Hier finden Sie schrittweise Anleitungen zu allen modulspezifischen Prozessen und Funktionen der Dialogbuchhaltung.
Im Anschluss finden Sie eine ausführlichere Beschreibung der manuell einzugebenden Geschäftsvorfälle. Da sich die Eingabefelder je nach gewähltem Geschäftsvorfall ändern, werden im Folgenden die Eingabeparameter separat zu den einzelnen Geschäftsvorfällen erklärt (Verknüpfung über die Hyperlinks auf „Details zu GVC …“). Für jeden manuell nutzbaren GVC wird eine Beispielbuchung dargestellt. Die Beispielbuchungsbeträge werden in Klammern dargestellt.
In einzelnen Buchungen können je nach Einrichtung Ihres Programms zur Buchung weitere Informationen hinterlegt werden, oder es sind bestimmte Funktionstasten in einzelnen Bereichen gültig, z. B. mit F2 im Betragsfeld für Haushaltsnahe Dienstleistungen.
Beim Buchen mit Kostenstellen wird der Brutto- bzw. Netto-MwSt-Code ab Version 20.19 automatisch aus der MwSt-Tabelle vorgeschlagen. In Vorversionen wurde per Dialog gesteuert, welcher Steuercode verwendet wird. Nun wird der zur Kostenstelle passende Steuercode automatisch vorgeschlagen. Für Sonderfälle kann der vorgeschlagene MwSt-Code zusätzlich manuell geändert werden
Die endgültigen Formvorschriften für die Darstellung haushaltsnaher Dienstleistungen nach § 35a EStG (HNDL) sind noch nicht abschließend geklärt! In den Bundesländern gibt es zur Zeit verschiedene Vorstellungen zur Form des HNDL-Nachweises. Wir erwarten, dass zukünftig im HNDL-Nachweis kreditorische Daten (Name, Adresse, etc. des Kreditors) ausgewiesen werden müssen. Wir empfehlen Ihnen daher bereits heute, alle HNDL-Werte über kreditorische Buchungen zu erfassen.
Für die Auswahl von Buchungstexten steht eine Systemeinstellung zur Verfügung, welche über die Fachadministration, System, Systemeinstellungen Allgemein konfiguriert werden kann. Vorschläge zu Buchungstexten können global oder benutzerspezifisch verwaltet werden.
Der GVC 001 Standard Sachkontenbuchung wird für alle Sachkontenbuchungen genutzt. Bei der Standard-Sachkontenbuchung sind Konto und Gegenkonto Sachkonten. Über diesen Geschäftsvorfall werden keine Kreditoren, Personen oder andere Nebenbücher angesprochen.
Für Sachkonten-Aufteilungsbuchungen nutzen Sie bitte den Geschäftsvorfall Standard Aufteilungsbuchung.
99. Dadurch werden alle Buchungen dieses Buchungstyps auf den Kontoauszügen als Kopfzeile mit dem Vermerk Saldovortrag dargestellt. In Summen- und Saldenlisten erscheinen diese Buchungen in der Vortrags-Spalte. Beachten Sie bitte zum Thema Saldovorträge für Sachkonten auch den GVC 005! F7 liefert einen Online-Kontoauszug des angegebenen Kontos.01 oder 02 für Bank-/Kassenbuchungen bzw. Sachkontenumbuchungen. Gegenkonto die Bank der FIBU ein, wenn es für den gesamten Buchungskreis nur ein Bankkonto gibt. Sollte pro Objekt ein Bankkonto eingerichtet sein, so muss auch hier das entsprechende Objekt vor dem Sachkonto der Bank mit einem + als Trennzeichen eingegeben werden.
Zur manuellen Umbuchung nicht abzugsfähiger Vorsteuer können Sie mit dem GVC 004 Umbuchung nicht abzugsfähiger Vorsteuer den entsprechenden Vorsteueranteil buchen (Aufwand an Vorsteuer). Die Umbuchung entspricht einer normalen Sachkontenbuchung, erfolgt jedoch automatisch mit dem BA-Code 30. Die resultierende Buchung wird so bei entsprechenden Auswertungen als Buchung eines Vorsteuerteilbetrages berücksichtigt.
