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Interessentenverwaltung

Interessentenverwaltung

Was mache ich hier?

Die Interessentenverwaltung ermöglicht Ihnen in Kombination mit der Partnerverwaltung, Interessenten mit ihren Suchkriterien zu erfassen und passende Flächen in ihrem Verwaltungsbestand zu suchen. Über die integrierte Serienbrieffunktion können Sie die Interessenten direkt per Schreiben oder Mail kontaktieren, über Multimedia zugeordnete Exposés können direkt als Anlage beigefügt werden. Im Fall einer Kündigung können Sie die freigewordene Fläche gegen ihre aktiven Interessenten laufen lassen und so vor einer Online-Vermarktung im besten Fall die Wohnung bereits in Ihrem Interessentenstamm anbieten. Die Online-Vermarktung, also Schnittstellen zu den Immobilienportalen, sind nicht Leistungsmerkmal dieses Moduls. Hier bieten wir über eine Partnerlösung eine entsprechende ergänzende Prozessunterstützung an.

Wie mache ich es?

Anlegen eines Interessenten

Schriftverkehr

Interessenten für einer Fläche finden

Was brauche ich dazu?

Register Interessent

Register Immosuche

Im Register Immosuche werden auf der linken Seite die Suchkriterien eines Interessenten erfasst.

Die folgenden Felder stehen zur Verfügung:

`Immobilientyp`	Eine Auswahlbox mit der bestimmt wird, was für ein Immobilientyp gesucht werden soll. Der `Immobilientyp` schränkt im Katalog `Suchdefinition` die Ansicht ein.
`Suchdefinition`	In diesem Feld wird eine der im Katalog `Suchdefinition` vorbereiteten Definitionen ausgewählt. Vorgeschlagen wird die dort als Standard definierte Suchdefinition. Abhängig von der ausgewählten Suchdefinition ändern sich die Daten im Bereich `Merkmal`.
`PLZ und Ort`	Auswahl einer oder mehrerer PLZ und Orte für die Suche. In der Auswahlbox werden die Daten aus den vorhandenen Objekten angezeigt.
`Gebiet`	Auswahl eines Gebiets für die Suche. Damit in diesem Feld Daten angezeigt werden, muss eine Datenquelle (Objektbeschrieb) für das Gebiet ausgewählt worden sein. (siehe Systemeinstellungen).
`Geschoss`	Auswahl eines Stockwerks für die Suche. Sie können auch Negativsuchen ausführen. Das Minuszeichen vor der Auswahl zeigt an, dass keine Flächen mit diesem Geschoss bei der Suche berücksichtigt werden.
`Spätester Vertragsbeginn`	Ein Datum, bis wann der Interessent eine Fläche benötigt. Dieser Wert wird bei der Suche mit dem Datum verglichen, ab dem eine Fläche verfügbar ist.
`Notizen`	Ein freies Feld für Ihre Bemerkungen.
`Eigene Suchkriterien`	Nach den Werten in diesem Feld wird in allen Objekt- und Flächenbeschriebfeldern gesucht. Dieses Feld wird bei einer Suche aus der Fläche nach einen passenden Interessenten nicht berücksichtigt.
`Merkmale`	Abhängig von der ausgewählten Suchdefinition werden in diesem Block eine Reihe von Feldern angezeigt. In der ersten Spalte steht immer der `Name`. Je nach Datentyp werden dann noch zwei bis drei weitere Felder angezeigt. In der zweiten und optional dritten Spalte können Sie die gewünschten Daten eintragen. Bei Zahlen oder Datumsfeldern gibt es zwei Felder für einen von/bis Wert (Suchintervall). Bei allen anderen Feldern gibt es nur einen Wert. In der letzten Spalte können Sie einstellen, ob der jeweilige Suchwert `Kann`, `Muss` oder `Nie` ist. Muss: Der Suchwert muss erfüllt werden. Wenn der Suchwert nicht erfüllt ist, wird das Ergebnis nicht als Treffer angezeigt. Kann: Der Suchwert ist optional. Ein Ergebnis das nicht diesen Wert beinhaltet wird trotzdem angezeigt. Die fehlende Übereinstimmung führt jedoch zu einer Abwertung. Nie: Es gelten die gleichen Regeln wie bei Muss. Das Ergebnis wird jedoch negiert. Damit ist es auch möglich, Wünsche abzubilden, die der Interessent explizit ausschließen möchte.

