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iX-Haus Import
Was mache ich hier?
Mit dem lizenzpflichtigen Importmodul iX-Haus Import können Sie für iX-Haus und iX-Haus plus relevante Daten in das System importieren. Das Modul iX-Haus Import erfordert zur Sicherheit aus iX-Haus gekoppelte Benutzer. Das Importmodul muss für den Benutzer freigeschaltet sein! Aus organisatorischen Gründen werden bestimmte Importfunktionen über das Schnittstellenmodul iX-Haus plus IHS Import. So ist eine getrennte Berechtigung für bestimmte Importfunktionen aus dem Bereich IHS (Instandhaltungssystem und Technische Objekte) möglich.
Dieser Stammdatenimport wird zunehmend nicht nur von Fachadministratoren, sondern auch von Anwendern eingesetzt, welche den Import als komfortable Möglichkeit zur schnellen Datenerfassung und -pflege für Massendaten nutzen. Aus diesem Grund ist hier auch die Rechteprüfung entsprechend differenziert. Für jedes Modul, für welches ein Anwender Daten importieren möchte, benötigt dieser auch entsprechende Schreibrechte für das Modul. Hierbei werden auch das Sonderrecht B (keine Rechte zur Erfassung von Bankdaten einer Person, Kreditor oder Rolle / Partner) sowie Objektrechte geprüft. Hat ein Anwender z. B. am Personenstamm keine Rechte, so steht ihm auch der entsprechende Import nicht zur Verfügung. Bitte prüfen Sie daher für alle betreffenden Benutzer, ob die notwendigen Modulrechte zur Verfügung stehen.
Wie mache ich es?
Bearbeiten der Excel-Vorlage
Bitte beachten Sie folgende Punkte:
- Zeilen am Anfang der Vorlage zwischen den
ParamStart- undParamEnd-Platzhaltern werden automatisch generiert und dürfen nicht gelöscht bzw. geändert werden. - Rot markierte Spalten sind
Muss-Spaltenund müssen vor dem Import gefüllt sein. - Für fett-markierte Spalten ist nur eine Erstversorgung, also Neuanlage, möglich. Bei anderen Feldern können über den Import auch Daten aktualisiert werden.
- Für einen aktualisierenden Stammdatenimport können Sie in Feldern mit dem Schlüsselwort
#delete#ein Feld leeren, also durch Import einen in der Datenbank vorhandenen Feldinhalt entfernen. Dies gilt verständlicherweise nicht für Pflichtfelder. - Eine zusätzliche Information über dem Kopf jeder Spalte dient Ihnen mit der Angabe des jeweiligen Feldtypen, seiner Länge und möglicher Eingabewerte als Unterstützung.
Erstellen einer Excel-Importvorlage
Um den Import von Daten im Excelformat zu starten, benötigen Sie eine Importvorlage.
So erstellen Sie eine neue Excel-Importvorlage:
- Wählen Sie eine Zeile aus der Importliste aus.
- Rufen Sie über die Schaltfläche
Excel-Vorlage erstellenin der Menüleiste den Dialog'…-Import' Excel-Vorlageauf. - Wählen Sie die Feldtypen aus, die Sie in der Vorlage abbilden möchten. Nutzen Sie hierzu die Checkboxen in der Spalte
Ausgeben.Muss-Felderkönnen nicht deaktiviert werden. Die Bezeichnung deaktivierter Felder erscheint in der SpalteSpaltedurchgestrichen. Unterhalb der Auswahl stehen Ihnen die Schalteralle Spalten aktivierenundalle Spalten deaktivierenzur Verfügung. Neben der Tabelle finden Sie mehrere Schalter zum Strukturieren der Tabelle. Der oberste Schalter stellt die Tabelle wieder auf den Originalzustand ein (Struktur-Reset). Die weiteren Schalter erlauben das Verschieben einer Zeile (an den Anfang, eine Position zurück, eine Position weiter, an das Ende). Die Ziffern in der SpalteAnordnungwerden automatisch angepasst. - Im letzten Schritt generieren Sie die Vorlage mit dem Schalter
Vorlage generieren.
Hinweise:
- Wenn Sie eine Excel-Importvorlage für
Flächenbeschrieb-Importbzw.TO-Importerstellen wollen, müssen Sie zunächst eine Flächenart-Klasse bzw. TO-Definition auswählen. - Für einen Beschriebimport müssen Beschriebfelder mit Variable definiert sein.
- Sie können eine früher erstellte Excel-Importvorlage verwenden, wobei die Pflichtfelder erhalten bleiben müssen.
Importieren von Daten
So importieren Sie im Anschluss an die Erstellung der Importvorlage die gewünschten Daten:
- Wählen Sie eine Zeile aus der Importliste aus.
- Rufen Sie über die Schaltfläche
Daten importierenin der Menüleiste den Import-Dialog auf. - Öffnen Sie die von Ihnen erstellte Importvorlage über die Schaltfläche
Datei öffnen. - Klicken Sie die Schaltfläche
Daten prüfen. Das Programm überprüft automatisch, ob die Daten aus der Vorlage korrekt sind. Falls nicht, wird eine Fehlermeldung imImport-Logausgegeben und im Grid entsprechend markiert.
Beim Durchführen eines fehlerfreien Prüflaufs wird eine Information angezeigt, dass es trotz Prüfung beim Import zu Fehlern kommen kann. Der Prüflauf benutzt zur Validierung der Eingabedaten immer die aktuellen Daten in der Datenbank. Zu beachten ist, dass sich durch vorausgehende Zeilen der Status eines Datensatz zwischen Prüflauf und Import verändern kann.
- Bereinigen Sie vor dem Start des Imports alle Fehler in der Vorlage und starten Sie den Import.
- Drucken Sie ggfs. per Schaltfläche
Import-Log drucken, um den Importbericht zu drucken.
Import per Batch ansteuern
Batch-Import als Aufgabe
Der iX-Haus Stammdatenimport kann als geplanter Task unter Windows eingestellt werden, um in der Nacht ausgeführt zu werden. Für den geplanten Task kann z. B. die Datei ImportStart.bat mit dem Aufruf zum Starten des Imports angelegt werden.
Batch Datei erzeugen
Eine Batch-Datei erzeugen Sie, indem Sie einen Texteditor öffnen und eine neue Datei speichern unter dem Namen Beliebig.cmd (es kann als Endung auch .bat verwendet werden). Es wird eine leere Datei erzeugt, deren Name entsprechend Ihrer Vorgabe lautet (hier Beliebig ) und die die Endung .cmd oder .bat aufweist.
In die leere Datei können Sie die Befehle mit Hilfe des Texteditors eingeben. Wenn die Datei ausgeführt wird, werden die enthaltenen Kommandos ausgeführt.
Befehle
Um den Stammdatenimport per Script zu steuern, steht eine Vielzahl von Befehlen bereit, welche Sie in der Batch-Datei verwenden können.
