Inhalt

Schlüsselverwaltung
- Was mache ich hier?
- Was brauche ich dazu?

Schlüsselverwaltung

Mit der Schlüsselverwaltung bieten wir ihnen eine komfortable Möglichkeit, die Schlüssel ihrer Verwaltungsobjekte bequem zu verwalten und jederzeit zu wissen, welchem Schließsystem diese zugeordnet sind. Darüber hinaus können Sie Schlüsselausgaben und Rücknahmen hinterlegen und wissen so jederzeit, wo sich die Schlüssel befinden. Der Schließplan bietet zudem noch eine komplette Übersicht der zugeordneten Schließungen.

Die Erfassung von Schlüsseln erfolgt je Liegenschaft. Das Schlüsselverzeichnis dient dabei der Erfassung der einzelnen Schlüssel, sowie deren Zuordnung innerhalb des Schließsystems. Darüber hinaus werden Ausgaben und Rücknahmen dokumentiert.

Schlüssel lassen sich mit verschiedenen Strukturelementen in iX-Haus verbinden, wie z. B. der Objektstruktur, Flächen aus dem Flächenstamm, Räumen aus dem Raumbuch, Technischen Objekten aus der Technischen Objektverwaltung sowie manuell erfassten Türen.

Für das Modul Schlüsselverwaltung wird eine Lizenz benötigt.

Das Modul finden Sie unter iX-Haus plus > Schlüsselverwaltung.

Was mache ich hier?

Schließanlage anlegen

Um Schlüssel einer Schließanlage zuordnen zu können, richten Sie die Schließanlagen mit zentralen Stammdaten ein.

Öffnen Sie den Navigationspunkt Schlüsselverwaltung > Schließanlage.
Erfassen Sie die grundlegenden Stammdaten einer Schließanlage im Register Schließanlage mit Schließanlagennummer (Nummer des Schließplans), einem Objekt und einem Kreditor.
Erfassen Sie weitere Daten wie Ansprechpartner, Kundennummer, Anlagenart, System.
In der Bemerkung pflegen Sie weitere Informationen.
Speichern Sie die Parameter der Schließanlage.

Über das Register Historie können Sie Änderungen nachverfolgen.

Schlüsselausgaben und -rücknahmen verwalten

Bei der Erfassung der Ausgaben und Rücknahmen der Schlüssel wird automatisch ein Status gesetzt, der anzeigt, ob der Schlüssel momentan ausgegeben oder bereits zurückgegeben wurde. Das Eingabefeld Vertrag dient zur Zuordnung der jeweiligen Fläche bzw. des Vertrags. Sobald Sie bei der Schlüsselrückgabe ein Datum eingeben, ändert sich der Status der Schlüsselausgabe auf zurückgegeben.

Es stehen verschiedene Empfängertypen bei der Schlüsselausgabe zur Verfügung.

Die Schlüsselausgabe erhält ein Datum für die Schlüsselausgabe und die Anzahl der ausgegebenen Schlüssel. Die Anzahl der ausgegebenen Schlüssel reduziert die verfügbare Anzahl an Schlüsseln. Über die Befristung haben Sie die Möglichkeit, einen Erinnerungstermin zu hinterlegen, falls der Schlüssel z. B. nur befristet an einen Handwerker (Kreditor) ausgegeben wird.

Über den Menüpunkt Berichte können Sie ein Schlüsselausgabeprotokoll oder eine Übersicht Schlüsselausgabe erstellen.

Schlüssel einem Schließverzeichnis zuordnen

Öffnen Sie im Navigationspunkt Schlüsselverzeichnis das Register Zuordnung Schließsystem.
Über den Aufruf NEU des Formulars können Sie die einzelnen Zuordnungen des Schlüssels zu Schließsystemen einstellen. Mit Doppelklick auf bestehende Zuordnungen bearbeiten Sie diese.
Geben Sie im Dialog Zuordnung Schließsystem die Zuordnung gemäß Ihres Schließsystems ein.
Ordnen Sie dem Schlüssel zu, ob es sich bei der Schließung um eine Fläche, eine Gebäudestruktur, einen Raum bis hin zu einem technischen Objekt handelt. Der Türbezeichnung geben Sie die Bezeichnung analog zum Schließplan ein.
Speichern Sie die Zuordnung.

