Die Stammdaten, die für die Kautionsverwaltung benötigt werden, kommen aus dem Objektstamm und Personenstamm. Wird die Kautionsverwaltung geöffnet, wird im linken Navigationsfenster (Outlook Menü) automatisch das Register Personen aufgerufen.

In dem dort verwendeten Personen-Grid können Sie Personen markieren, deren Kautionen dann in der Kautionsverwaltung angezeigt und bearbeitet werden können. Neben diesen Stammdaten werden in der Kautionsverwaltung weitere Kautionsdaten personenabhängig verwaltet.

In dem Menü Einstellungen finden Sie Vorgaben, welche an verschiedenen Stellen der Kautionsverwaltung zum Einsatz kommen. (Zinstabellen (Global, Objekt und Person), Zinsmodus, Tabellen zu Zinssteuer und Solidaritätszuschlag, Auswahl der Bilanzierungsmonaten, Katalog der Terminarten sowie allgemeine Parameter.

In den allgemeinen Parametern bestimmen Sie, in welchem Modus eingesetzte Texte abgerufen werden sollen. Wird eine stichtagsabhängige Auswertung ohne weitere Datumsvorgabe erstellt, kann hier eingestellt werden, ob die Ausgabe das Tagesdatum ebenfalls berücksichtigen soll. Für den Kontoauszug und die Steuerbescheinigung geben Sie hier Textnummern (ASCII) vor, für die Mahnung offener Forderungen einen Wordtext vom Typ KT.

Zur optionalen Deposits Solutions-Schnittstelle geben Sie hier die zugeordneten Objekte bzw. eine Objektgruppe an.

Die Kautionsbuchungen werden als einzelne Buchungszeilen erfasst. In der Regel wird die Einzahlung von Kautionen manuell gebucht und alle weiteren Vorgänge wie Zinsbuchungen oder Kautionsauszahlungen über die Automatik (Funktion im Menü) abgearbeitet. Wenn Sie Kautionen über eine Schnittstelle außerhalb von iX-Haus buchen, entfällt ggf. die manuelle Buchungsfunktion, da die Buchungen dann über Synchronisationen importiert werden.

Kaution-Zahlungsverkehr: Für die Berechnung der Zinsen in den Kautionen ist es wichtig, dass das Wertstellungsdatum in der Kautionsverwaltung mit dem Valutadatum der Bankbuchung übereinstimmt. Bei Kautionszahlungen über das E-Banking wird daher das Bank-Valutadatum für die Zinsberechnung verwendet und als Wertstellungsdatum für die Kautionsverwaltung angenommen. Früher wurde dieses Datum auch als Wertstellungsdatum für die Zahlungseingangsbuchung verwendet. Da das Valutadatum aber auch in einer geschlossenen Buchungsperiode liegen kann, wird ab Service Pack 20.17.7 für die Zahlungseingangsbuchung das Wertstellungsdatum aus dem E-Banking verwendet. Siehe auch

Kautionsbuchungen anlegen 
Kautionsbuchung ändern
Kautionsbuchung löschen
Kaution auszahlen
Kaution auflösen

Allgemeine Erläuterungen der Buchung der Kaution auf der Personenkonto-Kaution

Das Personenkonto Kaution entsteht aus der Definition der Sollart Kaution. Das Personenkonto dient dabei der Kommunikation mit der Kautionsverwaltung und ist nicht mit dem Gesamtkonto der Person verbunden. Das Personenkonto wird für zwei Anwendungsfälle benötigt.

Mit Beginn des Mietvertrags wird eine Kaution vereinbart und auf diesem Konto sollgestellt. Die allgemeine Sollstellung ermittelt aus dem Kautionskonto der Kautionsverwaltung die Forderung und stellt diese ins Soll.

Unter der Lizenz Kautionen Zahlungsverkehr kann damit die Kaution per Lastschrift über den Zahlungsverkehr Personen eingezogen werden. Das gilt auch für vereinbarte Ratenzahlungen. Zahlt der Mieter die vereinbarte Kaution, gleicht sich das Konto aus und verbleibt bis zur Auflösung der Kaution ohne Saldo. Die Kautionszahlung des Mieters wird auf dem Personenkonto Kaution gebucht und gleicht automatisch das Kautionskonto in der Kautionsverwaltung aus. Ein Rückstand auf dem Personenkonto Kaution kann über das Mahnwesen gemahnt werden.

