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Was brauche ich dazu?
Bericht 'Projektsicht'
Zugang: Budget/Projektverwaltung > Projektverwaltung (alt) > Bericht Projektsicht
Der Excel-Bericht 'Projektsicht' kann als Datei gespeichert (XLS oder PDF) oder gedruckt werden. Voraussetzung ist neben einem installiertem Excelprogramm ein Excel-Template als Vorlage. Dieser Excelbericht berücksichtigt die zuletzt verwendeten Parameter eines Aufrufs aus iX-Haus plus.
Vorlage | Pfad- und Dateiname des Excel-Templates |
Ausgabedatei | Pfad- und Dateiname der zu erstellenden Datei |
Ausgabetyp | Auswahl Pro Objekt ein Excel-Blatt, Pro Objekt eine Excel-Datei, Projekte als expandierende Tabelle |
Projektbereich | Projekte werden hier kommagetrennt angegeben, jedes Projekt wird mit Objektnummer+Projektnummer benannt. Der Schalter Alle Projekte deaktiviert die Bereichseingabe. |
Filter Prj-Typ | Die Auswahl erfolgt für alle oder optional einen bestimmten Projekttyp. |
Filter Prj-Status | Die Auswahl erfolgt unabhängig vom Projektstatus oder optional nur für Projekte mit einem bestimmten Projektstatus. |
Asuwertung von | Datum |
Auswertung bis | Datum |
Berichtswährung | i. d. R. EUR \\Für einen Auswahl muss die |
XLS-Passwort | Checkbox Ist diese Option aktiviert, kann im nachfolgenden Feld ein Passwort für die zu erstellende Exceldatei vorgegeben werden. Wird kein Passwort vorgegeben, wird ein Zufallspasswort generiert. In der passwortgeschützten Variante ist die Exceldatei gegen Änderungen geschützt. |
Reportinformation | Info, die zum Report mit ausgegben wird. |
Als XLS generieren | Schalter |
Als PDF generieren | Schalter Aus der generierten Exceldatei wird ein PDF-Druck generiert. |
Drucken | Schalter Die generierte Exceldatei wird auf dem aktuell eingestellten Drucker ausgegeben. |
Projektstatus
Folgende Projektstatus werden systemseitig fest vorgegeben:
| 1 | selektiert |
| 2 | in Planung |
| 3 | beantragt |
| 4 | genehmigt |
| 5 | begonnen |
| 6 | abgebrochen |
| 7 | fertiggestellt |
| 8 | abgerechnet |
Ein Projektstatus wird auf der obersten Projektebene eingegeben und in die Unterprojekte weitergereicht.
Zu jedem Projektstatus muss ein Kommentar hinterlegt werden. Sowohl Projektstatus, als auch Kommentar sind Pflichteingaben. Jede Änderung des Status oder Kommentars wird mit Datum und dem Bearbeiter historisiert und in dem neuen Register Projektstatus Historie angezeigt.
Die bereits existierenden Projekte wurden bei der Einführung des Merkmals Projektstatus mit Status begonnen vorbelegt. Die so generierten Einträge werden aber nicht in der Projektstatus Historie geführt. Per Systemeinstellung StartStatus kann über die Nummer ein Status benannt werden, welcher bei Neuanlage eines Projekts vorgeschlagen wird.
Bei der Neuanlage eines Auftrages, sind nur Projekte mit dem Status begonnen und fertiggestellt auswählbar. Aufträge dürfen allein auf Projekte mit dem Status begonnen und fertiggestellt gebucht werden. Das heißt, in der Dialogbuchhaltung werden nur Aufträge für die Projekte mit dem Status begonnen und fertiggestellt vorgeschlagen. Außerdem werden nicht projektgebundene Aufträge vorgeschlagen.
Rechnungen dürfen allein auf Projekte mit dem Status begonnen und fertiggestellt gebucht werden. Das heißt, in der Dialogbuchhaltung werden nur die Projekte mit dem Status begonnen und fertiggestellt vorgeschlagen.