Schlüsselarten im Katalog erfassen

Öffnen Sie unter iX-Haus plus > Schlüsselverwaltung> Katalog den Katalog Schlüsselart.
Vergeben Sie eine Nummer und eine Bezeichnung der Schlüsselart.
Wenn die Schlüsselart im Weiteren mit einer Schließanlage verbunden werden soll, aktivieren Sie das Feld. Schließanlage.
Um aus der Schlüsselverwaltung unmittelbar Aufträge im lizenzpflichtigen Modul Aufträge auslösen zu können, ordnen Sie im Feld Zuordnung zu Auftragsart eine Auftragsart aus dem Modul Aufträge zu.
Mit den Zusatzinfofeldern können Sie weitere Informationen zur Schlüsselart erfassen und diese individuell konfigurieren. Die Felder für die Zusatzinfo 1-8 dienen als Überschriften im Schlüsselverzeichnis.
Speichern Sie die Parametereingabe.

Schlüsselinformationen importieren

Über den Menüpunkt Schnittstellen haben Sie zudem die Möglichkeit, unter Import entsprechende aufbereitete Daten in Ihre Schlüsselverwaltung zu importieren.

Es wird als Warnung in der entsprechenden Detailansicht angezeigt, wenn ein Schlüssel noch keinem Schließsystem zugeordnet wurde. In der Schlüsselübersicht wird dies ebenfalls in der Spalte Zuordnung Schließsystem angezeigt.

Schlüsselverzeichnis anlegen

Die Schlüssel und dazugehörigen Schließungen richten Sie über die Ansicht Schlüsselverzeichnis ein. Hier erfassen Sie im Register Schlüsselverzeichnis die grundlegenden Stammdaten eines Schlüssels und ordnen diese einem Objekt und einer Schlüsselart zu. Zudem können Sie einen Aufbewahrungsort der Schlüssel und eine zusätzliche Information zum Schlüssel hinterlegen.

Der Bestand wird anhand der Anzahl der tatsächlich vorhandenen Schlüsselanzahl bei der Ausgabe und Rücknahme der Schlüssel ermittelt.

Im Register Zuordnung Schließsystem können Sie die einzelnen Zuordnungen des Schlüssels innerhalb des Schließsystems einrichten. Hier können Sie den genauen Standort des Schließsystems über die Fläche, die Gebäudestruktur, einen Raum bis hin zu einem technischen Objekt einstellen.

Richten Sie aus dem Schließsystem mindestens eine Türbezeichnung ein.

Über das Register Ausgaben und Rücknahmen erfassen Sie die Ausgaben der Schlüssel sowie deren Rücknahmen.

Über das Register Aufträge erhalten Sie den Überblick über sämtliche Aufträge zum Schlüssel.

Das Register Aufträge erscheint nur dann, wenn zu einem Schlüssel Aufträge erfasst worden sind.

Über das Register Schlüsselausgabe Termine erhalten Sie eine Übersicht zu sämtlichen Terminen zum Schlüssel.

Im Register Historie können Veränderungen nachvollzogen werden.

Tipps zur Anlage von Schlüsseln

Um den Assistenten zur Zuordnung von Schließungen effektiv zu verwenden, empfehlen wir, zuerst Haupt-, General- und Zentralschlüssel mit vielen Türen einzurichten. Bereits erfasste Türen stehen im Assistenten zur Mehrfachauswahl und Zuordnung zur Verfügung.

Zusätzlich können Schlüssel im Schlüsselverzeichnis markiert und per Kontextmenü kopiert werden.

Darüber hinaus lassen sich Schlüssel über die Importfunktion importieren.

Was brauche ich dazu?

Register Ausgaben und Rücknahmen

Zugang: Schlüsselverwaltung > Sicht Schlüsselverzeichnis > Register Ausgaben und Rücknahmen

Das Register Ausgaben und Rücknahmen bietet ein Grid mit Übersicht über einzelne Ausgaben oder Rücknahmen von Schlüsseln. Das Grid kann individuell eingestellt werden.

Per Doppeklick auf eine Zeile öffnen Sie das Register Schlüsselausgabe/Schlüsselrückgabe. Dieses dient der Erfassung, wo welcher Schlüssel im Umlauf ist. Parallel zu diesem steht das Register Termine zur Verfügung. Hier erfassen Sie Termine, die hier i. d. R. mit der Schlüsselübergabe oder der Pflege des Schließsystems zu tun haben. Die Felder entsprechen der standardisierten Terminerfassung.

Bei der Erfassung der Ausgaben und Rücknahmen der Schlüssel wird automatisch ein Status gesetzt, der anzeigt, ob der Schlüssel momentan ausgegeben oder bereits zurückgegeben wurde. Das Eingabefeld Vertrag dient zur Zuordnung der jeweiligen Fläche bzw. des Vertrags. Sobald Sie bei der Schlüsselrückgabe ein Datum eingeben, ändert sich der Status der Schlüsselausgabe auf Zurückgegeben.

Mit Neu oder Doppelklick zum Bearbeiten eines vorhandenen Datensatzes öffnen Sie den Dialog Ausgaben und Rücknahmen.

