Bitte beachten Sie, dass je nach Report bestimmte Felder bei der Erstellung des Reports nicht zur Verfügung stehen!
Profil | Auswahl Mit Profilen können Sie bestimmte Parameter vorbelegen (automatisierte Berichte). Von iX-Haus vorgegebene Profile beginnen im Titel mit der Zeichenfolge zzix -: zzix-Personenadressen, zzix-PersonenOP nach Monaten (nicht verrechnet), zzix-PersonenOP nach Monaten (verrechnet), zzix-Personensalden. Mit dem Profil verbinden Sie z. B. die Auswahl der Vorlage. In der Fachadministration pflegen Sie die Profile administrativ mit Hilfe des Moduls XLS Profilverwaltung. Profile können dort User oder Teams zugeordnet werden. Für das jeweilige Profil können Sie Vorgaben definieren für: Vorlage, Ausgabedatei, Ausgabetyp, Objektbereich, Auswertung von, Auswertung bis und die Berichtswährung. |
Vorlage | Auswahl der Template-Datei (Excel-Datei). F2 öffnet Dateiauswahl. |
Ausgabedatei | Zielpfad mit Dateiname für Ausgabedatei(en) z. B. C:\Reports\Report_xy.xlsxDer verwendete Pfad muss existent sein. |
Ausgabepfad | Zielpfad für Ausgabedatei(en) z. B. C:\Reports\Flaechen Der verwendete Pfad muss existent sein |
Ausgabetyp | Auswahl (in Bericht 'Objektsicht')Pro Objekt ein Excel-Blatt oder Pro Objekt eine Excel-Datei |
Objektbereich | Angabe einer Objektnummer oder eines Objektbereichs, alternativ via F2-Klick mittels Objektgruppenauswahl. |
Personenbereich | Auswahl von Personen über eine Bereichsangabe. Wenn Sie die Checkbox Alle Personen aktiviert haben, ist die individuelle Bereichsangabe deaktiviert. |
Schätzwert in Prozent | Prozentwert (in Bericht 'Flächensicht') Für Indexwerte kann eine Schätzung der Steigerung vorgegeben werden. Lassen Sie das Feld leer, werden für Indexwerte keine Steigerungen angenommen und ein Sollwert aus Indexmiete bleibt bei einer Zukunftsbetrachtung statisch. |
Auswertung von | Startdatum der Auswertung |
Auswertung bis | Zieldatum der Auswertung |
Auswertungsmonat | Auswertungsmonat (in Bericht 'Flächensicht') Monat der Auswertung |
Auswertungsjahr | Auswertungsjahr (in Bericht 'Flächensicht') Jahr der Auswertung |
Berichtswährung | Währung des Berichts I. d. R. feste Vorgabe mit EUR, eine individuelle Einstellung ist bei aktivierter Fremdwährung möglich. |
Zuk. Änderungen | Checkbox Optional können zukünftige Änderungen selektiv ausgegeben werden. Ist diese Option aktiv, können Sie über ein Profil definieren, welche zukünftigen Änderungen im Bericht ausgewiesen werden. Nutzen Sie ein vordefiniertes Profil oder erstellen Sie sich neue Profile nach Bedarf. Als Muster dient das Profil 1. Standard iX-Haus. Zu jedem Profil können Sie einen erklärende Notiz hinterlegen. Das Profil wirkt wie ein komplexer Filter über mehrere Merkmale (Veränderungen in den nächsten nn Monaten berücksichtigen, zu berücksichtigende Personentypen) sowie Ausgabekriterien, welche Sie einzeln parametrisieren können (Größe m², Sollbetrag, Kündigungsmodalität, Optionen, bei aktueller Vermietung auf Leerstand prüfen, bei aktueller Vermietung auf Folgevermietung prüfen, bei aktuellem Leerstand auf Folgevermietung prüfen). Mit dem Schalter Filter setzen übernehmen Sie die aktuell eingestellten Filterparameter. Wir empfehlen, diese Funktion im Rahmen eines Consultingtermins zum Thema Excel-Reporting an einem geeigneten Fallbeispiel einzusetzen, um sich mit der Funktionalität vertraut zu machen. |
Profil ausgeben | Checkbox Das Profil wird im Excel-Bericht benannt. |
Bericht generieren | Schalter Beim Starten des Berichts darf im Zielpfad der zu generierende Bericht nicht in Bearbeitung sein (Dateisperre). |
Alle verfügbaren Schlüsselwörter mit Formatbeschreibung und Verwendungszweck sind in den Dateien AllgKontoDef_Liste.pdf und AllgKontoDef_Module.pdf im Doku-Verzeichnis beschrieben, welche regelmäßig aktualisiert werden. Nachfolgend finden Sie eine Auflistung der allgemeinen Formatbeschreibungen. Bitte beachten Sie ggf. abweichende Beschreibungen bei der detaillierten Erläuterung einzelner Schlüsselworte in der AllgKontoDef_Liste.pdf!
Die folgenden Formate können mit Hilfe der aufgeführten Nummern angesteuert werden. Jeder dieser Werte spezifiziert ein bestimmtes Datum-Ausgabeformat. Sie können nicht kombiniert werden.
| Nummer | Formatierung | Beispiel |
|---|---|---|
0 | Formatierung der Zelle übernehmen | 31.01.2016 |
1 | TT.MM.JJJJ | 31.01.2016 |
2 | TT.MM.JJ | 31.01.16 |
3 | MMMM JJJJ | Januar 2016 |
4 | MMMM JJ | Januar 16 |
5 | MM/JJJJ | 01/2016 |
6 | MM/JJ | 01/16 |
7 | MM | 01 |
8 | JJ | 16 |
9 | JJJJ | 2016 |
10 | TT | 31 |
11 | MMM JJJJ | Jan 2016 |
12 | MMM JJ | Jan 16 |
13 | MMMM | Januar |
14 | MMM | Jan |
15 | JJJJ-MM-TT | 2016-01-31 |
16 | JJJJ-MM | 2016-01 |
Es gibt zwei Möglichkeiten, Datumswerte in Zellen eintragen zu lassen. Bei der Standardvariante werden die Werte als Datum übertragen und dann der obigen Einstellung entsprechend durch Excel formatiert. In diesem Fall werden die Werte von Excel als Datum erkannt und verarbeitet.
Aufgrund von Einschränkungen in Excel, funktioniert diese Art der Formatierung nur dann, wenn das Datum alleine in einer Zelle steht. Wenn in der betreffenden Zelle noch weitere Zeichen (auch Leerzeichen) enthalten sind, wird das Datum immer in der Form MM/TT/JJJJ ausgegeben.
Als Alternative kann ein Datum als Text in die Zelle geschrieben werden. Excel kann dann den Wert nicht als Datum erkennen und weiter verarbeiten. In der Zelle können dann jedoch auch weitere Texte enthalten sein, ohne die Datumsformatierung zu stören.
Diese beiden Varianten lassen sich auf unterschiedliche Weise ansteuern:
AlterDatumsAlg). Standard ist die Übertragung als Datum. Bitte beachten Sie: In Excel-Mappen können Datumswerte basierend auf einer Tageszahl auf unterschiedlicher Basis kalkuliert sein. Die Basis ist entweder 1900 oder 1904. Kopieren Sie Datumswerte zwischen Tabellen unterschiedlicher Kalenderbasis z. B. von der Windowsvariante Microsoft Excel 2016 zu einer Excel-Variante unter Macintosh oder zwischen Workstations mit unterschiedlicher Basis für das Systemdatum, kommt es zu 'Verschiebungen' bzgl. des dann ermittelten Datums! Zitate aus der Microsoft-Hilfe:
Die von der Funktion DATWERT zurückgegebene fortlaufende Zahl kann je nach Einstellung des Systemdatums auf Ihrem Computer vom vorherigen Beispiel abweichen.
Wird mit dem standardmäßigen Datumssystem von Microsoft Excel für Windows gearbeitet, muss das Argument Datumstext ein Datum darstellen, das zwischen dem 1. Januar 1900 und dem 31. Dezember 9999 liegt. Wird mit dem standardmäßigen Datumssystem von Excel für Macintosh gearbeitet, muss das Argument Datumstext ein Datum darstellen, das zwischen dem 1. Januar 1904 und dem 31. Dezember 9999 liegt. Wenn der Wert des Arguments Datumstext außerhalb dieses Bereichs liegt, gibt die Funktion DATWERT den Fehlerwert #WERT! zurück.