Syntax
..\nuris\NCrem.Prozess.Win.exe [-t|task Aufgabenummer] [ [-u|user Benutzername] | [-uid|userid Benutzer-Id] ] [-up|pass Benutzerkennwort] [-it|importtype Importtyp] [-iu|update Update] [-ip|profil Profilname] [-p|path Quelldatei] [-o|output Ausgabedatei]
Optionen
-t | Aufgabenummer | Legt die Aufgabe über die Aufgabennummer fest (tasknumber).1 = Stammdatenimport2 = Serien-Import3 = Mapping-Import |
-u | Benutzername | iX-Haus bzw. iX-Hausplus Benutzername. Der Benutzer muss in der iX-Haus-Benutzerverwaltung mit iX-Hausplus gekoppelt sein. (user) |
-uid | Benutzer-Id | iX-Haus UserId (s. Benutzerverwaltung [../08-fachadministration/02-systemprogramme/benutzerverwaltung.html]) (userid) |
-up | Benutzerkennwort | iX-Haus bzw. IHS Benutzerkennwort (userpassword) |
-o | Ausgabedatei | Berichtausgabedateipfad (output) |
1. Stammdatenimport
-it | Importtyp | Importtypnummer (siehe Importtypliste) |
-iu | Update | Vorhandene Daten aktualisieren ( 0 = Nein (Standard), 1 = Ja ). |
-p | Quelldatei | Template-Dateipfad. |
Beispiel: c:\ixhaus\nuris\NCrem.Prozess.Win.exe -t 1 -u ixhaus -up xxxx -it 2 -iu 1 -p c:\template.xlsx -o c:\import.log
Hinweis: Flächenbeschrieb-Import (Importtyp = 15 ) und Objektbeschrieb-Import (Importtyp = 10 ) werden im batchgestützten Stammdatenimport nicht unterstützt!
2. Serien-Import
-iu | Update | Vorhandene Daten aktualisieren ( 0 = Nein (Standard), 1 = Ja ). |
-p | Quelldatei | Template-Verzeichnis. |
-sftp | Templates von SFTP-Verzeichnis nach Template-Verzeichnis runterladen | |
-sp | SFTP-Verzeichnis | Pfad zu dem SFTP-Verzeichnis |
Beispiel: c:\ixhaus\nuris\NCrem.Prozess.Win.exe -t 2 -u ixhaus -up xxxx -iu 1 -p c:\Template -o c:\Template\\import.log
3. Mapping-Import
-ip | Profilname | Profilname |
-iu | Update | Vorhandene Daten aktualisieren ( 0 = Nein (Standard), 1 = Ja ). |
-p | Quelldatei | Template-Dateipfad. |
Beispiel: c:\ixhaus\nuris\NCrem.Prozess.Win.exe -t 3 -u ixhaus -up xxxx -ip myprofil -iu 1 -p c:\template.xlsx -o c:\import.log
Protokoll-Daten kontrollieren und kopieren
Nach Auswahl eines Importtypen werden standardmäßig die Importvorgänge der letzten 30 Tage angezeigt. Mit Doppelklick kann hier pro Lauf eine Protokoll-Datei aufgerufen werden.
Bei Importen besteht die Möglichkeit, Protokoll-Dateien nach dem Erstellungsdatum, z. B. letzten 30 Tage, letzten 90 Tage, etc. zu filtern. Der Standardfilter beim erstmaligen Aufruf ist mit letzten 7 Tage eingestellt, um die Performance beim Aufruf der Protokoll-Dateien bei regelmäßig durchgeführten Importen zu verbessern. Ihr zuletzt ausgewählter Filter wird gespeichert, wobei der Filter Alle nur in Ausnahmen zu empfehlen ist.
In der Ansicht des Protokolls können Sie mit Strg + F eine Suche aufrufen. Der gefundene Suchbegriff wird im Protokoll markiert dargestellt.
Mit dem Modul Schnittstellenadministration können Sie zu einigen Schnittstellen Einstellungen vornehmen und Detailinformation zu den Protokoll-Dateien abfragen. Mit einem Doppelklick auf den Schalter Filter anwenden können Sie alle Details für die ausgewählten Protokoll-Daten automatisch in die Zwischenablage übernehmen. Bei Problemen können damit die benötigten Details leichter ausgewertet werden.
Mapping-Import
Das Mapping für den Import dient der Funktion, alle zu importierenden Stammdaten in einer Excel-Datei zusammenfassen zu können. Über die einzelnen Stammdatenimportvorlagen wird schließlich zu jedem einzelnen Parameter der korrekte Wert übertragen. Diese 1 zu n Beziehung vereinfacht den Prozess des Datenimports und beugt Fehlern vor.
Die Importdaten werden aus einer Excel-Datei ausgelesen und anhand von gespeicherten Mapping-Profilen in iX-Haus plus importiert. Verwenden Sie den Mapping-Import in Fällen, wenn die Spalten der Importdatei sich von den Spalten der Importvorlage unterscheiden und/oder die Importdatei Daten für mehrere iX-Haus-Importe beinhaltet (z. B. Personenimport und Vertragsmanagementimport).
Eine Importdatei kann wie folgt aufgebaut sein (Beispiel 1):
| A | B | C | D | E | F | G |
|
| 1 | ParamStart | ||||||
| 2 | |||||||
| 3 | |||||||
| 4 | ParamEnd | ||||||
| 5 | Wohnobjekt- Nummer | Wohneinheit- Nummer | Mieter- Nummer | Ist MwSt- pflichtig | Kurzname | Mietername | |
| 6 | 1 | 1000 | 001 | 0 | Mayer | Max Mayer | |
| 7 | 1 | 1001 | 002 | 0 | Mustermann | Max Mustermann | |
| 8 |
Bevor Sie mit dem Daten-Import per Mapping starten können, benötigen Sie eine Mapping-Datei.
Aufbau einer Mapping-Datei
- Überschriftzeile
- In die erste Spalte werden die erwünschten Importbereiche eingetragen (entsprechen der Überschriftzeile aus dem jeweiligen Import). Folgende Importe werden unterstützt.
ImportType: 16|Objekt-Import
ImportType: 9|Flächenart-Import
ImportType: 8|Umlageschlüssel-Import
ImportType: 2|Flächenstamm-Import
ImportType: 3|Personenstamm-Import
ImportType: 11|Personenbeschrieb-Import
ImportType: 4|Vertrag-Import
ImportType: 12|Vertragbeschrieb-Import
ImportType: 5|Sachkonten-Import
ImportType: 13|Sachkontenbeschrieb-Import
ImportType: 7|Gewerke-Import
ImportType: 6|Kreditorenstamm-Import
ImportType: 14|Kreditorenbeschrieb-Import
- Die Mapping-Spalte wird an der Stelle, wo sich Importbereich und Überschrift überschneiden, eingetragen.
Das passende Mapping für das erste Importdatei-Beispiel sieht somit wie folgt aus:
| A | B | C | D | E | F | G | H |
|
| 1 | Wohnobjekt- Nummer | Wohneinheit- Nummer | Mieter- Nummer | Ist MwSt- pflichtig | Kurzname | Mietername | ||
| 2 | ImportType: 3|Personenstamm-Import | ObjNr | PersonNr | Suchbegriff | Name1(1) | |||
| 3 | ImportType: 4|Vertrag-Import | ObjNr | FlstmNr | PersonNr | MwstTyp | |||
| 4 |
Importbereich und Mapping-Spalte können Sie aus der Import-Vorlage entnehmen.
Sie können zusätzlich feste Werte oder z. B. die Daten aus dem Parameterkopf übergeben. Das erfolgt über die Mapping-Schlüsselwörter #fixValue()# bzw. #fixCell()#.
Wäre im oberen Beispiel die Spalte Ist MwSt pflichtig in der Importdatei nicht vorhanden und somit alle Mieter nicht mehrwertsteuerpflichtig, dann kann dies wie folgt gemappt werden.
