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Kenner Alt-Daten
Was mache ich hier?
Sie können Datensätze als Alt kennzeichnen, um diese in Abfragen aus der Treffermenge herauszuhalten oder Abfragen von Anfang an ohne diese Daten durchzuführen (Performancegewinn und höherer Bedienkomfort im Rahmen des Komfortpakets). Die Alt-Daten-Kennung kann für Objekte, Flächen, Personen, Verträge sowie Debitoren/Kreditoren gesetzt werden.
Wie mache ich es?
Kenner für Alt-Daten setzen
- Öffnen Sie in der Fachadministration das Modul
Kenner Alt-Daten. - Als Parameter setzen Sie ein, nach wieviel Monaten der jeweilige Grenzwert zu einer Alt-Kennung führen soll.
- Klicken Sie auf
Start - Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.
- Mit
OKbeginnen Sie das Eintragen von Alt-Daten-Kennern entsprechend der Parameter. - Abschließend erhalten Sie ein Protokoll als Bildschirmansicht. Sie können es drucken oder als Datei speichern.
Alt-Daten-Kenner ändern
Wenn Sie die Berechnung mit geänderten Parametern erneut durchführen, werden auch die Datensätze mit gesetzten Alt-Daten-Kenner erneut geprüft und deren Alt-Daten-Kenner ggf. angepasst.
Alt-Daten-Kenner entfernen
Sollen die Alt-Daten-Kenner entfernt werden, erzeugen Sie einen Lauf mit einem sehr hohen Monatswert. Da die Eingabe auf drei Stellen begrenzt ist, können Sie 999 als Maximalwert eingeben. Dementsprechend werden die Kenner von Altdaten zurückgesetzt, sofern diese nicht über 83 Jahre und drei Monaten lagen.
Filterung auf aktuelle Daten (Komfortpaket)
Das Umschalten auf aktuellen Daten als Funktion des Komfortpakets bietet eine erhöhte Übersichtlichkeit in iX-Haus. Damit können bereits verkaufte Objekte oder ausgezogene Mieter aus der aktuellen Ansicht ausgeblendet werden, stehen aber für Auswertungen zurückliegender Jahre weiterhin zur Verfügung. Dies ermöglicht einen besseren Umgang mit großen Datenmengen.
Über eine zentrale Vorgabe steuern Sie bzw. Ihr Fachadministrator, wann Daten als alt definiert sind.
Im Rahmen der SEPA-Umstellung wurde das Konzept der Alt-Daten-Kenner eingeführt. Hieraus ergab sich eine Beobachtung vom Verwaltungsende von Objekten, Personen mit beendeten Verträgen, sowie Kreditoren, welche in einem Beobachtungszeitraum keine offenen Umsätze oder offene Posten aufweisen. Nach diesen Kriterien konnte entschieden werden, welche Objekte, Personen oder Kreditoren von der SEPA-Umstellung ausgeschlossen werden konnten. Im Rahmen des Komfortpakets können diese Fragestellungen auch in anderen Bereichen nützlich sein, um die Ansicht in der Auswahl auf aktuelle Daten einzuschränken. Zudem ist die Beobachtung um die Betrachtung der Flächen und eine userspezifische Konfiguration erweitert worden.
Alt-Daten definieren
Die Definition der Alt-Daten erfolgt im Modul Kenner Alt-Daten. Unter Berücksichtigung dieser Definition kennzeichnet das Modul Daten als alt.
Sie können den Alt-Datenkenner für Sonderfälle manuell starten. In der Regel ist dieses aber nur dann notwendig, wenn Sie die globalen Parametereinstellungen ändern und Sie diese Änderungen durch den manuellen Start auch speichern.
Der Aktualisierungsprozess wird täglich mit der ersten iX-Haus-Anmeldung automatisch gestartet. Der Aktualisierungsprozess nutzt die im Modul Alt-Daten Kenner vorgenommene Einstellungen, um Alt-Datenkenner zu setzen oder zu entfernen.