Der Filtertyp ist abhängig vom aufrufenden Modul verfügbar.
| Filtertyp | Filterung |
|---|---|
0 | Keine Filterung (Default) |
1 | Nur Buchungen mit MwSt.-Satz 19% |
2 | Nur Buchungen mit MwSt.-Satz 16% |
3 | Nur Buchungen mit MwSt.-Satz 7% |
4 | Nur Buchungen mit MwSt.-Satz 0% |
5 | Nur Konten mit Ergebnisbetrag < 0,0 |
6 | Nur Konten mit Ergebnisbetrag > 0,0 |
Zur Auswertung von Konten stehen ggf. unterschiedliche Wertetypen zur Verfügung.
| Wertetyp | Beschreibung |
|---|---|
1 | Salden (Default) |
2 | Umsätze |
3 | Saldo der Vorperiode (Tag vor dem Berichtszeitraum) |
4 | SAVO (Saldo aller Buchungen mit Buchungsart 99) |
5 | Umsätze nach Leistungszeitraum mit Abgrenzung (derzeit nur bei Sachkonten) |
Auszuwertendes Geschäftsjahr - J oder Vj oder Vvj
J | Aktuelles Jahr (Default) |
Vj | Vorjahr |
Vvj | Vor-Vorjahr |
SE | Unabhängig von der Definition des Berichts, kann auch explizit das Start- bzw. Enddatum des angesteuerten Wirtschaftsjahres als Auswertungszeitraum verwendet werden. |
Der Parameter dient ggf. auch zur Verschiebung des Auswertungszeitraums bzw. des Stichtags des jeweiligen Schlüsselworts, relativ zum definierten Berichtszeitraum. In diesem Fall können Sie durch Mehrfachnennung des Parameters eine weitere Verschiebung definieren.
| Parameter | Effekt |
J | Verschieben um Wirtschaftsjahr(e) (Default) |
Q | Verschieben um Quartale |
M | Verschieben um Monate |
V | In Kombination mit J / Q / M: Verschieben zur vorherigen Zeiteinheit (VV ⇒ um zwei Einheiten, VVV ⇒ um drei Einheiten usw.)Die Anzahl von V ist begrenzt:- In Kombination mit J kann V maximal neun Mal gesetzt werden.- In Kombination mit M kann V maximal 12 Mal gesetzt werden.- In Kombination mit Q kann V maximal vier Mal gesetzt werden. |
N | In Kombination mit J / Q / M: Verschieben zur nachfolgenden Zeiteinheit (N N ⇒ um zwei Einheiten, N N N ⇒ um drei Einheiten usw.)Die Anzahl von N ist begrenzt:- In Kombination mit J kann N maximal neun Mal gesetzt werden.- In Kombination mit M kann N maximal 12 Mal gesetzt werden.- In Kombination mit Q kann N maximal vier Mal gesetzt werden. |
S bzw. E | Unabhängig von der Definition des Berichts, kann auch explizit das Start- bzw. Enddatum des angegebenen Zeitraums zur Auswertung verwendet werden (z. B. VJS ⇒ „Beginn des vorherigen Wirtschaftsjahres“ oder VME ⇒ Ultimo des vorhergehenden Monats). |
Personenkontenbereich Die Eingabe der Personenkonten ist mit und ohne führendem Punkt (.) gültig.
. kann für das Gesamtkonto angegeben werden. Es ist aber nicht zulässig, mit dem Gesamtkonto einen Kontenbereich zu definieren. Ein Kontenparameter in der Form (. - 501) ist nicht erlaubt. In diesem Fall kann aber z. B. (. , 401-501) angegeben werden.
PersonennummernbereichZ. B. 0001-0100,0200
Wenn mit Restanten ein Bereich gebildet werden soll, so muss die Restanten-Personennummer in der Form 0001/1 angegeben werden (Slash für Trennung der Restantennummerierung).
Sachkontenbereich oder Sachkontenkürzel (kundenspezifische Tabelle) Layout KursTab() für die tabellarische Darstellung von mehreren Kurswerten.
| Kürzel | Kurswert |
|---|---|
Kürzel1 | Kurswert1 |
Kürzel2 | Kurswert2 |
Kürzel3 | Kurswert3 |
… | … |
Layout Kurs() einfache Darstellung eines Kurswertes:
Kürzel | Kurswert |
Zahlenformat 0 oder 1 oder 2 oder 4 oder 8 (siehe Erklärung)
0: Formatierung der Zelle übernehmen 1: Deutsches Format (Tausenderpunkt und zwei Nachkommastellen) (Default) 2: In Tausend, kaufmännisch gerundet 4: Keine 0,00-Ausgabe, wenn der auszugebende Wert 0,00 ist. 8: Drehen des Vorzeichens
- oder + (+ Default): Soll-Beträge werden mit - ausgegeben, Haben-Beträge ohne Vorzeichen. Diese Ausgabe kann mit dem Parameter Vorzeichen modifiziert werden. Bei einem - wird der auszugebende Wert mit -1 multipliziert. Bei einem + wird der Wert nicht verändert.
Wenn die ersetzten Werte nicht dem Erwarteten entsprechen, kann es auch an der Auto-Format-Funktion von Excel liegen. Wird z. B. in eine Zelle eine Kontonummer ausgegeben, kann es je nach eingestelltem Zellenformat dazu kommen, dass Excel die Nummer als Kommazahl anzeigt. In solchen Fällen muss im Excel-Template das Format der Zelle entsprechend gesetzt werden, z. B. auf „Text“.
Es ist sinnvoll, eine Spalte eines Exceltemplates zuerst zu formatieren und erst dann dort Inhalte einzutragen. In Einzelfällen kann es in Excel zu dem Effekt kommen, dass eine nachträgliche Änderung des Zellformats nur eine optische Anpassung in der Anzeige bewirkt (Excel also den Inhalt nur formattechnisch neu interpretiert, die in der Zelle anfänglich eingegebenen Daten selbst jedoch in dem ursprünglichen Format gespeichert werden). Bei der Übergabe einer intern als Fließkommazahl gespeicherten Ziffernfolge kann dies z. B. zu unerwünscht langen Nachkommareihen führen, wenn der Zellinhalt nachträglich in Excel als Text formatiert und dann auch als Text importiert wird.
Es ist in dafür vorbereiteten Modulen möglich, bei der Generierung einer Auswertung dafür vorgesehene Spalten aus einem Template zu löschen, bevor es ausgewertet wird. Die betreffenden Spalten müssen vom Ersteller des Templates dafür markiert worden sein. Dies geschieht mit Hilfe des speziellen Schlüsselworts $SpalteLöschbar(…). Als Parameter kann eine erklärende Bezeichnung übergeben werden, welche dem Anwender bei der Auswahl der zu löschenden Spalten zum besseren Verständnis angezeigt wird. Die Schlüsselworte müssen in der ersten Zeile des Templates (je Sheet) eingetragen werden. Ansonsten werden sie ignoriert. Beispiel:
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | $SpalteLöschbar(Objektbezeichnung) | ||
| 2 | Objekt-Block | ||
| 3 | |||
| 4 | ObjNr | Bez | Straße |
| 5 | ${Objekte | ||
| 6 | $*ObjNr | $*ObjBez | $*Strasse() |
| 7 | $}Objekte |
Unerwünschte Zeilen in Blöcken können mit Hilfe des speziellen Schlüsselworts $ZeileOK entfernt werden.
Man markiert eine Spalte im Blatt, indem man oben in der Spalte das genannte Schlüsselwort einträgt. Dann werden alle Zeilen, die sich innerhalb eines Blocks befinden und deren Wert in der markierten Spalte gleich 0 ist gelöscht. Der Wert kann z. B. ein Kontensaldo sein, oder auch das Ergebnis einer beliebigen Excel Formel.
Damit das Schlüsselwort korrekt arbeiten kann, ist es aus technischen Gründen zwingend erforderlich, dass in der betreffenden Zeile auch das Schlüsselwort $*ObjNr enthalten ist. Wenn es nicht in der Ausgabe erscheinen soll, kann es auch weiter rechts als Hilfsspalte eingetragen werden, welche dann nicht im druckbaren Bereich liegen darf.
