iX-Wiki

Wenn Sie die DATEV-Schnittstelle von iX-Haus erstmals nutzen wollen, sind bestimmte Einstellungen erforderlich, welche teilweise in Koordination mit dem Empfänger der Daten erfolgen müssen. Aufgrund der Komplexität der Themen ist es sinnvoll, dass Sie über eine Schulung durch die CREM SOLUTIONS die Konfigurationsmöglichkeiten kennen. Nachfolgend finden Sie eine Liste der üblichen Schritte bei einer Einrichtung und dem Einsatz der DATEV-Schnittstelle für den DATEV-Export. Ein Teil der hier beschriebenen Möglichkeiten ist nur beim Einsatz der Premiumvariante der DATEV-Schnittstelle relevant. Bestimmte Konstellationen erfordern ggf. noch weitere spezifische Einrichtungen.

Ersteinrichtung

• Datenpfade einrichten
  Im weiteren Verlauf wird in den Register Grundeinstellungen pro Mandant der Datenpfad benötigt, in welchem Exportdaten abgelegt werden. Diese Datenpfade sollten von iX-Haus wie auch von den zuständigen Mitarbeitern im Zugriff sein, welche die Exportdateien später an den Datenempfänger weiterleiten.
• Mandant einrichten
  In den Grundeinstellungen wird z. B. mandantenspezifisch festgelegt, wie lang die in DATEV verwendeten Sachkontennummern sind. DATEV-Kreditorennummern zeichnen sich durch eine weitere Stelle aus. In der Premiumvariante kommen weitere Ausgabemöglichkeiten hinzu, welche innerhalb der einzelnen Konfiguration für einen Mandanten in der Objektmandantentebelle dann in den Registern Parameter Nebenbuch, Zusinfo Allgemein, Zusinfo Personen, Zusinfo Kred/Deb und Zusinfo Sachkonten definiert werden können.
• Bei einer Erstversorgung ist ein vorheriger Abgleich der Startsalden sinnvoll, da diese nicht per BA99 SAVO nach DATEV übertragen werden.
• Abgleich iX-Haus ↔ DATEV-Sachkontenrahmen
  Die in den Register Grundeinstellungen vorgegebene Sachkontentabelle wird in der Konten-Tabelle gepflegt. Eine Besonderheit stellt die in der Premiumvariante verfügbare Objekt-Kontierung dar.
• Pflege der DATEV-Personennummer im Personenbeschrieb im Personenstamm via Kommandoleistenschalter Beschrieb für relevante Debitoren aus dem Personenstamm (Mieter/WEG-Eigentümer in Unterobjekten einer FIBU oder einer Hauptbuchhaltung), die dem Mandanten für den DATEV-Export zugeordnet ist, wenn im Register Parameter Nebenbuch für Person die Option Forderung Person als Einzelperson aus Personenbeschrieb aktiviert ist.)
• Pflege der DATEV-Debitorennummer im Objektbeschrieb in der Objektauswahl als Sammel-Debitor aus dem Objektstamm, wenn im Register Parameter Nebenbuch für Debitoren die Option Forderung Debitor als Sammeldebitor aktiviert ist.)
• Pflege der DATEV-Kreditornummer im Objektbeschrieb in der Objektauswahl als Sammel-Kreditor aus dem Objektstamm, wenn im Register Parameter Nebenbuch für Kreditoren die Option Forderung Kreditor als Sammelkreditor aktiviert ist.)
• Abgleich iX-Haus ↔ Kreditornummern
  Wird in der Premiumvariante der Export von Kreditordaten über das Register Parameter Nebenbuch konfiguriert, müsssen im Register Kred/Deb - Tabelle Einstellungen vorgenommen werden, damit die verwendeten iX-Haus-Kreditorennummern in DATEV-Export korrekt als die entsprechenden DATEV-Kreditorennummern ausgegeben werden können.
• Anpassung MwSt.-Tabelle (Feld Code Fremdsystem für Export) für besondere steuercodeabhängige DATEV-Buchungsanweisungen (Automatikkonten → Sachkontentabelle, 13b-Buchungen → Steuerbehandlung)
• Festlegung zu exportierender Zusatzdaten (DATEV Premium: zusätzliche Spalten und Stammdaten, Belege, Kostenstellen)

Konfiguration vor einem Exportlauf

• Auswahl Jahrgang, Mandant und Stichtag
  Der Export erfolgt innerhalb eines Buchungjahrgangs bis zu einem Stichtag.
• Testlauf
  Es wird kein Buchungsexportmarker generiert. Die Exportdateien dienen der internen Kontrolle oder Abstimmung mit dem Datenempfänger im Rahmen der Ersteinrichtung.
• ggf. Pflege der DATEV-Debitorennummer im Personenbeschrieb im Personenstamm für neu hinzugekommene Debitoren (Mieter/WEG-Eigentümer).
• ggf. Pflege von Kreditoren im Register Kred/Deb - Tabelle.
• Wiederholungslauf
  Die Daten des letzten Laufes werden erneut erzeugt. Es wird keine nächsthöhere Laufnummer verwendet. Es werden die im letzten Lauf exportierten Buchungen erneut exportiert und die noch nicht exportierten Buchungen bis zum Bis-Wertstellungsdatum.
• Echtlauf
  Es werden Buchungsdaten exportiert, welche zuvor noch nicht exportiert wurden (deren Buchungsexportmarker weist bei einer vorherigen Prüfung Laufnummer 0 auf). Als neuer Buchungsexportmarker wird die neue Laufnummer eingetragen. Für die exportierten Buchungen wird eine Buchungssperre gesetzt, welche das Ändern exportierter Buchungen verhindert.

