Mit der Mieterportalschnittstelle nutzen Sie den Web-Service des casavi-Serviceportals zur bequemen Kommunikation zwischen Verwalter und Ihren Mietern. Der Hauptaugenmerkt liegt hier auf dem schnellen Datenaustausch zwischen Meldungen und Notizen. Wenn Ihr Kunde eine Meldung hinterlegt, hat Ihr Mitarbeiter diese in kurzer Zeit auf seinem Bildschirm präsent. Durch die komfortable Anbindung an iX-Haus kann der Mitarbeiter gleich aus dem Modul Meldungen heraus antworten.
Standardmäßig werden die Dokumente aus den letzten zwei Jahren an casavi übertragen, da diese von Interesse sind. Es gibt aber durchaus auch ältere Dokumente wie z. B. der Mietvertrag an sich, deren Anzeige in casavi weiterhin sinnvoll ist. Über das Feld Dokumententypen ohne Zeitfilter können diese Dokumente aus der Standardregel herausgenommen werden. Die maximale Größe der zu übertragenden Dateien liegt bei 100 MB.
Nachdem die Konfiguration der Daten abgeschlossen ist und der geplante Task/die Scheduleraufgabe angelegt und aktiviert wurde, kann die Serviceportalschnittstelle auch in iX-Haus aktiviert werden. Schalten Sie zu diesem Zweck unter Fachadministration > Systemeinstellungen Datenbank die Systemeinstellung Schnittstelle > Mieterportal > Aktiv ein. Die Ersteinrichtung wird i. d. R. von der CREM SOLUTIONS betreut. Sie finden die Schnittstelle dann im Menübaum unter Dienstprogramme > Schnittsatellen > Serviceportalschnittstelle (casavi). Sie kann auch als Favorit im Menü eines Anwenders schneller verfügbar gemacht werden.
Über das Register Einstellungen werden alle serverrelevanten Parameter eingetragen. Die zur Schnittstelle erhaltenen Serverparameter werden in den entsprechenden Feldern der Server-Einstellungen hinterlegt. Diese Einrichtung muss einmalig vorgenommen werden.
Sie können die Steuerung der Periodizität des Datenabgleichs über den Scheduler in iX-Haus plus einrichten. Wird keine Steuerung via Scheduler vorgenommen, kann der Administrator auch die Windows-Aufgabenplanung am Server konfigurieren, um den regelmäßigen Datenabgleich im Hintergrund auszuführen. Über die Windows-Aufgabenplanung stellen Sie die automatische Synchronisierung der iemieterportal.exe (zu finden im exe-Verzeichnis der iX-Haus-Programminstallation). Führen Sie dabei folgende Schritte aus:
Zuerst müssen Sie im Windowsaufgabenplaner eine Neue Aufgabe für die Datensynchronisation zwischen dem Server des casavi-Mieterportals und iX-Haus erstellen.
Allgemein müssen Sie hierzu einen Namen für die Aufgabe eintragen.Trigger wählen Sie die Option Täglich aus. Aktionen Geben Sie den Pfad zu der Datei iemieterportal.exe im exe-Verzeichnis Ihrer iX-Haus Installation – z. B. „i:\iXHaus\exe\iemieterportal.exe“. Starten den Pfad zu Ihrer iX-Haus Installation - z. B. „i:\iXHaus“ ein.
Bei einer Anbindung an DocuWare werden die an das Serviceportal gesendete Dokumente von DocuWare abgeholt und übertragen. Für diesen Zweck werden die in DocuWare vorhanden Dokumenten der Mieter ermittelt und anschließend übertragen. Dabei kann die DocuWare-Synchronisation von einer separaten Aufgabe durchgeführt werden. Für diesen Zweck werden zwei geplante Aufgaben eingerichtet – eine für die DocuWare-Synchronisation und eine für die Datenübertragung. Dies wird über einer der folgenden Parameter von iemieterportal.exe gesteuert -DocuWareSyncOnly (oder auch -DwSyncOnly) und -NoDocuWareSync (oder auch -NoDwSync) aufgerufen:
Falls Sie in z. B. der Startphase oder aufgrund der Anforderungen eines Inverstors nur bestimme Objekte, Mieter oder Dokumente an das Serviceportal übertragen möchten, können Sie dies im Register Einstellungen im Maskenbereich Allgemeine Datenkonfiguration definieren. Anhand der Auswahl der Dokumententypen bestimmen Sie, welche Dokumente den Mietern im Portal zur Verfügung gestellt werden sollen. Standardmäßig werden die Dokumente aus den letzten zwei Jahre an den Serviceportal übertragen, da diese von Interesse sind. Es gibt aber durchaus auch ältere Dokumente wie z. B. der entsprechende Mietvertrag, deren Anzeige im Serviceportal weiterhin sinnvoll ist. Über das Feld Dokumententypen ohne Zeitfilter können diese Dokumente aus der Standardregel rausgenommen werden.