Dieses Schlüsselwort ist ähnlich zu $ZeileOK. Allerdings arbeitet es unabhängig von Blöcken und $ObjNr. Es wirkt auf folgende Zeilen: - ab der Zeile in der sich $ZeileOkGlobal befindet, bis zur der nächsten Zeile, in der das Schlüsselwort $ZeileOkGlobal vorkommt - bis zum Ende des Sheets, falls $ZeileOkGlobal nicht noch einmal im Sheet enthalten ist - bis zu einem Bereich von mindestens 20 Zeilen ohne Wert in der Spalte von $ZeileOkGlobal (wegen der Performance wird keine endlose Suche durchgeführt). Die jeweilige Zeile wird gelöscht, wenn die Zelle in der $ZeileOkGlobal-Spalte nicht leer ist, der Wert eine Zahl ist (d. h. erlaubte Zeichen „0-9“) und der Wert in der Zelle 0 ergibt.
Die Ausgabe von Schlüsselworten kann während der Generierung gegen andere Texte ersetzt werden. Dies ist z. B. hilfreich, wenn statt Ja/Nein lieber 0/1 ausgegeben werden soll, oder wenn der Report in einer anderen Sprache erstellt werden muss.
Hierfür muss im Template ein Blatt mit dem Namen IxTranslation enthalten sein. Die ersten vier Spalten müssen unbedingt auf das Zellenformat Text gesetzt werden, bevor Daten eingetragen werden. In der ersten Spalte wird der Name des Blattes, in der zweiten Spalte die Bezeichnung (A,B,C,…) der betroffenen Spalte angegeben. In der dritten Spalte steht der Wert, der ersetzt werden soll und in der vierten Spalte der Wert, der anstelle des ausgegebenen Wertes eingetragen werden soll.
Es können nur Werte ersetzt werden, die vom Excel Reporting mit Hilfe eines Schlüsselwortes in eine Zelle geschrieben werden. Wenn eine Ersetzung für alle Blätter gelten soll, kann anstelle eines Blattnamens auch ein * als Wildcard für den Blattnamen angegeben werden (Spalte, Suchtext und Ersetzungstext sind immer erforderlich).
Es können nur Werte ersetzt werden, die vom Excel Reporting mit Hilfe eines Schlüsselwortes in eine Zelle geschrieben werden. In manchen Fällen kommt der Prozess allerdings nicht bis zu dem Punkt, tatsächlich einen Wert in die betreffende Zelle zu schreiben. Wenn es z. B. zu einer Fläche keine aktuelle Vermietung gibt, wird in dem Fall die Verarbeitung eines evtl. vorhandenen Schlüsselworts $Mietername nicht bis zum Ende durchgeführt. D. h. es kommt nicht zum Aufruf der Ersetzung des Zellenwerts und somit auch nicht zu einer irgendwie gearteten Ersetzung. (Hier kann dann ggf. die neuere Ersetzungsvariante IxTranslation2 helfen, s. dort Schalter L).
IxTranslation2 ist eine neuere Variante und kann IxTranslation ersetzen. Sind beide Ersetzungsanweisungen definiert, wird zuerst iXTranslation2 ausgeführt. Kommt es hier zu keiner Ersetzung, wird dann die alte Version IxTranslation zur Unterstützung bestehender Templates ausgeführt. Aus Performancegründen sollte möglichst nur eine der beiden Varianten eingesetzt werden.
Die Ersetzungstabellen für IxTranslation2 werden in dem Modul Ersetzungstabellen Excel Reporting von iX-Haus gepflegt. Es bietet mehr Übersicht über die Ersetzungstabellen, viele Optionen und bessere Bearbeitungsmöglichkeiten.
Zur Nutzung der neuen Funktionalität muss in der Vorlage das Blatt IxTranslation2 enthalten sein. Die ersten vier Spalten sollten auf das Zellenformat Text gesetzt werden, bevor Daten eingetragen werden. In der ersten Spalte wird der Name des Blattes (* als Platzhalter für „alle Blätter“) und in der zweiten Spalte die Bezeichnung (A, B, C, …) der betroffenen Spalte angegeben. Die Inhalte der ersten beiden Spalten müssen eindeutig sein. Sie dürfen in ihrer Kombination (Blatt und Spalte) neu einmal vorkommen. In der dritten Spalte wird die Nummer der Ersetzungstabelle eingetragen, die für diese Spalte verwendet werden soll. Es ist auch möglich, mehrere Ersetzungstabellen als kommagetrennte Liste anzugeben. Die genannten Tabellen werden dann intern wie eine zusammenhängende Tabelle verarbeitet. In der vierten Spalte können Schalter gesetzt werden, die die Art der Ersetzung für die jeweilige Spalte steuern. Mehrere Schalter können kommagetrennt eingetragen werden. Es kann Kombinationen geben, die nicht sinnvoll sind bzw. wegen der internen Verarbeitungsreihenfolge ein von der Erwartung abweichendes Ergebnis liefern. Die Schalter wirken nur innerhalb von expandierenden Blöcken.
Schalter Z:
In diesem Fall ist eine Ersetzung der ausgegebenen Werte zwingend. Sinnvoll ist dies z. B. bei einer Übersetzung in eine andere Sprache. Existiert für einen der auszugebenden Werte keine Ersetzung, wird der Wert selbst ausgegeben, allerdings mit einem vorangestellen UNERSETZT. So können Werte ohne Ersetzung schnell gefunden und die betreffende Ersetzungstabelle passend ergänzt werden.
Schalter A:
Hierdurch wird jeder zu ersetzende Wert fix gegen den ersten Eintrag aus der zugeordneten Ersetzungstabelle ausgetauscht. Sinnvollerweise enthält die betreffende Tabelle nur einen einzigen Eintrag. Eine Anwendungsmöglichkeit hierfür wäre z. B. die Anonymisierung einer gesamten Spalte (Mietername, Adressdaten, Bankverbindung usw.), ohne gleich das Template umzubauen oder die Stammdaten ändern zu müssen, wenn die generierte Excel-Datei weitergegeben werden soll. Das für den Tabelleneintrag verwendete Suchwort ist muss xBELIEBIGx lauten (Groß-/Kleinschreibung ist relevant). Der dort hinterlegte Ersetzungstext wird dann verwendet. Sind für eine solche Spalte mehrere Ersetzungstabellen mit jeweils einem x-BELIEBIGx-Text angegeben, wird der Text aus der zuletzt geladenen Ersetzungstabelle verwendet.
Schalter L:
Ist eine Zelle der Spalte nach durchgeführter Verarbeitung noch leer, so wird sie durch einen bestimmten Eintrag der genannten Ersetzungstabelle ersetzt. Auf diese Weise kann z. B. das Wort Leerstand bei den Zellen eingetragen werden, in denen bei vorhandener Vermietung der Mietername stehen würde. Der Eintrag der Ersetzungstabelle, der hierfür herangezogen werden soll, muss als Suchtext xLEERTEXTx eingetragen haben. Groß-/Kleinschreibung ist hier relevant. Der dort hinterlegte Ersetzungstext wird dann verwendet. Sind für eine solche Spalte mehrere Ersetzungstabellen mit jeweils einem Leertext angegeben, wird der Text aus der zuletzt geladenen Ersetzungstabelle verwendet.
Bitte beachten Sie, dass bei einer Fehlersuche ggf. auch die verwendeten Ersetzungstabellen einbezogen werden. . Eine weitere Beschreibung der Ersetzungstabellen finden Sie im Abschnitt Modul Ersetzungstabellen Excel Reporting.
Es ist möglich, anstelle der direkten Eingabe von Parametern eines Schlüsselworts, ein Alias anzugeben. Ein Alias ist ein Text (max. 20 Zeichen), der als Platzhalter für einen tatsächlichen Wert fungiert. Unterschiede in Groß-/Kleinschreibung werden nicht berücksichtigt. Einige Aliase sind von iX-Haus fest vorgegeben. Weitere können durch den Kunden in der Aliasverwaltung angelegt werden.
Wird im Template bei einem Parameter ein Alias eingetragen, so muss das erste Zeichen des Parameters das Rautezeichen # sein. Nur dann findet für den jeweiligen Parameter eine Aliasauflösung statt.
Beispiele:
Statt $PerKontoDef(0001-9999; 001-999) wird $PerKontoDef(#AlleMieter; #AllePerKonten) angegeben.