Zwei Fenster Dialog bei den Feldern PLZ und Ort, Gebiet und Geschoss

Bei den drei Feldern PLZ und Ort, Gebiet und Geschoss gibt es einen Dialog zur Auswahl der Daten. Auf der linken Seite werden alle verfügbaren Werte angezeigt. Auf der rechten Seite stehen die Daten, die Sie ausgewählt haben. Zur Auswahl einer einzelnen Zeile kann diese einfach mit einem Doppelklick markiert werden.

Sie können mehrere Datensätze auswählen und übernehmen, indem Sie diese markieren und dann mit dem Button >>-auf die rechte Seite übernommen werden.

Das Abwählen von ausgewählten Zeilen erfolgt äquivalent mit dem <<-Button.

Um alle Daten auf der rechten Seite zu entfernen, kann der <<<-Button verwendet werden.

Bei den drei Feldern können Sie über den Auswahldialog eine Negativliste definieren. Bei einer Negativliste werden in der Hauptmaske die Zeichen -: (Minus, Doppelpunkt) vor den Daten angezeigt. Dieser Dialog ist besonders gut dafür geeignet, wenn Sie mehrere Datenbereiche auswählen möchten.

Auf der rechten Seite finden Sie ein Infofenster mit Daten zu einer ausgewählten Fläche und inwiefern Suchkriterien zutreffend waren. Die Flächen ermitteln Sie, wenn Sie alle Suchparameter für einen Interessenten definiert haben, mit einem Klick auf den Button „Trefferliste Fläche anzeigen“. Damit starten Sie einen Suchlauf. Das angezeigte Ergebnis ist nur temporär und wird nicht dauerhaft gespeichert. Mit dem Schalter Toleranzsuche werden die Standarddaten für Kaltmiete und Wohnfläche mit einer 10%-Toleranz berücksichtigt. Unterhalb werden die gefundenen Flächen aufgelistet. Wenn Sie eine Zeile markieren, werden in der Detailansicht darüber die Daten der Fläche übersichtlich dargestellt.

Bei allen angezeigten Zeilen werden alle Kriterien, die auf der linken Seite als Suchkriterien erfasst worden sind, berücksichtigt, welche die Muss- und Nie- Kriterien erfüllen. Die Anzahl der erfüllten Kann-Kriterien kann man in der Spalte Treffer sehen.

Mit einem Doppelklick auf eine Zeile erscheint eine Detailansicht der Suche, in der Sie genau sehen können, welche Suchkriterien beim Interessenten berücksichtigt werden und welche Daten bei der entsprechenden Fläche übereinstimmen.

Wenn Sie für einen Interessenten passende Flächen gefunden haben, können Sie die Zeilen markieren und im Kontextmenü den Menüpunkt Fläche merken aufrufen. Damit wird die Fläche in den Register Vermittlungsstatus aufgenommen und kann dort auch für eine weitere Bearbeitung gespeichert werden.

Um bei der Suche nach einer Fläche nicht in eine Situation zu kommen, dass Sie suchen und keine Flächen in der Trefferliste angezeigt zu bekommen, ist es wichtig, mit den Suchparametern vertraut zu sein. Ein Tippfehler in einem Muss-Feld kann dazu führen das keine Flächen gefunden werden. Ein Tippfehler in den Beschriebdaten einer Fläche kann dazu führen, dass diese Fläche nie gefunden wird.

Hilfreich kann es sein, wenn Sie zuerst mit der Kann-Methode suchen und sich die Ergebnisse in der Detailansicht ansehen. Damit lassen sich fehlende Übereinstimmungen hier leichter finden.