Importdatei Beispiel 1
| A | B | C | D | E | F |
|
| 1 | ParamStart | |||||
| 2 | ||||||
| 3 | ||||||
| 4 | ParamEnd | |||||
| 5 | Wohnobjekt- Nummer | Wohneinheit- Nummer | Mieter- Nummer | Kurzname | Mietername | |
| 6 | 1 | 1000 | 001 | Mayer | Max Mayer | |
| 7 | 1 | 1001 | 002 | Mustermann | Max Mustermann | |
| 8 |
Die Datei beinhaltet keine Spalte für das Muss-Feld MwstTyp im Vertrags-Import! Dieses Feld kann mit dem Mapping-Schlüsselwort #fixValue()# für den Vertragsimport generiert werden - es soll hier den Wert 0 erhalten.
Mapping:
| A | B | C | D | E | F | G | H |
|
| 1 | Wohnobjekt- Nummer | Wohneinheit- Nummer | Mieter- Nummer | #fixValue(0)# | Kurzname | Mietername | ||
| 2 | ImportType: 3|Personenstamm-Import | ObjNr | PersonNr | Suchbegriff | Name1(1) | |||
| 3 | ImportType: 4|Vertrag-Import | ObjNr | FlstmNr | PersonNr | MwstTyp | |||
| 4 |
Somit hat die Import-Spalte MwstTyp den Festwert 0.
Eine andere Möglichkeit ist, bestimmte Werte global in den Parameterkopf der Importdatei zu schreiben – z. B. wie im Fall oben, ob die Mieter mehrwertsteuerpflichtig sind. In diesem Fall können Sie diese Information anhand des #fixCell()# Mapping-Schlüsselwort mappen.
Importdatei Beispiel 2
| A | B | C | D | E | F |
|
| 1 | ParamStart | |||||
| 2 | Mwst-pflichtig | 0 | ||||
| 3 | ||||||
| 4 | ParamEnd | |||||
| 5 | Wohnobjekt-Nummer | Wohneinheit-Nummer | Mieter-Nummer | Kurzname | Mietername | |
| 6 | 1 | 1000 | 001 | Mayer | Max Mayer | |
| 7 | 1 | 1001 | 002 | Mustermann | Max Mustermann | |
| 8 |
Mapping zu Beispiel 2
| A | B | C | D | E | F | G | H |
|
| 1 | Wohnobjekt- Nummer | Wohneinheit- Nummer | Mieter- Nummer | #fixCell(B2)# | Kurzname | Mietername | ||
| 2 | ImportType: 3|Personenstamm-Import | ObjNr | PersonNr | Suchbegriff | Name1(1) | |||
| 3 | ImportType: 4|Vertrag-Import | ObjNr | FlstmNr | PersonNr | MwstTyp | |||
| 4 |
Anschließend wird aus der erstellten Mapping-Datei ein Import-Profil erstellt.
Import-Profil für Mapping erstellen
- Wählen Sie im Navigationsmenü
Import-Profilaus. - Erstellen Sie über die Schaltfläche
Neuin der Menüleiste ein neues Import-Profil. - Im Register
Mapping-Importswerden die Importbereiche angezeigt, die in der Mapping-Datei definiert sind. Bestimmte Importbereiche können Sie per Doppellklick sperren. - Im Register
Filtertragen Sie kommagetrennt Kriterien für Import-Datei Spalten ein (z. B. wenn nur Daten für Objekte 99001 und 99002 importiert werden dürfen, dann sollte der Filter in etwa so aussehen:‚Spalte‘ = ObjektNr, ‚Zeilen mit folgenden Werten Importieren‘ = 99001,99002). - Für jedes Profil wird gespeichert, wann der letzte Import durchgeführt wurde. So haben Sie die Möglichkeit, bei einem umfangreichen Import nur die seit dem letzten Import Zeilen geänderten Daten zu importieren. Voraussetzung ist, dass Ihre Importdatei je Zeile einen Zeitstempel mit dem letzten Änderungsdatum enthält. Falls in einer Zeile kein Zeitstempel eingetragen ist, so wird diese immer importiert. Wählen Sie die Option
nur veränderte Daten importierenaus und definieren Sie denSpaltenname für Zeitstempel. - Wenn der Import Fehler aufweist, können Sie die fehlerhaften Zeilen in eine separate Excel-Datei kopieren, indem Sie
Fehlerhafte Zeilen in Excel-Datei umkopierenauswählen und den Pfad sowie Namen derExcel-Dateifestlegen. Wird diese Funktion für mehrere Profile genutzt, sollten Sie im Dateinamen auch den Profilnamen aufnehmen. Systemseitig wird der Dateiname um einen Zeitstempel ergänzt, damit die Datei einen eindeutigen Namen aufweist und nicht mit weiteren Fehlerdateien kollidiert. Ein evtl. vorhandener Zeitstempel wird beim Umkopieren entfernt. Beachten Sie bitte, in der Fehlerdatei nach der Datenkorrektur den Fehlerstatus zu löschen, damit ein erneuter Import möglich wird. - Wenn alle Daten korrekt eingetragen sind, können Sie das Import-Profil speichern.
Gesperrte Imports werden nicht durchgeführt.
Mapping-Import durchführen
- Wählen Sie im Navigationsmenü
Mapping-Importaus. - Rufen Sie über die Schaltfläche
Mapping-Importin der Menüleiste das DialogfensterMapping-Importauf. In diesem Dialogfenster wählen Sie dasProfilund anschließend dasTemplateals zu exportierende Excel-Datei aus. Mit dem Recycling-Symbol lesen Sie die Dateistruktur erneut ein, z. B. nachdem Sie Dateien in den verwendeten Pfad nachträglich hineinkopiert haben und diese anschließend als Template auswählen möchten. - Drücken Sie auf die Schaltfläche
Daten prüfen und importieren. Das Programm überprüft und importiert geladene Daten. Wenn die Vorlage bzw. Daten fehlerhaft sind, wird eine Fehlermeldung imImport-Logausgegeben und im Grid entsprechend markiert. - Über die Schaltfläche
Import-Log drucken(Druckersymbol) können Sie den Import-Log ausdrucken.
Serienimport von Daten
So importieren Sie beliebig viele Vorlagen gleichzeitig:
- Kopieren Sie alle zu importierenden Vorlagen in einen Ordner.
- Wählen Sie im Navigationsmenü
Serien-Importaus. - Rufen Sie über die Schaltfläche
Serien-Importin der Menüleiste den Import-Dialog auf. - Öffnen Sie den Ordner mit den Import-Vorlagen über die Schaltfläche
Template-Verzeichnis öffnenin der Import-Ansicht. - Drücken Sie auf die Schaltfläche
Daten prüfen und importieren. Das Programm überprüft und importiert geladene Vorlagen automatisch in vorgegebener Reihenfolge. Wenn die Vorlage bzw. Daten fehlerhaft sind, wird eine Fehlermeldung im Import-Log ausgegeben und im Grid entsprechend markiert.
Für folgende Module ist ein Serienimport möglich. Die Daten werden in nachfolgender Reihenfolge importiert:
| 1. | Objekt-Import |
| 2. | Objektbeschrieb-Import |
| 3. | Objektstruktur-Import |
| 4. | Flächenart-Import |
| 5. | Umlageschlüssel-Import |
| 6. | Flächenstamm-Import |
| 7. | Flächenbeschrieb-Import |
| 8. | Personenstamm-Import |
| 9. | Personenbeschrieb-Import |
| 10. | Vertrag-Import |
| 11. | Vertragbeschrieb-Import |
| 12. | Sachkonten-Import |
| 13. | Sachkontenbeschrieb-Import |
| 14. | Gewerke-Import |
| 15. | Kreditorenstamm-Import |
| 16. | Kreditorenbeschrieb-Import |
| 17. | Intercompany Regel-Import |
| 18. | Mitgliederstamm-Import |
| 19. | Partner-Import |
| 20. | Mitarbeiter-Import |
| 21. | Senso-Import |
| 22. | Anlagen-Import |
| 23. | Vertragsvorerfassung-Basisdaten-Import |
| 24. | Projekt-Import |
| 25. | Aufträge-Import |
Automatisierter Serienimport
Der Serienimport kann per Batch (s. u.) oder per Scheduler ausgeführt werden.
