Was brauche ich dazu?

Textplatzhalter und Steuerzeichen

Wenn Sie Textplatzhalter in einem Musterbrief verwenden, werden diese beim Ausdruck durch den jeweiligen aktuellen Wert ersetzt, z. B. den Namen des Mieters. Damit iX-Haus in ASCII-Texten Textplatzhalter von normalem Text unterscheiden kann, muss den Platzhaltern das Dollarzeichen $ vorangestellt werden.

Innerhalb von Word-Texten werden die Platzhalter im Menü der Serienbrieffunktion über die Schaltfläche Seriendruckfelder einfügen aus dem Menü Sendungen zur Verfügung gestellt. Diese Platzhalter werden dann als Felder mit doppelten spitzen Klammern «eingerahmt» dargestellt. Die Umschaltung der Darstellung aller Platzhalter zwischen dieser Darstellung und der Ansicht der Feldfunktion erfolgt mit der Tastenkombination Alt + F9, für einen einzelnen Platzhalter mit Shift + F9. In der Feldfunktion-Ansicht wird der Platzhalter in geschweiften Klammern mit dem/den Word-Steuerbefehlen angezeigt. Die Darstellung wechselt z. B. von «Ort» zu { MERGEFIELD „Ort“ } und umgekehrt. Mit Hilfe der Feldfunktion ist dann z. B. Rechnen mit Platzhaltern möglich. Weitere Hinweise zur Verwendung der Feldfunktionen finden Sie in Anleitungen und Hilfestellungen von und zu Microsoft Word zum Thema Serienbrief und Feldfunktionen. In Einzelfällen wird auch in Word-Texten mit dem $-Zeichen eine Feldfunktion eingeleitet, wenn das Dokument von von bestimmten Modulen interpretiert wird, z. B. $APPL02 in einem Worddokument vom Typ ZP (Zahlungsplan/Dauermietrechnung).

Tipp

Wenn die Platzhalter in Word nicht ersetzt werden, kann dies durch die Positionierung der Platzhalter in 'besonderen Bereichen' im Dokument bedingt sein. So ist z. B. der Effekt bekannt, dass Seriendruckfelder in Textfeldern nicht aktualisiert werden. Wenn Sie z. B. im Kopf eines Briefes den Adressblock speziell positionieren wollen, können Sie statt Textrahmen Positionsrahmen verwenden. Vorhandene Textrahmen können Sie in Positionsrahmen umwandeln. Beachten Sie, dass Sie das hierdurch geänderte Layout dann ggf. noch anpassen müssen.

Alternative Positionierungen sind auch durch Einsatz von Tabulatoren oder der Definition des Absatzformates (Einzug) möglich.

Nachfolgend sind Textplatzhalter aufgelistet, die Ihnen in allen Modulen von iX-Haus für ASCII-Texte zur Verfügung stehen. Daneben gibt es noch weitere Platzhalter, die nur in bestimmten Modulen eingesetzt werden können. Diese sind in den jeweiligen Abschnitten dieses Handbuches aufgeführt. Mit einem Sternchen * markierte Platzhalter existieren analog für Word-Texte und werden dort i. d. R. über Seriendruckfelder einfügen aus dem Menü Sendungen als Platzhalter ausgewählt und eingefügt. Mit ³ gekennzeichnete Platzhalter existieren nur für Word-Texte.

Weitere Platzhalter definieren Sie selbst im Rahmen der Sollartendefinition (s. Register Sollartenklassen-Serienbrief) und der Beschriebe (insbesondere Objektbeschrieb). Mit dem Komfortpaket stehen aus der Teamfunktion weitere Platzhalter zur Verfügung. Die meisten dieser Platzhalter werden im Word-Serienbrief oder Serienbrief neu eingesetzt.

