung genutzt.
7. Speichern Sie den Budgetwert mit Klick auf OK.

Die Budgetumbuchung ist nur für Unterprojekte in iX-Haus möglich. Im Kontext zu einem markierten Unterprojekt können Sie das Budget bzw. ein Teilbetrag des Budgets umbuchen.

1. Wählen Sie das gewünschte Buchungsobjekt bzw. den Buchungskreis aus.
2. Starten Sie das Modul Projektverwaltung.
3. Wählen Sie im Projektbaum das Unterprojekt aus, dessen Budget umgebucht werden soll.
4. Wählen Sie im Kontextmenü der rechten Maustaste Budget umbuchen.
   Alternativ nutzen Sie Budget umbuchen aus dem Menü der Kommandoleiste.
5. Es öffnet sich der Dialog Projekt umbuchen. Geben Sie hier die Parameter für die Umbuchung ein (Zielprojekt, Betrag, Wertstellungsdatum, Buchungstext).
6. Bestätigen Sie mit OK.

Hauptprojekt

1. Wählen Sie das gewünschte Buchungsobjekt bzw. den Buchungskreis aus.
2. Starten Sie das Modul Projektverwaltung.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den oberen Eingabebereich. Es öffnet sich ein Kontextmenü, über das Sie ein Unterprojekt anlegen, ändern oder löschen können. Über den Kontextmenüpunkt Projekt anlegen öffnen Sie den gleichnamigen Dialog.
   Alternativ nutzen Sie aus der Kommandoleiste den Menü-Befehl Projekt anlegen.
4. Geben Sie dem Projekt eine Nummer, eine Bezeichnung, den Projekttyp, die Projektlaufzeit mit Beginn und Ende sowie der Währung (EUR, bei Mehrwährungsfähigkeit sind weitere Währungen auswälbar).
   Die Projekt- Nummer muss innerhalb des Buchungskreises eindeutig sein. Sie darf maximal 20 Zeichen enthalten, Buchstaben sind zulässig. Sie können dem Projekt eine Kostenstelle zuweisen. Hierüber sind auch Beteiligungskreise nutzbar.
   Dem Projekt zugewiesene Sachkonten dienen der projektspezifischen Zuordnung im Rahmen der Buchhaltung (i. d. R. Aufwand-Konten). Den hier zugeordneten Sachkonten kann im Sachkontenstamm für die Projektbehandlung der Status kann mit Projekt gebucht werden oder muss mit Projekt gebucht werden zugewiesen sein. Die Projektbehandlung darf nicht mit Projekt gebucht werden schließt das betroffene Sachkonto von Projektbuchungen aus!
   Um bei der Projektanlage weitere Sicherheit zu ermöglichen, können Sie den Projekttypen zulässige Sachkonten zuordnen. Für Projekte mit solchen Projekttypen ist das Feld Sachkonten im Projekt selbst nicht aktiv. Für Projekte mit den Projekttypen ohne Sachkonten ist das Feld Sachkonten frei editierbar. Bei der Anlage des Projektes ist die Eingabe des Projekttyps Pflicht. Projekttypen werden als Katalog gepflegt. Für die bereits existierenden Projekte ohne Projekttyp wird der Typ Standard automatisch gesetzt.
   Über den Projektstatus definieren Sie den aktuellen Zustand des Projekts. Den Projektstatus geben Sie auf der obersten Projektebene ein. Er wird automatisch in die Unterprojekte weitergereicht. Bestimmte Projektstatus werden systemseitig fest vorgegeben (s. Abschnitt Projektstatus). Solange ein Projekt noch nicht genehmigt ist, wird das Projekt gegen Buchen und Auftragszuordnung gesperrt. Sobald ein Projekt begonnen und noch nicht abgerechnet ist, steht in der Buchhaltung zur Auswahl zur Verfügung. Ebenso führen die Status fertiggestellt und abgeschlossen zu entsprechenden logischen Sperren bei der Zuordnung von Aufträgen.
   
5. Zu jedem Projektstatus muss ein Kommentar hinterlegt werden. Sowohl Projektstatus, als auch Kommentar sind Pflichteingaben. Jede Änderung des Status oder Kommentares wird mit Datum und dem Bearbeiter historisiert und in dem Register Projektstatus Historie angezeigt.
6. Mit OK speichern Sie diese Grunddaten des Projekts.
   Anschließend definieren Sie zu diesem Projekt weitere Daten.

