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Vorlagenmanager
Was mache ich hier?
Im Vorlagenmanager können Vorlagen erstellt, bearbeitet und gelöscht werden. Dem adminstrierenden Benutzer muss die Programmklasse S
zugewiesen sein. Die Vorlagen werden hier für andere iX-Haus-Module verwaltet. So finden diese Vorlagen je nach Texttyp in anderen iX-Haus-Modulen bei der Generierung von Word-Schreiben Verwendung (Serienbriefe, Mahnwesen, Betriebskostenabrechnung, …). Beim Erstellen von Vorlagen kann eine neue Vorlagendatei generiert werden. Alternativ ist es auch möglich, die neue Datei basierend auf einer bestehenden Vorlagendatei zu erstellen (es wird eine Kopie angelegt, die danach unabhängig weiter bearbeitet werden kann). Des Weiteren kann auch eine beliebige DOC
- oder DOCX
-Datei importiert und dann weiter bearbeitet werden. Die Steuerung im Vorlagenmanager erfolgt über Schalter, Filter und das Kontextmenü der rechten Maustaste.
Die Vorlagendatei kann Platzhalter enthalten, die je nach Texttyp der Vorlage angeboten werden. Diese werden beim Generieren eines Dokuments von iX-Haus mit den entsprechenden Werten ersetzt.
Welche Platzhalter jeweils verfügbar sind, ist bei der Bearbeitung in Word ersichtlich. Die Platzhalter werden in Word in sogenannten Platzhaltergruppen angeboten. In Word helfen diese Platzhaltergruppen beim Auffinden der einzelnen Platzhalter. Der Einsatz der Platzhalter wird in der ix-Wiki pro Texttyp beschrieben.
Beim Erstellen einer Serienbriefvorlage im Vorlagenmanager können in Word alternativ auch Beispieltexte anstatt der Platzhalternamen angezeigt werden. Dies geschieht durch die Umschaltung mit der Word-Funktion Vorschau Ergebnisse
. Da zu diesem Zeitpunkt keine Verbindung zwischen der Word-Vorlage und echten Daten besteht, handelt es sich bei den angezeigten Werten um reine Beispiele. Sie dienen nur zur Ansicht in Word und erleichtern die Erstellung der Vorlage.
Hinweise zur Recherche im iX-Wiki
Hier finden Sie allgemeine Hinweise zur iX-Wiki-Struktur bzgl. des Vorlagenmanagers (Vorlagenmanager, Texttypen, bedingte Textblöcke und Platzhaltergruppen).
Wegen der Datenmenge und den Überschneidungen versuchen wir hier einerseits eine umfassende Info bzgl. allgemeiner Workflows im Vorlagenmanager zu geben, andererseits wollen wir die Informationen wegen ihrer Menge strukturieren und aufteilen. Wesentliche Merkmale der Vorlagen hängen von den Texttypen ab.
In Word abrufbare Seriendruckfelder liefern aber z. B. nicht die Information, ob sie ggf. in bestimmten Tabellen einzusetzen sind oder welche Textblöcke es als weitere Layoutmerkmale gibt. Daher gibt es im iX-Wiki eine Aufteilung in Platzhalter für Texttypen und Platzhaltergruppen (in Word auswählbare Seriendruckfelder). So sollte sich ein Anwender je nach Bedarf informieren können. Nach der Einführung (allgemeine Thematiken) finden Sie im Bereich „Was brauche ich dazu“ unter „Texttypen“ eine Übersicht mit Hyperlinks, z. B. Texttyp ID für Indexanschreiben (lx404052) ⇒ Texttypen.
Über den verlinkten Texttyp erhalten Sie dann zur Erläuterung, welche Platzhaltergruppen, bedingte Textblöcke und Tabellen in Vorlagen des jeweiligen Texttyps zur Verfügung stehen. Somit finden Sie hier praktisch die komplette Übersicht über die Möglichkeiten des Texttyps und können bei Bedarf einzelne Wordplatzhalter über die Platzhaltergruppen-Links nachschlagen, z. B. Texttyp Indexanschreiben (ID).
Die Platzhaltergruppen beschreiben, was der Anwender in Word über Seriendruckfeld einfügen als Auswahlmöglichkeiten vorfindet. Die Benennung von bedingten Textblöcken innerhalb der Platzhaltergruppen wäre redundant und erfolgt nur Spezialfällen. Daher wird dann auf den spezifischen Einsatzort beschränkt einsetzbarer Seriendruckfelder hingewiesen, z. B. Platzhaltergruppe Index-Anschreiben.
Wollen Sie also wissen, welche Seriendruckfelder, Blocksteuerungen oder Tabellen zu einem bestimmten Texttyp angeboten werden, informieren Sie sich im relevanten Abschnitt der Texttypen. Seriendruckfelder, die nicht nur diesem einen Texttyp zur Verfügung stehen, werden in den Anfangs beschriebenen Platzhaltergruppen beschrieben. Zur jeweiligen Platzhaltergruppe ist ein Link in der Texttypbeschreibung zu finden.
Wollen Sie sich unabhängig vom Texttyp informieren, welche Daten ein Seriendruckfeld liefert, können Sie die Ansicht der Platzhaltergruppen an der entsprechenden Stelle aufklappen. Für eine komplette Suche klappen Sie alle Abschnitte auf und Suchen mit der Strg + F
-Suchfunktion Ihres Browsers.
Wie mache ich es?
Kontextmenü
Neue Vorlage einfügen
Es wird ein neuer Parametersatz für eine Vorlage angelegt und der Bearbeitungsdialog geöffnet. Diese Funktion wird auch gestartet, wenn in einem leeren Bereich der Liste ein Doppelklick gemacht wird.
- Mit Doppelklick in einem leeren Bereich des Grids oder über die Kontextmenüfunktion
Neue Vorlage einfügen
erzeugen Sie einen neuen Parametersatz für eine Vorlage. Der Bearbeitungsdialog wird hierzu geöffnet. - Definieren Sie den Texttyp und den Titel der neuen Vorlage.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche
Neu
. Es werden die verfügbaren Dateitypen angezeigt. - Wählen Sie den Dateityp aus, mit welchem eine neue Vorlage erzeugt werden soll. Nach Bestätigung dauert es einen Moment, bis die Vorlage mit neuem Dateinamen im Vorlagenverzeichnis eingetragen ist. Die Vorlage wird dann zu Bearbeitung geöffnet.
- Optionale Angaben sind
Vorlagentyp
,Dokumenttyp
undDokumentrechte
. - Mit der Schaltfläche
OK
bestätigen Sie Änderungen und schließen die Parametermaske.
Globale Vorlage kopieren
Diese Funktion ist im Kontextmenü nur aktiv, wenn eine bestehende globale Vorlage im Grid selektiert ist. Eine markierte globale Vorlage (Objekt = 0) wird hiermit als neue globale Vorlage kopiert. Sie müssen einen neuen Titel vergeben. Die neue Vorlage selbst kann direkt oder anschließend bearbeitet werden. Ein Dateitypwechsel (von .doc nach .docx) ist hiermit nicht möglich. Beim Speichern erhält die neue Vorlage die nächstverfügbare Vorlagennummer.
- Mit Rechtsklick auf eine Vorlage in der Liste rufen Sie die Kontextmenüfunktion
Globale Vorlage kopieren
auf. - In dem Dialog
Vorlage bearbeiten
wird die kopierte Vorlage global (mit Objektnummer 0) und den gleichen Parametern wie die der Kopiervorlage angezeigt. Der interne Dateiname ist hingegen neu. - Geben Sie einen neuen, noch nicht verwendeten Titel ein.
- Ändern Sie ggf. weitere Parameter oder die Notiz.
- Mit
OK
speichern Sie die Kopie.
Abhängige Vorlage kopieren
Diese Funktion ist im Kontextmenü nur aktiv, wenn eine bestehende Vorlage im Grid selektiert ist. Basierend auf der selektierten Vorlage wird ein neuer Parameterdatensatz erstellt und der Bearbeitungsdialog geöffnet. Diese Funktion muss genutzt werden, wenn basierend auf einer globalen Vorlage eine FIBU- oder objektspezifische Vorlage erstellt werden soll. Beim Speichern behält die Vorlage die Vorlagennummer der Kopiervorlage. Die Vorlage selbst kann direkt oder anschließend bearbeitet werden. Ein Dateitypwechsel (von .doc nach .docx) ist hiermit nicht möglich.
Die Vorlagenzuordnung arbeitet kaskadierend. Sie können FIBU-spezifische Vorlagen definieren, um z. B. eine corporated identity in den Vorlagen für eine Gesellschaft mit geringem Aufwand umzusetzen. Wird die abhängige Vorlage für ein FIBU-Objekt definiert, nutzen alle Objekte innerhalb dieser FIBU diese Vorlage. Wird ein neues Objekt in die FIBU aufgenommen, kann es so ebenfalls sofort die FIBU-Vorlage nutzen und Sie brauchen keine ergänzende Definition. Wenn in einer FIBU ein Unterobjekt zusätzlich mit einer objektspezifischen Vorlage versehen ist, so wird natürlich diese genutzt.
- Mit Rechtsklick auf eine Vorlage in der Liste rufen Sie die Kontextmenüfunktion
Abhängige Vorlage kopieren
auf. - In dem Dialog
Vorlage bearbeiten
wird die kopierte Vorlage mit Objektnummer 0 und den gleichen Parametern wie die der Kopiervorlage angezeigt. Der interne Dateiname ist hingegen neu. - Geben Sie die
Objekt Nr.
des Objekts ein, für welches diese Vorlage lokal eingesetzt werden soll. Für die allgemeine Verwendung in einer FIBU ordnen Sie die Nummer des FIBU-Objekts an. - Weitere Parameter sind bis auf den Rollentyp oder die Notizfunktion gesperrt.
- Mit
OK
speichern Sie die Kopie.
Vorlage bearbeiten
- Mit Doppelklick auf eine Vorlage in der Liste oder über die Kontextmenüfunktion
Vorlage bearbeiten
öffnen Sie den Bearbeitungsdialog für die Daten der Vorlage. - Im Dialog
Vorlage bearbeiten
können Sie alle Einstellungen einer Vorlage bearbeiten. Des Weiteren finden Sie hier auch die Funktionen zum Erstellen und Bearbeiten der Word-Vorlagendatei. - Mit der Schaltfläche
OK
bestätigen Sie Änderungen in der Parametermaske.
Beachten Sie, dass bei der späteren Erstellung des Ausdrucks nur die Variablen abgefragt werden, welche in der Vorlage enthalten sind. Die dynamisch ermittelten Gesamtwerte als Summe von individuellen Sollartenklassen erhalten Sie daher nur dann, wenn Sie mindestens eine Sollartenklasse in der Vorlage abfragen! Dies kann auch geschehen, indem Sie diese mit weißer Schrift gesetzt quasi nicht sichtbar ausdrucken, und hierzu im Text an geeigneter Stelle positionieren, wo der Textfluss nicht gestört wird.
Vorlage löschen
Beim Löschen werden der Parametersatz und die verknüpfte Vorlagendatei gelöscht! Beachten Sie daher die Alternative, eine Vorlagendatei nur zu deaktivieren.
- Mit Rechtsklick auf eine Vorlage in der Liste rufen Sie die Kontextmenüfunktion
Vorlage löschen
auf. - Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.
- Mit der Schaltfläche
Ja
bestätigen Sie den Löschvorgang.
Vorlage aktivieren/deaktivieren
Die Deaktivierung erhält die Vorlage für eine spätere Verwendung. Im Gegensatz hierzu wird beim Löschen auch die verknüpfte Vorlagendatei gelöscht! Deaktivierte Vorlagen werden in den Dialogen zur Auswahl einer Vorlage nicht angezeigt. Im Vorlagenmanager werden deaktivierte Vorlagen mit einem X
in der Spalte Deaktiviert
angezeigt, sofern der Filter Aktive Vorlagen
nicht verwendet wird.
- Mit Rechtsklick auf eine Vorlage in der Liste rufen Sie die Kontextmenüfunktion
Vorlage (de)aktivieren
auf. Alternativ verwenden Sie den SchalterDeaktiviert
in der Bearbeitungsmaske. - Der Status der Vorlage wird entsprechend geändert.
Vorlage exportieren
Mit der Kontextmenüfunktion Vorlage exportieren
können Sie die Vorlagendateien der selektierten Vorlagen in ein dann anzugebendes Verzeichnis exportieren.
- Mit Rechtsklick auf eine Vorlage in der Liste rufen Sie die Kontextmenüfunktion
Vorlage exportieren
auf. Es öffnet sich die VerzeichnisauswahlOrdner suchen
. - Wählen Sie den Zielort für die Vorlagendatei aus. Bei Bedarf können Sie hier auch ein neues Verzeichnis anlegen.
- Bestätigen Sie mit
OK
. Sie erhalten eine Bestätigung zum Exportvorgang.
Vorlage importieren
Die zu importierende Vorlage kann als Datei an einen beliebigen Ort liegen.
- Beinhaltet der Dateiname ANSI-Sonderzeichen, kann dies dazu führen, dass der Import scheitert. Prüfen Sie in dem Fall den Dateinamen der zu importierenden Datei und reduzieren Sie diesen auf Buchstaben (A-Z, a-z), Zahlen (0-9) und Unterstrich (_).
- Beinhaltet die Datei schon Seriendruckfelder, achten Sie bitte darauf, dass diese auch zulässig sind. Andernfalls erhalten Sie beim ersten Bearbeiten über den Vorlagenmanager eine entsprechende Abfrage von Word im Hintergrund, die Sie nur mit Alt-Tab oder dem Taskmanager zur Ansicht bekommen.
- Verwendet die zu importierende Vorlage einen Windowsfont, welcher auf Ihrer Workstation nicht verfügbar ist, kann es zu ungünstigen Zeichenersetzungen kommen. Achten Sie darauf, geeignete Fonts in Vorlagen zu verwenden. Als Cloud-Kunde haben Sie keine Möglichkeit, Fonts zu verwenden, welche nicht schon vom verwendeten Windows oder Officepaket angeboten werden.
- Mit Doppelklick in einem leeren Bereich der Liste oder über die Kontextmenüfunktion
Neue Vorlage einfügen
erzeugen Sie einen neuen Parametersatz für eine Vorlage. Der Bearbeitungsdialog wird hierzu geöffnet. - Definieren Sie den Texttyp und den Titel der neuen Vorlage.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche
Import
. Es wird eine Dateiauswahl geöffnet. - Wählen Sie die Datei aus, welcher importiert und als Grundlage für die aktuelle Vorlage dienen soll. Nach Bestätigung dauert es einen Moment, bis die importierte Datei unter neuem Dateinamen im Vorlagenverzeichnis eingetragen ist.
- Anschließend kann die neue Vorlage bearbeitet werden.
- Mit der Schaltfläche
OK
bestätigen Sie Änderungen und schließen die Parametermaske.
Vorlage migrieren
Bestehende Word-Vorlagen aus dem alten Serienbrief (ix1035) und der Texterfassung (ixText) können in den neuen Vorlagenmanager übernommen werden.
ASCII-Textvorlagen (in der Texterfassung am leeren Texttyp erkennbar) lassen sich nicht automatisiert migrieren. Vorlagen aus einem Testsystem müssen ebenfalls manuell in ein Produktivsystem übernommen werden (s. Abschnitt Manuelle Migration
).
Der Umstieg von der alten Serienbrieftechnik zum neuen Serienbrief kann nach und nach erfolgen. Es ist per Systemeinstellung AktiviereNeuenSerienbrief
möglich, die einzelnen Module von iX-Haus auf die neue Variante umzuschalten. Vorher können die bestehenden Word-Vorlagen migriert werden. Sie stehen dann unabhängig voneinander in beiden Serienbriefvarianten zur Verfügung. Bei Bedarf kann so für ein Modul sogar die alte Serienbrieffunktionalität wieder reaktiviert werden.
Einmal migrierte Vorlagen können im Vorlagenmanager erneut migriert werden. In diesem Fall wird die Vorlage im Vorlagenmanager nicht neu angelegt, sondern aktualisiert. Vor dem Aktualisieren (Überschreiben) der Vorlagendatei wird eine Hinweismeldung ausgegeben. Für den Fall, dass die Vorlagendatei im Vorlagenmanager z. B. durch eine Bearbeitung ein neueres Datum hat als die Datei mit der sie aktualisiert werden soll, wird ebenfalls eine entsprechende Hinweismeldung ausgegeben.
Bei der Migration werden die vom alten Serienbrief (ix10353) übernommenen Platzhalter umbenannt, um eine bessere Verständlichkeit der Platzhalternamen zu gewährleisten. Bereits in den neuen Serienbrief übernommene Textvorlagen werden ab Version 20.17 SP01 beim ersten Start nach dem betreffenden Update automatisch aktualisiert.
Da sich technisch bedingt bei der Migration die Nummer der Vorlage verändert, muss in den betroffenen Modulen (z. B. Mahnwesen) die korrekte (neue) Vorlage eingerichtet werden!
Alter Serienbrief (ix1035)
Zugang: Dienstprogramme
> Serienbriefe
- Mit Rechtsklick auf eine oder mehrere Vorlage(n) in der Liste rufen Sie die Kontextmenüfunktion
Vorlage in den Vorlagenmanager migrieren
auf. - Ein Hinweis informiert Sie über den Pfad zur Protokolldatei. Bei Bedarf kontrollieren Sie diese Datei.
- Bestätigen Sie mit
OK
.
Die Vorlagen werden als globale Vorlagen (Objektnummer = 0) mit dem TexttypSB
übernommen.
