Der Hinweis 1 und die Bemerkung zu einem Dokument sind relevant für ein ggf. angeschlossenes Dokumentenmanagementsystem. Beide Informationen können während der Dokumentenerstellung generiert werden. Eine nachträgliche Änderung ist über eine Funktion im Bereich Schriftgut möglich. Die Beschriftung des Feldes Hinweis 1 kann durch die Systemeinstellung SBBeschriftungHinweisfeld1 modifiziert werden und trägt dann einen abweichenden individuellen Namen.

1. Wählen Sie in der Ansicht Schriftgut oder im Register Schriftgut das anzupassende Dokument.
2. Starten Sie die Funktion Hinweis 1 und Bemerkung ändern aus dem Kontextmenü oder die Schaltfläche in der Symbolleiste. Der Dialog Partnerhinweis wird geöffnet.
3. Bearbeiten Sie die Inhalte der beiden Parameterfelder. Die Auswahl für das Hinweisfeld wird über den iX-Haus-Katalog Partnerschreiben Hinweis gesteuert.
4. Speichern Sie die Änderung mit OK.

Zugang: Schreiben/Mail > Drucken
Siehe Schreiben mit internen Vorlagen aus iX-Haus plus erstellen

Zugang: Schreiben/Mail > Vorschau, Vorlage bearbeiten oder Vorlage neu erstellen

Relevant für den Einsatz von Seriendruckfeldern im Serienbrief-Editor von iX-Haus plus ist der Menübereich Serienbriefe. Falls dieser nicht sichtbar ist, kann er mit rechtem Mausklick im Fensterkopf ausgewählt werden. Der Symbolbereich Serienbriefe umfasst fünf Schalter: Seriendruckfeld einfügen, Feldbeschreibungen anzeigen, Feldergebnisse anzeigen, Vorschau Seriendruck und Serienbrief erstellen.

Platzhalter für tabellarische Darstellungen (expandierende Tabellen) weisen als Präfix ein doppeltes $-Zeichen auf. Ansonsten werden die Platzhalterfelder im Dokument mit spitzen Klammern dargestellt: «Platzhaltername».

Beachten Sie, dass bestimmte Platzhalter kontextspezifisch sind. Ihr Einsatz außerhalb des Kontextes ist nicht gewährleistet. Mit Klick auf das dreieckige Symbol Seriendruckfeld einfügen werden alle Platzhalter aufgelistet. Ein ausgewählter Platzhalter wird an der aktuellen Stelle im Dokument eingefügt und die Liste wieder geschlossen.

Mit Klick auf das Listensymbol Seriendruckfeld einfügen werden alle Platzhalter in einem separaten Dialogfenster Seriendruckfelder einfügen aufgelistet. Ein ausgewählter Platzhalter wird an der aktuellen Stelle im Dokument eingefügt, Sie können mehrere Platzhalter nacheinander einfügen. Hierzu genügt ein Doppelklick auf einen gelisteten Platzhalter oder ein Klick auf den Schalter Einfügen, um den markierten Platzhalter einzufügen. Mit dem Schalter Schließen oder Klick auf das rot-weiße Beenden-Symbol rechts oben im Dialog wird dieser geschlossen.

Da die Liste der Platzhalter dynamisch und i. d. R. selbsterklärend ist, verzichten wir auf eine detaillierte Erläuterung in der Benutzerhilfe. Wenn Sie zum ersten Mal mit Seriendruck und iX-Haus plus-Seriendruckvorlagen zu tun haben bzw. diese erstmals selbst erstellen und bearbeiten wollen, empfehlen wir, einen Consultant der CREM SOLUTIONS zwecks training on the job hinzuzuziehen.

Verwenden Sie die Vorlage im Kontext zu einem Vorgang, z. B. im Modul Auftrag in Bezug auf einen schon definierten Auftrag, so können Sie mit den beiden Schaltern Feldbeschreibungen anzeigen und Feldergebnisse anzeigen zwischen zwei Darstellungsformen im Serienbrief-Editor wechseln. Gerade, wenn ein Seriendruckfeld keinen Inhalt im Kontext aufweist, ist die Darstellung Feldbeschreibungen anzeigen zur Kontrolle hilfreich. Expandierende Tabellen werden in der Vorschau-Funktion des Edit-Modus noch nicht gefüllt, erst beim Druck.

