Inhalt

Administration

Administration

Hier finden Sie Hinweise zu modulunabhängigen administrativen Tätigkeiten in iX-Haus.

Programmstart von iX-Haus plus

Aufruf von iX-Haus plus Modulen aus iX-Haus

Lizenzverwaltung

In der Lizenzverwaltung sehen Sie unter Freigeschaltete Module die jeweils lizenzierten Module und deren zulässige Benutzeranzahl sowie die Gültigkeit der aktuellen Lizenz. Die Gültigkeit kann auf ein Enddatum eingeschränkt sein. Zur Verwaltung der Lizenzen ist eine administrative Anmeldung erforderlich.

Lizenz für iX-Haus plus

Für eine iX-Haus plus-Lizenz erhalten Sie gleichnamige lic- und txt-Dateien per E-Mail von der CREM SOLUTIONS. Die Beschreibung zur Installation einer iX-Haus plus-Lizenz wird auch in der E-Mail beschrieben. Für eine manuelle Installation benötigen Sie administrative Benutzerrechte. Alternativ kann die bereitgestellte Lizenz durch einen Hauptbenutzer als Download abgerufen und über das Fenstermenü Extras > iX-Haus Lizenz einspielen in iX-Haus oder iX-Haus plus installiert werden.

Lizenz per Download installieren

Das Einspielen von Lizenzen für iX-Haus und iX-Haus plus kann automatisiert erfolgen. Bei Lizenzänderungen oder Lizenzerweiterungen können neue Lizenzen zentral aus iX-Haus heruntergeladen und installiert werden. Hauptbenutzer finden in iX-Haus plus im Anwendungsmenü unter Extras den Punkt iX-Haus Lizenz einspielen. Im darauffolgenden Dialog können Sie per Schalter Lizenzen abrufen prüfen, ob neue Lizenzen für iX-Haus und iX-Haus plus vorhanden sind. Diese Lizenzen werden über einen SFTP-Server bereitgestellt und automatisch heruntergeladen. Innerhalb des Vorgangs können Sie die Unterschiede zwischen der bestehenden und der neuen Lizenz anzeigen lassen. Durch den Aufruf Lizenz einspielen werden die aktuellen Lizenzen eingespielt. Siehe Kapitel Administration > Abschnitt Lizenzinstallation für iX-Haus.

Lizenz manuell installieren

So installieren Sie eine Lizenz als Benutzer mit administrativen Rechten manuell:

Sie erhalten von der CREM SOLUTIONS eine E-Mail mit den Dateianhängen Kundenname_Lizenznummer.lic (Lizenzdatei), Kundenname_Lizenznummer.txt (Textdatei mit Lizenzkey) und einer begleitenden Anleitung als PDF-Datei.
Legen Sie die E-Mail-Anhänge so ab, dass Sie im späteren Verlauf auf die einzelnen Dateien zugreifen können.
Starten Sie iX-Haus plus. Beim erstmaligen Start von iX-Haus plus erhalten Sie zunächst die Meldung: „Lizenz ist ungültig! Bitte eine gültige Lizenz installieren.“
Melden Sie sich mit dem Benutzerkennung admin an. (Das Passwort erhalten Sie bei der Installation bzw. ist dem Administrator bekannt.)
Nach dem Anmelden öffnen Sie zum Installieren Ihrer iX-Haus plus Nutzerlizenz den Menüpunkt Extras. Dort wählen Sie Lizenz installieren aus.
Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage „Neue Lizenz installieren?“ mit Ja.
Im Dialog Öffnen haben Sie Zugriff auf Ihr Dateisystem. Öffnen Sie die zuvor abgelegt Lizenzdatei mit der Dateiendung .lic. Der Dateiname ist kundenspezifisch. Er setzt sich aus dem Kundennamen und der Lizenznummer zusammen.
Es öffnet sich der Dialog der Lizenzkey-Eingabe mit der Aufforderung Bitte Lizenzkey eingeben. Kopieren Sie aus der zuvor abgelegten .txt-Datei den Lizenzschlüssel. Der Dateiname ist kundenspezifisch. Er setzt sich aus dem Kundennamen und der Lizenznummer zusammen.
Bei korrekter Eingabe des Lizenzschlüssels erscheint rechts neben dem Feld ein grünes Häkchen und Sie können Ihre Eingabe mit OK bestätigen.
Nach erfolgter Lizenzinstallation muss iX-Haus plus neu gestartet werden.
Ihr Programm ist nun freigeschaltet und Sie können mit der Einrichtung des Programms beginnen oder Ihre Arbeit fortsetzen.
Starten Sie iX-Haus plus nach einer Lizenzinstallation erneut, damit die Änderungen wirksam werden.