AlleMieter wird als „ 0001-9999 “ definiert
AllePerKonten wird als „ 001-999 “ definiert
Wird in allen Templates die Variante mit den Aliasen genutzt, ist es z. B. bei einer Änderung der Personennummern von 4-stellig auf 5-stellig sehr einfach, die Templates anzupassen. Statt alle Vorkommen von Personennummern in jedem Template ändern zu müssen, genügt es, an zentraler Stelle die Definition von AlleMieter zu editieren.
Aliase können auch in der Form #MieterTeil1,MieterTeil2 verknüpft werden. Definiert man MieterTeil1 als „ 0001-0399 “ und MieterTeil2 als „ 0600-0999 “, so ist das gleichbedeutend mit der Eingabe des direkten Parameterwerts „ 001-399,600-999 “.
Desweiteren ist es möglich, direkte Parameter und Aliase zu verbinden. Ein Parameterwert #0001-0009,MieterTeil2 wird ausgewertet zu
„ 0001-0009,0600-0999 „
Achtung! Das Bilden eines Bereiches in der Form #MieterTeil1-MieterTeil2 ist nicht zugelassen.
Über die Systemeinstellungen kann man bestimmte Excel-Blätter von der Auswertung durch Excelmakro ausklammern. Nützlich ist dies, wenn in der Vorlage ein Sheet mit einer Pivot-Tabelle enthalten ist. Damit kommt das Excel-Reporting aus technischen Gründen nicht zurecht. Welche Excelberichte die Technik excludeSheet unterstützen, ist in der Datei AllgKontoDef_Module.pdf im doku-Verzeichnis benannt.
Sie finden die entsprechenden Parameter für excludeSheet über die Systemeinstellungen Datenbank im Bereich Fachadministration, System im Bereich Stammdaten, Abschnitt Excel. Im Namen des Parameters nutzen wir nach dem Namen des reportenden Moduls die Namensergänzung _Exclude. In der jeweiligen Beschreibung verweisen wir auf die Eingabemethode (kommagetrennte Eingabe der Blattnamen), welche Sie eingeben können, indem Sie den Haken bei An Standardwert gekoppelt entfernen und den/die Blattnamen im Eingabefeld eintragen. Idealerweise kommentieren Sie Ihre Eingabe im Notizfeld.
Beispiel: Ein Blatt namens Objektsummen im Mieterrückständebericht (ixOpMieter) soll ohne Makros ausgeführt werden. Entfernen Sie in der Systemeinstellung im Parameter OpMieter_Exclude den Haken der Kopplung an den Standardwert und tragen Sie den Blattnamen Objektsummen ein.
Der Excel-Bericht Objektsicht kann über das Berichtcenter > Excel-Berichte oder über iX-Haus
plus (z. B. im Modul Technische Objekte) gestartet werden. Die verwendeten Parameter bleiben pro User für den nächsten Aufruf als Vorschlag erhalten. Hierbei wird zwischen einem Aufruf über iX-Haus oder iX-Haus plus unterschieden.
Der Bericht kann auch über eine Kommandozeile oder Batch-Datei extern gestartet werden.
Abgefragt werden Objektbereich, Personenbereich (ggf. alle Personen der Objektauswahl), Auswertungszeitraum von/bis. Optional können zukünftige Änderungen über eine Profildatei berücksichtigt werden.
Der Bericht Objektsicht kann für die folgenden Bereiche aus iX-Haus plus heraus aufgerufen werden:
| Objekte | Flächen | Meldungen | Serviceverträge | Projekte |
| Personen | Technische Objekte | Aufträge | Angebotsanfragen | Kreditoren/Debitoren |
Dabei werden die in iX-Haus plus selektierten Datensätze zur Filterung an den Bericht Objektsicht übergeben. Es werden, auch abhängig von der Vorlage, nur die angegebenen Datensätze im Report ausgegeben. Beim Aufruf der Reportingmodule aus iX-Haus plus heraus werden die zuletzt verwendeten Parameter angezeigt. Bei den geladenen Parametersätzen wird unterschieden, ob der Aufruf aus iX-Haus oder aus iX-Haus plus erfolgt.
In dem Modul werden die folgenden Techniken unterstützt:
ZeileOk mit $*ObjNr IxTranslation excludeSheet Profiltypfilter | Filter Die verfügbaren Profiltypen sind programmseitig vorgegeben und stehen bei aktiviertem Komfortpaket zur Verfügung. |
Profil | Auswahl Mit Profilen können Sie bestimmte Parameter vorbelegen (automatisierte Berichte). Von iX-Haus vorgegebene Profile beginnen im Titel mit der Zeichenfolge zzix -: zzix-Freie Eingabe, zzix-Personenadressen, zzix-PersonenOP nach Monaten (nicht verrechnet), zzix-PersonenOP nach Monaten (verrechnet), zzix-Personensalden. Mit dem Profil verbinden Sie z. B. die Auswahl der Vorlage. In der Fachadministration pflegen Sie die Profile administrativ mit Hilfe des Moduls XLS Profilverwaltung (Profileditor). Profile können dort User oder Teams zugeordnet werden. Das jeweilige Profil können Sie aktivieren/deaktivieren und Sie können Vorgaben definieren z. B für: Vorlage, Ausgabedatei, Ausgabetyp, Objektbereich, Auswertung von, Auswertung bis oder die Berichtswährung. |
Vorlage | Auswahl der Template-Datei (Excel-Datei). F2 öffnet Dateiauswahl. |
Ausgabedatei | Zielpfad inkl. Dateiname für Ausgabedatei(en) z. B. C:\Reports\Report_xy.xlsxDer verwendete Pfad muss existent sein. |
Ausgabetyp | AuswahlPro Objekt ein Excel-Blatt oder Pro Objekt eine Excel-Datei oder Objekte als expandierende Tabelle. |
Objektbereich | Angabe einer Objektnummer oder eines Objektbereichs, alternativ via F2-Klick mittels Objektgruppenauswahl. |
Personenbereich | Auswahl von Personen über eine Bereichsangabe. Wenn Sie das Kontrollfeld Alle Personen aktiviert haben, ist die individuelle Bereichsangabe deaktiviert. |
Auswertung von | Startdatum der Auswertung |
Auswertung bis | Zieldatum der Auswertung |
Berichtswährung | Währung des Berichts I. d. R. feste Vorgabe mit EUR, eine individuelle Einstellung ist bei aktivierter Fremdwährung möglich. Beachten Sie, dass in der Kurstabelle für die verwendeten Fremdwährungen Kursinformationen für den Auswertungsbereich vorliegen müssen, falls eine Währungsumrechung erfolgen muss. |
Zuk. Änderungen | Kontrollfeld Optional können zukünftige Änderungen selektiv ausgegeben werden. Ist diese Option aktiv, können Sie über ein Profil definieren, welche zukünftigen Änderungen im Bericht ausgewiesen werden. Nutzen Sie ein vordefiniertes Profil oder erstellen Sie sich neue Profile nach Bedarf. Als Muster dient das Profil 1. Standard iX-Haus. Zu jedem Profil können Sie einen erklärende Notiz hinterlegen. Das Profil wirkt wie ein komplexer Filter über mehrere Merkmale (Veränderungen in den nächsten nn Monaten berücksichtigen, zu berücksichtigende Personentypen) sowie Ausgabekriterien, welche Sie einzeln parametrisieren können (Größe m², Sollbetrag, Kündigungsmodalität, Optionen, bei aktueller Vermietung auf Leerstand prüfen, bei aktueller Vermietung auf Folgevermietung prüfen, bei aktuellem Leerstand auf Folgevermietung prüfen). Mit dem Schalter Filter setzen übernehmen Sie die aktuell eingestellten Filterparameter. Wir empfehlen, diese Funktion im Rahmen eines Consultingtermins zum Thema Excel-Reporting an einem geeigneten Fallbeispiel einzusetzen, um sich mit der Funktionalität vertraut zu machen. |
Profil ausgeben | Kontrollfeld Das Profil wird im Excel-Bericht benannt. |
XLS-Passwort | Kontrollfeld ❒ Die Exceldatei wird nicht passwortgeschützt generiert. ☑ Die Exceldatei wird passwortgeschützt. Änderungen der Datei können hierüber vermieden werden. Das Eingabefeld zur Definition eines Passworts ist nur bei markiertem Kontrollfeld aktiv. Lassen Sie das Eingabefeld dann leer, wird ein Zufallspasswort generiert. |
Reportinformation | Textfeld Hier können Sie eine zusätzliche Information hinterlegen, welche dann im Report angezeigt werden kann. |
| DMS-Optionen | DMS-Optionen werden nur angeboten, wenn auch ein entsprechendes Dokumentenmanagementsystem in iX-Haus eingebunden ist. |
Belegausgabe |
Kontrollfeld |
Excel generieren | Schalter Der Bericht wird als Exceldatei generiert. Beim Starten des Berichts darf im Zielpfad der zu generierende Bericht nicht in Bearbeitung sein (Dateisperre)! |
PDF generieren | Schalter Der Bericht wird im Hintergrund als Exceldatei generiert und dann als PDF geöffnet. Somit sind keine Veränderungen im Tabellenblatt möglich. |
Drucken | Schalter Der Bericht wird im Hintergrund als Exceldatei generiert und dann auf dem aktuell eingestellten Drucker gedruckt. Somit sind keine Veränderungen im Tabellenblatt möglich. |
Direkt verwendet werden können die Schlüsselwörter aus den Bereichen Basisdaten und Objektdaten.
