iX-Wiki

Allgemeine Grundlage

Bestimmte Leistungsempfänger (Auftraggeber) haben für inländische Bauleistungen einen Steuerabzug in Höhe von 15 % der Gegenleistung einzubehalten. Der einbehaltene Betrag wird an das für die Besteuerung des Einkommens des Leistenden zuständige Finanzamt abgeführt. Die Gegenleistung ist das Entgelt für die Bauleistung zzgl. Umsatzsteuer.

Potentielle Leistungsempfänger sind

• alle Unternehmen gemäß § 2 UStG,
• alle juristischen Personen des öffentlichen Rechts gemäß § 48 Abs. 1 S. 1 und 3 EStG,
• Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG,
• Pauschal versteuernde Land- und Forstwirte gemäß § 24 UStG und
• Unternehmer, die ausschließlich steuerfreie Umsätze tätigen (hierzu gehört auch die Vermietung und Verpachtung von Grundstücken, von Gebäuden und Gebäudeteilen).

Vom Steuerabzug kann abgesehen werden, wenn der Leistende eine Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG vorlegt. Diese Freistellungsbescheinigung (FSB) wird vom Finanzamt ausgestellt und elektronisch in eine Datenbank eingestellt, die beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) geführt wird.

Die Daten der von den Finanzämtern ausgestellten Freistellungsbescheinigungen werden dem BZSt auf elektronischem Wege übermittelt. Das BZSt stellt diese online zur Überprüfung ihrer Gültigkeit zur Verfügung. (Quelle: https://www.bzst.de/DE/Unternehmen/Bauleistungen/bauleistungen_node.html)

Datenerfassung in iX-Haus

Der Leistende ist in iX-Haus ein Kreditor. Zu diesem kann erfasst werden, ob eine Freistellungsbescheinigung notwendig ist (Baukreditor) und ob dieser eine gültige FSB vorgelegt hat. In IX-Haus wird im Kreditorstamm dann das Bundesland der zuständigen Steuerbehörde, die Steuernummer, die Sicherheitsnummer seiner FSB (Freistellungsbescheinigungsnummer) und das Gültigkeitsdatum der FSB erfasst. Da sich dieses Datum ändern kann, z. B. durch Verlängerung, oder auch die FSB des Kreditor aufgehoben worden sein könnte, ist es erforderlich, vor Zahlungen von Bauleistungen unter Berücksichtigung einer FSB deren Gültigkeit zu prüfen. Worst case muss bei unzulässigem Abzug der Zahlende auch die Steuerlast übernehmen, wenn die FSB nicht mehr gültig wäre. Daher gibt es in iX-Haus an verschiedenen Stellen Prüfungen, ob eine FSB eingesetzt wird und ob diese gültig ist.

Die einfachste Prüfung ist, ob das Datum der FSB noch in einem gewissen Zeitfenster gültig ist. Für eine detaillierte Prüfung werden die Struktur der Steuernummer im Vergleich zum zugeordneten Bundesland und die Nummer der FSB herangezogen. Im Rahmen des Featurepakets 20.23 ist eine internetgestützte Abfrage und Aktualisierung des Datum direkt über das EIBE-Portal möglich. Dies kann im Rahmen von manuellen Prüf- bzw. Aktualisierungsprozessen an diversen Stellen in iX-Haus plus erfolgen, im Zahlungsverkehr aber auch regelmäßig als Hintergrundprozess via Scheduler in iX-Haus plus. Die Konfiguration des Zugangs von iX-Haus plus zum EIBE-Portal wird unter EIBE-Portal konfigurieren beschrieben.

Bei der Sachkonteneinrichtung ist es möglich, bzgl. §48 EStG im Abschnitt Finanzbuchhaltung den Schalter Kein §48 Bauabzug zu setzen, damit das Sachkonto generell die Information tragen kann, dass hierüber kontierter Aufwand keine FSB-relevante Bauleistung sein kann. Ebenso kann über die Beteiligung eines Sachkontos an einer Abrechnungsart davon ausgegangen werden, dass dieses nicht FSB-relevant ist. Zusammen mit Informationen aus Systemeinstellungen zur Prüfung der FSB ergeben sich somit Fälle, in welchen eine FSB und deren Gültigkeitsdatum relevant sind, wenn ein Steuerabzug nach §48 b EStG kalkuliert wird.