Erst zum Ende des Mietvertrags und der Auflösung der Kaution wird das Konto wieder gebucht. Das Kautionsguthaben wird in der Kautionsverwaltung aufgelöst und erzeugt über den verzinsten Kautionsbetrag, den der Mieter erhält (ggf. abzüglich rückständiger Mieter, Regressforderungen aus Schäden oder Einbehalte für die ausstehende Betriebskostenabrechnung) eine Buchung im Haben des Personenkontos. Über eine spezielle DCL-Tabelle kann dieser Betrag über den Zahlungsverkehr Personen überwiesen werden.

Sollstellung der Kaution auf der Sollart Kaution

Bei der Sollstellung der Personenkonten wird über die Option Kautionen die Kautionsforderung aus der Kautionsverwaltung auf dem definierten Kautions-Personenkonto sollgestellt. Buchungen auf dem Kautions-Personenkonto werden nicht auf das Gesamtkonto weitergeleitet.

Buchen der Kautionen

Unter der Lizenz Kautionen Zahlungsverkehr werden Zahlungseingänge über die Dialogbuchhaltung oder das Modul Electronic Banking gebucht. Über die zugeordnete Sollart Kaution werden Zahlungseingänge automatisch dem Kautionskonto innerhalb der Kautionsverwaltung gutgeschrieben. In der Dialogbuchhaltung verwenden Sie den GVC 402 um einen Zahlungseingang zu buchen. Sollte die Sollart Kaution hier nicht auswählbar sein, ist entweder dem Personentyp keine Sollart für Kautionen zugeordnet worden oder in der Kautionsverwaltung fehlt die Verbindung zwischen Kautionskonto und der Sollart Kaution.

Die nachfolgend aufgeführten Listen dokumentieren die in der Kautionsverwaltung hinterlegten Daten. Beachten Sie, dass deaktivierte Kautionen nicht ausgewertet werden. Der Aufruf erfolgt über das Navigationsmenü Kautions-Druck, Kontextmenüfunktionen oder Schreiben aus der Kommandoleiste.

Der Zugriff auf Listen im Kautions-Druck kann über die Programmrechteverwaltung auf bestimmte Benutzerklassen beschränkt sein. Im Kautions-Druck stehen folgende Listen zur Verfügung:

• Kautionen Umsatzliste
• Kautionskontoauszug kompakt
• Bericht 'Kautionen'
• Abstimmliste Kautionen

Über Kontextmenüfunktionen sind folgende Listen verfügbar:

• Kontoauszug (aktuelle Person): Druckt einen aktuellen Kontoauszug der markierten Person in der Kautionsverwaltung. Schnellzugriff: F6
• Zinsbescheinigung (aktuelle Person): Druckt eine aktuelle Zinsbescheinigung der markierten Person in der Kautionsverwaltung. Schnellzugriff: F7
• Kontoauszug Personen-Bereiche: Für einen Objektbereich, Datumsbereich und Personenbereich mit einem Mustertext (Textbaustein) wird eine Serie von Kontoauszügen erzeugt.
• Personen-Bereiche (kompakt): Dieser Kontoauszug kann optional auch Notizen mit ausgeben. Er kann über einen Objekt-und Personenbereich definiert werden und bietet zwei Sortierungen an: numerisch und alphabetisch.

Über Schreiben in der Kommandoleiste sind folgende Listen verfügbar. Diese sind teilweise davon abhängig, dass Sie nur mit Vorlagen aus dem Vorlagenmanager funktionieren. Sind die Dokumenttypen hierzu nicht aktiviert, werden die betroffenen Menüpunkte ausgeblendet.

• Kautionskontoauszug Aktuelle Person ([F6])
• Kautionskontoauszug
• Zinsbescheinigung Aktuelle Person ([F7])
• Zinsbescheinigung
• Kautionsschreiben Aktuelle Person
• Kautionsschreiben
• Kautionsmahnschreiben

Weitere Details und Hinweise zu anderen Druckausgaben finden Sie weiter unten im Abschnitt Auswerten und Drucken.

