Administration

Das Lizenzmodul Kautionen Zahlungsverkehr integriert die Kautionsverwaltung in die Buchhaltung und den Zahlungsverkehr von iX-Haus. Die Verbindung erfolgt dabei über spezielle Sollarten / Personenkonten für Kautionen. Weitere grundlegende Einrichtungen sind mindestens ein Sachkonto für Verbindlichkeiten aus Mietkaution, entsprechende Katalogeinträge für Kautionsart und Kaution Gegenforderung Typ, DCL-Tabelle und E-Banking-Regel $GegenforderungKaution. Um diese Möglichkeiten zu nutzen, muss die Lizenz eingespielt sein.

Die Einzahlungen von Mietern erfolgt per direkter Überweisung des Mieters an das Kautionskonto (IBAN). Daher ist die Information über die IBAN des Kautionskontos sowie die von iX-Haus generierte Mietvertragsnummer frühzeitig dem Mieter mitzuteilen.

Die Auflösung der Kaution erfolgt über die Kautionsverwaltung iX-Haus. Dabei werden automatisiert Buchungen auf dem verbundenen Personenkonto ausgelöst, die wiederum die Basis für die Auszahlungen an den Kautionsgeber oder den Verwalter / Eigentümer darstellen.

Bestehen zum Zeitpunkt der Auflösung noch Forderungen des Verwalters / Eigentümers an den Kautionspflichtigen (z. B. Mietrückstände, vom Mieter verursachte Schäden etc.) werden diese vorab als Gegenforderungen in der Kautionsverwaltung erfasst. Die einzelnen Gegenforderungen lösen wiederum Überweisungen aus, die per Electronic Banking eingelesen werden und zur Verrechnung mit Forderungen auf die Personenkonten des Kautionspflichtigen gebucht werden.

Einrichtung Zahlungsverkehr Kautionen

Um die Buchhaltung und den Zahlungsverkehr anzubinden, ist es erforderlich, ein Sachkonto als Sammelkonto für die Verbindlichkeiten aus Mietkautionen anzulegen, eine spezielle Sollart für Kautionen zu definieren, die E-Banking Regeln zu erweitern und die Bankverbindung für die Kautionen in den Objektparametern zu hinterlegen. Das Sachkonto wird für eine neu zu definierende Sollart Kaution (s. Fachadministration, Sollarten / Personentypen) benötigt. Der Sollart-Typ ist Kaution. In Sonderfällen nutzen Sie für Berücksichtigung von Gegenforderungen den Sollarttyp Kaution (mit Forderungen). Bei Bedarf berät sie hierzu ein Consultant der CREM SOLUTIONS. Bitte verbinden Sie die Sollart mit den entsprechenden Personentypen. Der Zuordnungs-Typ ist SO. Für den Zahlungsverkehr im Rahmen der Kautionsverwaltung wird die Bankverbindung des Kautionskontos (Treuhandsammelkonto) im Bankenstamm hinterlegt und in den Objektparametern (1) zugeordnet. Die Bankverbindung wird benötigt, um Überweisungen aus Kautionsauflösungen zu erzeugen.

Bitte legen Sie für die Verarbeitung im Zahlungsverkehr Personen eine neue DCL-Tabelle in der Fachadministration an.

Über Zugeordnete Kautionsarten können Sie aus dem Katalog der Kautionsarten diejenigen voreinstellen, die im Verwaltungsobjekt verwendet werden sollen. Die als Standard voreingestellte Kautionsart wird bei der Erfassung von Kautionen automatisch vorgeschlagen, um den Erfassungsprozess zu optimieren. Im Modul Electronic Banking ordnen Sie bei Bedarf die Regel $GegenforderungKaution zur Zuordnung ausgezahlter Gegenforderungen an den Verwalter / Eigentümer zu.

Über den Katalog Kautionsarten können die über den Zahlungsverkehr abzuwickelnden Kautionsarten mit dem Personenkonto konfiguriert werden. Mit der Erstversorgung werden die bestehenden Kautionen der betreffenden Kautionsart automatisch mit dem Personenkonto verbunden.

Anlage einer Kaution mit integriertem Zahlungsverkehr

Die Barkaution wird wie gewohnt erfasst (Buchhaltung/Kautionsverwaltung/Kautionen). Beachten Sie an dieser Stelle die Zuordnung der Kautionssollart im Feld Kontenklasse. Durch die Option feste Vorgabe in der Sollart-Definition in der Kautionsart wird dieses Feld innerhalb der Kautionsanlage gesperrt.

Bei Anlage eines abweichenden Kautionsgebers (z. B. ein Amt) als juristische Person besteht die Möglichkeit, automatisch eine Auszahlungssperre für die Kaution einzutragen. Mit der Zahlungsreferenz lässt sich z. B. ein Aktenzeichen festlegen, mit dem beim Import von Umsätzen des Kautionskontos über das Electronic Banking die Kaution eindeutig zugeordnet werden kann.