Gewerken kann über die Auswahl Freistellung Relevanz zugeordnet werden, ob diese bzgl. einer FSB nicht notwendig, optional oder zwingend sind. Da diese Zuordnung im Gewerk auch geändert werden kann, ist es wichtig, nach einer solchen Änderung die Auswirkung auf schon erfasste Kreditordaten zu prüfen oder diese auch bzgl. der Schalterstellung Freistellung notwendig im Kreditorstamm zu aktualisieren. Daher gibt es im Katalog der Gewerke dann auch zwei Menüpunkte hierzu: Freistellung notwendig am Kreditor prüfen und Freistellung notwendig am Kreditor aktualisieren.

Leistungen eines Baukreditors ohne gültige FSB

Ein Bauleistungserbringer (Kreditor mit Freistellung notwendig aktiv) erbringt ggf. später noch Dienstleistungen wie Wartungen (abrechnungsrelevant) oder Kleininstandhaltung (nicht abrechnungsrelevant), für die es keiner gültigen FSB bedarf. Um hier festzulegen, dass solche Leistungen nicht FSB-relevant sind, kann über eine Systemstellung festgelegt werden, welche Abrechnungsarten, die einem Sachkonto für Abrechnung hinterlegt sein können, als Indiz hierfür herangezogen werden dürfen. Des weiteren können in der Sachkontendefinition selbst mit dem Schalter Kein §48 Bauabzug Aufwandskonten gezielt benannt werden, welche keine Bauleistungen aufweisen werden (z. B. für Kleininstandhaltungen). Verteilt sich die Kontierung für einen Kreditor mit dem Gewerk eines Bauleistungserbringer in der Rechnung nur auf solche Sachkonten, wird kein Bauabzug vorgenommen und die Zahlung wäre zulässig, auch wenn keine gültige FSB vorliegt.

Freistellungsbescheinigung aktualisieren (Lizenz Featurepaket 20.23)

Per Schalter Übersicht in der Kommandozeile öffnen Sie den Dialog Kreditoren/Debitoren Auswahl. Hierüber lässt sich der Aufruf zur Aktualisierung der Freistellungsbescheinigung für bestimmte Kreditoren starten, indem Sie den gewünschten Kreditor, ggf. per Mehrfachauswahl, markieren und per Rechtsklick den Befehl ausführen.

Systemeinstellungen

Im Abschnitt Systemeinstellungen Datenbank am Ende dieses Kapitels finden Sie eine Beschreibung der zugehörigen Systemeinstellungen:

• AbrechnungsArtenNichtFreistellungsrelevant
• AufrufEibePortal
• CheckFreistellung
• FreistellungAlleRelevanteDatenPrüfen
• FreistellungMinGueltig
• KreditorFreistellungHinweis
• KreditorFreistellungSperre

1. Wählen Sie den gewünschten Kreditor/Debitor aus.
2. Wechseln Sie in die Maske Kontoauszug mittels der gleichnamigen Registerkarte.
   Hier können Sie die Kontoauszüge der Kreditoren/Debitoren einsehen. Sie geben Ihnen Aussagen zu den einzelnen Buchungen:

Die Anzeige lässt sich durch Filter einschränken:

Entsprechend der Filtereinstellung ändert sich die Anzahl der angezeigten Buchungen und die Information bzgl. Soll-Summe, Haben-Summe und Saldo der Anzeige unterhalb des Bildschirm-Kontoauszuges. Zusätzlich wird der Umsatz des aktuellen Jahres angezeigt.

Markierte Buchungszeilen können aus der Ansicht in die Windows-Zwischenablage kopiert und z. B. in einer Tabellenkalkulation eingefügt werden. Hierzu müssen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü Kopieren aufrufen und mit der linken Maustaste bestätigen.

Erfassung von Kreditor-/Debitor-Banken

Im Kreditoren/Debitoren ist es möglich, mehrere Bankverbindungen zu hinterlegen, die für den Zahlungsverkehr anhand Regelwerk oder manueller Zuordnung benutzt werden können. Die Erfassung von Kreditor-/Debitor-Banken erfolgt in der Partnerverwaltung. In dem Register Bankverbindungen in der Eingabemaske der Rollen Kreditor und Debitor können die Bankverbindungen erfasst werden. Die Erfassung von mehreren Kreditor-/Debitor-Banken ist daher nur für Kreditoren/Debitoren möglich, wenn der Kreditor bzw. Debitor in der Partnerverwaltung ist.