Kontroll- und Korrekturmöglichkeiten

• Simulation eines Export mittels Testlauf.
• Ausgabe von Saldendateien für iX-Haus Sachkonten beim Export.
• Export-Protokoll kontrollieren
  Bei jedem Exportprozess wird ein Exportprotokoll ausgegeben. Neben den Parametern des Exports finden Sie hier hilfreiche Informationen z. B. zu Fehlern durch unvollständige Sachkontendefinitionen. Für die benannten Buchungsnummern können Sie dann im Bereich Buchhaltung ein Buchungsjournal erstellen und die beteiligten Sachkonten in der FIBU bzw. dem Hauptbuchungsobjekt ermitteln. Diese Sachkonten müssen komplett in der verwendeten Sachkontentabelle beim DATEV-Export auftreten, wenn die betroffene Buchung übermittelt werden soll.
  Die höchste im Personenstamm vergebene Datev-Personennummer wird im Protokoll benannt. Bei Verwendung einer DATEV-Personennummer im DATEV-Export müssen neu hinzugekommene Personen im Personenbeschrieb mit entsprechend höheren DATEV-Personennummern versorgt werden.
  Laufnummer und Ablageort der Exportdateien werden im Protokoll benannt.
• Historisierte Daten nutzen
  Für schon generierte Läufe können die Protokolle über das Register Historisierung erneut aufgerufen werden. Das sortierbare Grid dieses Registers liefert für viele Fälle schon die ausreichenden Informationen vorab und kann nach Excel ausgegben werden.
• Buchungsexport-Prüftool
  Das Prüftool erlaubt die Kontrolle, ob eine Buchung schon mit einer exportlaufnummer belegt ist. Durch Filter sind Ausgaben von schon exportierten oder auch noch nicht exportierten Buchungen möglich. Die Ausgabe ist am Bildschirm, via Drucker oder Exceldatei möglich.
• adminstratives Rücksetzen von Läufen bzw. Exportmarkern
  Mit administrativen Rechten können mit dem Tool Buchungsexport zurücksetzen die Eintragungen einer Exportlaufnummer für Buchungen eines bestimmtem Laufes oder Buchungen ab einem Wertstellungsdatum eines Objektbereichs zurückgesetzt werden. Das Zurücksetzen ist für bestimmte Buchungen, die importiert wurden, nicht möglich (und auch nicht sinnvoll).Das Zurücksetzen ist unkritisch, solange die exportierten Daten noch nicht an einen externen Empfänger weitergeleitet wurden. Ansonsten sollte das Rücksetzen nur in Koordination mit dem Empfänger geschehen, damit in DATEV keine Dubletten gebucht werden bzw. die damit entstehenden Dubletten ermittelt und buchungstechnisch auf der DATEV-Seite behandelt werden.

1. Öffnen Sie im iX-Haus-Menü unter Dienstprogramme den Ordner Schnittstellen und wählen Sie im Ordner DATEV-Schnittstelle den Menüpunkt DATEV-Exportschnittstelle. Es öffnet sich die Maske DATEV-Schnittstelle mit den Registern Export und Historisierung.
2. In dem Register Export finden Sie eine Übersicht der Parameter zum zuletzt exportierten Objekt. Zudem finden Sie dort einstellbare Parameter für einen nächsten Exportlauf (bis-Datum, Status des geplanten Laufes: Testlauf, Wiederholungslauf sowie Konfigurationen, inwiefern exportierte Buchungen in iX-Haus oder auf DATEV-Seite ergänzt oder geschützt werden sollen: Benutzer Buchungssperren) nach Echtlauf setzen, Saldendatei(en) für iX-Haus Sachkonten exportieren, Export Sperrvermerk (in DATEV wirksam).
3. Sind alle Vorbereitungen getroffen, können Sie von hier aus den Export staten.
4. Sind noch Anpassungen für einzelne Mandanten vorzunehmen, stehen Ihnen im Modul DATEV-Einstellungen die Register Objekt-Mandanten-Tabelle und Konten-Tabelle sowie unter der lizenzierten Premium-Variante Kred/Deb-Tabelle, Kostenstellen-Tabelle und Stammdaten-Export zur Verfügung. Weitere Module sind nur mit gesonderter Lizenz oder aus historischen Gründen verfügbar.

Siehe auch Exportieren.

1. Deaktivieren Sie im Menü der DATEV-Exportschnittstelle im Register Export die Option Testlauf.
   Ist der Schalter Testlauf nicht gesetzt, erfolgt der Export als Echtlauf. I. d. R. werden hierbei auch Benutzersperren auf die exportierten Buchungen in iX-Haus gesetzt. Zudem kann für den Exportzeitraum (Beginn des Buchungsjahrgangs bis zum angegeben Wertstellungsdatum) eine Benutzer-Buchungssperre gesetzt werden. Diese Sperre verhindert das Anlegen weiterer Buchungen in diesem Wertstellungsbereich nach dem Export.
2. Folgen Sie ansonsten den Anweisungen zum Exportieren.

Nutzen Sie den Testlauf, um das Ergebnis vorab zu prüfen.
Die Daten eines Echtlaufs können Sie mit Hilfe eines Wiederholungslaufs reproduzieren, solange zwischenzeitlich keine weiteren Echtläufe generiert wurden.

