Abrechnungsampel

Was mache ich hier?

Haben Sie das Featurepaket 20.21 lizenziert, gewinnen Sie mit dem Modul Abrechnungsampel im Bereich Auswertungen schnell eine Übersicht über anstehende Betriebskostenabrechnungen. Vergleichen Sie den buchhalterischen Stand des aktuellen Jahres mit der Buchhaltung der letzten Jahre, um zu einer Einschätzung der Abrechnungsreife des Objektes zu gelangen. Abweichungen zum Vorjahr identifizieren Sie mit der Abrechnungsampel fast mühelos.

Der Menüpunkt Abrechnungsampel plus in iX-Haus öffnet iX-Haus plus mit dem Lizenzmodul Abrechnungsampel in den Auswertungen. Hier nutzen Sie die innovativen Ampel-Funktion und die Bereitstellung einer Drill-Down-Funktion, mit der Sie per Mausklick bis auf Buchungsebene vordringen.

Die Berechnung der Abrechnungsampel erfolgt in iX-Haus über das Modul Abrechnungsampel-Berechnung. Bei der Neuberechnung der Ampel ist es möglich, die manuell gesetzte Ampel und die dazu gehörigen Bemerkungen beizubehalten. Mit der Option Manuelle Ampel zurücksetzen kann dies ausgeschaltet werden. Diese Option ist standardmäßig gesetzt.

Wie mache ich es?

Auswertung

Die durch die Abrechnungsampel-Berechnung in iX-Haus erzeugten Ergebnisse können Sie hier in iX-Haus plus auswerten.

Wählen Sie in iX-Haus plus den Menüpunkt Auswertungen > Abrechnungsampel.
Im ersten Grid (Objektübersicht) sehen Sie alle im Rahmen der Abrechnungsampel verglichenen Objekte. Ein Doppelklick (Drill-Down, auch aus dem Kontextmenü wählbar) führt Sie in das nächste Grid. Hier werden alle Abrechnungsarten des gewählten Objekts angezeigt.
Über das Kontextmenü können Sie von der Auswertungsansicht eines Objekts zu dessen Detailansicht in das Modul Objekte plus wechseln.
Ein erneuter Doppelklick führt Sie dann zu der Kontenübersicht. Hier wird die Ampel für alle in der Betriebskostenabrechnung für die Abrechnungsampel enthaltenen Konten angezeigt, und zwar für jedes Vergleichskriterium eine eigene Ampel. Hat ein Objekt nur eine Abrechnungsart, dann erfolgt direkt der Wechsel in die Kontenübersicht und umgekehrt von der Konten- zurück in die Objektübersicht.
In der Detailansicht der Kontenübersicht können alle Regeln mit einem Register pro Regel angezeigt werden. Bei inaktiver Ampel wird das entsprechende Regel-Register ausgeblendet.
Die Regeln werden in einem weiteren Register historisiert.
Ein weiterer Doppelklick führt zu einer Übersicht der Buchungen, die in den Vergleich eingeflossen sind. Es handelt sich dabei um die Buchungen des aktuellen Jahres.

Im gelben Infobereich sehen Sie jederzeit, in welchem Objekt / Abrechnungsart / Konto Sie sich befinden. Wollen Sie eine Ebene nach unten wechseln (Drill-Down), so können Sie das über das Kontextmenü oder über die Pfeiltaste nach unten in der oberen linken Ecke durchführen. Wollen Sie eine Ebene nach oben wechseln (Drill-Up), so können Sie das über das Kontextmenü oder über die Pfeiltaste nach oben in der oberen linken Ecke durchführen. Nachfolgend werden die einzelnen Grids erklärt.

Objekt-Grid

Im gleichlautenden Grid werden alle Objekte, für welche eine Berechnung der Abrechnungsampel durchgeführt wurde, angezeigt. Die globalen Filter können auch hier verwendet werden.