Beinhaltet die neue Lizenz Freischaltungen für den Import, müssen Sie das Importmodul für bestimmte Benutzer erst in der Benutzerverwaltung entsperren! I. d. R. wird der Import nur von einem Benutzer ausgeführt.

Verantwortlichen ändern

Globale Einstellungen

CTI-Telefonanbindung

Über die CTI-Telefonanbindung haben Sie die Möglichkeit, bei eingehenden Anrufen direkt zum Anrufer in die Detail-Maske von Personen plus bzw. Kreditoren plus zu wechseln. So haben Sie wesentlichen Daten zur Person direkt auf dem Bildschirm und können den Anrufer persönlich ansprechen. Zudem können Sie aus Personen plus bzw. Kreditoren plus komfortabel anrufen. In Verbindung mit dem Komfortpaket steht Ihnen die Anruffunktion sogar beim Objekt zur Verfügung, um den Hausmeister, zuständigen Installateur etc. anzurufen.

Voraussetzungen

TAPI-fähige Telefonanlage
Installierte TAPI-Treiber auf dem Client-Rechner
iX-Haus CTI Telefonanbindung - Lizenz

Technische Voraussetzungen prüfen
Bevor Sie mit der Einrichtung starten, sollten Sie mit Hilfe von CTI-Test prüfen, ob die technischen Voraussetzungen für den Einsatz einer CTI Telefonanbindung bei Ihrer Telefonanlage gegeben sind. Sie finden dieses Testprogramm unter dem Menüpunkt Hilfe. Sie können es aber auch im iX-Haus-Verzeichnis unter nuris\ctitest.exe starten.

Im Dialog CTI-Test wird Ihnen neben dem Eingabefeld zur Auswahl der zu prüfenden Leitung und den Schaltern zum Steuern des Tests ein Protokoll angezeigt. Hier finden Sie entsprechende Testhinweise wie TAPI Treiber nicht installiert oder nicht konfiguriert. und Handlungshinweise und -ergebnisse wie Bitte rufen sie jemanden an oder lassen Sie die ausgewählte Rufnummer anrufen, … CTI-Test erfolgreich abgeschlossen! oder CTI-Test leider nicht erfolgreich, kontaktieren Sie Ihren Administrator.

Der CTI-Test ist eine technische Prüfung der bei Ihnen konfigurierten CTI-Einrichtung. Ist der Test erfolgreich, können Sie mit Lizenz und nach entsprechenden Systemeinstellungen mit iX-Haus und iX-Haus plus CTI-Funktionen nutzen. Ist der CTI-Test nicht erfolgreich, muss Ihr Administrator weitere Einstellungen vornehmen oder konfigurieren. Starten Sie danach den CTI-Test erneut.

Starten Sie in iX-Haus plus unter Hilfe den CTI-Test.
Wählen sie im Feld Telefonleitung die zu nutzende Leitung. Sollten Sie keine oder mehrere zur Auswahl haben, klären Sie bitte Ihren Administrator, welche Einrichtung noch vorgenommen werden muss oder welche Leitung zum CTI mit Ihrer Telefonanlage gekoppelt ist.
Mit dem Schalter Überwachung starten starten Sie den Test für die gewählte Telefonleitung.
Mit dem Schalter Anwählen prüfen Sie die Wählfunktion. Geben Sie im Dialog eine Rufnummer an, die Sie wählen wollen, z. B. das eigene Mobiltelefon oder die externe Rufnummer eines Bürokollegens.
Lassen Sie sich zum Test auf der eigenen Rufnummer anrufen.
Mit dem Schalter Überwachung beenden schließen Sie den Test ab.
Das Programmfenster bleibt geöffnet und Sie können die Protokollergebnisse prüfen und ggf. weiterleiten (Screenshot vom Fenster mit Alt+Druck erzeugen), insbesondere wenn Sie als Anwender den CTI-Test gestartet haben und der Administrator ggf. in Aktion treten muss.
Beenden Sie das CTI-Testprogramm mit Klick auf den X-Schalter rechts oben im Programmfenster des CTI-Tests.

