1. Starten Sie den Excel-Report über das Berichtcenter.
   Hier stehen diverse Module als Basis zum Reporting zur Verfügung (Bericht Objektsicht, Bericht Flächensicht, Bericht Mietrückstände, Bericht Vertragshistorie, Bericht Kautionen und Bericht Verwaltungsabrechnung).
   Ggf. sind weitere Berichte bei Ihnen hier oder unter Dienstprogramme, Zusatzprogramme individuell eingerichtet.
   Es öffnet sich die Parametermaske.
2. Hier geben Sie die erforderlichen Daten an, welche der Excel-Report benötigt, um ein Template zu laden und zu verarbeiten. In Abhängigkeit der Berichtsform und der eingegebenen Parameter kann über das Template auf einen bestimmten Satz von Schlüsselworten zugegriffen und ein Bericht erzeugt werden.
3. Der erzeugte Bericht wird in Excel angezeigt.

Werden viele Dateien erzeugt (bei Verwendung des Ausgabetyps: Pro Objekt ein Excel-Blatt), erhalten Sie einen Hinweis bzgl. der möglicherweise langen Laufzeit bei einer Massendatenverarbeitung. Hier können Sie dann entscheiden, wie das Reporting erfolgen soll:

• Bei Nein wird nur die erste Excel-Tabelle geöffnet, die anderen jedoch im Hintergrund gespeichert.
• Mit Abbrechen wird das Reporting im Vorfeld abgebrochen.
• Mit Ja erhalten Sie entsprechend viele Excel-Dateien zum gleichzeitigen Öffnen. Nach erfolgreichem Reporting wird Excel geöffnet und der Report angezeigt.

Ungültige Schlüsselwörter in der Template-Datei werden mit Hinweisen kommentiert. Die Hinweise können bestätigt werden, der Report wird dann mit entsprechend reduziertem Inhalt erzeugt. Schlüsselwörter nach dem ungültigen Schlüsselwort werden nicht weiter abgearbeitet!

Beachten Sie bitte, dass bestimmte Parameter, die Vor oder VorVorjahr betrachten, auch entsprechende Daten benötigen. Budget- und Budgetkalkulationswerte nutzen zur Ermittlung des Geschäftsjahres das Zieldatum aus dem Parameterfeld Auswertung bis.

Der Report wird als Excel-Datei mit dem von Ihnen vorgegebenen Namen z. B. Report_xy.xlsx erzeugt. Bei mehrfach-Dateierzeugung wird die jeweilige Objektnummer und das Abfrage-bis-Datum zusätzlich in den Namen des Reports eingebaut.

Es wird während der Erstellung eine temporäre Excel-Datei erzeugt, welche im Dateinamen einen Zeitcode des Erstellungszeitpunkts enthält (ddmmyyyyhhmm-Zeitcode - Objekt Nummer – Abfrage bis-Datum.xlsx) Diese können Sie nach einem Absturz ggf. erst dann löschen, wenn der zugehörige Excel-Task auf der Workstation beendet wurde.

Templates können von Ihnen mit Hilfe von Excel erzeugt und im Layout individuell gestaltet werden. Die Zelle A1 darf im Template nicht mit Schlüsselworten belegt werden!

Sie können mehrere Schlüsselwörter in einer Zelle verwalten. Ebenso können bestimmte Variablen ggf. mehrere Zelleninhalte erzeugen. In solchen Fällen werden die Report-Ergebnisse der Schlüsselwörter als ein Zellinhalt zusammengeführt.

Es ist sinnvoll, eine Spalte eines Exceltemplates zuerst zu formatieren und erst dann dort Inhalte einzutragen. In Einzelfällen kann es in Excel zu dem Effekt kommen, dass eine nachträgliche Änderung des Zellformats nur eine optische Anpassung in der Anzeige bewirkt (Excel also den Inhalt nur formattechnisch neu interpretiert, die in der Zelle anfänglich eingegebenen Daten selbst jedoch in dem ursprünglichen Format gespeichert werden). Bei der Übergabe einer intern als Fließkommazahl gespeicherten Ziffernfolge kann dies z. B. zu unerwünscht langen Nachkommareihen führen, wenn der Zellinhalt nachträglich in Excel als Text formatiert und dann auch als Text importiert wird.

XLSX-Dateien sind gegen Makros und damit gegen mögliche Schadsoftware besser abgesichert als XLS-Dateien. Daher stellen wir alle Standardlisten in iX-Haus auf das Format XLSX um. Die Umstellung betrifft die Standard-Berichtsvorlagen sowie den vorgeschlagenen Dateityp der Excel-Ausgabe.

Die Geschwindigkeit eines Templates wird durch mehrere Faktoren beeinflusst. Offensichtlich ist die Größe (Anzahl der genutzten Zeilen und Spalten sowie Anzahl Tabellenblätter) bzw. der Umfang der Rechenoperationen innerhalb eines solchen Templates. Aber auch die Darstellungs- und Rechenweise beeinflussen die Geschwindigkeit, mit welcher ein solches Template aufgerufen und mit Daten gefüllt werden kann. Wenn Sie die Geschwindigkeit der Abarbeitung von Templates optimieren wollen, stehen Ihnen Funktionen von Excel, aber auch von iX-Haus zur Verfügung.

