Um mit dem Modul Kautionen zu arbeiten, benötigen Sie in iX-Haus als Benutzer entsprechende Modulrechte.
Für die Kautionsverwaltung stehen mehrere Kataloge zur Verfügung:
Das Lizenzmodul Kautionen Zahlungsverkehr integriert die Kautionsverwaltung in die Buchhaltung und den Zahlungsverkehr von iX-Haus. Die Verbindung erfolgt dabei über spezielle Sollarten / Personenkonten für Kautionen. Um diese Möglichkeiten zu nutzen, muss die Lizenz eingespielt sein.
Um die Buchhaltung und den Zahlungsverkehr anzubinden, ist es weiterhin erforderlich, ein Sachkonto als Sammelkonto für die Verbindlichkeiten aus Mietkautionen anzulegen, eine spezielle Sollart für Kautionen zu definieren, die E-Banking Regeln zu erweitern und die Bankverbindung für die Kautionen in den Objektparametern zu hinterlegen.
Unter Buchhaltung Sachkonten erstellen Sie ein Sachkonto der Verbindlichkeiten aus Mietkaution (i. d. R. ein Bilanzkonto, Passiva mit Mehrwertsteuerbehandlung darf nicht mit Steuercode gebucht werden (außer UN/VN)).
Unter Sollarten/Personentypen in der Fachadministration pflegen Sie eine Sollart für die Kaution mit Sollart Typ Kaution. In dieser Sollart geben Sie das Sachkonto der Verbindlichkeiten aus Mietkaution im Feld Verb. aus Kaution an.
Diese Sollart ordnen Sie den relevanten Personentypen zu. Verwenden Sie hierbei des Zuordnungstyp SO.
Für den Zahlungsverkehr im Rahmen der Kautionsverwaltung wird in der Objektauswahl die Bankverbindung des Kautionskontos (Treuhandsammelkonto) im Bankenstamm hinterlegt und im Register Parameter (1) über das Bank-Feld Bank für Kautionen zugeordnet.
Die Bankverbindung wird benötigt um darauf bezogene Lastschriften auszuführen, Umsätze über das Electronic Banking zu importieren, den Kautionsbereich zuzuordnen und Überweisungen aus Kautionsauflösungen zu erzeugen.
Für die Verarbeitung im Zahlungsverkehr Personen legen Sie eine neue DCL-Tabelle in der Fachadministration an. Hier aktivieren Sie für den SO-Prozess den Schalter Kautionen und geben im Filter Konten für den SO-Prozess die Sollart(en) an, welche vom Sollarttyp Kaution sind.
Im Modul Electronic Banking ordnen Sie die Regel $GegenforderungKaution zur Zuordnung ausgezahlter Gegenforderungen an den Verwalter / Eigentümer zu.
Über den Katalog Kautionsarten können die über den Zahlungsverkehr abzuwickelnden Kautionsarten mit dem Personenkonto konfiguriert werden. Mit der Erstversorgung (s. gleichnamige Schaltfläche) im Dialog Kautionsart werden die bestehenden Kautionen der betreffenden Kautionsart automatisch mit dem Personenkonto verbunden.
Mithilfe der folgenden Systemeinstellungen definieren Sie individuelle Anpassungen für das Modul Kautionen. Sprechen Sie am besten mit Ihrem Consultant der CREM SOLUTIONS ab, welche Einstellungen für Sie angepasst werden sollten. Für die Anpassung sind S-Rechte bzw. ein admin-Zugang erforderlich. Der allgemeine Zugang ist Fachadministration > System > Systemeinstellungen Datenbank.