Bezeichnung	Erklärung
`Ampel`	Zeigt die ermittelte Ampelfarbe über alle Abrechnungsarten des Objektes an.
`Jahrgang`	Zeigt den Jahrgang an, über welchen die Betriebskostenabrechnung für Abrechnungsampel ermittelt wurde. Per Grid-Layout-Funktion können für die Objekt-Jahrgangsebene benutzerdefinierte Sichten erstellt werden.
`Fibu Nr.`	Zeigt die Nummer der FIBU an, welcher das Objekt zugeordnet ist.
`Fibu Bez.`	Zeigt den Namen der zugeordneten FIBU an.
`Obj.Nr.`	Zeigt die Objektnummer an.
`Obj.Bez`	. Zeigt die Objektbezeichnung an.
`Obj.Typ`	Zeigt den Objekttyp an.
`Gruppe`	Zeigt die Objektgruppe an.
`Obj.Art`	Zeigt die Objektart an.
`Abr. erstellen bis`	Zeigt den Termin vom Typ Abrechnungsampel in diesem Objekt im gewählten Jahrgang an.
`Status`	Zeigt den Status des Termins und damit den Status der Abrechnung im Objekt an. Der Status Kann über das Kontextmenü (s. u.) geändert werden.
`Anz. Buch. Vergleichsjahr`	Anzahl der Buchungen des Vergleichsjahres.
`Anz. Buch. Abr.jahr`	Anzahl der Buchungen des Abrechnungsjahres.
`Anz. Buch. Abw. absolut`	Abweichung der Buchung Abrechnungsjahr zu Vergleichsjahr absolut.
`Anz. Buch. Abw. Prz.`	Abweichung der Buchung Abrechnungsjahr zu Vergleichsjahr in Prozent.
`Kosten Vergleichsjahr`	Gebuchte Kosten des Vergleichsjahres (die im Rahmen der BK-Abrechnung abgerechnet wurden).
`Kosten Abr.jahr`	Gebuchte Kosten des Abrechnungsjahres (die im Rahmen der BK-Abrechnung für Abrechnungsampel ermittelt wurden).
`Kosten Abw. absolut`	Absolute Differenz der Kosten des Abrechnungsjahres zum Vergleichsjahr.
`Kosten Abw. Prz.`	Differenz der Kosten des Abrechnungsjahres zum Vergleichsjahr in Prozent.
`Berechnung BK Ampel`	Datum der letzten BK-Abrechnung für Abrechnungsampel des Objektes.
`Anz. SK grün`	Anzahl der Sachkonten des Objektes, welche eine grüne Ampel zeigen.
`Anz. SK gelb`	Anzahl der Sachkonten des Objektes, welche eine gelbe Ampel zeigen.
`Anz. SK rot`	Anzahl der Sachkonten des Objektes, welche eine rote Ampel zeigen.
`Ampel manuell`	Anzeige der Ampel, die sich aus den manuell gesetzten Kontoampeln ergibt.
`Obj.Verantwortliche`	Zeigt verantwortliche Mitglieder aus dem Team vom Typ Abrechnung an (siehe Abschnitt “Teamtyp für Abrechnunsgampel verwenden“ unten).

Im Kontextmenü des Objekt-Grids stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Bezeichnung	Erklärung
`Drill-Down`	Hier mit gelangt man auf die nächste Ebene (Abrechnungsart oder, wenn nur eine vorhanden ist, Sachkonten-Grid)
`Drill-Up`	Ist an dieser Stelle deaktiviert, da oberste Ebene.
`Termin(e) erstellen`	Erstellt einen Termin vom Typ `Abrechnungsampel` (Voraussetzung: Es gibt nur eine Terminart Abrechnungsampel, ansonsten Auswahl durch Benutzer). Dieser Termin wird in der Spalte `Abr. erstellen bis` im Objekt-Grid angezeigt. `Verantwortliches Team`: Team mit dem Teamtypen Abrechnung wird zur Auswahl angeboten. Über das Kontrollfeld `Wiederholend` kann der Benutzer festlegen, dass pro Objekt und Jahrgang und für alle zukünftigen Jahrgänge ausschließlich der definierte Termin erfasst wird. In diesem Fall sind Intervalltyp (Jahr) und Intervall (1) gesetzt. Im Grid können Termine über mehrere Objekte des gleichen Jahrgangs per Mehrfachauswahl erstellt werden.
`Termin Status ändern`	Ändert direkt den Status des im Objektgrids angezeigten Termins vom Typ Abrechnungsampel.
`Abrechnungsampel neu berechnen`	Berechnet die Abrechnungsampel für das ausgewählte Objekt bzw. für die ausgewählten Objekte neu. Dazu öffnet sich eine Parametermaske.
`Abrechnungsampel-Regelauswertung`	Erzeugt eine Excel-Auswertung für die Regeln des ausgewählten Objekts bzw. der ausgewählten Objekte. Dazu öffnet sich eine Parametermaske (siehe Regelauswertung).