Über den Menüpunkt Berichte haben sie zudem die Möglichkeit ein Schlüsselausgabeformular zu drucken oder eine Übersicht über die erfasste Schlüsselausgabe zu erstellen.

Register Zuordnung Schließsystem

Zugang: Schlüsselverwaltung > Sicht Schlüsselverzeichnis > Register Zuordnung Schließsystem

Hier können Sie den genauen Standort des Schließsystem über Fläche, Gebäudestruktur, Raum bis hin zu einem technischen Objekt einstellen. Über die Türbezeichnung haben Sie zudem die Möglichkeit manuell das Schließsystem zu definieren.

Im Dialog Wizard können Sie die vorhandene Schlüssel einer Schließung zuordnen oder eine bestehende Zuordnung entziehen. Der Dialog unterstützt Mehrfachauswahl. Die Zuordnung der Schließung erfolgt über die Auswahl, die Sie mit F2 oder Klick auf den Auswahlschalter öffnen. Die zugeordnete(n) Schließung(en) wird/werden nach dem Verlassen des Zuordnungsdialogs im Feld Schließungen mit einem Zahlencode benannt. Mit OK bestätigen Sie die Zuordnung.

`Objekt`	Auswahl Objektnummer
`Türbezeichnung`	Eingabefeld; eindeutige Türbezeichnung
`Gebäudeteil`	Auswahl lt. Objektstruktur
`Geschoss`	Auswahl lt. Objektstruktur
`Fläche`	Auswahl Flächenstamm
`Raum`	Auswahl (Raumbuch erforderlich) Stehen keine Räume zur Auswahl, wird das Feld ausgeblendet.
`Techn. Objekt`	Auswahl

Register Schlüsselausgabe/Schlüsselrücknahme

Zugang: Schlüsselverwaltung > Sicht Schlüsselverzeichnis > Register Ausgaben und Rücknahmen > Neu/Bearbeiten eines Datensatzes

Details
`Schlüssel`	zur Info
`Status`	zur Info
`Objekt`	zur Info
`Vertrag`	Auswahl
`Empfängertyp`	Auswahl (Person, Partner/Rolle, Manuelle Eingabe, Kreditor
`Person`	Auswahl bei Empfängertyp `Person`
`Partner`	bei Empfängertyp `Partner/Rolle`
`Kreditor`	Auswahl bei Empfängertyp `Kreditor`
`Bemerkung`	Bemerkungsfeld für weitere Informationen.
`Name`	bei Empfängertyp `Manuelle Eingabe`
`Vorname`	bei Empfängertyp `Manuelle Eingabe`
`Straße`	bei Empfängertyp `Manuelle Eingabe`
`PLZ`	bei Empfängertyp `Manuelle Eingabe`
`Ort`	bei Empfängertyp `Manuelle Eingabe`
Schlüsselausgabe
`Datum`	Datum der Schlüsselausgabe
`Befristet bis`	Datum für das Ende eine befristeten Schlüsselausgabe
`Schlüsselanzahl`	Zahl der vorgenannten Schlüssel
Schlüsselrückgabe
`Datum`	Datum der Schlüsselrückgabe
`Schlüsselanzahl`	Zahl der vorgenannten Schlüssel

Register Schlüsselverzeichnis

Zugang: Schlüsselverwaltung > Sicht Schlüsselverzeichnis > Register Schlüsselverzeichnis

`Objekt`	Auswahl
`Schlüsselart`	Auswahl aus Katalog
`Nummer`	Nummer des Schlüssels
`Bezeichnung`	Bezeichnung
`Schlüsselanzahl`	Zahl
`Aufbewahrungsort`	Information zum Aufbewahrungsort der nicht ausgegbenen Schlüssel, z. B. Verwalter- oder Hausmeisterbüro
`Zusatzinformation`	Zusatzinformation (Zeile)
`Kombischlüssel Wohnung und Keller`	Schalter
`Bemerkung`	mehrzeiliges Notizfeld

Sicht Schließanlage

Zugang: Schlüsselverwaltung > Schließanlage

Die Sicht Schließanlage dient der Organisation von Schließanlagen. Hier erfassen Sie u. a. die Schließanlagennummer, Art und System der Schließanlage, zuständiger Kreditor, Ansprechpartner etc.

Felder zur Erfassung einer Schließanlage:

Schließanlagennummer
Objekt
Kreditor
Ansprechpartner
Kundennummer
Anlagenart
System
Bemerkung
Weitere Hinweise

Sicht Schließplan

Zugang: Schlüsselverwaltung > Schließplan

In der Schlüsselverwaltung ergibt sich der Schließplan aus der Umsetzung der Informationen vom Hersteller und deren Verknüpfung mit Objekt- und Personendaten.