Beim Exportieren werden Exportdaten, ein Protokoll sowie eine Eintragung in dem Register Historisierung erzeugt. Jeder Export erhält automatisch eine neue Laufnummer zugewiesen. Der Export erfolgt aufgrund der Einstellungen des Mandantens in der Objekt-Mandanten-Tabelle und den damit verbundenen Informationen oder Vorgaben aus den weiteren Registern. Je nach Einstellung im Register Export erfolgt der Export als Testlauf oder als Echtlauf (Testlauf nicht ausgewählt). Optional kann ein Wiederholungslauf mit Bezug auf den vorherigen Lauf erzeugt werden. Beim Starten eines Exportlaufs im Regelbetrieb gehen wir davon aus, dass Sie alle erforderlichen grundsätzlichen Einstellungen und Parameter konfiguriert haben und nun nur noch den Mandanten auswählen und ein Datum vorgeben, bis zu welchem die Buchungen für einen DATEV-Empfänger exportiert werden sollen.

1. Wählen Sie den Buchungskreis z. B. mit F3, aus welchem exportiert werden soll. I. d. R. stellen Sie hier das FIBU-Objekt ein, ansonsten das Hauptbuchungsobjekt. (Diese Auswahl macht Sinn, falls nicht alle Buchungskreise über synchrone Wirtschaftsjahreinstellungen verfügen.)
2. Wählen Sie den zugrundeliegenden Buchungsjahrgang. Mit Mausklick auf den Schalter des Jahrgangs rechts unten im Fenster.
3. Öffnen Sie das Modul DATEV-Exportschnittstelle über Dienstprogramme ⇒ Schnittstellen.
4. Wählen Sie im Register Export der DATEV-Exportschnittstelle den gewünschten Mandant aus.
5. Geben Sie das Wertstellungsdatum an, bis zu welchem der Export relevante Buchungsdaten ermitteln soll.
6. Entscheiden Sie, ob der Exportlauf als Testlauf oder als Echtlauf erfolgen soll (s. u.).
7. Entscheiden Sie, ob ggf. weitere Aktionen durch den Export ausgelöst werden sollen (s. u.). (optionaler Wiederholungslauf, Setzen von Buchungssperren nach einem Echtlauf, zusätzlicher Export von Saldendateien, optionales Setzen des Export Sperrvermerks für den Empfänger).
8. Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen und geprüft haben, klicken Sie auf den Schalter Export starten.
   Der Export erfolgt in den angezeigten Ausgabepfad. Eine fehlerhafte Konfiguration, z. B. durch fehlende oder falsche Kontendefinitionen in der verwendeten Konten-Tabelle, kann zum Abbruch oder einem eingeschränkten Export führen. Mit der Kontrolle wird sichergestellt, dass es keine doppelten Konteneinträge in der Kontentabelle gibt. Falls es zu doppelten Einträgen kommt, wird eine Meldung in dem Protokoll ausgegeben und der Buchungsexport wird abgebrochen. Sind Sachkonten unzulässig definiert (DATEV-Sachkontenlänge nicht adäquat), werden nur die betroffenen Buchungsnummern nicht exportiert und Sie erhalten einen Hinweis auf betroffene Primanotas. Daher ist es ratsam, zuerst einen Testlauf zu erzeugen, um korrigierend eingreifen zu können (z. B. Kontentabelle anpassen, ggf. falsche Kontierungen anpassen.)
   Die Sperre der exportierten Buchungen gegen Änderung oder erneuten Export erfolgt nur, wenn der gesamte Export ohne Fehler gelaufen ist. Sie kann dann nur noch mit einem administrativen Tool aufgehoben werden.
   Details zu den exportierten Dateien finden Sie hier unter Export-Dateien.

Automatisiertes Exportieren

Der Export kann automatisiert als Job per Scheduler in iX-Haus plus oder über eine Batch-Datei ausgeführt werden.

Die Export-Parameter für die automatische Einrichtung lauten:

Beispielaufruf Batch
Der Aufruf erfolgt hier aus Sicht der iX-Haus-Stammverzeichnisses (in welchem das exe-Unterverzeichnis zu finden ist):

Exe\ iedatevex.exe -userid 2 -wdat "31.12.2022" -testlauf "Nein" -sperrvermerk "Ja" -mand "11111" -saldendatei "Ja" -belegdokumente "Nein"	

Steuersenkung im zweiten Halbjahr 2020

Die häufigsten akuten Fragestellungen zur DATEV-Schnittstelle beziehen sich auf den Umgang mit Steuerinformationen und den hierzu generierten Protokollzeilen. Automatikkonten können über den Steuersatz differenziert gekoppelt für 19 % bzw. für 16 % unterschiedlichen DATEV-Konten zugeordnet werden. Sie können in der Sachkontentabelle der DATEV-Schnittstelle also für ein einziges iX-Haus-Sachkonto zwei Automatikkonto-Definitionen erzeugen: einmal mit einem DATEV-Konto für 19 %-gekoppelte Buchungen und einmal für 16 %-gekoppelte Buchungen. Ist eine solche spezifische Zuordnung nicht erfolgt, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Der Export findet dann aber trotzdem statt, ggf. besteht aber Handlungsbedarf, falls bei DATEV eine Kontendifferenzierung vorgesehen ist.

Die im Protokoll als Hinweis ausgegebenen neuen Informationen aus diesen Themenbereich könnten anfangs irritieren. In den meisten Fällen sind es jedoch wichtige Informationen, die Ihnen ermöglichen, bestimmte Datenkonstellationen zu erkennen. Sie bedeuten nicht zwangsläufig, dass der Export gescheitert ist.

Parallel zur Onlinehilfe über iX-Wiki wurden zur DATEV-Schnittstelle in den Patch-Informationen (via Update-Service auch vorab abrufbar) Hinweise hierzu veröffentlicht.