Die Option Importabbruch für den Serienimport per Batch-/Schedulerjob wird über den Parameter -ia gesteuert. Standardmäßig ist die Option aktiv, so dass der Import bei Fehlern abgebrochen wird.
Weitere Parameter für den automatisierten Serienimport sind:
- - p: Quellordner > Template-Verzeichnis
- - ia: Importabbruch > Importabbruch bei Fehlern (0 = Nein, 1 = Ja (Standard))
- - iu: Update > Vorhandene Daten aktualisieren (0 = Nein (Standard), 1 = Ja)
- - sftp: Templates über SFTP nach Quellordner runterladen
- - sp: SFTP-Verzeichnis > Pfad zum SFTP-Verzeichnis mit Templates
Beispiel für eine Anweisung: NCrem.Prozess.Win -t 2 -u ixhaus -up xxxx -iu 1 -ia 0 -p c:\\Template -o c:\\Template\\import.log
Weitere Infos zum Serienimport per Scheduler finden Sie im Abschnitt Scheduler.
Was brauche ich dazu?
Datenbereiche des iX-Haus Import
Die Vorgehensweise zur Erstellung der Importdateien ist analog für alle Importmöglichkeiten, Besonderheiten einzelner Importe werden in der Auflistung unten ausgewiesen. Zu einigen Importen finden Sie weitere Informationen in externen PDF-Dokus.
Beim Stammdatenimport kann es zu der Meldung „Datensatz vorhanden“ kommen. Dieser Text wird angezeigt, wenn der Hauptdatensatz vorhanden ist und es sich dabei um einen abhängigen Datensatz handelt. Zum besseren Verständnis der Meldung wird als Zusatzinformation der Name der entsprechenden Tabelle mit ausgegeben.
Anlagen-Import
Aufträge-Import
Hiermit können Aufträge mit einer Auftragsposition in iX-Haus plus importiert werden.
Beteiligungskreise-Import
Der Import freier Beteiligungskreise ist lizenzunabhängig.
Mit der Lizenz Featurepaket 20.22 werden für den Import dynamischer und kombinierter Beteiligungskreise die zusätzlichen Felder Flächenarten und Objektstruktur zur Verfügung gestellt.
Flächenstamm-Import
Beim Stammdatenimport für Flächen können auch Daten zum qualifizierten Leerstand importiert werden. Zur Darstellung und Auswertung existieren die Spalten Leerstandtermin, Leerstandgrund, Voraussichtlich verfügbar und Leerstandstermin_Bemerkung. Weiterhin wird beim Import eines Leerstandstermins auf die aktuelle Belegung geprüft. Bisher wurde hier ein Fehler ausgegeben und der Import gestoppt. Zukünftig wird an dieser Stelle ein Hinweis erfolgen und der Import wird trotz dessen durchgeführt. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn z. B. über den Serienimport mit Hilfe des Flächenimports ein neuer Leerstandstermin gesetzt wird und im anschließenden Vertragsimports das Vertragsende entsprechend angepasst wird.
Hypotheken-Import
Intercompany-Regel Import
Kaufobjekt-Import
Kreditoren-Import
Feldliste, wenn nicht anders benannt, enthalten die Felder Text
| Nr | Feld | (Min)Max | Info |
|---|---|---|---|
| 1 | Nummer | 6 | Pflichtfeld |
| 2 | Fremdsystem Nummer | 100 | Kannfeld |
| 3 | Gewerk | 200 | Kannfeld |
| 4 | Anrede | 30 | Kannfeld |
| 5 | Name1 | (2)-30 | Pflichtfeld |
| 6 | Name2 | (2)-30 | Kannfeld |
| 7 | StrasseNr | (2)-30 | Kannfeld |
| 8 | PlzOrt | (5)-30 | Kannfeld |
| 9 | Telefon1 | 24 | Kannfeld |
| 10 | Telefon2 | 24 | Kannfeld |
| 11 | Telefax | 24 | Kannfeld |
| 12 | EMail | 80 | Kannfeld |
| 13 | KundenNr | 22 | Kannfeld |
| 14 | Ansprechspartner | (2)-24 | Kannfeld |
| 15 | Stellung | 24 | Kannfeld |
| 16 | UStID | 30 | Kannfeld |
| 17 | ZVerkehrAUS | 0, nein, 1, ja | Boolescher Wert, Kannfeld |
| 18 | EZ | 0, nein, 1, ja | Boolescher Wert, Kannfeld |
| 19 | Forderungen | 6 | Kontonummer für Forderungen, Kannfeld |
| 20 | Verbindl | 6 | Kontonummer für Verbindlichkeiten, Kannfeld |
| 21 | Zielbank | 3 | Kannfeld |
| 22 | BuSp | 0, nein, 1, ja | Boolescher Wert, Kannfeld |
| 23 | Finanzamt | 6 | Ganzzahl, Kannfeld |
| 24 | SteuerNr | 20 | Kannfeld |
| 25 | Freistbesch(bis Datum) | tt.mm.jjjj | Datum, Kannfeld |
| 26 | Zahlungsziel1(Tage) | 2 | Anzahl Tage, Kannfeld |
| 27 | Zahlungsziel1(%Skonto) | 6 | Fließkommazahl mit 2 Nachkommastellen, Kannfeld |
| 28 | Zahlungsziel2(Tage) | 2 | Anzahl Tage, Kannfeld |
| 29 | Zahlungsziel2(%Skonto) | 6 | Fließkommazahl mit 2 Nachkommastellen, Kannfeld |
| 30 | Zahlungsziel3(Tage) | 2 | Anzahl Tage, Kannfeld |
| 31 | Zahlungsziel3(%Skonto) | 6 | Fließkommazahl mit 2 Nachkommastellen, Kannfeld |
| 32 | Notiz1 | 30 | Kannfeld |
| 33 | Notiz2 | 30 | Kannfeld |
| 34 | Notiz3 | 30 | Kannfeld |
| 35 | LKZ | 4 | Kannfeld |
| 36 | BLZ | (5)-8 | Kannfeld |
| 37 | Konto | (5)-20 | Kannfeld |
| 38 | BIC | Kannfeld | |
| 39 | IBAN | Kannfeld | |
| 40 | Bank | 100 | Kannfeld |
| 41 | Bank-6 IBAN | IBAN der weiteren Bank in der Partnerverwaltung,Kannfeld | |
| 42 | Bank-6 Bank | Name der weiteren Bank in der Partnerverwaltung, abhängig von Bank-6 IBAN, Kannfeld | |
| 43 | Intercompany | Objektnummer, Kannfeld | |
| 44 | Obergesellschaft Kre/Deb | Kreditornummer der Obergesellschaft (Partnerverwaltung) | Ganzzahl, Kannfeld |
| 45 | Zinstabelle | Ganzzahl, Kannfeld | |
| 46 | Verrechnungskonto | 30 | Kannfeld |
| 47 | Bauleistungserbringer | 1 2 3 | Ganzzahl, 1: darf §13b nicht anwenden, 2: muss §13b anwenden, 3: kann §13b anwenden, Kannfeld |
| 48 | Beschriebfeld 1-Variable | 30 | Kannfeld |
| 49 | Beschriebfeld 1-Wert | 256 | abhängig von Beschriebfeld 1-Variable, Kannfeld |
| 50 | Beschriebfeld 2-Variable | 30 | Kannfeld |
| 51 | Beschriebfeld 2-Wert | 256 | abhängig von Beschriebfeld 2-Variable, Kannfeld |
| 52 | Beschriebfeld 3-Variable | 30 | Kannfeld |
| 53 | Beschriebfeld 3-Wert | 256 | abhängig von Beschriebfeld 3-Variable, Kannfeld |
| 54 | Beschriebfeld 4-Variable | 30 | Kannfeld |
| 55 | Beschriebfeld 4-Wert | 256 | abhängig von Beschriebfeld 4-Variable, Kannfeld |
| 56 | Beschriebfeld 5-Variable | 30 | Kannfeld |
| 57 | Beschriebfeld 5-Wert | 256 | abhängig von Beschriebfeld 5-Variable, Kannfeld |
| 58 | Kundennummer Pflicht | 0, nein, 1, ja | Boolescher Wert, Kannfeld |
| 59 | Freistellungsbescheinigung Nr. | Kannfeld | |
| 60 | Bundesland | Kannfeld |
Beim Stammdatenimport bzgl. Kreditoren oder Gewerken ist eine manuelle Prüfung bzw. Aktualisierung des Status einer vorhandenen Freistellungsbescheinigung erforderlich. Details hierzu finden Sie im Kapitel Kataloge > Abschnitt Katalog Gewerke.
