Projektverwaltung - Was brauche ich dazu?

Der Modulfilter Projektstatus erlaubt eine entsprechende Auswahl in den Ansichten Projektverwaltung und Projektverwaltung (Tabelle).

Alternativ zur Ansicht der Projektverwaltung in einer Baumstruktur (s. u. ) existiert eine Sicht Projektverwaltung (Tabelle), die Anstelle einer Baumstruktur eine klassische Tabelle darstellt. Aufgrund der Darstellung der Haupt- und Unterprojekte in einer einfachen Tabelle ergeben sich hier andere Möglichkeiten, die Daten zu verarbeiten. So kann man z. B. in allen angezeigten Daten filtern oder sich nur Unterprojekte anzeigen lassen.

Über die Auswahlbox Rückstellung (verfügbar unter der Modullizenz Projekt-Rückstellungen) können Sie einstellen, aus welchem Jahr Daten angezeigt werden sollen. Dies erlaubt eine bessere Sicht für jahrgangsspezifische Betrachtungen.

In der Übersicht der Projekte sind die Spalten verantwortliches Team und Verantwortlich in der Baumansicht und der tabellarische Ansicht der Projekte enthalten. Für die tabellarische Ansicht sind zusätzlich auch die Modulfilter Team und Verantwortlicher aktiviert. Hierdurch wird der Einsatz der Filterung für Anwender des Komfortpakets optimiert.

Im oberen Bereich des Hauptfensters sehen Sie alle Projekte. Über das Kontextmenü können Sie verschiedene Funktionen erreichen. Im unteren Bildschirmbereich befinden sich die Details zum aktuell markierten Projekt. Der Detailbereich dient nur zu Schnellansicht. Die eigentliche Bearbeitung eines Projekts führen Sie im Bearbeitungsformular des Projektdialogs aus. Sie können jeweils ein Bearbeitungsformular öffnen. Zum Bearbeiten müssen Sie i. d. R. als Hauptbenutzer eingerichtet sein.

Bis zu sechs Ebenen werden unterstützt.

Die Logik für Unterprojektvorlagen erlaubt eine Mehrfachauswahl für Projekttypen und Filter für Ebenen. Über die Felder zum Anzeigen der Ebene können Sie beispielsweise die Sicht auf die oberste Hauptprojektebene einschränken.

In der Detailansicht finden Sie eine komplette Übersicht über alle angelegten Daten zum ausgewählten Projekt und dessen Unterprojekte. Hierzu gehören Meldungen, Angebote, Aufträge, Multimedia, Notizen, Termine sowie eine Historie. Das Hauptprojekt zeigt auch die Daten der entsprechenden Unterprojekte. Hierdurch erhalten Sie im Hauptprojekt eine vollständige Projektübersicht über alle Meldungen, Aufträge, Termine, ….

Automatisierte Budgetprüfung

Sollte ein Auftrag das Budget des zugeordneten Projekts überschreiten, wird bei im Katalog aktivierter Budgetprüfung eine Warnung bzw. ein Hinweis ausgegeben. Dieser liefert auch eine Information zur Projektebene und zum Auslöser der Hinweismeldung.

Auflistung der Aufträge mit Bezug zum Projektkonto. Im Kontextmenü sind die für Aufträge üblichen Funktionen verfügbar (s. Auftragsverwaltung in iX-Haus plus).

Mögliche Ursachen für ungewollte Budget-Überschreitungen

Ersatzaufträge ohne Berücksichtigung vorheriger Auftragswerte

Beachten Sie, dass die Obligo-Betrachtung abhängig vom Auftragsstatus ist. Sobald ein Auftrag einen Status hat, der dem Statustyp Erledigt oder Storniert hat, wird das Obligo hierzu auf 0 gesetzt. Werden Ersatzaufträge generiert, sollte der schon geleistete Auftragswert von dem vorherigen Auftrag beachtet werden, da sonst Summen in den Ersatzaufträgen ungewollt zu hoch ausfallen könnten.

Beispiel:

• Auftrag A mit Auftragswert 1.000 EUR. Es wurden aber nur 300 Euro bezahlt und der Auftrag vorzeitig geschlossen.
• Auftrag A2 aus Ersatz für Auftrag A mit dem gleichen Auftragswert (1.000 EUR). Zu diesem wurden 700 EUR bezahlt.