Wenn die iX-Haus-Personen, -Debitoren oder -Kreditoren als Einzelperson, Einzeldebitor bzw. Einzelkreditor in DATEV gebucht werden, kann die Schnittstelle in der Premium-Variante optional die Stammdaten der gebuchten Personen, Kreditoren und Debitoren exportieren (siehe Parameter Nebenbuch).

Es gibt zwei Optionen die Stammdaten zu exportieren. Es können entweder alle bebuchten Datensätze exportiert werden oder nur die Datensätze, die noch nicht an DATEV exportiert worden sind (Option nur Neue). Für die Option nur Neue speichert die Schnittstelle die Exportlaufnummer und das DATEV-Konto der exportierten Datensätze. Diese sind im Register Stammdaten-Export zu sehen. Dort können Datensätze auch manuell gelöscht und hinzugefügt werden. Somit können Datensätze, die schon exportiert worden sind, erneut exportiert werden, indem sie aus der Liste entfernt werden. Andererseits, wenn noch nicht exportierte Stammdaten nicht exportiert werden sollen, können diese in die Liste manuell eingefügt werden. Wenn seit dem letzten Export ein Sachkonto in iX-Haus neu angelegt oder geändert wurde, wird dieses mit der Kontobezeichnung beim Stammdatenexport mit übertragen.

Als Adressatentyp wird keine Eingabe übertragen. Sollten Sie den Adressatentyp in DATEV ändern, ist für diesen keine Datenaktualisierung mehr möglich. Hier erhalten Sie dann beim Import in DATEV einen entsprechenden Hinweis. Es empfiehlt sich dann, nur neue Stammdaten zu übertragen und Aktualisierung aufgrund von Änderungen des Namens etc. manuell in DATEV vorzunehmen.

Über die Option Bankdaten in die Kreditor/Debitor und Diverse Adressen Datei definieren Sie, ob die Bankdaten der Stammdaten exportiert werden sollen. Zusätzlich kann über die Option DATEV IBAN-Korrekt setzen wenn IBAN vorhanden in DATEV der IBAN-Korrekt-Kenner gesetzt werden, wenn die IBAN-Nummer vorhanden ist.

Zugang: Dienstprogramme > Schnittstellen > DATEV-Schnittstelle > DATEV-Einstellungen > Register Objekt-Mandanten-Tabelle > Register Grundeinstellungen

Im Register Grundeinstellungen im Dialog Objektmandantentabelle bearbeiten definieren Sie die meisten Parameter für den Export oder Import, welche der jeweiligen eindeutigen Mandantenummer zugeordnet werden. Sie definieren hier z. B., welche Konten-Tabelle verwendet werden soll. Die Konten-Tabellen selbst werden übergeordnet im Modul DATEV-Einstellungen gepflegt. Je nach Export-Variante bei CSV-Export in der Premium-Variante sind für die mandantenspezifische Konfiguration weitere Einstellungen in den parallel verfügbaren Registern möglich oder erforderlich. In der Premiumvariante stehen Ihnen die Register Parameter Nebenbuch, Zusinfo Allgemein, Zusinfo Personen, Zusinfo Kred/Deb und Zusinfo Sachkonten zur Verfügung.

Mit jedem Exportvorgang über die DATEV-Exportschnittstelle ist eine Protokollierung verbunden. In dem Register Historisierung können Sie auch zu einem späteren Zeitpunkt das Protokoll eines Laufes abrufen.

Zugang: Dienstprogramme > Schnittstellen > DATEV-Schnittstelle > DATEV-Einstellungen > Register Konten-Tabelle

Um Anpassungen der Konten-Tabelle für einzelne Mandanten vorzunehmen, steht Ihnen im Modul DATEV-Einstellungen das Register Konten-Tabelle zur Verfügung.

1. Starten Sie in iX-Haus das Modul DATEV-Einstellungen unter Dienstprogramme ⇒ Schnittstellen.
2. Öffnen Sie im oberen Datenfeld des Registers Konten-Tabelle per Rechtsklick das Menü und wählen Sie den Menüpunkt Neu oder Ändern. Das Dialogfeld Kontentabelle bearbeiten erscheint. Nun können Sie die Kontentabelle definieren und bearbeiten.
   
3. Geben Sie eine Nummer und einen Namen für die neue/ bereits bestehende Kontentabelle ein und bestätigen Sie mit OK.
4. Markieren Sie die entsprechende Zeile im oberen Datenfeld, um für eine neu angelegte Kontentabelle einen Kontenbereich zu definieren.

Zum Bearbeiten der Kontentabellenübersetzung bzw. der Tabelleninhalte gehen Sie wie folgt vor.

1. Öffnen Sie im unteren Datenfeld des Registers Konten-Tabelle per Rechtsklick das Menü und wählen Sie den Menüpunkt Neu oder Ändern.
   Ein weiteres Dialogfeld Kontentabelle bearbeiten erscheint.
2. Geben Sie die gewünschten Parameter für den Kontenbereich ein und bestätigen Sie mit OK.
   Die Kontentabelle ist nun im Datenfeld mit allen Parametern angelegt.

Klären Sie bei steuerlichen Änderungen oder Änderung des Sachkontenplans mit dem Empfänger der Exportdaten, inwiefern es Änderungen im DATEV-Kontenrahmen gegeben hat und ob Sie die verwendete Kontentabelle der DATEV-Schnittstelle anpassen müssen. Wird die Steuerautomatik über DATEV-Automatikkonten nicht genutzt, achten Sie darauf, alle Steuerkonten mit zu exportieren.

Kontentabelle als Excel-Datei ausgeben

Voraussetzung: Excel muss auf der Workstation installiert sein.