Der Status wird als Filter in der Projektbudget-Liste und im Projektkontoauszug (unter Projektverwaltung (alt)/Projekt-Druck) eingesetzt. In den beiden Berichten wird neben dem Status auch der Projekttyp als Filter angeboten.
Register Projekt Aufträge
Die erfassten Aufträge werden im Register Projekt Aufträge aufgeführt. Durch die Verbindung iX-Haus – iX-Haus plus ist es möglich, die in iX-Haus plus angelegten Aufträge in iX-Haus in Projektstamm im Register Projekt Aufträge anzuschauen. Das Auftragsobligo ist sowohl im iX-Haus plus als auch im iX-Haus sichtbar. Bei der Neuanlage eines Auftrages in iX-Haus plus sind nur Projekte mit dem Status begonnen oder fertiggestellt auswählbar.
Das Obligo eines Projektes ergibt sich aus dem Obligo aller Aufträge des Projektes und wird in iX-Haus sowohl im Projektbaum der Projektverwaltung als auch in der Projektbudget-Liste dargestellt.
Die Budget-Verfügbarkeit eines Projektes errechnet sich wie folgt:
Verfügbarkeit = Projektbudget – Obligo aller Aufträge des Projektes – Summe aller Projekt-Buchungen.
Um das Obligo anzuzeigen bzw. errechnen zu können, sollten bei der Buchung der Rechnungen über GVC701 oder Rechnungseingangsbuch Auftragsnummer und Auftragsstatus eingegeben werden. Ist eine Rechnung so einem Auftrag zugeordnet, werden bei der Erfassung bzw. Buchung folgende Informationen angezeigt:
- Auftragsobligo vor dieser Buchung
- Buchungsbetrag netto + nicht abzugsfähige Vorsteuer
- Auftragsobligo nach Auftragsvergabe oder eine Warnung, falls Auftragswert überschritten ist.
In dem Register Projekt Aufträge werden zusätzlich Jahrgang, Buchungsnummer und Gegenkonto angezeigt.
Die Aufträge der Unterprojekte werden summiert und im Hauptprojekt angezeigt. Für jedes Hauptprojekt werden die zugeordneten Aufträge der Unterprojekte im Register Projekt Aufträge angezeigt.
Beispiel:
Ein Projekt ist mit 10.000,00 EUR netto budgetiert. Ein Auftrag in Höhe von brutto 1.190,00 EUR mit 19% Steueranteil voll abzugsfähig wird bzgl. des budgetierten Aufwandkonto -1.000,00 EUR Budgetbetrag auslösen. Das verfügbare Budget reduziert sich um den Netto-Anteil der Buchung, welche auf dem budgetierten Konto gebucht wurde. Wird der Auftrag später gebucht, wird im Projektbaum statt des Obligos die erfasste Rechnung als Bestandteil der IST-Spalte aufgeführt.
Register Projektbaum
Zugang: iX-Haus Budget/Projektverwaltung > Projektverwaltung (alt) > Projektverwaltung
Das Register Projektbaum weist in iX-Haus die Übersicht über die Projekte des aktuell ausgewählten Objekts auf. Gegenüber der Projektverwaltung in iX-Haus plus sind hier bestimmte Funktionen nicht verfügbar oder eingeschränkt. Die meisten Funktionen lassen sich auch in iX-Haus plus Projektverwaltung genausogut oder auch besser nutzen. Im Projektbaum werden im Kopf der Buchungskreis und seine Bezeichnung angezeigt. eine Änderung ist hier nicht möglich - nutzen Sie die Objekte-Auswahl (F3) zum Ändern des darzustellenden Objekts. Die folgende Spalten dargestellt (eine individuelle Sortierung oder Spaltenanordnung ist hier nicht möglich).:
Projektnummer(Hier kann mit+/-bei vorhandenen Unterprojekten eine Aus-/Einklappung vorgenommen werden.)BezeichnungBeginnEndeKostenstelleWährungBudgetIst ges.Ist NettoIst BA30Obligo ges.Obligo NettoObligo BA30VerfügbarFestschreibungStatusBudgettypUnterliegt dem §15a§15a Projektbeginn§15 Dauer
Die Auswahl einer Zeile im Projektbaum wirkt sich auf die Anzeige der hiervon abhängigen Informationen aus, welche in den darunterliegenden Registern angezeigt werden: Projekt Budget, Projekt Buchungen, Projekt Aufträge, Projektstatus Historie.