Das Lizenzmodul Kautionen Zahlungsverkehr integriert die Kautionsverwaltung in die Buchhaltung und den Zahlungsverkehr von iX-Haus. Die Verbindung erfolgt dabei über spezielle Sollarten / Personenkonten für Kautionen. Über die in den Katalogen der Fachadministration gepflegte Kautionsart kann definiert werden, ob eine Sollart optional angegeben werden kann oder ob sie ein Pflichtfeld ist. So können einzelne Kautionsarten gezielt mit Sollarten verbunden werden. Mit der Funktionserweiterung lassen sich Kautionen per Lastschrift einziehen und als Zahlungseingang per Electronic Banking oder über die Dialogbuchhaltung buchen. Die Lösung ermöglicht zudem Mahnungen in Bezug auf rückständige Kautionen über das Personenkonto Kautionen.

Die Kautionen werden hierbei separat von Mieten- und Saldenclearings behandelt und werden entsprechend mit der Endung (Kautionen) im Zahlungsverkehr gekennzeichnet. Kautionen der DKB werden darüber hinaus auch separat dargestellt. Diese werden mit der Endung (Kautionen DKB) kenntlich gemacht. Diese werden automatisch als gebucht markiert, weil sie nicht auf den Personenkonten dargestellt werden und somit nicht gebucht werden sollen.

Anstelle des Standardverwendungszwecks wird der der Buchungstext der Kautionsauszahlung/-forderung als Verwendungszweck verwendet. Bei der DKB-Variante werden auf diese Weise die DKB-Referenzen übermittelt.

Für die Berechnung der Zinsen in den Kautionen ist es wichtig, dass das Wertstellungsdatum in der Kautionsverwaltung mit dem Valutadatum der Bankbuchung übereinstimmt. Bei Kautionszahlungen über das E-Banking wird daher das Bank-Valutadatum für die Zinsberechnung verwendet und als Wertstellungsdatum für die Kautionsverwaltung angenommen. Bislang wurde dieses Datum auch als Wertstellungsdatum für die Zahlungseingangsbuchung verwendet - da das Valutadatum aber auch in einer geschlossenen Buchungsperiode liegen kann, wird ab Service Pack 20.17.7 für die Zahlungseingangsbuchung das Wertstellungsdatum aus dem E-Banking verwendet.

In der Kautionsverwaltung werden Kautionen nominell für einen Mieter erfasst und bilden die Basis für die Sollstellung der Kaution im Personenkonto des Mieters. Einzahlungen auf das Bankkonto Kautionen (z. B. als Treuhand-Sammelkonto) werden über die verbundene Sollart in das Kautionskonto der Kautionsverwaltung weitergeleitet und dort dargestellt. Für die buchhalterische Abwicklung der Kautionen benötigen Sie ein Sachkonto als Bankkonto und ein Sammelkonto Kautionen als Verbindlichkeitskonto. Zinsgutschriften der Bank werden ebenfalls über die Dialogbuchhaltung erfasst (Bank an Sammelkonto Kautionen).

In der Kautionsverwaltung werden die Kautionen individuell oder kautionsübergreifend verzinst. Jederzeit kann für den Kautionsgeber ein Standardschreiben über den aktuellen Kautionsstand erzeugt werden.

Die Umsätze der Kautionen werden ausschließlich per Sollart Kaution gebucht und auf dem Gesamtkonto der Person dargestellt.

Die Auflösung der Kaution erfolgt über die Kautionsverwaltung. Dabei werden automatisiert Buchungen auf dem Personenkonto ausgelöst, die wiederum die Basis für die Auszahlungen an den Kautionsgeber oder den Verwalter / Eigentümer darstellen.

Bestehen zum Zeitpunkt der Auflösung noch Forderungen des Verwalters / Eigentümers an den Kautionspflichtigen (z. B. Mietrückstände, vom Mieter verursachte Schäden etc.) werden diese vorab als Gegenforderungen in der Kautionsverwaltung erfasst. Die einzelnen Gegenforderungen lösen wiederum Überweisungen aus, die per Electronic Banking eingelesen werden und zur Verrechnung mit Forderungen auf die Personenkonten des Kautionspflichtigen gebucht werden. Die Gegenforderungen können auf einen abweichende Verwalterbank überwiesen werden. Die alternative Bank kann bei der Auszahlung eingegeben werden. Als Standard wird die Objektbank für Personenlastschriften verwendet. Kautionsgegenforderungen werden auch bei einer Auszahlungssperre einer Person oder Kaution ausgeführt. Gegenforderungen können alternativ auch auf eine abweichende Verwalterbank überwiesen werden. Die alternative Bank kann bei der Eingabe der Auszahlung eingegeben werden.