Texterfassung (ixText)
Zugang: Dienstprogramme
> Texterfassung
Das Modul Texterfassung kennt zwei unterschiedliche Modi: global
und lokal
. Im globalen Modus stehen im Kontextmenü die beiden folgenden Funktionen für die Migration zur Verfügung:
Vorlage in den Vorlagenmanager migrieren
: Hiermit wird nur die ausgewählte Vorlage migriert.Vorlage (global + aktive lokale) in den Vorlagenmanager migrieren
: Hierbei wird nicht nur die selektierte globale Vorlage migriert, sondern auch alle aktiven untergeordneten lokalen Vorlagen. Eine lokale Vorlage wird als aktiv angesehen, wenn das zugehörige Objekt zum aktuellen Systemdatum unter Verwaltung steht (Objektstamm: Verwaltungsbeginn/-Ende). Eine Mehrfachselektion in der Liste wird unterstützt.
Im lokalen Modus ist zur Migration nur eine Funktion verfügbar:
Vorlage in den Vorlagenmanager migrieren
: Mit ihr kann die selektierte lokale Vorlage migriert werden. Damit das möglich ist, muss die zugehörige globale Vorlage bereits migriert worden sein. Ansonsten wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben. Lokale Vorlagen ohne zugehörige globale Vorlage können nicht migriert werden. Eine Mehrfachselektion in der Liste wird unterstützt.
Weitere Fragestellungen und Details zur Migration von Vorlagen finden Sie im Abschnitt Arbeitsprozesse.
Anzeige von Vorlagen filtern
Die Anzeigen der Vorlagen können Sie durch mehrere Filtermechanismen beeinflussen, die Sie miteinander kombinieren können.
Filterung nach Texttyp
Die freigeschalteten Texttypen werden in der Kategorie Alle
aufgeführt. Wählen Sie hier einen Texttyp aus, werden nur die Vorlagen zu diesem Texttyp angezeigt.
nur aktive Vorlagen anzeigen
Einzelne Vorlagen können deaktiviert werden. Sie stehen dann in Dialogen zur Auswahl von Vorlagen nicht zur Verfügung, können im Vorlagenmanager aber weiterhin bearbeitet werden. Der Filter Aktive Vorlagen
verhindert die Anzeige dieser Vorlagen auch in der Übersicht des Vorlagenmanagers.
Filterung nach Objektbereich
Sind Vorlagen einem bestimmten Objekt zugeordnet (vgl. Abhängige Vorlage kopieren), werden sie bei einer Objekt- oder Objektbereichsangabe im Filter Objektbereich
nur dann angezeigt, wenn die Objektnummer im Objektbereich enthalten ist. Globale Vorlagen werden unabhängig vom Objektbereichfilter angezeigt.
Bedingte Textblöcke
Über bedingte Textblöcke können Sie bedingten Text in Abhängigkeit eines Merkmals generieren. Solche Textblöcke sind spezifisch in einzelnen Vorlagen verfügbar. Sie werden im Haupttext eingesetzt (also nicht in Tabellen, Kopf- oder Fußzeilen)! Textblöcke können einfach verschachtelt werden.
Einen bedingten Textblock schreiben Sie in der Vorlage in einer Zeile separat stehend am Anfang der Zeile mit eckigen Klammern (AltGr+8 bzw. AltGr+9). Situationsbedingt erhalten Sie dann den Text für den einen Zustand, alternative Textblöcke, deren Zustand nicht zutrifft, werden nicht ausgegeben. Beispiel: Ein Mieter erhält aus einer Betriebskostenabrechnung auf Basis seines Abrechnungsergebnisses entweder eine Erstattung oder eine Nachforderung. Zur Ausgabe der jeweiligen Formulierung wird hier der bedingte Textblock zum Merkmal des Ergebenis der Abrechnung genutzt.
[ERG_PLUS] Sie erhalten aus der Abrechnung eine Erstattung in Höhe von «AbrBetrag» «Icru». [ERG_MINUS] Aus der Abrechnung ergibt sich eine Nachforderung in Höhe von «AbrBetrag» «Icru». [ERG]
Bedingter Text in Word als Wenn...Dann...Sonst-Regel
Wenn in Word-Texten aus dem ASCII-Text bekannten Block-Platzhalter nicht verfügbar sind, kann diese Funktion in Word mit alternativen Wenn… Dann…Sosnt…-Abfragenn nachgebildet werden. Gibt es solche Blockplatzhalter, z. B. $ERG-
im internen ASCII-Textformat definiert ⇒ [ERG_MINUS] in Wordvorlage, sind diese bedingten Textblöcke aus Gründen der einfacheren Bedienung und höheren Kompatibilität mit Wordlayoutfunktionen einer Wenn…Dann…Sonst…-Regel vorzuziehen. Individuelle Definitionen können Sie in Word über Bedingungsfelder in einer Wenn…Dann…Sonst…-Regel realisieren. Eine bekannte Einschränkung dieser Variante ist z. B., dass Linien über das Absatzformat Rahmen zumindest außerhalb von Tabellen im Ausdruck von Wenn…Dann…Sonst…-Ergebnissen nicht dargestellt werden. Alternativ können Sie jedoch Linien über die Einfügefunktion von Formen nutzen.
In einer Wenn…Dann…Sonst…-Regel nutzen Sie i. d. R. spezifische Platzhalter, welche situationsbedingt TRUE oder FALSE ausgeben oder deren Wert für eine Auswertung geeignet ist (siehe auch Rechnen mit Platzhaltern in Word). Generell ist das Thema der Bearbeitung über entsprechende Kenntnisse mit Word abzudecken und ist von Interesse für Kunden, welche von ASCII- auf Word-Texte umsteigen, da die bedingten Textabschnitte nicht automatisch zu Wenn…Dann..Sonst…-Regeln konvertiert werden können.
Feldfunktionen können in Word zur besseren Bearbeitung grau hervorgehoben werden. Mit Feldfunktionen Anzeigen
aus dem Kontextmenü erreichen Sie in den meisten Fällen schon die erforderlichen Informationen zum Bearbeiten. Eine umfassende Bearbeitungsanzeige für alle Feldfunktionen schalten Sie mit der Tastenkombination Alt + F9
ein und aus, mit Shift + F9
nur für die markierte Variable. Mit Strg + F9
fügen Sie eine neue Bedingungsklammernebene ein.
In Abrechnungstexten (Texttyp AB
) liefert der Seriendruckplatzhalter ergebnis
den Status TRUE
bzw. FALSE
( TRUE
= Guthaben, FALSE
= Nachzahlung). Diesen Ergebnis-Status können Sie für einen bedingten Text im Word-Abrechnungstext in einer Wenn…Dann…Sonst…-Regel nutzen.
Beispiel (in Bearbeitungsansicht):
{ IF { MERGEFIELD „ergebnis“ } = „TRUE“ „Gutschriften werden innerhalb von zwei Wochen auf Ihr IBAN-Konto { MERGEFIELD „piban“ } bei der { MERGEFIELD „pbank“ } (BIC { MERGEFIELD „pbic“ } ) überwiesen.“ „ Nachzahlungen sind innerhalb von zwei Wochen nach Zugang der Nebenkostenabrechnung zu zahlen. “ }
Beispiel als Ergebnis für Gutschrift (ergebnis
= TRUE
):
Gutschriften werden innerhalb von zwei Wochen auf Ihr IBAN-Konto DE01330500001234567890 bei der Stadtsparkasse Wuppertal (BIC WUPSDE33XXX) überwiesen.
Ergebnis für Nachzahlung (ergebnis
= FALSE
):
Nachzahlungen sind innerhalb von zwei Wochen nach Zugang der Nebenkostenabrechnung zu zahlen.
Mit einem Regel-Assistenten von Word können Sie diese Definition zum großen Teil schrittweise eingeben, aber keine zusätzlichen Seriendruckfelder im Text integrieren. Zur Nachbearbeitung nutzen Sie daher die Alt + F9
-Funktion, für einzelne Felder Shift + F9
.
- Definieren Sie den jeweiligen Textabschnitt für den jeweiligen jeweiligen Zustand. Hier setzen Sie auch die benötigten Platzhalter ein, z. B.
betrag
.
Die Gutschrift von
{ MERGEFIELD „betrag“ } EURwerden wir innerhalb von zwei Wochen aufIhr IBAN-Konto { MERGEFIELD „piban“ } bei der { MERGEFIELD „pbank“ } (BIC { MERGEFIELD „pbic“ } ) überwiesen.
Die Nachzahlung in Höhe von { MERGEFIELD „betrag“ } EUR ist innerhalb von zwei Wochen nach Zugang der Nebenkostenabrechnung zu zahlen.
- Definieren Sie eine Wenn…Dann…Sonst-Regel mit einem kurzen Hilfstext für die beiden möglichen Varianten. (Word-Menü
Sendungen
,Regeln
,Wenn…Dann…Sonst…
)
Hier im Dialog des Word-AssistentenBedingungsfeld einfügen: WENN
können Sie nur für die WENN-Abfrage einen Feldnamen zuordnen! Hier wählen Sie das Feldergebnis
aus dem Bereich der abrechnungsspezifischen Feldnamen.
Im zweiten Feld des DialogsVergleich
wird ein logischer Operator erwartet, bei iX-Haus-Variablen mit TRUE/FALSE-Ausgabe bietet sich der Vergleich der Bedingung mitGleich
an.
Als Vergleichswert geben Sie im dritten DialogfeldVergleichen mit
buchstabengetreu einen Wert an, welchen die im ersten Feld benannte Variable ausgeben kann. Setzen Sie für die Abfrage der Variableergebnis
z. B.TRUE
an. (Groß-Kleinschreibung ist hier entscheidend!)
In den nachfolgenden beiden Dialogfeldern können Sie einen komplexeren Text eintragen, jedoch stehen Ihnen hier keine Variablen zur Auswahl. geben Sie daher hier zuerst nur einen kurzen Hilfstext oder eindeutigen Begriff ein. Z. B. fürDann Gutschr
und fürSonst Nachzlg
.
Speichern Sie daher die Definition des Bedingungsfeldes mitOK
.
- Falls das Textformat des so generierten Feldes noch nicht Ihren Wünschen entspricht, markieren Sie das Feld und stellen Schriftart und Format nach Ihren Wünschen ein.
- Öffnen Sie die Definition in der Bearbeitungsansicht unter
Alt + F9
. Sie erhalten so anstelle eines Ergebnisses der Wenn…Dann…Sonst-Abfrage deren Definition mit den hierfür typischen geschweiften Klammern und Parametern in doppelten„
Anführungszeichen“
. Um diese Definition zu bearbeiten, ändern Sie nur den Inhalt bestimmter Parameter innerhalb der doppelten Anführungszeichen.
{ IF { MERGEFIELD „ergebnis“ } = „TRUE“ „Gutschr“ „ Nachzlg“ }
- Verschieben Sie in die Bereiche der auszugebenden Varianten in jeweiligen Textabschnitt und tauschen damit den dort stehenden Hilfstext aus. Achten Sie auf ggf. vorangestellte Leerzeichen innerhalb der Hochkommata, welche Word beim Einfügen generiert.
{ IF { MERGEFIELD „ergebnis“ } = „TRUE“ „
Die Gutschrift von{ MERGEFIELD „betrag“ } EUR
werden wir innerhalb von zwei Wochen aufIhr IBAN-Konto { MERGEFIELD „piban“ } bei der { MERGEFIELD „pbank“ } (BIC { MERGEFIELD „pbic“ } ) überwiesen.“ „ Die Nachzahlung in Höhe von { MERGEFIELD „betrag“ } EUR ist innerhalb von zwei Wochen nach Zugang der Nebenkostenabrechnung zu zahlen. “ }
- Beenden Sie die Bearbeitung mit
Alt + F9
.
In einer Abrechnung eingesetzt kann diese Abfrage auf den Zustand des Abrechnungsergebnisses automatisch regieren. Ist das Ergebnis der Abrechnung eine Gutschrift, liefert die Variableergebnis
den WertTRUE
. Die Wenn…Dann..Sonst…-Regel reagiert hierauf mit der Ausgabe des Dann-Textes. Ist das Ergebnis nicht TRUE (die Abrechnung weist eine Nachzahlungsforderung auf, die Variableergebnis
liefertFALSE
), wird Word den Sonst-Teil der Regel ausgeben.
In der Layoutansicht wird bei einem Feld mit Formelergebnis das zuletzt ermittelte Ergebnis dargestellt. Mit Felder aktualisieren
wird es neu kalkuliert und somit aktualisiert. Nach einer Formelbearbeitung können Sie die Funktion manuell nach rechtem Mausklick auf das Formelergebnis bzw. Feld über das Kontextmenü aufrufen. Um alle Felder zu aktualisieren gehen Sie wie folgt vor:
- Drücken Sie die Tastenkombination
STRG + A
. - Drücken Sie die Funktionstaste
F9
.
Wenn Ihr Dokument Tabellen mit Feldern oder Formeln enthält, müssen Sie möglicherweise jede Tabelle einzeln auswählen und F9
drücken.
Um sicherzustellen, dass Sie Felder vor dem Drucken des Dokuments aktualisiert werden, legen Sie in Word allgemein fest, Felder vor dem Drucken automatisch zu aktualisieren. Klicken Sie auf DATEI > Optionen > Anzeigen
, und aktivieren Sie unter Druckoptionen
das Kontrollkästchen für Felder vor dem Drucken aktualisieren
.
Beachten Sie bitte, dass gegen Ändern gesperrte Platzhalter oder Felder besondere Verhaltensweisen zeigen: Der Ersatztext wird angezeigt, eine Wechsel zur Feldnamensanzeige bringt scheinbar keine Änderung und eine Aktualisierung mit F9
findet nicht statt. Dwen Feldnamen Sehen Sie dann nur in der Feldbearbeitungssicht Diese Änderungssperre wird für markierte Felder mit der Tastenkombination Strg + F11
aktiviert und mit Shift + Strg + F11
deaktiviert.
Dynamische Bilddateien in Vorlagen verwenden
Basierend auf der Technik zum Einbinden von QR-Codes können Sie natürlich auch andere Bilddateien dynamisch in Wordvorlagen einbinden. Hierzu sind Vorgaben zu berücksichtigen und Anpassungen in der Formelebene von Word erforderlich. Im nachfolgenden Beispiel wird eine Lösung zur dynamischen Einblendung einer Grafik im Briefkopf vorgestellt. So kann eine Vorlage für verschiedene Gesellschaften genutzt werden, welche jeweils eine eigene Grafik im Briefkopf nutzen, deren Name über ein Objektbeschriebfeld in der Formel integriert wird. In unserem Beispiel pflegen wir nur den Dateinamen im Beschrieb, den restlichen Pfad bilden wir durch die Formel.
Vorbereitung
- Im Objektbeschrieb müssen Sie für Objekttyp
Hauptbuchhaltung
ein Feld anlegen, sodass es dort einen Platzhalter gibt, anhand dessen die jeweilige Gesellschaft eindeutig identifiziert werden kann.
Beispiel: Beschriebname „Gesellschaftsbezeichnung“ mit Auswahlfeld „MusterReal AG“
Hierzu müssen Sie eine Beschriebvariable (z. B.GES_BEZ
) im Objektbschrieb der Hauptbuchhaltung definieren. Im Vorlagenmanager wird diese alsFIBU_GES_BEZ
angezeigt. - Die Bilddateien sind identisch zu den zugehörigen Gesellschaften im Objektbeschrieb zu benennen.
Beispiel: Gesellschaft im Objektbeschrieb heißtMusterReal AG
⇒ Bilddatei heißtMusterReal AG.jpg
- Die Hinterlegung der Bilddateien erfolgt in einem gemappten Verzeichnispfad, auf welchen alle iX-Hausanwender Zugriff haben. Die Dateien dürfen NICHT verschoben, umbenannt oder gelöscht werden! Die Funktion funktioniert sonst nicht.
Beispiel:G:\Projekt\iX-Haus\Pictures\Saved Pictures\MusterReal AG
Durchführung
- Vorlage im Vorlagenmanager über
Bearbeiten
öffnen. - Cursor auf den gewünschten Ort in der Vorlage setzen (funktioniert auch in Tabelle u. Positionsfeld, nicht aber in Textfeld).
- Per Tastenkombination
Strg + F9
ein Wordfeld setzen, erkennbar an den zugleich erzeugten Akkoladen (geschweifte Klammern):{ }
includepicture
in das Feld in die Mitte der Akkoladen setzen. Als letztes Zeichen folgt somit nach einem Leerzeichen die schließende Akkolade:
{ includepicture }
- Den Dateipfad zu den Bilddateien kopieren Sie nun und fügen diesen nach einem doppelten Anführungszeichen direkt hinter
includepicture
ein:
{ includepicture„ G:\Projekt\iX-Haus\Pictures\Saved Pictures\MusterReal AG }
- Direkt hinter den Dateipfad setzen Sie nun einen Backslash
\
:
{ includepicture„ G:\Projekt\iX-Haus\Pictures\Saved Pictures\MusterReal AG\ }
- Jetzt setzen Sie den Platzhalter der Gesellschaftsbezeichnung hinter den Backslash:
{ includepicture„ G:\Projekt\iX-Haus\Pictures\Saved Pictures\MusterReal AG\{ MERGEFIELD „FIBU_GES_BEZ“ } }
- Dateitypendung hinter den Platzhalter der Gesellschaftsbezeichnung (z. B.