1. Wählen Sie im Register Konten-Tabelle im Modul DATEV-Einstellungen stehend mit rechter Maustaste im Grid das Kontextmenü mit den Menüpunkt nach Excel exportieren. Es öffnet sich die Maske Speichern unter.
2. Wählen Sie im Feld Dateiname den Pfad und Namen einer zu erstellenden Excel-Datei (Dateiendung xlsx oder xls) bzw. tragen Sie den gewünschten Pfad inklusive Dateiname und -Endung ein.
3. Bestätigen Sie mit Speichern.
   Excel wird mit den entsprechenden Tabellendaten der Konten-Tabelle geöffnet.

Kontentabelle aus Excel importieren

1. Wählen Sie im Register Konten-Tabelle im Modul DATEV-Einstellungen stehend die gewünschte Zieltabellen. Ggf. müssen Sie diese zuerst im oberen Tabellenbereich anlegen.
2. Öffnen Sie mit rechter Maustaste im Grid der gewählten Tabelle das Kontextmenü. Nach Klick auf den Menüpunkt Kontentabelle aus Excel importieren öffnet sich der Dateidialog Öffnen.
3. Wählen Sie den Pfad und Namen einer zu importierenden Excel-Datei (Dateiendung .xlsx oder .xls) bzw. tragen Sie den gewünschten Pfad inklusive Dateiname und -Endung im Feld Dateiname ein.
4. Bestätigen Sie mit Öffnen.
5. Der Import wird nach einer weiteren Bestätigung gestartet.
   Ist die Zieltabelle nicht leer, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis und können dann den Import noch abbrechen oder die Daten in der Zieltabelle überschreiben. Somit sind also auch Löschungen in einer bestehenden Tabelle möglich!
6. Der Abschluss des Sachkontenimports wird mit einem Hinweis quittiert.

Kontentabelle drucken

Zugang: Dienstprogramme > Schnittstellen > DATEV-Schnittstelle > DATEV-Kontenliste (ASCII)

Zu Prüfzwecken oder dem Abgleich mit dem Empfänger der Daten können Sie die Kontentabellen drucken. Es werden alle Kontentabellen nacheinander ausgegeben.

1. Wählen Sie im Modulmenü den Menüpunkt DATEV Kontenliste (ASCII). Es öffnet sich die Maske IXDATEV1 Kontenliste.
2. Wählen Sie im Feld Sortierung das Konto, nach dem die Kontentabelle(n) für den Ausdruck sortiert werden soll. Zur Auswahl stehen iX-HAUS-Konto und alternativ DATEV-Konto.
3. Bestätigen Sie mit Drucken. Sie erhalten einen Ausdruck Ihrer aktuellen Kontentabellen.
   Alternativ geben Sie mit Vorschau die Kontenliste in einem Bildschirmdruckfenster aus. Sie kann von dort auch gedruckt werden.

Kontentabelle erweitern für Objektkontierung

Bei eingeschalteter Objekt-Kontierung werden die DATEV-Zielkonten abhängig vom kontierten Objekt ermittelt. Diese Funktion kann mit der Systemeinstellung [DATEV-ObjektKontierung] aktiviert werden. Standardeinstellung ist Status=OFF. Wenn man den Status auf ON setzt, so erscheint im Register Konten-Tabelle eine dritte Übersetzungstabelle. Hier kann man zu den verschiedenen Objekten die Konten-Ersetzungen definieren.

In der Tabelle 2 definiert man den Kontenbereich und setzt im Feld Exportkonto ein X oder x am Ende des Zielkontos, welches mittels der x-Ersetzung aus Tabelle 3 objektspezifisch ergänzt wird, z. B. DATEV-Kontonummer 2256xx.

Hierzu editiert man in der Tabelle 3 die Objekte mit der dazugehörigen Ersetzung, z. B.

Daraus ergibt sich im vorgenannten Beispiel für das Objekt

2000 für Kontenbereich 1-999999 das Exportkonto 225600

2001 für Kontenbereich 1-999999 das Exportkonto 225601

2002 für Kontenbereich 1-999999 das Exportkonto 225602

DATEV-Zielkonten werden abhängig vom kontierten Objekt ermittelt. Diese Funktion wird in der Fachadministration, Systemeinstellungen Datenbank im Abschnitt DATEV-ObjektKontierung mit der Systemeinstellung Status freigeschaltet. Standardeinstellung ist Status= OFF. Wenn Sie den oben genannten Status aktivieren (Option An Standardwert gekoppelt deaktivieren, Option Status aktivieren), so wird im Register Konten-Tabelle der DATEV Premium-Schnittstelle eine dritte Übersetzungstabelle genutzt. Hier können Sie zu den verschiedenen Objekten die Konten-Ersetzungen definieren. In der Tabelle 2 definieren Sie den Kontenbereich und setzen im Feld Exportkonto ein x (i. d. R. am Ende des Zielkontos), welches dann mittels der x-Ersetzung aus Tabelle 3 objektspezifisch ergänzt wird.

Zugang: Dienstprogramme > Schnittstellen > DATEV-Schnittstelle > DATEV-Einstellungen > Register Objekt-Mandanten-Tabelle

In der Objekt-Mandanten-Tabelle der DATEV-Einstellungen pflegen Sie den iX-Objekte oder Objektbereiche und die diesen zugeordneten Mandantennummern. Zudem geben Sie hier vor, welche Konten-Tabelle beim jeweiligen Mandanten verwendet werden soll und welcher Art das Ausgabeformat sein soll und ggf. welcher Ausgabepfad genutzt werden soll. Hinzu kommen die Definitionen der Berater-Nummer, des DATEV-Verrechnungskontos, eines optionalen Passworts und eines Datenfernverarbeitungs-Kennzeichens. In der Auswahl der Mandanten wird neben der Anzeige von Mandantennummer, Objektbereich und Ausgabeformat auch die jeweils letzte Laufnummer benannt. Dies ist insbesondere für spätere Recherchen hilfreich, wenn die Mandantennummer nicht bekannt ist.