Bild: Muster eines Schließplans von einem Hersteller.

Die Sicht Schließplan listet auf, welchen Türen (Türbezeichnung) in einem Objekt welche Schlüssel zugeordnet sind, wo sich diese Türen bzw. Schlösser ggf. befinden (Gebäude, Gebäudeteil, Geschoss, Fläche, Raum, techn. Objekt). So kann z. B. auch der Schlüssel eines Aufzugs oder einer Hebebühne dem technischen Objekt zugeordnet werden. Die Sortierung im Grid erlaubt so schnelle Übersichten zu erzeugen, z. B. zu welchem Schloss welche Schlüssel zugeordnet sind oder welche Türen mit einem bestimmten Schlüssel geöffnet werden können.

Das Grid kann individuell durch Spaltenauswahl und Sortierung angepasst werden. Folgende Spalten sind standardmäßig aktiv:

Objekt
Türbezeichnung
Schlüssel
Gebäude
Gebäudeteil
Geschoss
Fläche
Raum
Techn. Objekt

Ein Doppelklick auf eine Zeile öffnet den Dialog Zuordnung Schließsystem. Um zum Schlüsselverzeichnis zu gelangen, lassen Sie für die jeweilige Zelle des Schlüssels die Details anzeigen (Strg + Shift + o). Nach Änderungen aktualisieren Sie die Ansicht des Schließplans mit F5.

Sicht Schlüsselausgabe

Zugang: Schlüsselverwaltung > Schlüsselausgabe

Die Sicht Schlüsselausgabe stellt die Informationen der erfassten Schlüsselausgaben dar. Mit dem globalen Objektfilter können Sie das zu betrachtende Objekt eingrenzen. Im Grid Übersicht können Sie durch Sortierung z. B. schnell die Schlüssel lokalisieren, die befristet ausgegeben wurden und anstehende Rückgaben erkennen.

Als Berichte stehen Schlüsselausgabe und Schlüsselausgabeprotokoll zur Verfügung.

Per Doppelklick oder Details anzeigen (Strg + Shift + o) wird für die aktive Schlüssel-Zelle wird der Dialog Schlüsselverzeichnis des Schlüssels geöffnet. Dies ermöglicht dann die komplette Übersicht, wie der einzelne Schlüssel in der Schlüsselverwaltung eingebunden ist.

Mit Objekt plus öffnen können Sie das betreffende Objekt des Schlüssels in iX-Haus plus parallel öffnen. Hierüber sind dann z. B. die Flächen und aktuellen Belegungen erkennbar, aber auch Meldungen, zuständige Firmen oder Aufträge.

Die Ausgabe von Schlüsseln oder deren Rücknahme organisieren Sie über die Sicht Schlüsselverzeichnis.

Sicht Schlüsselverzeichnis

Zugang: Schlüsselverwaltung > Schlüsselverzeichnis

Das Schlüsselverzeichnis bietet eine Übersicht über alle angelegten Schlüssel. Hier erfassen Sie auch neue Schlüssel (Kontextmenü Neu) oder organisieren die Übergabe einzelner Schlüssel (Neu Schlüsselausgabe/Schlüsselrückgabe). Weitere zentrale Funktionen sind das Kopieren von Schlüsseln oder Auftrag erstellen. Über einen Schlüssel kann auch auch mit Objekt plus öffnen direkt zum jeweiligen Objekt gesprungen werden, zu dem der Schlüssel gehört.

Katalog Schlüsselart

Zugang: iX-Haus plus > Schlüsselverwaltung > Katalog > Schlüsselart

Im Katalog Schlüsselart können Sie die verschiedenen, von ihnen verwendeten Schlüsselarten erfassen.

Vergeben Sie eine Nummer und eine Bezeichnung der Schlüsselart. Die Schlüsselarten werden benötigt, um die eigentlichen Schlüssel in der Schlüsselverwaltung zu erfassen. Eine häufig verwendet Schlüsselart können Sie als Standard definieren. Wenn die Schlüsselart im Weiteren mit einer Schließanlage verbunden werden soll, aktivieren Sie das entsprechende Feld.

Aus der Schlüsselverwaltung können unmittelbar Aufträge ausgelöst werden, ordnen Sie zu diesem Zweck eine Auftragsart aus dem Modul Aufträge zu (lizenzpflichtiges Modul).

Mit den Zusatzinfofeldern haben Sie die Möglichkeit, weitere Informationen zu der jeweiligen Schlüsselart zu erfassen und individuell zu konfigurieren. Die Felder für die Zusatzinfo 1-8 dienen als Überschriften im Schlüsselverzeichnis.