.jpg
) setzen:
{ includepicture„ G:\Projekt\iX-Haus\Pictures\Saved Pictures\MusterReal AG\{ MERGEFIELD „FIBU_GES_BEZ“ }.jpg }
- Direkt hinter der Dateiendung setzen Sie das zweite doppelte Anführungszeichen. So entsteht letztlich eine vorläufige Pfaddefinition für die includepicture-Anweisung:
{ includepicture„ G:\Projekt\iX-Haus\Pictures\Saved Pictures\MusterReal AG\{ MERGEFIELD „FIBU_GES_BEZ“ }.jpg“ }
- Abschließend müssen Sie in der gesamten Formel den jeweils einzelnen Backslash im Pfad zu zwei Backslashes ergänzen. Hieraus ergibt sich die finale Musterformel:
{ includepicture„ G:\\Projekt\\iX-Haus\\Pictures\\Saved Pictures\\MusterReal AG\\{ MERGEFIELD „FIBU_GES_BEZ“ }.jpg“ }
- Die Verdoppelung der Backslash-Zeichen im Datenpfad ist erforderlich, da ein einzelstehendes Backslash-Zeichen in der Formel von Word als Formelcode interpretiert und ausgefiltert wird, wir es aber hier als Bestandteil des Pfades benötigen. Um ein Backslash-Zeichen auch im Formelpfad intern als Zeichen zu übergeben, muss es doppelt gesetzt werden.
- Zum Setzen des Platzhalters der Gesellschaftsbezeichnung können Sie diesen auch separat als Seriendruckfeld setzen und dies dann unter Feldbearbeitung als Code mit Copy&Paste in die Formel übertragen.
- Statt der doppelten Anführungszeichen in der Variante
MERGEFIELD „Platzhaltername“
kann auch die VarianteMERGEFIELD Platzhaltername
verwendet werden. Die doppelten Anführungszeichen wären nur zwingend erforderlich, wenn der Name des Mergefields Leerzeichen enthielte. - Der Effekt wird ggf. erst nach erneutem Aufruf des Dokuments wirksam.
- Mit der Tastenkombination
Alt + F9
wechseln Sie die Sicht zwischen Formelbearbeitung und Feldinhalt. - Zum komfortablen Ersetzen der Einzelbackslashes mit Hilfe einer Wordfunktion kann man die Formel zuerst markieren und dann per Tastenkombination
Strg + H
den WorddialogSuchen und Ersetzen
aufrufen. Dort dann\
durch\\
für alle Treffer einmal ersetzen lassen. - Die alternativ verwendeten Grafikvarianten sollten sinnvollerweise alle identisch bzgl. Dateityp, der Höhe und ggf. auch Breite sein.
Erzeugen von Serienbriefen
Das Generieren von Schreiben ist in vielen Modulen von iX-Haus möglich. Welche Möglichkeiten und Platzhalter jeweils zur Verfügung stehen, wird durch das jeweilige Modul festgelegt. Die Vorlagen werden jedoch immer im Vorlagenmanager verwaltet. Ein Beispiel für die Basisfunktionalität finden Sie in der Beschreibung zum neuen Serienbriefmodul (ix1039).
Expandierende Tabellen
In Wordvorlagen können Sie ggf. auch mit sogenannten 'expandierenden Tabellen' arbeiten. Diese Tabellen definieren Sie in Word als Tabelle mit einer oder zwei Zeilen. Ein Steuerzeichen welches i. d. R. auch den Typ der exp. Tabelle vorgibt steht mit zwei führenden $
-Zeichen in der Zeile, welche durch mehrfache Einträge durch iX-Haus gefüllt wird. Im einfachsten Fall werden in einem Vorlagentyp in einer Definition nur zwei $-Zeichen benötigt. Pro Eintrag wird eine Zeile generiert. Mehrere Treffer für die Tabelle erzeugen somit beim Ausdruck entsprechende Zeilen. Beispiel: In der Vorlage für eine Mieterhöhung für Indexmietverträge können Sie dem Kunden, welcher mehrere Mietflächen mit Indexmietanpassung aufweist, eine Übersicht über die Flächen erstellen. Als Auslöser für diese expandierende Tabelle dient hier der Textblock $$FLAECHE
:
Flächennummer | Flächenbezeichnung | Vertragsbeginn | Vertragsende |
$$FLAECHE «idxFBNR» | «idxFBNA» | «idxFBVB» | «idxFBVE» |
Als Ergebnis für drei Flächen 00001, 00102 und 00103 der betroffenen Person erhalten Sie z. B.
Flächennummer | Flächenbezeichnung | Vertragsbeginn | Vertragsende |
00001 | Büro 1 | 01.05.2001 | |
00102 | Lager 2 | 01.05.2001 | 31.10.2005 |
00103 | Lager 3 | 01.10.2005 |
Beachten Sie, dass expandierende Tabellen pro Vorlage i. d. R. nur einmalig definiert werden. Eine erneute Definition einer solchen Tabelle wird dann nicht mit Daten expandierend gefüllt.
Word bietet für Tabellen auch einfache Rechenfunktionen an. Erwähnenswert wäre hier neben einfachen, gezielt benannten Zellen berücksichtigenden Rechenformeln der Einsatz leistungsstarker dynamischer Formeln, welche Positionsargumente (LINKS, RECHTS, ÜBER, UNTER bzw. LEFT, RIGHT, ABOVE, BELOW) verwenden können:
- MITTELWERT() bzw. AVERAGE()
- ANZAHL() bzw. COUNT()
- MAX()
- MIN()
- PRODUKT() bzw. PRODUCT()
- SUMME() bzw. SUM()
So kann z. B. die Formel =SUM(ABOVE)
die Werte der darüberliegende Spalte aufsummieren. Dies ist insbesondere bei dynamischen Tabellen hilfreich, wo man im Vorfeld die Anzahl der Zeilen noch nicht kennt.
Formatierte Seriendruckfelder
Informationen zur Formatierung von Feldern finden Sie in der Onlinehilfe von Word oder im Internet. Anbei ein Beispiel, welches häufiger auftreten könnte:
Zahlenfelder mit führenden Nullen darstellen
Unter der Voraussetzung, dass der Platzhalter auch einen Zahlenwert liefert, kann das Seriendruckfeld entsprechende formatiert werden, dass kleinere Ziffern mit führenden Nullen angezeigt werden. Beispiel: sechsstellige Flächenstammnummer
- Klicken Sie in Ihrem Seriendruck-Dokument mit der rechten Maustaste auf das zu formatierende Seriendruckfeld – in diesem Fall auf das als „Flächennummer“ angezeigte Feld.
- Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl FELDFUNKTIONEN EIN/AUS an. (Mit
Alt+F9
wechseln Sie die bearbeitungssicht für alle Felder.) Im Beispielfall sehen Sie jetzt die Feldfunktion
{ MERGEFIELD FlNr }
- Geben Sie direkt vor der schließenden geschweiften Klammer den Schalter für numerische Formate ein:
\#
- Direkt dahinter geben Sie ein Leerzeichen sowie zwischen doppelten Anführungszeichen den Platzhaltercode für das gewünschte Zahlenformat ein. Für eine sechsstellige Zahlenausgabe lautet der Code „000000“. Die gesamte Feldfunktion inklusive Formatschalter sollte jetzt so aussehen:
{ MERGEFIELD FlNr \# „000000“ }
- Klicken Sie noch einmal mit der rechten Maustaste auf das Feld und wählen Sie wieder FELDFUNKTIONEN EIN/AUS an (bzw. toggeln Sie den Status mit
Alt+F9
).
Nachfolgend eine Tabelle mit Platzhaltern für Zahlenformate:
Platzhalter | Beschreibung |
---|---|
0 | Feste Ziffer: Der Platzhalter „0“ steht in der Formatanweisung für eine feste Ziffernstelle, die immer belegt wird, auch wenn die zu formatierende Zahl weniger Stellen hat. Wenn unbelegt, wird eine 0 eingetragen. |
# | Ziffer bei Bedarf: Wenn unbelegt, bleibt die Stelle leer. |
. | Tausendertrennzeichen |
, | Dezimalkomma |
€ $ EURO | Währungssymbole wie das EURO- oder Dollarzeichen oder Textzeichen erscheinen wie angegeben als Währungssymbol oder Zahlenzusatz. So könnte die Feldfunktion für ein Seriendruckfeld mit Geldbeträgen zum Beispiel wie aussehen: { MERGEFIELD betrag \# „#.##0,00 €“ } Die Beträge würden dann gegebenenfalls mit Tausenderpunkt, aber auf jeden Fall mit zwei Nachkommastellen und dem Euro-Währungssymbol ausgegeben werden. |
Platzhalterformatanweisungen für Datumswerte
Die Zahlenformate im Formatschalter \@ orientieren sich an den Excel-Zahlenformaten.
d
Tagesziffer (days), dd
Tagesziffer zweistellig ggf. mit führender Null, ddd
Wochentagkurzbezeichnung, dddd
Wochentag voll ausgeschrieben
M
Monatsziffer (months), MM
Monatsziffer zweistellig ggf. mit führender Null, MMM
dreistelliger Monatsname, MMMM
Monatsname voll ausgeschrieben
y
oder yy
zweistellige Jahresziffer (year), yyyy
vierstellige Jahresziffer
H
Stundenziffer (hours), HH
zweistellige Stundenziffer
m
Minutenziffer (minutes), mm
zweistellige Minutenziffer
s
Sekundenziffer (seconds), ss
zweistellige Sekundenziffer
Beispiele für das Stichdatum 01.09.2023:
{ Mergefield StichDatum } | 01.09.2023 |
{ Mergefield StichdDatum \@ „dd.MM.yy“ } | 01.09.23 |
{ Mergefield StichDatum \@ „d. MMMM yyyy“ } | 1. September 2023 |
{ Mergefield StichDatum \@ „d. MMM yyyy“ } | 1. Sep 2023 |
{ Mergefield StichDatum \@ „dddd, d. MMMM yy“ } | Freitag, 1. September 23 |
{ Mergefield StichDatum \@ „dddd, dd. MMMM yyyy“ } | Freitag, 01. September 2023 |
{ Mergefield StichDatum \@ „yyyy-MM-dd HH:mm:ss“ } | 2023-09-01 00:00:00 |
Zahlenformatierung mit Hilfe Rechenformel vorgeben
Für die Darstellung einer laufenden Nummer mit einer festen Ziffernanzahl z. B. im Rahmen einer Rechnungsnummer einer Betriebskostenabrechnung, kann dem Ergebnis eines Seriendruckplatzhalters mit Ziffernausgabe mit 1 multipliziert eine Formatanweisung zugeordnet werden:
Rechnungsnummer: { MERGEFIELD "ObjNr" }_{ MERGEFIELD "Stichjahr" }-{ ={ MERGEFIELD "LfdNr" }*1 \# 0000}
Sie können während der Bearbeitung der Wordvorlage im Rahmen der Erstellung via Vorlagenmanager mit Hilfe der Wordfunktion Vorschau Ergebnisse
in den meisten Fällen auch die korrekte Umsetzung Ihrer individuellen Formatanweisungen testen.
Kopf- und Fußzeilen
Werden mehrere Vorlagen hintereinander zu einem Dokument zusammengesetzt, z. B. beim Anschreiben zur Indexanpassung (ein Deckblatt, pro Fläche ein Anpassungsschreiben der jeweiligen Variante und eine Anlage), wird aus diesen Vorlagen temporär ein zusammengesetztes Dokument erzeugt. Daher ist entscheidend, wie Sie die Vorlagen hinsichtlich Kopf- und Fußzeilen definieren. Per Default schlägt Word für Kopf- und Fußzeilen eine Fortsetzung des Vorschlags des ersten Dokuments vor, bis eine abweichende Definition greifen soll. Um dennoch mehrseitige Dokumente mit analogen Kopf-/Fußzeilen zu erzeugen, erlaubt Word mit Hilfe von Abschnittswechseln die Aufteilung eines Dokuments in mehrere Abschnitte. Jeder Abschnitt kann dann die ihm zugeordneten Kopf- und Fußzeilendefinitionen tragen.
Hieraus ergibt sich, dass Sie mit Hilfe von Abschnittswechseln und adäquaten Kopf-/Fußzeilendefinitionen in den einzelnen Vorlagen steuern, wie das zusammengesetzte Dokument mit den Kopf- und Fußzeilendefinitionen umgeht. Geben Sie bzgl. der Abschnitte nichts vor, erbt der zweite Dokumentbereich ggf. die Kopfzeilendefinition vom ersten Vorlagendokument. Damit dies nicht passiert, sorgen Sie im Vorfeld dafür, dass …
- alle (drei) Vorlagen die gleiche Wordvariante nutzen
(also kein Mix aus .doc
und.docx
-Vorlagen). - in allen drei Vorlagen nicht mit
1. Seite anders
gearbeitet wird, sondern abschnittsabhängige Kopf- und Fußzeilen eingesetzt werden.
- am Ende jeder Vorlage ein fortlaufender Abschnittswechsel eingetragen wird und für Folgeseiten die Verkettungsfunktion
wie vorherige
deaktiviert wird (für Kopfzeile und Fußzeile).
Hierzu tragen Sie am Ende der Vorlage einen fortlaufenden Abschnittswechsel ein. Mit Zeilenschaltungen hinter dem Abschnittswechsel erzwingen Sie dann in der Vorlage eine Folgeseite. Nun können Sie die Definitionen für Kopf- und Fußzeile auf der Folgeseite eintragen (wie vorherige jeweils ausschalten) und trennen. Die gewünschte Definition nach dem Abschnittswechsel ist dann eine leere Kopf- bzw. Fußzeile. Dann beenden Sie die Kopf-/Fußzeilenbearbeitung und löschen im Haupttext die Leerzeilen wieder, sodass die Vorlage wie zuvor hinter dem Marker für Abschnittwechsel fortlaufend endet.
In Sonderfällen kann mit der Systemeinstellung WordDocZusammenfassenVariante2
ein alternatives Zusammenfügen mehrerer Vorlagen zu einem Dokument genutzt werden. Diese passwortgeschützte Systemeinstellung wird nur auf Anfrage durch einen Mitarbeiter der CREM SOLUTIONS eingestellt.
Manuelle Migration
ASCII-Textvorlagen (in der Texterfassung am leeren Texttyp erkennbar) lassen sich nicht migrieren, interne Vorlagen aus iX-Haus plus können ebenfalls nicht automatisch migriert werden. Sie können jedoch Textabschnitte mit Copy und Paste über die Zwischenablage in eine neue Vorlage übernehmen und mit entsprechenden Word-Kenntnissen in eine adäquate neue Form bringen.
Im Idealfall öffnen Sie die alte Textdatei im Editor parallel zum Wordfenster, das Sie aus dem Vorlagenmanager zwecks Erstellung der neuen Vorlage geöffnet haben. Als Grundlage können Sie anstatt einer leeren Datei auch eine Basisvorlage mit Ihrem schon vorbereiteten Layout für Kopf- und Fußzeilen nutzen.
- Wählen Sie in der Vorlagentabelle aus dem Kontextmenü
Neue Vorlage einfügen
. - Wählen Sie im den gewünschten
Textyp
aus. - Wählen Sie ggf. einen speziellen
Vorlagentyp
aus. - Geben Sie einen Titel an.
- Wählen Sie
Neu
für eine leere Vorlage. MitKopie
bzw.Import
können Sie eine Basisvorlage aus dem Vorlagenmanager nutzen. - Für eine neue Vorlage wählen Sie den gewünschten
Dateityp
aus. (Bei Kopie oder Import wird der Dateityp durch die verwendete Vorlage vorgegeben.) - Sobald im Feld Datei der neue interne Dateiname eingeblendet ist, können Sie die Vorlagendatei mit
Bearbeiten
öffnen. - Rufen Sie parallel hierzu die alte Vorlage auf, z. B. eine iX-Haus plus-Vorlage oder einen ASCII-Text aus dem Vorlagenverzeichnis der Texterfassung.
- Markieren und kopieren Sie die gewünschten Textabschnitte aus der alten Vorlage.
- Wechseln Sie in das Bearbeitungsfenster der neuen Vorlage (i. d. R. Winword).
- Fügen Sie die Kopie mit Strg+V an der gewünschten Stelle in der neuen Vorlage ein.
- Fügen Sie erforderliche Seriendruckfelder aus der Auswahl ein.
- Entfernen Sie die 'parallelen alten' nicht mehr unterstützten Felder bzw. Textabschnitte, die aus alten Feldtiteln stammen.
- Formatieren Sie den neuen Abschnitt.
Bei komplexen Vorlagen gehen Sie für die Schritte 9. - 14. besser abschnittsweise vor. - Speichern Sie die neue Vorlage.
- Schließen Sie beide Fenster (alte Vorlage und neue Vorlage)
- Kommentieren Sie im Vorlagenmanager ggf. im Notizfeld, z. B. Hinweise für die weitere Nutzung oder Überarbeitung.
- Speichern Sie die neue Vorlage mit
OK
.
Verzeichnisse
In der Regel werden zentrale Verzeichnisse innerhalb der iX-Haus-Ordnerstruktur genutzt, damit alle Benutzer auch Zugang zu den einzelnen Vorlagen haben.