Beim Start des Auszahlungsprozess wird geprüft, ob eine Bankverbindung hinterlegt ist. Ist dies nicht der Fall, wird eine Abfrage eingeblendet. Sie können die fehlende Bankverbindung dann nachpflegen und so einen reibungslosen Auszahlungslauf sicherstellen. Auszahlungen können auch auf eine alternative Verwalterbank vorgenommen werden. Im Bankenstamm des Objekts verfügbare Verwalterbanken werden dabei zur Auswahl angeboten. Kautionsbankverbindungen können als solche markiert und aus der Auswahl herausgefiltert werden. Standardmäßig wird die erste Verwalterbank eines Objektes verwendet.

Spezielle Systemeinstellungen zu diesen lizenzabhängigen Features sind:

• Auszahlung über Kreditor: Alternativ können bei der Auflösung einer Kaution auch Kreditorenkonten verwendet werden.
• Kreditornummer des Verwalter-Kreditors: Wenn zur Auflösung von Kautionen Kreditorenkonten verwendet werden, ist hier das Verwalterkonto (Kreditor) anzugeben.
• NurNachLetzterBKAbr: Steuert, ob Einbehalte erst nach der letzten Betriebskostenabrechnung ausgezahlt werden können.
• Manuelle Freigabe: Wenn Einbehalte nach der letzten Betriebskostenabrechnung ausgezahlt werden können, kann über diese Einstellung das Feld Freigabe durch BK Abr manuell geändert werden.
• ZinstabellePersonAktiv: Aktivierung der Zinstabelle pro Person. Die globale Zinstabelle ist immer aktiv.
• ZinstabelleObjektAktiv: Aktivierung der Zinstabelle pro Objekt. Die globale Zinstabelle ist immer aktiv.
• KMDepositInaktiv: Das Inaktivdatum steuert die Deaktivierung der Schnittstelle KM zum Stichtag. Ab diesem Datum findet kein Datenaustausch mehr statt und die Zinsen werden erst ab diesem Datum neu berechnet. Die Kapitalisierung der Zinsen findet in der Regel zum 31.12. statt. Das Inaktivdatum wäre dann der 01.01.

Die kompakte Kautionsanlage ermöglicht Ihnen, Kautionen sehr einfach und komfortabel in iX-Haus anzulegen. Alle relevanten Informationen für Kautionen finden Sie übersichtlich und in einem Dialog aufbereitet. Zudem können Sie Kautionen auch an dem Punkt des Prozesses anlegen, wann Sie auch gebraucht werden (im Personenstamm, im Vertragsmanagement, in der kompakten Vertragsanlage und in der lizenzierten Vertragsvorerfassung). Für Sonderfälle wie mehrere Kautionsarten für eine Kaution steht Ihnen die bekannte Eingabe in der Kautionsverwaltung zur Verfügung.

Die ‚kompakte Kautionsanlage‘ ist als Schalter in der Kommandoleiste aus folgenden Modulen erreichbar:

• Personenstamm
• Vertragsmanagement
• Kompakte Vertragsanlage
• Vertragsvorerfassung (Lizenzmodul)
• Kautionsverwaltung

Kompakte Vertragsanlage, Vertragsvorerfassung

Zugang: Stammdaten > Personenstamm > Kommandoleistenmenü > kompakte Vertragsanlage
Zugang: Stammdaten > Flächenmanagement > Vertragsmanagement > Kommandoleistenmenü > kompakte Vertragsanlage
Zugang: Stammdaten > Flächenmanagement > Vertragsmanagement > Vertragsvorerfassung

Über den Prozess Vertrag anlegen können Sie mit der Option Kaution mit anlegen festlegen, ob eine Kaution über die kompakte Kautionsanlage mit angelegt werden soll. Die kompakte Vertragsanlage und die Vertragsvorerfassung übergeben der kompakten Kautionsanlage das Datum des Vertragsbeginns und die Anzahl der Monatsmieten, falls vorhanden. Hierzu stehen Ihnen jeweils die Checkbox Kaution und daneben das Feld Anzahl Monatsmieten zur Verfügung.

Dialog Kompakte Kautionsanlage

Die Funktionen sind identisch mit der allgemeinen Bedienung der Kautionserfassung. Die Optionen, wie die Kaution ausgezahlt werden soll, können über die Systemeinstellungen vordefiniert werden.