Zur manuellen Buchung der Saldenvorträge Sachkonten können Sie neben dem GVC 001 auch den GVC 005 Saldenvortrag Sachkonten manuell nutzen.
Der GVC 402 Zahlungseingang Person wird für alle Zahlungen von Personen genutzt. Beim Anlegen eines neuen Datensatzes werden für das ausgewählte Konto im oberen Bereich die Betragsverteilungen auf das Personen-Hauptkonto und die Personen-Unterkonten (Kontenklassen) angezeigt. Im Normalfall kann der automatische Verteilungsvorschlag übernommen werden. Bei abweichenden Beträgen ist ein manuelles Eingreifen möglich.
Den GVC 403 Manuelle Sollstellung können Sie bei allen manuellen Sollstellungen sowie Korrektursollstellungen für Personen nutzen. Die manuelle Sollstellung ermöglicht das Eintragen individueller Sollbeträge z. B. bei Mietminderungen oder sonstigen Kosten. Sie geben die Sollbeträge über die Dialogbuchhaltung ein.
Sie können im Vertragsmanagement Einzelsollbeträge ohne periodischen Charakter eintragen, die bei der Ermittlung der Sollbeträge einmalig berücksichtigt werden. Hierzu ordnen Sie einer Kontenklasse Informationen für einen einzelnen Sollstellungsbetrag zu. Kontenklasse, Datumswerte für Wertstellung, Fälligkeit und Leistungszeitraum, Sollstellungsbetrag, Währung und Beschreibung definieren diesen Einzelsollstellungsbetrag.
In Abhängigkeit des Fälligkeitsdatums wird bei einer Sollstellung der Einzelsollstellungsbetrag im Sollstellungslauf berücksichtigt. Im Gegensatz zur manuellen Sollstellung erhalten Sie mit der Einzelsollstellung eine Archivierung der gesonderten Sollstellungsbeträge im Vertragsmanagement und können Einzelsollstellungsbetrage vorbereitend zu späteren Sollstellungsterminen eingeben. Mit Einführung der rückwirkenden Sollstellung gewinnt die Einzelsollstellung gegenüber der manuellen Sollstellung an Bedeutung!
Der GVC 405 Zahlungsausgang Person dient zum Buchen von Gutschriften.
Im Nebenbuch erhalten Sie Informationen zur personenbezogenen Aufteilung der Gutschrift.
Details zu GVC 405 [gvc-405.html]
Das Nebenbuch informiert über die personenspezifische Verteilung des gesamten Mahnbetrags.
Nutzen Sie den GVC 408 Mahnkosten zur manuellen Buchung von Mahnkosten.
Details zu GVC 408 [gvc-408.html]
Zur manuellen Buchung der Saldenvorträge Personenkonten können Sie den GVC 410 Saldovortrag Personenkonten manuell verwenden. Dieser GVC löst auch den früher verwendeten GVC 407 ab.
Zur manuellen Buchung z. B. eines Mietausfalls für eine Leerstandsfläche können Sie den GVC 411 Erlösschmälerung für Leerstand verwenden.
Der GVC 415 Umbuchung Personenkonten ermöglicht das Umbuchen eines Betrages zwischen zwei Personenkonten einer Person.
Abhängig von der verwendeten Buchungsart (BA) und dem Erfolgsmodell des Buchungskreises erfolgen entweder nur Buchungen auf der Personenseite, oder auch Buchungen im Erlösbereich mit evtl. Steuerumbuchung. Die Buchungen mit Buchungsart 2 - Sachkonten Buchung - werden im Bilanz- und E/A-Modell auf die Sollart-Sachkonten gebucht.
Der GVC 420 Direkte Belastung Mieter ermöglicht unter Angabe eines Erlöskontos und eines Mieterkontos eine direkte Belastung für eine Sollart des Mieters, ggf. mit Korrektur von Steueranteilen. Die Buchung wird mit der BA-Code 12 Forderung an Mieter ausgeführt.
Dieser GVC darf nur in einer bilanzierenden Buchhaltung eingesetzt werden! Die verwendete Sollart des Mieters darf keine automatische Weiterleitung an ein Sachkonto (z. B. Erlöskonto) aufweisen.