- Vorlagenverzeichnis interner Vorlagen von iX-Haus plus:
..\template\iXHausPlus
(Vorschlag, kann kundenspezifisch abweichen) - Vorlagenverzeichnis interner Wordvorlagen des alten Serienbriefmoduls (ix1035):
..\data\text\srbrief
(programmseitig vorgegebener Pfad) - Vorlagenverzeichnis interner Vorlagen der Texterfassung (ixText) von iX-Haus:
..\data\text
(programmseitig vorgegebener Pfad)
Ggf. lokal vorliegende Vorlagen stehen in einem Objektunterverzeichnis, z. B...\data\data001\obj9000\text
(programmseitig vorgegebene Pfade gebildet nach dem Schema..\data\<Gruppenverzeichnis>\obj<Objektnummer>\text
)
Migration bestehender Vorlagen
Migration mit Hilfe der Migrations-Funktion von iX-Haus
Beim Wechsel von Programmversion 20.17.0 auf 20.17.1 werden schon vorhandene Serienbriefvorlagen im Vorlagenmanager automatisch migriert und auf in Version 20.17.1 geänderte Platzhalter angepasst. Die Bezeichnungen der neuen Platzhalter sind nun i. d. R. selbsterklärend formuliert. Zur Migration wird ein Protokoll erzeugt, welches im Anschluss an das Update auf Version 20.17.1 zu Ansicht angeboten wird. Die hierzu angelegte Protokolldatei SBrief_Vorlagenmigration.log
liegt im tmp
-Verzeichnis der iX-Haus-Installation. Pro migrierter Vorlage finden Sie dort vier Zeilen, von denen die letzte den Erfolg der Migration der jeweiligen Vorlagendatei bestätigen sollte. Dieses Protokoll wird auch bei einer manuell gestarteten Migration einer Vorlage erzeugt.
Noch nicht migrierte Vorlagen aus Versionen vor 20.17.1 weisen im Bearbeitungsdialog einen entsprechenden Hinweis im oberen Rahmen des Dialogs auf. Solche Vorlagen können Sie aus der Übersicht der Vorlagen mit der Kontextmenüfunktion der rechten Maustaste über den Befehl Migrieren
auf das neue Format der Version 20.17.1 anpassen. Hierdurch werden einige Seriendruckfelder durch neuere Varianten ausgetauscht.
Zur Migration von Vorlagen aus einem Test- in das Produktivsystem gehen Sie wie folgt vor:
- Ermitteln Sie den Dateinamen und Texttyp der Vorlage im Testsystem.
- Aktivieren Sie im Produktivsystem mit der Systemeinstellung Datenbank [1.25.206.1]
AktiviereNeuenSerienbrief
die Verwendung des Texttyps, falls dieser dort noch nicht aktiv ist. - Erstellen Sie im Produktivsystem für diesen Texttyp eine neue Vorlage mit Hilfe der Importfunktion.
- Neue Vorlage einfügen mit dem entsprechenden Textyp
- Titel vergeben
- Import (Die Datei als Quelle für den Import liegt im Verzeichnis
<testsystem>\data\SBriefvorlagen
.) - Speichern Sie die Vorlage mit
OK
.
- Erfassen Sie im Testsystem für die migrierte Vorlage eine Notiz, dass diese Vorlage in Produktivsytem migriert wurde. So stellen Sie sicher, dass etwaige Änderungen im Teststem nach einer solchen Migration dann ggf. auch als Änderung in der migrierten Vorlage im Produktivsystem nachzubilden sind.
- Ist die Vorlage eine doc-Datei, können Sie den Dateityp auch nachträglich in das docx-Format wandeln.
Probleme beim Bearbeiten von Vorlagen und manuelle Migration
Wenn Sie Platzhalter in Textrahmen eingeschlossen haben, werden diese nicht migriert!
Lösung: Falls Sie die in Rahmen befindlichen Platzhalter auch automatisch migrieren lassen wollen, müssen Sie den Textrahmen in einen Positionsrahmen umwandeln. Word bietet hierzu im Kontext der Bearbeitung der Rahmeneigenschaften (Textfeld formatieren) im Register Textfeld
die Option Zu Positionsrahmen umwandeln…
an. Ggf. müssen Sie diese Funktion unter Winword erst freischalten, diese Funktionalität ist abhängig von der verwendeten Version des Winword-Programms. Leider sind wir auch auf Konstellationen getroffen, wo diese Vorgehensweise nicht umsetzbar ist. Beachten Sie in diesem Fall die nachfolgenden Hinweise zur manuellen Migration von Wordvorlagen.
Platzhalter Obsolete
Wird ein alter Platzhalter nicht mehr unterstützt, so wird diesem im Rahmen einer automatisierten Migration als Austausch der allgemeine Platzhalter Obsolete
zugeordnet. Sie finden in der Auswahl der neuen Platzhalter auch Obsolete
, aus technischen Gründen. Der Platzhalter nimmt (wie auch die Rubrikzeilen der Platzhaltergruppen, z. B. «I__________Person__________») jedoch keinen Wert an. Kontrollieren Sie daher bei Auftreten von Obsolete
in Ihren Vorlagen, welche Formulierung stattdessen getroffen werden soll.
Word öffnet die Vorlage unter iX-Haus scheinbar nicht
Word fragt beim Öffnen der Vorlage nach Ersetzung oder Löschen unbekannter Platzhalter. Leider wird diese Word-Meldung unter Windows nicht in der Taskleiste angezeigt!
Lösung: Mit der Tastenkombination Alt
+ Tabulator
können Sie zu der Word-Meldung springen. Sie können hier dann entscheiden, den nicht unterstützten Platzhalter aus der Vorlage zu entfernen oder stattdessen einen alternativen Platzhalter einzusetzen. Finden Sie keinen passenden Platzhalter, bietet es sich an, an, den Platzhalter Obsolete
einzusetzen, um später in der Vorlage die Stelle des unbekannten Platzhalters wiederzufinden.
Word öffnet die Vorlage nur mit stark eingeschränkter Wordoberfläche
Word öffnet die Vorlage unter iX-Haus öffnet die Vorlage nur mit stark eingeschränkter Wordoberfläche. Die Ursachen können vielfältiger Natur sein (z. B. nach Ersetzung unbekannter Platzhalter wie ans1 bis ans5 oder manref, piban oder pbic oder geänderten Beschriebvariablen oder beim Verarbeiten von Textrahmen, defekte Tabellen oder anderen, verschachtelten Strukturen, in welchen Seriendruckfelder nachrangig eingebaut sein könnten). Ggf. spielen hier auch unterschiedliche Wordvarianten eine Rolle. Beim Verlassen der reduzierten Ansicht werden Änderungen dann aber in der Vorlage meist nicht gespeichert. Auch die automatische oder manuelle Vorlagenmigration scheitert.
Lösung: Meistens hilft hier, direkt nach dem Öffnen ein Leerzeichen an einer unkritischen Stelle einzutragen/zu löschen und dann den Wordtext mit Strg
+ S
zu speichern. Ein erneuter Aufruf der Vorlage sollte dann wieder den vollen Funktionsumfang von Word anbieten.
Platzhalter mit abweichenden Namen
Die meisten Platzhalter sind nunmehr durch ihren Titel und die Positionierung in einem Bereich der Liste der Platzhalter selbsterklärend. Eine der wenigen Ausnahmen ist der Kontoinhaber von Objektbankverbindungen, z. B. für eine der Personenlastschrift zugeordnete Bank: ObjPerLaBnkInhaber
. Er erhält seinen Inhalt über den Bankenstamm des Objekts/des FIBU-Objekts durch das leider historisch bedingt anders lautende Eingabefeld Absender Zahlungsverkehr
.
Warum können keine ASCII-Texte automatisch migriert werden?
Die Migration bezieht sich auf die Umsetzung 'alter' Wordseriendruckfelder (mergefields) in neue, aktuell gültige Wordseriendruckfelder. Daher müssen Vorlagen auf Basis von ASCII-Texten oder Wordvorlagen des Adressstamms, welche mit $-Textplatzhaltern arbeiten, manuell angepasst werden. Sie können solche Vorlagendateien importieren und dann im Rahmen einer Bearbeitung im Vorlagenmanager manuell die jeweiligen Platzhalter durch adäquate Wordseriendruckfelder ersetzen. Ähnliches gilt für alte Vorlagen aus dem iX-Haus plus-Bereich. Hier kann oftmals jedoch mit dem Kopieren von Textabschnitten über die Windows-Zwischenablage ein Großteil der Textinhalte übernommen werden.
Lösung: Wenn die Migration in das neue Format scheitert oder unvollständig ist, können Sie die Vorlagen i. d. R. manuell bearbeiten und speichern. Hierzu können Sie in den meisten Fällen den Text nach erster Bearbeitung einfach kopieren. Etwaige Kopf- und Fußzeilen können ggf. manuell in weiteren Schritten kopiert werden!
Vorlagen aus der Texterfassung (ixText)
Das Modul Texterfassung kennt zwei unterschiedliche Modi: Global
und Lokal
. Im globalen Modus stehen im Kontextmenü die beiden folgenden Funktionen für die Migration von Wordtexten zur Verfügung:
Vorlage in den Vorlagenmanager migrieren
: Hiermit wird nur die ausgewählte Vorlage migriert.Vorlage (global + aktive lokale) in den Vorlagenmanager migrieren
: Hierbei werden die selektierte globale Vorlage und auch alle aktiven untergeordneten lokalen Vorlagen migriert. Eine lokale Vorlage wird als aktiv angesehen, wenn das zugehörige Objekt zum aktuellen Systemdatum unter Verwaltung steht (siehe Objektstammparameter Verwaltungsbeginn/-Ende). Eine Mehrfachselektion in der Liste wird unterstützt.
Im lokalen Modus steht zur Migration nur eine Funktion verfügbar:
Vorlage in den Vorlagenmanager migrieren
: Mit ihr kann die selektierte lokale Vorlage migriert werden. Damit das möglich ist, muss die zugehörige globale Vorlage bereits migriert worden sein. Ansonsten wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben. Lokale Vorlagen ohne zugehörige globale Vorlage können nicht migriert werden. Eine Mehrfachselektion in der Liste wird unterstützt.
So aktualisieren Sie eine Word-Vorlage manuell
- Bearbeiten Sie die Vorlage unter iX-Haus-Aufruf im Vorlagenmanager (in der Fachadministration). Word öffnet mit Rückfrage zu jedem unbekannten Platzhalter. Diese Rückfrage wird ggf. erst mit der Tastenkombination
Alt + Tab
auf Ihrem Desktop angezeigt. - Geben Sie für die alten, nunmehr unbekannten Platzhalter die neuen Entsprechungen an, z. B. manref ⇒ PerMandatRef, ans1 ⇒ EmpfAnsZeile1 im Adressblock oder PerAnrede bei konkreter Datenabfrage (EmpfAns-Zeilen werden bei fehlenden Daten zusammengeschoben, hierdurch kann z. B. die Straße an den potentiellen Platz eines zweiten Namens rutschen!)
- Markieren Sie den gesamten Text (Tastaturkommando Strg + A).
- Kopieren Sie den gesamten Text (Tastaturkommando Strg + C).
- Rufen Sie Winword außerhalb von iX-Haus erneut auf und legen Sie ein neues leeres Dokument an.
- Fügen Sie die Kopie ein (Tastaturkommando Strg + V).
- Sofern die Kopf-/Fußzeile eine Rolle spielt, prüfen Sie, ob die rudimentär angezeigte Vorlage unter iX-Haus den Zugang zur Kopf- bzw. Fußzeile ermöglicht. Wenn ja, kopieren Sie auch diese und fügen sie im neuen Dokument unter aktivierter Kopf- bzw. Fußzeile ein.
- Schließen Sie die unter iX-Haus zur Bearbeitung geöffnete Vorlage.
- Speichern Sie das neue Dokument mit den kopierten Inhalten im Programmverzeichnis von iX-Haus unter data\SBriefvorlagen unter dem selben Dateinamen ab, welcher in iX-Haus in dem Dialog Vorlage bearbeiten im Feld Datei zur Information angezeigt ist. Wichtig: Hierzu darf dieses Zieldokument nicht anderweitig geöffnet sein.
- Bestätigen Sie beim Speichern, dass Sie das vorhandene Dokument überschreiben wollen.
- Schließen Sie nach dem Speichern das Dokument in Word.
Zur Kontrolle und weiteren Anpassung können Sie die Vorlage nun wie gewohnt im Vorlagenmanager aufrufen und mit dem Schalter Bearbeiten im Dialog Vorlage bearbeiten
in Word öffnen.
Vorlagen aus dem alten Serienbrief (ix1035) migrieren
Im Falle des alten Serienbriefes wird die Migration über das Kontextmenü der Vorlagenliste (Rechtsklick in der Liste der Vorlagen auf einen Eintrag) mit Hilfe des Menüpunkts Vorlage in den Vorlagenmanager migrieren
angestoßen. Die Vorlagen werden als globale Vorlagen (Objektnummer = 0
) mit dem Texttyp SB
übernommen. Eine Mehrfachselektion in der Liste wird unterstützt.
Einen einzelnen Import führen Sie durch, indem Sie den Dialog für eine neue Vorlage öffnen und dann hier über den Schalter Import
eine Worddatei auswählen. Der in iX-Haus übliche Pfad für Serienbriefdateien des alten Serienbriefs ist im Programmverzeichnis das Unterverzeichnis data\text\srbrief
.
- Sie können auch nachträglich eine Vorlage importieren. Dies bietet sich an, wenn die Vorlagen zeitversetzt überarbeitet werden.
- Ab Version 20.17.1: Sofern Sie in den Vorlagen aus dem Personenstamm die alternativen Anschriften
ans11
,ans12
, …,ans21
,ans22
, usw. nutzen, beachten Sie hierzu bitte die Hinweise zur Systemeinstellung für die Adr1/2-Platzhalter:AktivierePerAdr1Adr2Kontaktplatzhalter
. In den meisten Fällen können die Anschriftenblöcke mitans1
,ans2
,ans3
,ans4
undans5
durch die PlatzhalterEmpfAnsZeile1
,EmpfAnsZeile2
, … ersetzt werden.
Platzhalter einfügen
Je nach Vorlagentyp werden bestimmte Platzhaltergruppen zur Auswahl bereitgestellt. Aus diesen können Sie in der geöffneten Vorlage in Word über Sendungen
, Seriendruckfeld einfügen
auswählen. Word bietet hier einen zweigeteilten Schalter an. Das Symbol des Schalters öffnet eine Übersicht über die Platzhalter für eine Mehrfachauswahl, der untere Teil mit dem Text Seriendruckfeld einfügen
öffnet eine Übersicht der Platzhalter für eine Einfachauswahl, welche sich dementsprechend nach der Auswahl eines Platzhalters wieder schließt. In der Mehrfachauswahl können Sie mit Buchstabentasten navigieren.
- Die Platzhaltergruppentitel beginnen mit einem
i
. Durch mehrfachen Druck auf die i-Taste können Sie in der Mehrfachauswahl schnell zwischen den einzelnen Platzhaltergruppen springen. - Die im Vorlagentext stehenden Seriendruckfelder werden gehighlightet, wenn Sie mit der Maus hineinklicken. Die Word-Funktion
Seriendruckfelder hervorheben
erleichtert die Kontrolle, wo Seriendruckfelder im Text stehen - solange diese nicht anderweitig farbig hinterlegt wurden! Schalten Sie diese Ansichtsfunktion vor dem Speichern aus, ansonsten erfolgt die markierte Ansicht auch im späteren Druckergebenis. - Die im Vorlagentext stehenden Seriendruckfelder werden durch Musterdaten ersetzt dargestellt, wenn Sie die Wordfunktion
Vorschau Ergebnisse
aktivieren. Dies hilft bedingt bei Layoutfragen, wie die Vorlage mit Daten gefüllt aussehen könnte. Hier werden keine Echtdaten eingesetzt, da die Vorlage im Vorlagenmanager aufgerufen nicht den Kontext zu objekt- oder modulspezifischen Daten hat. Schalten Sie diese Ansichtsfunktion vor dem Speichern wieder aus. Einen abschließenden Probedruck sollten Sie für neue oder geänderte Vorlagen mit 'echten Daten' daher auch durchführen. - Mit der Tastenkombination
Alt+ F9
werden die Wordfelder in ihrer Definitionsform angezeigt. Dann sehen Sie nicht nur den Titel des eimgesetzten Seriendruckfeldes, sondern auch die weiteren Definitionen wie z. B. die Feldanweisung MERGEFIELD. Die Felder stehen immer in Feldklammern (geschweifte Klammern, die von Word im Rahmen einer Felddefinition gesetzt wurden). Diese Darstellung ist unverwechselbar, da die Felddefinitionen inklusive der geschweiften klammern optisch hervogehoben dargestellt werden. Unter Umständen benötigen Sie diese Bearbeitungssicht der Felder, um in diesen weitere Angaben vorzunehmen, z. B. für zusätzliche Layoutdefinitionen. Generell werden die auswählbaren iX-Haus-Seriendruckvariablen schon korrekt vorgeschlagen. Beim Rechnen mit Variablen kann es aber z. B erforderlich werden, die Zahlendarstellung individuell zu beeinflussen. Erneuter Druck der TastenkombinationAlt+ F9
deaktiviert diesen Ansichtmodus wieder. - Seriendruckfelder, die aus der Mehrfachauswahl generiert wurden, tragen übrigens in ihrer Felddefinition den Titel in doppelten Anführungszeichen. Feldern aus der Einfachauswahl fehlen diese. Dies hat jedoch keinen Einfluss auf die weitere Verarbeitung der Seriendruckvariablen.