Des Weiteren können die folgenden Blöcke genutzt werden:
${Objekte(…) … $}Objekte ${ObjektePersonenX(…) … $}ObjektePersonenX (mit X = 1 bis 99) ${ObjektePersonenVtgFlKap … $}ObjektePersonenVtgFlKap ${ObjekteFlächen … $}ObjekteFlächen ${ObjekteFlächenLeer … $}ObjekteFlächenLeer ${ObjekteFlächenVtgPer … $}ObjekteFlächenVtgPer ${ObjekteFlächenVtgPerHist … $}ObjekteFlächenVtgPerHist ${ObjekteFlächenVtgv(…) … $}ObjekteFlächenVtgv ${ObjekteVtgNeu … $}ObjekteVtgNeu ${ObjekteVtgEnde … $}ObjekteVtgEnde ${ObjekteMietErhAnteil … $}ObjekteMietErhAnteil ${ObjekteVerteilungLeerst … $}ObjekteVerteilungLeerst ${ObjekteSachKtoX(…) … $}ObjekteSachKtoX(mit X = 1 bis 99) ${ObjekteSachKtoBuX(…) … $}ObjekteSachKtoBuX(mit X = 1 bis 200) ${ObjektePerKtoBuX(…) … $}ObjektePerKtoBuX(mit X = 1 bis 20) ${FibuObjekte(…) … $}FibuObjekte ${FibuObjektePersonen(…) … $}FibuObjektePersonen ${ObjekteKreditoren … $}ObjekteKreditoren ${ObjekteAnlagenX(…) … $}ObjekteAnlagen (mit X = 1 bis 200) ${AlleHypotheken … $}AlleHypotheken ${ObjekteHypotheken … $}ObjekteHypotheken ${WegRücklagenX(…) … $}WegRücklagenX(mit X = 1 bis 20) ${ObjekteToX(…) … $}ObjekteTo (mit X = 1 bis 20) ${ObjekteFlächenTo(…) … $}ObjekteFlächenTo ${ObjekteSVtg(…) … $}ObjekteSVtg (Hinweis beachten!) ${ObjekteSVtgGegenstand(…) … $}ObjekteSVtgGegenstand (Hinweis beachten!)${ObjekteMeldungen(…) … $}ObjekteMeldungen ${ObjekteAufträge(…) … $}ObjekteAufträge ${ObjekteProjekte(…) … $}ObjekteProjekte ${ObjekteMassn … $}ObjekteMassn ${ObjekteMassnSich(…) … $}ObjekteMassnSich ${ObjekteAngAnfX … $}ObjekteAngAnfX (mit X = 1 bis 10) ${ObjekteAngAnfZus … $}ObjekteAngAnfZus ${PartnerRollentypen(…) … $}PartnerRollentypen | Hinweis |
|---|
|
Die Blöcke
Das Reporting greift nicht auf die alten Entgeltdefinitionen aus der Tabelle Entgelt zu, welche mit der Systemeinstellung |
Diese Schlüsselworte unterstützen derzeit das Einsammeln der Sachkontennummern für die DMS-Belegausgabe. Standardmäßig werden, wenn die Belegausgabe aktiv ist, alle Sachkontennummern der Blöcke eingesammelt. Es gibt aber die Möglichkeit, das Einsammeln für einen Block per Blockparameter im Template explizit zu deaktivieren.
$KontoDef | $SollKontoDef | $HabenKontoDef | $ObjKontoDef |
$BaKontoDef | $BaObjKontoDef | $TabKontoDef | $NettoKontoDef |
$TabNettoKontoDef | $BruttoKontoDef | $TabBruttoKontoDef | $VjUmsKontoDef |
$TabVjUmsKontoDef | $TabBaKontoDef | $BaSollKontoDef | $BaHabenKontoDef |
$TabBaSollKontoDef | $TabBaHabenKontoDef | | |
| | | | |
$ExpKontoDef | $ExpBaKontoDef | $ExpWrngKontoDef | $ExpObjKontoDef |
$ExpBaObjKontoDef | $ExpWrngObjKontoDef | | |
| | | | |
$SktoSaldoAkt | $TabSktoSaldoAkt | $SktoSaldoAktUms | $TabSktoSaldoAktUms |
$SktoSaldoPas | $TabSktoSaldoPas | $SktoSaldoPasUms | $TabSktoSaldoPasUms |
| | | | |
$SaldoDebFord | $SaldoDebVerb | $SaldoKreFord | $SaldoKreVerb |
$TabSaldoDebFord | $TabSaldoDebVerb | $TabSaldoKreFord | $TabSaldoKreVerb |
Bei den folgenden Schlüsselworten werden standardmäßig ebenfalls im Template genannten Kontonummern eingesammelt. Man kann allerdings in der Budgetverwaltung unter Menü, Budgetkontenzuordnen ein Konten-Mapping (Budgetkonto → Sachkonto) definieren. Wenn ein solches Mapping vorhanden ist, werden bei den folgenden Schlüsselworten die über das Mapping angesteuerten Konten berücksichtigt:
$BudgetDiff | $TabBudgetDiff | $KalkDiff | $TabKalkDiff | $VorKalkSum | $ObjVorKalkSum |
Weitere Hinweise hierzu finden Sie in den Dokumentationsdateien AllgKontoDef_Module.pdf und AllgKontoDef_Liste.pdf im Doku-Unterverzeichnis.
In dem Programm ixextexcelreport.exe im exe-Verzeichnis der iX-Haus-Programminstallation werden nahezu die gleichen Möglichkeiten unterstützt wie im Bericht Objektsicht (ixExcelReport).
Im Unterschied zum Bericht Objektsicht werden die Aufrufparameter jedoch per Kommandozeile (z. B. in einer Batch-Datei) übergeben. Ein Aufruf ohne Parameter sorgt für die Anzeige eines Dialogs mit den erlaubten Werten. Eine solche Batchdatei muss innerhalb des iX-Haus-Verzeichnisses liegen, idealerweise im Hauptverzeichnis. Sie können dann eine individuelle Desktopverknüpfung auf die Batchdatei einrichten. Ausgegeben wird immer eine Excel-Datei.
Zusätzlich zu den im Bericht Objektsicht möglichen Blöcken gibt es hier noch einen Sonderfall: wenn per Parameter genau eine Fläche und/oder genau eine Person angegeben ist/sind, so sind auch Schlüsselwörter der Bereiche Flächendaten, Personendaten und Vertragsdaten (Vertrag zum Stichtag zu Fläche+Person) direkt, also auch außerhalb eines bestimmten Blocks, einsetzbar. Diese Variante ist nur im Modus Ein Blatt/Objekt zulässig.
Soll der externe Excel Report per Windows Aufgabenplaner gestartet werden, so kann es in Bezug auf Excel zu Problemen kommen, wenn im Aufgabenplaner die Option Unabhängig von der Benutzeranmeldung ausführen verwendet wird. Damit Excel mit dieser Option verwendet werden kann, müssen die folgenden Verzeichnisse von Hand durch den Benutzer angelegt worden sein:
C:\Windows\System32\config\systemprofile\Desktop
C:\Windows\SysWOW64\config\systemprofile\Desktop
Wenn Windows nicht auf dem Laufwerk C:\ installiert ist, müssen die hier genannten Pfade entsprechend angepasst werden.
Eine weitergehende Beschreibung des Berichts Objektsicht finden Sie hier in der Online-Doku oder in der Datei AllgKontoDef_Module.pdf im Doku-Verzeichnis.