Mietspiegel-Import
Mitarbeiter-Import
Mitgliederstamm-Import
Multimedia-Import
Mit dem Stammdatenimport für Multimedia wird Ihnen die Zuordnung von Dateien in iX-Haus plus vereinfacht und mit einer Prüfung relevanter Felder (ObjNr, ObjNr+FlstmNr, ObjNr+PersonNr oder KreditorNr) abgesichert. Sie können zum Beispiel bei einer Bestandsübernahme die dazugehörigen Dokumente per Excel-Vorlage in das Multimedia-Register verschiedener iX-Haus plus-Module importieren und gleichzeitig in Ihre eigene Ablagestruktur integrieren.
Um die Dateiablage automatisiert ausführen zu lassen, aktivieren Sie die Systemeinstellung MultimediaDateienNachDataKopieren. So werden die importierten Dateien in das Data-Verzeichnis Ihrer iX-Haus-Installation verschoben.
Wenn Sie mit DocuWare arbeiten, werden die importierten Dateien analog der manuellen Ablage auch dort archiviert. Hier ist keine weitere Einrichtung notwendig.
Zur Generierung einer Excel-Vorlage für den Import stehen Ihnen die folgenden Felder zur Verfügung:
Dokumenttypname | Passende Dokumenttypnamen sind im iX-Haus Katalog Dokumenttyp hinterlegt. Es wird ein Standardwert bzw. der erste passende Wert verwendet, wenn das Feld leer bleibt. |
Beschreibung | Standardwert ist der/die Dateiname(n). |
Datei-/Ordnerpfad | Vollständige® Datei- oder Ordnerpfad(e) des Quellortes der Datei(en) (z.Bsp: 'C:\Ordner\datei.docx' , 'C:\Ordner\' ) |
Suchmuster | Textfeld für ein frei definierbares Suchmuster (max. 100 Zeichen). Bei eingetragenem Suchmuster werden alle Dateien aus dem Ordner, die diesem Muster entsprechen, importiert. Suchmuster: * - Null oder mehr Zeichen an dieser Position. Bsp: '*.*' - alle Dateien aus dem Ordner; '*.docx' - alle Word Dateien. ? - Genau ein Zeichen in dieser Position. |
Verschieben nach | Vollständiger Datei- oder Ordnerpfad des Ablageortes der Datei. Diese Angabe ist nur notwendig, wenn die INI MultimediaDateienNachDataKopieren nicht aktiviert ist (s. o.). |
ObjNr | Objektnummer Folgende Kombinationen sind erlaubt: ObjNr, ObjNr+FlstmNr, ObjNr+PersonNr. |
FlstmNr | Flächenstammnummer in der Syntax: ObjNr+FlstmNr. |
PersonNr | Personennummer in der Syntax: ObjNr+PersonNr. |
KreditorNr | Textfeld für die Kreditorennummern (maximal 6 Zeichen). |
Objekt-Import
Für den Objekt-Import können im Zuge der Zuordnung mehrerer Kundennummern in der Objektauswahl pro Kreditor und Objekt mehrere Kundennummern pro Objekt importiert werden. Für den Einsatz mehrerer Kundennummern pro Objekt wird die Lizenz Featurepaket 20.23 benötigt.
Im Zuge der sicheren und komfortablen Neuanlage einer Gruppe in der Gruppenverwaltung wird beim Objekt-Import auf neue Gruppenvorgaben bzgl. Objektnummern u. Objekttyp sowie Systemeinstellungen bzgl. Erfolgs- und Steuermodell geprüft.
Objektstruktur-Import
Beim Objektstruktur-Import können als Typ und untergeordneter Typ einerseits Kürzel (z. B. GB = Gebäude, GBT = Gebäudeteil, GS = Geschoss) verwendet werden, anderseits kann auch die Beteiligungskreistyp-Nummer aus der iX-Haus Beteiligungskreisdefinition importiert werden. Die Kürzel sind dabei variabel und werden im Katalog definiert.
Partner-Import
Freie Partner-Rollen Import
Partnerverw. WEG-Eigentümer-Import
Personenstamm-Import
Die Änderung von Personentypen nach dem Anlegen ist zulässig, solange noch keine abhängigen Daten wie Vertragssollbeträge oder Buchungen erfasst wurden. Die Prüfung ist identisch zu der Prüfung, die bei der manuellen Änderung des Personentyps direkt im Personenstamm erfolgt.
Die zwei Spalten Anrede1(1) und Anrede2(1) sind nur dann aktiv, wenn die Neuanlage im Modul Partner aktiviert ist. Dadurch können Rollen mit zwei Partnern mit Rollenanreden wie „Herr und Frau“ oder „Frau und Herr“ korrekt importiert werden. Die Rollenanrede wird in der bereits vorhandenen Spalte Anrede(1) eingetragen.
Im Personenstamm besteht die Möglichkeit, Sollmonate für die jeweiligen Personen-Sollbeträge zu definieren. Diese Sollmonate können auch importiert werden. Damit im Personenstamm bzw. im Personenstamm-Import Sollmonate definiert werden können, muss zuvor die Systemeinstellung [1.14.74.10] PersonenSollMonateEingabe aktiviert werden.
Projekt-Import
Der Fokus dieser Beschreibung liegt auf den Besonderheiten beim Importieren von Projekten. Eine wichtige Rolle spielt das Feld Projekttyp zur Bestimmung der benötigten Daten. In Abhängigkeit von dem Projekttypen werden bestimmte Eingaben zu Pflichteingaben.
Der Projekttyp wird als Parameter in der Excelvorlage für den Projektimport mitgespeichert. Für den Import per Scheduler ist dieser neue Parameter ein Pflichtfeld und muss ggf. vor dem Import in bestehenden Vorlagen ergänzt werden. Beim manuellen Import wird weiterhin mit dem im Dialog eingestellten Projekttyp importiert, hier ist der neue Parameter optional.
Identifikation eines Projekts
Zur Identifikation eines Projekts beim Import in iX-Haus plus stehen die Spalten Externe-ID und Externe-ID des übergeordneten Projekts zur Verfügung. Mit der Spalte Externe-ID kann ein Projekt ausgewählt werden, wenn die Projektnummer nicht bekannt ist, z. B. wenn Projektdaten importiert werden, in denen die Projektnummern automatisch vergeben werden.