Einrichtung
Wenn alle technischen Voraussetzungen für die CTI Telefonanbindung erfüllt sind und eine entsprechende Lizenz installiert ist, können Sie in iX-Haus unter Fachadministration – Systemeinstellungen Datenbank unter iX-Haus Plus– Globale Einstellungen die CTI-Kopplung aktivieren sowie die Nummernlänge und Vorwahl für externe Anrufe setzen. Hierzu dienen die einzelnen Systemeinstellungen:

PlusGlobalCTIKopplungAktiv
PlusGlobalCTIReactionAbhebebHoerer
PlusGlobalCTIreactionNummernlaenge
PlusGlobalCTIVorwahlExternAnrufe
iXHausCTIKopplungAktiv

Anschließend kann nach einem Neustart von iX-Haus/iX-Haus plus jeder Benutzer in der Benutzerverwaltung von iX-Haus plus in der Sicht Meine Daten seine passende Telefonleitung auswählen. Hierzu nutzt er dort das Feld CTI-Kopplung.

Wenn die CTI-Schnittstelle aktiv ist, wird ein Hinweis in der Benutzerdetailsicht für den Administrator eingeblendet, um die korrekte Zuordnung von Benutzer und Telefonleitung zu gewährleisten: „Hinweis: Bei der CTI-Kopplung muss jeder Benutzer für sich selbst seine passende Telefonleitung auswählen.“ Die CTI-Kopplung wird bei inaktiver CTI-Schnittstelle oder in der Benutzerdetailsicht eines anderen Benutzers ausgegraut.

Eingehende Anrufe entgegennehmen
Bei einem eingehenden Anruf sucht iX-Haus plus in den iX-Haus-Stammdaten (Personenstamm, Kreditorenstamm sowie Eigentümern) nach Treffern mit der Telefonnummer und zeigt alle Treffer in einem Dialogfenster. Es öffnet sich ein Dialog iX-Haus plus - eingehender Anruf (mit Rufnummer und Uhrzeit) mit Anzeige der möglichen Treffer und deren Herkunft.

Dadurch haben Sie die Möglichkeit, mit den Schaltern im Bereich Aktionen mit Mausklick direkt zur Startseite oder zu Personen plus bzw. Kreditoren plus Detail-Maske zu wechseln. Weiterhin können Sie direkt eine Meldung oder einen Auftrag erstellen (sofern Sie diese Module lizensiert haben).

Den CTI-Dialog können Sie mit den Funktionen Maximieren/Verkleinern in seiner Darstellung anpassen. Hierzu klicken Sie auf den entsprechenden Schalter in rechten oberen Ecke des Dialogfensters.

Anrufe tätigen
In der Detailsicht können Sie über die Schaltfläche Anrufen (Telefonhörersymbol hinter einem Telefonnummernfeld) können Sie angezeigte Telefonnummer direkt anwählen.

In der Listen-Sicht wird über die Schaltfläche Anrufen ein Dialogfenster mit allen Telefonnummern angezeigt, die für den ausgewählten Datensatz zu Verfügung stehen. Aus dem Dialogfenster Anrufen können Sie dann eine dort ausgewählte Nummern anrufen. Eine Mehrfachauswahl ist hier nicht möglich.

Einstellungen für den E-Mail-Server (SMTP/OAuth2) konfigurieren

Zur Versendung von E-Mails aus iX-Haus plus müssen SMTP/OAuth2-Einstellungen vorgenommen werden. Die Einstellungen werden in Hintergrundprozessen, z. B. beim Zahlungsavis, in der Protokollverwaltung oder für den Scheduler genutzt. Hierzu wird ein Standard-SMTP/OAuth2-Konto eingerichtet. Zusätzlich zum dem Standard-Konto, welches für bestehende Prozesse verwendet wird, können weitere Konten definiert werden. Wird ein Konto nicht als Standard-Konto definiert, werden bestimmte weitere Parameter ein-/oder ausgeblendet.