Der GVC 421 Direkte Entlastung Mieter ermöglicht unter Angabe eines Aufwandskontos und eines Mieterkontos eine direkte Entlastung für eine Sollart des Mieters, ggf. mit Korrektur von Steueranteilen. Die Buchung wird mit der BA-Code 12 Forderung an Mieter ausgeführt.
Dieser GVC darf nur in einer bilanzierenden Buchhaltung eingesetzt werden! Die verwendete Sollart des Mieters darf keine automatische Weiterleitung an ein Sachkonto (z. B. Erlöskonto) aufweisen.
Der GVC 430 Ausbuchung Mietforderungen dient der Mieterabschreibung. Es wird hierfür ein Abschreibungskonto mit Buchungsart 02 bedient. Umsatzsteuerbuchungen werden bei steuerpflichtigen Mietern berücksichtigt und gebucht.
Mit dem GVC 431 Abschreibung Person buchen Sie uneinbringliche Forderungen eines Mieters gegen Forderungsverlust aus. Die Umsatzsteuer wird automatisch korrigiert. Es kann ein abweichender MwSt.-Code angegeben werden. Auf diese Weise können in zwei Schritten Abschreibungen z. B. mit 19 % und 16 % gesplittet gebucht werden.
Mit dem GVC 440 Einzelwertberichtigung Zuführung buchen Sie die Einstellung der Einzelwertberichtigung, z. B. bei Insolvenzverfahren eines Kundens. Beachten Sie hierzu bitte auch die separate Dokumentation in Ihrem Doku-Ordner (Doku_Einzelwertberichtigung.pdf).
Mit dem GVC 441 Einzelwertberichtigung Auflösung verringern Sie den Wertberichtigungsbedarf eines Kunden in einer bereit eingerichteten EWB. Beachten Sie hierzu bitte auch die separate Dokumentation in Ihrem Doku-Ordner (Doku_Einzelwertberichtigung.pdf).
Mit dem GVC 442 Einzelwertberichtigung Verbrauch buchen Sie die uneinbringliche Forderungen eines Mieters (EWB auf Forderungen gegen außerordentliche Erträge aus Verbrauch EWB). Beachten Sie hierzu bitte auch die separate Dokumentation in Ihrem Doku-Ordner (Doku_Einzelwertberichtigung.pdf).
Der GVC 480 Lastschrift Rückläufer dient zum Ausgleich der durch DataClearing erzeugten Buchungen (mit BA 50), bei denen mangels Deckung Lastschriften von der Bank zurückkommen. Mit Auswahl des betroffenen Personenkontos werden die erforderlichen Konten automatisch gebucht. Auf dem betroffenen Personenkonto wird die DCL-Buchung storniert; ebenso auf dem DCL-Interimskonto sowie dem Erlöskonto. Hierfür wird die Buchungsart 52 verwendet.
Im Nebenbuch erhalten Sie Informationen zur personenbezogenen Aufteilung der Gutschrift. Mit dem GVC 499 Manueller Saldenvortrag Personenkonten erzeugen Sie für die einzelnen Kontenklassen einer Person die jeweiligen SAVO-Buchungen. Buchungen mit der Buchungsart 99 werden vom Programm als Saldovortragsbuchungen erkannt und in Kontoauszügen und Auswertungen entsprechend berücksichtigt. Je nach Buchungsmodell (E/A oder bilanzierend) ergeben sich unterschiedliche Vorgehensweisen.
Saldovortrag dargestellt. GVC 499 nicht gebucht.99 den SAVO-Gesamtbetrag auf dem Sachkonto „Forderungen aus Personen“ buchen (Gegenkonto: Sachkonto Saldovortrag). Hierzu ist die Buchungssperre gegen direktes Buchen dieses Sachkontos kurzfristig aufzuheben!
Der GVC 700 Standard Kreditorbuchung diente dazu, Buchungen abzubilden, die Zahlungsflüsse mit Kreditoren bzw. Debitoren abbilden und nicht mit anderen GVCs erfasst werden können. Bebucht werden Sachkonten (Aufwands- bzw. Ertragskonten) und Kreditoren- bzw. Debitorenkonten. Wenden Sie sich im Einzelfall an Ihren Consultant, wenn Sie den GVC 700 einsetzen wollen! Dieser GVC wird nur intern für Migrationen aus der Classic Version benötigt und ist daher deaktiviert.
