Der Rechnungsimport kann über eine Batch-Datei gestartet werden. Bei einem regelmäßigen Import kann die Batch-Datei als geplante Aufgabe unter Windows eingerichtet und automatisch ausgeführt werden. Die Batch-Datei muss aus dem iX-Haus-Ordner gestartet werden und kann folgendermaßen aussehen:
exe\ieimportgvc701.exe USERID [NoPrintPrt] [ImportFileName]
Wobei die USERID mit der iX-Haus-Benutzer-Id des Benutzers, mit dem die Rechnungen importiert werden sollen, zu ersetzen ist. Dieser Benutzer wird für alle Rechnungen verwendet, bei denen keine Eingabe im Feld ixhaususerid existiert. Die Benutzereingabe ist für die Rechte-Prüfung in iX-Haus generell und im Rechnungseingangsbuch notwendig. Es ist zu empfehlen einen Import-Benutzer in iX-Haus mit den entsprechenden Programmrechten anzulegen. Ein bestehender Benutzer kann natürlich auch verwendet werden.
Der Parameter NoPrintPrt steuert den Druck des Protokolls. Das Protokoll wird standardmäßig nach dem Import gedruckt, wenn der Parameter definiert ist, wird das Protokoll nicht gedruckt. Der Rechnungsimport kann aber auch ohne installierten Drucker ausgeführt werden. Da ein installierter Druckertreiber für die Generierung des Protokolls notwendig ist, unabhängig davon, ob das Protokoll gedruckt wird oder nicht, wird dann auch kein Protokoll in der Historie vom Rechnungsimport abgelegt.
Mit dem Parameter ImportFileName kann die zu importierende Datei als Parameter übergeben werden. Dann wird nur die angegebene Datei importiert. Die Datei wird im Import-Ordner gesucht. Der Dateiname kann auch ohne Erweiterung (.xml) übergeben werden, die Erweiterung wird dann automatisch angehängt. Wenn der Dateiname Leerzeichen enthält muss der Parameter in Anführungszeichen übergeben werden. Wenn eine Datei als Parameter übergeben wird, wird die Prüfung, ob eine weitere Instanz von dem Import ausgeführt wird ausgehebelt. Somit können mehrere Dateien parallel importiert werden.
Alternativ kann der Rechnungsimport aus dem Modul Rechnungsimport gestartet werden. Das Modul befindet sich im Menü unter Dienstprogramme > Schnittstellen > Rechnungsimport.
Der MwSt.-Code in der Kontierung wird anhand der folgenden Priorität ermittelt und importiert:
Wenn die Kontierung mit Kostenstelle gebucht wird, wird geprüft, ob der ermittelte Steuercode zu der MwSt.-Behandlung der Kostenstelle passt. Passt der Steuercode nicht zur Kostenstelle, wird der Standard-Brutto- bzw. Netto-MwSt.-Code aus der MwSt.-Tabelle ermittelt.
Der XML-Rechnungsimport stellt anhand der Belegnummer sicher, dass keine Rechnungen doppelt importiert werden. Die Eindeutigkeit der Belegnummer wird je Gesellschaft (Hauptbuchungskreis) geprüft. Bei Import von wiederkehrenden Zahlungen findet die Belegprüfung nicht statt, es wird lediglich bei Rechnungen durchgeführt.
Bei Import einer Rechnung mit einer schon vorhandenen Belegnummer wird die vorhandene Rechnung im Rechnungseingangsbuch aktualisiert. Ausgeschlossen werden Rechnungen, die den Status verbucht, bezahlt, storniert, WKZ angelegt oder gelöscht haben - in solchen Fällen handelt es sich ggf. um eine Korrektur der Rechnung und die Rechnung wird erneut importiert. Mit dem XML-Feld <belegeindeutigpruefen> kann die Prüfung je Rechnung ausgeschaltet werden. Mit der Systemeinstellung RechnungenMitGleicherBelegUndRechNummerAndereFibuLoeschen kann zusätzlich gesteuert werden, ob beim dem Rechnungsimport vorhandene Rechnungen in anderen Hauptbuchungskreisen mit den gleichen Beleg- und Rechnungsnummer im Rechnungseingangsbuch auf den Status gelöscht gesetzt werden. Die Rechnungen werden nur dann auf Status gelöscht gesetzt, wenn sie den Status vorerfasst, fachlich freigegeben, fachlich bestätigt oder fachlich abgelehnt im Rechnungseingangsbuch haben.