Die Spalte Externe-ID des übergeordneten Projekts besitzt die gleiche Funktion für den Fall, dass eine Projektstruktur importiert werden soll und die Projektnummer des übergeordneten Projekts unbekannt ist.
Dies ist eine sehr spezielle Funktion für komplexe, individuelle Projekte. Der Einsatz dieser Funktion muss sorgfältig geplant und vorbereitet werden. Sprechen Sie uns gern an, wenn Sie dafür Unterstützung benötigen.
Generieren einer Vorlage
Der Projekttyp wird bereits im Dialog angegeben. Danach kann eine für den ausgewählte Projekttyp passende Vorlage generiert werden, in der die Spalten entsprechend vorbereitet werden. Für jedes Merkmal wird eine eigene Spalte angelegt. Wenn ein Merkmal als Pflichtfeld markiert ist, wird es auch als Pflichtspalte in die Vorlage aufgenommen. Diese Vorgehensweise sollte bei einer ersten Beschäftigung mit Datenimport standardmäßig benutzt werden. Da hierbei alle benötigten Spalten generiert werden, werden viele mögliche Tippfehler beim Aufbauen der Vorlage vermieden.
Ausfüllen der Vorlage
Beim Ausfüllen der verschiedenen Spalten in der Vorlage gelten einige Besonderheiten. Die Spalten ohne eine Besonderheit werden hier nicht erläutert. Als Grundregel verhält sich das Programm hier genau so, als ob die Daten manuell in der GUI erfasst werden.
Buchungskreis
Da in verschiedenen Buchungskreisen die gleichen Projekt-Nummern verwenden werden können, ist der Buchungskreis wichtig für die eindeutige Zuordnung der Zeile und muss immer angegeben werden. Im Gegensatz zur GUI auch bei den Unterprojekten.
Projekt-Nummer | Pflicht-Feld |
Projekt-Nummer des übergeordneten Projekts | Pflicht-Feld für alle Unterprojekte. Die Zeilen werden von oben nach unten bearbeitet, daher ist es wichtig das zuerst die Hauptknoten definiert werden, auf die dann in einer tieferen Zeile verwiesen werden kann. |
Verantwortliches Team | Hier muss der ganze Name eines Teams eingetragen werden. |
Verantwortlicher (Benutzername) | Bitte geben Sie hier den Benutzernamen des Verantwortlichen an. Das ist der Name, mit dem sich ein Benutzer in iX-Haus plus anmeldet. Wenn das Feld gleichzeitig mit dem Feld Team befüllt wird, erfolgt eine Prüfung, ob der Verantwortliche zu dem Team gehört. |
zul. Kostenstelle | Kostenstelle. Hier muss der ganze Name mit Objekt angegeben werden, z. B. 99001/2. |
zul. Sachkonten | Bei diesem Feld können mehrere Sachkonten eingegeben werden. Die Werte müssen mit einem Komma getrennt werden. Führende Nullen bei einem Sachkonto müssen angegeben werden, z. B.: 0020,0035,0065. Die Sachkonten können alternativ auch über den Katalog Projekttyp definiert werden. |
Budget | In der GUI stehen für jedes Projekt beliebig viele Budget-Zeilen zur Verfügung. Um den Import möglichst einfacher zu halten und das versehentliche Anlegen von doppelten Budget-Zeilen zu vermeiden, wurde das Verhalten hier vereinfacht. Der Import legt immer genau eine Zeile für das Budget an. Als Datumswert wird fest das Start-Datum des Projekts benutzt. Bei einem Update des Budgets wird keine Delta-Zeile erzeugt, sondern die erste Zeile angepasst. Wenn nach dem Anlegen des Projekts das Budget über die GUI angepasst werden soll, können hier wie gewohnt neue Zeilen angelegt werden. |
Merkmale | Bei den Merkmalen gilt die Besonderheit, dass nur ein Satz Merkmale für das ganze Projekt existiert. Die Merkmale können dabei im Hauptprojekt und auch in jedem Unterprojekten verändert werden. Das heißt, wenn ein Merkmal im Hauptprojekt auf den Wert „A“ gesetzt wurde und später in einem Unterprojekt den Wert „B“ erhält, wird damit auch der angezeigte Wert im Hauptprojekt verändert. |
Beim Anlegen eines Unterprojekts werden automatisch verschiedene Werte aus dem übergeordneten Projektknoten in die Unterprojekte übernommen. Dieses Verhalten gilt analog beim Import. Daher müssen nicht immer alle Spalten angegeben werden. z. B. wird die Spalte zul. Sachkonten automatisch übernommen.
Importieren einer Vorlage
Das Importieren der Daten funktioniert wie gewohnt.
Die Prüfung auf die maximale Anzahl von Projekt-Ebenen (derzeit 6) und die Prüfung ob ein Projekt ein Budget erhalten darf, benötigen den Zugriff auf die gesamte Struktur des Projekts und laufen erst beim eigentlichen Import.
Wenn es hierbei ein Problem gibt, wird die entsprechende Zeile nicht importiert. Im Log wird dann eine Meldung mit einer Erklärung ausgegeben.
Raumbuch-Import
Sachkonten-Import
Schlüsselausgaben-Import
Schlüsselverzeichnis-Import
Senso-Kreditoren Import
Servicevertrag-Import
Entgelte werden derzeit nicht automatisch angelegt, lassen sich aber mit den bereits vorbereiteten Daten mit wenigen Handgriffen einrichten.
Sicherungen/GW-Import
Sollarten-Import
Termine-Import
Für die Module Objekte plus, Flächen plus, Personen plus sowie Kreditoren plus steht Ihnen der Termine-Import zur Verfügung. Dieser ist insbesondere hilfreich, wenn Sie ihre Aufgaben rund um Objekte über die Terminverwaltung organisieren möchten und daher zahlreiche Termine besonders komfortabel anlegen möchten.
Bitte beachten Sie, dass der Import allein für die Erstellung neuer Termine konzipiert ist, nicht zur Änderung / Aktualisierung bestehender Termine. Zudem sind die Funktionen Import Termine nach MS-Outlook, Import von Prozessterminen und Bezug zu Terminvorlagen beim Import nicht verfügbar.
Vertrag-Import
Eine Prüfung auf doppelte Belegung wird nur beim Import durchgeführt. Dadurch ist es möglich, im selben Import einen bestehenden Vertrag für eine Fläche zu beenden und eine neue Belegung der Fläche zu importieren. Solche Vorgänge mussten bisher in zwei Importe gesplittet werden, nun können sie bequem mit einem Import durchgeführt werden.
Es können bis zu drei Kündigungen zusätzlich zu den bisherigen Sonderkündigungen sowie bis zu drei Optionsmodalitäten importiert werden. Damit weitere gleichartige Optionen nicht redundant gepflegt werden müssen, haben Sie beim Import weiterhin die Möglichkeit, die 2. und/oder die 3. Option in Folge der jeweils vorherigen Option per Schnellfunktion anzulegen. So können Verträge mit Kündigungen und Optionen schnell und unkompliziert in iX-Haus plus abgebildet werden.
Bei Verschiebung des Vertragsbeginn in die Zukunft, z. B. wenn eine Mieteinheit erst später als geplant übergeben werden kann, werden auch Sollbeträge, die zum Vertragsbeginn bestehen, auf den neuen Vertragsbeginn verschoben. Sollten zu dem neuen Vertragsbeginn bereits Sollbeträge existieren, dann wird der entsprechende Sollbetrag zum ursprünglichen Vertragsbeginn gelöscht.
