Über das Kontextmenü können Sie neue Haupt- und Unterprojekte anlegen. Über den Menüpunkt Projektvorlagen können Sie in einem Projekt oder Unterprojekt neue Unterprojekte aus den vorab im Katalog Unterprojekt-Vorlagen definierten Vorlagen erzeugen. Dazu wählen Sie im angezeigten Vorlagendialog einfach die gewünschte(n) Vorlage(n) aus. Über Hot-Keys können Sie in der Projektverwaltung auch mit Tastatur die Anlage neuer Projekte starten. Mit der Funktion Kopiere Objektstruktur können Sie ebenfalls ein neues Projekt anlegen, wobei ein markiertes Projekt dann als Kopiervorlage dient.
Alt + H Hauptprojekt anlegen
Alt + U Unterprojekt anlegen
Alt + V Unterprojekt aus einer Vorlage anlegen
Hauptprojekt erstellen oder die Tastenkombination Alt + H. 1.Status ist [1] in Planung.Strg + S (Speichern) bzw. Strg + Return (Speichern und Schließen) stehen als Tastenkombinationen zur Verfügung.Unterprojekt erstellen oder die Tastenkombination Alt + U. Ist die maximale Projekttiefe erreicht, ist der Menüpunkt Unterprojekt erstellen deaktiviert.Status ist [1] in Planung.Strg + S (Speichern) bzw. Strg + Return (Speichern und Schließen) stehen als Tastenkombinationen zur Verfügung.Projektvorlagen oder die Tastenkombination Alt + V. Ist die maximale Projekttiefe erreicht, ist der Menüpunkt Projektvorlagen deaktiviert.Unterprojektvorlage die Vorlage/n für das geplante Unterprojekt.OK speichern Sie das/die Unterprojekt/e.Unterprojekt-Vorlagen. Löschen (Strg + D).Die Löschung ist nicht zulässig, wenn
Es gibt zwei Optionen für das Anlegen der Aufträge:
Beim Generieren eines neuen Auftrags aus einer Meldung oder einem Angebot mit Projektbezug wird der Status des Projekts überprüft. Vorausgesetzt werden die Projektstatus genehmigt oder begonnen.
Hinweise:
Ausgangsbasis ist ein Budget, das aktuell im Status In Bearbeitung ist.
Es wird automatisch eine passende 4-AP Statusart ausgewählt, so dass Sie hier nur den Dialog zur Sicherheit bestätigen müssen. Wenn es mehr als eine 4-AP Statusart gibt, wird die mit der kleinsten Nummer lt. Katalog verwendet. Das gewählte Budget erhält die entsprechende 4-AP-Statusart mit 4-AP-Statustyp Abgelehnt. In einer Listenansicht sind Ablehnungen per Mehrfachauswahl möglich, wenn die Auswahl sortenrein ist.
Ausgangsbasis ist ein Budget, das aktuell im Status In Bearbeitung ist.
Es wird automatisch eine passende 4-AP Statusart ausgewählt, so dass Sie hier nur den Dialog zur Sicherheit bestätigen müssen. Wenn es mehr als eine 4-AP Statusart gibt, wird die mit der kleinsten Nummer verwendet. Das gewählte Budget erhält die entsprechende 4-AP-Statusart mit 4-AP-Statustyp Genehmigt. In einer Listenansicht sind Freigaben per Mehrfachauswahl möglich, wenn die Auswahl sortenrein ist.
Mit Budgetstatus ändern legen Sie einen neuen Budgetstatus fest und können so auch falsche Zuweisungen korrigieren. Der Wechsel von Angelehnt in In Bearbeitung ist daher möglich, der direkte Wechsel von Abgelehnt in Genehmigt ist hingegen nicht zulässig.
Mithilfe der zwei Systemeinstellungen ProjektbudgetsperreAktiv und ProjektbudgetsperreUser (s. u. Administration) lässt sich für die Projektverwaltung eine Projektbudgetsperre einrichten sowie bestimmte Benutzer als berechtigt zur Aufhebung dieser Sperre definieren. Wenn die Systemeinstellung ProjektbudgetsperreAktiv aktiviert ist, wird ein Projekt, das erstmalig auf eine Projektstatusart mit einem der Typen genehmigt, begonnen, fertiggestellt oder abgerechnet gesetzt wird, automatisch mit einer Projektbudgetsperre versehen. Damit können Projektbudgets (Zugänge, Minderungen) nicht mehr erfasst oder geändert werden, zum Beispiel nach der finalen Abstimmung eines Budgets. Der Status der Sperre wird im Infofenster der Detailansicht eines Projekts angezeigt. Durch die Systemeinstellung ProjektbudgetsperreUser lässt sich gleichzeitig sicherstellen, dass Projektbudgets für genehmigte bzw. laufende Projekte nur in Sonderfällen durch speziell autorisierte Benutzer geändert werden dürfen. Wenn der aktuelle User die Änderungsrechte für die Budgetsperre besitzt, können die entsprechenden Aktionen zum Setzen oder Aufhaben der Sperre in der Detailansicht des Hauptprojekts ausgeführt werden. Nach einer Budgetsperre können Sie außerdem in der Projektübersicht filtern.