- Werden Seriendruckfelder (scheinbar) nicht mit iX-Haus-Daten ersetzt, kann dies unterschiedliche Gründe haben:
- Ist das Feld ein Flächendatenfeld, müssen Sie hierfür beim Personbrief auch die Funktion
Brief/Fläche
einschalten, sonst bleiben Flächenplatzhalter dort leer. - Generell werden nur die Platzhalterdaten bereitgestellt, für die Felder in der Vorlage existieren. Eine Besonderheit sind die imdividuellen Sollartenklassen-Serienbrief-Definitionen. Diese weisen neben den individuellen Definitionen für Sollarten oder Sollartgruppen automatisch zusammenfassende Gesamt-Felder auf. Wird ein Gesamt-Feld aus der Gruppe der Sollartenklassen-Serienbrief-Definition in der Vorlage eingesetzt, muss in der Vorlage auch mindestens eines der individuell definierten Sollartenklassen-Serienbrief-Felder auftreten (notfalls auch nur in weiß und somit quasi unsichtbar für den Drucker). Werden keine individuell definierten Sollartenklassen-Serienbrief-Felder eingesetzt, werden auch nicht die Parameter der Summen hierzu bereitgestellt. In Folge dessen blieben dann Seriendruckvariablen
Gesamt
,Gesamt_netto
,Gesamt_mwst
oderSaldo
leer. - Ist das vermeintliche Seriendruckfeld kein Feld oder derart defekt, dass es nicht mehr als Feld erkannt wird, wird es nicht 'leer' bleiben, sondern wie in der Vorlage als Text auftreten. Sie können die Feldfunktionalität am besten mit der Tastenkombination
Alt + F9
prüfen. - Platzhalter für dynamische Tabelleninhalte (Platzhalter für Tabellen mit $$-Titeln in der ersten Datenzeile) sind i. d. R. nur in den entsprechenden Tabellen operabel.
- Stehen Felder in Tabellen, können defekte Tabellenstrukturen die Versorgung der Feldvariablen stören. Ggf. erhalten Sie dann einen OLE-Fehler beim Einsatz der Vorlage. Prüfen Sie in diesen Fällen, ob eine Neudefinition von Tabellen in Kombination mit darin eingesetzten Seriendruckvariablen zum Erfolg führt.
- In Einzelfällen können anstelle von Tabellen auch durch Tabulatoren in Spalten ausgerichtete Textabschnitte formatiert werden. Vorhandene Wordtabellen lassen sich auch in Text mit Tabulatoren umwandeln, falls die Tabelle keine dynamische Tabelle ist (erkennbar am $$-Titel in der ersten Datenzeile).
Probleme mit Word beheben
Worddatei ist gegen Ändern gesperrt
Wird eine Worddatei in Microsoft Word aufgerufen, erstellt Microsoft Word eine sogenannte Besitzerdatei. Die Besitzerdatei befindet sich im selben Ordner wie das Worddokument, das geöffnet ist (z. B. beim Bearbeiten von Vorlagen im iX-Haus-Unterverzeichnis Data\sbriefvorlagen). Der Namen der Besitzerdatei verwendet die folgende Konvention: Er beginnt mit einer Tilde (~), gefolgt von einem Dollarzeichen ($), gefolgt vom Rest des Dokumentdateinamens. Die beiden ersten Zeichen des originalen Dateinamens werden also durch ~$ ersetzt. Zudem gilt diese Datei dann als geschützte Systemdatei. Die Dateinamenerweiterung bleibt .doc oder .docx. Beispielsweise heißt die Besitzerdatei für 20201234123412345.docx. ~$201234123412345.docx.
Nach dem regulären Beenden von Word wird die Besitzersdatei wieder gelöscht. Während der Bearbeitung aber auch nach unerwartetem Abbruch von Word bleibt die Datei erhalten. Sie sperrt so einen erneutem Aufruf der Originaldatei mit dem Verweis auf den Windowsbenutzer, der die Besitzerdatei angelegt hat und den Optionen, eine schreibgeschützte Kopie zu öffnen, eine lokale Kopie zu erstellen oder den Anwender zu benachrichtigen, sobald das Original zur Verfügung stehe. Alle diese Optionen sind nach einem Absturz in der Regel nicht hilfreich. Einfacher kann es dann sein, die Besitzerdatei zu löschen.
Um die meist versteckt liegenden Dateien wie ~$20…..docx im Windowsexplorer auch zu sehen oder dateitechnisch bearbeiten bzw. löschen zu können, müssen Sie im Windowsexplorer für den Computer unter Organisieren
, Ordner- und Suchoptionen
im Register Ansicht
die erweiterten Einstellungen so konfigurieren, dass
- die Option
Geschützte Systemdateien ausblenden
deaktiviert ist und - versteckte Dateien und Ordner nicht ausgeblendet sind (Radiobutton
Ausgeblendete Dateien, Ordner und Laufwerke anzeigen
).
- Bei dieser Gelegenheit schalten Sie die Ansicht der
Erweiterungen bei bekannten Dateitypen ausblenden
aus, damit Sie Dateien bei gleichem Dateinamen aber unterschiedlichem Dateityp sofort im Windowsexplorer erkennen können. - Andere Dateimanager wie z. B. der Total Commander, können solche Dateien ggf. auch ohne spezielle Konfiguration anzeigen.
- Starten Sie nach der Löschung einer Besitzerdatei anschließend Word, kann es vorkommen, dass Word Sie fragt, ob Sie die Änderungen laden möchten, die in der globalen Vorlage oder der Vorlage „Normal“ vorgenommenen wurden. Beantworten Sie diese Frage mit
Nein
.
Worddruck erfolgt auf dem falschen Papier
In Winword stellen Sie über Layout
, Seite einrichten
, Register Papier
die Parameter für die Papierzufuhr
ein. Hier entscheiden Sie für die Erste Seite
wie auch für Restliche Seiten
, welcher Druckerschacht verwendet wird. Die Einstellung setzt voraus, dass Sie zum Zeitpunkt des Einstellens den Drucker als Standarddrucker eingerichtet haben, auf welchem später der Ausdruck erfolgen soll. Diese Layouteinstellung wird im Dokument gespeichert. Solange keine anderslautende Layouteinstellung vorgenommen wird, wird die Einstellung dokumentspezifisch beibehalten.
Word liefert in Auswahl Seriendruckfelder nur Autoseriendruckfeld
In Einzelfällen kann es vorkommen, dass anstelle der einzelnen Seriendruckfelder nur eine Liste mit Autoseriendruckfeld, Autoseriendruckfeld1, Autoseriendruckfeld2, …angeboten wird. Die Ursache kann in der Windows-Registry der Workstation liegen. Hier bewirkt der Eintrag DefaultCPG
diesen Effekt. DefaultCPG wird für Dateikonvertierungen genutzt und ist im Normalfall nicht erforderlich, kann jedoch diesen Effekt verursachen. Man kann den Schlüssel deaktivieren, indem man ihn umbenennt. So kann er später notfalls wieder zurückgestellt werden und es wird keine Löschung, nur eine nachvollziehbare Änderung in der Registry der betroffenen Workstation vorgenommen.
- Auf der betroffenen Workstation den Registry-Editor öffnen:
Win + R
,regedit
, Eingabetaste drücken. - Im Registryeditor in den Pfad
Computer\HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Word\Options
wechseln.
Achtung: Die Officeversionsnummer kann in dem Pfad abweichen, im Options-Unterverzeichnis sollte der Schlüssel DefaultCPG zu finden sein. Alternativ kann in der Suche (Aufruf mitStrg + F
) nachDefaultCPG
gesucht werden. Hierzu am besten zuerst in den PfadComputer\HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office
wechseln. (Mehrere Treffer sind unwahrscheinlich… Suche fortsetzen mitF3
.) - Den Schlüssel
DefaultCPG umbenennen
(nicht dessen Wert änden!) z. B. inDefaultCPG_unused
. Hierdurch wird der Schlüssel nicht mehr von Word gefunden. - Registryeditor schließen
Allgemeine Sicherheitsaspekte: Die Registry kann zuvor gesichert werden mit Datei
, Exportieren …
. Involvieren Sie ggf. Ihren Systemadministrator.
Wenn ein Fremdprogramm diesen Schlüssel sofort neu setzt, erkennt man dies daran, dass nach dem Ändern und Verlassen der Registry dieser Schlüssel bei erneuter Kontrolle wieder (parallel) zum umbenannten Schlüssel existiert. In diesem Fall müssen Sie den auslösenden Prozess ermitteln und dort klären, warum dies der Fall ist und ob dies noch notwendig ist. DefaultCPG wird i. d. R. dazu genutzt, um Datentabellen von Fremdprogrammen durch Word konvertieren zu lassen (anstatt diese gleich im richtigen Zeichencode anzubieten…). Der Schlüssel wird von Microsoft nicht automatisch gesetzt, sondern nur vom Anwender manuell oder von Drittprogrammen (ggf. automatisiert). Sollte diese Konkurrenz des Schlüssels unauflösbar sein, muss für die Workstation entschieden werden, ob das Fremdprogramm oder die Wordanbindung in iX-Haus genutzt werden soll.
Word wird nicht gestartet
In der Regel wird beim Öffnen einer Vorlage zum Bearbeiten über den Vorlagenmanager die Vorlage in Word einfach geöffnet. Word wird in der Taskleiste sichtbar und kann hierüber geöffnet werden. Beim Aufruf zu bearbeitender Vorlagen kontrolliert Word im Vorfeld, ob in der Vorlage vorhandene Seriendruckplatzhalter zur vorlagenspezifischen Liste der verfügbaren Platzhalter passen. Werden unbekannte Platzhalter gefunden, pausiert Word mit dem Aufruf und erwartet eine Entscheidung vom Anwender, wie mit dem unbekannten Platzhalter zu verfahren ist. Die hierzu verwendete Word-Dialogbox wird leider nur im Hintergrund und ohne Eintrag in der Taskleiste gestartet. Sie können sie mit der Tastenkombination Alt + Tab
oder dem Taskmanager (Shift + Strg + Esc
) lokalisieren und in den Vordergrund bringen. Speichern Sie die modifizierte Vorlagendatei, damit die Anpassungen der Seriendruckfelder auch dauerhaft in der Vorlage gespeichert bleiben. Werden Bilddateien dynamisch eingeblendet, muss deren Speicherort auch von Word als vertrauenswürdig bekannt sein. Ggf. muss auf der betroffenen Workstation in den Word- oder Windows-Optionen für das Trust Center das iX-Haus-Verzeichnis mit seinen Unterverzeichnissen als vertrauenswürdiger Speicherort definiert werden.
Word wird unvollständig gestartet
Oftmals wird die Wordoberfläche unvollständig gestartet, wenn zuvor beim Laden der Wordvorlage unbekannte Platzhalterfelder bereinigt oder entfernt wurden. Selbst wenn dann kaum noch Menüelemente vorhanden sind, können Sie Word dazu bringen, die aktuell angezeigte Vorlage zu speichern. Die Speicherung ist erforderlich, da ansonsten die Anpassungen der Seriendruckfelder verworfen werden und beim nächsten Aufruf erneut bemängelt werden! Im Zweifelsfall fügen Sie an einer unkritischen Stelle des Dokuments ein Leerzeichen ein und speichern mit der Tastenkombination Strg + S
. Rufen Sie die Vorlage dann erneut über den Vorlagenmanager zur Bearbeitung auf, steht wieder die gesamte Wordprogrammoberfläche zur Verfügung und die Vorlage kann weiter bearbeitet und wie gewohnt gespeichert werden.
Word stellt abhängige Daten nicht korrekt dar
Beim Rechnen in Tabellen auf Basis von Seriendruckvariablen kann es beim Erzeugen des Seriendruck vorkommen, dass nur die 'primären' Daten gefüllt werden, nicht jedoch die Werte in den formelabhängigen Zellen. Stellen Sie in diesem Fall in den Wordoptionen (Datei, Wordoptionen) im Bereich Anzeige die Druckoption Felder vor dem Drucken aktualisieren
ein. Einen ähnlichen Effekt können Sie auch mit verknüpften Daten erhalten. Hier können Sie mit Verknüpfte Daten vor dem Drucken aktualisieren
Einfluss nehmen.
Word stellt dynamischen Bildplatzhalter nicht dar
- Prüfen Sie die Formel. Ggf. haben Sie einen nicht (mehr) existenten Datenpfad oder einen nicht gemappten Pfad in die Formel integriert. Mit
Alt + F9
wechseln Sie zwischen Ansicht Formeldefinition und Formelergebnis. - Prüfen Sie die Leerzeichen und Klammerebenen.
- Wurden die Formeln mit geschweiften Klammern (Akkoladen) als Felder gesetzt (
Strg + F9
)? Ein manuelles Setzen einzelner geschweifter Klammern mitAltGr + 7
bzw.AltGr + 0
wäre falsch, es wird dann kein Feld aufgebaut. Sie erkennen die Teile einer Formel in der Ansicht der Formeldefinition durch den Hervorhebungseffekt für Felder in Word, wenn Sie den Cursor im Bearbeitungsmodus in die Formel setzen oder diese markieren.
Rechnen mit Platzhaltern in Word
Word unterstützt Sie mit Rechenformeln innerhalb von selbst definierten Feldern. Diese sind auch in Tabellen einsetzbar. Der Bedarf nach einer Rechenformel kann eintreten, wenn bestimmte Beträge als Quelle vorliegen, z. B. als Platzhalter innerhalb einer Wordvorlage, und hiervon abhängig weitere Werte ermittelt werden sollen.
Den Nettowert des Jahreszahlbetrages im Einzelwirtschaftsplan ermitteln Sie z. B. durch die Rechnung EwpBetragJahr*100/119. Zudem sollte auf die übliche Schreibweise mit Dezimal-Trennzeichen und zwei Nachkommastellen geachtet werden, insbesondere wenn Division oder Multiplikation genutzt werden. In Word sieht die gesamte Formel dann so aus:
{ ={ MERGEFIELD "EwpBetragJahr" }*100/119 \# "#.##0,00"}
Beachten Sie, dass Formeln in Word immer in Feldern eingesetzt werden. Die generelle Syntax von Feldfunktionen besteht aus einer geöffneten geschweiften Klammer, gefolgt vom Feldnamen sowie möglicher Anweisungen und Schaltern. Das letzte Element ist eine geschlossene geschweifte Klammer. Schalter stehen grundsätzlich hinter einem Backslash (“ \
”). Allgemeiner sieht die Feldfunktionen-Syntax so aus:
{ FELDNAME Anweisung \Schalter }
Achtung! Auch wenn die Schreibweise mit geschweiften Klammern manuell erzielt werden kann, fehlt nach einer rein manuellen Texteingabe dann deren Word-internes Feld-Merkmal! Felder fügen Sie in Word daher immer ein. Hierzu können Sie z. B. die Tastenkombination Strg+F9
drücken. Damit die Feldsyntax sichtbar wird, schalten Sie mit Alt+F9
in den Feldansichtsmodus um. Mit dieser Tastenkombination wird dieser Ansichtsmodus auch wieder ausgeschaltet.
Ein Beispiel zum Einsatz des Rechnen mit Formeln und/oder Tabellenwerten wäre, in einem Einzelwirtschaftsplan zu einem Bruttowert zusätzlich dessen Netto- und Steueranteil informatorisch auszugeben. Hierzu kann idealerweise eine Tabelle eingesetzt werden. Mit den Zellinhalten einer Tabelle kann ebenfalls gerechnet werden, was die Formelgestaltung vereinfacht. Der monatliche Bruttowert ist hier durch die Platzhalter EwpBetragMon
(vormals ewpMBetrag
) gegeben, welchen wir rechts unten in der Tabelle positionieren wollen.
- Erstellen Sie für vorgenanntes Beispiel eine dreizeilige und zweispaltige Tabelle. Das Einfügen erfolgt über das Wordmenü
Einfügen
,Tabelle
, wobei Sie mit der Maus eine Konstellation mit zwei Spalten und drei Zeilen wählen:
Wie in Excel haben alle Zellen einer Tabelle eine eindeutige Koordinate. Die erste Zelle hat A1, wandern Sie in der Spalte nach unten, erhöht sich die Ziffer. Wandern Sie in der Zeile nach rechts, werden die nachfolgenden Buchstaben des Alphabets herangezogen. Zur Veranschaulichung haben wir die Koordinaten in die Tabelle hier hellgrau eingefügt:
A1 | B1 |
A2 | B2 |
A3 | B3 |
- Für das Beispiel tragen Sie in der Spalte A die jeweiligen Beschriftungen ein, in der Spalte B werden die Zahlenwerte errechnet und dargestellt. Die nachfolgenden Ansichten erfolgen analog der Sicht mit der Feldsyntax, die Sie mit
Alt+F9
ein- und ausschalten können.
Netto | B1 |
MwSt. 19% | B2 |
Brutto | B3 |
- Fügen Sie über das Word-Menü
Sendungen
,Seriendruckfeld einfügen
in Zelle B3 den Platzhalter des gewünschten Bruttobetrags ein. Wollen Sie sichergehen, dass dieser mit Tausenderpunkt und zwei Nachkommastellen dargestellt wird, können den Schalter\#
mit dem Parameter#.##0,00
nutzen. Diese Zahlenformatangabe tippen Sie ergänzend in die Feldsyntax ein:
Netto | B1 |
MwSt. 19% | B2 |
Brutto | { MERGEFIELD „EwpBetragMon“ \# „#.##0,00“} |
- In den zu kalkulierenden Zellen B1 und B2 tragen Sie mit
Strg + F9
neue Felder ein und ergänzen diese dann innerhalb der geschweiften Klammern mit den Rechenformeln, welche mit einem Gleichheitszeichen beginnen. Insbesondere hier setzen Sie auch die Formatvorgabe mit dem Schalter \# ein.
Übrigens: Auf Leerzeichen nach dem Gleichheitszeichen reagiert Word ausnahmsweise kulant, Sie können Leerzeichen setzen, müssen es aber nicht. Die Zellkoordinaten können auch mit Kleinbuchstaben geschrieben werden.
Netto | { =b3*100/119 \# #.##0,00} |
MwSt. 19% | { = b3-b1 \# #.##0,00} |
Brutto | { MERGEFIELD „EwpBetragMon“ \# „#.##0,00“} |
- Für eine vollständige Information fehlt noch das Währungszeichen. Dieses
icru
-Feld hängen Sie hinter die Felder.