Register Projekt Buchungen
In der Dialogbuchhaltung können oder müssen Sie bei der Rechnungserfassung (je nach Kontierung) bestimmter Rechnungen die Projektzuordnung nutzen. Die hierbei erzeugten Buchungen werden beim betroffenen Budget im Register Projekt Buchungen angezeigt. Zur Anzeige kommen der Zugriff auf das Budget, Jahrgang, Buchungsnummer, Laufende Nummer innerhalb der Buchung (Kontierungszeile), Gegenkonto, Wertstellungsdatum, Leistungszeitraum, Buchungsart, Buchungstext sowie Buchungsbetrag.
Rechnungen mit Bezug auf Projekte dürfen nur für Projekte mit dem Status begonnen oder fertiggestellt gebucht werden. Das heißt, in der Dialogbuchhaltung werden nur die Projekte mit den Status begonnen und fertiggestellt vorgeschlagen. Gleiches gilt für das Buchen von Aufträgen, auch hier werden in der Dialogbuchhaltung nur Aufträge für die Projekte mit den Status begonnen und fertiggestellt vorgeschlagen. Des Weiteren werden nicht projektgebundene Aufträge vorgeschlagen. Wurden über die Budgeteinstellungen Budgetprüfungen eingestellt, erhalten Sie beim Überschreiten der Warngrenzen entsprechende Hinweise oder sogar Sperren.
Die projektbezogenen Buchungen der Unterprojekte werden summiert und im Hauptprojekt angezeigt. Für jedes Hauptprojekt werden die Buchungen der Unterprojekte im Register Projekt Buchungen angezeigt.
Beispiel:
Ein Projekt ist mit 10.000,00 netto budgetiert. Eine Rechnung (GVC701) oder eine direkte Aufwandbuchung (GVC 001) in Höhe von 1.190,00 EUR mit 19% Steueranteil wird bzgl. des budgetierten Aufwandkonto -1.000,00 Budgetbetrag auslösen. Das verfügbare Budget reduziert sich um den Netto-Anteil der Buchung, welche auf dem budgetierten Konto gebucht wurde. Bei einer Projektüberwachung mit max. Überschreitung Projektbudget 100,00 EUR oder 15,00% sowie Warngrenze 1,00 EUR bzw. 0,1 % ergibt sich dann ein verfügbares Budget von 9.000,00 EUR (maximal 9.100,00 EUR).
Register Projekt Budget
Im Register Projekt Budget der Projektverwaltung (alt) legen Sie Haupt- oder Unterprojekte an und pflegen ggf. zum ausgewählten Unterprojekt dessen Budget, indem Sie jeweils Zugänge oder Abgänge eingeben. Das Budget bietet den Rahmen, in welchem sich später für das Unterprojekt die Kosten bewegen dürfen. Die Budgets der Unterprojekte werden summiert und im Hauptprojekt angezeigt. Für jedes Hauptprojekt werden die Budget-Einträge der Unterprojekte im Register Projekt Budget angezeigt. Es werden die Einträge in Abhängigkeit von der gewählten Position im Projektbaum angezeigt. Sichtbar sind jeweils die Einträge zur aktuellen Ebene und den ggf. darunterliegenden Unterprojekten. Wird ein Unterprojekt ausgewählt, reduziert sich die Anzeige auf dessen Budget. In Objekten mit Netto-Buchhaltung geben Sie im Budget Netto-Beträge ein. Legen Sie ein Budget erst dann fest, wenn alle Unterprojekte angelegt sind. Weitere Unterprojekte können nicht mehr hinzugefügt werden, sobald ein Budget festgelegt wurde und Buchungen oder Aufträge dazu vorliegen. Budgets nachträglich hinzugefügter Unterprojekte werden im Projektbaum erst nach Aktualisierung berücksichtigt. Sind alle Funktionen inaktiv, wird das Projekt wahrscheinlich aufgrund seiner Struktur in der Projektverwaltung iX-Haus plus gepflegt.