Zur Konfiguration ist die Anmeldung mit Administratorrechten erforderlich. Die Einstellung erfolgt im Register SMTP/OAuth2 Einstellungen. Sie legen hier entweder einen neuen Datensatz an oder rufen eine bestehende Definition zur Bearbeitung auf. In dem hierzu verwendeten Dialog SMTP-Konto sind die Parameter je nach Mail-Server Autorisierungstyp einzustellen.

Weitere SMTP/OAuth2-Konten anlegen

Bei Bedarf kann jedem iX-Haus-Modul, welches die Funktion Auto-Zustellweg unterstützt, ein spezifisches SMTP/OAuth2-Konto und damit ein E-Mail-Absender zugeordnet werden. Möchten Sie beispielsweise Mahnungen und Fakturarechnungen von dem E-Mail-Konto [email protected] mailen, so ist dieses darstellbar, indem Sie neben dem Standardkonto ein weiteres Konto definieren und hier unter Freischaltung für Module die gewünschten Varianten der Module markieren sowie die weiteren individuellen Parameter für das Konto definieren. Bei Anlage mehrerer Konten können Sie auch Speichern und Neu aus der Symbolleiste oder dem Datei-Menü nutzen.

Moderne Autorisierung (Microsoft OAuth 2.0)

Zur Konfiguration eines neuen E-Mail-Kontos ist die Auswahl Moderne Autorisierung (Microsoft OAuth 2.0) vorbelegt. Es werden Ihnen somit OAuth2-spezifische Parameterfelder angezeigt.

Beachten Sie zur Konfiguration mit Microsoft OAuth 2.0 auch die bereitgestellte PDF Doku_Konfiguration Microsoft OAuth 2.0 im Doku-Verzeichnis.

`Bezeichnung`	Geben Sie hier eine eindeutige Bezeichnung für diese SMTP-Konfiguration an.
`Standardkonto`	Kontrollfeld Eine OAuth2-Konfiguration kann als Standard definiert werden.
`Freischaltung für Module`	Diese Auswahl ist für das Standardkonto nicht verfügbar. Soll die Konfiguration nur für bestimmte Module verwendet werden, wählen Sie diese hier aus.
`Verwalter`	Diese Auswahl ist für das Standardkonto nicht verfügbar. Soll die Konfiguration nur für bestimmte Verwalter verwendet werden, wählen Sie diese hier aus.
`Niederlassung`	Diese Auswahl ist für das Standardkonto nicht verfügbar. Soll die Konfiguration nur für bestimmte Niederlassungen verwendet werden, wählen Sie diese hier aus.
`Mail-Server Autorisierungstyp`	Auswahl: `Moderne Autorisierung (Microsoft OAuth 2.0)`
`Client Id`	Pflichtfeld; Anwendungs-ID (Client) aus der App-Registrierung. Kann auch aus der Übersicht zur registrierten Anwendung ausgelesen werden.
`Object Id`	Objekt-ID aus der App-Registrierung. Kann auch aus der Übersicht zur registrierten Anwendung ausgelesen werden. Mit diesem Feld wird das Ablaufdatum des Parameters `Client Secret` abgefragt. Das Ablaufdatum von Client Secret wird beim Verbindungtest automatisch aktualisiert. Bei Einrichtung muss eine zusätzliche Berechtigung für eine registrierte Anwendung vergeben werden, um das Ablaufdatum des Client Secret abrufen zu können. Einzustellen unter Anwendung `Berechtigungen` > `Aplication.Read.All, Delegierte Berechtigungen` > `Directory.Read.All`.
`Client Secret`	Pflichtfeld; Wert des Secret aus Zertifikate & Geheimnisse zum geheimen Clientschlüssel. Dieser wird bei der Erstellung des Secret nur einmal in Klartext angezeigt.
`Client Secret (Gültig bis)`	Pflichtfeld; Da der Parameter `Client Secret` ein Ablaufdatum besitzt, muss dieses bei Einrichtung der Autorisierung gepflegt werden. Der Empfänger wird daraufhin in einem Verlauf von 30 Tagen, 7 Tagen und einem Tag im Vorfeld per E-Mail benachrichtigt (i. d. R. sind diese zwei Jahre gültig und müssen dann erneuert werden).
`Tenant`	Pflichtfeld; Verzeichnis-ID (Mandant) aus der App-Registrierung. Kann auch aus der Übersicht zur registrierten Anwendung ausgelesen werden.
`Benutzername`	geben Sie hier den Benutzernamen für die Anmeldung am Mail-Server an.
`Absender-E-Mail`	Geben Sie hier die E-Mail-Adresse des Absenders an.
`E-Mail für Benachrichtigung`	Pflichtfeld; siehe `Client Secret (Gültig bis)`; Eingabe einer E-Mail-Adresse für den Empfänger der Erinnerungs-E-Mail vor Ablauf der Gültigkeit des E-Mail-Kontos. Betreff und Inhalt der E-Mail-Benachrichtigung sind systemseitig definiert.
`Scheduler E-Mailempfänger` / `Weitere Scheduler E-Mailempfänger`	Hier können zwei globale E-Mail-Adressen für entsprechende Empfänger eingerichtet werden, an die im Fall einer Störung, z. B. wenn ein Job nicht gestartet oder blockiert wird, E-Mails zur Kontrolle gesendet werden. Diese Felder sind nur für die Definition des Standardkontos verfügbar.