Mit dem Aufruf ixextexcelreport.exe /? erhalten Sie eine Übersicht der verfügbaren Parameter. Ein Teil dieser Parameter muss angegeben werden. Optionale Parameter benötigen Sie nur, wenn Sie von der Defaulteinstellung abweichen wollen.
-V „s“ s = vollständiger Pfad und Name Vorlagedatei (Dateityp: *.xls)
-A „d“ d = vollständigerPfad und Name der Ausgabedatei (Dateityp: *.xls)
-O obj obj = Objektnummer(nbereich), z. B. -O2000
-US nnn nnn = UserID aus iX-Haus, z. B. -US120
-S „von“Auswertung-Startdatum. von = „tt.mm.jjjj“ (Default: Monatserster zu 'bis') z. B. -S“01.01.2018“
-E „bis“Auswertung-Enddatum. bis = „tt.mm.jjjj“ (Default: aktuelles Systemdatum) z. B. -E„31.03.2018“
-T n Typ derAusgabe. n = 0: Blatt/Obj (Default), n = 1: Obj expandierend, n = 2: Datei/Objekt z. B. -T1
-P „per“ Personennummer(nbereich) (Default: alle), z. B. -P„0001-0099“
-F „fl“ Flächennummer(nbereich) (Default: alle), z. B. -F„00100-00199“
-Fl i Flächenexistenz. i = 0: Flächenexistenz berücksichtigen (Default), i = 1: Flächenexistenz ignorieren
-W wrngwrng = ISO-Code der Berichtswährung (Default: EUR)
-M m Logfile-Protokollierung. m = 0: nicht schreiben (Default), m = 1: schreiben in Datei .\tmp\extExcelReport.log, m = 2: schreiben und öffnen
-X ogenerierte Exceldatei öffnen. o = 0 Datei nicht öffnen, 0 = 1 Datei öffnen (Default)
-D p Fortschrittsanzeige. p = 0: Fortschrittsanzeige ausblenden, p = 1: mit Fortschrittsanzeige (Default)
i:\exe\ixextexcelreport.exe -V„i:\Vorlagen_excelreporting\objektsicht\T_ObjPer.xls“ -A„D:\Test\TMP\123\Test_ObjPer.xls“ -O„0000-9999“ -US„123“ -S„01.01.2018“ -E„31.03.2018“ -T1 -D1
=⇒ Abfrage mit dem Template T_ObjPer.xls aus dem Verzeichnis i:\Vorlagen_excelreporting\objektsicht über alle Objekte (bei vierstelliger Objektnummer) für Benutzer 123 im Zeitraum 01.01.2018 bis 31.03.2018 mit Ausgabeform pro Objekt expandierend. Die Erstellung erfolgt mit einer Fortschrittsanzeige. Die Ergebnisdatei Test_ObjPer.xls wird im Verzeichnis D:\Test\TMP\123 erzeugt und nach Erstellung geöffnet.
Dieses Modul läuft über die auszuwertenden Objekte und über alle Personen des jeweiligen Objekts. Zu jeder Person werden die zum Stichtag (Ende des Auswertungszeitraumes) aktuellen Verträge ermittelt. Zu jedem Vertrag wird eine Zeile ausgegeben. Nachdem alle Personen des jeweiligen Objekts durchlaufen wurden, werden auch noch alle leerstehenden Flächen ausgegeben. Falls zu einer leerstehenden Flächen in den kommenden 12 Monaten (bezogen auf den Stichtag) ein Folgevertrag gefunden wird, werden dessen Vertragsdaten ausgegeben. Hierfür ist soweit keine Blockvariable notwendig.In dem Modul Bericht Flächensicht (ixTenancyS2) werden die folgenden Techniken unterstützt:
ZeileOk mit $*ObjNr IxTranslation excludeSheet In diesem Bericht können Schlüsselwörter aus den folgenden Bereichen verwendet werden:
Optional können die Schlüsselwörter zusätzlich mit dem Block ${Objekt … $}Objekt eingefasst werden. Mit seiner Hilfe ist es möglich, nach jedem Objekt eine zusätzliche Zeile auszugeben. In dieser können z. B. Zwischensummen pro Objekt berechnet werden.
Zusätzlich kann der folgende Block verwendet werden, wenn z. B. eine Liste aller an der Auswertung beteiligten Objekte ausgegeben werden soll:
${Objekte … $}Objekte (Nicht zu verwechseln mit dem o. g. ${Objekt … $}Objekt !)
Weitere Hinweise hierzu finden Sie in den Dokumentationsdateien AllgKontoDef_Module.pdf und AllgKontoDef_Liste.pdf im Doku-Unterverzeichnis.
Bitte beachten Sie, dass je nach Report bestimmte Felder nicht zur Verfügung stehen!
Profil | Auswahl Mit Profilen können Sie bestimmte Parameter vorbelegen (automatisierte Berichte). Von iX-Haus vorgegebene Profile beginnen im Titel mit der Zeichenfolge zzix -: zzix-Personenadressen, zzix-PersonenOP nach Monaten (nicht verrechnet), zzix-PersonenOP nach Monaten (verrechnet), zzix-Personensalden. Mit dem Profil verbinden Sie z. B. die Auswahl der Vorlage. In der Fachadministration pflegen Sie die Profile administrativ mit Hilfe des Moduls Profil Berichte. Profile können dort User oder Teams zugeordnet werden. Für das jeweilige Profil können Sie Vorgaben definieren für: Vorlage, Ausgabedatei, Ausgabetyp, Objektbereich, Auswertung von, Auswertung bis und die Berichtswährung. |
Vorlage | Auswahl der Template-Datei (Excel-Datei). F2 öffnet Dateiauswahl. |
Ausgabeverzeichnis | Zielpfad für Ausgabedatei(en) z. B. C:\Reports\ReportFlaechen\fl_xy.xlsDer verwendete Pfad muss existent sein. |
Objektbereich | Angabe einer Objektnummer oder eines Objektbereichs, alternativ via F2-Klick mittels Objektgruppenauswahl. |
Schätzwert in Prozent | Prozentwert Für Indexerte kann eine Schätzung der Steigerung vorgegeben werden. Lassen Sie das Feld leer, werden für Indexwerte keine Steigerungen angenommen und ein Sollwert für eine Fläche mit Indexmiete bleibt bei einer Zukunftsbetrachtung statisch. Geben Sie einen Prozentwert an, wird dieser für die potentiellen Steigerungsbrechnungen eines Indexwertes in einer Indexreihe berücksichtigt. Durch inkrementelle monatliche Extrapolation des letzten bekannten Indexwertes ($IdxVpiWert) werden zukünftige hypothetische Indexwerte monatlich berechnet. Hierdurch kann dann ein Datum ($IdxSteigNextDatum) für das Erreichen eines Wertes ($IdxSteigNext) prognostiziert werden. |
Auswertungsmonat | Monat der Auswertung |
Auswertungsjahr | Jahr der Auswertung |
Zuk. Änderungen | Kontrollfeld Optional können zukünftige Änderungen selektiv ausgegeben werden. Ist diese Option aktiv, können Sie über ein Profil definieren, welche zukünftigen Änderungen im Bericht ausgewiesen werden. Nutzen Sie ein vordefiniertes Profil oder erstellen Sie sich neue Profile nach Bedarf. Als Muster dient das Profil 1. Standard iX-Haus. Zu jedem Profil können Sie einen erklärende Notiz hinterlegen. Das Profil wirkt wie ein komplexer Filter über mehrere Merkmale (Veränderungen in den nächsten nn Monaten berücksichtigen, zu berücksichtigende Personentypen) sowie Ausgabekriterien, welche Sie einzeln parametrisieren können (Größe m², Sollbetrag, Kündigungsmodalität, Optionen, bei aktueller Vermietung auf Leerstand prüfen, bei aktueller Vermietung auf Folgevermietung prüfen, bei aktuellem Leerstand auf Folgevermietung prüfen). Mit dem Schalter Filter setzen übernehmen Sie die aktuell eingestellten Filterparameter. Wir empfehlen, diese Funktion im Rahmen eines Consultingtermins zum Thema Excel-Reporting an einem geeigneten Fallbeispiel einzusetzen, um sich mit der Funktionalität vertraut zu machen. |
Profilparameter ausgeben | Kontrollfeld Das Profil wird im Excel-Bericht benannt. |
Bericht generieren | Schalter Beim Starten des Berichts darf im Zielpfad der zu generierende Bericht nicht in Bearbeitung sein (Dateisperre). |
Der Excel-Bericht Mieterrückstände (ixOpMieter) arbeitet stichtagsbezogen. Optional können Zwischensummen ausgegeben werden und Werte verdichtet werden.