fertiggestellt. In der Folge wird die Budgetsperre sofort aktiviert. Die Sperre wird beim Anlegen eines neuen Unterprojekts automatisch auf das dieses übertragen. Wenn nun auch in der untersten Ebene noch ein Budget angelegt werden soll, wird es beim Import zu einer Fehlermeldung kommen. Beim Import muss daher in diesem Fall das Projekt mit einem passendem Status eingerichtet werden. Mit einer zweiten Zeile nach dem Einrichten der Budgets kann anschließend der finale Status gesetzt werden. Projektstatusart ein zu hoher Statustyp gesetzt wird, kann damit ebenfalls bereits die Sperre aktiviert werden! Bei einer aktiven Budgetsperre kann das Projekt in der Folge nicht mehr in iX-Haus bearbeitet werden. Setzen Sie daher auch hier einen passenden Statustypen.
Unter der Lizenz Vier-Augen-Prinzip Projektbudget können in der Projektverwaltung in iX-Haus plus erfasste Budgets kontrolliert und durch berechtigte Benutzer freigegeben werden. Unterliegt die Freigabe dem Vier-Augen-Prinzip, werden die Budgets erst nach Freigabe gültig und in Folgeprozessen sowie Auswertungen betrachtet. Für die Kontrolle und Freigabeprozesse dienen die Felder 4-AP Status, 4-AP Status von und Kommentar sowie der Befehl Budget freigeben. Die Aktion Budget freigeben wird nur für berechtigte Benutzer eingeblendet. Wenn Ihrem Benutzer entsprechende 4-AP-Rechte zugeordnet sind, erteilen Sie die Freigaben aus der Ansicht Budget oder einer Detailsicht eines Projektbudgets heraus. Im Katalog Budgetprüfungen definieren Sie hierzu, ob die 4-AP-Kontrolle für Projektbudgets grundsätzlich aktivieren möchten oder nur für Projekte mit einem definierbaren Mindestbudget; zudem, wer zur 4-AP-Freigabe berechtigt ist (konkrete Benutzer und/oder Teams).
Alte Budgets, die vor der Aktivierung des 4-AP-Prinzips angelegt wurden haben noch keinen 4-AP-Status. Erlangen diese den Bearbeitungsstatus In Arbeit, kann die 4-AP-Prüfung einsetzen und eine Genehmigung oder Ablehnung erfolgen. Im gelben Infoblock oberhalb einer Detailsicht oder auch in der Listenansicht zu Projektbudgets werden die Beträge des Budgets, welche (noch) nicht freigegeben sind, separat ausgewiesen. Eine entsprechende Zeile lässt sich in den Grids einblenden. Als Hauptliste nutzen Sie die Ansicht Budgets.
Budgets, welche per Import bei aktiviertem 4-AP eingelesen werden, erhalten automatisch den Status In Bearbeitung.
Über Berichte haben Sie Zugang zu diversen Drucklisten und Berichten, deren Ausgabeparameter Sie in iX-Haus plus vorgeben können. Die Parameter dieser Berichte werden iX-Haus plus-spezifisch gespeichert und stehen somit auch bei erneutem Aufruf über die Projektverwaltung zur Verfügung, auch wenn sie zwischenzeitlich in iX-Haus anderweitig genutzt wurden.
Projekt einzustellen, damit bei einer optionalen Excel-Ausgabe auch die Projektnummer mit ausgegeben wird.
Im Buchhaltungsdruck von iX-Haus weist die Liste 15a Berichtigungstatus (240003) (Excel) einen Filter auf Projekte, Projekttypen und/oder Projektstatus auf und bedient somit steuerliche Fragestellungen, die sich aus Projekten ergeben könnten.
In der obersten Ebene (Ebene 1) eines Projekts, können Sie Projektbeteiligte zuordnen und über die Standardfunktionen per Serienbrief oder E-Mail anschreiben. Die Beteiligten eines Projekts werden aus den vorhandenen Adressen der Partnerverwaltung ausgewählt und einer in den Katalogen definierten Projekt-Rolle zugeordnet.