Bei der Obligoprüfung würden folgende Werte erkannt:

• Aufrag A: Ist 300 EUR, Obligo: 0 EUR (da der Auftrag schon geschlossen wurde)
• Auftrag A2: Ist 700 Euro, Obligo: 300 Euro

→ Ein Budget von 1.000 Euro würde hier also um 300 Euro überschritten. In diesem Fall müsste man für den Ersatzauftrag als Summe nur den fehlenden Betrag ansetzen (Originalauftrag 1000 EUR - 300 EUR, welche schon mit Auftrag A abgedeckt wurden. Mit dem Schließen von Auftrag A2 würde dann auch dort der Obligowert auf 0 gesetzt.

Direkte Projektbuchungen parallel zu einem Auftrag

Wird eine Rechnung direkt auf ein Projekt gebucht (ohne den Umweg über einen Auftrag) wird sich im Projekt der Ist-Wert entsprechend erhöhen. Wurde parallel dazu ein Auftrag angelegt, der aber dann nicht bebucht wurde, bleibt dort der Obligo unverändert. Hierdurch kann es zu einer Überschreitung des Budgets kommen.

Pro Auftrag gibt es mindestens eine Auftragsposition (s. Auftragsverwaltung in iX-Haus plus). Dargestellt werden die Auftragspositionen, welche dem aktuellen Projekt zugeordnet sind.

Hier sehen Sie eine Auflistung der jeweiligen einem Projekt zugeordneten Maßnahmen.

Im Register Projektbeteiligte können in Kombination mit der Partnerverwaltung Projektbeteiligte zugeordnet und angeschrieben werden. Hier erfolgt die Pflege der am Projekt beteiligten Personen oder Firmen (Partnerverwaltung vorausgesetzt). Von hier aus können Sie Projektbeteiligte auch per E-Mail informieren oder anschreiben. Details anzeigen öffnet in der Übersicht des Registers eine kompakte Übersicht der Daten zum markierten Projektbeteiligten (Aufruf mit Strg + Alt + O).

Per Doppelklick öffen Sie der gleichnamige Dialog.

Das Register Projektbudget liefert eine Übersicht über die Budgets einzelner Projekte. Hier können Sie die Budgets erfassen (Zugang/Abgang eines Budgets zu einem Datum oder per Doppelklick zur Bearbeitung aufrufen. Die Zugänge oder Minderungen für das Projektbudget definieren Sie in Kombination mit Datum und Betrag. Das Text-Feld steht für optionale Kommentare zur einzelnen Budgetveränderung zur Verfügung.

Die Anzeige dieses Registers erfordert eine gesonderte Lizenz.

Im Register Buchungen sind die einem Projekt zugeordneten Buchungen als Übersicht dargestellt. Für Projekte mit mehreren Ebenen wird in der jeweils höheren Ebene angezeigt, aus welchem Unterprojekt eine Buchung stammt.

Analog zu Kontoauszüge plus kann ausgehend von einer Projektbuchung über das Kontextmenü iX-Haus eine Vielzahl von Zusatzfunktionen als Aktionen in iX-Haus genutzt werden, sofern der Anwender über die erforderlichen Rechte verfügt.

Kontextmenü iX-Haus (Beispielscreenshot)

Via Kontextmenü können (wenn DocuWare bzw. ein passendes Dokumentenmanagementsystem eingerichtet ist) zu einer Buchung Belege gesucht und angezeigt werden. Hierzu finden Sie im Kontextmenüabschnitt DMS die Funktionen Basissuche und Rechnung anzeigen.

Im Grid der Buchungen werden für Buchungsposten folgende Spalten angeboten (alfabetische Liste):

• Auftragsbetreff
• Auftragsnummer
• BA
• Betrag
• Betrag (Netto)
• Bu.Nummer
• BuKopf (Unterkategorien verfügbar)
• Datum
• Ersteller
• Gegenkonto
• Gegenkonto Name
• Gegenkonto Nummer
• ID
• Jahr
• Konto (Unterkategorien verfügbar)
• Kreditor (Unterkategorien verfügbar)
• LZ von
• LZ bis
• Negativ Betrag
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer
• S/H
• Steuerbetrag
• Text

Im Register Timeline können Sie sich nun Meilensteine anzeigen lassen. Ein Meilenstein ist ein Termin mit einer Terminart, in der die Eigenschaft Meilenstein aktiviert wurde. So können Sie sehr einfach Projekt-Meilensteine als Termin erfassen und diese über die Timeline darstellen. Meilensteine werden in einer eigenen Gruppe angezeigt. Zusätzlich können über einen Filter ausschließlich Meilensteine mit den Datumswerten für Beginn und Ende angezeigt werden. Erledigte sowie überfällige Meilensteine werden farblich hervorgehoben. Termine als Meilensteine zu definieren, bietet eine gute Übersicht über die wesentlichen Eckdaten eines Projekts.