Das Standard-Template T_Mieterrückstand.xls liefert in der Tabelle ixOpMieter eine Liste mit Objektnummer, Eigentümername, Ort, Personennummer, Mietername, Datum, Kontobezeichnung, Einzelwert des Rückstand, Gesamtwert des Rückstands pro Mieter, Gesamtwert des Rückstands im Objekt, Hinweise aus Terminen. Die Schlüsselwörter mit $* generieren je nach Datenbestand mehrere Zeilen (expandierende Platzhalter).
Hierzu werden folgende Schlüsselworte verwendet:
| Schlüsselwort | Beschreibung |
|---|---|
$Stichtag() | Stichtag der Abfrage |
$*ObjNr() | Objektnummer |
$*OwnerName() | Objekteigentümer |
$*Ort() | Objektort |
$*PerNr() | Personennummer |
$*TabPerKontoBez() | Kontobezeichnung Personenkonto |
$*MieterName() | Name des Mieters |
$*Wert1() | Mietrückstand des Mieters im Monat |
$*Wert2() | Mietrückstand des Mieters gesamt. Die Ausgabe erfolgt nur, wenn die Option Zwischensummen ausgeben genutzt wird. |
$*Wert3() | Mietrückstand im Objekt. Die Ausgabe erfolgt nur, wenn die Option Zwischensummen ausgeben genutzt wird. |
$*Datum1() | Datum zum monatlichen Mietrückstand |
$*TabPerTermine() | Datum eines Termins |
$*TabPerTermineAttr() | Attribut des Termins |
Die Option Ausführliche Summenzeilen ermöglicht, dass in den Zwischensummenzeilen neben den Spalten der Zwischensummenwerte auch die übrigen Spalten der Summenzeile befüllt werden, um eine vollständige Abbildung zu gewährleisten.
Die Vorlage kann als Muster für individuell gestaltete Rückstandslisten genutzt werden. Für die Erstellung individueller Vorlagen ist das Consulting der CREM SOLUTIONS gerne behilflich (z. B. Einbau von Grafiken oder Anpassung des Layouts). Weitere Schlüsselworte können aus den Bereichen Objektdaten und Personendaten ausgegeben werden (vgl. Bereichsübersicht in AllgKontoDef_Module.pdf im Doku-Verzeichnis).
Alternativ bietet es sich an eine Mahnrückstandsberechnung im Rahmen des Mahnwesens durchzuführen oder aus dem Buchhaltungsdruck Rückstände mit der Mieterrückstandsliste (2300) auszugeben.
Reine Saldenbetrachtungen liefern die Listen Salden Personenkonten (2013) und Salden Personenkonten/Excel (107129).
Eine monatliche Saldenauswertung liefert die Liste Monatssalden Personenkonten (2035). Wenn Sie einzelne Personenkontenbuchungen nach Leistungszeitraum monatlich zuordnen wollen, nutzen Sie die Liste Kontoauszug Per.konten Offene Posten (2076).
Das Modul Bericht 'Vertragshistorie' (ixVtgHist) läuft über die auszuwertenden Objekte und über alle Personen des jeweiligen Objekts. Zu jeder Person werden (optional) die vergangenen, aktuellen und/oder zukünftigen Verträge ausgegeben. Zu jedem Vertrag wird eine Zeile ausgegeben.
In dem Modul werden die folgenden Techniken unterstützt:
In diesem Bericht können Schlüsselwörter aus den folgenden Bereichen verwendet werden:
Hierbei ist als Besonderheit zu beachten, dass für die Schlüsselwörter der Bereiche Flächendaten und Vertragsdaten als Stichtag nicht das Ende des Auswertungszeitraumes benutzt wird, sondern
Optional können die Schlüsselwörter zusätzlich mit dem Block ${Objekt … $}Objekt eingefasst werden. Mit seiner Hilfe ist es möglich, nach jedem Objekt eine zusätzliche Zeile auszugeben. In dieser können z. B. Zwischensummen pro Objekt berechnet werden.
Weitere Hinweise hierzu finden Sie in den Dokumentationsdateien AllgKontoDef_Module.pdf und AllgKontoDef_Liste.pdf im Doku-Unterverzeichnis.
In dem Modul Bericht 'Kautionen (ixKautionreport) werden die Parameter Objektbereich, Personenbereich (ggf. alle Personen der Objektauswahl), Auswertungszeitraum Datum von/bis abgefragt. In Verbindung mit der Selektion $ZeileOK kann eine Kautionsart mit Mindestdifferenz abgefragt werden, gezielt nur Kautionen mit Änderungen herauszufiltern.
Es werden die folgenden Techniken unterstützt:
Direkt verwendet werden können die Schlüsselwörter aus den Bereichen „Basisdaten“ und „Objektdaten“. Des Weiteren können die folgenden Blöcke genutzt werden:
Weitere Hinweise hierzu finden Sie in den Dokumentationsdateien AllgKontoDef_Module.pdf und AllgKontoDef_Liste.pdf im Doku-Unterverzeichnis.
Das Modul Ersetzungstabellen Excel Reporting (ixTranslationMaps) erlaubt die Konfiguration von Ersetzungstabellen, welche in expandierenden Blöcken in Templates der Excel-Berichte mit IxTranslation2 zum Einsatz kommen können. Die Übersicht zu den hierbei verwendeten Parametersätzen bzw. Ersetzungstabellen weist fünf sortierbare Spalten auf. Die Bedienung erfolgt hier intuitiv vor allem via Maussteuerung. Kurze Erläuterungen liefern auch die hier angebotenen Tooltips. Programmseitig angeboten werden zwei Ersetzungstabellen: Flächenarten Englisch und Anonymisierung.