Rückstellungen sind nach Handelsrecht Verbindlichkeiten, Verluste oder Aufwendungen, die hinsichtlich ihrer Entstehung oder Höhe ungewiss sind. Durch die Bildung der Rückstellungen sollen die später zu leistenden Ausgaben den Perioden ihrer Verursachung zugerechnet werden. Gemäß §249 I HGB besteht eine Passivierungspflicht (d. h. eine Pflicht zur Bildung) für Aufwandsrückstellungen. Das sind Aufwendungen für unterlassende Instandhaltung (von z. B. Gebäuden), die in den ersten drei Monaten des folgenden Geschäftsjahres nachgeholt werden. Die jeweilige Maßnahme muss dabei innerhalb dieser Zeit abgeschlossen sein. Alle Rückstellungen sind bei Inanspruchnahme oder Wegfall des Grundes aufzulösen.
In iX-Haus können Instandhaltungs-Rückstellungen auf Basis von Projekten gebucht werden. Da die Buchung von Rückstellungen auf Unterprojekten vorgenommen werden kann, gelingt Ihnen der Ausweis und Nachweis gegenüber Prüfern unkompliziert. Mit dem iX-Haus plus Modul Projektverwaltung filtern Sie gezielt Projektdaten im Grid und haben eine schnelle Übersicht über alle Projekte mit ihren jeweiligen Rückstellungssalden.
Durch die Buchungsverarbeitung von iX-Haus haben Sie außerdem direkt auf dem Rückstellungskonto (Bestandskonto) einen Überblick über die Zuführung, Inanspruchnahme und Auflösung von Rückstellungen in den jeweiligen Projekten und insgesamt.
Menü > Projekt-Rückstellung – Konten bearbeiten die Rückstellungskonten.ohne MwSt. eingestellt werden. iX-Haus unterstützt Sie hier, indem die MwSt.-Behandlung für die hinterlegten Konten automatisch auf ohne MwSt. gesetzt wird.Konto Rückstellungmuss mit Projekt gebucht werden eingestellt sein. iX-Haus unterstützt Sie und stellt dieses Konto automatisch so ein. So lange das Konto hier hinterlegt ist, wird das Feld Projektbehandlung im Sachkontenstamm gesperrt und kann nicht geändert werden. Ebenso werden die Felder Mehrwertsteuerbehandlung und Vorgabesteuercode deaktiviert. Sie erhalten im Sachkontenstamm einen entsprechende Hinweis, dass die Sperre aufgrund des Status als Rückstellungskonto unter Projekt Rückstellung erfolgt. Konto Zuführung beim Buchen definierenKonto Rückstellung Zuführung Dieses Aufwandskonto muss auf darf nicht mit Projekt gebucht werden eingestellt sein. iX-Haus unterstützt Sie und stellt dieses Konto automatisch so ein, Sie erhalten eine Meldung. So lange das Konto hier hinterlegt ist, wird das Feld Projektbehandlung im Sachkontenstamm gesperrt und kann nicht geändert werden.Konto Inanspruchnahme beim Buchen definieren bzw. Kostenkonto übernehmenKonto Rückstellung Inanspruchnahmedarf nicht mit Projekt gebucht werden eingestellt sein. iX-Haus unterstützt Sie und stellt dieses Konto automatisch so ein. Sie erhalten eine Meldung. So lange das Konto hier hinterlegt ist, wird das Feld Projektbehandlung im Sachkontenstamm gesperrt und kann nicht geändert werden.Konto Rückstellung Erträge aus der Auflösungdarf nicht mit Projekt gebucht werden eingestellt sein. iX-Haus unterstützt Sie und stellt dieses Konto automatisch so ein. Sie erhalten eine Meldung. So lange das Konto hier hinterlegt ist, wird das Feld Projektbehandlung im Sachkontenstamm gesperrt und kann nicht geändert werden.Projekt im Bereich Buchhaltung, Abschnitt GVC001-Vorbelegung).Projekt auf aktiv gesetzt werden, damit bei der Rechnungserfassung eine Projekt-Eingabe gestattet wird.
Die Projekt-Rückstellung – Konten wurden in die Kopierfunktion übernommen. D. h. Sie können über den Menüpunkt Hauptbuchungskreis-Parameter kopieren (Auswahl über das Menü in der Kommandoleiste) die eingestellten Konten in eine andere FIBU kopieren.
Anhand Ihrer Eingabe des GVC und des in der Objektauswahl hinterlegten Kontos ermittelt iX-Haus automatisch die entsprechende Buchungsart und das Gegenkonto für die Rückstellungsbuchung. Jede Buchung muss mit einem Projekt erfolgen, damit eine einwandfreie Zuordnung möglich ist. iX-Haus unterstützt Sie dahingehend.