Abrechnungsart-Grid

Im Grid Abrechnungsart werden die Abrechnungsarten des jeweiligen Objektes angezeigt. Wenn ein Objekt nur eine Abrechnungsart hat, dann wird dieses Grid übersprungen und iX-Haus plus öffnet direkt das Sachkonten-Grid.

Bezeichnung	Erklärung
`Ampel`	Zeigt die ermittelte Ampelfarbe über alle Konten der Abrechnungsart des Objektes an.
`Abr.Art`	Abrechnungsart
`Anz. Buch. Vergleichsjahr`	Anzahl der Buchungen des Vergleichsjahres.
`Anz. Buch. Abr.jahr`	Anzahl der Buchungen des Abrechnungsjahres.
`Anz. Buch. Abw. absolut`	Abweichung der Buchung Abrechnungsjahr zu Vergleichsjahr absolut.
`Anz. Buch. Abw. Proz.`	Abweichung der Buchung Abrechnungsjahr zu Vergleichsjahr in Prozent.
`Kosten Vergleichsjahr`	Gebuchte Kosten des Vergleichsjahres (die im Rahmen der BK-Abrechnung für Abrechnungsampel abgerechnet wurden).
`Kosten Abr.jahr`	Gebuchte Kosten des Abrechnungsjahres (die im Rahmen der BK-Abrechnung für Abrechnungsampel ermittelt wurden).
`Kosten Abw. absolut`	Differenz der Kosten des Abrechnungsjahres zum Vergleichsjahr.
`Kosten Abw. Prz.`	Differenz der Kosten des Abrechnungsjahres zum Vergleichsjahr in Prozent.
`Anz. SK grün`	Anzahl der Konten der Abrechnungsart, welche eine grüne Ampel zeigen.
`Anz. SK gelb`	Anzahl der Konten der Abrechnungsart, welche eine gelbe Ampel zeigen.
`Anz. SK rot`	Anzahl der Konten der Abrechnungsart, welche eine rote Ampel zeigen.
`Manuell Ampel`	Anzeige der Ampel, die sich aus den manuell gesetzten Kontoampeln ergibt.

Sachkonten-Grid

Bezeichnung	Erklärung
`Ampel gesamt`	Zeigt die ermittelte Ampelfarbe über alle Kriterien Kontos an.
`Kontonummer`	Kontonummer des Kontos
`Kontobez.`	Bezeichnung des Kontos
`Regel für Anz. Buch.`	Regel, die zum Vergleich der Anzahl der Buchungen verwendet wurde.
`Ampel für Anz. Buch.`	Anzeige der Ampelfarbe für die Anzahl der Buchungen, ermittelt anhand der eingegebenen Regeln.
`Anz. Buch. Vergleichsjahr`	Anzahl der Buchungen des Vergleichsjahres
`Anz. Buch. Abr. jahr`	Anzahl der Buchungen des Abrechnungsjahres
`Anz. Buch. Abw. absolut`	Absolute Abweichung der Buchung Abrechnungsjahr zu Vergleichsjahr.
`Anz. Buch. Abw. Proz.`	Abweichung der Buchung Abrechnungsjahr zu Vergleichsjahr in Prozent.
`Regel für Kosten`	Regel, die zum Vergleich der Kosten verwendet wurde.
`Ampel für Kosten`	Anzeige der Ampelfarbe für Kosten, ermittelt anhand der eingegebenen Regeln.
`Kosten Vergleichsjahr`	Gebuchte Kosten des Vergleichsjahres (die im Rahmen der BK-Abrechnung abgerechnet wurden)
`Kosten Abr.jahr`	Gebuchte Kosten des Abrechnungsjahres (die im Rahmen der BK-Abrechnung für Abrechnungsampel ermittelt wurden)
`Kosten Abw. absolut`	Absolute Differenz der Kosten des Abrechnungsjahres zum Vergleichsjahr.
`Kosten Abw. Prz.`	Differenz der Kosten des Abrechnungsjahres zum Vergleichsjahr in Prozent
`Regel für Schlussrechnung`	Regel, die zum Ermitteln der Ampelfarbe für die Schlussrechnung verwendet wurde
`Ampel für Schlussrechnung`	Anzeige der Ampelfarbe, ermittelt anhand der eingegebenen Regeln
`Schlussrechnung`	Ja/Nein – Schlussrechnung vorhanden oder nicht vorhanden
`Ampel manuell`	Die Ampel kann per Kontextmenü manuell auf einen anderen Wert als den automatisch ermittelten, gesetzt werden (grün, gelb oder rot). Die Eingabe einer Bemerkung ist obligatorisch. Die manuelle Ampel kann per Kontextmenü auf den automatischen Wert zurückgesetzt werden.
`Ampel man. gesetzt von`	Anzeige des Benutzers, welcher die manuelle Ampel gesetzt hat.
`Ampel man. gesetzt am`	Anzeige des Zeitstempels, wann die manuelle Ampel gesetzt wurde.

