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Was mache ich hier?
Die Prozesse der Sollstellung buchen Sollbeträge auf die Personenkonten. Ggf. werden hierdurch auch Sachkonten indirekt gebucht. Die Personenkonten sind i.d. R. durch Sollarten und Personentypen definiert und werden beim Anlegen einer Person automatisch angelegt.
Sollstellung
Über die Sollstellung Personenkonten werden monatsbezogen die fälligen Sollbeträge ermittelt und auf die Personenkonten gebucht. Dabei können in einem Lauf mehrere Objekte bearbeitet werden.
Die automatische Sollstellung erfolgt nach diesem Verfahren:
Es wird ermittelt, welche Personen zum Sollstellungs-Stichtag ein gültiges Vertragsverhältnis haben. Automatische Sollstellungen vor Verwaltungsbeginn oder nach Verwaltungsende werden nicht zugelassen. Es werden i. d. R. die im Vertragsmanagement angelegten Sollbetragsvereinbarungen ausgewertet. Weitere mögliche Sollstellungswerte können aus dem Einzelsoll des Vertragsmanagements und dem Personensoll ermittelt werden.
- Wenn sich im Vertragsmanagement ein Sollbetrag verändert hat (sogenanntes Vertragssoll), wird dieser im
Soll-Register des Vertragsmanagement hinterlegt. In Einzelfällen kommt es vor, dass einzelne zusätzliche Sollbeträge eingefordert werden, z. B. durch eine Nachberechnung im Rahmen einer Indexmietanpassung. Diese finden sich dann im RegisterEinzelsoll. In besonderen Fällen werden einer Person vertragsunabhängige Sollbeträge im betroffenen Personenkonto als Personensoll zugeordnet. Weitere Sollbeträge können aus Kautionsforderungen entstehen. Letztlich können im Rahmen einer Mitgliederverwaltung Eintrittsgeld und Anteile sollgestellt werden. - Der Buchungsablauf wird durch die dem jeweiligen Personentyp zugeordneten Sollarten festgelegt. Die Nummer eines ggf. zu verwendenden Buchungsschlüssels wird bei Aufruf der Sollstellung festgelegt.
- Eine erfolgreiche automatische Sollstellung wird in den Sollmarkierungen des Vertragssolls und als Buchungsinformation im Einzelsoll in den Sollbetragsvereinbarungen im Vertragsmanagement und im Personensoll gekennzeichnet. Dadurch ist eine doppelte automatische Sollstellung ausgeschlossen.
- Ausschlaggebend für die Prüfung, ob eine Person in einem Monat schon automatisch sollgestellt worden ist, ist der Sollmarker.
- Zur automatischen Sollstellung wird die jeweils gültige Personenwährung der sollzustellenden Person berücksichtigt. Ist die Fremdwährungsfunktion nicht aktiviert, erfolgt die Sollstellung nur in EUR.
- Die durch das Vier-Augen-Prinzip gesperrten Personen werden im Modul Sollstellung und der Sollstellungsliste nun zur Information ausgewiesen.
- Die Buchungen werden mit GVC 400 Automatische Sollstellung angelegt. Bei einer späteren manuellen Bearbeitung wechselt dieser auf GVC 403 Manuelle Sollstellung.
Sollstellung-Simulation
Sollstellung-Simulation
Mit der Rückwirkenden Sollstellung steht Ihnen die Vorerfassungs-Funktion in der Sollstellung nicht mehr zur Verfügung, da diese bei dem Abgleich zwischen Buchwerk und Stammdaten nicht berücksichtigt werden. Anstatt dessen ist es aber möglich, einen Simulationslauf durchzuführen. Das können Sie über den Menüpunkt Sollstellung-Simulation durchführen.
Sollstellungsdetails-Liste
Nach dem Lauf wird die Sollstellungsdetails-Liste ausgegeben. Die Liste zeigt alle ermittelten Sollstellungen. Die rückwirkenden und die Sollstellungen im aktuellen Monat werden zur besseren Ubersicht separat ausgewiesen. Bei einem Vertragswechsel (Beginn und Ende mit Korrektur in gleichem Monat durch mehrere beteiligte Flächen zu einer Kontenklasse) kann diese Darstellung pro Fläche von dem erwarteten Wert abweichen, wird aber pro KKL in Summe korrekt sein. Wollen Sie hier eine flächengenaue Sicht, können Sie als Workaround eine erste Sollstellung nach Vertragsende und vor Eintragung des rückwirkenden Vertragsbeginns ausführen (⇒ Einzelbetrachtung des Vertragsendes) und anschließend den Vertragssoll des Vertragsbeginns einsetzen und die Sollstellungssimulation so für den neuen Vertrag in Einzelbetrachtung darstellen.
Zusätzlich ist die Sollstellungsdetails-Liste ist für jeden Sollstellungslauf nachträglich über die Protokollverwaltung in der Kommandoleiste aufrufbar. Hier öffnen Sie über rechte Maustaste das Kontextmenü zum Simulationslauf und wählen den Menupunkt Sollstellung-Details (Liste 2000841).
Rückwirkende Sollstellung
Die Rückwirkende Sollstellung vergleicht die gebuchten Beträge mit den Sollbeträgen laut Vertrag und bucht damit auch rückwirkende Vertragsänderungen (auch bzgl. Änderungen in der Steuerbehandlung). Erfassen Sie also verspätet einen Mietvertrag aus Juli, so wird die September-Sollstellung automatisch auch Juli und August nachbuchen. Die Simulation der Sollstellung zeigt Ihnen im Voraus, was gebucht würde und was sich daraus auf zurückliegende Monate bezieht.