Überzählige Tabellen vermeiden

Eine Excel-Mappe kann mehrere Tabellen aufweisen, welche unterhalb des Tabellenbereichs mit Registern bedient werden können. Neben Mausoperationen können Sie in Excel hier auch mit der Tastatur (Strg+Bild-Taste) zwischen einzelnen Tabellen springen. Definieren Sie im Template nur die benötigten Tabellen. Entfernen Sie ggf. überflüssige leere Tabellen. So müssen leere Tabellen des Templates bei der Berichterstellung erst gar nicht geprüft werden.

Einzelne Tabellen können ggf. erforderlich sein, müssen aber nicht gefüllt werden. Hierzu stehen für diverse Berichte Exclude-Anweisungen in den Systemeinstellungen zur Verfügung. Z. B. erlaubt ExcelReport_Exclude die Angabe eine kommagetrennten Liste von Blattnamen, die in der Objektsicht (ixExcelReport) nicht bearbeitet werden sollen.

Verknüpfungen zu externen Dateien vermeiden

Beachten Sie bitte, dass unter Excel Verknüpfungen zu externen Dateien möglich sind. In Einzelfällen kann dies aber dazu führen, dass der Aufruf eines Templates über unterschiedliche Workstations behindert wird, wenn die verküpfte Datei andernorts nicht mehr abrufbar ist (z. B. andere Pfade, andere Zugriffsrechte). Möglicherweise sorgt die Excel-interne Suche nach der verknüpften Datei für eine wesentlich längere Wartezeit oder einen Timeout im Excelbericht, bis das Template dann ggf. doch noch verarbeitet wird. Prüfen Sie in solchen Fällen mit direktem Aufruf des Templates in Excel z. B. durch einen anderen Mitarbeiter (also nicht über den Start eines Berichts), ob während des Aufrufs von Excel entsprechende Hinweismeldungen bzgl. Verknüpfungen gegeben werden und ob verwendete Verknüpfungen jederzeit abrufbar sind.

Normalmodus nutzen

Excel bietet unterschiedliche Darstellungsmodi an. Sie finden diese meistens rechts unten unterhalb der Tabellen als Schalter neben dem Tabellenzoom. Der Darstellungsmodus Normal ermöglicht die schnellste Bearbeitungsgeschwindigkeit. Für die beiden anderen Modi (Seitenlayout und Umbruchvorschau) benötigt Excel zusätzliche Rechenleistung. Eine zwischenzeitliche Nutzung dieser Modi ist beim Erstellen des Templates unkritisch. Jedoch sollten Sie das Template zum Schluss in Modus Normal speichern, damit dieser Modus auch beim Erzeugen eines Berichts zugrunde liegt.

Manuelle vs. Automatische Berechnung

In der Standardeinstellung berechnet Excel ein Tabellenblatt just in time, sobald Daten in eine Zelle eingefügt werden. Besonders komplexe und große Tabellen können durch interne, verzweigte Rechenoperationen umso langsamer werden, je mehr Rechenoperationen beim Befüllen mit einzelnen Daten ausgelöst werden. Bestimmte Rechenoperationen können sogar notwendig sein, z. B. wenn mit Hilfe von $ZeileOK oder $ZeileOKGlobal bestimmte Zeilen dynamisch gelöscht werden sollen (s. u.). Setzt ein Template solche dynamischen Einschränkungen nicht ein und reicht es aus, dass das Template in einem ersten Schritt erst einmal nur mit Daten gefüllt wird, kann die Rechenfunktion nachgeschaltet zu einem Performancegewinn führen. Um die Rechenfunktion eines Templates zu steuern, müssen Sie in Excel für das Template die automatische Berechnung ausgeschaltet haben, wenn Sie das Template speichern. Diese Berechnungsfunktion steuern Sie in Excel unter Formeln im Bereich Berechnung mit dem Schalter Berechnungsoptionen. Hier können Sie zur vorgenannten Optimierung den Modus manuell auswählen. (Der Excel-Default ist automatisch.) Den mit Daten befüllten Bericht kalkulieren Sie dann mit Hilfe der Tastenkombination Shift + F9 oder Mausklick auf den Schaltern Neu Berechnen bzw. Blatt Berechnen.

Suche nach Formeln im Tabellenblatt

Über eine Systemeinstellung können Sie bestimmen, in welchem Bereich bei Laden des Templates nach Formeln gesucht werden soll. Diese Einstellung führt beim Verringern der Vorgabe zu geringfügig verringerten Ladezeiten des Templates. Erhöhen Sie die Vorgabewerte, kann dies die Ladezeit eines Templates verlängern. Die Systemeinstellung hierzu sind MaxSearchCellX und MaxSearchCellY.