Bank-Regeln

Mithilfe der Bank-Regeln kann bequem definiert werden, je Objektbereich, Kontenbereich und Kostenstellenbereich, mit welcher Kreditor/Debitor-Bank die Rechnungen und Gutschriften bezahlt werden. Die Bank-Regeln werden im Register Bank-Regeln im Kreditoren/Debitoren-Stamm erfasst. Die Bank-Regeln sind direkt nach der Erfassung gültig und werden somit auch für bestehende Rechnungen bzw. Gutschriften im Zahlungsverkehr berücksichtigt. Die Bank-Regeln können zusätzlich als feste Vorgabe definiert werden, in diesen Fällen ist die Eingabe von abweichender Kreditor-/Debitor-Bank bei der Rechnungserfassung nicht mehr möglich.

Rechnungserfassung

Bei der Rechnungserfassung wird die Standard-Kreditor-/Debitor-Bank bzw. die Bank gemäß Regelwerk als Information angezeigt. Bei Änderung des Objekts, des Kontos oder der Kostenstelle der ersten Kontierung wird die Bank-Information entsprechend aktualisiert. Wenn die aktuelle Bank-Regel nicht als feste Vorgabe definiert ist, kann eine abweichende Kreditor-/Debitor-Bank zu der Rechnung zugeordnet werden. Diese wird dann im Zahlungsverkehr für die Rechnung verwendet. Falls eine Regel nachträglich als feste Vorgabe definiert wird, werden alle dazugehörigen Rechnungen mit einer abweichenden Bankverbindung mit der in der Regel definierten Bankverbindung bezahlt.

Wiederkehrende Zahlungen

Wiederkehrenden Zahlungen mit abweichender Kreditor-/Debitor-Bank können im Rechnungseingangsbuch erfasst werden. Die abweichende Bank wird im Modul Wiederkehrende Zahlungen angezeigt, kann aber dort nicht verändert werden. Beim Buchen der wiederkehrenden Zahlungen wird die abweichende Bank an die Buchhaltung und somit auch an den Zahlungsverkehr übergeben.

Zahlungsverkehr

Im Zahlungsverkehr werden die Bank-Regeln und die Zuordnung von abweichenden Bankverbindungen zu den Rechnungen und Gutschriften ausgewertet. Die zu der Rechnung/Gutschrift zugeordnete abweichende Bankverbindung hat für die Ermittlung höhere Priorität, solange die Bank-Regel nicht als feste Vorgabe definiert ist. Wenn die Bank-Regel als feste Vorgabe definiert ist, wird die der Regel zugeordnete Bankverbindung für den Zahlungsverkehr verwendet.

1. Stellen Sie das gewünschte Objekt bzw. Gruppe ein.
2. Wählen Sie den Registereintrag Stammdaten, Kreditor/Debitor.
3. Zur Neuanlage eines Kreditors/Debitors bestätigen Sie die Funktion Neuen Datensatz anlegen. Ansonsten stellen Sie den gewünschten Kreditor ein. Nutzen Sie hierzu den Auf/Ab-Schalter oder über eine der Kommandomenüfunktionen Datensatz suchen, Übersicht oder Suchabfrage. Geben Sie einen Buchstaben oder eine Ziffer ein, wird die Suchabfrage geöffnet: Die Zifferneingabe öffnet die Suchabfrage und nutzt das Feld Suche nach Kreditor-Nr. Die Texteingabe sucht hingegen im Feld Suche nach Kreditor-Name. Als dritte Suchoption steht hier auch eine Suche nach Gewerk zur Verfügung (Bei Textfeldern ist Groß-/Kleinschreibung zu beachten!. Es wird jeweils der erste Treffer angezeigt. Die Suche eignet isch daher vor allem für die eindeutige Kreditornummer.)
   Mit der Menü-Funktion Übersicht steht Ihnen eine Kreditoren Auswahl mit einem Grid und Filterfunktionen zur Verfügung. Über eine direkte Eingabe (Schreibcursor muss nicht positioniert werden) im Feld Auswahl stehen Ihnen Filterfunktionen zur Verfügung:
   Zifferneingabe ⇒ Einschränkung auf entsprechende Kreditoren mit passendem Nummernbestandteil
   Texteingabe ⇒ Einschränkung auf entsprechende Kreditoren, verwenden Sie ein * als Platzhalter für eine beliebige Anzahl von Zeichen. Beispiel: Die Auswahl *ann findet z. B. Kampmann GmbH, Hofmann oder Finanzamt Düsseldorf-Mettmann.
   Der Schalter Alles leert die Auswahl - alternativ zum Rückwärtslöschen einzelner letzten Zeichen durch die Backspace-Taste.
   Die Sicht kann auf Alle oder Aktive Kreditoren eingestellt werden. Aktive Kreditoren weisen Buchungen auf.
   Im Grid können Sie die angezeigten Daten über die Sortierschalter in der Kopfzeile auf- oder absteigend sortieren.
4. Geben Sie die gewünschten Daten ein.
   Bei Einsatz der Partnerverwaltung werden einige Daten in den Rollen Kreditor bzw. Debitor gepflegt. Die Felder, die dann nur in iX-Haus plus gepflegt werden dürfen, sind dann in iX-Haus Kreditoren/Debitoren inaktiv und auf die Anzeige vorhandener Daten reduziert. Ein Wechsel zu iX-Haus plus ist über den gleichnamigen Schalter in der Kommandoleiste möglich.

