Die Abrechnungskarte steuert für abgerechnete Objekte (mit bilanzierendem oder E/A-Modell) in der Jahresübernahme die Buchungstechnik der Übernahme der Abrechnungsergebnisse.
Für bilanzierende Objekte kann in den Buchungsparametern der Abrechnungskarte die Teilnahme an der BK unterjährig Abr.Karte aktiviert werden. Die Abrechnungskarte steuert die unterjährige Betriebskostenabrechnung für bilanzierende Objekte für bestimmte Abrechnungsarten und Zeiträume. Pro Objekt, Abrechnungsart und Jahrgang kann eine Abrechnungskarte erstellt werden. Auf der Basis zuvor definierter Abrechnungskarten lassen sich die Abrechnungskarten für nachfolgende Jahrgänge einfach erzeugen.
Zur Abrechnungskarte gelangen Sie über den Pfad Abrechnung > Abrechnungskarte.
Über die Kontextmenüfunktion Abrechnungskarte erstellen können Sie eine einzelne Abrechnungskarte anlegen. Das bietet sich an, wenn Sie für ein neues Objekt mit der Aktivierung beginnen. Alternativ können Sie den Eingabedialog auch mit der Tastenkombination Strg+N oder Klick auf Neuen Datensatz erstellen in der Kommandoleiste aufrufen. Es öffnet sich der Dialog Abrechnungskarte anlegen/ändern. Geben Sie die gewünschten Parameter ein.
Beim Speichern einer neuen Abrechnungskarte werden Prüfungen auf sinnvolle Parametereinstellungen vorgenommen:
Bei Bedarf passen Sie dann die gerade gespeicherte Abrechnungskarte an.
Mit der Kontextmenüfunktion Abrechnungskarte bearbeiten öffnen Sie, wie auch durch Doppelklick im Grid, für eine vorhandene Abrechnungskarte den Dialog Abrechnungskarte anlegen/ändern. Die Änderungsfunktion kann eingeschränkt sein, wenn die Abrechnung schon gedruckt und oder gebucht ist.
Über den Kommandoleistenschalter Karten erstellen können Sie für mehrere Objekte je eine Karte mit den vorgegebenen Parametern erstellen. Dazu geben Sie im Feld Objekt mehrere Objektnummern an oder wählen eine Objektgruppe aus. Im Unterschied zur Anlage einer einzelnen Abrechnungskarte können hier bei mehreren Objekten unterschiedliche Konstellationen von Abrechnungsarten vorkommen. Daher muss bei Karten erstellen eine Entscheidung abhängig der jeweils vorgefundenen Abrechnungsarten im einzelnen Objekt getroffen werden. Hier definieren Sie, wie sich das Programm bezüglich verfügbarer Abrechnungsarten verhalten soll. Eine Abrechnungskarte kann angelegt werden, wenn alle Abr.Arten im Objekt vorhanden sind oder wenn mind. eine Abr. Art im Objekt vorhanden ist.
Beim Einsatz von unterjähriger BK erfolgt immer eine Aktivierung nach dem Leistungszeitraum der Buchung. Eine Auswertung des Hakens im Feld Leistungszeitraum berücksichtigen erfolgt jedoch nur in der Abrechnung und nicht bei der Aktivierung! Wurden Aufwendungen mit Leistungszeitraum oder Abrechnungsart gebucht, für die es keine gültige Abrechnungskarte mit der Option BK unterjährig durchführen = Ja gibt, werden diese nicht aktiviert. Es erscheint dazu auch keine Fehlermeldung. Bei Bedarf können Sie auf einzelne Abrechnungsarten filtern.
Es ist darauf zu achten, dass eine Abrechnungsart nicht in zwei Objekt-Abrechnungskarten vorkommt und dass sich keine Überschneidung im Leistungszeitraum ergibt.
Im Bereich Buchungsparameter können Sie neben dem o. g. Parameter BK unterjährig durchführen weitere Vorgaben für die Übernahme der Abrechnungsergebnisse definieren.