Objektdaten (aus dem Objektstamm)

Textplatzhalter	Information
$onr	Objektnummer *
$obez	Objektbezeichnung *
$ostr	Objektstraße *
$oort	Objektort *
$oustid	Objekt-Umsatzsteuer-ID *
$oglbid	SEPA-Gläubiger-ID (bei Gruppen mit Fibu im Fibu-Objekt!) *
Textplatzhalter für Objekt, Bank für Einzug Das Objekt wird aus den Einstellungen der Gruppe ermittelt. Also im Ergebnis die Bank, über welche der Zahlungsverkehr für Lastschriften läuft, in FIBU-Objekten die Bank des FIBU-Objekts. In Objekten innerhalb einer FIBU können zusätzlich objektspezifische Bankverbindungen gepflegt werden.
$bank	automatische Bankverbindung: Bank *
$inh	Inhaber *
$blz	BLZ *
$kto	Konto *
$iban	IBAN *
$bic	BIC *
$autoblz2bic	Bankleitzahl/BIC automatisch
$autokto2iban	Kontonummer/IBAN automatisch
$autobezblz2bic	BLZ/BIC Bezeichnung automatisch
$autobezkto2iban	Kontonummer/IBAN Bezeichnung automatisch
autoobjblz2bic	Bankleitzahl/BIC automatik ³
autoobjkto2iban	Kontonummer/IBAN automatik ³
autoobjbezblz2bic	BLZ/BIC Bezeichnung automatik ³
autoobjbezkto2iban	Kontonummer/IBAN Bezeichnung automatik ³
obank	Objekt-Bankbezeichnung ³
oblz	Objekt-Bankleitzahl ³
Objekt-BIC ³	obic
okto	Objekt-Kontonummer ³
oiban	Objekt-IBAN ³
oinh	Objekt-Kontoinhaber ³
Textplatzhalter für Objekt, Bank für Überweisung Das Objekt wird aus den Einstellungen der Gruppe ermittelt. Also im Ergebnis die Bank, über welche der Zahlungsverkehr für Überweisungen läuft.
autoUeblz2bic	Bankleitzahl/BIC automatik ³
autoUekto2iban	Kontonummer/IBAN automatik ³
autoUebezblz2bic	BLZ/BIC Bezeichnung automatik ³
autoUebezkto2iban	Kontonummer/IBAN Bezeichnung automatik ³
bnkUe	Bankbezeichnung ³
blzUe	Bankleitzahl ³
bicUe	BIC ³
Kontonummer ³	ktoUe
ibanUe	IBAN ³
inhUe	Kontoinhaber ³
autoobjUeblz2bic	Objekt-Bankleitzahl/BIC automatik ³
autoonjUekto2iban	Objekt-Kontonummer/IBAN automatik ³
autoobjUebezblz2bic	Objekt-BLZ/BIC Bezeichnung automatik ³
obnkUe	Objekt-Bankbezeichnung ³
oblzUe	Objekt-Bankleitzahl ³
obicUe	Objekt-BIC ³
oktoUe	Objekt-Kontonummer ³
oibanUe	Objekt-IBAN ³
oinhUe	Objekt-Kontoinhaber ³
Textplatzhalter für Objekt, Bank für Kreditoren Das Objekt wird aus den Einstellungen der Gruppe ermittelt. Also im Ergebnis die Bank, über welche der Zahlungsverkehr für Kreditoren läuft.
autoKrblz2bic	Bankleitzahl/BIC automatik ³
autoKrkto2iban	Kontonummer/IBAN automatik ³
autoKrbezblz2bic	BLZ/BIC Bezeichnung automatik ³
autoKrbezkto2iban	Kontonummer/IBAN Bezeichnung automatik ³
bnkKr	Bankbezeichnung ³
blzKr	Bankleitzahl ³
bicKr	BIC ³
ktoKr	Kontonummer ³
ibanKr	IBAN ³
inhKr	Kontoinhaber ³
autoobjKrblz2bic	Objekt-Bankleitzahl/BIC automatik ³
autoobjKrkto2iban	Objekt-Kontonummer/IBAN automatik ³
autoobjKrbezblz2bic	Objekt-BLZ/BIC Bezeichnung automatik ³
autoobjKrbezkto2iban	Objekt-Kontonummer/IBAN Bezeichnung automatik ³
obnkKr	Objekt-Bankbezeichnung ³
oblzKr	Objekt-Bankleitzahl ³
obicKr	Objekt-BIC ³
oktoKr	Objekt-Kontonummer ³
oibanKr	Objekt-IBAN ³
oinhKr	Objekt-Kontoinhaber ³

Hinweise:

Die automatische Bankverbindung liefert abhängig von der Einstellung im Gruppenstamm (Bankverbindung Gruppe/Objekt) und vom Kontext, in dem der Text verwendet wird, automatisch die richtige Bankverbindung (Einzug/Überweisung/Kreditor/FIBU).
Weitere Felder können je nach Objektbeschriebdefinition vorhanden sein!