Im Kontextmenü des Sachkonten-Grids stehen folgende Optionen zusätzlich zur Verfügung:

Bezeichnung	Erklärung
`Drill-Down`	Hier mit gelangt man auf die nächste Ebene (Abrechnungsart oder, wenn nur eine vorhanden ist, Objekt-Grid).
`Drill-Up`	Damit gelangt man in die nächste Ebene, Buchungen im Abrechnungszeitraum.
`Manuelle Ampel setzen`	Damit kann für das ausgewählte Konto bzw. die ausgewählten Konten die manuelle Ampel auf die gewünschte Farbe gesetzt werden. Standardmäßig zeigt die manuelle Ampel die gleiche Farbe an wie die berechnete Ampel.
`Regeln für Abrechnungsampel`	Zeigt die Regeln an, die für die Berechnung der Ampel für die einzelnen Kriterien der gewählten Zeile benutzt wurden.
`Abrechnungsampel neu berechnen`	Berechnet die Abrechnungsampel für das ausgewählte Objekt neu. Dazu öffnet sich ein Dialog.
`Abrechnungsampel-Regelauswertung`	Erzeugt eine Excel-Auswertung für die Regeln des ausgewählten Objekts und für das ausgewählte Konto bzw. die ausgewählten Konten. Dazu öffnet sich ein Dialog (siehe Regelauswertung).
`Wechsel nach iX-Haus > Sachkontenstamm`	Hier kann direkt in den Sachkontenstamm von iX-Haus gewechselt werden, z. B. um die Einstellungen des Kontos zu überprüfen.

Buchungen-Grid

Bezeichnung	Erklärung
`Laufende Nummer`	Laufender Nummer der Buchungszeile
`Bu.Nr.`	Buchungsnummer der Buchung
`S/H`	Soll und Haben Kennzeichen
`Bu.Betrag Netto`	Netto-Betrag der Buchung
`Bu.Betrag MwSt.`	Betrag der gebuchten MwSt.
`Bu.Betrag Brutto`	Brutto-Betrag der Buchung
`Abr. Betrag Netto`	Abgerechneter Netto-Betrag (Betrag, der in der BK-Abrechnung für Abrechnungsampel berücksichtigt wurde, z.B. im Rahmen einer Abgrenzung des Leistungszeitraums)
`Abr. Betrag MwSt.`	Abgerechneter Betrag der MwSt. (Betrag, der in der BK-Abrechnung für Abrechnungsampel berücksichtigt wurde, z. B. im Rahmen einer Abgrenzung des Leistungszeitraums)
`Abr. Betrag Brutto`	Abgerechneter Brutto-Betrag (Betrag, der in der BK-Abrechnung für Abrechnungsampel berücksichtigt wurde, z. B. im Rahmen einer Abgrenzung des Leistungszeitraums)
`LZ von`	Datum des Leistungszeitraums von
`LZ bis`	Datum des Leistungszeitraums bis
`Wertstellung`	Wertstellungsdatum
`BA`	Buchungsart
`Buchungstext`	Buchungstext der Buchung

Im Buchungs-Grid stehen Kontextmenü-Funktionen analog zum Kontoauszug plus zur Verfügung (DMS, iX-Haus, Wechsel nach iX-Haus).

Regelauswertung überprüfen

Terminart Abrechnungsampel erstellen

Teamtyp für die Abrechnungsampel verwenden

Was brauche ich dazu?

Katalog Abrechnungsampel-Parameter

Zugang: iX-Haus plus > Auswertungen > Abrechnungsampel > Katalog > Abrechnungsampel-Parameter

Die im Katalog Abrechnungsampel-Parameter definierten Parameter werden vom Modul Abrechnungsampel-Berechnung bei der Regelüberprüfung und bei der Ampelberechnung genutzt.