Sollabrechnung: Für die Jahresübernahme der Abrechnungsergebnisse wird die gleichnamige Checkbox auf Basis schon gepflegter Daten vorbelegt. Welche Abrechnungsform das jeweilige Objekt nutzt, ermitteln Sie bei Bedarf im Modul Betriebskosten im Register BA-Ablauf im Subregister Mit Vor. Debitor.[X] Es wird die Übernahme der Ergebnisse einer Sollabrechnung erwartet.[ ] Es wird die Übernahme der Ergebnisse einer Ist-Abrechnung erwartet. Objekt bilanzierend: optionale Vorgabe für bilanzierende Objekte, nach welchem Schema Buchungen erfolgen sollen. Zur Auswahl einer Vorgabe stehen Ohne Bestandsverminderung, Mit Bestandsverminderung GVC und Mit Bestandsverminderung Sachkontenbuchungen. Wenn Sie keine Vorgabe machen wollen, wählen Sie die leere Zeile. Auf Basis bereits gepflegter Daten wird das Feld vorbelegt.Objekt E/A: optionale Vorgabe der Buchungstechnik für Objekte mit E/A-Modell. Zur Auswahl einer Vorgabe stehen die Techniken SAVO nicht stornieren, SAVO stornieren, Ermittlung aus Buchwerk (BA99), SAVO stornieren, Ermittlung aus Abrechnung zur Verfügung. Wenn Sie keine Vorgabe machen wollen, wählen Sie die leere Zeile. Auf Basis bereits gepflegter Daten wird das Feld vorbelegt.Beleg: Die Bezeichnung der Abrechnung sowie der Jahrgang sind automatische Bestandteile des Belegs. Weitere mögliche Angaben sind Daten zu den Verantwortlichen für Abrechnung und Buchhhaltung sowie die Datumswerte der Abrechnung von Druck und Buchung sowie des Freigabetermins. Dies erlaubt eine spätere eindeutige Zuordnung der Buchungen zu einer bestimmten Abrechnungskarte.
Über die Kontextmenüfunktion Nächste Karte erstellen ist es Ihnen komfortabel möglich, basierend auf vorhandenen Abrechnungskarten für mehrere Objekte je eine Abrechnungskarten pro Objekt anzulegen. Hierbei wird geprüft, ob es ggf. schon eine nachfolgende Karte gibt, wodurch Dubletten verhindert werden. Das Anlegen nächster Karten bietet sich an, wenn mit Kosten für den nächsten Abrechnungszeitraum der Betriebskostenabrechnung zu rechnen ist und diese über Leistungszeitraumbetrachtung das Buchwerk von Vor- oder Folgejahren berücksichtigt. Dabei empfiehlt es sich Objektgruppen für die verschiedenen Abrechnungszeiträume anzulegen. Es werden nur Abrechnungskarten für das GJ vor dem Wertstellungsdatum, GJ im Wertstellungsdatum und für das GJ nach dem Wertstellungsdatum berücksichtigt. Für Objekte, welche noch keine Abrechnungskarte aufweisen, steht diese Funktion nicht zur Verfügung.
In den so erzeugten Kopien wird in den Feldern Abrechnungszeitraum von, Abrechnungszeitraum bis und Jahrgang der Jahreswert um jeweils 1 erhöht. Die Bezeichnung wird ebenfalls automatisch angepasst. Weitere Parameterfelder werden in der Kopie unverändert übernommen.
Legen Sie über Abrechnungskarte erstellen oder Neuen Datensatz anlegen eine einzelne neue Karte an, erhalten Sie ebenfalls Vorschläge für die Parameter, wenn Sie ein Objekt wählen, zu welchem es schon eine Abrechnungskarte gibt.
Wurde der Druckstatus der Betriebskostenabrechnung gesetzt, sind weitere unterjährige Betriebskostenabrechnungen nicht möglich. Um diesen Zustand im Einzelfall zurückzustellen, weil das Abrechnungsergebnis doch noch nicht als endgültig betrachtet werden kann, können Sie mit der Kontenxtmenüfunktion Abr.gedruckt entfernen den Status administrativ zurücksetzen.
Für Abrechnungskarten im Grid mit dem gesetzten Schalter BK unterjährig können Sie über die Schaltfläche BK unterjährig (selektierte) in der Kommandoleiste die BK unterjährig Abr.Karte starten. Die unterjährige Betriebskostenabrechnung mit Abrechnungskarte setzt voraus, dass (neben der Abrechnungskarte) für die betroffenen Objekte auch die Parameter für die Betriebskostenabrechnung gepflegt sind.
Für markierte Abrechnungskarten mit dem gesetzten Schalter BK unterjährig können Sie über die Kontextmenüfunktion BK unterjährig (selektierte) die BK unterjährig Abr.Karte starten. Die unterjährige Betriebskostenabrechnung mit Abrechnungskarte setzt voraus, dass (neben der Abrechnungskarte) für die betroffenen Objekte auch die Parameter für die Betriebskostenabrechnung gepflegt sind.
Für die Buchungsprozesse der BK unterjährig können Sie mit der Kontextmenüfunktion Buchungsfreigaben erteilen die Freigabe zum Buchen erteilen. Im Grid wird neben dem Status der Freigabe auch vermerkt, wer die Freigabe erteilt hat.
Dementsprechend können Sie für freigegebene Abrechnungskarten die aktuelle Buchungsfreigabe wieder entziehen. Der Freigabestatus wird wieder deaktiviert und der Eintrag unter Freigabe buchen von gelöscht.