Zugriff | |
Datum | Datum |
Art | Art der Budgetbewegung (01:Zugang bzw. 02:Minderung) |
Text | Text aus der Erfassung |
Betrag | Betrag (Netto) |
Register Projektstatus Historie
Im Register Projektstaus Historie der Projektverwaltung (alt) werden bestimmte Eintragungen oder Änderungen des Status aufgelistet. Es wird jeweils der eingestellte Parameter aufgezeigt mit Bearbeiter, Zeitstempel, Status Nr, Status Bezeichnung und Kommentar. Mit Einführung des Status und seiner Historisierung wurden vorhandene Projekte mit dem Status begonnen vorbelegt. Diese einmalige automatische Festlegung des Status wird in der Historie nicht angezeigt.
Bearbeiter | |
Datum und Zeit | Datum |
Status Nr. | Nummer des Status |
Status Bez. | Bezeichnung des Status |
Kommentar | Kommentar |
Dialog Projekt anlegen...
Zugang: Budget/Projektverwaltung > Projektverwaltung (alt) > Projektverwaltung
Der Dialog wird über das Kontextmenü der rechten Maustaste mit Projekt anlegen aufgerufen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Stammdaten | |
Nummer | Projektnummer, Pflichtfeld Beachten Sie, dass die Projektnummernlänge bestehend aus Zahlen, Buchstaben und Sonderzeichen wie Leerzeichen, Bindestrich, Unterstrich für Unterprojekte kumulierend auf Basis des Hauptprojekts aufgebaut wird. Je mehr Zeichen Sie für die Hauptprojektnummer, desto weniger Zeichen können für Unterprojekte genutzt werden. Die vollständige Projektnummer kann aus bis zu 20 Zeichen bestehen. Haben Sie 20 Zeichen in der Projektnummer vergeben, können keine Unterprojekte angelegt werden. Bis zu drei Ebenen werden in iX-Haus, bis zu sechs Ebenen werden in iX-Haus plus unterstützt. In der Kontonummer erfolgt die Trennung der Ebenen durch einen automatisch eingefügten Punkt. Da die Projektnr als Kontonr benutzt wird und damit maximal 20 Zeichen lang werden darf, muss bei mehreren Ebenen genau geplant werden, wie lang die verschiedenen Teilnummern werden dürfen! In den Systemeinstellungen von iX-Haus wurde dafür auch eine Variante geschaffen, mit der bei einer automatischen Vergabe die laufende Nummer auf zwei Zeichen begrenzt werden kann. Per Default 0 ist die Funktion HauptprojektNrFixLen deaktiviert. Wenn Sie den Standard deaktivieren, können Sie die zulässige Länge der Hauptnummer vorgeben. |
Bezeichnung | Beschreibende Angabe als Ergänzung zur Projektnummer. |
Projekttyp | Auswahl, Pflichtfeld Die Auswahl der angebotenen Projekttypen ist abhängig vom Katalog Projekttyp, welcher in den Katalogen der Projektverwaltung in iX-Haus plus gepflegt wird. |
Beginn | Datum F2 öffnet den Kalenderdialog |
Ende | Datum F2 öffnet den Kalenderdialog |
Unterliegt dem §15a | Checkbox |
§15a UStG Projektbeginn | Datum F2 öffnet den Kalenderdialog. Das Datum-Feld ist nur aktiv, wenn Unterliegt dem §15a angehakt ist. |
Dauer §15a | Auswahl Als Dauer kann 10 Jahre (120 Monate). Alternativ ist Keine Angabe wählbar. Die Auswahl ist nur aktiv, wenn Unterliegt dem §15a angehakt ist. |
Kostenstelle | Auswahl Dem Projekt kann eine Kostenstelle zugeordnet werden. |
Sachkonten | Auswahl Dem Projekt können Sachkonten zugeordnet werden. Achten Sie darauf, dass diese Sachkonten ggf. bzgl. Kostenstellenbehandlung zulässig sind. Achten Sie darauf, dass diese Sachkonten bzgl. Projektbehandlung zulässig sind (s. Sachkonten/Finanzbuchhaltung). Die Sachkontenauswahl kann durch die Definition des verwendeten Projekttyps auf zulässige Sachkonten eingeschränkt sein. |