Feld	Beschreibung
`Laufende Nummer`	Gibt die laufende Nummer an, wird durch iX-Haus plus automatisch vergeben.
`Bezeichnung`	Freie Bezeichnung für die Regel.
`Vergleichskriterium`	Es stehen drei Vergleichskriterien zur Auswahl: 1. → `Kosten zu Kosten`: Hier werden die auf den Sachkonten gebuchten Kosten mit dem jeweiligen Vergleichsjahr verglichen. 2. → `Anzahl relevanter Buchungen`: Hier wird die Anzahl der Buchungen mit dem jeweiligen Vergleichsjahr verglichen. Stornobuchungen werden dabei nicht berücksichtigt. 3. → `Schlussrechnung`: Auf Konten mit WKZ-Buchungen ermittelt iX-Haus, ob bereits eine Schlussrechnung (das ist eine Buchung ohne WKZ) erfolgt ist. Stornobuchungen und Umbuchungen werden dabei nicht berücksichtigt.
`Eingabetyp für Objektbereich`	Auswahl zur Definition der Objekte: 1. `Objektgruppe` 2. `Objektbereich` 3. `Objekt` Je nach Auswahl wird im nächsten Feld das entsprechende Auswahlmenü angeboten.
`Objektgruppe` `Objektbereich` `Objekt`	Auswahl der Objekte, für welche diese Regel gelten soll. Das Feld soll leer bleiben, wenn keine Einschränkung gewünscht ist. Die Bezeichnung und das Auswahlmenü ändern sich, je nachdem, was im vorherigen Feld ausgewählt wurde.
`Kontenbereich`	Eingabe des Kontenbereichs oder der Einzelkonten (komma-getrennt), für welche diese Regel gelten soll. Das Feld soll leer bleiben, wenn keine Einschränkung gewünscht ist.
`Vergleichsjahr`	Auswahl, welches Vergleichsjahr herangezogen werden soll. Fallen Kosten z. B. nur alle zwei Jahre an, gilt der Parameter `vorletztes Jahr`. Fallen die Kosten jährlich an, gilt `letztes Jahr`. Mit der Einstellung `Irrelevant` wird auf einen Vergleich verzichtet. Die für die Abrechnung herangezogenen Buchungen wurden bis Version 20.21.2 nicht in der Abrechnung gespeichert, d. h., dass die Abrechnung der Vergleichsjahre noch einmal durchgeführt werden muss, wenn die Anzahl der Buchungen für das erste Jahr verglichen werden und diese Buchungen mit einer Programmversion vor 20.21.3 erzeugt wurden. Alternativ kann daher das Kriterium für das erste Jahr als `irrelevant` gesetzt werden. Die Folgejahre werden davon nicht betroffen sein. Auf saubere Kontentrennung ist zu achten, damit die Konten mit unterschiedlichen Abrechnungsintervallen (Kosten jährlich / aller zwei Jahre) nicht in derselben Regel definiert werden.
`Kriterium relevant`	Checkbox Ist eine Regel als nicht relevant markiert, wird diese beim Vergleich nicht berücksichtigt.
Toleranzen für Ampel-Status (grün/gelb/rot)	Definition der Toleranzen für die verschiedenen Ampel-Farben, innerhalb derer die jeweilige Ampelfarbe anzeigt werden soll. In den Feldern `bis (absolut)` und `bis (in %)` mit jeweils minus und plus wird definiert, bis wann die jeweilige Ampelfarbe angezeigt werden soll. Wobei minus bedeutet, dass z. B. weniger Kosten gebucht wurden und plus bedeutet, mehr Kosten wurden gebucht. Bei Eingabe einer Mischung aus beiden Bereichen, z. B. soll für die Ampelfarbe Grün max. eine Abweichung nach unten (d. h. weniger Kosten / weniger Buchungen) von 5% bzw. max. 20 € gelten, dann springt die Ampel auf gelb, wenn 5% oder 20 € erreicht werden. Für die Ampelfarbe Rot sind keine Definitionen notwendig, da diese automatisch angezeigt wird, wenn die Toleranzen für Gelb überschritten wurden. Sollten für Gelb keine Toleranzen eingegeben worden sein, wird diese Farbe bei der Ermittlung übersprungen. Die Werte für die rote Ampel werden dann auf Basis der Werte der grünen Ampel ermittelt. Für das Vergleichskriterium `Schlussrechnung` muss definiert werden, ob beim Fehlen einer Schlussrechnung die Ampel Gelb oder Rot anzeigen soll.
`bis (absolut)`	Eingabe der Untergrenze (`-`) und Obergrenze (`+`) mit absoluten Beträgen.
`bis (in %)`	Eingabe der Untergrenze (`-`) und Obergrenze (`+`) mit Prozentwerten.
`Bemerkungen`	Hier können Sie Bemerkungen zur Regel hinterlegen.