Bei Anlage eines Vertrages wird geprüft, ob die MwSt.-Behandlung des betreffenden Personentypen der MwSt.-Behandlung im Vertrag entspricht. Äquivalent erfolgt eine Prüfung bei Änderung der MwSt.-Behandlung eines Vertrages.
Beim Import von Verträgen wird die Systemeinstellung Anpassung Gesperrt Maximalwert (1.9.49.17) berücksichtigt, jedoch in Hinsicht auf Indexvereinbarungen nach BGB geprüft, ob die Sperre 12 Monate unterschreitet. In diesem Fall ebenso wie bei fehlender Eingabe des Feldes Gesperrt Bis werden standardmäßig 12 Monate und nicht der Maximalwert der Sperre eingetragen.
Über die Eingabe von #delete# in der Spalte Sollbetrag-Datum können bereits vorhandene Sollbetragsdefinitionen über die Datenaktualisierung gelöscht werden.
Über die Spalte Externe-ID(Index) können die Index-Daten eindeutig identifiziert und entsprechend verändert werden. Dies ist eine sehr spezielle Funktion für komplexe, individuelle Projekte. Der Einsatz dieser Funktion muss sorgfältig geplant und vorbereitet werden. Sprechen Sie uns gern an, wenn Sie dazu Unterstützung benötigen.
Für den speziellen Fall, dass eine bereits importierte Indexvereinbarung gelöscht werden soll, kann eine Indexvereinbarung mit externer ID rückwirkend aus der Datenbank entfernt werden. Dazu muss in der Spalte Berechnungsmodell(Index) die Formel #delete# eingegeben werden. Beim Import wird daraufhin der betreffende Index-Datensatz über den in der Spalte Externe-ID(Index) eingegebenen Wert ermittelt und gelöscht.
Vertragsvorerfassung-Basisdaten-Import
WEG Beschlusssammlung
Beschriebe
Bei einem Beschrieb-Import werden nur Beschriebfelder mit vorhandenen Variablen angeboten. In den betreffenden Beschrieben müssen daher die gewünschten Variablen zur Darstellung in der Import-Vorlage ausgewählt werden.
Flächenbeschrieb-Import
Kreditorenbeschrieb-Import
Objektbeschrieb-Import
Personenbeschrieb-Import
Sachkontenbeschrieb-Import
Vertragsbeschrieb-Import
Kataloge
Flächenart-Import
Gewerke-Import
Umlageschlüssel-Import
Datenbereiche des iX-Haus plus IHS Import
Die Vorgehensweise zur Erstellung der Importdateien ist analog für alle Importmöglichkeiten (s. a. Wie mache ich es?, Besonderheiten einzelner Importe werden in der Auflistung unten ausgewiesen. Zu einigen Importen finden Sie weitere Informationen in externen PDF-Dokus.
Folgende Importmöglichkeiten stehen unter iX-Haus plus IHS Import zur Verfügung. Diese werden hier für die Möglichkeit einere separaten Lizenzierung gegenüber dem Modul iX-Haus Import bereitgestellt:
Leistungsart-Import
Mit der Lizenz iX-Haus plus IHS Import können Leistungsarten für die Auftragsverwaltung importiert werden. Wird in der Spalte LV Global erzeugen ein Ja eingesetzt, wird ein LV mit der Einstellung Zuordnung global erzeugt.</wrap>
TO-/ Zähler-/ Energieausweis-Import
Mit der Lizenz iX-Haus plus IHS Import können alle Arten von technischen Objekten inklusive Zählern (siehe Modul Zählerverwaltung) und Energieausweisen (siehe Modul Energieausweis) importiert werden.
Der Fokus dieser Beschreibung liegt auf den Besonderheiten beim Importieren technischer Objekte. Eine wichtige Rolle spiel dabei das Feld TO-Definition zur Bestimmung der benötigten Daten. In Abhängigkeit von der TO-Definition werden bestimmte Eingaben zu Pflichteingaben.
Es existieren zwei mögliche Vorgehensweisen für den Import:
1. Angabe einer TO-Definition vor dem Import
Die TO-Definition wird bereits im Dialog angegeben. Danach kann eine für die ausgewählte TO-Definition passende Vorlage generiert werden, in der die Spalten entsprechend vorbereitet werden. Für jedes Merkmal wird eine eigene Spalte angelegt. Wenn ein Merkmal als Pflichtfeld markiert ist, wird es auch als Pflichtspalte in die Vorlage aufgenommen. Diese Vorgehensweise sollte bei einer ersten Beschäftigung mit Datenimport standardmäßig benutzt werden. Da hierbei alle benötigten Spalten generiert werden, werden viele mögliche Tippfehler beim Aufbauen der Vorlage vermieden. Diese Vorgehensweise hat einen Nachteil, wenn mit sehr vielen unterschiedlichen TO-Definitionen gearbeitet wird: es können pro Import immer nur die Daten mit der gleichen TO-Definition importiert werden.
2. Globales Importieren von technischen Objekten
Sie können die TO’s auch ohne die vorherige Angabe einer TO-Definition importieren. Dazu müssen Sie das Kontrollfeld Global neben dem Feld TO-Definition aktivieren. In Folge dessen wird dann das Feld TO-Definition ausgeblendet, da diese Daten nicht mehr benötigt werden. Wird jetzt eine Vorlage für den Import generiert, entstehen zwei neue Spalten: TO-Definition und Merkmale.
Stellen Sie in der Spalte TO-Definition für jede Importzeile ein, zu welcher TO-Definition das jeweilige technische Objekt gehören soll. Hier geben Sie den Wert aus der Spalte Nummer aus dem Katalog TO-Definition ein.
Für alle Merkmale gilt die Spalte Merkmale zur Eingabe der Daten. Das benötigte Format wird unten beschrieben.
Dieser Lösungsansatz bietet einige Vorteile jedoch auch Nachteile. Ein großer Vorteil ist, dass Sie bei korrekt aufbereiteten Daten alle TO’s in einem einzigen Lauf importieren können. Nachteilig ist, dass diese Vorgehensweise fehleranfälliger ist und bei einer manuellen Aufbereitung der Importdaten Probleme durch falsch geschriebene Merkmalsnamen verursachen kann.
Der Import prüft auf viele mögliche Fehler und verweigert den Import von fehlerhaften Daten. Bei fehlerhaften Daten kann dieser Schritt jedoch recht zeitaufwendig sein, weil eventuell viele Anläufe benötigt werden, um alle Fehler zu korrigieren. Dieser Weg sollte daher nur dann gewählt werden, wenn die Importdaten über ein Programm generiert werden oder aus einer anderen Quelle stammen und bereits eine hohe Qualität besitzen.
Syntax der Merkmale-Spalte
Da alle Merkmale in nur einer Spalte zusammengefasst werden, müssen die Daten entsprechend der folgenden Syntax formatiert sein, damit das Programm die Informationen richtig zuweisen kann:
Syntax: Name1 : Wert1 | Name2 : Wert 2 | …
Die Logik sucht zuerst nach dem Trennzeichen „|“ (Pipe-Zeichen) und trennt damit die Wertepaare. Danach werden der Name und der Wert anhand des ersten Doppelpunktes aufgeteilt. Führende und abschließende Whitespace-Zeichen (Leerzeichen, Tab, Return) werden ignoriert. Beim Merkmalstyp Betrag in € wird zusätzlich auch das €-Zeichen ignoriert.
Als Name muss der volle Name benutzt werden, wie er im Katalog TO-Definition bei den Merkmalen in der Spalte Beschreibung vergeben worden ist.