Für die Druckprozesse der BK unterjährig können Sie mit der Kontextmenüfunktion Druckfreigaben erteilen die Freigabe zum Drucken erteilen. Im Grid wird neben dem Status der Freigabe auch vermerkt, wer die Freigabe erteilt hat.
Dementsprechend können Sie für freigegebene Abrechnungskarten die aktuelle Druckfreigabe wieder entziehen. Der Freigabestatus wird wieder deaktiviert und der Eintrag unter Freigabe drucken von gelöscht.
Diese Kontextmenüfunktion ruft den Dialog BK unterjährig - Buchen und Basis für Excel Reporting mit dem Register Historisierung auf. Alternativ ist die Historie auch über die Schaltfläche in der Kommandoleiste verfügbar. Eine Filterung erlaubt eine reduzierte Anzeige der History-Eintragungen im Grid für Buchungen auf Basis von Benutzern, Laufdaten und dem Kriterium, ob es sich um Buchungsläufe handelt.
Verfügbare Spalten der Historisierung:
Über eine einzelne Zeile im Grid können Sie das Protokoll anzeigen zu dem markierten Lauf lasssen. Die Zeilen des Grids können nach Excel exportiert werden.
Diese Kontextmenüfunktion ruft den Dialog Kosten und Ausnahmen auf. Das Layout des Grids kann benutzerspezifisch eingerichtet werden. Es lassen sich schpn eingerichtete Layouts auch von anderen Benutzer kopieren.
Gridinhalte lassen sich nach Excel oder in eine csv-Datei exportieren. Ein Sachkonto, eine Umlage oder eine Ausnahmen kann zum Neuberechnen markiert werden.
Sie können eine markierte Abrechnungskarte löschen. Hat die Abrechnungskarte die Status Abrechnung gedruckt und/oder Abrechnung gebucht wäre zu überlegen, ob diese Löschung wirklich sinnvoll ist, da Sie dann diese Statusinformationen verlieren.
Zugang: Abrechnung > Abrechnungskarte > Kontextmenüfunktion Abrechnungskarte erstellen, Strg+N oder Schaltfläche Neuen Datensatz erstellen in der Kommandoleiste.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Beleg | Automatisch generierter Beleg für Buchungen bei der Übernahme der Abrechnungsergebnisse. Der Beleg zu einer Abrechnungskarte muss über alle Jahre eindeutig sein und kann je Objekt nur einmal vergeben werden. iX-Haus ergänzt daher die Bezeichnung der Abrechnungskarte um die Jahresziffer lt. Jahrgang automatisch und bildet damit den eindeutigen Beleg (z. B. BK/HK25 für den Jahrgang 2025). Aus historischen Definitionen können Bezeichnungen mit Zahlen existieren. Bei diesen werden Ziffern bei der Belegbildung automatisch entfernt, wenn diese am Ende der Bezeichnung standen! |
Bezeichnung | Die Bezeichnung wird aus dem Typ der Abrechnungsart/en vorgeschlagen. Die Bezeichnung bildet einen Teil des Belegs (z. B. BK/HK). Es sind bis zu acht Zeichen zulässig. Es können als Bezeichnung manuell keine Zahlen eingegeben werden! |
Objektnummer | Objektnummer Gibt es für das angegebene Objekt schon eine Abrechnungskarte, werden automatisch die Parameter für eine Abrechnungskarte mit nächstem Jahrgang für dieses Objekt vorgeschlagen. Gegenüber dem letzten Zeitraum der existierenden Abrechnungskarte wird der Zeitraum um ein Jahr angehoben. In der Regel brauchen Sie dann hier nur noch mit OK zu bestätigen. |
Abrechnungsarten | Mehrere Abrechnungsarten werden durch den Komma getrennt eingegeben (z. B. 010 BK und 020 HK → 010,020).Achten Sie darauf, dass eine Abrechnungsart nicht in zwei Objekt-Abrechnungskarten in einer Abrechnungsperiode parallel vorkommt. |
Abrechnungszeitraum | Datum (von und bis) Gegenüber dem letzten Zeitraum einer schon existierenden Abrechnungskarte wird der Zeitraum um ein Jahr angehoben vorgeschlagen. Klicken Sie in ein Datumsfeld für den Abrechnungszeitraum, wird als Beginn-Datum automatisch das Tagesdatum eingetragen und das Ende-Datum auf den Vortag des Folgejahres gesetzt, sodass automatisch eine komplette Jahresperiode vorgeschlagen wird. Zuvor ggf. vorgeschlagene Buchungsparameter wie BK unterjährig durchführen oder Sollabrechnung werden deaktiviert. |