Anhand der Dokumententypen der Gruppe Externer DMS Dokumententyp können Sie steuern, welche Dokumente aus DocuWare an casavi gesendet werden. Die vorhandenen Dokumententypen aus DocuWare werden automatisch in den Katalog eingetragen und können somit bequem freigegeben werden.
Das Feld Dokumentname soll zugeordnet und in DocuWare mit dem Namen des Dokumentes gefüllt werden, ansonsten wird der Name der Datei in casavi angezeigt – für sortierte Ansichten oder Recherche teilweise unschön.
Bei einer vorhandenen DocuWare-Einbindung werden ausschließlich die Dokumente aus DocuWare übertragen. Diese werden zusätzlich immer in PDF-Form ausgegeben. Ausschlaggebend in diesem Fall sind EmpfängerId- und EmpfängerTyp-Felder in DocuWare. Die Dokumente, die über diese beiden Felder einer Person (Empfängertyp ‚P‘, oder ‚Partner‘ für in die Partnerverwaltung migrierten Personen), eines Objektes (Empfängertyp ‚Objekt‘) oder, falls freigeschaltet, eines Objekteigentümers (Empfängertyp ‚O‘) zugeordnet werden können, werden an das Serviceportal übertragen. Über den DocuWare-Filter
können unerwünschte Dokumente entsprechend aus dem Serviceportal ausgeschlossen werden.
Generell werden nur die seit dem Anfang des letzten Kalenderjahres erstellen Dokumente ans das Portal übertragen. Somit wird die letzte Abrechnung an das Portal übertragen und trotzdem wird eine gute Übersicht der Dokumente gewährleistet.
Für den Serviceportalaccount können Sie jeweils mit einer Anzahl von Tagen bestimmen, wie viele Tage vor dem Einzug und nach dem Auszug des Mieters dessen Portalaccount entsprechend erstellt oder geschlossen wird. Wir empfehlen, die Accounts für ein weiteres Jahr nach dem Auszug der Mieter aktiv zu erhalten, damit diese Ihre letzte Betriebskostenabrechnung erhalten. Objekte mit Verwaltungsende werden beim Datenabgleich ab dem Verwaltungsende lt. Objektparameter nicht berücksichtigt, bereits an casavi übertragene beendete Objekte werden automatisch aus casavi entfernt.
Nachdem das Serviceportal aktiviert wurde, werden dort die Meldungen und deren Notizen und Multimediadateien den Mietern, Hausmeistern oder Objekteigentümern angezeigt.
In einigen Fällen ist es aber durchaus gewollt, dass bestimmte Meldungen intern bleiben oder nur den Hausmeistern und nicht den Mietern oder Objekteigentümern angezeigt werden. Dies können Sie in iX-Haus anhand der Meldungsart bestimmen. Über das Feld Freischaltung Serviceportal können Sie pro Meldungsart die Personenkreise auswählen, für welche die Meldungen dieser Meldungsart sichtbar sein sollen. Über die Option Serviceportal – Sperre können darüber hinaus Meldungsarten ganz aus der Serviceportal-Kommunikation entfernt werden und somit für nicht Serviceportal relevanten Themen verwendet werden.
Die iX-Haus-Meldungsarten werden in der casavi-Umgebung Vorgangstypen genannt. Die aus iX-Haus stammenden Meldungsarten erkennen Sie in casavi an dem Schlosssymbol vor dem Namen des jeweiligen Vorgangstyp.
Das führende System für die Stammdaten ist iX-Haus. Die iX-Haus seitig definierten Vorgangstypen dürfen unter keinen Umständen im casavi-Portal angepasst werden. Meldungen aus casavi mit Vorgangstypen, die in casavi angelegt oder geändert wurden, werden nicht nach iX-Haus übertragen!
In iX-Haus plus Meldungen definieren Sie im Katalog der Meldungsarten im Register Serviceportal über die Optionen Serviceportal-Sperre, Serviceportal-Hausmitteilung (Pinnwand), Serviceportal-Objektmeldung, Nicht-registrierte Kontakte per E-Mail benachrichtigen, Bei Beauftragung Notiz für Serviceportal erzeugen und die Auswahl in Serviceportal-Freischaltung, in welcher Art die Meldungsart im Serviceportal berücksichtigt wird.
Bei der Meldungspriorität und der Meldungsstatusart werden oft auch interne Abläufe dargestellt. Wenn eine Meldung bearbeitet wird, kann diese z. B. den Status In Bearbeitung, Auftrag erstellt oder Warten auf Freigabe haben. Einige dieser Schritte sind für die Mieter unverständlich oder sollen intern gehalten werden. Daher können einzelne Meldungsprioritäten und Meldungsstatusarten ebenfalls für das Serviceportal freigeschaltet werden. Alle Standardprioritäten oder Standardstatusarten werden automatisch freigeschaltet und werden immer als Ersatz für gesperrte Prioritäten oder Statusarten angezeigt.