Allgemeine Erläuterungen der Buchung der Kaution auf der Personenkonto-Kaution

Das Personenkonto Kaution entsteht aus der Definition der Sollart Kaution. Das Personenkonto dient dabei der Kommunikation mit der Kautionsverwaltung und ist nicht mit dem Gesamtkonto der Person verbunden. Das Personenkonto wird für den Anwendungsfall der Kautionsauszahlung benötigt.

Erst zum Ende des Mietvertrags und der Auflösung der Kaution wird das Konto gebucht. Das Kautionsguthaben wird in der Kautionsverwaltung aufgelöst und erzeugt über den verzinsten Kautionsbetrag, den der Mieter erhält (ggf. abzüglich rückständiger Mieter, Regressforderungen aus Schäden oder Einbehalte für die ausstehende Betriebskostenabrechnung) eine Buchung im Haben des Personenkontos. Über eine spezielle DCL-Tabelle kann dieser Betrag über den Zahlungsverkehr Personen überwiesen werden.

Auszahlung/Auflösung der Kaution

Mit dem Vertragsende des Mietvertrags kann die eingezahlte Kaution aufgelöst werden. Die Auflösung der Kaution erzeugt dabei ggf. mehrere Buchungen auf dem Personenkonto Kaution. An den Verwalter/Eigentümer werden die zugeordneten Gegenforderungen (z. B. Mietrückstände oder Schäden an der Mietsache) überwiesen. Der Mieter erhält die eingezahlte Kaution zzgl. Verzinsung und abzüglich eines möglichen Einbehalts sowie der Gegenforderungen.

Beim Aufruf wird ggf. eine fehlende Bankverbindung bemängelt. Die folgende Meldung zeigt an, dass für den Auszahlungsprozess an den Mieter keine Bankverbindung in iX-Haus hinterlegt ist. Bitte hinterlegen Sie die Bankverbindung vor der Auszahlung durch den Zahlungsverkehr Personen im Personenstamm.

Der dann folgende Dialog Kautionsauszahlung steuert die Auszahlung. Hier können Sie dann die Auszahlung planen. Im Betragsfeld wird der verzinste Kautionsbestand verringert um die Abzüge (Einbehalte/Gegenforderungen) voreingestellt. Bei einer Teilauszahlung oder einem hinterlegten Mindesteinbehalt werden keine Zinsen eingetragen. Zusätzlich zur geplanten Auszahlung der IST-Kaution wird der Zinsbetrag nachrichtlich ausgewiesen. Der geplante Auszahlungsbetrag wird über die Funktion Kaution auflösen schlussgerechnet und im Kautionskonto dargestellt.

• Wertstellung: Vorgabe der Wertstellung für die Auszahlung
• Belegnummer: Belegnummer für die Auszahlung
• Buchungstext: Belegtext für die Auszahlung
• Betrag: Auszahlungsbetrag
• Zahlungsempfänger: Mieter oder abweichender Kautionsgeber
• IBAN: Zielkonto für die Überweisung der Auszahlung

Mit der Lizenz Kautionsschnittstelle DKB wird die Kautionsverwaltung iX-Haus an das Kautionsportal der Deutschen Kreditbank AG (DKB) angebunden. In der Kautionsverwaltung werden Kautionen nominell für einen Mieter erfasst und automatisch an das Portal der DKB übertragen. Die Übertragung erfolgt sowohl aus der einfachen als auch der kompakten Kautionsanlage. Für die Kommunikation mit dem Portal der DKB generiert iX-Haus eine Mietvertragsnummer, die über den gesamten Kautionsbestand eindeutig ist. Nach erfolgreicher Anlage der Kaution als Kautionsvereinbarung im Portal der DKB wird eine wiederum eindeutige Kautions-ID seitens DKB zurückgeliefert. Die Verarbeitung der Kautionsstammdaten erfolgt derzeit innerhalb von 24 Std. seitens der DKB.

Zudem werden spezielle Sollarten / Personenkonten für Kautionen benötigt, um den Auszahlungsprozess von Kautionen aus iX-Haus zu initiieren. Eine Sollart wird in einer eigens dafür vorgesehenen Kautionsart „Kautionen DKB“ zugeordnet.

Die Verwaltung von Kautionsumsätzen sowie deren Verzinsung erfolgt über das Portal der DKB. Diese werden nachrichtlich in iX-Haus angezeigt. Standardschreiben oder Mahnungen für eine Kaution können jederzeit für den Kautionsgeber über den aktuellen Kautionsstand in iX-Haus erzeugt werden. Die Verzinsung erfolgt quartalsweise zum Quartalsende. Der Auszahlungsprozess ermittelt einen Auszahlungsbetrag und simuliert dabei eine Verzinsung, die „realen“ Zinsbuchungen erfolgen aber erst mit der tatsächlichen Verzinsung durch die DKB.

Die Einzahlungen von Mietern erfolgt per direkter Überweisung des Mieters an das Kautionskonto (IBAN) der DKB. Daher ist die Information über die IBAN des Kautionskontos der DKB sowie die von iX-Haus generierte Mietvertragsnummer frühzeitig dem Mieter mitzuteilen.