Folgende Kataloge werden in der Projektverwaltung angeboten:

Projekttyp

Über diesen Katalog lassen sich komfortabel Projektypen anlegen und ändern. Hierbei ist es auch möglich ein Team mit anzugeben, welches bei der Neuanlage eines Projekts vorgeschlagen wird (sofern das Komfortpaket lizenziert ist).
Projekte aus Projekttypen mit der Option Aufträge/Buchungen zulassen bei budgetfreien Projekten können bebucht werden, solange kein Budget definiert ist.

Projektstatusart

Die systemseitig vorgeschlagenen Statusarten können individualisiert werden. Sie haben somit die Möglichkeit, eigene Statusarten zu definieren und diese dann festen Statustypen zuzuweisen.

• Über die Systemeinstellung StartStatus können Sie festlegen, welcher Projektstatus zur Neuanlage eines Projekts vorgeschlagen wird. Als Standard wird Projektstatusart 1 in Planung vorgeschlagen. Legen Sie im Dialog des Katalogs mit dem Kontrollfeld Standard eine Projektstatusart als Standard fest, wird dieser Status einer ggf. anderweitig definierten Projektstatusart entzogen. Es kann immer nur eine Projektstatusart als Standard vorliegen.
• Die Statustypen weisen neben dem Titel ein eindeutiges Symbol auf.
• Bestimmte Statustypen sind programmseitig vorgeschlagen:
  • in Planung (Symbol Klemmbrett mit Zahnrad)
  • beantragt (Symbol Klemmbrett mit gelbem Achtung-Dreieck)
  • genehmigt (Symbol Klemmbrett mit weißem Haken auf grünem Knopf)
  • begonnen (Symbol Zahnrad) Unter iX-Haus plus IHS sind bei der Neuanlage eines Auftrages nur Projekte mit dem Status begonnen und fertiggestellt auswählbar!
  • abgelehnt (Symbol Einfahrt verboten - weißer Querbalken in rotem Kreis)
  • fertiggestellt (Symbol Stern) Unter iX-Haus plus IHS sind bei der Neuanlage eines Auftrages nur Projekte mit dem Status begonnen und fertiggestellt auswählbar!
  • abgerechnet (Symbol Klemmbrett mit Münze)
• Weiteren selbstdefinierten Projektstatusarten mit einem selbstdefinierten Projektstatus ordnen Sie einen der verfügbaren Statustypen für die Darstellung mit Symbol und hierüber geführte Auswertungen zu, z. B. Nummer 9, Statustyp abgelehnt und vergeben eine individuelle Bezeichnung z. B. abgebrochen.
• Zu jeder Projektstatusart definieren Sie im Katalog, ob aus diesem Status die Funktionen Rechnungen buchen und/oder Aufträge buchen zulässig sind, also Aufträge bzw. Rechnungen mit diesem Projektstatus in der Buchhaltung ausgewählt werden können.
• Unter Buchungsarten für Budgetänderungen kann eingestellt werden, welche Budget-Buchungsarten für neue Budget-Einträge zur Verfügung stehen. Treffen Sie eine Auswahl, ob keine Einschränkung, die Buchungsart Zugang/Minderung oder die Buchungsart Zugang/Minderung (nachträglich) für Budgetänderungen verwendet werden soll. Hierdurch lassen sich nachträgliche Änderungen besser nachvollziehen. Ist die Auswahl keine Auswahl eingestellt, kann für ein Projekt mit dieser Statusart kein neues Budget angelegt werden. In diesem Fall wird der Schalter Neues Budget gesperrt.
  Im Tooltip des Schalters findet sich ein Hinweis, warum dieser nicht benutzt werden kann. Hier können unterschiedliche Ursachen vorliegen.
• Mit Deaktivieren können Sie eine Projektstatusart aus der Auswahlliste entfernen - die Definition als solche bleibt im Katalog erhalten und kann später wieder aktiviert werden.