Einige Meldungen, wie z. B. Treppenbeleuchtung oder Aufzüge, können alle Personen des Objektes betreffen. Für diesen Zweck kann in Serviceportal eine Objektmeldung sinnvoll sein. Die Objektmeldungen werden im Serviceportal allen Personen des Objektes angezeigt. Richten Sie für diesen Zweck in iX-Haus plus Meldungen im Katalog der Meldungsarten eine Meldungsart Objektmeldung ein (Option Serviceportal - Objektmeldung). Über die Benachrichtigungsoption Nicht-registrierte Kontakte per E-Mail benachrichtigen können Sie zudem einstellen, ob auch nicht registrierte Serviceportal-Kontakte per Mail informiert werden sollen.
Mit dem Serviceportal können Sie ebenfalls Haumitteilungen an die Mieter versenden. Richten Sie für diesen Zweck in iX-Haus plus Meldungen im Katalog der Meldungsarten eine Meldungsart Hausmitteilung ein (Option Serviceportal - Hausmitteilung). Die Hausmitteilungen werden auf der Pinnwand des Serviceportals allen Personen des Objektes angezeigt. Die Hausmitteilungen bleiben im Serviceportal so lange sichtbar bis die Meldung abgeschlossen oder storniert wird. Über die Benachrichtigungsoption können Sie einstellen, ob auch nicht registrierte Serviceportal-Kontakte per Mail informiert werden sollen.
Genauso wie die Meldungsprioritäten und Meldungsstatusarten können einige der Gewerke für Mieter oder Objekteigentümer bei der Anlage einer Meldung intransparent oder verwirrend sein. Im Bereich Serviceportal können Sie die Gewerke für die erwünschten Zielgruppen freigeben. Diese stehen dann bei der jeweiligen Zielgruppe bei Neuanlage einer Meldung im Serviceportal zur Auswahl. Im Katalog Gewerke stellen Sie hierzu im Maskenbereich Serviceportal für ein Gewerk ein, ob dieses für Mieter, für Hausmeister und/oder für Objekteigentümer relevant ist.
Die zu einer Meldung erstellten Notizen können öffentlich oder intern gehalten werden. Dies definieren Sie unter iX-Haus plus Meldungen im Katalog der Meldungsarten über die Serviceporrtaloption Bei Beauftragung Notiz für Serviceportal erzeugen.
Es hängt von mehreren Parametern ab, ob eine Meldung intern oder öffentlich ist. Um Ihnen eine Übersicht über den Serviceportal-Status Ihrer Meldungen zu ermöglichen, haben wir den Statusbereich der Meldungen um das Feld Serviceportal ergänzt. Dort sehen Sie, ob die Meldung zum Portal übertragen wird und den entsprechenden Status oder den Grund, weshalb dies nicht der Fall ist.
Um Ihren Mietern und Investoren einen guten Service liefern zu können, ist es wichtig, jederzeit eine Übersicht über Ihre Meldungen und somit auch über die Aktivitäten im Serviceportal zu haben. Anhand der beiden Serviceportal-Spalten in der Meldungsübersicht im iX-Haus plus Modul Meldungen, erfahren Sie wann und welche Änderungen zuletzt im Portal stattgefunden haben. Diese werden dann zurückgesetzt, sobald Sie die Meldung verändern.
Bei Fehlern prüfen Sie bitte nachfolgende Tipps. Kommen Sie hiermit jedoch nicht zurecht oder benötigen weitere Unterstützung, steht Ihnen der Support der CREM SOLUTIONS gerne zur Verfügung.
Werden gar keine Meldungen aus oder an casavi übertragen, kann dies an einer fehlenden Synchronisation liegen. Wurde die Aufgabenplanung via Scheduler eingerichtet, können Sie im Register Protokoll prüfen, wann die letze Synchronisation ausgeführt wurde. Ist die letzte Synchronisation älter als das aktuelle Datum, ist die Synchronisationsaufgabe offensichtlich nicht aktiv. In den jeweiligen Schedulerlogs finden Sie dann Detailinfos. Bei einer Aufgabenplanung via Windowsaufgabenplaner kann der Administrator im Windows Taskplaner die Hinweise zur Aufgabe casavi - Datasync prüfen.
Wird im Scheduler nur eine Startzeit aber keine Endzeit der Synchronistation benannt, prüfen Sie bitte das Fehlerlog. Wird bei der Synchronisation seitens casavi keine abschließende Meldung zur Fertigstellung der Übertragung gesendet, versucht iX-Haus die anstehende Datenübertragung erneut. Hier wäre bei einer 'Endlosschleife' Hilfestellung durch den Support des Portals erforderlich. Gerne kontaktieren Sie und hierzu.