Personendaten (aus dem Personenstamm)

Textplatzhalter	Information
$pnr	Personennummer *

automatische Personenadresse:

Die automatische Personenadresse liefert - wenn hinterlegt - Anschrift 2 aus dem Personenstamm, ansonsten Anschrift 1.

Falls keine 2. Namenszeile erfasst ist, liefert $ans2 die Anrede und $ans3 den Namen. Dadurch werden im Adressblock Leerzeilen zwischen Name und Straße verhindert. Verwenden Sie daher bei Adressblöcken immer alle Platzhalter $ans1 bis $ans5.

Textplatzhalter	Information
$ans1	Anrede *
$ans2	Name *
$ans3	Name zweite Zeile *
$ans4	Straße *
$ans5	Ort *
$tel1	Telefon 1 *
$tel2	Telefon 2 *
$fax	Telefax (aus Adress-Verwaltung) *
$ansz	Anschriftenzeile (ans1+ans2+ans3) * Die Ausgabe von $ansz erfolgt in einer Zeile. Verwenden Sie $ansz, um Leerzeichen zu vermeiden, die erzeugt werden, falls keine Anrede hinterlegt ist ($ans1).
$anr1	persönliche Anrede 1.Zeile *
$anr2	persönliche Anrede 2.Zeile *

Anschrift 1:

Die zweistellige Nummerierung mit führender 1 liefert immer die Daten aus Anschrift 1 (Ausnahmen: fax und ansz verwenden eine einstellige Codierung).
Falls keine 2. Namenszeile erfasst ist, liefert $ans12 die Anrede und $ans13 den Namen. Dadurch werden im Adressblock Leerzeilen zwischen Name und Straße verhindert. Verwenden Sie daher bei Adressblöcken immer alle Platzhalter $ans11 bis $ans15.

Textplatzhalter	Information
$ans11	Anrede *
$ans12	Name *
$ans13	Name zweite Zeile *
$ans14	Straße *
$ans15	Ort *
$tel11	Telefon 1 *
$tel12	Telefon 2 *
$fax1	Telefax (aus Adress-Verwaltung) *
$ansz1	Anschriftenzeile (ans11+ans12+ans13) * Die Ausgabe von $ansz1 erfolgt in einer Zeile. Verwenden Sie $ansz, um Leerzeichen zu vermeiden, die erzeugt werden, falls keine Anrede hinterlegt ist ($ans11).
$anr11	persönliche Anrede 1.Zeile *
$anr12	persönliche Anrede 2.Zeile *

Anschrift 2:

Die zweistellige Nummerierung mit führender 2 liefert immer die Daten aus Anschrift 2 (Ausnahmen: fax und ansz verwenden eine einstellige Codierung).
Falls keine 2. Namenszeile erfasst ist, liefert $ans22 die Anrede und $ans23 den Namen. Dadurch werden im Adressblock Leerzeilen zwischen Name und Straße verhindert. Verwenden Sie daher bei Adressblöcken immer alle Platzhalter $ans21 bis $ans25. | |

Textplatzhalter	Information
$ans21	Anrede *
$ans22	Name *
$ans23	Name zweite Zeile *
$ans24	Straße *
$ans25	Ort *
$tel21	Telefon 1 *
$tel22	Telefon 2 *
$fax2	Telefax (aus Adress-Verwaltung) *
$ansz2	Anschriftenzeile (ans21+ans22+ans23) * Die Ausgabe von $ansz1 erfolgt in einer Zeile. Verwenden Sie $ansz, um Leerzeichen zu vermeiden, die erzeugt werden, falls keine Anrede hinterlegt ist ($ans21).
$anr21	persönliche Anrede 1.Zeile *
$anr22	persönliche Anrede 2.Zeile *

Bankverbindung Person:

Textplatzhalter	Information
$pbank	Bank *
$pinh	Inhaber *
$pblz	BLZ *
$pkto	Konto *
$autopblz2bic	Person Bankleitzahl/BIC automatisch
$autopkto2iban	Person Kontonummer/IBAN automatisch
$autobezpblz2bic	Person BLZ/BIC Bezeichnung automatisch
$autobezpkto2iban	Person Kontonummer/IBAN Bezeichnung automatisch.
$icru	Kontowährung *
$manref	aktuelle SEPA-Mandatsreferenz *
$hw1	Hinweiszeile 1 *
$hw2	Hinweiszeile 2 *
$hw3	Hinweiszeile 3 *
$hw4	Hinweiszeile 4 *
$hw5	Hinweiszeile 5 *
$hw6	Hinweiszeile 6 *
$hw7	Hinweiszeile 7 *
$info1	Infozeile 1 *
$info2	Infozeile 2 *
$pnot2	Notizzeile 1 (2. Stammblattseite) *
$pnot2	Notizzeile 2 *
$pnot3	Notizzeile 3 *
$wtyp	Wohnungstyp
$lage	Lage
$pbeg	Vertragsbeginn
$pend	Vertragsende
$pkuen	Kündigung
$aszg	Auszug
$paszg	Auszugsdatum PASZG wird folgendermaßen berechnet: Entweder Personenvertragsende oder wenn das Notizfeld der Person zeitlich vor dem Vertragsende liegt so nimmt paszg diesen Wert an.

Teamvariablen (nur mit Komfortpaket)

Textplatzhalter	Information
TeamObjKz	Kürzel Mitarbeiter Objektteam
TeamObjVorname	Vorname Mitarbeiter Objektteam
TeamObjNachname	Nachname Mitarbeiter Objektteam
TeamObjName	Zusammengesetzter Name Mitarbeiter Objektteam
TeamObjTelefon	Telefonnummer Mitarbeiter Objektteam
TeamObjelefax	Telefaxnummer Mitarbeiter Objektteam
TeamObjEmail	E-Mail Mitarbeiter Objektteam
TeamObjUnterschrifprefix	Unterschriftspräfix Mitarbeiter Objektteam
TeamBucKz	Kürzel Mitarbeiter Buchhaltungsteam
TeamBucVorname	Vorname Mitarbeiter Buchhaltungsteam
TeamBucNachname	Nachname Mitarbeiter Buchhaltungsteam
TeamBucName	zusammengesetzter Name Mitarbeiter Buchhaltungsteam
TeamBucTelefon	Telefonnummer Mitarbeiter Buchhaltungsteam
TeamBucTelefax	Telefaxnummer Mitarbeiter Buchhaltungsteam
TeamBucEmail	E-Mail Mitarbeiter Buchhaltungsteam
TeamBucUnterschriftprefix	Unterschriftspräfix Mitarbeiter Buchhaltungsteam

sonstige Platzhalter

InformationTextplatzhalter

Textplatzhalter	Information
$datum	Tagesdatum (tt.mm.jj) *
$ldatum	Tagesdatum (tt.mm.jjjj) *
$we	Wohneinheit (Objektnr.+Personennr.)
$vhdr1	VerwaltungHeader Zeile 1 *
$vhdr2	VerwaltungHeader Zeile 2 *
$vhdr3	VerwaltungHeader Zeile 3 *
$vstr	VerwaltungStraße *
$vort	VerwaltungOrt *
$vtel	VerwaltungTelefon *
$vabsa	VerwaltungAbsender *

1. Eigentümer

Textplatzhalter	Information
$e1nam1	Name 1 *
$e1nam2	EigentümerName 2 *
$e1str	Straße *
$e1ort	PLZ u. Ort *
$autoe1blz2bic	Bankleitzahl/BIC automatik *
$autoe1bezblz2bic	BLZ/BIC Bezeichnung automatik *
$autoe1kto2iban	Kontonummer/IBAN automatik *
$autoe1bezkto2iban	Kontonummer/IBAN Bezeichnung autom. *
e1bic	BIC ³
e1bank	Bankbezeichnung ³
e1iban	IBAN ³
e1ktnnr	Kontonummer ³
e1blz	Bankleitzahl ³

Sonderzeichen

darzustellendes Zeichen	Eingabe
§ (Paragraph)	§ oder @@ (Zeichenkombination Doppeltes At-Zeichen)
% (Prozentzeichen)	%% Ein einzelnes %-Zeichen in Kombination mit einigen nachfolgenden Zeichen (z. B. c, d, e, i) wird vom Parser als Befehl interpretiert und führt zu unsinniger Ausgabe.
@ ('Klammeraffe', 'At'-Zeichen)	\@ (Zeichenkombination BackslashAt-Zeichen)
\ (umgekehrter Schrägstrich, 'Backslash')	\\ (Zeichenkombination doppelter Backslash

Beispiel:

Die Eingabe von

50%% der Kosten wurden nach Verbrauch abgerechnet.
Rückfragen an info\@ihr-verwalter.de.

liefert im ASCII-Text

50% der Kosten wurden nach Verbrauch abgerechnet.
Rückfragen an [email protected].