Interne Seriendruckvorlagen in iX-Haus plus neu erstellen

Interne Seriendruckvorlagen in iX-Haus plus neu erstellen

1. Wählen Sie über die Schaltfläche Schreiben/Mail die Funktion Vorlage neu erstellen.
   Es öffnet sich der Serienbrief-Editor.
2. Erstellen Sie die Vorlage.
   Die Oberfläche des Editors ist bekannten Textverarbeitungsprogrammen nachempfunden. Neben reinem Textlayout können auch Grafiken eingesetzt werden. Sie können aus auch anderen Dokumenten mit Hilfe von Copy & Paste Inhalte einfügen. Für datensatzspezifische Inhalte fügen Sie Seriendruckfelder ein. In der Symbolleiste finden Sie hierzu die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen. Das Auswahlfeld rechts neben dem Symbol öffnet eine Liste der verfügbaren Seriendruckfelder zur Auswahl eines einzelnen Seriendruckfeldes. Mit Klick auf die Schaltfläche öffnen Sie den Dialog Seriendruckfeld einfügen, aus welchem Sie nacheinander einzelne Seriendruckfelder einfügen können, ohne den Dialog zu schließen.
   Die Seriendruckfelder sind im Editor in zwei spitze Klammern eingefasst. Jedes Seriendruckfeld beginnt dann in der Normalanzeige mit einem doppelten Dollarzeichen, z. B. «$$Pruefung.To_NaechstePruefungAm». Seriendruckfelder aus anderen Bereichen weisen i. d. R. zuerst einen Bereichskenner und anschließend einen Feldkenner auf. Sie sind somit meist selbsterklärend, z. B. Fl_Plz Ort für die Adressangabe der Fläche mit Postleitzahl und Ort.
   Stellen Sie die Ansicht um, werden die Seriendruckfelder mit Feldbeschreibungen in geschweiften Klammern angezeigt, z. B. {MERGEFILED $$Pruefung.To_NaechstePruefungAm}. Die Umschaltung der Darstellung von Seriendruckfeldern erzielen Sie mit den Schaltflächen Feldbeschreibungen anzeigenundFeldergebnisse anzeigen. Hinweis: Die Schaltfläche Vorschau Seriendruck kann bei der Vorlagenerstellung keine sinnvollen Ergebnisse zeigen, da hier noch keine Daten zum Befüllen der Seriendruckfelder vorliegen.
3. Speichern Sie die Vorlage mit Klick auf die Schaltfläche Save mit dem Diskettensymbol.
   Es öffnet sich der Dialog Speichern unter. Nutzen Sie das iX-Haus-Unterverzeichnis template\iXHausPlus. Nutzen Sie einen noch nicht vergebenen Dateinamen. Als Dateityp lassen Sie .docx voreingestellt, um optimale Layouterzeugnisse zu erzielen.

Interne Seriendruckvorlagen in iX-Haus plus bearbeiten

1. Wählen Sie über die Schaltfläche Schreiben/Mail die Funktion Vorlage bearbeiten. Es öffnet sich der Dialog iX-Haus plus- Bitte wählen die Vorlage/n aus.
2. Wählen Sie über das Feld Serienbrief-Vorlage die zu bearbeitende Vorlage aus.
3. Bestätigen Sie die Auswahl mit Öffnen oder per Doppelklick auf die Vorlage.
4. Bestätigen Sie mit der Eingabetaste oder Klick auf OK.
   Der Serienbrief-Editor öffnet sich mit der ausgewählten Vorlage.
5. Bearbeiten Sie die Vorlage.
6. Speichern Sie die Änderungen mit Klick auf die Schaltfläche Save mit dem Diskettensymbol (Strg + S).
   Der Serienbrief-Editor wird geschlossen.

Interne Seriendruckvorlagen in iX-Haus plus auf Basis einer vorhandenen Vorlage erstellen

1. Wählen Sie über die Schaltfläche Schreiben/Mail die Funktion Vorlage bearbeiten.
   Es öffnet sich der Dialog iX-Haus plus- Bitte wählen die Vorlage/n aus.
2. Wählen Sie über das Feld Serienbrief-Vorlage die Vorlage aus.
3. Bestätigen Sie die Auswahl mit Öffnen oder per Doppelklick auf die Vorlage.
4. Bestätigen Sie mit der Eingabetaste oder Klick auf OK.
   Der Serienbrief-Editor öffnet sich mit der ausgewählten Vorlage.
5. Bearbeiten Sie die Vorlage.
6. Speichern Sie die angepasste Vorlage als Dokument unter neuem Namen mit Klick auf die Schaltfläche Speichern unter (F12).
   Der Serienbrief-Editor wird geschlossen.