Budgetprüfungen

Die Budgetprüfung legt fest, in welcher Höhe Budgetüberschreitungen zulässig sind. Hierzu geben Sie eine maximale Überschreitungsgrenze als Betrag und in Prozent vor. Mit der Warnungsgrenze legen Sie fest, ab welcher Überschreitung eine Projektwarnung ausgegeben werden soll. Auch hierzu geben Sie Grenzwerte in Betrag und Prozent vor.

Unterprojekt-Vorlagen

In diesem Katalog definieren Sie Ihre Vorlagen. Dabei können Sie festlegen, ob die Vorlagen für alle oder nur für bestimmte Projekttypen gelten. Über die Vorlagen können Sie Standardstrukturen für Projekte definieren und diese bei der Neuanlage von Projekten dann einfach verwenden. In der Vorlage pflegen Sie folgende Parameter:

• Bezeichnung
• Vorlage auswählbar bei Projekttyp
• Unterprojektnummer Die maximale Länge für eine Projektnummer inklusive Unterprojektnummer(n) beträgt 20 Zeichen!
• Vorlage immer auswählbar
• Gebühr für Projektleitung
• Gewerk
• verantwortliches Team
• Kommentar

Projektrolle

Die Definitionen aus Katalog Projektrolle werden als Projektrollen für die Projektbeteiligten eingesetzt.

Ebene Vorlage

Dieser Katalog dient zum Benennen der Ebenen. Die Benennung der Ebenen ist optional.

Bautenstand

In diesem Katalog kann mit Nummer und Bezeichnung ein Bautenstand und dessen Kaufpreisrate definiert werden.

Projekthinweis 2 / 3

In Projekthinweis 2 und Projekthinweis 3 können Sie Texte hinterlegen, die Sie später in der Projektbearbeitung auswählen können, um individuelle Zusatzinformationen zum Projekt zu erfassen. Einzelne Katalogeinträge können Sie mit einem Schalter auf Deaktiviert setzen. Standardmäßig lauten die Hinweisfelder Hinweis 2 bzw. Hinweis 3. Per Systemeinstellung (s. u.) können Sie diesen Beschreibungstext auf Ihre Bedürfnisse anpassen.

Zugang: iX-haus plus > Projektverwaltung > Kontextmenü oder Schalter in Symbolleiste der Projektverwaltung

Über Berichte haben Sie Zugang zu diversen Drucklisten und Berichten, welche derzeit zum Großteil über iX-Haus erstellt werden. Sie können die Ausgabeparameter jedoch schon hier in iX-Haus plus vorgeben. Die Parameter dieser Berichte werden iX-Haus plus-spezifisch gespeichert und stehen somit auch bei erneutem Aufruf über die Projektverwaltung zur Verfügung, auch wenn sie zwischenzeitlich in iX-Haus anderweitig genutzt wurden.

Buchhaltungsdruck

• Kontoauszüge (201051)
  Hier bietet es sich an den Kontoauszug über den Radiobutton Projekt einzustellen und bei einer optionalen Excel-Ausgabe auch die Projektnummer mit auszugeben.
• Saldenliste Buchungsarten (200101)

Projekt-Druck

• Bericht 'Projektsicht'
  Excel-Bericht
• Projekt-Budget-Liste (240001)
  Wird der Wert in der Spalte Verfügbar mit einem * ausgeben, existieren Aufträge und Buchungen, das Budget ist jedoch nicht auf der untersten Ebene definiert. Es werden die Werte Budget, Ist, Obligo, Verfügt, Verfügbar als Netto oder Brutto ausgegeben, abhängig von der Definition. In der Excelvariante existiert eine zusätzliche Spalte Budgetsicht, welche die Art der Listenausgaben definiert.
• Projekt-Kontoauszug (240002)
  Bei einer Mehrfachauswahl werden alle Projekte an den Kontoauszug übergeben. Bei der Nettovariante des Kontoauszugs werden Obligo und Verfügbar ohne BA30-Werte dargestellt, bei der Kostensicht dagegen ohne BA30-Werte! Alle BA30-Werte werden in der Projektverwaltung in ix-Haus plus angezeigt.
• Projekt-Rückstellungsspiegel (240007)

Stammdaten-Druck

• Bericht 'Objektsicht'
  Excel-Bericht