Netto | { =b3*100/119 \# #.##0,00} { MERGEFIELD „Icru“ } |
MwSt. 19% | { = b3-b1 \# #.##0,00} { MERGEFIELD „Icru“ } |
Brutto | { MERGEFIELD „EwpBetragMon“ \# „#.##0,00“} { MERGEFIELD „Icru“ } |
- Formatieren Sie die Spaltenbreiten und Tabellenrahmen nach Bedarf, z. B. alle Zellen ohne Rahmen und nur die beiden mittleren (Zeile 2) mit unterer Rahmenlinie und stellen Sie die Textausrichtung in der zweiten Spalte auf rechtsbündig.
Netto | { =b3*100/119 \# #.##0,00} { MERGEFIELD „Icru“ } |
MwSt. 19% | { = b3-b1 \# #.##0,00} { MERGEFIELD „Icru“ } |
Brutto | { MERGEFIELD „EwpBetragMon“ \# „#.##0,00“} { MERGEFIELD „Icru“ } |
Die Vorlage sieht dann in Word in der kompakten Sicht ähnlich aus - zuerst so:
Netto | |
MwSt. 19% | |
Brutto | «EwpBetragJahr» «Icru» |
und nach Anpassung der Rahmengestaltung so:
Netto | |
MwSt. 19% | |
Brutto | «EwpBetragJahr» «Icru» |
Die beiden oberen zu berechnenden Zellen zeigen beim Entwurf in der einfachen Feldansicht noch keine Werte an, auch nicht das Feld « Icru
», weil hier in Word eine Rechenformel voransteht! Im ausgedruckten Einzelwirtschaftsplan finden Sie dann die Felder gefüllt und mit Währungsangabe.
Netto | 1.000,00 € |
MwSt. 19% | 190,00 € |
Brutto | 1.190,00 € |
Bei späteren Bearbeitungen wird in der Vorlage in der kompakten Sicht ggf. ein Formelteil oder Kommentar sichtbar. Haben Sie Formel syntaktisch falsch aufgebaut, erhalten Sie einen Syntaxfehler auch bei der Ausgabe mit Werten.
Beachten Sie, dass eine Verschachtelung durch das Einfügen von Platzhalterfeldern innerhalb einer Formel ebenfalls mit Strg+F9
erfolgt. Sie fügen also ein Feld in ein Feld ein. Für eine Umrechnung von Jahresbetrag zu Monatsbetrag kann z. B. diese einfach verschachtelte Formel genutzt werden:
{ ={ MERGEFIELD "EwpBetragJahr" }/12 \# "#.##0,00"}
In älteren Word-Version kann es vorkommen, dass
- die Formeln ohne Leerzeichen zu schreiben sind (ansonsten kann Syntaxfehler auftreten).
- die Berechnung in der Tabelle nur von links nach rechts und von oben nach unten erfolgt. In diesem Fall legen Sie den Basiswert zusätzlich in der ersten Zeile an und setzen diesen Tabellenteil rahmenlos sowie mit weißer Schrift ein.
- kombiniert gefüllte Felder die Rechenfunktion stören. In diesem Fall definieren Sie die Rechenformel konkreter mit Bezug auf eindeutige Zellen, Zahlenwerte oder entsprechende Platzhalter.
{ MERGEFIELD „EwpBetragMon“ } |
|
Netto | { =b1/1,19\#„#.##0,00“} { MERGEFIELD „Icru“ } |
MwSt. 19% | { =b1-b1/1,19\#„#.##0,00“} { MERGEFIELD „Icru“ } |
Brutto | { MERGEFIELD „EwpBetragMon“\#„#.##0,00“} { MERGEFIELD „Icru“ } |
oder
Netto | { = { MERGEFIELD „EwpBetragMon“ }/1,19\#„#.##0,00“} { MERGEFIELD „Icru“ } |
MwSt. 19% | { = { MERGEFIELD „EwpBetragMon“ }- { MERGEFIELD „EwpBetragMon“ }/1,19\#„#.##0,00“} { MERGEFIELD „Icru“ } |
Brutto | { MERGEFIELD „EwpBetragMon“\#„#.##0,00“} { MERGEFIELD „Icru“ } |
Weitere Details zu Feldfunktionen und Formatierungen entnehmen Sie bitte den Hilfen zu Word, welche Sie von Microsoft oder Dritten im Internet erhalten.
Texttypen freischalten
Die meisten Texttypen werden im Vorlagenmanager nur angeboten, wenn sie per Systemeinstellung freigeschaltet sind.
- Öffnen Sie in Fachadministration > System > Systemeinstellungen Datenbank die Systemeinstellung
AktiviereNeuenSerienbrief
. - Öffnen Sie die Auswahl im Feld
AktiviereNeuenSerienbrief
. (An Standardwert gekoppelt
darf nicht eingeschaltet sein.) - Wählen Sie den gewünschten Textyp aus.
- Bestätigen Sie mit die Auswahl
OK
- Hinterlassen Sie im Notizfeld ggf. einen Kommentar zur Erläuterung
- Bestätigen Sie die Systemeinstellung mit
OK
.
Umstellung auf neue Platzhalter
Durch Umstellung ab Version 20.17.SP01 wurden sie Bezeichnungen der Platzhalter sprechender und für alle Module weitestgehend vereinheitlicht. Beim ersten Start von iX-Haus nach dem Update wurden alle Vorlagen des neuen Serienbriefes entsprechend umgestellt. Dieser Prozess wird nur einmal durchgeführt. Sollen zu einem späteren Zeitpunkt Vorlagen nochmals umgestellt werden, ist das im Vorlagenmanager per Rechtsklickmenü möglich. Einige Gruppen historischer Platzhalter sollen hier besonders benannt werden, da diese ggf. nur unter bestimmten Umständen noch genutzt werden oder erstmals auftreten.
Platzhalter vom Typ ans1x/ans2x
Bei der Umbenennung der Word-Platzhalter (Namen der Serienbrieffelder) werden auch die Platzhalter der Kategorie ans11, ans12,…, ans21, ans22,… migriert. Sie werden jedoch standardmäßig im Vorlagenmanager nicht mehr zur Verwendung angeboten. Sollten Vorlagen vorhanden sein, in denen die Adr1/2-Platzhalter anstelle der automatischen Platzhalter ans1, ans2,… verwendet werden, können diese per Systemeinstellung AktivierePerArd12Adr2Kontaktplatzhalter
wieder aktiviert werden.
Wenn sie nicht aktiviert, aber dennoch in einer Vorlage enthalten sind, kann die Vorlage nicht in Word problemlos geöffnet werden! In diesem Fall erscheint im Hintergrund der Worddialog Ungültiges Seriendruckfeld
.
Der Worddialog Ungültiges Seriendruckfeld
wird von Word angezeigt, noch bevor das Word-Fenster selbst erscheint und ist in der Windows-Taskleiste nicht sichtbar. Er kann mit Alt+Tab
oder dem Taskmanager erkannt und in den Vordergrund geholt werden. Solange die Rückfrage von Word, wie mit dem Umstand, dass in der Seriendruckquelle ein Seriendruckfeld des Hauptdokuments umgegangen werden soll (löschen oder ersetzen) nicht bestätigt wird, wird kein Word-Fenster angezeigt. Währenddessen scheint es, als würde iX-Haus blockieren. Dies ist aber nicht der Fall. Es wartet lediglich auf die Bearbeitung der Vorlage in Word.
Platzhalter ans1 bis ans5
Die genannten Platzhalter werden bei der Migration in die Platzhalter EmpfAnsZeile1-5 umbenannt. ans1
⇒ EmpfAnsZeile1
, ans2
⇒ EmpfAnsZeile2
, usw. Bei den alten Platzhaltern ans1
bis ans5
wurde der Wert von ans3 bei ans2 ausgegeben, wenn es keinen Namen1 gab. Bei den neuen Platzhaltern werden alle Zeilen zusammengeschoben, wenn eine der Adressinformationen keinen Wert aufweist. Hierdurch werden Leerzeilen im Adressfeld vermieden.
Es kann nach der Migration zu einem Problem kommen, wenn einer der Platzhalter einzeln im Fließtext verwendet wird. In diesem Fall könnte es bei einer ungünstigen Datenkonstellation dazu kommen, dass statt dem Namen der Person der Straßenname ausgegeben wird. In solch einem Fall ist es nötig, die Vorlage anzupassen.
Platzhaltergruppe Empfänger
Eine besondere Gruppe von Platzhaltern sind die Empfängerplatzhalter (Empf*). Sie sollten in Zukunft in Anschreiben für die Adressdaten verwendet werden. Die Platzhalter werden von iX-Haus kontextbezogen richtig gesetzt. D. h., wenn ein Anschreiben an alle Partner (Mieter, Eigentümer, Kreditoren,…) versendet werden soll, ist es nun nicht mehr nötig, mehrere Vorlagen mit gleichlautendem Text zu erstellen, in denen sich nur die Platzhalter für die Adressen unterscheiden. Man nutzt nun einfach die Empfängerplatzhalter, den Rest erledigt iX-Haus.
Platzhalter ArchivQrCodeDatei
Im Vorlagenmanager können bei Verwendung der neuen Serienbrieffunktionalität Vorlagen mit einem QR-Code versehen werden. Beim Generieren eines Schreibens wird dann ein eindeutiger QR-Code generiert und eingefügt. Die für unsere DocuWare-Anwender nützliche Möglichkeit wird weiter unten durch ein Fallbeispiel erläutert. Vorher aber noch einige technische Informationen.
Bei einem QR-Code (engl. „Quick Response“-Code) handelt es sich um einen optischen, zweidimensionalen Code auf Basis einer meist quadratischen Grafik mit schwarzen und weißen Quadraten zur optischen Darstellung binär kodierter Daten. Diese Grafiken können nach Einlesen mit einem Scanner von entsprechender Software wieder in Daten umgewandelt werden.
Die von iX-Haus im QR-Code hinterlegten Daten haben den folgenden Aufbau: IXnnnnnn|a|dddddd|vvvvvv
mit
nnnnnn | iX-Haus-Lizenznummer (Zeichenanzahl je nach Länge der Nummer) |
a | P : Produktivsystem / T : Testsystem |
dddddd | Dokument-ID (Zeichenanzahl je nach Länge der Nummer) |
vvvvvv | Vorlagen-ID (Zeichenanzahl je nach Länge der Nummer) |
Eine Grafik wird in Word mit dem Word-Kommando INCLUDEPICTURE eingefügt. Pfad und Name der zu verwendenden Quelldatei werden mit Hilfe eines normalen Seriendruckfeldes eingetragen. Um Komplikationen zu vermeiden, muss die Eingabe dieses Konstrukts in genau der folgenden Form manuell in der Vorlage erfolgen:
{ INCLUDEPICTURE { IF TRUE "{ MERGEFIELD ArchQrCodeDatei }" } \d}
Die benötigten geschweiften Klammern müssen über die Tastenkombination Strg + F9
eingefügt werden! Sie wie normalen Text einzugeben führt nicht zum gewünschten Ergebnis. Auch ein Kopieren in reiner Textform ist nicht möglich!
- Der QR-Code wird nur dann generiert und in dem Dokument ausgegeben, wenn das Schreiben archiviert wird. Ansonsten wird anstelle der QR-Code-Grafik eine Ersatzgrafik (
Kein Archiv-QR-Code
) eingefügt. - Wird das Dokument auf Basis der Vorlage scheinbar nicht erzeugt, prüfen Sie bitte mit
Alt + Tab
oder dem Taskmanager (Shift + Strg + Esc
), ob hier im Hintergrund eine Word-Systemmeldung die weitere Verarbeitung unterbricht. Möglicherweise sind Word- oder Windows11-Optionen/Trust Center auf Ihrer Workstation noch nicht so eingestellt, dass das iX-Haus-Verzeichnis mit seinen Unterverzeichnissen - wo letztlich auch die generierten QR-Bilddateien hinterlegt werden - als vertrauenswürdiger Speicherort eingestuft ist. - Generell empfiehlt es sich, die QR-Grafik in einem docx-Dokument als Vorlage einzusetzen. Der Einsatz in Vorlagen im doc-Format weist erfahrungsgemäß häufiger Probleme bei der Umsetzung auf. Eine doc-Vorlage kann einfach über das Kontextmenü des Vorlagenmanagers in ein docx-Format gewandelt werden.
Anwendungsbeispiel:
Einem Mieter wird zusammen mit einem Anschreiben (Vorlage 1) eine zu unterzeichnende SEPA Lastschrift (Vorlage 2) gesendet. Beide Schreiben werden mit Hilfe von aus iX-Haus plus (neuer Serienbrief) generiert.
Die Vorlage der Lastschrift enthält das oben genannte Kommando zum Einfügen des Archiv-QR-Codes. Bei der Generierung wird ein eindeutiger QR-Code erzeugt und im Schreiben eingefügt. Das Dokument wird im Laufe des Drucks mit den Daten des QR-Codes im DMS archiviert.
Sobald der Mieter die Lastschrift unterzeichnet zurückgeschickt hat, wird sie gescannt und im DMS abgelegt. Anhand des darauf abgebildeten QR-Codes wird die bisherige, nicht unterschriebene Lastschrift automatisch ersetzt (entsprechende DMS-Konfiguration vorausgesetzt). Die Zuordnung des gescannten Dokuments zum bereits im DMS liegenden Dokument geschieht mit Hilfe des eindeutigen QR-Codes.
Öffnet man danach über iX-Haus das besagte Dokument, wird die unterschriebene Version angezeigt.
Vorlage kopieren bei Neuanlage
- Mit Doppelklick in einem leeren Bereich der Liste oder über die Kontextmenüfunktion
Neue Vorlage einfügen
erzeugen Sie einen neuen Parametersatz für eine Vorlage. Der Bearbeitungsdialog wird hierzu geöffnet. - Definieren Sie den Texttyp und den Titel der neuen Vorlage.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche
Kopie
. Es werden die verfügbaren Vorlagen in der Vorlagenauswahl angezeigt. - Wählen Sie die Vorlage aus, von welcher eine Kopie erzeugt werden soll. Nach Bestätigung dauert es einen Moment, bis die Kopie mit neuem Dateinamen im Vorlagenverzeichnis eingetragen ist.
- Anschließend kann die neue Vorlage bearbeitet werden.
- Mit der Schaltfläche
OK
bestätigen Sie Änderungen und schließen die Parametermaske.
Vorlagenformat ändern
Die iX-Haus Word-Anbindung wurde mit Version 20.21.3 auf eine neue Technik der Generierung von Word-Serienbriefen umgestellt und so die Performance für die Serienbriefe und analog erstelltem Schriftgut aus iX-Haus erhöht. Die neue Variante unterstützt alle Vorlagen im neuen Word-Format (docx, dotx, docm), wenn die Systemeinstellung GenerierungVariante2
aktiv ist. Bestehende Vorlagen können in der Übersicht der Vorlagenverwaltung per Mehrfachauswahl konvertiert werden.
- Markieren Sie die anzupassenden Vorlagen.
- Wählen Sie im Kontextmenü den Punkt
Vorlagenformat ändern in
. - Wählen Sie das gewünschte Format.
- Die Vorlagen werden dann vom Programm einzeln umgestellt und am Ende wird die Anzahl der umgestellten Vorlagen benannt.
In der Detailsicht einer einzelnen Vorlage steht alternativ die Schaltfläche Format ändern
zur Verfügung.
Benutzer ohne S-Rechte können neue Vorlagen nur im neuen Word-Format anlegen. Sollte es wider Erwarten Probleme geben, so können Sie die Generierung auf die bisherige Technik zurückstellen. Zur weiteren Analyse kontaktieren Sie dann bitte unser Customer Care Team.
Was brauche ich dazu?
Hauptansicht
Das Hauptfenster gliedert sich in eine Baumansicht zur Auswahl der Texttypen mit den Schaltern Dok.Typ
, Frei
, Alle ausklappen
und Alle einklappen
, einen Filter, ein Grid zur Anzeige der entsprechenden Vorlagen und eine Notiz zur ausgewählten Vorlage.
Baumansicht
In der Baumansicht ist standardmäßig für jeden freigeschalteten Dokumenttypen (siehe Systemeinstellungen zum Vorlagenmanager) ein Knoten eingetragen. Wenn Sie einen dieser Knoten anklicken, werden in der Liste rechts nur noch die Vorlagen des gewählten Dokumenttyps angezeigt. Unter dem Knoten Alle
werden alle Vorlagen angezeigt.
Mit der Schaltfläche Frei
schalten Sie die Baumansicht auf eine andere Ansicht um. In dieser kann vom Administrator eine eigene Hierarchie angelegt werden, in der Sie die erstellten Vorlagen manuell strukturieren können. Dieser Dialog unterstützt dann auch drag-and-drop, z. B. zum Verschieben aus der übergeordenten Gruppe Alle
in eine individuell benannte Untergruppe. Menüsteuerungen dort werden über das Kontextmenü angeboten, um neue hierarchische Gruppen einzufügen oder zu bearbeiten.
Eine weitere Strukturierung oder Reihenfolge erreichen Sie über geeignete Titel. Wählen Sie dann hierzu im Grid die Sortierung über die Titel-Spalte.
Grid
Die auf der rechten Seite im Grid gelisteten Vorlagen können Sie über die Titelzeile spaltenweise sortieren. Sie können die Spalten des Grids nach Bedarf einstellen.
In dem Grid arbeiten Sie mit Hilfe des Kontextmenüs der rechten Maustaste, um neue Vorlagen einzufügen oder bestehende Vorlagen zu bearbeiten oder auch zu exportieren. Ein weitere Strukturierung ist hier über die Titel der Vorlagen möglich. Die Angabe des (Datei-)Typs hilft bei der Vorlagenverwaltung, z. B. um ältere Vorlagen zu ermitteln, welche noch auf neuere Dateiformate umgestellt und so performanter genutzt werden können.