Vorschau erstellen mit internen Vorlagen aus iX-Haus plus

Mit der Vorschau können Sie kontrollieren, wie ein Schreiben auf Basis einer internen Vorlage aussehen wird.

1. Wählen Sie über die Schaltfläche Schreiben/Mail die Funktion Vorschau.
   Es öffnet sich der Dialog iX-Haus plus- Bitte wählen Sie die Vorlage/n aus.
2. Wählen Sie im Feld Serienbrief-Vorlage die zu nutzende Vorlage aus. Die Dateiauswahl öffnet aus dem iX-Haus-Verzeichnis das Unterverzeichnis template\iXHausPlus, wo alle internen Dokumentvorlagen von iX-Haus plus gespeichert werden.
3. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK.
   Das Dokument wird im Serienbriefeditor ausgegeben.
4. Schließen Sie die Vorschau, indem Sie den Serienbrief-Editor wieder schließen (Alt+F4).

Schreiben mit internen Vorlagen aus iX-Haus plus erstellen

1. Wählen Sie über die Schaltfläche Schreiben/Mail die Funktion Drucken.
   Es öffnet sich der Dialog iX-Haus plus- Bitte wählen Sie die Vorlage/n aus.
2. Wählen Sie im Feld Serienbrief-Vorlage die zu nutzende Vorlage aus. Die Dateiauswahl öffnet aus dem iX-Haus-Verzeichnis das Unterverzeichnis template\iXHausPlus, wo i. d. R. alle internen Dokumentvorlagen von iX-Haus plus gespeichert werden.
3. Wählen Sie ggf. einen abweichenden Dokumenttypnamen. Voreingestellt ist in der TO Technisches Objekt. Andere Module in iX-Haus plus verzichten ggf. auf Dokumenttypnamen. Die Auswahl des Dokumenttypnamens kann bei der Archivierung relevant sein. Die hier verfügbaren Dokumenttypnamen stammen aus dem iX-Haus-Katalog Dokumenttyp aus Definitionen für das Modul iX-Haus+ Techn.Objekte.
4. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK.
   Das Dokument wird auf dem voreingestellten Drucker ausgegeben

Serienbrief erstellen

Mit Serienbrief erstellen werden Serienbriefe, z. B. für ausgewählte Aufträge, direkt ohne Vorschau ausgedruckt. Nach dem Anklicken erscheint der Dialog Öffnen. In diesem Dialog wählen Sie eine Serienbrief-Vorlage aus und bestätigen mit Klick auf den Schalter Öffnen. Nun geben Sie den Ausgabe-Drucker an, auf dem mit Klick auf Drucken anschließend ausgedruckt wird. Während des Druckvorgangs wird Ihre iX-Haus plus-Anwendung gesperrt. Als Information erscheint die Info-Meldung Bitte warten! Serienbrief wird gedruckt!. Im Anschluss daran werden Sie ggf. gefragt, ob der Status der Datenquelle auf gedruckt gesetzt werden soll (z. B. bei einem Auftrag Soll Auftragstatus auf 'Auftrag gedruckt' gesetzt werden?).

Zur Erstellung von Schreiben steht Ihnen u. a. in der Menüleiste die Schaltfläche Schreiben/Mail zur Verfügung. Je nach Systemeinstellung nutzen Sie hier interne Vorlagen aus iX-Haus plus (Drucken), oder Vorlagen aus dem Vorlagenmanager in iX-Haus (Schreiben erstellen). Sind für ein iX-Haus plus-Modul die Vorlagen aus dem Vorlagenmanager noch nicht freigeschaltet (Systemeinstellung AktiviereNeuenSerienbrief), werden interne Vorlagen genutzt. Sie erhalten dann über die Schaltfläche Schreiben/Mail auch den Zugriff auf Funktionen, um eine interne Vorlage bearbeiten oder eine interne Vorlage neu erstellen zu können.