| Abschnitt > Bereich | Systemeinstelung | Beschreibung |
|---|---|---|
| Systemeinstellungen zur Kautionsverwaltung allgemein | ||
| Kautionsverwaltung > Kaution | ZinstabellePersonenAktiv | Die Systemeinstellung 1.19.222.1 aktiviert die Erfassung personenbezogener Zinstabellen. Als Standardeinstellung ist sie aktiv. |
| Kautionsverwaltung > Kaution | ZinstabelleObjektAktiv | Die Systemeinstellung 1.19.222.2 aktiviert die Erfassung objektbezogener Zinstabellen. Als Standardeinstellung ist sie aktiv. |
| Kautionsverwaltung > Kaution | KautionBezeichnung | Die Systemeinstellung 1.19.222.3 definiert das Format der automatisch vorgeschlagenen Bezeichnung einer Kaution. Das Feld Bezeichnung ist dann in der Bearbeitungsmaske der Kaution gegen Bearbeiten gesperrt. Ist kein Format definiert, erfolgt die Erfassung der Kautionsbezeichnung manuell. Als Platzhalter stehen hier zur Verfügung: $OBJ Objekt Nummer $PERSON Personennummer $SUCHBEGRIF Suchbegriff Als Standard wird Kaution $OBJ+$PERSON verwendet. |
| Kautionsverwaltung > Kaution | Buchungstext | Der Buchungstext für Kautionsbuchungen kann mit der Systemeinstellung 1.19.222.4 Buchungstext vorbelegt werden. Als Platzhalter stehen zur Verfügung: $OBJNR Objekt Nummer $PERNR Person Nummer $PERNAME1 Personenname 1 $PERNAME2 Personenname 2 $DEBITORNR DKB-Debitornummer (nur für den Einsatz in der lizenzierten Kautionsschnittstelle zur DKB). Wenn eine Buchung automatisch erstellt wird, wird der alte Buchungstext mit dem Text aus der Systemeinstellung Buchungstext erweitert.In der Kautionsverwaltung wird der definierte Text lt. Systemeinstellung Buchungstext in der Buchungsmaske als Buchungstext angeboten. Die Platzhalter lt. Systemeinstellung Buchungstext erscheinen dort nicht, sondern werden direkt mit den Daten ersetzt angezeigt. |
| Kautionsverwaltung > Kaution | BuchungstextZinsen | Die Systemeinstellung 1.19.222.6 erlaubt die Vorgabe des Buchungstextes für Zinsbuchungen. Als Standard wird Zinsbuchung $WJAHR angeboten. Verfügbare Platzhalter sind: $OBJNR Objektnummer, $PERNR Personennummer, $PERNAME1 Personenname 1, $PERNAME2 Personenname 2, $WDAT Wertstellungdatum und $WJAHR Jahr der Wertstellung. |
| Kautionsverwaltung > ReadOnly | SetKtnBankEditierbar | Per Checkbox können Sie die Funktion aktivieren. Anpassungen der Kautionsbank sind dann möglich. Standardwert: nicht aktiv |
| Serienbrief > Serienbrief | AktiviereNeuenSerienbrief | Per Checkbox können Sie die auswählen, für welche Bereiche der Kautionsverwaltung Vorlagen als Wordvorlagen im Vorlagenmanager gepflegt werden sollen. Sind die Bereiche nicht aktiviert, werden als Textvorlagen ASCII-Texte aus der Texterfassung genutzt bzw. stehen personenübergreifende Druckausgaben im Menü der Kautionsverwaltung nicht zur Verfügung. lx123004 Kautionsverwaltung Mahnschreiben lx123002 Kautionsverwaltung Zinsbescheinigung lx123001 Kautionsverwaltung Kontoauszüge Standardwerte: nicht aktiv |
| Stammdaten > Excel | Kaution_Exclude | Diese Einstellung legt fest, welche Blätter im Excel-Kautionsbericht nicht zu bearbeiten sind. Als Parameter definieren Sie eine kommagetrennte Liste derjenigen Blattnamen, welche im Kautionenbericht (ixKautionReport) nicht bearbeitet werden sollen. Standardwert: ./. |
| Systemeinstellungen zur kompakten Kautionsanlage | ||
| Kautionsverwaltung > KompakteKautionsanlage | Auszahlung | Die Systemeinstellung 1.19.207.1 steuert, ob bei Neuanlage einer Kaution über die kompakte Kautionsanlage diese standardmäßig vollständig oder nur bis auf einen festzulegenden Einbehalt möglich ist. Als dritte Variante kann die Auszahlung auch gesperrt werden.MOEGLICH - Auszahlung der Kaution ist möglichMINDEST - Auszahlung bis zu einem Mindesteinbehalt möglichGESPERRT - Auszahlung gesperrtDie Standardeinstellung ist: MOEGLICH |