Sie können über Bearbeiten im Fenstermenü die OAuth2-Verbindung testen, um die korrekte Datenübermittlung zu prüfen. Geben Sie hierzu eine gültige Empfänger-E-Mail-Adresse ein.

Basic Autorisierung (SMTP)

Zur Definition für einen SMTP-Server wählen Sie im Dialog SMTP-Kontoim Feld Mail-Server Autorisierungstyp die Auswahl Basic Autorisierung (SMTP). Es werden Ihnen dann SMTP-spezifische Parameterfelder angezeigt.

`Bezeichnung`	Geben Sie hier eine eindeutige Bezeichnung für diese SMTP-Konfiguration an.
`Standardkonto`	Kontrollfeld Eine SMTP-Konfiguration kann als Standard definiert werden.
`Freischaltung für Module`	Auswahl, für Standardkonto nicht verfügbar Soll die Konfiguration nur für bestimmte Module verwendet werden, wählen Sie diese hier aus. Ansonsten wird hier `keine Auswahl` angezeigt.
`Verwalter`	Auswahl, für Standardkonto nicht verfügbar Soll die Konfiguration nur für bestimmte Verwalter verwendet werden, wählen Sie diese hier aus. Ansonsten bleibt das Feld leer.
`Niederlassung`	Auswahl, für Standardkonto nicht verfügbar Soll die Konfiguration nur für bestimmte Niederlassungen verwendet werden, wählen Sie diese hier aus. Ansonsten bleibt das Feld leer.
`Mail-Server Autorisierungstyp`	Auswahl: `Basic Autorisierung (SMTP)`.
`ObjektId`	ID der registrierten Anwendung.
`SMTP-Server`	Adresse des SMTP-Servers.
`Port`	Verwendeter Port am SMTP-Server.
`SSL erforderlich`	[X] Checkbox für den Einsatz von verschlüsselter Übertragung.
`Benutzername`	Benutzername für die Anmeldung am SMTP-Server.
`Passwort`	Passwort für die Anmeldung am SMTP-Server. Das eingegebene Passwort wird mit Sternchen verdeckt dargestellt.
`Absender-E-Mail`	E-Mail-Adresse des Absenders. Für E-Mails durch einzelne Mitarbeiter wie z. B. Schriftgutversand wird die Outlook-Schnittstelle genutzt.
`Antwort an (E-Mail-Adresse)`	E-Mail-Adresse Geben Sie hier die E-Mail-Adresse an, welche beim Versand als Rückantwortadresse übermittelt werden soll. Antworten auf E-Mails von diesem SMTP-Konto können so an eine abweichende E-Mailadresse gesendet werden.
`Scheduler E-Mailempfänger`	Geben Sie hier die E-Mail-Adresse des Empfängers ein, an den im Fall einer Störung, z. B. wenn ein Job nicht gestartet wird oder blockiert, E-Mails zur Kontrolle gesendet werden. Das Feld ist nur für die Definition des Standardkontos verfügbar.
`Weitere Scheduler E-Mailempfänger`	Geben Sie hier weitere E-Mail-Adressen des Empfängers ein, an den im Fall einer Störung, z. B. wenn ein Job nicht gestartet wird oder blockiert, E-Mails zur Kontrolle gesendet werden. Das Feld ist nur für die Definition des Standardkontos verfügbar.