Währung | Auswahl EUR |
| Projektstatus | |
Status | Auswahl, Pflichtfeld Die Auswahl der angebotenen Projekstatus ist abhängig vom Katalog Projektstatusart, welcher in den Katalogen der Projektverwaltung in iX-Haus plus gepflegt wird. In Abhängigkeit des Projektstatus ist es zulässig/nichtzulässig, Rechnungen und/oder Aufträge mit dem Projekt zu buchen. Ein Status kann im Katalog als Standard definiert sein und wird dann bei Projektneuanlagen vorgeschlagen. Jedem Statustyp ist eine Nummer und eine Bezeichnung, in iX-Haus plus auch ein Symbol zugeordnet. Im Katalog deaktivierte Statustypen können aktuell nicht ausgewählt werden, sind aber ggf. als historische Daten in einzelnen Projekten in Verwendung. |
Kommentar | Im Kommentarfeld können erläuternde Kommentare zum Projekt gespeichert werden. |
| Vorgaben bei Budgetplanung | |
Sicht | Auswahl Kostenbudget, Nettobudget |
OK | Schalter |
Abbrechen | Schalter |
Dialog Projekt duplizieren
Zugang: Budget/Projektverwaltung > Projektverwaltung (alt) > Projektverwaltung
Der Dialog wird über das Kontextmenü der rechten Maustaste mit Projekt duplizieren aufgerufen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Quelle | |
Buchungskreis | Anzeige der Objektnummer der Quelle |
Projektnummer | Anzeige der Projektnummer der Quelle |
| Ziel | |
Buchungskreis | Eingabefeld |
Projektnummer | Eingabefeld |
OK | Schalter |
Abbrechen | Schalter |
Dialog Projekt festschreiben
Zugang: Budget/Projektverwaltung > Projektverwaltung (alt) > Projektverwaltung
Der Dialog wird über das Kontextmenü der rechten Maustaste mit Projekt festschreiben aufgerufen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Name | Der Name des gewählten Projekts wird zur Information angezeigt |
Bis | Datum Das Projekt wird bis zu diesem Datum Festgeschrieben. Das Datum darf nicht vor Projektbeginn bzw. vor dem letzten Festschreibungsdatum liegen. Die Festschreibung bis zu einem späteren Datum ist hingegen zulässig. Beachten Sie bitte, dass das Festschreibungsdatum nicht gelöscht werden kann! |
OK | Schalter |
Cancel | Schalter |
Dialog Projekt umbuchen
Zugang: Budget/Projektverwaltung > Projektverwaltung (alt) > Projektverwaltung
Der Dialog wird über das Kontextmenü der rechten Maustaste mit Budget umbuchen aufgerufen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Quelleprojekt | Anzeige der Projektnummer der Quelle |
Zielprojekt | Auswahl der Projektnummer, welche als Ziel vorgesehen ist. |
Betrag | Eingabefeld für umzubuchenden Budgetbetrag |
Wertstellung | Datum |
Text | Eingabefeld Buchungstext |
OK | Schalter |
Abbrechen | Schalter |
Register Projektbaum
Zugang: Budget/Projektverwaltung > Projektverwaltung (alt) > Projektverwaltung
Im Register Projektbaum werden die einzelnen definierten Projekte tabellarisch dargestellt. In seinem Kontextmenü finden Sie die Funktionen:
- Projekt anlegen
- Unterprojekt anlegen
- Projekt ändern
- Projekt löschen
- Projekt duplizieren
- Budget umbuchen
- Projekt festschreiben
- Reduzieren (Ansichtsoption in der Tabelle durch Einklappungen reduzieren)
- Erweitern (Ansichtsoption in der Tabelle durch Ausklappungen erweitern)