Falls keine Einstellungen vorgenommen wurden, werden Standard-Einstellungen verwendet:
- Objekte mit Verwaltungsende vor mehr als 2 Monate
- Flächen mit Existenzende vor mehr als 12 Monate
- Personen mit Vertragsende vor mehr als 12 Monate
- Verträge mit Ende vor mehr als 12 Monate
- Kreditoren/Debitoren ohne SAVO und mit letztem Umsatz vor mehr als 24 Monate
Bitte beachten Sie, dass Kreditoren, welche Sie ggf. im Vorfeld einer Neuanlage oder Objektübernahme nur als Stammdaten angelegt haben, ggf. im Rahmen einer Altdatenprüfung ausgeblendet werden, wenn Sie die Vorgabe von 24 Monaten bzgl. der Kreditoren/Debitoren verringern und diese ggf. in einer Anfangsphase > Beobachtungsfenster noch keine Bewegungen im Buchwerk aufweisen.
Umstellung der Anzeige mit/ohne Altdaten je User
In der iX-Haus-Statusleiste unten rechts findet sich die Schaltfläche O+P+F+V+K. Die Schalterbeschriftung variiert je nach Einstellung in der Darstellung der Trennzeichen (s. u). Hier rufen Sie die Maske Altdaten Anzeige-meine Einstellungen auf. Über diese Maske kann jeder User seine Einstellungen vorgeben. Die Einstellung gilt für alle Sessions des Users.
Die Maske bietet je nach Bereich folgende Einstellungsmöglichkeiten:
Alle … anzeigen | Bei dieser Einstellung werden alle Daten inklusive der Alt-Daten angezeigt, z. B. Alle Objekte anzeigen. |
Alt-… ausblenden | Bei dieser Einstellung werden die Alt-Daten in den Modulen Objektauswahl, Personenstamm, Vertragsmanagement, Flächenstamm und Kreditorenstamm ausgeblendet. Auf die Auswertungen hat dieses keinen Einfluss. So zeigt eine Mieterbestandsliste zum 01.01.2010 die zu diesem Stichtag gültigen Mieter, auch wenn sie als alt gekennzeichnet sind. |
Alte … nicht betrachten | Bei dieser Einstellung werden alte Daten nicht mehr angezeigt. Die Einstellung steht allein für Objekte und Kreditoren zur Verfügung. Dadurch werden Alt-Objekte bzw. Alt-Kreditoren vollständig ignoriert. Dies kann Auswertungen beschleunigen. Beachten Sie aber unbedingt, dass Alt-Objekte bzw. Alt-Kreditoren auch bei rückwirkenden Auswertungen nicht erscheinen, was zu unvollständigen Ergebnissen führen kann! Standardmäßig ist die Option verfügbar. Sie kann in den Systemeinstellungen Datenbank variiert werden: a) Stammdaten > Admin > AltDatenObjSternAktiv:(De-)Aktiviert die Option für Alt-Objekte b) Stammdaten > Admin > AltDatenKreSternAktiv:(De-)Aktiviert die Option für Alt-Kreditoren |
In der Statusleiste können Sie anhand der entsprechenden Kürzel direkt erkennen, welche Einstellungen aktuell ausgewählt sind:
- Bei der Auswahl
Alle Datenwird als Zeichen ein+angezeigt. - Bei der Auswahl
Alt-… ausblendenwird als Zeichen ein–angezeigt. - Bei der Auswahl
Alte …nicht betrachtenwird als Zeichen ein*angezeigt.
Die Maske Altdaten Anzeige - meine Einstellungen zeigt Ihnen zudem, wann die letzte Aktualisierung der Alt-Daten erfolgt ist. So erkennen Sie, ob die tägliche Aktualisierung ordnungsgemäß läuft. Zudem sehen Sie, welche Vorgaben Ihr Fachadministrator für die Definition der Alt-Daten eingestellt hat.