Da das Pipe-Zeichen zuerst als Trennzeichen gesucht wird, darf dieses Zeichen nicht in den Nutzdaten verwendet werden! Wenn es dennoch benutzt wird, interpretiert das Programm die restlichen Daten dieses Feldes nicht korrekt und es kommt zu einer Fehlermeldung. Ein Doppelpunkt in den Nutzdaten ist dagegen unkritisch, da die Logik den ersten Doppelpunkt benutzt.
Eventuell kommt Ihnen das Format bereits bekannt vor. In der Tabelle TO gibt es die Spalte Merkmale, in der alle ausgefüllten Merkmale in diesem Format angezeigt werden. In Kombination mit der Exportfunktion lässt sich hier eine Exceldatei erstellen. Diese Daten können Sie anschließend als Ausgangsbasis für Änderungen nutzen.
Beim Arbeiten mit den Daten stellen Sie eventuell fest, dass die Schreibweise der Merkmale nicht überall einheitlich ist. In diesem Fall können Sie im Katalog TO-Definition den Namen auch noch nachträglich ändern. In iX-Haus plus werden dann für alle technischen Objekte die Namen entsprechend angepasst.
Mischen beider Vorgehenweisen
Sie möchten technische Objekte importieren, die unterschiedliche TO-Definitionen haben, die Merkmale in nur einer Spalte zu definieren ist jedoch keine Option für Sie? Das Mischen von beiden Methoden ist möglich, jedoch muss das Excel-Template in diesem Fall manuell angepasst werden. Erstellen Sie dazu zunächst eine globale Vorlage über die Funktion Excel Vorlage erstellen.
Im nächsten Schritt legen Sie die benötigten Spalten für die Merkmale selbst an. Wichtig ist die exakte Schreibweise der Spaltennamen im Kopf. Der Text aller Merkmalspalten besteht aus den Teilen Merkm plus in Klammern den Namen des Merkmals, z. B.: Merkm(Feuerwiderstandsklasse).
Alternativ können Sie sich die Vorlagen für die benötigen TO-Definitionen generieren lassen und dann die Spalten einfach kopieren. Beim Importieren muss hierbei das Kontrollfeld Global aktiviert sein.
Das Programm untersucht beim Importieren beide Quellen (Spalte Merkmal und Spalten nach dem Schema Merkm(xyz)). Wenn ein Wert in beiden Quellen vorkommt, muss der Wert gleich sein, ansonsten wird ein Fehler ausgegeben. Wenn der Wert nur in einer Quelle vorkommt, wird dieser Wert entsprechend eingelesen.
Importieren von TO-Daten mit einer Struktur
Es besteht die Möglichkeit, TO’s in einer Struktur anzuzeigen. Diese Struktur kann auch über den TO-Import mit der Spalte übergeordnetes TO importiert werden.
In die Spalte übergeordnetes TO muss die interne Nummer des übergeordneten TO’s eingetragen werden. Eine Hürde ist hierbei jedoch, dass diese Nummer erst beim Import vergeben wird. Damit müssen die Daten in verschiedenen Importläufen eingelesen werden.
Alternativ können Sie eine Referenz auf eine frühere Zeile erzeugen, indem Sie in der Spalte übergeordnetes TO das Hash-Zeichen (#) und die Zeilennummer angeben.
Abb.: Beispiel für den Import einer Struktur
Die Zeilennummer bezieht sich dabei nicht auf die Excel-Zeilennummer, sondern auf die Datenzeile! Zur Hilfe wurde in der Abbildung oben die Spalte ZeilenNr eingefügt. Beim wird Import diese Zeile ignoriert, daher stört es auch nicht, wenn diese Zeile im Template verbleibt.
Zähler-Ablesedaten-Import
| Anordnung | Spalte | Kann/Muss | Feldtyp |
|---|---|---|---|
| 1 | ObjNr | K | Objektnummer |
| 2 | TO Nummer(intern) | K | Text |
| 3 | Zählerart(Nr) | K | Text |
| 4 | Nummer | M | Text |
| 5 | Ablesedatum | M | Datum |
| 6 | Ablesewert(HT) | M | Fließkommazahl |
| 7 | Ablesewert(NT) | K | Fließkommazahl |
| 8 | Ableseart(Nr) | M | Text |
Meldung-Import
| Anordnung | Spalte | Kann/Muss | Feldtyp |
|---|---|---|---|
| 1 | Nummer | K | Text, max. 10 Zeichen |
| 2 | Betreff | M | Text, max. 100 Zeichen |
| 3 | Meldungsart | M | Text, max. 100 Zeichen |
| 4 | Melder(iXHaus UserID) | M | Text, max. 5 Zeichen |
| 5 | ObjNr | M | Objektnummer |
| 6 | Gemeldet am | M | Datum |
| 7 | Team | K | Text, max. 100 Zeichen |
| 8 | Verantw(iXHaus UserID) | M | Text, max. 5 Zeichen |
| 9 | Priorität | K | Ganzzahl |
| 10 | Erledigen ab | K | Datum |
| 11 | Erledigen bis | K | Datum |
| 12 | Status | K | Ganzzahl |
Feldtypen
Nachfolgend finden Sie eine Auflistung der in Importvorlagen verwendeter Feldtypen mit einem Beispiel der Eingabeform.
| Typ | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Text | Ein alphanumerischer Wert | Ab13 |
| Ganzzahl | Eine beliebige ganze Zahl | 123456 |
| Fließkommazahl | Eine beliebige Fließkommazahl | 420,1234 |
| Währung | Eine Fließkommazahl mit zwei Nachkommastellen | 420,12 |
| Ganzzahlen Reihe | Erlaubt: Eine ganze Zahl bzw. kommagetrennte ganze Zahl | 1,2,3,4,5,6 |
| Ja / Nein | Ja / 1 = Ja, Nein / 0/ leer = Nein | Ja |
| Datum | Ein Datum im Format tt.mm.jjjj | 31.12.2012 |
| Datum* | Ein Datum im Format mm.jjjj | 12.2012 |
| Objektnummer | Eine ganze Zahl mit führenden Nullen | 00050 |
| Flächennummer | Eine ganze Zahl mit führenden Nullen | 00005 |
| Personennummer | Eine ganze Zahl mit führenden Nullen mit min. drei bis max. sechs Zeichen | 003 |
Liste der Importtypen
| Importtyp | Wert | Mapping-Import zulässig |
|---|---|---|
| Flächenstamm-Import | 2 | ja |
| Personenstamm-Import | 3 | ja |
| Vertrag-Import | 4 | ja |
| Sachkonten-Import | 5 | ja |
| Kreditorenstamm-Import | 6 | ja |
| Gewerke-Import | 7 | ja |
| Umlageschlüssel-Import | 8 | ja |
| Flächenart-Import | 9 | ja |
| Objektbeschrieb-Import | 10 | |
| Personenbeschrieb-Import | 11 | ja |
| Vertragsbeschrieb-Import | 12 | ja |
| Sachkontenbeschrieb-Import | 13 | ja |
| Kreditorenbeschrieb-Import | 14 | ja |
| Flächenbeschrieb-Import | 15 | |
| Objekt-Import | 16 | ja |
| Intercompany Regel-Import | 17 | |
| Mitgliederstamm-Import | 18 | |
| Mitarbeiter-Import | 19 | |
| Partner-Import | 20 | |
| Senso-Import | 21 | |
| Abweichende-Rechnungsanschrift-Import | 22 | |
| Beteiligungskreise-Import | 23 | |
| Anlagen-Import | 24 | |
| Sicherungen/GW-Import | 25 |