Wie rechne ich mit Serienbriefvariablen?

Wie in den Wenn… Dann-Abfragen können Sie im Einzelfall den Wert einer Seriendruckvariablen als Basis für eine angepasste Aussage nutzen. Im nachfolgenden Fall beschreiben wir, wie Sie (unter Berücksichtigung von gewissen Randbedingungen) mit einer Seriendruckvariablen rechnen können und wo Sie dementsprechend bei solchen Kalkulationen 'aufpassen' müssen.

Wenn Sie mit Datumswerten rechnen, kann das insbesondere zu ungewünschten Effekten, wenn das Monatsende überschritten wird. Mit der vorgestellten Formel werden nur Tage zu Tagen addiert. Die Ausgabe ist dann ein zusammengesetzter Ausdruck, kein Datum im herkömmlichen Sinne! Daher müsste man bei einer Addition (alter Tageswert + neuer Tageswert > Maximaler Tageswert im betrachteten Monat) für Tag und Monat separat kalkulieren – hier wird nur eine einfache Rechnung am Beispiel für Tag am 29.06.2015 dargestellt, um den Effekt des potentiellen Fehlers hieraus aufzuzeigen.

Mit Alt + F9 schalten Sie den Modus der Darstellung der Variablen im Wordtext um zwischen Ansicht der Feldbezeichnung und Ansicht der Feldformel (um diese dann auch bearbeiten zu können).

Ansicht im Alt + F9-Modus: Die geschweiften Klammern { } für die einklammernden Rechenformel müssen paarweise über <Strg> + <F9> erzeugt werden. Das reine Datumsfeld kann z. B. als Variable aus den Seriendruckfeldern ausgewählt werden, hier (in Formalansicht) { MERGEFIELD „datum“}. Weitere Details zur Word-Rechenfomeln schlagen Sie bitte in der Word-Onlinehilfe, in entsprechender Fachliteratur, in Word-Foren oder im Web nach, z. B.: http://microsoft.public.de.word.narkive.com/GOG0f4DG/wert-zu-datum-addieren

Beispiele:

Formel 1

{ MERGEFIELD "datum"}
Plus 37 Tage: {=({ MERGEFIELD "datum" \@ "dd"}+37)}{ MERGEFIELD "datum" \@ ".MM"}{ MERGEFIELD "datum" \@ ".YY"}
in Tagen: {=({ MERGEFIELD "datum" \@ "dd"}+37)}

Die vorgenannte Formel 1 liefert am 30.06.2015 folgendes Ergebnis:

30.06.15
Plus 37 Tage: 67.06.15
in Tagen: 67

=⇒ Die Tage in dem zusammengesetzten Datum sind hierdurch 'richtig gerechnet', das Datum selbst aber falsch!

Korrekt wäre hier, Tages- und Monatswerte zu addieren… also zwei Monate addieren und im Zielmonat sechs Tage (von Monatsanfang an) setzen:

Formel 2:

Startdatum:{ MERGEFIELD "datum"}
Zusammengesetztes Zieldatum: {=({ MERGEFIELD "datum" \@ "dd"}+6-{ MERGEFIELD "datum" \@ "dd"})}.{={ MERGEFIELD "datum" \@ ".MM"}+2)}{ MERGEFIELD "datum" \@ ".YY"}
in Tagen: {=({ MERGEFIELD "datum" \@ "dd"}+37)}
37 = 31 (Juli) + 6 (August) => Monat +2: {={ MERGEFIELD "datum" \@ ".MM"}+2)}, Tag =6: {=({ MERGEFIELD "datum" \@ "dd"}+6- { MERGEFIELD "datum" \@ "dd"})}

Die vorgenannte Formel 2 liefert am 30.06.2015 folgendes Ergebnis:

Startdatum 30.06.15
Zusammengesetztes Zieldatum: 6.8.15
in Tagen 67
37 = 31 (Juli) + 6 (August)=> Monat +2: 8 und Tag =6: 6

⇒ Das Rechnen ist möglich, fraglich ist aber, ob sich der Aufwand lohnt. Einfacher ist es ggf., das neue Datum als festen Textbestandteil einzufügen oder eine textuelle Beschreibung zu wählen, z. B.: „ Überweisen Sie bitte innerhalb fünf Wochen nach dem Beschlussdatum { MERGEFIELD „datum“}. “