Mit dem GVC 700 können keine Ausgangsrechnungen erstellt werden, da zur Dateneingabe eine existente OP-Nummer benötigt wird! Verwenden Sie hierzu den GVC 709 Rechnungsausgang unter Angabe eines Debitors und eines entsprechenden Erlöskontos. Dieser GVC 709 ist nicht allgemein verfügbar. Fragen Sie ggf. Ihren Consultant, wenn Sie mit Rechnungsausgängen arbeiten möchten. Für den Rechnungseingang steht der GVC 701 Rechnungseingang allgemein zur Verfügung. Nutzen Sie für manuelle Saldovorträge für Kreditoren (Debitoren) den GVC 707 Saldenvortrag Kreditoren manuell.
GVC 700 eine OP-Verrechnung durchführen möchten, so geben Sie im Feld RE-Beleg unbedingt die entsprechende OP-Nr. an. Wählen Sie im Feld Sachkonto ein Durchlaufkonto aus.
Einzelne kreditorische Rechnungen erfassen Sie mit dem GVC 701 Rechnungseingang. Zu einer Rechnung können mehrere Positionen erfasst werden (Kontierung). Bei aufzuteilenden Rechnungen können Sie wahlweise den Brutto- oder der Nettobetrag eingeben. Durch Bestätigung des Feldes Speichern wird der Eintrag in die untere Tabelle übertragen. Dieser Vorgang wird so oft wiederholt, bis der Gesamtbetrag verteilt ist.
Alle Rechnungen, auch solche mit Nullbetrag, sollen zur vollständigen Dokumentation erfasst und bei Verwendung eines DMS referenziert werden können. Für den Fall, dass eine Rechnung sich aufgrund einer berücksichtigten Gutschrift tatsächlich auf Null summiert, können nun auch diese Rechnungen problemlos erfasst bzw. aus dem DMS importiert werden.
Bei manueller Erfassung einer Gutschriftskontierung wechseln Sie den Soll/Haben Kenner in der Kontierung mit F4.
Für Rechnungen, die mit Auftrag gebucht sind, kann per Rechtsklick der Rechnungstyp des Auftrags geändert werden. Somit können z. B. schlussgerechnete Aufträge auf Teilrechnung umgestellt werden und stehen damit für weitere Buchungen zur Verfügung.
Aufwand-Kontierungen mit Sachkonten, die das Merkmal 15a tragen, sind nur zulässig, wenn der Schalter §15a gesetzt ist. Der Schalter kann per Systemeinstellung in bestimmten GVCs sichtbar geschaltet werden. Per Default ist er nicht aktiv. Wenn Sie eine Kontierung mit §15a-UStG-Konten beginnen, müssen allen Aufwand-Kontierungen mit 15a-Konten durchgeführt werden. Eine gemischte Kontierung einer Rechnung bzgl. 15a-Konten ist nicht zulässig. Das Feld §15a ist während der Kontierung gegen Änderung gesperrt.
Um Sicherheitseinbehalte im GVC 701 definieren zu können, muss die Systemeinstellung zu GVC 701-Vorbelegung SicherheitseinbehalteAktiviert aktiv sein! Die Anzeige im F2-klick des Betrags wird dann um Felder für Prozent, Betrag und Fälligkeit des Sicherheitseinbehalts ergänzt.
Die Vorbelegungen für die Felder des GVC 701 können über Systemeinstellungen (Fachadministration, System, Systemeinstellungen Datenbank, Buchhaltung) konfiguriert werden. Sie können die Rechnungserfassung mit der ESC-Taste abbrechen.
GVC 701 einen Skontosatz einzugeben. Dieser wird dann bei der Zahlung im GVC 702 vorgeschlagen. Der Satz kann wahlweise frei eingegeben werden oder über das Pull-Down-Menü aus dem Kreditorenstamm ausgewählt werden.