Werden neue Objekte, Personen oder Dokumente eines Objekts nicht an casavi übertragen sollten Sie zuerst im Register Einstellungen prüfen, ob das Objekt im Objektbereich auch enthalten ist. Integrieren Sie neue Objekte in casavi, müssen diese in der Definition des Obejktbereichs ggf. nachgetragen werden.
Bei Problemen mit Übertragung zu einzelnen Personen prüfen Sie bitte im Register Einstellungen, ob die gewünschten Personentypen freigegeben sind.
Bei Problemen mit Übertragung einzelner Dokumente prüfen Sie bitte im Register Einstellungen, ob der verwendete Dokumenttyp freigegeben ist. Das Dokument mus selbst einen geeigneten Dokumenttyp aufweisen. Bei neu eingeführten Dokumenttypen ist zu entscheiden, ob dieser auch für casavi freigegeben werden soll. Wird ein Dokument trotz passendem Dokumenttyp nicht übertragen, prüfen Sie bitte das Dokumentendatum. Es werden standardmäßig nur Dokumente aus dem vorherigen und aktuellen Geschäftsjahr übertragen. Um Dokumente ohne Zeitraumbeschränkung zu übertragen, muss der Dokumenttyp über die Auswahl der Dokumententypen ohne Zeitfilter freigegeben sein.
Werden einzelne Meldungen aus casavi nicht an iX-Haus übertragen, ermitteln Sie zuerst den verwendeten Vorgangstyp in casavi und prüfen, ob es diesen als Meldungsart auch in iX-Haus gibt. Sie muss dort in iX-Haus plus Meldungen im Katalog für das Serviceportal freigegeben sein. Sollte die Meldungsart in iX-Haus nicht vorhanden sein, wurde der Vorgangstyp höchstwahrscheinlich im casavi-Portal manuell angelegt und wird daher nicht zu iX-Haus übertragen. In dem Fall ist eine adäquate Meldungsart in iX-Haus plus anzulegen und nach einer Synchronisation in casavi die dortige Meldung mit dem so entstandenen iX-Haus-konformen Vorgangstyp zu verbinden.
Für Personen und iX-Personen und die entsprechenden Rollen (wie Mitglied oder WEG-Eigentümer) kann Schriftgut über die Option Auto-Zustellung mit der Aktion Serviceportal/E-Mail/Schreiben (Auto-Zustellweg) generiert werden, wenn mindestens eine als Portalnutzer gekennzeichnete Person ausgewählt wurde. Die als Portaluser definierten Personen werden über den in iX-Haus eingestellten Zustellweg angeschrieben, d. h. Brief oder Online. Alle übrigen Personen mit hinterlegter E-Mail-Adresse werden per E-Mail, ansonsten per Post angeschrieben. Für archivierte Serienbriefe gibt ein gleichnamiges neues Feld Auskunft über den Zustellweg.
Portal-Benutzer haben die Möglichkeit, in casavi ihre präferierte Kontaktart, Brief oder online, anzugeben. Diese Information aus casavi wird im Modul Personen plus in der Spalte Kontaktart dargestellt. Wurde vom Benutzer in casavi die Kontaktart Brief ausgewählt, werden Schreiben an diese Person immer gedruckt, unabhängig des gewählten Auto-Zustellwegs. Eine Änderung dieser Einstellung ist in iX-Haus plus nicht möglich, diese muss in casavi erfolgen. Ein weiterer Sonderfall, den wir berücksichtigt haben: Sollten Sie in der Serviceportal-Konfiguration Dokumenten-Typen von der Portal-Übermittlung ausgeschlossen haben, dann erfolgt die Zustellung per E-Mail bzw. Druck.
In der casavi-Schnittstellenkonfiguration kann definiert werden, dass bestimmte Vorlagen bzw. die daraus erstellten Dokumente nicht an casavi exportiert werden. In diesem Fall steht die Option Serviceportal für die Funktion Auto-Zustellweg auch nicht zur Verfügung. Zum besseren Verständnis wird in diesen Fällen ein Hinweis angezeigt: „Die ausgewählten Vorlagen: 1, 2, … können nicht über das Serviceportal übermittelt werden. Der Versand erfolgt per E-Mail.“
Über das Register Einstellungen werden für die Ersteinrichtung alle serverrelevanten Parameter eingetragen. Die zur Schnittstelle erhaltenen Serverparameter werden in den entsprechenden Feldern der Server-Einstellungen hinterlegt. Diese Einrichtung muss einmalig vorgenommen werden.
Die Konfigurationen und Einstellungen werden für Produktivsystem und Testsystem separat vorgenommen. Im Feld Konfiguration und Einstellungen wählen Sie aus, ob die nachfolgenden Parameter für das Produktivsystem oder das Testsystem gelten.