Der XML-Rechnungsimport prüft genauso wie bei der manuellen Rechnungserfassung, ob Rechnungen des aktuellen Kreditors in dem aktuellen Buchungskreis mit derselben Rechnungsnummer existieren. Wie bei der Rechnungserfassung wird ein Hinweis ausgegeben, wenn Rechnungen mit derselben Rechnungsnummer existieren. Wenn bei dem XML-Rechnungsimport die importierte Rechnung direkt gebucht wird, dann werden solche Fälle als fehlerhaft interpretiert und werden bei dem Import abgelehnt. Es wird somit sichergestellt, dass keine Rechnung doppelt im System angelegt wird.
Werden Dateien mit einer Skontomethode und Skontoprozenten importiert, wird das Fälligkeitsdatum an die Skontofälligkeit angepasst. So kann der Vorteil aus dem Skonto wahrgenommen werden. Liegt keine Angabe zu Skontoprozenten vor, wird die Rechnung wie eine Rechnung betrachtet, zu welcher keine Skontovereinbarung vorliegt (keine Anpassung der Fälligkeit aufgrund Skontobetrachtung).
Mit dem XML-Rechnungsimport kann auch nur ein Statuswechsel bei bestehenden Rechnungen im Rechnungseingangsbuch durchgeführt werden. Wenn die Felder <bukreis>, <rechnungsnummer>, <kreditornr> und <objekt> leer sind und <internerechnungsnummer> und <rebustatus> gefüllt sind, wird nur ein Statuswechsel erfolgen bzw. der <rebustatus> wird bei der Rechnung mit der <internerechnungsnummer> gesetzt. Somit kann der XML-Import auch für die fachliche Freigabe oder Bestätigung aus einem externen System benutzt werden.
Wenn beim Import von Intercompany-Rechnungen und Rechnungen mit Mieterweiterbelastung die Rechnungen direkt in iX-Haus gebucht werden, kann das System so konfiguriert werden, dass die Faktura-Rechnung und die dazugehörigen Buchungen direkt angelegt und gebucht werden. Im Rahmen des Intercompany- und Mieterweiterbelastungs-Prozess könne zusätzlich die Ausgangsrechnungen als Word-Dokument generiert werden und direkt gedruckt oder in einem DMS-System archiviert werden. Voraussetzung in diesem Fall ist die Ausführung des Import-Prozess auf einem Rechner mit Microsoft Office Installation.
Die Fehlerbehandlung bei dem Rechnungsimport erfolgt analog zu der im Rechnungseingangsbuch und in der Dialogbuchhaltung und berücksichtigt dementsprechend die für den jeweiligen Bereich relevanten Systemeinstellungen. Aufgetretene Fehler werden in dem XML-Tag <fehlerbeschreibung> protokolliert und werden beim Import abgelehnt. Hinweise werden in dem XML-Tag <hinweis> protokolliert. Hinweise verhindern den Import der Rechnung nicht und dienen nur zur Information.
Zusätzlich kann per Systemeinstellung definiert werden, dass bestimmte Fehler beim Import ignoriert werden sollen und die Rechnung importiert werden kann. Diese Fehler können später im Rechnungseingangsbuch oder durch einen erneuten Import korrigiert werden. (s. Systemeinstellungen, Systemeinstellung ImportFehlerhafteXml).
Rechnungen mit einem nicht existierenden oder falschen Auftrag werden beim Import abgelehnt. Die Auftragsnummer 0 erhält eine Sonderbehandlung. Hierzu wird ein Hinweis ausgegeben und die entsprechende Rechnung wird importiert.
Simulation Mithilfe des XML-Tags simulation wird die XML-Datei bei einer erfolgreichen Prüfung im Ordner Erfolg abgelegt und es wird keine Rechnung importiert oder gebucht. Bei Fehlern wird die Rechnung in den Ordner Fehler verschoben. Damit kann ein Import simuliert und fehlerhafte Rechnungen ermittelt werden.
Hierüber hat ein DMS die Möglichkeit, eine Rechnung vorab auf Vollständigkeit und Erfassbarkeit zu prüfen, indem über den Rechnungsimport eine Rechnung mit einem Kennzeichen „Simulation / Prüfung“ übergeben wird, eine Prüfung in iX-Haus erfolgt und Fehler an das DMS zurückgemeldet werden.