Maskenbereich Kaution

Maskenbereich Kautionskonto

Die Funktionen sind identisch mit der allgemeinen Bedienung der Kautionserfassung. Die Funktionen sind von der bisherigen Bedienung übernommen. Die veralteten Felder für Kontonummer und Bankleitzahl werden hier nicht mehr angeboten.

Maskenbereich Vereinbarte Kaution

Die Forderung wird automatisch anhand der Nettokaltmiete und der Anzahl der Monatsmieten berechnet. Der Wert kann von dem Benutzer manuell geändert werden. Über die Systemeinstellungen kann festgelegt werden, ob der Betrag automatisch gerundet werden soll.

Maskenbereich Forderungsraten

Hier kann festgelegt werden, in wie vielen Raten die Kaution aufgeteilt werden soll. Maximal möglich sind fünf Monatsraten. Bei mehr Raten muss dieses dann über das angelegte Kautionskonto über den üblichen Weg über via Kontextmenü (Rechtsklick auf Kautionskonto, Befehl Kautionsraten) festgelegt werden. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Berechnen werden die Monatsbeträge automatisch an der anhand der vorher eingestellten Werte berechnet. Sollte das Vertragsbeginn-Datum nicht auf dem Monatsersten liegen, wird automatisch der Erste des darauffolgenden Monats vorgeschlagen. Die automatisch berechneten Monatsraten können vom Benutzer manuell über das Grid geändert werden.

Mit der Terminerfassung der Kautionsverwaltung können Sie den Kautionskonten zeitliche Informationen zuordnen. In der Kautionsverwaltung angelegte Termine werden in der Hauptansicht in einer Übersicht angezeigt, die oberhalb der Buchungen platziert ist. Die Reihenfolge ist nach Datum sortiert - der Termin, der am weitesten in der Zukunft liegt, wird an erster Stelle angezeigt. So sind die Termine dem Sachbearbeiter sofort präsent.

Über das Kontextmenü können Sie Termine bearbeiten bzw. anlegen. Sie können Termine innerhalb einer Kaution zwischen verschiedenen Kautionskonten verschieben. Nutzen Sie hierzu die Aufteilung aus dem Kontextmenü der Kaution.

Jedem Termin kann zusätzlich eine Notiz zugeordnet werden. Diese nutzen Sie z. B. wenn der Terminkommentar als alleinige Information nicht ausreicht.

Details siehe

• Erinnerungstermine in iX-Haus plus
• Notiz zu einem Termin anlegen
• Notiz zu einem Termin anzeigen
• Notizen aufteilen (zwischen Kautionskonten verschieben)
• Termin für ein Kautionskonto anlegen
• Termin für Kautionskonto ändern
• Termin eines Kautionskontos löschen
• Termine aufteilen (zwischen Kautionskonten verschieben)

Mit Hilfe von freien Beschrieben können Sie eine individuell konfigurierte Datenerfassung nutzen. Sie können aber auch beliebige, zusätzliche Notizen / Informationen zum aktuellen Kautionsblatt hinterlegen. Diese Notizen lassen sich für Kautionskonten und für Buchungen separat anlegen. Zum Aufruf der Notizen einer markierten Buchung steht Ihnen zusätzlich die F5-Taste zur Verfügung. Termine lassen sich ebenfalls mit Notizen ergänzen (siehe Termine zu Kautionskosten).

Freie Beschriebe

Neben den Terminen und Notizen können Sie individuell gestaltete freie Beschriebe nutzen, um weitere Daten zu Kautionen oder Kautionskonten strukturiert zu erfassen. Zur Einrichtung eines freien Beschriebs für die Kautionsverwaltung wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator bzw. an Ihren Consultant. Der freie Beschrieb steht nach der Einrichtung über das Kontextmenü für Kautionen und Kautionskonten zur Verfügung.

Notizen anlegen und bearbeiten

1. Wählen Sie die gewünschte Kaution aus.
2. Wählen Sie über das Kontextmenü eines Kautionskontos oder einer Kautionsbuchung die Funktion Notizen.
   Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie eine freie Notiz zur Kaution erfassen können.
   Ist zu dem gewählten Datensatz schon eine Notiz vorhanden, wird diese angezeigt und kann bearbeitet werden.
   

Notizen aufteilen (zwischen Kautionskonto verschieben)

Sie können Notizen innerhalb einer Kaution zwischen verschiedenen Kautionskonten verschieben. Nutzen Sie hierzu die Aufteilung aus dem Kontextmenü der Kaution.