Beim Aufruf des Registers erhalten Sie ein Grid mit einer Übersicht über die wesentlichen Definitionen der einzelnen Mandanten. Mit rechter Maustaste öffnen Sie im Grid ein Kontextmenü mit den Menüpunkten Neu, Ändern, Löschen und nach Excel exportieren. Für die Ansicht von Detailinformationen und ggf. Ändern der Definition einer vorhandenen Mandantenzuordnung öffnen Sie die Definition alternativ per Doppelklick.

Mit den Funktionen Neu oder Ändern öffnen Sie den Dialog Objektmandantentabelle bearbeiten. In der DATEV-Schnittstelle in der Basis-Variante enthält der Dialog nur das Register Grundeinstellungen. In der DATEV-Schnittstelle in der Premium-Variante finden Sie neben dem Register Grundeinstellungen weitere Register: Parameter Nebenbuch, Zusinfo Allgemein, Zusinfo Personen, Zusinfo Kred/Deb und Zusinfo Sachkonten.

Grundeinstellungen in der Objekt-Mandanten-Tabelle definieren

1. Starten Sie in iX-haus das Modul DATEV-Einstellungen unter Dienstprogramme ⇒ Schnittstellen.
2. Öffnen Sie in der Objekt-Mandanten-Tabelle per Rechtsklick das Menü und wählen Sie den Menüpunkt Neu oder Ändern.
   Das Dialogfeld Objektmandantentabelle bearbeiten erscheint.
3. Öffnen Sie das Register Grundeinstellungen.
4. Geben Sie die gewünschten Parameter ein.
5. Bestätigen Sie die Dateneingaben mit OK.

Objekt-Mandanten-Tabelle als Excel-Datei ausgeben

Voraussetzung: Excel muss auf der Workstation installiert sein.

• Wählen Sie im Register Objekt-Mandanten-Tabelle im Modul DATEV-Einstellungen stehend mit rechter Maustaste im Grid das Kontextmenü mit den Menüpunkt nach Excel exportieren. Es öffnet sich die Maske Speichern unter.
• Wählen Sie im Feld Dateiname den Pfad und Namen einer zu erstellenden Excel-Datei (Dateiendung xls oder xlsx) bzw. tragen Sie den gewünschten Pfad inklusive Dateiname und -Endung ein.
• Bestätigen Sie mit Speichern.
  Excel wird mit den entsprechenden Tabellendaten der Objekt-Mandanten-Tabelle geöffnet. Sie können innerhalb der Tabelle mit den vorgefertigten Sortierfunktionen arbeiten oder die Tabellendaten nach eigenem Ermessen für individuelle Zwecke weiterverarbeiten (Drucken, Speichern…).

Objekt-Mandanten-Tabelle drucken

1. Wählen Sie im Modulmenü den Menüpunkt DATEV Objekt/ Mandanten Zuordnung. Es öffnet sich die Maske LXDATEV2 Objekt-Mandanten-Zuordnung.
2. Wählen Sie im Feld Sortierung aus, ob die Objekt-Mandanten-Tabelle für den Ausdruck nach Objektbereich oder Mandantennummer sortiert werden soll.
3. Bestätigen Sie mit Drucken. Sie erhalten einen Ausdruck Ihrer aktuellen Objekt-Mandanten-Tabelle.

Beim Druck sowohl der Objekt-Mandanten-Tabelle als auch der Kontentabelle werden alle in den jeweiligen Datenfeldern enthaltenen Informationen ausgegeben. Eine Beschränkung der Datenbereiche ist nicht möglich, d. h. es werden sämtliche Objekt-Mandanten-Zuordnungen bzw. Konten aufgelistet.

Mit entsprechender Lizenz und nach Einrichtung des Rechnungsimports kann eine CSV-Datei mit Daten für Buchungen mit GVC 701 (Rechnungseingangsbuchungen) und GVC 709 (Rechnungsausgangsbuchungen) eingelesen werden. Es stehen zwei Arten des Imports zur Verfügung: Simulation und Daten importieren. Bei der Simulation werden die Daten geprüft aber nicht importiert, so können die Daten vorab auf mögliche Fehler geprüft werden und es wird ein Protokoll erzeugt. Beim Import werden die Daten geprüft und importiert und bei Erfolg mit GVC 701 bzw. 709 gebucht.

Zum Import benötigen Sie entsprechende Buchungsrechte in iX-Haus. Dazu gehören die Rechte für das Modul Dialogbuchhaltung und die Freigabe der Buchungszeiträume für den Benutzer. Die Rechte für die einzelnen Geschäftsvorfälle werden ebenfalls geprüft, so dass die Sperrung von einzelnen GVCs analog der Dialogbuchhaltung gewährleistet ist.