Falls Sie eine Fläche nicht in der Trefferliste angezeigt bekommen, kann diese auch über den Flächenstamm aus der Vermarktung entfernt worden sein.

Kaskadierende Suche

Bei der Suche gibt es eine Sonderbehandlung für die Beschriebfelder der Objekte. Wenn für das Objekt eine Objektstruktur definiert worden ist, wird zusätzlich in den Beschriebfeldern der Objektstruktur nach passenden Daten gesucht. Zur Verknüpfung der Felder muss ein identischer Variablenname definiert werden.

Nachfolgend ein paar Bilder zum Einrichten der Beschriebe für die Suche im Objekt und in der Objektstruktur.

Zuerst müssen passende Felder für die Objektstruktur im Beschriebeditor vorbereitet werden. Wenn man eine Information alternativ im Objekt, Gebäude, Gebäudeteil oder Geschoss angeben möchte, muss man damit die gleiche Variable vier Mal vergeben.

Die Werte können im Dialog für die Objektstruktur über den Reiter Beschriebe eingegeben werden.

Bei einer Suche werden die verschiedenen Felder in folgender Reihenfolge untersucht:

Geschoss
Gebäudeteil
Gebäude
Objekt

Das erste Feld mit einem Wert wird verwendet. In den Details des Suchergebnisses (Trefferliste) können Sie die Datenquelle einsehen.

Mit der kaskadierenden Suche können Sie Informationen ablegen, die nur für Teile eines Objekts gelten, z. B. bei Aufzügen. Beispiel: Einen Aufzug gibt es im Gebäude 1 nur für den Hauseingang A.

Register Vermittlungsstatus

Katalog Suchdefinition

Katalog Vermittlungsstatus

Administration

Sie benötigen eine Lizenz für die Interessentenverwaltung. Details zur Lizenzinstallation finden Sie hier im Kapitel Lizenzverwaltung.

`Bezeichnung`	Ein Name für die Suchdefinition.
`Immobilientyp`	Eine systemseitig vorgegebene Menge an Immobilientypen, die zur besseren Verwaltung der Suchdefinitionen verwendet werden kann. Der Immobilientyp hat keine direkten Auswirkungen auf die Suche.
`Flächenart`	Eine Vorauswahl, welche Flächenarten bei der Suche berücksichtigt werden. z.B. für den Anwendungsfall, dass ausschließlich nach Gewerbeflächen gesucht wird. Hierbei ist zu beachten, dass Flächenarten pro Objekt definiert werden. Es kann daher sein, das die Bezeichnungen der Flächenarten objektweise variieren. In diesem Fall wählen sie alle zur Suche passenden Flächenarten aus. Eine Mehrfachauswahl von Flächenarten ist möglich.
`Deaktiviert`	Ein deaktivierter Katalog wird in den Auswahlboxen nicht mehr zur Auswahl angeboten. Er kann aber in bestehenden Suchen aktiver Interessenten verwendet werden.
`Merkmale`	In der Merkmal-Übersicht werden alle Beschriebfelder der Flächen und Objekte aufgeführt. Über die Spalte `Aktiviert` können Sie auswählen, welche der Felder für eine Suche bereitgestellt werden. Zum Umschalten kann die Zeile mit einem Doppelklick angeklickt werden. Um mehrere Zeilen gleichzeitig zu aktivieren oder zu deaktivieren markieren Sie die Zeilen und wählen dann im Kontextmenü die entsprechende Option aus.

`Bezeichnung`	Ein freier Name zur Bezeichnung des Vermittlungsstatus.
`Deaktiviert`	Ein deaktivierter Katalog wird in den Auswahlboxen nicht mehr zur Auswahl angeboten. Er kann aber auch weiterhin benutzt order reaktiviert werden.
`Standard`	Ein Statuswert kann mit dem Schalter `Standard` markiert werden. Wenn Sie später eine gefundene Fläche für einen Interessenten aus der Suche vormerken, wird dieser der Standard-Vermittlungsstatus automatisch zugeordnet.

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