Die Auflösung der Kaution erfolgt über die Kautionsverwaltung iX-Haus. Dabei werden automatisiert Buchungen auf dem verbundenen Personenkonto ausgelöst, die wiederum die Basis für die Auszahlungen an den Kautionsgeber oder den Verwalter / Eigentümer darstellen.

Bestehen zum Zeitpunkt der Auflösung noch Forderungen des Verwalters / Eigentümers an den Kautionspflichtigen (z. B. Mietrückstände, vom Mieter verursachte Schäden etc.) werden diese vorab als Gegenforderungen in der Kautionsverwaltung erfasst. Die einzelnen Gegenforderungen lösen wiederum Überweisungen aus, die per Electronic Banking eingelesen werden und zur Verrechnung mit Forderungen auf die Personenkonten des Kautionspflichtigen gebucht werden.

Einrichtung Zahlungsverkehr Kautionen für DKB

Um die Buchhaltung und den Zahlungsverkehr anzubinden, ist es erforderlich, ein Sachkonto als Sammelkonto für die Verbindlichkeiten aus Mietkautionen anzulegen, eine spezielle Sollart für Kautionen zu definieren, die E-Banking Regeln zu erweitern und die Bankverbindung für die Kautionen in den Objektparametern zu hinterlegen. Das Sachkonto wird für eine neu zu definierende Sollart Kaution (s. Fachadministration, Sollarten / Personentypen) benötigt. Der Sollart-Typ ist Kaution. Bitte verbinden Sie die Sollart mit den entsprechenden Personentypen. Der Zuordnungs-Typ ist SO. Für den Zahlungsverkehr im Rahmen der Kautionsverwaltung wird die Bankverbindung des Kautionskontos (Treuhandsammelkonto) im Bankenstamm hinterlegt und in den Objektparametern (1) zugeordnet. Die Bankverbindung wird benötigt, um die Verbindung zum Portal der DKB einzurichten und um Überweisungen aus Kautionsauflösungen zu erzeugen.

Bitte legen Sie für die Verarbeitung im Zahlungsverkehr Personen eine neue DCL-Tabelle in der Fachadministration an.

Über Zugeordnete Kautionsarten können Sie aus dem Katalog der Kautionsarten diejenigen voreinstellen, die im Verwaltungsobjekt verwendet werden sollen. Die als Standard voreingestellte Kautionsart wird bei der Erfassung von Kautionen automatisch vorgeschlagen, um den Erfassungsprozess zu optimieren. Im Modul Electronic Banking ordnen Sie die Regel $GegenforderungKaution zur Zuordnung ausgezahlter Gegenforderungen an den Verwalter / Eigentümer zu.

Über den Katalog Kautionsarten können die über den Zahlungsverkehr abzuwickelnden Kautionsarten mit dem Personenkonto konfiguriert werden. Mit der Erstversorgung werden die bestehenden Kautionen der betreffenden Kautionsart automatisch mit dem Personenkonto verbunden. Werden im Zusammenhang mit Kautionen Ratenzahlungen vereinbart, können im Katalog Kautionsart die Anzahl der zulässigen Raten und ggf. die zu verwendenden Personentypen eingestellt werden.

Konfigurationen für das Portal DKB

Vor der Inbetriebnahme der Schnittstelle zum Portal der DKB AG sind grundlegende Schritte für die Konfiguration durchzuführen. Bitte prüfen Sie, ob sich im Installationsvereichnis Ihrer iX-Haus Installation im Unterverzeichnis EXE (z. B. \\ixhaus\exe) eine Konfigurationsdatei DKbApi.config befindet. Wenn diese nicht vorhanden ist, wenden Sie sich bitte an unser Customer Care Team. Die Konfigurationsdatei beinhaltet unter anderem Adressdaten und Einstellungen zum Portal der DKB.

Außerdem empfehlen wir, den Datenaustausch protokollieren zu lassen. Dazu legen Sie im Installationsvereichnis Ihrer iX-Haus Intallation im Unterverzeichnis TMP (z.B.\\ixhaus\tmp) die Datei DkbSchnittstelle_nnn.log an. Die Ziffernfolge 999 nach dem Unterstrich im folgenden Beispiel protokolliert den Datenaustausch mit dem Portal der DKB für sämtliche iX-Haus-Nutzer → DkbSchnittstelle_nnn.log. Sie können hier auch die Nummer eines iX-Haus Nutzers verwenden, wenn nur die Daten dieses Nutzers protokolliert werden sollen.

Im Kautionsstamm (unter Menü/Portal DKB/Anmeldedaten hinterlegen) werden die Anmeldedaten zum Portal hinterlegt. Diese erhalten Sie von Ihrem Berater der DKB AG.

Über die Funktion nicht zugeordneter Buchungen können Sie abfragen, ob Umsatzbuchungen zu Kautionskonten vorhanden sind, die keiner Kautionsvereinbarung zugeordnet werden konnten. Diese Umsätze können manuell im Portal der DKB zugeordnet werden. Wenn Sie das Portal automatisch im Internetbrowser starten wollen, beantworten Sie die Frage mit JA.

Die Anmeldedaten im Portal können abweichend sein. Zur Anmeldung geben Sie eine Kennung und ein Passwort ein.