Die nachfolgenden Parameter sind i. d. R. auch in der Parametermaske erläutert.
| Server-Einstellungen | |
Konfiguration und Einstellungen | Auswahl, Produktivsystem oder Testsystem. Die nachfolgenden Einstellungen gelten daher für das hier ausgewählte System. |
Link Datensynchronisation | Serveradresse zur Anbindung an das Mieterportal casavi. Die URL lautet i. d. R. https://api.mycasavi.com. |
Passwort / Secret (Synchronisation) (zwei Felder) | Passwort / Secret für die Datensynchronisation Das Passwort/Secret muss zur Kontrolle der korrekten Eingabe im zweiten Feld wiederholt eingegeben werden. Die Darstellung erfolgt aus Sicherheitsgründen verdeckt. |
Schlüssel / API-Key (Synchronisation) (zwei Felder) | Schlüssel /API-Key für die Datensynchronisation. Der Schlüssel / API-Key muss zur Kontrolle der korrekten Eingabe im zweiten Feld wiederholt eingegeben werden. Die Darstellung erfolgt aus Sicherheitsgründen verdeckt. |
| Allgemeine Datenkonfiguration | |
Objektbereich | Auswahl, Liste der Objekte, die mit casavi synchronisiert werden sollen. Übertragen werden von Meldungen nur offene seit Beginn des letzten Kalenderjahres. |
Objektbereich - Vollständige Meldungshistorie | Auswahl, Liste der Objekte, die mit casavi synchronisiert werden sollen, wobei die komplette Meldungshistorie berücksichtigt werden soll. Diese Spezialeinstellung wird i. d. R. durch Consulting der CREM SOLUTIONS konfiguriert. |
Personentyp | Auswahl der Personentypen, die mit casavi synchronisiert werden sollen. Nicht gewählte Personentypen, z. B. Interessenten, werden nicht synchronisiert. |
Dokumententyp | Auswahl, der Dokumententypen, deren Anzeige einem Zeitfilter unterliegt. Es werden i. d. R. nur die Dokumente seit Beginn des letzten Kalenderjahres synchronisiert. |
Dokumententypen ohne Zeitfilter | Auswahl, diese Dokumententypen unterliegen jedoch keinem Zeitfilter. |
Benutzerteam | Komfortpaket vorausgesetzt, kann hier eine Zuordnung von Teams konfiguriert werden. Hierüber kann der verantwortliche Benutzer pro Objekt in iX-Haus plus ermittelt werden. |
DocuWare-Filter | Filter, die vom Consultant der CREM SOLUTIONS eingerichtet werden, um spezielle Amnbindung mit DMS-System DocuWare zu konfigurieren. Alternativ muss ein Dokument Empfängertyp (P=Person, K=Kreditor), Objektnummer, EmpfängerHeaderID als Merkmale aufweisen (insbesodere bei externen Dokumenten ist dies relevant). |
Mieterportalaccount … Tage | Zahl, Anzahl der Tage vor Vertragsbeginn, wo das Portal dem Mieter schon zugänglich sein soll. |
| Sonstiges | |
iX-Haus Benutzer | dreistellige Benutzernummer, dieser Benutzer wird in iX-Haus plus bei Meldungen eingetragen, die über das casavi-Mieterportal in iX-Haus plus Meldungen eingetragen werden. Dieser Benutzer muss entsprechende Rechte für iX-Haus plus aufweisen. |
Das Register Protokoll ermöglicht die Übersicht über den Datenstrom der casavi-Schnittstelle. Die Protokolle werden nach Datum gefiltert angezeigt. Unabhängig vom Datumsfilter werden für die letzte protokollierte Abfrage Datum, Uhrzeit, Anzahl der gesendete Daten und Anzahl Fehler benannt.
Mit der Schaltfläche Protokolleinträge aktualisieren werden Protokolleinträge erneut eingelesen, um Protokolldaten anzeigen zu können, welche seit Aufruf des Protokollregisters neu hinzugekommen sind.
Interne Tipps für Consulting
Details der Protokolle liefert die Datei tmp\log\mplog.txt. Die Fehler werden aber auch schon hier in der Protokollverwaltung komfortabel mit den relevanten Infos in dem unteren Grid dargestellt.
Durch Existenz der Datei @mpSave im log-Verzeichnis wird die Schnittstelle instruiert, die XML-Dateien der Übertragung nicht zu löschen. So können die XML-Dateien im Supportfall noch kontrolliert werden. Besteht dieser Bedarf nicht mehr, kann man die Datei mit führendem Unterstrich maskieren, um unnötige Datenspeicherung zu vermeiden.