Die Zuführung von Rückstellungen wird über den GVC001 gebucht. Wählen Sie das entsprechende Konto Rückstellung Zuführung, so wird als Gegenkonto automatisch das von Ihnen definierte Rückstellungskonto und die Buchungsart BA53 eingesetzt.
Rechnungen für Projekte, für die im letzten Jahr Rückstellungen gebildet wurden, werden wie jede andere Instandhaltungsrechnung kontiert. Die Rechnung wird also nicht gegen das Rückstellungskonto kontiert, sondern gegen das Aufwandskonto für Instandhaltung. So ist sichergestellt, dass alle Folgeprozesse (Berichte über Instandhaltungsaufwände, korrekte Steuerbehandlung bis hin zu §15a UstG u.a.) wie gewohnt möglich sind.
Die Inanspruchnahme der Projekt-Rückstellung wird direkt bei der Rechnungserfassung bzw. Rechnungsbuchung erfasst. Hierzu geben Sie bei der Rechnung einfach ein, in welcher Höhe die Rückstellung gemindert (Inanspruchnahme) werden soll. iX-Haus bucht die Inanspruchnahme voll automatisch. Der Buchungssatz für die Rechnungsbuchung inkl. Inanspruchnahme der Rückstellung sieht beispielsweise wie folgt aus:
| Aufwand für Instandhaltung | 100,00 | an | Kreditor (Verb.aLL) | 119,00 |
| Vorsteuer | 19,00 | Inanspruchnahme von Rückstellungen | 100,00 | |
| Rückstellung mit Projekt | 100,00 |
Hier wird für die gesamte Eingangsrechnung eine Rückstellung in Anspruch genommen.
Das Konto für die Inanspruchnahme der Rückstellung wird im Haben gebucht, daher empfiehlt sich die Einrichtung dieses Kontos als Ertragskonto.
Falls Sie die Erfassung der Inanspruchnahme der Rechnung übersehen haben sollten, können Sie diese auch nachträglich als GVC 001 Sachkontenbuchung erfassen. In diesem Fall stehen Komfortprozesse wie die Prüfung der Höhe der Inanspruchnahme gegen den Rechnungsbetrag nicht zur Verfügung.
Der mögliche Betrag der Inanspruchnahme einer Rückstellung beinhaltet nur die Zuführungen des vergangenen Geschäftsjahres. Zuführungen des laufenden Geschäftsjahres werden nicht berücksichtigt, da Zuführungen im laufenden Geschäftsjahr üblicherweise das folgende Geschäftsjahr betreffen. Sollen Zuführungen des laufenden Geschäftsjahres bereinigt werden, daher empfiehlt sich ein Storno oder eine Auflösung.
Bei der Inanspruchnahme einer Rückstellung erfolgt die maximale Inanspruchnahme in Abhängigkeit des kontierten Mehrwertsteuercodes:
Die Auflösung von Rückstellungen wird über den GVC001 gebucht. Wählen Sie das entsprechende Konto Rückstellung, so wird als Gegenkonto automatisch das von Ihnen definierte Konto Rückstellung Auflösung sowie die Buchungsart BA55 eingesetzt.
Lösen Sie alle Rückstellungen für Instandhaltungen zeitnah auf, die Sie nicht für Instandhaltungsmaßnahmen, welche innerhalb der dreimonatigen Frist abgeschlossen wurden, in Anspruch genommen haben. So ist ihr Rückstellungssaldo stets aussagekräftig. Nutzen Sie dafür den Rückstellungsspiegel mit der Möglichkeit, sich nur die Projekte mit offenen Rückstellungen anzeigen zu lassen.
In iX-Haus plus sehen Sie in der Projektverwaltung sowie in der Detailansicht eines Projektes das Register Rückstellungen. In diesem Register sind alle Rückstellungsbuchungen zu diesem Projekt enthalten. So haben Sie in jedem Projekt die Übersicht zu den zugehörigen Rückstellungsbuchungen. Das Register wird nur angeboten, wenn auch die Lizenz für Projekt-Rückstellungen aktiv ist.
Im Grid sehen Sie die Spalten zu den Rückstellungen. Sie können im Modulfilter auf den gewünschten Jahrgang filtern. Das ist von Bedeutung, da der mögliche Betrag der Inanspruchnahme von Rückstellungen jeweils nur die Zuführungen des vergangenen Geschäftsjahres enthält.