In der Praxis ist oft unvermeidbar, dass ein Vertrag vom letzten Monat nachträglich erfasst wird. Oder der Mieter ist im letzten Monat ausgezogen, aber die Änderung in den Stammdaten wird erst nach bereits erfolgter Sollstellung gepflegt. In diesen Fällen haben Sie manuelle Korrekturen vorgenommen, entweder durch eine manuelle Sollstellung oder einen Einzelsollbetrag. Mit der rückwirkenden Sollstellung werden alle diese Korrekturen von der Sollstellung automatisch durchgeführt!
Wenn Sie die Rückwirkende Sollstellung eingeschaltet haben (siehe Systemeinstellungen), bucht die Sollstellung alle Unterschiede zwischen Buchwerk und Stammdaten in einem Zeitfenster rückwirkend! Buchwerk und Mietvertragsdaten/Sollbeträge werden monatlich abgeglichen. Für jeden Monat, in dem sich Differenz ergibt, erfolgt eine Korrekturbuchung, aber mit Wertstellungsdatum gleich der aktuellen Sollstellung.
Der sollgestellte Buchungsbetrag wird pro Person ermittelt über die Buchungen mit Buchungsart 10, 11, 12 und Leistungszeitraum in dem jeweiligem Monat. Somit werden alle automatischen und manuellen Sollstellungen berücksichtigt. Bitte beachten Sie, dass vorerfasste Buchungsvorgänge nicht berücksichtigt werden! Derzeit ist es nicht möglich, Sollbuchungen mit jahrgangsübergreifenden Leistungszeiträumen zu korrigieren. Solche Buchungen widersprechen auch einer normalen Sollstellungslogik, welche i. d. R. Leistungszeiträume mit monatlichem Bezug erzeugt.
Die aus dem Personensoll erzeugten Sollbuchungen werden von der rückw. Sollstellung wie manuelle Sollbuchungen betrachtet. Hieraus ergibt sich, dass Personensollbeträge nicht über Sollarten definiert werden dürfen, über welche es im Vertragsmanagement eine Vertragssollvereinbarung gibt.
Nach der Steuersenkung müssen ab Juli 2020 rückwirkende Sollstellungen für den Zeitraum vor Juli 2020 weiterhin mit 19 % MwSt. gebucht werden. Für diesen Zweck ermittelt die rückwirkende Sollstellung in der zum Wertstellungdatum gültigen MwSt.-Tabelle den passenden MwSt.-Code (z.B. den entsprechenden UV 19 % MwSt.-Code). Bei Einzelsollbeträgen wird der MwSt.-Satz zum Datum Leistungszeitraum-Bis ermittelt.
Der fällige Sollbetrag wird aus den Soll- und Einzelsollbeträgen ermittelt für alle Sollmonate, unabhängig ob sie bereits sollgestellt wurden – d. h. ein Zurücksetzen der Sollmonate ist nicht mehr notwendig. Bei rückwirkendem Vertragsende werden die Sollstellungen nach Vertragsende automatisch storniert – vorausgesetzt das neue Vertragsende liegt innerhalb der rückwirkenden Monate (siehe unten Sollstellung-Systemeinstellungen).
Da von der Rückwirkenden Sollstellung nur die Salden aus Buchungen mit BA 10,11 und 12 gegen Vertrags- und Einzelsolldefinitionen verglichen werden, werden Sollstellungen der Personenbuchungen mit einer anderen Buchungsart von der Rückwirkenden Sollstellung entsprechend nicht ausgewertet. Buchen Sie z. B. eine manuelle Sollbuchung mit BA 20, wird dieser Sollbetrag nicht betrachtet.
Alle ermittelten Differenzbeträge werden mit Wertstellungsdatum im aktuellen Monat und Leistungszeitraum, Buchungstext und Beleg im jeweiligen Sollmonat gebucht.
Sollstellung - Ermittlung der rückwirkenden Beträge
Die rückwirkende Sollstellung hat folgende Merkmale:
- Die Monatsbuchungsbeträge werden über den Leistungszeitraum und die Buchungsarten (10, 11, 12) ermittelt.
- Vorerfasste Buchungsanweisungen haben keine Primanota und werden daher nicht berücksichtigt.
- Sollbeträge werden unabhängig davon ermittelt, ob die Sollstellung bereits gelaufen ist - das Zurücksetzen der Sollmonate ist nicht mehr notwendig.
- Es werden die letzten Monate lt.
BuBasisMonateZurückkorrigiert, aber nicht früher alsBuBasisStartDatum. - Die ermittelten Buchungen werden mit Wertstellungsdatum im aktuellen Monat und Leistungszeitraum, Buchungstext und Beleg im jeweiligen Sollmonat gebucht (sofern Sie die variablen Texte nutzen).
- Bei Änderungen des Vertragsendes werden die bereits erfolgten Sollstellungen storniert, falls das neue Vertragsende nicht mehr als
BuBasisMonateZurückMonate zurück liegt. - Beim rückwirkenden Anlegen / Ändern / Löschen von Sollbeträgen im Vertragsmanagement werden Sie darauf hingewiesen, ob alle Nachbelastungen automatisch gebucht werden oder manuelle Korrekturen notwendig sind.