Mit der Systemeinstellung FreistellungAlleRelevanteDatenPrüfen kann definiert werden, ob beim Speichern eines Bau-Kreditors (Freistellung notwendig) alle für eine Prüfung über das EIBE-Portal notwendigen Daten erfasst wurden. Über die Einstellung FreistellungMinGueltig wird definiert, wie viele Tage eine vorhandene Freistellung mindestens gültig sein muss.

Diese Funktion erfordert Administrator-Rechte!

1. Stellen Sie den gewünschten Kreditor ein mittels der Auf/Ab-Schalter oder über Datensatz suchen. Im Feld Kreditor/Debitor können Sie mit der F2-Auswahlliste auch nach einem Kreditoren-/Debitoren-Namen suchen.
2. Wählen Sie die Funktion Löschen in der Kommandoleiste.
3. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage. Die Daten werden daraufhin endgültig gelöscht. Bebuchte Kreditoren/Debitoren können nicht gelöscht werden.

1. Wählen Sie die Funktion Kreditoren zusammenlegen in der Kommandoleiste.
   Der Dialog Kreditoren zusammenlegen wird geöffnet. Hier stehen Ihnen vier Spalten zur Auswahl der beiden beteiligten Kreditoren bzw. Debitoren zur Verfügung,
2. Stellen Sie in der Spalte zu löschender Kreditor den Kreditor (bzw. Debitor) ein, dessen Kreditorennummer nicht mehr verwendet werden soll und dessen Buchungsdaten dem Zielkreditor (bzw. Zieldebitor) zugeordnet werden sollen. Im Feld können Sie mit der F2 -Auswahlliste auch nach einem Kreditor/Debitor suchen.
3. Stellen Sie der Spalte Zielkreditor den Kreditor (bzw. Debitor) ein, dessen Kreditorennummer weiterhin verwendet werden soll und der die Buchungsdaten des zu löschenden Kreditors (bzw. Debitors) aufnehmen soll. Im Feld können Sie mit der F2 -Auswahlliste auch nach einem Kreditoren-/Debitoren suchen.
4. Mit OK bestätigen Sie die angegebenen Parameter.
5. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage. Die Daten werden dem angegebenen Zielkreditor zugeordnet.

Für die Zuordnung einer Laschrifteinzugsermächtigung für einen Debitor legen Sie im Personenstamm des betroffenen Objektes eine Person an und ordnen dieser im Register Zahlungsverkehr oder Bankverbindung im Maskenbereich Zugeordnete Debitoren (Mandat) die Nummer des Debitor zu, mit welchen eine Lastschriftvereinbarung getroffen werden soll.

Sie können im Komfortpaket zuständige Firmen definieren. Diese Kreditoren werden über Filter bei der Auswahl eines Kreditors im Rechnungseingangsbuch, der Rechnungserfassung usw. als Vorschlag (mehrere) oder Exklusiv aufgeführt und können so schnell objektspezifisch ausgewählt werden.

1. Wählen Sie den Debitor aus.
2. Wählen Sie einen OP aus. (Mehrfachauswahl ist zulässig.)
3. Starten Sie aus dem Kontextmenü Mahnausschluss setzen den gleichnamigen Dialog.
4. Ändern Sie ggf. den Text der mahnrelevanten Bemerkung zum OP.
5. Definieren Sie den Mahnaussschluss.
6. Bestätigen Sie die Eingaben.