1. Ist dem Modul die Vorlagenverwaltung über den Vorlagenmanager zugeordnet, öffnen Sie über den Menüpunkt Schreiben erstellen den Schreiben/E-Mail-Wizard.
   Wird in dem Modul noch die interne Texterfassung aus ix-Haus plus genutzt, steht unter Schreiben/Mail der Menüpunkt Schreiben erstellen nicht zur Verfügung. Statt dessen nutzen Sie dann Drucken zum (s. Schreiben mit internen Vorlagen aus iX-Haus plus erstellen.
2. Wählen Sie dann eine Vorlage, welche im Vorlagenmanager als Worddokument definiert wurde. Je nach Auswahl des Dokumententyps erzeugen Sie ein Schreiben mit oder ohne Multimedia-Anhänge. Die Definitionen der Dokumententypen erfolgt administrativ als Katalog in iX-Haus.
3. Geben Sie die weiteren Parameter für die Erstellung des Schreibens im Schreiben/E-Mail Wizard an.
4. Zum Ausdrucken des Schreibens wird der unter Drucker angezeigte Drucker bzw. Druckertreiber genutzt. Sie können dort auch einen anderen verfügbaren Drucker auswählen, um das Schreiben auf einem alternativen Drucker auszugeben.

• Wenn Sie ein Schreiben erstellen, ist der Schalter Briefvorlagen auswählen in der Sicht Briefvorlagen stehend inaktiv. Sie können hier entweder alternativ eine E-Mail Textvorlage verwenden (um in den E-Mail-Modus zu wechseln), Anlagen hinzufügen (um Dateien z. B. aus dem Windowsexplorer per Drag & Drop einzufügen) oder einen Termin definieren (weil z. B. durch das Schreiben ein Termin avisiert wird, welchen Sie hier nun gleich festlegen können).
• Wenn Sie mit der Schaltfläche E-Mail Textvorlage verwenden in den E-Mail-Modus wechseln, haben Sie nicht mehr den Zugriff auf drei optionale Vorlagen, da im E-Mail-Modus nur eine einzelne eigene Vorlage genutzt werden kann. Dafür wird je nach Ausgangslage ein Betreff vorgeschlagen, z. B. der Betreff einer Meldung. Im E-Mail-Betreff von Serienbriefen wird zusätzlich die Objektbezeichnung hinzugefügt, sofern sich diese aus dem Kontext ergibt.
• Optional können Sie zu einem E-Mail-Schreiben die Anlagen als ZIP-Datei packen.
• Mit Briefvorlage speichern, Speichern und Drucken bzw. E-Mail Textvorlage Speichern bzw. Drucken und Briefvorlage speichern können Sie das Schreiben speichern, ohne es vorher zu versenden. Dies kann nützlich sein, wenn Sie bei der Erstellung unterbrochen wurden oder festgestellt haben, dass bestimmte Unterlagen für das Schreiben erst noch bereitgestellt werden müssen.
• Mit Speichern und Drucken bzw. Drucken wird ein Schreiben auf dem angegebenen Drucker ausgegeben und beim Speichern ggf. auch in PDF konvertiert und/oder im Dokumentenmanagementsystem abgelegt.
• Per E-Mail senden generiert eine E-Mail mit dem Schreiben als PDF beigefügt und ggf. weiteren Anlagen über das eingerichtete E-Mail Programm.