Unterprojekt(e)

Wenn das Projekt in Unterprojekte gegliedert werden soll, legen Sie zu einem angelegten (Haupt)-Projekt die gewünschten Unterprojekte an.

1. Wählen Sie das gewünschte Buchungsobjekt bzw. den Buchungskreis aus.
2. Starten Sie das Modul Projektverwaltung.
3. Wählen Sie im oberen Fensterbereich (Projektbaum) das unbebuchte, budgetfreie Hauptprojekt aus.
4. Wählen Sie im Projektbaum via Kontextmenü der rechten Maustaste Unterprojekt anlegen.
   Alternativ nutzen Sie aus der Kommandoleiste den Menü-Befehl Unterprojekt anlegen.
5. Vorhandene Unterprojekte können Sie hier auch auswählen und mit Projekt ändern zum Bearbeiten aufrufen.
6. Geben Sie die gewünschten Parameter ein.
   Nummer des Hauptprojekts, Sachkonten und Projektstatus sind hier nicht auswählbar.
7. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Klick auf OK.

Für ein Unterprojekt stehen Ihnen detailliertere Informationen zur Verfügung. Ein Hauptprojekt hat mindestens ein Unterprojekt. Hier können Sie dem Unterprojekt ein Gewerk zuordnen, um die Auswahl der verfügbaren Kreditoren einzuschränken. Hinzu kommt das Datumsfeld der Projektabnahme und der Kenner Gebühr für Projektleitung. Pflegen Sie den dem Unterprojekt zugeordneten Datumsbereich der Gewährleistung über die Datumsfelder Beginn und Ende im Eingabebereich der Gewährleistung.

Welche gesetzlichen Regelungen der Leistung für das Unterprojekt zugrunde liegen, stellen Sie mit den Radiobuttons VOB, BGB oder Sonstige dar. Ein Kommentarfeld ermöglicht Ihnen, hierzu Detailangaben zu machen.

Die Art der Sicherung beschreiben Sie in diesem Eingabeformular über Radiobuttons wahlweise als Einbehalt von Geld, Hinterlegung von Geld oder als Bürgschaft. Auch hier bietet ein Kommentarfeld Raum für Erläuterungen. Entsprechend der Art der Sicherheitsleistung stehen Ihnen zwei Checkboxen zur Verfügung:
[ ] Sicherheitsleistung hinterlegt und [ ] Sicherheitsleistung ausgegeben/ausgezahlt.

Im Rahmen von Buchungen (Rechungseingangsbuchungen, Sachkontenbuchungen) können Sie einen Projektbezug angeben, wenn Sie in der Eingabemaske im Feld Projekt das gewünschte Projekt auswählen. Noch nicht ausgezifferte Buchungen des Rechnungseingangs werden bei der Obligokalkulation berücksichtigt. Entsprechend der Einstellungen erhalten Sie einen Hinweis oder eine Warnung, wenn die Buchung Grenzen des Projektbudgets erreicht bzw. überschritte.

1. Im Projektbaum wählen Sie das Quell-Projekt an.
2. Mit dem Kontextmenübefehl Projekt duplizieren rufen Sie den gleichnamigen Dialog auf.
3. Geben Sie für das Ziel den Buchungskreis und die neue Projektnummer an.
4. Bestätigen Sie mit OK.

Mit der Kontextmenüfunktion Projekt festschreiben setzen Sie für das gewählte Projekt ein Festschreibungsdatum. das Festschreibungsdatum darf nicht vor Projektbeginn bzw. dem letzten Festschreibungsdatum liegen. Bis zu dem Festschreibungsdatum kann das Projektbudget nicht geändert werden.

Ein Projekt kann gelöscht werden, wenn es noch nicht gebucht ist. Ist das Löschen nicht zulässig, ist der Menüpunkt inaktiv.

1. Im Projektbaum wählen Sie das zu löschende Projekt mit der rechten Maustaste an.
2. Mit dem Kontextmenübefehl Projekt löschen rufen Sie eine Sicherheitsabfrage auf, in welcher das Projekt und die Anzahl der Unterprojekte benannt werden.
3. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja.
   Das Projekt und seine Unterprojekte werden aus dem Projektbaum entfernt.