Im Grid werden in der Sicht Texttyp
nur die Vorlagen angezeigt, deren Texttyp zur Auswahl in der Baumansicht passt und welche nicht außerhalb eines optional angegeben Objektbereichs liegen. In der Sicht Frei
sehen Sie die jeweils frei zugeordneten Vorlagen unabhängig vom Texttyp.
Filterung
Der Filter über einen Objektbereich erlaubt Ihnen, die Liste der Vorlagen auf entsprechende objektspezifische Vorlagen einzuschränken. Dies ist sinnvoll, wenn Sie sehr viele Vorlagen verwalten oder prüfen wollen, ob bestimmte Vorlagen objektspezifisch vorliegen. Die Filterung über aktive Vorlagen und Texttyp erlauben die Sicht, wie sie auch in der Vorlagenauswahl einzelner Module angeboten wird.
Notiz
Unterhalb des Grids werden die zur selektierten Vorlage angegebenen Notizen angezeigt. Die Notiz zur jeweiligen Vorlage sehen Sie auch im Druckdialog der Serienbriefe als Tooltip, wenn Sie dort mit der Maus über der jeweiligen Vorlage in der Auswahl verweilen. Somit können Sie mit der Notiz Hinweise zur Vorlage für die Anwender hinterlegen.
Detailfenster
Im Dialog Vorlage bearbeiten
sehen und bearbeiten Sie Details zur einzelnen Vorlage. Von hier aus starten Sie auch die Erstellung und Bearbeitung von Vorlagen. Bei abhängigen Vorlagen werden viele Parameter von der übergeordneten globalen Vorlage geerbt. Die betreffenden Felder sind bei abhängigen Vorlagen in dem Dialog gegen Bearbeitung gesperrt und es wird ein kurzer Hinweis diesbezüglich angezeigt. Je nach Bedarf werden Felder auch gänzlich weggeschaltet.
Texttyp | Information über den mit der Vorlage verbundenen Texttyp. Bei Neuanlage einer Vorlage ist der Texttyp frei wählbar, wenn im Filter der Texttypen die allgemeine Ansicht Alle markiert ist. Ansonsten wird der im Filter gewählte Texttyp übernommen. |
Dok.-Nr. | lfd. Nummer Eine automatisch vergebene Nummer für den Text. Sie wird zur Information angezeigt. |
Objekt Nr. | Objektnummer (optional) Für eine globale Vorlage wird hier die Ziffer 0 eingetragen. Soll die Vorlage einem bestimmten Objekt zugeordnet sein (lokale Vorlage), so muss hier die Objektnummer angegeben werden. Für eine einer FIBU zugeordneten Vorlage wird dieentsprechende FIBU-Objektnummer eingesetzt. |
Vorlagentyp | Auswahl Gibt den Typ der Vorlage an, dem die Vorlage zugeordnet ist. Die Typen können per Katalog definiert werden. |
Deaktiviert | Schalter Wenn eine Vorlage deaktiviert wird, wird sie den Anwendern beim Generieren eines Schreibens nicht mehr zur Auswahl angeboten. Diese Filterung betrifft den F2 -Klick zur Vorlagenauswahl. Jedoch nicht die Verwendung von bereits in anderen Modulen fest hinterlegten Vorlagen (z. B. Parametrierung des Mahnwesens oder der Verwaltergebührenabrechnung). Diese bleiben auch bei einer Deaktivierung der verwendeten Vorlage erhalten. |
Titel | Titel Der Titel der Vorlage dient u. a. zur besseren Übersicht in Listendarstellungen usw. Von manchen Prozessen wird er auch als Basis für den Titel des generierten Schreibens verwendet (z. B. bei der Archivierung). Im Titel können ggf. verschiedene Platzhalter verwendet werden, die bei der Dokumentgenerierung passend ersetzt werden. Diese Platzhalter können Sie manuell oder per F2 -Klick einfügen. |
Datei | Der interne Name der verknüpften Vorlagendatei. Sie ist in einem zentralen iX-Haus-Verzeichnis abgelegt. (..\data\SBriefvorlagen) |
Bearbeiten | Schalter Die mit der Vorlage verknüpfte Vorlagendatei wird in Word zur Bearbeitung geöffnet. Über die Word-Funktion Seriendruckfeld einfügen können Sie dann die iX-Haus Platzhalter in den Text einfügen. Welche Platzhalter zur Verfügung stehen, hängt vom gewählten Texttyp (entspricht meist einem bestimmten iX-Haus-Modul) ab. Wenn Sie auf Basis von Seriendruckfelder einen abhängigen Text erzeugen wollen - analog zum bedingten Text in den ASCII-Textvorlagen - können Sie diesen als Wenn…Dann…Sonst-Regel in Word definieren.Wird beim Aufruf die Datei scheinbar nicht geöffnet, prüfen Sie bitte mit Hilfe der Alt + Tab -Tastenkombination, ob nicht ein Worddialog im Hintergrund geöffnet wurde, der auf unbekannte Felder hinweist, welche sich in der Vorlage befinden. Sie können hier diese Variablen entfernen oder gegen andere, gültige austauschen. Im Zweifelsfall nutzen Sie zum temporären Austausch die Variable Obsolete .Wird das Dokument anschließend in einem Wordfenster mit stark reduzierten Bedienelementen aufgerufen, fügen Sie im Dokument an einer unkritischen Stelle ein Leerzeichen ein und speichern Sie mit der Tastenkombination Strg+S. Wenn Sie das Dokument dann ohne weitere Fehlermeldung schließen, kann es anschließend über Bearbeiten im Vorlagenmanager erneut geöffnet werden. Es sollte dann wie gewohnt anpassbar sein. Alternativ kann das Dokument außerhalb des Vorlagenmanagers aufgerufen werden. Die zuvor im Vorlagenmangeraufruf bemängelten Felder können somit auch manuell entfernt werden. |
Neu | Schalter Mit dem Schalter Neu erstellen Sie eine neue, leere Vorlagendatei. Vor der Anlage der Datei, wird deren Dateiformat abgefragt. Die neu erstellte Vorlagendatei kann dann mit der Funktion Bearbeiten den Wünschen entsprechend angepasst werden. |
Kopie | Schalter Es wird eine neue Vorlagendatei erstellt. Als Kopiervorlage wählen Sie eine bestehende Vorlage aus. Die neu erstellte Vorlagendatei kann dann mit der Funktion Bearbeiten den Wünschen entsprechend angepasst werden. Kopieren macht Sinn, wenn die zu kopierende Vorlage im Vorlagenmanager schon existiert und einen adäquaten Typ aufweist. |
Import | Schalter Es kann eine beliebige Word-Datei als Vorlagendatei importiert werden. Hierbei wird eine interne Kopie der gewählten Word-Datei angelegt. Die zum Import ausgewählte originale Word-Datei wird nicht verändert und nach dem Kopiervorgang im weiteren Verlauf auch nicht mehr benötigt. Die Importfunktion steht nicht für alle Vorlagentypen zur Verfügung. Im Einzelfall erhalten Sie dann eine entsprechende Meldung, dass mangels Konvertierungsmöglichkeiten die Vorlage manuell zu erstellen ist. Importieren macht Sinn, wenn die zu importierende Vorlage strukturell geeignet ist, aber nicht im Pfad des Vorlagenmanagers liegt. |
Dokumenttyp | Auswahl Die Zuordnung hier ist optional. Mit F2 öffnen Sie eine Auswahl der verfügbaren Dokumenttypen. Sie legt den Dokumenttypen für die optionale Archivierung des fertigen Schreibens fest. Wenn hier nichts angegeben wird, muss der Anwender beim Generieren des Schreibens einen Dokumenttypen auswählen.Mit dem X -Schalter löschen Sie eine zuvor vergebene Zuordnung zu einem Dokumenttypen. Wird für eine Vorlage bereits hier ein Dokumenttyp vergeben, kann beim späteren Generieren eines Schreibens der Dokumenttyp nicht mehr ausgewählt werden. Es wird der Dokumenttyp aus der Vorlage übernommen. Bleibt das Feld leer, muss der Dokumenttyp beim Generieren/Archivieren durch den Anwender gesetzt werden. |
Untertyp zum Texttyp | Auswahl Es kann vorkommen, dass bei bestimmten Texttypen (z. B. Rechnungen (RE)) eine weitergehende Differenzierung (Mieterrechnung, Kreditorrechnung, …) nötig ist. In diesem Fall kann hier der entsprechende Untertyp eingestellt werden. Für den Dokumenttyp Mieterrechnung werden die unterschiedlichen Rechnungs- oder Gutschriftstypen angeboten. Für die Faktura-Rechnungen mit Untertyp Rechnung/Gutschrift Mieter steuerfrei und Rechnung/Gutschrift Mieter steuerpflichtig können optional ein oder mehrere Katalogeinträge im Feld IHB-Art zugeordnet werden. Die Auswahl der Vorlagen wird auf diese Weise eingeschränkt, wenn bei der manuellen Erstellung einer Mieter-Rechnung mit dem Typ IHB/Schadenersatz in der Faktura eine IHB-Art aus dem Katalog ausgewählt ist. Wenn nur genau eine Vorlage passt, dann wird diese direkt als Vorschlag gesetzt. Wenn keine Katalogeinträge existieren, wird das Feld IHB-Art in der Mieterrechnung nicht angezeigt. Dies erhöht den Bedienkomfort und vermeidet Fehleingaben. |
Dokumentrechte | Optional, die Anzeige wird durch die Systemeinstellung AktiviereVorlagenRechte gesteuert. Die F2 -Auswahl öffnet den Dialog Rechte vergeben . Hier können je nach Texttyp verschiedene Rechte vergeben werden. Über sie kann gesteuert werden, welche Anwender (oder welche Teams (Komfortpaket)) die jeweilige Vorlage für eine Generierung verwenden dürfen. Des Weiteren kann vorgegeben werden, wer ein Dokument, das mit der Vorlage erstellt wurde, sehen darf. Der Ersteller hat immer Zugriff auf die eigenen Vorlagen. In manchen Modulen ist es zudem möglich, für die einzelnen generierten Dokumente Rechte zu vergeben. Diese überlagern dann die Rechte aus der Vorlage. |
Rollentyp | Über den optionalen Rollentyp kann für manche Texttypen gesteuert werden, wann die Vorlage bei der Vorlagenauswahl (F2-Klick) angezeigt werden soll. Wenn Alle eingestellt ist, wird die Vorlage unabhängig vom Rollentyp des Adressaten immer aufgelistet. Ist ein bestimmter Rollentyp gesetzt, wird die Vorlage nur angezeigt, wenn sie zum Typ des Adressaten passt. |
Deckblatt an Betreuer | Genau eine Vorlage im System kann mit dieser Option gekennzeichnet werden. Wird ein Schreiben an eine betreute Person generiert, so wird das Schreiben mit dem an den Betreuer adressierten Deckblatt versehen und somit an diesen versendet. Die Einrichtung von betreuter Person und Betreuer findet in iX-Haus plus Partner statt. Eine Vorlage wird im Übersichts-Grid des Vorlagenmanagers per Rechtsklickmenü als Betreuervorlage aktiviert. Die Funktion ist nur bei globalen Vorlagen verfügbar. Abhängige Vorlagen werden automatisch angepasst. |
Versicherungsschreiben | Vorlagen des Texttyps Meldung können als Versicherungsschreiben markiert werden. Die Markierung wird in iX-Haus plus zur Filterung der zu verwendenden Vorlagen ausgewertet. Nähere Informationen hierzu finden sich in der Dokumentation zu iX-Haus plus. Eine Vorlage wird im Übersichts-Grid des Vorlagenmanagers per Rechtsklickmenü als Versicherungsschreiben markiert. Die Funktion ist nur bei globalen Vorlagen verfügbar. Abhängige Vorlagen werden automatisch angepasst. |
EMail-Vorlage | Wenn eine Vorlage explizit als Vorlage für den Text einer E-Mail dienen soll, kann dies hier kenntlich gemacht werden. Je nach Prozess kann dann die passende Vorlage automatisch ermittelt werden (z. B. bei Zahlungsavis), oder eine passende Filterung in einem Auswahlklick erfolgen. |
Standardvorlage | Eine Vorlage eines Vorlagentyps kann bei Bedarf als Standardvorlage markiert werden. Die Auswertung dieser hängt vom jeweiligen Prozess ab. Verwendung findet sie z.B. bei der Generierung von Rechnungen in der Faktura. |
Notiz | Notizfeld Hier hinterlegte Notizen bzgl. der Vorlage (z. B. deren Bearbeitungsstand) werden auch im Seriendruckdialog als Tooltip angezeigt. |
+Info | Schalter In der ersten Zeile des Notizfeldes wird ein Text mit dem Inhalt Anwenderkürzel, Datum eingetragen. Wenn schon Text im Notizfeld vorhanden ist, wird dieser entsprechend nach unten geschoben. |
Platzhaltergruppen
Die Platzhaltergruppen liefern Seriendruckvariablen aus bestimmten Datengruppen. Je nach Texttyp stehen bestimmte Platzhaltergruppen zur Verfügung.
Texttypen
Der Texttyp
der Vorlage legt fest, welche Platzhalter in Word zur Verfügung gestellt werden und in welchem iX-Haus-Modul die Vorlage eingesetzt werden kann. Über den Link des Texttyps in der linken Spalte gelangen Sie zur Übersicht der Platzhalter. Der Link zur Auswahl in der rechten Spalte führt Sie zu Modulbeschreibungen, in denen die Vorlagen des jeweiligen Texttyps zum Einsatz kommen.
Wordvorlagen mit Texttypen, welche in der Texterfassung genutzt werden, im Vorlagenmanager aber noch nicht aufgeführt sind, sind noch nicht zur Bearbeitung für den Vorlagenmanager freigegeben. Solche Vorlagen pflegen Sie weiterhin in der Texterfassung. Wenn deren Texttypen später im Vorlagenmanager integriert sind (wenn der entsprechende Texttyp in der Serienbrief-Systemeinstellung AktiviereNeuenSerienbrief
aktiviert ist), können Sie solche Vorlagen dann migrieren.
Automatisierte Migrationen von iX-Haus plus-Vorlagen von internem Editor zu Word, von Adressstammvorlagen sowie von ASCII-Dokumenten der Texterfassung sind nicht vorgesehen. Tipp: Hier finden Sie Hinweise für eine manuellen Migration einzelner Texte.
Der Texttyp
ist nicht zu verwechseln mit dem Typ
(dem Dateityp) einer Datei, welcher durch die Dateiendung offensichtlich wird. Der Typ entscheidet, mit welcher Dateistruktur eine Vorlage gespeichert wird. Texte vom Typ DOCX (oder DOTX) nutzen das neuere Worddateiformat und sind performanter, wenn die Systemeinstellung GenerierungVariante2
, welche als Standard aktiv ist, eingesetzt wird. Der Einsatz vom älteren Wordformat DOC (oder DOT) ist meist nur dem Umstand geschuldet, dass beim Anwender ältere Software zum Einsatz kommt. Über das Kontextmenü können Sie im Vorlagenmanager das Vorlagenformat einfach ändern und so z. B. leicht auf die DOCX-Variante umsteigen.
Vorlagen
- Unter einer Vorlage wird ein Satz von Parametern verstanden. Einer dieser Parameter ist eine Verknüpfung zu einer von iXHaus verwalteten Word-Datei, über die Layout und Inhalt des Dokuments festgelegt werden. Die anderen Parameter sind z. B.Titel, Vorgaben bzgl. der Archivierung, Bemerkungen zur Vorlage usw.
- Eine Vorlage kann entweder als
DOC
-,DOCX
-,DOT
- oderDOTX
-Datei erstellt werden. Das zu verwendende Format wird bei der Neuanlage einer Vorlage abgefragt. - Zur Absicherung des Aufrufs makrobehafteten Officedateien stellt die CREM SOLUTIONS eine Zertifikatdatei zur Verfügung. Nach Installation des Zertifikats können Sie die Makrosicherheit für Word und Excel entsprechend hoch einstellen (Alle Makros außer digital signierten Makros deaktivieren). Das Zertifikat können Sie in der Customer Community downloaden. Dort erhalten Sie auch eine PDF-Datei mit Erläuterung zur Zertifikat-Installation auf der jeweiligen Workstation.
- Jede Vorlage ist einem bestimmten Texttyp zugeordnet. Von diesem hängt u. a. ab, für welche Prozesse/Module die Vorlage zur Auswahl angeboten wird.
- Die Vorlagendatei kann Platzhalter enthalten, die je nach Texttyp der Vorlage unterschiedlich sein können. Diese werden beim Generieren eines Dokuments von iX-Haus mit den entsprechenden Werten ersetzt.
Welche Platzhalter jeweils verfügbar sind, ist bei der Bearbeitung in Word ersichtlich. Es werden je nach Typ nur die Seriendruckfelder angeboten, die von dem Texttyp unterstützt werden. Die Platzhalter werden in Word in Platzhaltergruppen angeboten. Der Einsatz der Platzhalter wird in der ix-Wiki pro Texttyp beschrieben. In Word helfen die Platzhaltergruppen beim Auffinden der einzelnen Platzhalter. - Vorlagen werden in erster Linie anhand ihres Typs und einer Nummer (1 bis 9999) identifiziert.