1. Wählen Sie den Datensatz aus, zu welchem eine E-Mail erzeugt werden soll, z. B. im Register Technisches Objekt das gewünschte TO.
2. Wählen Sie über die Schaltfläche Schreiben/Mail die Funktion Senden per E-Mail (Alt+E).
3. Wenn Sie der E-Mail einen Anhang auf Basis eines aktuellen Seriendruckdokuments hinzufügen wollen, wählen Sie im Feld Serienbrief-Vorlage die zu nutzende Vorlage aus. Die Dateiauswahl öffnet aus dem iX-Haus-Verzeichnis das Unterverzeichnis template\iXHausPlus, wo alle internen Dokumentvorlagen von iX-Haus plus gespeichert werden. Die hierüber generierte PDF-Datei wird als E-Mail-Anhang gesendet. Der Dateiname setzt sich zusammen aus einem vorangestellten Buchstabencode (z. B. bei der technischen Objektverwaltung aus der internen TO-Nummer) sowie einer Datum- und Zeitangabe, z. B. TO-00001_06.07.2017_09.49.08.pdf
4. Wählen Sie ggf. einen abweichenden Dokumenttypnamen. Voreingestellt ist in der TO Technisches Objekt. Andere Module in iX-Haus plus verzichten ggf. auf Dokumenttypnamen. Die Auswahl des Dokumenttypnamens kann bei der Archivierung relevant sein. Die hier verfügbaren Dokumenttypnamen stammen aus dem iX-Haus-Katalog Dokumenttyp aus Definitionen für das Modul iX-Haus+ Techn.Objekte.
5. Der E-Mail-Betreff wird mit vorangestellten Buchstabencodes zur Kennzeichnung aufgebaut. Für Technische Objekte wird z. B. automatisch der Code TO- eingesetzt. Beispiel eines Betreffs: [TO-00001] Notausgang Tiefgarage.
6. Wählen Sie die gewünschte Textvorlage aus. Der hieraus generierte Inhalt wird als E-Mail-Text an das E-Mail-Programm übergeben.
7. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK. Es öffnet sich der Dialog iX-Haus plus - Multimedia.
8. Wählen Sie ggf. weitere Dokumente als Anhang für diese E-Mail aus. Die Dokumente stammen aus dem Multimediabereich des Moduls Technische Objekte. Optional können Sie die Anhänge als ZIP-Datei gepackt anfügen (Vorteile sind i. d. R. geringerer Speicherplatz und erhöhte Transportsicherheit).
   Bei Serienbrief-E-Mailversand aus dem Multimedia-/Wizzard-Dialog können Sie die angebotenen Dateien öffnen. Dazu einen Datensatz markieren und im Kontextmenü die gleichlautende Funktion wählen. Weitere Tabellen-Spalten für Dokumente, die in DMS archiviert sind, lauten: Betreff, Dokumenttyp, Bezugsdatum, Abgelegt am, Abgelegt von.
   Für die Erstellung eines Serienbriefdokuments (per E-Mail bzw. beim Drucken) zur Anlageliste stehen relevante Spalten für ein angeschlossenes Dokumentenmanagementsystem (DMS) zur Verfügung. Die Auswahl von DMS-Dokumenten, z. B. um sie an eine E-Mail anzuhängen, wird durch Detailinformationen zur Auswahl der richtigen Datei unterstützt. Unter Umständen ist für eine korrekte Datenabfrage eine Konfiguration durch das Consulting (Business Unit) notwendig.
9. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK.
10. Die E-Mail wird zur Bearbeitung im E-Mail-Client geöffnet. Zieladresse ist die E-Mail des zugeordneten Herstellers. Das Basisfenster, von welchem aus die E-Mail aktuell generiert wird, wird gegen Änderungen gesperrt.
11. Passen Sie die E-Mail ggf. weiter an, z. B. durch Hinzufügen weiterer Adressaten.
12. Sobald die E-Mail-Bearbeitung beendet wurde, ist das Basisfenster wieder aktiv.
    Zum generierten Dokument wird ein neuer Eintrag im Register Schriftgut angeboten und kann von dort erneut versendet werden. Vorgeschlagen wird die ursprünglich verwendete E-Mail-Adresse des Adressaten.

Für einen Hauptbenutzer besteht die Möglichkeit, für ein Serienbriefdokument per Kontextmenü individuelle Dokumentrechte für einzelne Serienbriefe zu setzen (Teams und User). Die Zuordnung ist nur möglich, wenn die Vorlage gemäß Vorlagenmanager selbst noch keinem Team zugeordnet ist.

Bei Nutzung des Vorlagenmanagers für Personen plus und Kreditoren plus können Sie Serienbriefe und E-Mails auch aus der Übersicht per Mehrfachauswahl an mehrere Personen bzw. Kreditoren senden.

Sie erhalten hier eine Übersicht über gespeicherte Dokumente aus dem Seriendruck oder der E-Mail-Erstellung. Vorhandene Schriftgutdateien können Sie per Doppelklick anzeigen lassen, wenn auf Ihrer Workstation zu dem Dateiformat auch eine passende Anwendung eingerichtet ist. Die Multimediadateien werden dann mit dem jeweils zugeordneten Windows-Programm, z. B. dem PDF-Viewer, geöffnet. So haben Sie alle Möglichkeiten ihres Programms, also ggf. die Erstellung einer digitalen Signatur. Ist eine Zeile im Grid markiert, können Sie auch die unter Windowsprogrammen weit verbreitete Tastenkombination Strg + O zum Öffnen nutzen (open).