Die Importe werden in separate Dateien eingelesen. Die Importdatei muss im Namen ein bestimmtes Teilwort enthalten, damit das Programm es als Buchungsdatei für GVC 701 bzw. GVC 709 oder Kreditor/Debitor Datei ermitteln kann. Diese Namensbestandteile werden in zwei Systemeinstellungen definiert:

• 1.15.241.4 DatevGVC701DateiName – Default: DatevGVC701
• 1.15.241.5 DatevGVC709DateiName – Default: DatevGVC709

Die seitens DATEV gelieferten Informationen bezüglich Mandanten und Sachkonten werden anhand der Übersetzungstabellen für die DATEV-Export-Schnittstelle umgesetzt. Kreditoren/Debitoren werden nicht übersetzt, sondern über die Fremdnummer importiert. Beim Auftreten eines Fehlers wird der Fehler ausgegeben und der Import abgebrochen. Es wird zudem ein Protokoll erzeugt, das insbesondere eventuell aufgetretene Fehler aufzeigt.

Damit die Dateien nicht mehrfach importiert werden können, wird im iX-Haus-Stammpfad unter /data ein Verzeichnis DatevRechnungsImport angelegt. In diesem Verzeichnis werden importierte Dateien abgelegt. In das Unterverzeichnis importiert werden erfolgreich importierte Läufe verschoben. Im Unterverzeichnis fehler werden fehlerhafte Importe abgelegt.

1. Starten Sie das Modul DATEV-Rechnungsimport über Dienstprogramme > Schnittstellen > DATEV-Schnittstelle.
2. Wählen Sie im Register Parameter den Importordner aus, in welchem sich die csv-Datei zum Importieren befindet.
3. Geben Sie für die Historie einen nützlichen Kommentar ein.
4. Wählen Sie den Schalter Daten importieren.
5. Es werden das Protokoll erzeugt und die Importdatei abgelegt. Die Dateien sind im Register Historie hinterlegt.
   Bei fehlerfreiem Import werden die Importdaten gebucht.

In der Laufhistorie im Register Historie können Sie mit der rechten Maustaste das Importprotokoll zu jedem historisierten Lauf aufrufen.

Mit entsprechender Lizenz und nach Einrichtung des Sachkontenbuchungsimports kann eine CSV-Datei mit Daten für Sachkontenbuchungen mit GVC 001 eingelesen werden. Es stehen zwei Arten des Imports zur Verfügung: Simulation und Daten importieren. Bei der Simulation werden die Daten geprüft aber nicht importiert, so können die Daten vorab auf mögliche Fehler geprüft werden und es wird ein Protokoll erzeugt. Beim Import werden die Daten geprüft und importiert und bei Erfolg als Sachkontenbuchungen mit GVC 001 gebucht.

Zum Import benötigen Sie entsprechende Buchungsrechte in iX-Haus. Dazu gehören die Rechte für das Modul Dialogbuchhaltung und die Freigabe der Buchungszeiträume für den Benutzer. Die Rechte für die einzelnen Geschäftsvorfälle werden ebenfalls geprüft, so dass die Sperrung von einzelnen GVCs analog der Dialogbuchhaltung gewährleistet ist.

Die Buchungen werden ohne Steuerinformation (brutto) importiert. Jede Zeile wird mit dem GVC 001 gebucht. Die Daten Objekt und Gegenobjekt werden aus dem DATEV-Mandanten ermittelt. Beim Auftreten eines Fehlers wird der Fehler ausgegeben und der Import abgebrochen. Es wird zudem ein Protokoll erzeugt, das insbesondere eventuell aufgetretene Fehler aufzeigt. Fehlt beispielsweise ein Sachkonto in der Sachkontenzuordnung, führt dieses zu einem Importabbruch und wird im Protokoll aufgeführt.

Damit die Dateien nicht mehrfach importiert werden können, wird im iX-Haus-Stammpfad unter /data ein Verzeichnis datevimportgvc001 angelegt. In diesem Verzeichnis werden importierte Dateien abgelegt. In das Unterverzeichnis importiert werden erfolgreich importierte Läufe verschoben. Im Unterverzeichnis fehler werden fehlerhafte Importe abgelegt.

1. Starten Sie das Modul DATEV-Sachkonten-Buchungsimport über Dienstprogramme > Schnittstellen > DATEV-Schnittstelle.
2. Wählen Sie im Register Parameter den Importordner aus, in welchem sich die csv-Datei zum Importieren befindet.
3. Geben Sie für die Historie einen nützlichen Kommentar ein.
4. Wählen Sie den Schalter Daten importieren.
5. Es werden das Protokoll erzeugt und die Importdatei abgelegt. Die Dateien sind im Register Historie hinterlegt.
   Bei fehlerfreiem Import werden die Importdaten gebucht.

In der Laufhistorie im Register Historie können Sie mit der rechten Maustaste das Importprotokoll zu jedem historisierten Lauf aufrufen.

Sachkonten-Buchungsimport simulieren

1. Starten Sie das Modul DATEV-Sachkonten-Buchungsimport über Dienstprogramme > Schnittstellen > DATEV-Schnittstelle.
2. Wählen Sie im Register Parameter den Importordner aus, in welchem sich die csv-Datei zum Importieren befindet.
3. Geben Sie für die Historie einen nützlichen Kommentar ein.
4. Wählen Sie den Schalter Simualtion.
5. Es wird ein Protokoll erzeugt. Die Information wird im Register Historie hinterlegt. Dort können Sie in der Laufhistorie mit der rechten Maustaste das Protokoll der Simulation auch zu einem späteren zeitpunkt aufrufen.</wrap>

Die Steuerinformation wird über den DATEV-BU-Schlüssel an DATEV übergeben. Der BU-Schlüssel ist zweistellig und besteht aus einem Berichtigungsschlüssel (die erste Stelle) und einem Steuerschlüssel (die zweite Stelle).