Durch Existenz der Datei @noDwSync im log-Verzeichnis wird die Schnittstelle instruiert, keine Synchronisation mit DMS-System DocuWare vorzunehmen. Das macht Sinn, wenn DokuWare gar nicht im Einsatz ist.
Für die für casavi freigegebenen Objekte werden die Daten aller aktiven Personen – Personen mit einem gültigen Vertrag - an casavi gesendet. Die Daten der über die Personentypen nicht freigeschalteten Personen werden mit dem Kenner PortalUser=False an casavi übertragen, damit diese gegebenenfalls auch aus casavi entfernt werden können. Nach dem Auszug eines Mieters wird dieser nach Ablauf der in der Konfiguration vorgegebenen Frist an casavi als gelöscht gemeldet, damit dieser ebenfalls entfernt werden kann. Sollten die Mieterdaten davor in iX-Haus anonymisiert worden sein, wird dies ebenfalls mit dem Serviceportal synchronisiert.
Wenn die Personen in der Partnerverwaltung angelegt/übertragen wurde, werden diese entsprechend übertragen. In diesem Fall werden auch die in der Partnerverwaltung eingegebenen Mitbewohner und Vertragspartner an casavi übertragen.
Es werden die folgenden Daten je Person übertragen:
Kontostände werden momentan auf casavi Seite nicht gespeichert und werden zukünftig nicht mehr übertragen. Buchungen der letzten 12 Monate werden momentan auf casavi Seite nicht gespeichert und werden zukünftig nicht mehr übertragen.
Die laut der casavi-Konfiguration freigegebenen Dokumente werden an casavi übertragen. Die nicht freigegebenen Dokumente der freigegebenen Objekte werden als gelöscht an casavi gemeldet. Dabei wird der Inhalt des Dokumentes nicht übertragen.
Werden nur dann übertragen, wenn Lizenz Objekteigentümer aktiviert ist.
Werden nur dann übertragen, wenn Lizenz Hausmeister aktiviert ist.
Es werden nur die freigegebenen Objekte übertragen.
Beim ersten Export der Daten werden alle offenen (nicht abgeschlossen oder storniert) Meldungen der freigegebenen Objekte mit dem Serviceportal synchronisiert. Sollten nur bestimmte Benutzerteams freigeschaltet sein, so werden nur die Meldungen dieser Teams oder diejenigen ohne Teamzuordnung mit casavi synchronisiert.
Je nach Meldungsart werden synchronisierte Meldungen aus iX-Haus plus in casavi zugeordnet.
Serviceportal-Sperre: keine Synchronisation
Hausmitteilung (Pinnwand): Übertragung ohne Status für die casavi-Pinnwand. Ist der Vorgang in iX-Haus plus abgeschlossen, wird der Eintrag auf der casavi-Pinnwand wieder entfernt.
Serviceportal - Objektmeldung: Meldungen werden in der Regel für Mieter individuell übertragen, eine Objektmeldung geht hingegen an alle im Objekt! Ein Mieter/Eigentümer kann selbst in casavi keine Objektmeldung generieren.
Nicht registrierte Kontakte per E-Mail benachrichtigen: Wenn der Kontakt in iX-Haus plus E-Mail-Daten aufweist, kann er per E-Mail benachrichtigt werden, während der Portalbenutzer via casavi Info bekommt.
Bei Beauftragung Notiz für Serviceportal erzeugen: Eine platzhalterunterstützte Notiz kann bei Beauftragung auf Basis einer Meldung automatisch generiert werden. Der casavi-Anwender kann somit eine Rückmeldung über eine Beauftragung/den Fortschritt bzgl. seiner Meldung bekommen.
Interne Notizen aus iX-Haus plus werden nicht nach casavi übertragen. Interne Notizen aus casavi werden nicht nach iX-Haus plus übertragen. Die beiden Notiztypen stellen generell unterschiedliche programmspezifische Datenblöcke dar und werden untereinander nicht sysnchronisiert.
Die nachfolgenden technischen Informationen sind für den normalen Benutzer i. d. R. nicht relevant, helfen aber beim Verständnis, wie mit bestimmten Datenkonstellationen verfahren wird.
Die iX-Haus – casavi Schnittstelle synchronisiert die für casavi-relevanten iX-Haus Daten mit dem casavi-Portal. Diese Synchronisation wird in regelmäßigen Abständen i. d. R. zwischen 1 und 5 Minuten aus iX-Haus (über einen Windows geplanten Task oder den iX-Haus Scheduler) aufgerufen und ruft die notwendigen casavi web services (API) auf. Die Daten werden in XML-Format geliefert und empfangen.
Nach einem einmaligen Vollexport (Übertragung aller Daten) liefert die Schnittstelle i. d .R. nur die Daten, die sich nach dem letzten Lauf verändert haben oder gelöscht wurden. Daten werden in casavi gelöscht, wenn seitens iX-Haus Objektende, Vertragsende, Anonymisierung oder Rekonfiguration der Personentypenfreischaltung vorliegt.