Handelt es sich um ein Auftragsschreiben, dem ein Genehmigungsprozess zugeordnet ist, wird dieses geprüft und im Fall einer Sperre ein Hinweis ausgegeben. Zusätzlich werden die Dokumentrechte für Schriftgut geprüft. Besitzt ein Benutzer ausschließlich Leserechte, wird das entsprechende Dokument im programminternen Viewer ohne Möglichkeit zur Bearbeitung angezeigt.

Über Schaltflächen in der Symbolleiste und das Kontextmenü der rechten Maustaste können Sie auf die Dokumente Operationen anwenden (in PDF wandeln, zu einer ZIP-Datei zusammenfügen (ggf. mehrere Dokumente), als ZIP-Datei packen und als E-Mail versenden, Datei öffnen, Datei drucken, Datei als E-Mail versenden, Dokumenttyp zuordnen, Hinweis 1 und Bemerkung ändern, Dokumentrechte ändern, Dokumentrechte anzeigen, Exportieren nach CSV, Druckvorschau). Je nach Situation und Dokument sind einzelne Operationen ggf. nicht zulässig.

Die Ansicht verfügt über einstellbare Spalten.

Die Platzhalter für den internen Texteditor sind i. d. R. selbsterklärend benannt. Beachten Sie, dass die internen Textvorlagen nicht mit Word bearbeitet und gespeichert werden dürfen, da sie hierdurch als interne Vorlagen von iX-Haus plus unbrauchbar werden! Tabellarische Platzhalter einer Gruppe beginnen mit $$ und können z. B. in einer zweitern Zeile einer Tabelle eingetragen werden. Sie werden dort dynamisch mit den vorhandenen Einzelwerten befüllt, während in der ersten Zeile der Tabelle hierzu Titel vorangestellt werden können.

Beispiel:

Wollen Sie den Vorlagenmanager in iX-Haus und Winword für die Vorlagengestaltung benutzen, müssen Sie die jeweiligen iX-Haus plus-Module per Systemeinstellung für den Vorlagenmanager aktivieren.

Allgemein

Angebotsanfrage

Ansprechpartner

Auftrag

Auftragsnotizen (Tabelle)

Auftragspositionen (Tabelle)

Eigentümer

Fläche

Die Platzhalter im Flächenbeschrieb sind abhängig von den individuellen Definitionen im Beschriebeditor. Genutzt können nur die Felder aus dem Beschrieb, zu welchen auch Variablen definiert sind! Beispiel:

Flächenbeschrieb

Je nach Kundenkonfiguration verfügbare Platzhalter.

Gewährleistung

Kreditor

Melder

Die Platzhalternamen sind selbstredend. Der Melder kann als Person im Personenstamm zwei Adressen führen. Diese können separat ausgewertet werden. Wird keine Angabe zu Herkunft (Adresse 1 oder Adresse 2) gemacht, wird die Adresse 2 der Adresse 1 vorgezogen, wenn Adresse 2 nicht leer ist. Ist die Adresse 2 unvollständig gepflegt, kann dies zu unvollständigen Adressdaten im Schreiben führen.

Meldung

Selbstredende Platzhalter aus dem Bereich der Meldung.

Merkmale

Objektbeschrieb

Die Platzhalter im Objektbeschrieb sind abhängig von den individuellen Definitionen im Beschriebeditor. Genutzt können nur die Felder aus dem Beschrieb, zu welchen auch Variablen definiert sind! Beispiel:

Objektverantwortlicher

Die Objektverantwortlichen werden in der Teamverwaltung administriert, wenn das Komfortpaket eingerichtet ist. Dementsprechend können dann Variablen zur Verfügung stehen. Beispiel:

Objekt

Person

Die Platzhalternamen sind selbstredend. Die Person kann im Personenstamm zwei Adressen führen. Diese können separat ausgewertet werden. Wird keine Angabe zu Herkunft (Adresse 1 oder Adresse 2) gemacht, wird die Adresse 2 der Adresse 1 vorgezogen, wenn Adresse 2 nicht leer ist. Ist die Adresse 2 unvollständig gepflegt, kann dies zu unvollständigen Adressdaten im Schreiben führen.

Raumbuch

Nur verfügbar wenn das lizenzierte Raumbuch aktiv ist.