Der mahnrelevante Text wird als Vorschlag aus dem Register Notizen ermittelt. Bei einer Mehrfachauwahl wird für jeden beteiligten OP der mahnrelevante Text aus Ihrer aktuellen Eingabe eingetragen.

Über das Menü der Kommandoleiste steht Ihnen die Funktion Verrechnung offene Posten zur Verfügung. Mit dieser Funktion können Sie die offenen Posten verrechnen, für welche eine Verrechnung für den gewählten Kreditor zulässig ist. Als Ergebnis einer Verrechnung wird ein OP zugunsten eines anderen aufgelöst.

1. Wählen Sie die zur Verrechnung vorgesehen OPs (Mehrfachauswahl ist möglich).
2. Wählen Sie im Kopfbereich des Dialogs den Schalter Verrechnen.
3. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.

Im Dialog der Verrechnung offene Posten können Sie zudem für OPs, welche aus Verrechnung entstanden sind, die Verrechnung zurücksetzen. Es werden dann wieder die zuvor eingesetzten OPs (re)generiert. In der Übersicht der offenen Posten werden bei der OP-Verrechnung auch die ausgezifferten OPs ohne Zahlungen angezeigt.

1. Markieren Sie den OP.
2. Nutzen Sie den Schalter Verrechnung zurücksetzen.
   Alternativ wählen Sie den OP mit der rechten Maustaste aus und klicken im Kontextmenü auf Verrechnung zurücksetzen.
3. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.

Nach dem erstmaligen Aufruf der Kreditorenstammdaten ist die Eingabe der Parameter zwingend erforderlich. Bei Bedarf können die Eingaben später verändert werden. Die Erfassung der Parameter erfordert Administrator-Rechte.

Parameter sind Sachkontonummern, die als Sammelkonten für Buchungen verwendet werden. Der Buchungsablauf bei den Kreditoren/Debitoren hängt vom eingestellten Erfolgsmodell des Objektes ab (bilanzierend eingerichtete Objekte / Datengruppen benötigen die Parameter zur korrekten Verbuchung).

Die Parameter sind in einer FIBU gruppenspezifisch. Wird ein Objekt mit Erfolgsmodell E/A-Rechnung betrieben, erfolgen bei der Rechnungserfassung keine Sachkontenbuchungen. Daher werden die Sammelkonten für Forderungen und Verbindlichkeiten aus dem Kreditor/Debitor-Parameter-Dialog in Objekten mit E/A-Modell auch nicht ausgewertet.

1. Wählen Sie das gewünschte Objekt.
   In einer FIBU werden die Einstellungen für die gesamte Gruppe nur im FIBU-Objekt vorgenommen!
2. Bestätigen Sie in der Objektauswahl die Funktion Menü.
3. Bestätigen Sie die Funktion Kreditor Parameter bearbeiten.
   Es öffnet sich das Eingabefenster Kreditor / Debitor Parameter.
   Die Funktion ist inaktiv, wenn Sie in einem Unterobjekt einer FIBU stehen.
4. Geben Sie die gewünschten Daten ein und bestätigen Sie mit OK.

Bedeutung der einzelnen Felder

Im Rahmen der Partnerverwaltung stehen Ihnen über den Serienbrief neben allgemeinen und empfängerspezifischen Seriendruckplatzhaltern Kreditor/Debitor-spezifische Platzhalter zur Verfügung. Ohne Zugriff über die Partnerverwaltung können Sie mit dem Listgenerator einen Datensatzexport generieren, welchen Sie dann als Datenquelle für Seriendrucke au0erhalb von iX-Haus nutzen können. Nutzen Sie hierzu eine allgemeine Exportdefinition über das Feld 1 mit der Variable Kre* (Titel *, Breite 1, L/R L, Sum S), als Selektionsdefinition i. d. R. alle (ohne Einschränkung). Die über Dateiausgabe erzeugte CSV-Datei kann dann als universelle Datenquelle genutzt werden.

Verfügbare Felder im Listgenerator

Verfügbare Felder im Serienbrief

In der Auswahl der Seriendruckfelder in Word finden Sie diese Gruppe von Feldern unter I________Kreditor________. Als Texttyp kann ix + Partner Kred/Deb (PartnerKreDeb) genutzt werden.

Voraussetzung: Die Partnerverwaltung muss aktiviert sein.