Der Berichtigungsschlüssel wird laut der folgenden Tabelle ermittelt:

Bei der Ermittlung des Steuerschlüssels wird zuerst geprüft, ob in der jeweiligen iX-Haus-MwSt-Tabelle ein einstelliger Fremdsystem-MwSt-Code zugeordnet ist. Dieser wird, wenn vorhanden, exportiert (außer bei Folgejahr MwSt.-Codes oder Automatikkonten)¹⁾.

Das Feld Fremdsystem-MwSt.-Code (Export) kann auch zweistellige Werte aufnehmen und diese für den DATEV Export verwenden, sofern dieser Bereich zwischen 50 und 59 liegt. Die betreffenden Codes werden in DATEV für individuelle Steuerschlüssel verwendet und sind ebenfalls über die Schnittstelle zu exportieren. Für diesen Fall verwendet der DATEV-Export zur Generalumkehr die passenden Codes 70 bis 79.

Wenn kein Fremdsystem-MwSt-Code eingetragen ist, gilt die folgende Übersetzungstabelle:

Hieraus ergibt sich, dass bestimmte Steuerschlüssel für die Sonderdefinitition über einem Fremdsystem-MwSt-Code für eine eindeutige Unterscheidung prädestiniert sind: 1, 4, 6. Die Einrichtung solcher Fremdsystem-MwSt-Codes erfolgt in Absprache mit dem Empfänger der Daten, da auf DATEV-Seite ebenfalls definiert werden muss, wie dort diese DATEV-BU-Schlüssel interpretiert werden sollen.

Wenn kein Steuercode ermittelt werden kann, läuft der Export auf Fehler und es wird im Protokoll eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben.

DATEV hat im Rahmen der temporären Umsatzsteuersenkung 2020 eine generelle Anpassung seiner Steuerlogik vorgenommen und nutzt seit Juli 2020 beim Import die Information aus dem Leistungsdatum als Kriterium zur Ermittlung des Steuersatzes. Ohne die Information aus dem Feld Leistungsdatum interpretiert DATEV das Belegdatum: wenn dies vor 01.07.2020 liegt, dann nimmt DATEV 7 % bzw. 19 %, ansonsten 5 % bzw. 16 %. Im Rahmen der befristeten Steuersenkung 01.07.2020-31.12.2020 wird die aktuelle DATEV-Schnittstelle im Standardverfahren Buchungen mit 7 % oder 19 % in der ermäßigten Periode mit dem Belegdatum 30.06.2020 übertragen (Standardeinstellung). Alternativ kann das Exportfeld Leistungsdatum mit diesem Datum belegt werden, wenn die Systemeinstellung DatevLeistungsdatumSetzen aktiv ist. Bei Buchungen mit reduziertem Steuersatz (5 % oder 16 %) wird das Leistungsdatum gleich dem Wertstellungsdatum gesetzt. Wenn die Systemeinstellung nicht aktiv ist, bleibt das Exportfeld Leistungsdatum leer. Bei einer Buchung mit 7 % oder 19 % Steuer wird das Belegdatum auf den 30.06.2020 gesetzt.

Siehe auch Exportieren.

1. Aktivieren Sie im Menü der DATEV-Exportschnittstelle im Register Export die Option Testlauf.
   Der Export erfolgt dann zu Testzwecken. Daher werden beim Testlauf keine Benutzersperren auf die exportierten Buchungen in iX-Haus gesetzt.
2. Folgen Sie ansonsten den Anweisungen zum Exportieren.

Die Daten des Exportlaufs sind nicht für eine Übertragung zum DATEV-Empfänger vorgesehen.

Auch die Importschnittstellen weisen mit der Option Simulation einen Testlauf auf. Hier werden jedoch außer dem Protokoll für die Historie keine Daten generiert.

Siehe auch Exportieren und Echtlauf durchführen.

• Wählen Sie im Menü der DATEV-Exportschnittstelle im Register Export die Option Wiederholungslauf.
• Folgen Sie ansonsten den Anweisungen zum Exportieren.

Ein Wiederholungslauf betrachtet die Buchungen des vorherigen Laufes (Laufnummer-1) sowie neu hinzugekommene Buchungen im eingestellten Exportzeitraum. Sofern Sie weitere Betrachtungen zur Auswertung umgestellt haben, z. B. Netto oder Brutto-Ausgabe, werden diese berücksichtigt. Daher kann ein Wiederholungslauf durchaus mehr oder weniger Buchungszeilen beinhalten als der vorherige Lauf, auf welchen sich der Wiederholungslauf bezieht!

Haben Sie einen Export getätigt und der Empfänger fordert ein angepasstes Kontenmapping oder erneute Übertragung nach Anpassung von Parametern, können Sie den Exportlauf zurücksetzen (Fachadministration > Umsetzer und Tools > Buchungsexport zurücksetzen). Nehmen Sie dann die erforderlichen Anpassungen in der Schnittstellenkonfiguration vor und exportieren Sie dann erneut. Auch wenn der Exportlauf nicht übertragen wurde oder im Rahmen einer Ersteinrichtung generell zurückgesetzt werden soll, ist das Zurücksetzen unkritisch. Vergewissern Sie sich dennoch jeweils, ob ein Zurücksetzen unkritisch ist und nicht zu Dubletten durch erneutes Einlesen beim Emfänger führen kann.

Buchungen, die aus dem Buchungsimport generiert wurden, können auch gezielt gegen einen Export nach DATEV gesperrt sein. Diese Export-Sperre lässt sich nicht zurücksetzen. In der Regel handelt es sich um Buchungen, die zuerst im DATEV-System ergänzend erzeugt wurden und dann durch den Buchungsimport zur Komplettierung in iX-Haus importiert wurden.