Interne Infos Für einzelne Datengruppen existieren jedoch eine Ausnahme, welche immer vollständig werden übertragen. Der Grund dafür ist, dass bei diesen Datensätzen kein delete-Flag (s. u.) übertragen werden kann. Beim Import von den vollständig übertragenen Datengruppen ist darauf zu achten, nicht mehr vorhandenen Datensätze zu löschen. Die betroffenen Gruppen werden im Bereich Daten erläutert.
hash wird generell die iX-Haus ID geschrieben, es sei denn die ID ist mit der Prefix ‚fremd_id_‘ eingetragen. Dann handelt es sich um die casavi id.
Die XML-Bereiche werden in folgender Reihenfolge übertragen bzw. empfangen.
1. Neue/geänderte Meldungen von casavi abholen
2. Neue/geänderte Stammdaten an casavi übertragen
COM 100
PROP 1 .. 2
PARTNER 1 .. 40
Wenn z. B. die 50 MB bei Partner 15 erreicht werden, so werden zwei Dateien an casavi gesendet.
Datei 1:
COM 100
PROP 1 .. 2
PARTNER 1 .. 15 (inklusive Dokumente)
Datei 2:
PARTNER 1 .. 15 (ohne Dokumente) PARTNER 16 .. 40 (inklusive Dokumente)
3. Neue/geänderte Meldungen an casavi übertragen
4. Lesebestätigung abholen
5. IntegrityCheck Daten an casavi senden (1 x täglich, möglichst zwischen 22 und 5 Uhr)
Daten
| Stammdaten | |||
|---|---|---|---|
| Ebene | Tag | Beschreibung | Technische Hinweise |
| 1 | DOC_GUID | Eindeutige Dokument-Id | |
| 2 | DOC_VERSION | Version des Dokuments | |
| 3 | COM | Hauptbuchungskreise | Keine Relevanz für casavi |
| 3.1 | PROP | Objekte | |
| 3.1.1 | UNIT | Flächen | Wird bei Änderungen des Vertrags oder der Flächen vollständig gesendet inkl. LEASE, LEASE_UNIT ohne die TERMs |
| 3.1.2 | LEASE | Verträge – in iX-Haus ist das die Personenebene | Wird bei Änderungen des Vertrags oder der Flächen vollständig gesendet inkl. LEASE_UNIT ohne die TERMs. In diesem Fall wird auch die UNIT gesendet. Feld debitor – Verweis auf den Hauptmieter. Somit irrelevant für casavi. Die Vertragspartner werden über Partner → Partner_Role → Lease ermittelt Ein Lease kann mehrere Partner haben (mehrere Partner_Roles können auf dieselbe LEASE verweisen). |
| 3.1.2.1 | LEASE_UNIT | Beteiligte Flächen – in iX-Haus ist das die Vertragsebene | Wird bei Änderungen des Vertrags oder der Flächen vollständig gesendet inkl. ohne die TERMs. In diesem Fall werden auch LEASE und die UNIT gesendet. |
| 3.1.2.1.1 | TERM | Vertragskonditionen - Sollbeträge, Flächengröße | |
| 3.1.3 | DOC | Objektdokumente | |
| 4 | Partner | Partner - Mieter, IX-Haus User, Objekteigentümer, Hausmeister | |
| 4.1 | Partner_Role | Rollen des Partners | Lease – Verweis auf den Mitvertrag (COM → PROP → LEASE) des Partners Ein Lease kann mehrere Partner haben (mehrere Partner_Roles können auf dieselbe LEASE verweisen) |
| 4.1.1 | DOC | Dokumente des Partners | |
| 5 | Role_Issue_Type | Meldungsarten je PartnerRolle-Typ | |
| 5.1 | RoleType | PartnerRolle-Typ | Wird immer gesendet |
| 5.1.1. | IssueType | Erlaubte Meldungsarten | Entweder leer oder vollständig bei Änderungen |
| 6 | Role_Issue_Status | Meldungsstatus je PartnerRolle-Typ | |
| 6.1 | RoleType | PartnerRolle-Typ | Wird immer gesendet |
| 6.1.1 | IssueStatus | Erlaubte Meldungsstatus | Entweder leer oder vollständig bei Änderungen |
| 7 | Role_Issue_Prio | Meldungsprioritäten je PartnerRolle-Typ | |
| 7.1 | RoleType | PartnerRolle-Typ | Wird immer gesendet |
| 7.1.1 | IssuePrio | Erlaubte Meldungsprioritäten | Entweder leer oder vollständig bei Änderungen |
| 8 | Facility_Team | iX-Haus Benutzerteams | |
| 8.1 | Partner_Role | Verweis auf die Partner_Rolle des Team-Benutzers | Entweder leer oder vollständig bei Änderungen |