| Kautionsverwaltung > KompakteKautionsanlage | AuszahlungsSperre | Mit der Systemeinstellung 1.19.207.2 können Sie den Text festlegen, der angezeigt wird, wenn die Kaution gesperrt ist. |
| Kautionsverwaltung > KompakteKautionsanlage | AuszahlungEinbehalt | Die Systemeinstellung 1.19.207.3 legt die Höhe des Einbehalts fest, die in der kompakten Kautionsanlage standardmäßig angezeigt wird. Standardwert: 0,00 |
| Kautionsverwaltung > KompakteKautionsanlage | Kautionsforderung | Die Systemeinstellung 1.19.207.4 steuert, ob und wie der Betrag der Kautionsforderung aus der kompakten Kautionsanlage gerundet werden soll. Auswahlmöglichkeiten: NICHT - nicht rundenKFM - kaufmännisch rundenABRUNDEN - immer abrundenStandardwert: NICHT |
| Kautionsverwaltung > KompakteKautionsanlage | AnzahlMonatsmieten | Die Systemeinstellung 1.19.207.5 definiert die Anzahl der Monatsmieten für die Ermittlung der Kautionsforderung in der kompakten Kautionsanlage. Standard: 3 |
| Systemeinstellungen zur Kautionsverwaltung mit Einbehalten | ||
| Kautionsverwaltung > AuszahlungEinbehalt | NurNachLetzterBkAbr | Per Checkbox können Sie die Funktion aktivieren. Der Einbehalt kann dann erst nach der Erstellung der Betriebskostenabrechnung ausgezahlt werden. Standardwert: nicht aktiv |
| Kautionsverwaltung > AuszahlungEinbehalt | ManuelleFreigabe | Beschreibung: Das Feld Freigabe durch BK Abr kann manuell geändert werden. Wenn Sie Funktion deaktivieren, ist das Feld Freigabe durch BK Abr gegen Änderungen gesperrt. Standardwert: aktiv |
| Systemeinstellungen zur Kautionsverwaltung mit KM Deposit-Lizenz | ||
| Kautionsverwaltung > KM Deposit | Einbehaltskonto | Das Einbehaltskonto kann wie folgt festgelegt werden:0 - Eigentümer 1 - Per. Überweisung Details zur Einrichtung entnehmen Sie der Doku zur Kautionsverwaltung oder aus Ihren Unterlagen aus der Schulung zur Kautionsverwaltung durch das Consulting der CREM SOLUTIONS. Standardwert: 0 - Eigentümer |
| Kautionsverwaltung > KM Deposit | KtnKmEinbehaltPrimary | Hierüber steuern Sie, welches System - iX-Haus oder Deposit Solutions - führend im Einbehalt ist. Wenn Sie Deposit Solutions gewählt haben, ist die Eingabe in der Kautionsverwaltung gesperrt. Standardwert: NICHTVERWENDET Details zur Einrichtung entnehmen Sie der Doku zur Kautionsverwaltung oder aus Ihren Unterlagen aus der Schulung zur Kautionsverwaltung durch das Consulting der CREM SOLUTIONS. Diese Systemeinstellung wird aktuell nicht verwendet! |
| Systemeinstellungen für Kautionsverwaltung mit Deutscher Ring-Lizenz | ||
| Kautionsverwaltung > MKKgateway | UseMKKGateway | Per Checkbox können Sie die Funktion aktivieren. Hierdurch wird die Schnittstelle zum Deutschen Ring aktiviert. Hierzu sind dann weitere Einstellungen erforderlich, welche Sie im Rahmen des Consultings durch die CREM SOLUTIONS bei der Einrichtung der Schnittstelle vermittelt bekommen. Standardwert: nicht aktiv. |
| Kautionsverwaltung > MKKgateway | AlleKautionsBuchungenLoeschen | Per Checkbox kann ein Consultant der CREM SOLUTIONS diese Funktion aktivieren. Hiermit wird in der Kautionsverwaltung das Menü Alle Kaution Buchungen löschen aktiviert. Das Menü wird nur dann aktiviert, wenn auch die Schnittstelle zum Deutschen Ring aktiviert ist (s. auch Systemeinstellung UseMKKGateway). Nach dem Löschen von Kautionsbuchungen müssen die Kautionskonten abgeglichen werden! Dies ist möglich mit Hilfe der ausführbaren Datei SynchSchnittstelle_MKK_Buchungen.exe. Standardwert: nicht aktiv |