TO

Informationen zum tecnischen Objekt (TO)

Verantwortlicher

Daten des Verantwortlichen aus der iX-Haus-Benutzerverwaltung.

Versicherer

Daten des ggf. zugeordneten Versicherers aus dem Kreditorenstamm.

Die Wordvorlagen werden über den Vorlagenmanager in iX-Haus bearbeitet. Der Texttyp der Vorlage legt fest, welche Platzhalter in Word zur Verfügung gestellt werden und in welchem iX-Haus-Modul die Vorlage eingesetzt werden kann. Über den Link des Texttyps in der linken Spalte gelangen Sie zur Übersicht der Platzhalter. Der Link zur Auswahl in der rechten Spalte führt Sie zu Modulbeschreibungen, in denen die Vorlagen des jeweiligen Texttyps zum Einsatz kommen.

Vorlagen zu Texttypen von iX-Haus plus-Modulen, welche den internen Texteditor nutzen, werden im Vorlagenmanager nicht aufgeführt. Solche Vorlagen pflegen Sie weiterhin in den jeweiligen iX-Haus plus-Modulen. .

Erst wenn das entsprechende Modul mit der Systemeinstellung AktiviereNeuenSerienbrief aktiviert ist, können hierzu Vorlagen im Vorlagenmanager bearbeitet werden.

Zugang: Ist dem Modul die Vorlagenverwaltung über den Vorlagenmanager zugeordnet, öffnen Sie über Schreiben/Mail > Schreiben erstellen den Schreiben/ E-Mail-Wizard.
Alternativ nutzen Sie die Tastenkombination Alt + S.

Im Schreiben/E-Mail Wizard definieren Sie, welche Vorlage verwendet werden soll bzw. greifen schon schon gespeicherte Schreiben auf, die Sie dann noch ergänzen können (nur Vorlage 1). Sie entscheiden über den Dokumententyp ggf., ob das Schreiben bei automatischen Prozessen berücksichtigt wird, z. B. als Dokument für das Mieterportal casavi. Als Erstellungsprozess sind verschiedene Varianten vorgesehen: Interne Briefvorlage bearbeiten und speichern, Speichern und Drucken, Drucken, Per E-Mail senden (das Schreiben hierbei als Anlage beigefügt), in PDF konvertieren, Ablegen in DMS (DocuWare-Integration vorausgesetzt).

• Fachadministration > System > Systemeinstellungen Datenbank > Serienbrief > Serienbrief > AktiviereNeuenSerienbrief
  Mit dieser Systemeinstellung 1.25.206.1.wird für die hier genannten Module die neue Serienbrieffunktionalität aktiviert und es wird der entsprechende Texttyp im Vorlagenmanager freigeschaltet. Sonderfall: Das Modul ix1039 ist immer verfügbar. Wenn es hier explizit 'aktiviert' wird, werden im alten Serienbrief (ix1035) und in der Texterfassung (ixText) die Funktionalitäten des alten Serienbriefs deaktiviert.
• Fachadministration > System > Systemeinstellungen Datenbank > Serienbrief > Serienbrief > SBBeschriftungHinweisfeld1
  Mit der Systemeinstellung 1.25.206.9 SBBeschriftungHinweisfeld1 kann die Bezeichnung des Feldes Hinweis 1 für den Serienbriefdialog oder auch Auftrag angepasst werden.
• Fachadministration > System > Systemeinstellungen Datenbank > iX-HausPlus> Global > SbriefDMSFelderAnzeigen
  Mit der Systemeinstellung 1.24.189.11 wird die Sichtbarkeit der Felder Hinweis 1 und Bemerkung im Dialog Schreiben/E-Mail Wizard gesteuert. Bei entsprechender Konfiguration werden die Felder an das DMS-System übertragen. Sofern individuelle Anpassungen über die Systemeinstellung SBBeschriftungHinweisfeld1 vorgenommen wurden, hat das Feld Hinweis 1 bei Ihnen möglicherweise eine abweichende Beschriftung.

Fachadministration > System > Systemeinstellungen Datenbank > Serienbrief > Serienbrief > SbreifDMSFelderAnzeigen

Mit dieser Systemeinstellung wird die Sichtbarkeit der Felder Hinweis 1 und Bemerkung im Dialog Schreiben/E-Mail Wizard gesteuert. Bei entsprechender Konfiguration wird das Feld Hinweis 1 an das DMS-System übertragen.