Jahrgang | Der Jahrgang (Jahr in dem der Abrechnungszeitraum endet z. B. 2022) wird automatisch aus dem Abrechnungszeitraum bis ermittelt. |
Optimierte Abrechnung | Lizenzabhängige Option zum Rechenmodell Wenn Ihnen diese Abrechnungsvariante angeboten wird, sollten Sie diese i. d. R. auch nutzen. Der Einsatz einer Abrechnung ohne die optimierte Abrechnung sollte dann mit einem Consultant der CREM SOLUTIONS abgesprochen werden, da gegenüber der Variante mit optimierter Abrechnung Einschränkungen in der Funktionalität zur erwarten sind. |
BK unterjährig durchführen | Diese Angabe ist nur für bilanzierende Objekte aktivierbar. [ ] Ohne diesen Parameter wird keine Aktivierung der Aufwendung kalkuliert. [X] Über die BK unterjährig wird einer Aktivierung der Aufwendung kalkuliert. Bei abschließender Berechnung (manuell oder bei endgültigem Druck über das Modul Betriebskosten) wird dieser Schalter ausgeschaltet! |
Sollabrechnung | Für die Jahresübernahme der Abrechnungsergebnisse wird hierüber die gleichnamige Checkbox vorbelegt. Welche Abrechnungsform das jeweilige Objekt nutzt, ermitteln Sie bei Bedarf im Modul Betriebskosten im Register BA-Ablauf im Subregister Mit Vor. Debitor.[X] Es wird die Übernahme der Ergebnisse einer Sollabrechnung erwartet.[ ] Es wird die Übernahme der Ergebnisse einer Ist-Abrechnung erwartet. |
Objekt bilanzierend | Optionale Vorgabe der Buchungstechnik für bilanzierende Objekte, nach welchem Schema Buchungen bei der Übernahme der abrechnungsergebnisse erfolgen sollen. Zur Auswahl einer Vorgabe stehen Ohne Bestandsverminderung, Mit Bestandsverminderung GVC und Mit Bestandsverminderung Sachkontenbuchungen. Wenn Sie keine Vorgabe machen wollen, wählen Sie die leere Zeile. Bitte beachten Sie, dass für die Übernahme der Abrechnungsergebnisse mit Systemeinstellungen Datenbank aus dem Bereich Buchhaltung, Abschnitt JUeAbrErg bestimmte Varianten der Jahresübernahme deaktiviert sein können. |
Objekt E/A | Optionale Vorgabe der Buchungstechnik für Objekte mit E/A-Modell zur Übernahme der Abrechnungsergebnisse. Zur Auswahl einer Vorgabe stehen die Techniken SAVO nicht stornieren, SAVO stornieren, Ermittllung aus Buchwerk (BA99), SAVO stornieren, Ermittlung aus Abrechnung zur Verfügung. Wenn Sie keine Vorgabe machen wollen, wählen Sie die leere Zeile. Bitte beachten Sie, dass für die Übernahme der Abrechnungsergebnisse mit Systemeinstellungen Datenbank aus dem Bereich Buchhaltung, Abschnitt JUeAbrErg bestimmte Varianten der Jahresübernahme deaktiviert sein können. |
Verantwortlicher Abrechnung | Info |
Verantwortlicher Buchhaltung | Info |
Freigabe drucken | Info zum Status (Nicht erteilt/Erteilt) |
Abrechnung gedruckt am | Info (Datum) |
Freigabe buchen | Info (Nicht erteilt/Erteilt) |
Abrechnung gebucht am | Info (Datum) |
Fachadministration > Systemeinstellungen Datenbank > Buchhaltung > JueAbrErg
BilMitBVAktiv | 1.1.52.4 | Hiermit können Sie die Übernahmevariante Bilanzierend mit Bestandsverminderung aktivieren bzw deaktivieren. Dies hat Auswirkung auf die angebotetene Auswahl in der Abrechnungskarte und in der Jahresübernahme der Abrechnungsergebnisse und der Funktion des Buchens in der BK unterjährig. Standard: aktiv |
BilOhneBVAktiv | 1.1.52.5 | Hiermit können Sie die Übernahmevariante Bilanzierend ohne Bestandsverminderung aktivieren bzw deaktivieren. Dies hat Auswirkung auf die angebotetene Auswahl in der Abrechnungskarte und in der Jahresübernahme der Abrechnungsergebnisseund der Funktion des Buchens in der BK unterjährig. Standard: aktiv |
EAErloeseAktiv | 1.1.52.6 | Hiermit können Sie die Übernahmevariante E/A Erlöse aktivieren bzw deaktivieren. Dies hat Auswirkung auf die angebotetene Auswahl in der Abrechnungskarte und in der Jahresübernahme der Abrechnungsergebnisse. Standard: aktiv |