Sie können über Bearbeiten im Fenstermenü die SMPT-Verbindung testen, um die korrekte Datenübermittlung zu prüfen. Geben Sie hierzu eine gültige Empfänger-E-Mail-Adresse ein.

Setzen Sie „Exchange Online“ im Rahmen der E-Mail-Kommunikation ein (z. B. für Protokollverwaltung oder Scheduler), sollten Sie beachten, dass Microsoft hier ab dem 01.10.2022 Änderungen geplant hat. Diese betreffen u. a. den Einsatz der SMTP-Protokolle. Je nach Vorgehensweise müssen Sie für das E-Mail-Konto, welches bei den SMTP-Einstellungen in iX-Haus plus z. B. für die Kommunikation bestimmter Scheduler-Ereignisse verwendet wird, SMTP AUTH (wieder) deaktivieren, um weiterhin SMTP nutzen zu können. Details zu der Umstellung von Exchange Online und weiterführende Informationen finden Sie im Internet in den Onlinedokumenten von Microsoft, z. B. unter https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/clients-and-mobile-in-exchange-online/authenticated-client-smtp-submission.

SMTP/OAuth2-Verbindung testen

Über diese Funktion aus dem Fenstermenü Bearbeiten im Dialog SMTP-Konto kann die SMTP- bzw. OAuth2-Verbindung für das aktuelle Konto durch den Benutzer getestet werden, um die korrekte Datenübermittlung zu prüfen. Geben Sie hierzu eine gültige Empfänger-E-Mail-Adresse ein. Äquivalent dazu können Sie im Register SFTP Einstellungen einen Verbindungstest durchführen, um den Empfang versendeter E-Mails zu prüfen.
Die Benutzerkennung am SMTP-Server darf hier nicht mit einer Zwei-Faktor-Autorisierung gesichert sein!

`SFTP-Server`	Adresse des SFTP-Servers.
`Port`	Verwendeter Port am SFTP-Server.
`Benutzername`	Benutzername für die Anmeldung am SFTP-Server.
`Passwort`	Passwort für die Anmeldung am SFTP-Server. Das eingegebene Passwort wird mit Sternchen verdeckt dargestellt.
`SFTP-Verzeichnis`	Angabe des zu verwendenden Verzeichnisses auf dem SFTP-Server (Zielverzeichnis für Uploads auf den SFTP-Server/Quellverzeichnis für Downloads vom SFTP-Server).
`Lokales-Verzeichnis`	Angabe des zu verwendenden Verzeichnisses auf dem lokalen Server (Quellverzeichnis für Uploads auf den SFTP-Server/Zielverzeichnis für Downloads vom SFTP-Server).
`Originaldateien nach Download löschen`	[X] Originaldateien auf dem SFTP-Server werden nach dem Download in das lokale Verzeichnis gelöscht (Daten verschieben). [ ] Die Originaldateien bleiben erhalten (Kopieren auf den lokalen-Server).
`Originaldateien nach Upload löschen`	[X] Originaldateien im lokalen Verzeichnis werden nach dem Upload auf den SFTP-Server gelöscht (Daten verschieben). [ ] Die Originaldateien bleiben erhalten (Kopieren auf den SFTP-Server).
`SFTP-Verbindung testen`	Schaltfläche Die eingerichtete SFTP-Verbindung können Sie hierüber testen. Hierzu müssen (bis auf die beiden Checkboxen) alle Parameter definiert sein.

iX-Wiki