Mit dem GVC 702 Zahlung Kreditor können Sie eine Zahlung an einen Kreditor bzw. einen Zahlungseingang eines Debitors erfassen (OPs ausziffern). Stellen Sie hierzu in der Vorauswahl den Jahrgang, den Buchungskreis und den GVC 702 ein. Wenn Sie einen OP ausziffern, geben Sie im Gegenkonto das Bankkonto an. Das Konto für die Forderung bzw. Verbindlichkeit wird automatisch ermittelt. Als Zahlungsart wählen Sie bei vollständigem Ausgleich Zahlung, alternativ können Sie Teilzahlung en erfassen. Der OP bleibt bestehen bis er vollständig ausgeziffert ist. Nach Angabe der Kreditornummer für den Debitor bzw. Kreditor werden dessen offene Posten tabellarisch angezeigt. Diese können Sie dann auswählen und ausziffern. Geben Sie zum selektierten OP das Wertstellungsdatum, die Zahlungsart, den Buchungstext und den Bankbeleg an. Nach dem Klick auf den Schalter Buchen erfolgt eine Sicherheitsabfrage.
Skonto an Aufwand markiert ist.GVC 702 durchführen.BelegAusRechnung kann bei E/A und / oder bilanzierenden Objekten im GVC 702 - Zahlung Kreditoren die Belegnummer der Zahlung aus der Rechnung übernommen werden. Gerade die E/A (Einnahmen/Ausgaben-Buchhaltung) Einstellung ist bei einer DocuWare-Anbindung sehr hilfreich. Das Belegfeld der Zahlungsbuchung wird dann mit dem Belegfeld aus der Rechnung belegt, was dem Barcode aus DocuWare bzw. dem DMS entspricht. So lässt sich der Kontoauszug deutlich leichter den DocuWare-Belegen zuordnen. In bilanzierenden Objekten dürfte die Einstellung nur selten benötigt werden, da die Zuordnungsproblematik nur bei Skontobuchungen auftreten kann.
Mit dem GVC 706 Gutschrift Kreditor können Sie eine Gutschrift eines Kreditors erfassen. Es wird ein entsprechender OP erzeugt, der bei Zahlung via DCL-Lastschrift oder Zahlung Kreditor (GVC 702) ausgeziffert wird. Das Gegenkonto muss leer sein! Löschen Sie ggf. den dort vorgeschlagenen Eintrag. Dafür muss im Kreditorstamm hierzu einmalig ein entsprechendes Forderungskonto (Gutschrift) hinterlegt werden.
Bei der Kontierung können Sie mit F2 oder der Schaltfläche neben dem Textfeld eine Auswahlliste öffnen, in der ein Text ausgewählt wird und zudem zwei Standardtexte und vier Zusatztexte zum Electronic Cash zur Verfügung stehen. Diese Texte können mit Hilfe einer Systemeinstellung automatisch vorbelegt werden.
Alle Rechnungen, auch solche mit Nullbetrag, sollen zur vollständigen Dokumentation erfasst und bei Verwendung eines DMS referenziert werden können. Für den Fall, dass eine Rechnung sich aufgrund einer berücksichtigten Gutschrift tatsächlich auf Null summiert, können nun auch diese Rechnungen problemlos erfasst bzw. aus dem DMS importiert werden. Bei manueller Erfassung einer Gutschriftskontierung wechseln Sie den Soll/Haben Kenner in der Kontierung mit F4.
Den GVC 707 Saldenvortrag Kreditoren manuell können Sie für den manuellen Saldenvortrag der Kreditorenkonten nutzen.
Mit dem GVC 708 Abschlag/Zahlung Kreditor können Sie Abschläge und Zahlungen erfassen, ohne schon eine dazugehörigen Rechnung angeben zu müssen. Es werden daher noch keine Forderungen oder Verbindlichkeiten angelegt. Wenn Ihnen die Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt vorliegt, können Sie die vorab geleisteten Zahlungen via Verrechnung dem entsprechenden OP der erfassten Rechnung zuordnen.
Mit dem GVC 709 Rechnungsausgang können Sie unter Angabe eines Debitors und eines entsprechenden Erlöskontos Eingangsrechnungen erstellen. Hierbei wird eine OP-Nummer erzeugt. Der GVC 709 ist nur unter bestimmten Umständen verfügbar. Im Zweifelsfall wenden Sie sich an Ihren Administrator.