| 8.1.1 | Responsible_Prop | Liste der verantwortlichen Objekte | Entweder leer oder vollständig bei Änderungen |
| 9 | Issue_Notice | Meldungshinweise | |
| 10 | Role_Issue_Sector | Gewerke je PartnerRolle-Typ | |
| 10.1 | RoleType | PartnerRolle-Typ | Wird immer gesendet |
| 10.1.1 | Issue_Sector | Erlaubte Gewerke | Entweder leer oder vollständig bei Änderungen |
| 11 | TechObjects | Technische Objekte | |
| Meldungen | |||
|---|---|---|---|
| Ebene | Tag | Beschreibung | Technische Hinweise |
| 1 | DOC_GUID | Eindeutige Dokument-Id | |
| 2 | DOC_VERSION | Version des Dokuments | |
| 3 | Issue | Vorgänge, Meldungen | |
| 4 | Issue_Note | Kommentare zu den Vorgängen, Meldungsnotizen | Besonderheit: ContentAsBase64 wird hier als PlainText übertragen, zukünftig als Base64 und HTML |
| 5 | Issue_Doc | Dokumente zu den Vorgangskommentare, Meldungsmultimedia | |
| Lesebestätigung | |||
|---|---|---|---|
| Ebene | Tag | Beschreibung | Technische Hinweise |
| 1 | DOC_GUID | Eindeutige Dokument-Id | |
| 2 | DOC_VERSION | Version des Dokuments | |
| 3 | DocInfo | Info zum Dokument | |
| 3.1 | ReadTimestamp | Lesezeitstamp | |
| IntegrityCheck Lesebestätigung | |||
|---|---|---|---|
| Ebene | Tag | Beschreibung | Technische Hinweise |
| 1 | DOC_GUID | Eindeutige Dokument-Id | |
| 2 | DOC_VERSION | Version des Dokuments | |
| 3 | IXLICENCE | iX-Haus Lizenznummer | |
| 4 | IXCUSTOMER | iX-Haus Kundenname | |
| 5 | COUT_PROP | Anzahl Objekte | |
| 6 | COUT_UNIT | Anzahl Flächen | |
| 7 | COUT_LEASE | Anzahl Verträge | |
| 8 | COUT_PARTNER_RELATION | Anzahl Parter | |
| 9 | COUT_PARTNER_DOCS | Anzahl Personendokumente | |
| 10 | COUT_ISSUES | Anzahl Meldungen | |
| 11 | COUT_ISSUE_DOCS | Anzahl Meldungsmultimedia | |
Binden Sie das Programm iemieterportal.exe als Task in der Aufgabenplanung des Servers ein, stellen Sie bitte einen sehr kurzen Intervall ein, z. B. 5 Minuten. Das Programm entscheidet automatisch anhand der Einstellungen (siehe Synchronisierungseinstellungen), wann synchronisiert werden soll. Deutlich transparenter für den iX-Haus-Administrator ist die alternative Einbindung als Scheduler-Aufgabe in iX-Haus plus.
Eventuell wird noch eine Oracle Lizenz benötigt für den neuen Serviceportal iX-Haus Benutzer (siehe unten).
Falls Produktiv- und Testsysteme vorhanden sind, ist die Schnittstelle im Testsystem standardmäßig ausgeschaltet. Mehr Details über die Einrichtung der Test- und Produktivsysteme finden Sie in der entsprechenden Dokumentation Doku_Unterscheidung_Test_und_Produktivsystem.pdf.
Wenn Dokumente im Hintergrund nach PDF gewandelt werden sollen (in der iX-Haus Adressverwaltung oder in ixhaus plus Personen > Dokumente), muss BioPDF professional installiert sein. Die PDF-Dateien freigegebener Dokumententypen werden dann automatisch nach casavi übertragen. Für bestimmte Dokumententypen kann die Datumsgrenze, ab welcher historische Dokumente übertragen werden, außer Kraft gesetzt werden. Der lizenzpflichtige bioPDF Professional-Treiber wird für Hintergrunddruck und -konvertierung benötigt. Empfehlenswert ist ggf. auch der Einsatz des Komfortpakets.
Bei Einsatz einer Firewall ist zu beachten, dass Port 443 auf https://api.mycasavi.com verwendet wird.
Fachadministration > Systemeinstellungen Datenbank > Schnittstelle > Mieterportal > Aktiv schaltet die Schnittstellenfunktionen ein, wenn eine casavi-Lizenz aktiv ist. Es müssen in dem Schnittstellenmodul weitere Einstellungen vorgenommen werden, damit die Schnittstelle mit casvai kommunizieren kann. Die Ersteinrichtung wird von einem Consultant der CREM SOLUTIONS betreut.