Nr. | Eindeutige Nummer der Ersetzungstabelle, vom System vorgegeben. Wird eine Ersetzungstabelle gelöscht, bleibt die Nummernzuordnung für die restlichen Ersetzungstabellen erhalten. Eine neu angelegt Ersetzungstabelle erhält automatisch die niedrigstmögliche Nummer. So kann durch Löschen und zeitnahe Neuanlage i. d. R. die gleiche Nummer wiederbelegt werden. Die Nummer ist relevant für die Zuordnung der Ersetzungstabelle in Templates unter IxTranslation2. |
Bezeichnung | Die eindeutige Bezeichnung kann bis zu 100 Zeichen nutzen. Sie wird vom Anwender vergeben. Wurde sie über Tabelle kopieren erstellt, besteht die Bezeichnung aus der ursprünglichen Bezeichnung und einer Ergänzung mit einem Zeitstempel. Sie kann angepasst werden. |
Info | Der Infotext kann bis zu 1000 Zeichen nutzen. Im Grid wird er daher ggf. nur teilweise angezeigt. Zur ausgewählten Ersetzungstabelle wird er aber auch im Fußbereich des Moduls unter Information zum ausgewählten Parametersatz angezeigt. Mit der +Info-Schaltfläche werden das Benutzerkürzel und das aktuelle Datum eingefügt. Geben Sie in der Info mit an, wer als Bearbeiter anzusprechen ist, hat der Betrachter für Ersetzungstabellen mit Status RO eine Chance, den geeigneten Mitarbeiter anzusprechen, falls eine Änderung in der Ersetzungstabelle erforderlich sein sollte. Sofern Sie sich selbst ausschließen, erhalten Sie eine Warnmeldung. |
Bearbeitung zugel. | (nur in Detailsicht Tabellendaten sichtbar)Die hier angegebenen Benutzer (mit F2 auswählbar) sind berechtigt, die Parameter der Ersetzungstabelle zu bearbeiten. Alle anderen bekommen in der Übersicht einen Read Only-Hinweis mit RO in der ReadOnly-Spalte. Beachten Sie, dass Sie sich hiermit ggf. auch selbst von der weiteren Bearbeitung ausschließen können. |
Deakt. | Der Schalter Deaktiviert liefert in der Übersicht mit einem X die Information, ob ein Parametersatz deaktiviert ist. Deaktivierte Parametersätze kommen bei IxTranslation2 nicht zum Einsatz. Die Funktion ist z. B. hilfreich, um eine Ersetzung in einem Bericht temporär zu deaktivieren, ohne dessen Template anzupassen. Innerhalb der Definition des Parametersatzes können einzelne Zeilen ebenfalls deaktiviert werden. |
ReadOnly | Ist ein Parametersatz nur für bestimmte Benutzer zur Bearbeitung freigegeben, so ist er automatisch für alle anderen Benutzer gegen Bearbeiten oder Löschen gesperrt. Diese Benutzer erhalten dann in dieser Spalte die Anzeige RO. Das Kopieren ist jedoch zulässig. Die ReadOnly-Eigenschaft wird nur benutzerabhängig in der Übersicht angezeigt. |
| Ersetzungstabelle | |
Text | Begriff, welcher gesucht und ersetzt werden soll. Mit einem * als einen Allquantor zu Beginn oder am Ende des Begriffs wird die Suche auf beliebige Zeichen vor bzw. nach dem Suchbegriff erweitert. *mieter findet also z. B. Bruttomieter, Gewerbemieter, Nettomieter, Untermieter, … . Gewerbemiet* findet z. B. Gewerbemieter oder Gewerbemietvertrag. Ein * innerhalb des Suchbegriffs wird nicht als Allquantor interpretiert. Die intensive Suche mit Allquantoren kann die Performance des Berichts spürbar beeinflussen. In der Ersetzungstabelle Anonymisierung wird eigentlich kein spezifischer Suchbegriff eingesetzt. Der Suchbegriff xBELIEBIGx in der Anonymisierung ist eine Hilfestellung insofern, als dass dann jedem Bearbeiter des Templates hiermit verdeutlicht wird, dass hiermit ein beliebiger Treffer ersetzt wird. Wird im Bericht im Blatt IxTranslation2 der Schalter A eingesetzt, sollte die verwendete Ersetzungstabelle nur eine einzige Definitionszeile aufweisen! Deren Suchbegriff ist beliebig, da kein Vergleich mit dem Suchbegriff stattfindet, sondern generell ersetzt wird. Der Suchbegriff xLEERTEXTx dient dazu, Leerstellen zu ersetzen. Er wird verwendet, wenn parallel im Bericht im Blatt IxTranslation2 der Schalter L eingesetzt. Hinweise zu den Schaltern und der Definition von IxTranslation2 finden Sie im Abschnitt Erläuterung zur Verwendung von Schlüsselwörtern unter Allgemeine Formatbeschreibungen. |
Ändern auf | Begriff, welcher den gesuchten Text ersetzen soll. |
Deakt. | Mit diesem Schalter wird die einzelne Ersetzungsanweisung deaktiviert. |
Über das Kontextmenü der rechten Maustaste stehen in der Übersicht die folgenden Bedienmöglichkeiten zur Verfügung:
Tabelle einfügen: Öffnet den leeren Dialog Tabellenstamm zum Anlegen einer neuen Ersetzungstabelle.Tabelle bearbeiten: Öffnet den Dialog Tabellenstamm zum Bearbeiten analog zu Doppelklick auf einen einzelnen Eintrag. Tabellen mit Status RO können nicht geöffnet werden.Tabelle (de) aktivieren: Der Status des Deaktivieren-Schalters der markierten Tabellen wird hiermit getoggelt (Multiselect wird unterstützt). Tabellen mit Status RO werden nicht berücksichtigt.Tabelle kopieren: Es wird eine direkte Kopie des markierten Parametersatzes erstellt, aber ohne Einschränkung von Bearbeitung zugel.. Die Bezeichnung der neuen Tabelle wird mit einem Zeitstempel erweitert. Tabelle löschen: Löschen der markierten Tabelle/n nach einer Sicherheitsabfrage. Tabellen mit Status RO werden nicht berücksichtigt.
Doppelklick auf einen bestehenden Parametersatz öffnet diesen zur Bearbeitung, sofern dieser für den Benutzer nicht den Status RO aufweist. Doppelklick in einen leeren Bereich öffnet eine leere Eingabemaske Tabellendaten zwecks Neuanlage.
Innerhalb des Dialogs Tabellenstamm stehen über das Kontextmenü der rechten Maustaste die folgenden Bedienmöglichkeiten zur Verfügung:
Eintrag einfügen: Öffnet den leeren Dialog Tabelleneintrag zum Anlegen einer neuen Ersetzungsdefinition.Eintrag bearbeiten: Öffnet den Dialog Tabelleneintrag zum Bearbeiten analog zu Doppelklick auf einen einzelnen Eintrag.Eintrag (de)aktivieren: Der Status des Deaktivieren-Schalters der markierten Ersetzungszeilen wird hiermit getoggelt (Multiselect wird unterstützt).Eintrag löschen: Löschen des/der markierten Zeile/n nach einer Sicherheitsabfrage. Einträge importieren: Eine Importdatei kann einen Stapel von Ersetzungszeilen bereitstellen. Die Datei muss als csv-Datei vorbereitet sein. Als Spaltentrennzeichen wird ein Semikolon erwartet. Es werden die ersten beiden Spalten der csv-Datei berücksichtigt. Ist für den jeweiligen Text schon eine Definition vorhanden, wird die Zeile nicht importiert.
Doppelklick auf eine bestehenden Definitionszeile öffnet diese zur Bearbeitung. Doppelklick in einen leeren Bereich öffnet eine leere Eingabemaske Tabelleneintrag zwecks Neuanlage.
Mit Hilfe von Profilen ist es möglich, für die unterstützten iX-Haus-Module Parametervorlagen zu erstellen. Auf diese Weise können den Anwendern Parametrierungen vorgegeben werden, um bestimmte, häufig wiederkehrende Reportings möglichst einfach in der Maske abrufen zu können. Nur die bei jedem Abruf variierenden Parameter müssen noch eingegeben werden – der Mitarbeiter wird entlastet und es können keine Fehleingaben stattfinden.
In einem Profil wird festgelegt, mit welchen Werten die Eingabefelder ein er Parametermaske vorbelegt werden. Des Weiteren kann bestimmt werden, welche Felder der Parametermaske noch bearbeitet werden können und welche nicht. So ist es einem Administrator z. B. möglich, für den Abruf eines bestimmten Reports die Parameter soweit festzulegen, dass der jeweilige Sachbearbeiter nur noch das passende Profil auswählen und eine Objektnummer eingeben muss. Das richtige Excel-Template, den korrekten Ausgabepfad usw. kann der Administrator über das Profil in der XLS-Profilverwaltung vorgeben.
Es ist möglich Platzhalter zu verwenden, über die z. B. immer der Ultimo des aktuellen Monats als Stichtag für einen Bericht verwendet wird. Die Platzhalter können auch in Dateinamen und Pfaden verwendet werden, wodurch ein Profil eine dynamische Komponente erhält.
Bei iX-Haus werden einige Profile mitgeliefert. Die Namen dieser Profile beginnen mit zzix. Sie sind schreibgeschützt. Einzig die Einstellung bzgl. UserIds/Teams, sowie der Aktivierungszustand kann bearbeitet werden.
Das Profil zzix-Freie Eingabe ist ein spezielles Profil. Es wird beim Start eines Reportingmoduls automatisch geladen, wenn es verfügbar ist. Dann sind alle Eingabefelder der Parametermaske freigeschaltet. Sollen die Anwender das Reportingmodul nur in Verbindung mit fest vordefinierten Profilen nutzen können, kann das Profil zzix-Freie Eingabe deaktiviert werden. Hierdurch wird der Anwender gezwungen, eins der definierten Profile auszuwählen, wodurch dessen Vorgaben gesetzt werden. Eine komplett freie Eingabe aller Parameter ist in dem Fall für den Anwen der nicht mehr möglich.
Im Rahmen des Komfortpakets können durch den Anwender auch bis zu hundert eigene Profile angelegt werden, die dann genau auf seine Prozesse abgestimmt werden können.
Zum Ansehen und Verwalten der Profile ist im iX-Haus-Menü unter Fachadministration der Profileditor zu finden. In der ComboBox werden die iX-Haus-Module aufgelistet, für die Profile erstellt werden können. Nach Auswahl eines Moduls werden die zugehörigen Profile in der Liste unter der ComboBox angezeigt.
Mit einem Rechtsklick auf ein Profil in der oberen Liste wird ein Popup-Menü geöffnet, mit dessen Hilfe man Profile anlegen, bearbeiten und löschen kann. Diese Funktionalität ist nur in Verbindung mit dem Komfortpaket verfügbar.