Mit dem GVC 950 Abrechnungsergebnisse Soll bil. mit BV können Sie Abrechnungsergebnisse auf der Soll-Basis buchen. Je nach Art der Buchhaltung (E/A oder bilanzierend) ergeben sich unterschiedliche Vorgehensweisen bei der Eingabe der Daten!
Mit dem GVC 951 Abrechnungsergebnisse Ist bil. mit BV können Sie Abrechnungsergebnisse auf der Ist-Basis buchen. Je nach Art der Buchhaltung (E/A oder bilanzierend) ergeben sich unterschiedliche Vorgehensweisen bei der Eingabe der Daten!
Mit dem GVC 952 Abrechnungsergebnisse Erlöse können Sie Abrechnungsergebnisse nur auf der Personenseite manuell buchen. Sachkontenbuchungen werden nicht automatisch generiert. Diese müssen, wenn erforderlich, dann mit GVC 001 separat gebucht werden. Beachten Sie daher den ggf. alternativ in Frage kommenden GVC 953 Abrechnungsergebnisse Erlöse mit BS für bilanzierende Buchhaltungsobjekte.
Mit dem GVC 953 Abrechnungsergebnisse Erlöse mit BS können Sie Abrechnungsergebnisse auf der Personenseite manuell buchen. Bei bilanzierenden Buchhaltungsobjekten werden die über Buchungsschlüssel angebundenen Sachkonten auch gebucht.
Mit dem GVC 954 Abrechnungsergebnisse Ist können Sie in bilanzierenden Buchhaltungsobjekten Abrechnungsergebnisse auf Soll-Basis auf der Personenseite manuell pro Person buchen. Die Sachkonten werden automatisch über die in den Sollarten hinterlegten Einstellungen gebucht. Beachten Sie den automatischen Prozess der Verbuchung von Abrechnungsergebnissen eines Objekts im Rahmen der Jahresübernahme.
Mit dem GVC 955 Abrechnungsergebnisse Ist bil. ohne BV können Sie in bilanzierenden Buchhaltungsobjekten Abrechnungsergebnisse auf Ist-Basis auf der Personenseite ohne Bestandsverminderung manuell pro Person buchen. Die Sachkonten müssen separat gebucht werden (GVC 001). Beachten Sie den automatischen Prozess der Verbuchung von Abrechnungsergebnissen eines Objekts im Rahmen der Jahresübernahme.
Mit dem GVC 980 Storno können Sie einen Storno für Sachkontenbuchungen buchen. Stornobuchungen können nicht geändert oder storniert, jedoch erneut gebucht werden.
Der GVC 996 Kreditorbuchung V3 wird für migrierte Daten der Classic Version 3.x genutzt. Solche Kreditor-Buchungen sind im Normalfall gegen Veränderungen geschützt.
Der GVC 997 Rechnungseingang V3 wird von Rechnungseingangsbuchungen aus migrierten Daten der Classic Version 3.x genutzt. Solche Buchungen sind im Normalfall gegen Veränderungen geschützt. Durch das Ändern werden sie zu GVC 701-Buchungen, verlieren also das Informationsmerkmal einer migrierten Buchung über den GVC-Typ. Sollten Sie hier begründete Änderungen vornehmen müssen, wenden Sie sich bitte an die CREM SOLUTIONS.
Der GVC 999 Standard Aufteilungsbuchung sollte nur nach Rücksprache mit Ihrem Betreuer angewandt werden! Die Standard Aufteilungsbuchung dient dazu, Buchungen abzubilden, die mit den anderen Buchungen nicht zu abbildbar sind. Bebucht werden kann jedes Konto (Sachkonto, Personenkonto, Kreditorenkonto).
In der Aufteilungsbuchung werden die Buchungszeilen einzeln erfasst. Der Buchungsblock muss individuell eingegeben werden. Das Programm arbeitet keine Buchungsschlüssel und Buchungsstandardregeln ab. Zu beachten ist, dass die Summe der in der FiBu liegenden Sachkonten auf Null aufgehen muss, ansonsten kommt es zu einer Fehlermeldung vom System.
Aus Sicherheitsgründen ist der Aufruf des GVC 999 nur Benutzern mit S-Rechten vorbehalten.