Die Umschaltung in der Statusleiste grenzt die Sicht auf aktuelle Daten in folge nden Modulen ein:
- Navigationsleiste (Register
Objekte/ 3. Register) - Navigationsleiste (Register
Personen/ 4. Register nach Aufruf vonPersonenstammbzw.Vertragsmanagement) - Objektstamm (Anzeige der aktuellen Objekte)
- Personenstamm (Anzeige der aktuellen Personen)
- Vertragsmanagement (Anzeige der aktuellen Verträge)
- Flächenstamm (Anzeige der aktuellen Flächen)
- Kreditorenstamm (Anzeige der aktuellen Kreditoren)
- F2-Klick für Übersicht der Objekte
- F2-Klick für Übersicht der Personen
- F2-Klick für Übersicht der Verträge
- F2-Klick für Übersicht der Flächen
- F2-Klick für Übersicht der Kreditoren
Auswahl-Masken (F2-Klicks)
Haben Sie die Einstellung Alte … ausblenden gewählt, so können Sie in den F2-Klicks für Objekte, Personen, Flächen, Verträge und Kreditoren komfortabel zwischen den beiden Sichten umzuschalten.
So können Sie in den F2-Klicks Alt-Daten kurzfristig anzeigen lassen, auch wenn Sie diese grundsätzlich ausgeblendet haben. Zahlt beispielsweise eine Alt-Mieter einen rückständigen Betrag, können Sie diesen direkt im Personen-Klick in der Buchhaltung anzeigen, ohne zunächst in der Statusleiste auf Alle umzustellen.
Beachten Sie bitte, dass die Umstellung im Klick nur für diese eine Aktion gilt. Beim nächsten Klick wird wieder Ihre grundsätzliche Einstellung gemäß Statusleiste voreingestellt.
Bei der Einstellung Alt-… nicht betrachten ist es nicht möglich, in den F2-Klicks zwischen den beiden Sichten umzuschalten.
Altdatenfilterung in iX-Haus plus
Eine Filterung der Alt-Daten ist auch in iX-Haus plus möglich. In den Grids sorgt die gefilterte Darstellung für mehr Übersichtlichkeit. Die gesamte Konfiguration zu diesem Bereich findet in iX-Haus statt. In iX-Haus plus können dann die Datensätze bei der Anzeige gefiltert werden. Dies geschieht über den blauen Knopf Alt-Daten ein-/ausblenden, der in der Werkzeugleiste zu finden ist. Er öffnet den gleichnamigen Auswahldialog, in dem die zu filternden Datenbereiche mit Schaltern einfach aktiviert/deaktiviert werden können. Mit OK speichern Sie die Einstellung.
Was brauche ich dazu?
Allgemeine Voraussetzungen
- Die Alt-Daten-Kenner stehen nur im Rahmen des lizenzierten Komfort-Pakets zur Verfügung.
- Für die Administration in Systemeinstellungen Datenbank benötigen Sie S-Rechte.
Parameter Alt-Daten
| Bereich | Parameter | Beschreibung |
|---|---|---|
Objekte | Verwaltungsende vor mehr als … Monaten | Zahl von 1 bis 999 |
Flächen | Existenzende vor mehr als … Monaten | Zahl von 1 bis 999 |
Personen | Vertragsende vor mehr als … Monaten | Zahl von 1 bis 999 |
Verträge | Ende vor mehr als … Monaten | Zahl von 1 bis 999 |
Kreditoren/Debitoren | ohne SAVO und mit letztem Umsatz vor mehr als … Monaten | Zahl von 1 bis 999 |
Systemeinstellungen
Zugang: Fachadministration > System > Systemeinstellungen Datenbank > Stammdaten > Admin > AltDatenObjSternAktiv [1.14.0.15]
Zugang: Fachadministration > System > Systemeinstellungen Datenbank > Stammdaten > Admin > AltDatenKreSternAktiv [1.14.0.16]
Die Altdaten-Optionen Alt-Objekte nicht betrachten und Alt-Kreditoren nicht betrachten können zu unvollständigen Auswertungen führen (z. B. wenn sie eine Auswertung über einen Zeitraum in der Vergangenheit machen). Hierzu kann in den Systemeinstellungen Datenbank vorgegeben werden, ob diese Option verfügbar ist. Die Einstellung kann für Objekte und Kreditoren separat vorgenommen werden. Ist die jeweilige Option deaktiviert, wird sie bei der Konfiguration der Alt-Daten-Darstellung für Auswertungen nicht aktiv angezeigt und kann somit nicht ausgeschaltet werden. Als Standardwert sind die Kontrollfelder aktiv.