- Zusätzlich können Vorlagen als
global
,pro FIBU
oderpro Unterobjekt
klassifiziert werden. - Wenn ein Schreiben erstellt werden soll, wird zuerst anhand von Typ und Nummer nach einer passenden Vorlage für das angesteuerte Objekt gesucht. Wird keine gefunden, wird versucht eine passende Vorlage anhand der FIBU des Objekts zu finden. Erst wenn dies auch zu keinem Ergebnis führt, wird nach einer globalen Vorlage gesucht. Es gelten also die folgenden Prioritäten: objektbezogene Vorlage > FIBU-bezogene Vorlage > globale Vorlage
- Die optionale Archivierung von Dokumenten findet in dem Format statt, in dem die Vorlage erstellt wurde. Werden durch den jeweiligen Prozess mehrere Dokumente erzeugt, die gemeinsam archiviert werden müssen, so werden diese in einer einzelnen PDF-Datei zusammengefasst, welche dann archiviert wird. Dieser Vorgang wird durch das auslösende Modul gesteuert. In dem Fall ist das Vorhandensein des PDF-Hintergrunddrucks mit
BioPDF
zwingend erforderlich.
Wenn verfügbar, kann in ein Dokumentenmanagementsystem DMS (DocuWare) archiviert werden. Ansonsten findet die Archivierung als Dokument in der Adressverwaltung von iX-Haus statt (nur personenbezogene Dokumente).
Systemeinstellungen
Im Folgenden werden die dem Vorlagenmanager und Serienbriefmodul allgemein zugeordneten Systemeinstellungen aufgelistet. Wegen z. B. der Möglichkeit der Archivierung oder modulspezifischen Optionen sind noch andere Systemeinstellungen relevant. Diese werden aber hier nicht aufgeführt, sondern sind in gesonderten Dokumentationen enthalten (z. B. DocuWare_Integration und PDF-Hintergrunddruck).
Die hier beschriebenen Systemeinstellungen zum Serienbriefmodul finden Sie unter Fachadministration
, System
, Systemeinstellungen Datenbank
i. d. R. im Bereich Serienbrief
, Abschnitt Serienbrief
.
Module für Vorlagen aus dem Vorlagenmanager aktivieren
Systemeinstellung AktiviereNeuenSerienbrief
[1.25.206.1]
Mit dieser Einstellung können die einzelnen iX-Haus-Module, die dafür vorbereitet sind, auf den neuen Serienbrief (bzw. dessen Verarbeitungsroutinen) umgeschaltet werden. Ab diesem Zeitpunkt werden die im neuen Vorlagenmanager hinterlegten Vorlagen verwendet. Druck, Dateigenerierung und Archivierung laufen dann über die neuen zentralen Routinen. Entsprechende Infos finden Sie dann auch in den Infos zu den Servicepacks und Patchänderungen.
Es gibt ein paar Sonderfälle:
- Das neue Serienbriefmodul (ix1039) ist immer verfügbar. Wird hier, in dieser Einstellung, das Modul ix1039 aktiviert, so werden das alte Serienbriefmodul und die Texterfassung um alle Funktionen beschnitten, die eine Neuanlage von Serienbriefen der alten Variante ermöglichen.
- Texttypen, welche nicht über die Systemeinstellung AktiviereNeuenSerienbrief gesteuert werden sind:
ParAllg
: iX-Haus plus Partner AllgemeinSich
: iX-Haus plus SicherungKT
: KautionPrjVw
ProjektverwaltungZA
Zahlungsavis im Zahlungsverkehr
I. d. R. gehört zu jedem Modul ein bestimmter Vorlagentyp (z. B. zum Mahnwesen
der Vorlagentyp MA
). Vorlagen des betreffenden Typs werden bei Freischaltung eines Moduls auch im Vorlagenmanager zur Bearbeitung freigeschaltet. Manche Vorlagentypen werden zu mehreren Zwecken eingessetzt, z. B. SB
für Personenbriefe aus Personenstamm oder Adressstamm oder AB
für Betriebskosten- und für Hausgeldabrechnungen.
Es ist möglich, die Aktivierung für ein Modul wieder zurückzunehmen. In diesem Fall werden wieder die alten Programmroutinen und Vorlagen verwendet. In manchen Modulen kann es in dem Fall allerdings nötig sein, die Textnummern der alten Vorlagen wieder einzustellen!
Archivieren als PDF
Systemeinstellung ArchiviereImmerAlsPDF
[1.25.206.2]
Normalerweise werden Dokumente immer in dem Format archiviert in dem sie vorliegen. Das vermeidet überflüssige Verarbeitungsschritte und steigert die Performance. Sollen allerdings mehrere Dokumente als zusammenhängendes Dokument archiviert werden, so müssen sie nach PDF gewandelt und dabei aneinander gefügt werden. Wenn diese Option über die Systemeinstellung ArchiviereImmerAlsPDF
aktiviert wird, werden alle Dokumente als PDF-Dateien archiviert. Auch, wenn es aus technischer Sicht nicht notwendig ist.
Durch das zusätzliche Konvertieren nach PDF kann es zu einer Verlangsamung der betroffenen Prozesse kommen. Zur Erzeugung von PDF-Dateien ist das Vorhandensein des PDF-Hintergrunddrucks (s. PDF-Hintergrunddruck) ist zwingend erforderlich.
Automatisiertes Archivieren im Personenbrief
Systemeinstellung StandardPerBriefVorbelegungArchivierenAktiv
[1.25.206.3]
Mit der Systemeinstellung StandardPerBriefVorbelegungArchivierenAktiv
(Standard), wird für das Erstellen von einfachen Personenschreiben der Schalter Archivieren
beim Öffnen des Druckdialogs auf aktiviert gesetzt. Diese Einstellung hat nur Auswirkung für das Erstellen von einfachen Personenschreiben! Bei speziellen Prozessen gilt weiterhin das Verhalten des jeweiligen Moduls.
Meldungen protokollieren
Systemeinstellung SchreibeDruckLog
[1.25.206.4]
Wenn die Systemeinstellung SchreibeDruckLog
aktiv ist, werden alle Meldungen, die während des Generierens eines Schreibens ausgegeben werden, auch in die Datei SBriefDruck.log
geschrieben. Die Datei finden Sie im Unterverzeichnis tmp
des iX-Haus-Hauptverzeichnisses. Einträge von neuen Läufen werden am Ende einer vorhandenen SBriefDruck.log
-Datei angefügt. In der Standardeinstellung ist diese Systemeinstellung nicht aktiv.
Da die Datei nicht automatisch gelöscht wird, sollte sie bei dauerhafter Aktivierung dieser Option von Zeit zu Zeit manuell gelöscht werden.
Drucken als ein Druckjob
Systemeinstellung ImmerEinDruckjob
[1.25.206.5]
Mit Hilfe der Systemeinstellung ImmerEinDruckjob
kann beim Ausdruck von Serienbriefen (ix1039) für bestimmte Drucker festgelegt werden, dass auch bei Briefen mit Anlagen ein einzelner, zusammenhängender Druckjob erstellt werden soll. Normalerweise werden Anlagen als eigene Druckjobs ausgegeben. Bei manchen Prozessen kann dies zu Problemen führen (vor allem bei Verwendung virtueller Drucker). In solchen Fällen kann hier der Druckername des betreffenden Druckers angegeben werden. Für die in dieser Einstellung genannten Drucker wird zuerst aus den einzelnen Druckaufträgen eine zusammenhängende PDF-Datei erzeugt, welche dann als ein Druckjob an den Drucker gesendet wird. Sollen mehrere Drucker eingetragen werden, müssen deren Namen per Komma getrennt werden.
Das Zusammenfassen benötigt etwas zusätzliche Verarbeitungszeit und es muss zwingend der iX-Haus-PDF-Hintergrunddruck
verfügbar sein (vgl. PDF-Hintergrunddruck).
Wartezeit auf Druckjobende
Systemeinstellung EinDruckjobWaitTime
[1.25.206.6]
Beim Drucken eines Schreibens mit Anlagen über bestimmte Drucker (z. B. virtuelle Drucker oder ePost-Drucker), ist die an den Drucker übergebene PDF-Datei teilweise längere Zeit gesperrt und kann bei Prozessende noch nicht gelöscht werden, da der Druckprozess noch nicht beendet ist. Um das Problem mit dem frühzeitigen Löschen zu umgehen, kann mit dieser Einstellung eine höhere Wartezeit (in ms) festgelegt werden. Eine Eingabe von Werten kleiner 1000 wird nicht berücksichtigt! In dem Fall wird der Standardwert 1000
Millisekunden (= 1 Sekunde) genutzt.
Migration von Vorlagen mit festen Adressplatzhaltern
Systemeinstellung AktivierePerAdr1Adr2Kontaktplatzhalter
[1.25.206.7]
Bei der Umbenennung der Word-Platzhalter wurden die Platzhalter der Kategorie ans11
, ans12
, …, ans21
, ans22
, … migriert. Sie werden aber im Vorlagenmanager ab Version 20.17.1 nicht mehr zur Verwendung angeboten. Um sie für den Vorlagenmanager zu aktivieren, muss die Systemeinstellung AktivierePerAdr1Adr2Kontaktplatzhalter
auf aktiv gesetzt werden. Im Standard steht die Einstellung auf deaktiviert (siehe auch Kapitel Umstellung auf neue Platzhalter
).
Ist diese Systemeinstellung nicht gesetzt, zwingt Sie Word beim Bearbeiten importierter bzw. beim Migrieren vorhandener alter Wordvorlagen mit diesen Platzhaltern zu einer ggf. ungewollten Entscheidung, diese Platzhalter zu entfernen oder anderweitig zu ersetzen. Der hierzu genutzte Dialog öffnet ggf. im Hintergrund. Sollte sich Word scheinbar nicht öffnen, kontrollieren Sie bitte mit Alt+Tab, ob der Dialog der Seriendruckfeldersetzung von Word im Hintergrund liegt und navigieren Sie ggf. so zu diesem.
Bei der automatischen Migration im Rahmen des Updates auf Version 20.17.1 bzw. beim Import von Vorlagen oder durch manuelle Migration von noch nicht migrierten Vorlagen via Kontextmenü Migration
der rechten Maustaste werden die automatischen Adressfeldplatzhalter ans1
, ans2
, …, ans5
durch EmpfAnsZeile1
, EmpfAnsZeile2
, …, EmpfAnsZeile5
ersetzt. Die für 1. und 2. Adresse festen Platzhalter ans11
, ans12
, …, ans25
werden durch die neue Varianten Per1AnsZeile1
, Per1AnsZeile2
, … Per2AnsZeile5
ersetzt. Der Platzhalter we
für die Wohneinheit nach PerObjNrPerNr
migriert.
WordDocZusammenfassenVariante2
Systemeinstellung WordDocZusammenfassenVariante2
[1.25.206.8]
Die Systemeinstellung WordDocZusammenfassenVariante2
wird von Mitarbeitern der CREM SOLUTIONS auf Anfrage und nur in Einzelfällen administrativ eingestellt. Sie ist daher passwortgeschützt. Ist WordDocZusammenfassenVariante2
aktiv, erfolgt das Zusammenfügen mehrerer Vorlagen über ein alternatives Schema. Das kann je nach Ausgangslage dazu führen, dass die Fortsetzung von Kopf- oder Fußzeilenanweisungen bei aus mehreren Vorlagen zusammengesetzten Dateien ein besseres Ergebnis erzielt. In der Regel reicht es aus, beim Erstellen der Vorlagen im Vorlagenmanager die Vorgaben bzgl. fortlaufender Abschnittswechsel und geeigneter Definition von Kopf- und Fußzeilen mit Aussschalten der Verkettungsfunktion wie vorherige zu beachten.
Beschriftung des ersten Hinweisfeldes in iX-Haus plus
Systemeinstellung SBBeschriftungHinweisfeld1
[1.25.206.9]
Beschriftung des Hinweis1-Feldes im iX-Haus plus. Hiermit können Sie die Bezeichnung des Hinweis1-Feldes im iX-Haus festlegen. Als Standardbeschriftung wird Hinweis 1
vorgeschlagen.
Auswahl aller Texttypen für ausgewählte User
Systemeinstellung EnableTexttypesForSpecialUsers
[1.25.206.10]
Für die hier genannten Anwender (kommagetrennte UserIDs) werden im Vorlagenmanager alle Texttypen angezeigt. Auch dann, wenn sie nicht per AktiviereNeuenSerienbrief
aktiviert sind. Diese Einstellung kann verwendet werden, um bestimmten Anwendern die Möglichkeit zu geben, Vorlagen zu erstellen, ohne dass deren Verwendung in den jew. Modulen bereits scharfgeschaltet ist. Die Standardeinstellung ist leer.
Wichtig: Die UserIds müssen ohne führende Null(en) eingegeben werden.
Vorlagenbearbeitung nur mit Admin-Rechten
Systemeinstellung NurDurchAdminBearbeitbar
[1.25.206.11]
Die hier aufgelisteten Texttypen (Vorlagen) dürfen nur mit Admin-Rechten bearbeitet werden. Die Standardeinstellung ist leer. Die Vorlagen der hier angegebenen Texttypen können somit nur durch Anwender mit S-Rechten erstellt/bearbeitet/(de)aktiviert/…/gelöscht werden. Auch wenn der Anwender das Recht hat, den Vorlagenmanager an sich zu nutzen. Standardmäßig ist hier kein Texttyp angegeben. D. h., jeder Anwender kann alle Vorlagen, egal welches Texttyps, bearbeiten.
Vorgabe von Generierungstypen
Systemeinstellung ErlaubteGenerierungstypen
[1.25.206.12]
Nur die hier freigegebenen Generierungstypen stehen beim Erzeugen von Scheiben (Serienbrief) zur Verfügung. Zur Auswahl stehen:
- 1 - Vorlage unverändert
- 2 - Vorlage temporär verändert
- 3 - Vorlage pro Brief temp. verändert
- 4 - generierte Dokumente bearbeiten
Bleibt das Feld leer (=Standard), werden alle Typen aufgelistet. Beim Ändern dieser Einstellung, bitte auch die Einstellung StandardGenerierungstyp
kontrollieren!
Vorgabe eines Standardgenerierungstyps
Systemeinstellung StandardGenerierungstyp
[1.25.206.13]
Hier kann ein Generierungstyp angegeben werden, der beim Öffnen des Generierungsdialogs voreingestellt ist. Zur Auswahl stehen:
- 1 - Vorlage unverändert
- 2 - Vorlage temporär verändert
- 3 - Vorlage pro Brief temp. verändert
- 4 - generierte Dokumente bearbeiten
Standard: 1 - Vorlage unverändert
Es muss sich dabei um einen der in der Einstellung ErlaubteGenerierungstypen
freigegebenen Typen handeln! Wird ein Standardtyp gewählt, der nicht freigegeben ist (siehe ErlaubteGenerierungstypen
), wird der erste erlaubte Typ verwendet.
Performanceoptimierte Generierung
Systemeinstellung GenerierungVariante2
[1.25.206.14]
Ist diese Systemeinstellung aktiv (ab Version 20.21.3 ist sie standardmäßig aktiv), wird eine in iX-Haus verfügbare neue Technik der Generierung der Word-Serienbriefe genutzt und so die Performance für die Prozesse der Erstellung von Seriendruckschreiben mit Vorlagen vom Dateityp docx, dotx oder docmx erhöht. Sollte es wider Erwarten Probleme geben, so können Sie auf die bisherige Technik zurückstellen. Zur weiteren Analyse kontaktieren Sie dann bitte unser Customer Care Team.
Standard: aktiv.
Abhängige Einstellungen: [1.25.206.8] WordDocZusammenfassenVariante2
PDF-Generierung mehrerer Worddokumente
Systemeinstellung ArchiviereMehrereWordDateienAlsPDF
[1.25.206.15]
Wenn aktiv, werden Word-Dokumente als PDF archiviert, wenn mehr als ein Word-Dokument vorhanden ist. Somit werden die Word-Dokumente nicht zusammengeführt und sie behalten ihre Einstellungen wie Kopf- und Fußzeile und Seitenzahl. Das Vorgehen benötigt etwas zusätzliche Zeit und es muss zwingend der iX-Haus-PDF-Hintergrunddruck verfügbar sein (Systemeinstellung [1.0.168.1]'iXHaus → InternPdf → PdfPrinterName').
Standard: nicht aktiv
Vorlagenrechte
Systemeinstellung AktiviereVorlagenRechte
[1.25.206.16]
Der Schalter für Vorlagenrechte ist via Systemeinstellung aktivierbar. Über die Vorlagenrechte kann definiert werden, wer die aus der Vorlage erstellten Dokumente sehen darf.
Standard: nicht aktiv
Layout des Zahlungsplans
Systemeinstellungen ZplTextSchriftgrad
[1.0.180.10] und ZplBetragSchriftgrad
[1.0.180.11]
Das Layout des Zahlungsplans, welcher mit $ZPLAN in der Vorlage beim Erstellen eines Dokuments als Tabelle generiert wird, kann mit diesen Systemeinstellungen im Schriftgrad zwischen 8 und 12 pp (Pico-Punkt) angepasst werden. Texte und Beträge werden standardmäßig mit dem einheitlichen Schriftgrad 10 pp gedruckt. Sie können mit den zwei Systemeinstellungen die Schriftgrade im Zahlungsplan individuell setzen. Der Schriftgrad für Texte ist konfigurierbar über den Systemparameter ZplTextSchriftgrad
, der Schriftgrad für Beträge ist konfigurierbar über den Systemparameter ZplBetragSchriftgrad
. Zur Verfügung stehen jeweils die Schriftgrade 8 bis 12 pp, Standard ist 10 pp.
Diese Anpassung des Zahlungsplans ist nur für Vorlagen des neuen Serienbriefs wirksam, die im Vorlagenmanager gepflegt werden.
Weitere Systemeinstellungen für Layoutanpassungen des Zahlungsplans, welche nicht zwangsläufig an Vorlagen via Vorlagenmanager gekoppelt sind, werden bei den jeweiligen Modulen beschrieben, welche einen Zahlungsplan ausgeben können.