Im Rechnungseingangsbuch können Sie für die vorerfassten Rechnungen einen Rückstellungsbetrag in Anspruch nehmen. Die Summe der in Anspruch genommenen Rückstellungen des ersten kontierten Projektes (bei mehreren Kontierungen) sehen Sie im Rechnungseingangsbuch in der Spalte Rückstellung-Inanspruchnahme (Summe).
Der Rückstellungsspiegel (Excel), Liste 240007 kann in iX-Haus über Budget/Projektverwaltung > Projekt-Druck aufgerufen werden sowie aus der iX-Haus plus Projektverwaltung. Er zeigt die Rückstellungsbuchungen auf das definierte Rückstellungskonto an, die mit den Buchungsarten 53, 54 und 55 vorgenommen worden sind. Die Ausgabe erfolgt ausschließlich in Excel.
In der Parametermaske wählen Sie den Objektbereich, für welchen der Rückstellungsspiegel erstellt werden soll.
Wenn Sie Objekte mit abweichenden Geschäftsjahren auswählen (abweichend zum ersten ausgewählten Objekt), dann werden diese Objekte in der Auswertung übersprungen. Sie erhalten in der Excel-Datei dazu einen Hinweis.
Des Weiteren können Sie die auszuwertenden Projekte eingrenzen.
Unter Weitere Parameter wählen Sie:
nur Hauptprojekte oder alle Projekte (d. h. auch die Unterprojekte) auswerten möchten,Rückstellungssaldo die Auswertung saldo-unabhängig oder über Projekte mit einem Saldo größer oder kleiner 0 ausgeben möchten,Nicht gebuchte Inanspruchnahme ausblenden möchten – diese Spalte zeigt die vorerfassten Rechnungen an, die noch nicht verbucht wurden.
Aktivieren Sie die Anlage Summen pro Objekt, wenn Sie in der Ausgabedatei den Hinweis erhalten, dass das Rückstellungskonto nicht in allen Objekten mit dem Rückstellungssaldo übereinstimmt.
Im oberen Bereich der ausgegebenen Excel-Datei sehen Sie die gewählten Parameter. In der Tabelle sind die Informationen zum Objekt und zum Projekt zu sehen. Die Spalte nicht gebuchte Inanspruchnahme zeigt erfasste Inanspruchnahmen (z. B. im Rechnungseingangsbuch), die noch nicht verbucht worden sind. Dieser Wert hat keine Auswirkungen auf den Endbestand. Erst mit der Verbuchung der erfassten Inanspruchnahme wird der Endbestand vermindert. Die Spalte kann durch einen Parameter ausgeblendet werden.
Unter Umständen erhalten Sie im oberen rechten Bereich folgende Hinweise:
Summen pro Objekt.Abweichung zum Rückstellungskonto bildet die Differenz zwischen allen mit den BA53-BA55 erfassten Buchungen und den ohne diese BA erfassten Buchungen auf dem jeweiligen Rückstellungskonto ab. Das kann vorkommen, wenn z. B. vor Aktivierung des Rückstellungs-Moduls bereits Buchungen auf dem Konto vorhanden waren.
In der Datenübersicht der Projektverwaltung kann der Status zu einem oder mehreren Hauptprojekten per Kontextmenü oder Schalter gesetzt und angepasst werden. Der höchste Status abgerechnet kann dabei nicht verändert werden, um abgeschlossene Projekte zu schützen. Nur bei den Projektstatustypen genehmigt oder begonnen können Aufträge dem Projekt zugeordnet werden. Buchungen sind bei den Statustypen genehmigt, begonnen oder fertiggestellt möglich.
Der Kontextmenübefehl Projektstatus ändern wird für ein separat ausgewähltes Projekt nicht angeboten, wenn es den Status abgerechnet aufweist. Bei Mehrfachauswahl von Projekten wird der Kontextmenübefehl Projektstatus ändern angeboten, einzelne darin befindliche Projekte mit Status abgerechnet werden jedoch bei einer Statusänderung ausgeklammert. Eine Statusänderung in der Detailsicht ist hingegen möglich, um gezielte Korrekturen des Status eines Projekts zu ermöglichen.
Kopiere Objektstruktur oder dem gleichamingen Befehl aus dem Kontextmenü der rechten Maustaste öffnen Sie den Dialog Kopiere Objektstruktur.Buchungskreis und Bezeichnuung werden mit den Parametern der Kopiervorlage vorbelegt. Nummer und Projekt Typ bleiben ohne Vorschlag und müssen neu definiert werden. Beginn wird mit dem aktuellen Tagesdatum vorbelegt. Projektstatus wird automatisch mit in Planung vorbelegt.OK. Das neue Projekt wird angelegt. Es kann anschließend geöffnet und bearbeitet werden.